Kouvolan kaupunki Organisaation kehittäminen ja toiminnan tehostaminen Raportti 30.8.2013 Pertec Consulting Oy Pentti Sydänmaanlakka, Marita Hänninen, Juha Hynynen, Mauno Tirkkonen
Raportin rakenne Lähtökohdat ja projektin kuvaus Kouvolan kaupungin organisaation ja johtamisen haasteita Avainhenkilöiden haastattelut Kysely esimiehille Kouvolan kaupungin ihanneorganisaatio Korsernipalvelujen organisaatio ja mitoitus Kaupunkikehityksen organisaatio ja mitoitus Hyvinvointipalvelujen organisaatio ja mitoitus Yhteenveto ja johtopäätökset Lähteet / liitteet
Toimeksiannon sisältö 17.5.2013 Haemme nyt ulkopuolista asiatuntijayritystä/ asiantuntijatahoa antamaan arvion ja ehdotuksen oman näkemyksemme tueksi seuraavista asioista: - organisaatiomme rakenteesta ja mallista sekä erityisesti laatimaan ehdotuksen tehokkaammasta ja nykyiseen tilanteeseen parhaiten soveltuvasta organisaatiorakenteesta ja mallista. - samalla haemme myös arviota tarvittavan henkilöstön määrästä ja sopeuttamistarpeesta toimialakohtaisesti.
Lähtötilanne Kaupunginhallitus päätti 3.12.2012, että 30.6.2013 mennessä valmistellaan esitys niin hallinto- ja tukipalvelujen kuin palvelutuotannonkin henkilöstömitoituksesta. Vuoden 2012 lopussa Kouvolan kaupungin palveluksessa oli 6 607 henkilöä, joista vakinaisen henkilöstön osuus oli noin 76 %. Kumulatiivinen alijäämä vuosille 2012 2015 on noin 25,5 milj., joka vastaa noin kahden kunnallisveroprosenttiyksikön tuottoa. Kouvolan kunnallisveroprosentti, 20 %, on yli valtakunnallisen keskiarvon, vaihteluvälin ollessa 16,25-22 prosenttia vuonna 2013. Esitys kaupunginjohtajan tulostavoitteiksi vuodelle 2013: - kaupunkistrategian päivitys - talouden vakauttaminen - organisaation toiminnan tehostaminen - henkilöstörakennetta ja - mitoitusta koskeva esitys - johtamiseen liittyvien vastuiden ja roolien selkiyttäminen (pelisäännöt) Henkilöiden sairastavuutta kuvaava tunnusluku oli 17,9 kalenteripäivää/henkilö
Hankkeen tavoitteet Määrittää Kouvolan organisaatiorakenne ja henkilöstöresurssit, jotka tukevat strategian ja arvojen mukaista toimintaa taloudellisesti haastavassa ja voimakkaasti muuttuvassa toimintaympäristössä. Arvio henkilöstön määrästä ja sopeuttamistarpeesta toimialakohtaisesti. Ehdotus tehokkaammasta ja nykyiseen tilanteeseen parhaiten soveltuvasta organisaation rakenteesta ja mallista. Sitouttaa kaikki keskeiset toimijat jo arviointivaiheessa yhteisiin uudenlaisiin toimintatapoihin
Hankkeeseen liittyviä teemoja Strategia Uuden strategian kiteytys ja toimeenpano Yhteisen innostavan vision kirkastaminen Päätöksentekoa ohjaavat arvovalinnat Kouvolan kumppaniverkoston hahmottaminen Organisaatiorakenne Päällekkäisyyksien purkaminen Siiloista verkostomaiseen toimintamalliin Synergiahyötyjen vahvistaminen Rakenteen madaltaminen Johtaminen Uudenlainen yhteistoiminta Johtamisjärjestelmän yksinkertaistaminen Fokusoitu, innostava ja jämäkkä suorituksenjohtamisen kokonaisuus Laaja-alainen osaamisten kehittäminen
Projektin toteutusprosessi Sitouttaminen 1 muutokseen ja jatkuvaan Toimenpiteiden uudistumiseen kiteyttäminen Projektin perustietojen keruu ja aikataulut Alustavat yhteenvedot Benchmark ja materiaalien läpikäynti 5 Raportointi Kesäkuu vko 23-25 Elokuu vko 32 vko 33-34 vko 34 Auditointi Johdon haastattelut Näkemykset nykytilasta ja tulevaisuudesta Esimieskysely Web-kysely johtamisen ja resurssoinnin nykytilasta Haastattelut Esimiehet, lautakuntien pj., hallitus, valtuusto, sidosryhmät Johdon syvähaastattelut Vaiheiden 2 ja 3 tulosten tarkennukset Alustava tulosten esittely ja toimenpiteet 1 2 3 4 6
Pertecin projektitiimi Sudhansu Palsule Pentti Sydänmaanlakka Mauno Tirkkonen Marita Hänninen Juha Hynynen Pertec asiantuntijat tuovat projektiin osaamista seuraavista näkökulmista: yritysjohto, henkilöstöhallinto, talousjohto, markkinointi, laatujohtaminen, yrittäjyys, järjestötoiminta, johtaminen Älykkään organisaation ja johtamisen viitekehys Laura Vargas Suorituksen ja osaamisen johtaminen strategisen toiminnan ytimenä Uusi, kokonaisvaltainen näkemys organisaation toiminnasta ja johtamisesta
Kouvola talkoot - projekti Organisaation kehittäminen vs. metsänhoito Synnytä kiireen tuntu projektissa ja toteutuksessa Vältä putkinäköä ja etsi uusia / innovatiivisia ratkaisuja Poista siilot ja rakenna uudenlaista yhteistoimintaa Unohda oman edun suojelu ja hahmota kokonaisuus Korosta asiakaslähtöisyyttä ja ota asiakas mukaan Yksinkertaista ja kiteytä Tee suunnitelmat ihmistä arvostaen
Kouvolan kaupunki Haastattelut
Haastattelut: 61 kpl Haastatteluja oli yhteensä 61 ajalla 31.5.- 16.8. Lisäksi teimme täydentäviä puhelinhaastatteluja Syvähaastatteluissa testasimme havaintojamme 14.-16.8. Lisäksi järjestimme kuusi pienryhmää, jossa keskustelimme organisaation tilanteesta pienryhmissä Haastatteluissa nousi esille seuraavanlaisia haasteita, joista tuntui vallitseva laaja yhteisymmärrys. Lisäksi esitettiin usein monia hyviä ratkaisuja näihin haasteisiin.
Kouvolan kaupungin organisaation ja johtamisen haasteita Epäselvä organisaatio Monimutkainen, epäjohdonmukainen, moniportainen, epäyhtenäinen Vaatii yksinkertaistamista Liikaa esimiestasoja Poistotarve 2-3 Paljon esimiehiä, joilla 2-3 esimiesalaista pitäisi olla 6-8 Prosessijohtamisen malli on sekava On yksinkertaistettava, poistettava tasoja, selvennettävä käsitteitä ja parannettava viestintää Toimialat ja yksiköt elävät omaa elämäänsä Vaatii voimakkaamman konserniohjauksen, jossa myös tukipalveluiden koordinointi on keskitettävä Esimiesten osaaminen puutteellista Osalla esimiehistä puutteelliset johtamis-, talous ja ICT-taidot; kuormittaa muuta organisaatiota Esimieskoulutukseen panostettava jatkossa
Kouvolan kaupungin organisaation ja johtamisen haasteita (jatkuu) Alueorganisaatio ja aluepolitiikka Ei nähdä Kouvolan yhteistä etua ja kokonaisuutta Palveluverkostoa on karsittava Henkilöstön työmäärä Epätasainen kuormitus: joillakin paljon töitä, joillakin paljon päällekkäisiä töitä, joillakin ei järkeviä töitä Aiheuttaa turhautumista, stressiä, ristiriitoja, poissaoloja Henkilöstömäärä Vähentämistarve tiedostettu yleisesti, mutta vaikeus toteuttaa Arvioimme perustuu sisäiseen analyysiin Poliittisen ja virkamiesjohdon yhteistyö Poliittisen johdon epäjohdonmukainen toiminta eri tasoilla Pitää rakentaa uusi yhteistyökulttuuri Strateginen ja taloudellinen ajattelu Selkeä, kiteytetty yhteinen strategia ja sen toteutus haastavassa tilanteessa Vahvan elinkeino- ja innovaatiopolitiikan puuttuminen
Ratkaisuja, jotka mahdollistavat organisaation toimivuuden ja ihmisten onnistumisen Poista tasoja, siiloja, päällekkäisyyksiä ja esimiehiä Tavoitteena yksinkertainen ja selkeä rakenne, selvennä /yksinkertaista prosessijohtamista Keskitä toimintoja ja koordinoi sekä ohjaa niitä jämäkästi; voimakas ja selkeä konserniohjaus ja talouden seuranta Saatava avoin yhteistoiminta käyntiin, pois nurkkakuntaisuudesta, nähtävä kokonaisuus Palveluverkkojen purkaminen, palveluorganisaatioiden rakennemuutokset, tukipalvelujen keskittäminen, hankintojen tehostaminen etc. Panosta laadukkaaseen esimiestoimintaan ja yhtenäiseen johtoryhmään; oikeus hyvään johtamiseen
Kaupungilla on liikaa tehtäviä: 535 Kaikki keinot tehtävien karsimiseen ja fokusointiin on käytettävä ja kysyttävä: Mistä voimme luopua? Mitä voimme siirtää toiselle taholle? Mitä voimme ulkoistaa? Miten voimme kehittää joustavia tapoja tehdä palveluita? (uudet kustannustehokkaat tuotantomallit) Kuka ja kuinka palvelut tuotetaan? Minkä palveluiden tuottaminen voidaan siirtää kuntalaisille? Miten voidaan purkaa kaupungin tuotantoorganisaatioita hallitusti? Miten voidaan purkaa palveluorganisaatioita?
Kouvolan kaupunki Esimieskyselyn tulokset
Taustaa Kouvolan kaupungin esimiesten näkemykset organisaation ja johtamisen nykytilasta sekä kehittämistarpeista Kohderyhmän koko 410 esimiestä Tietojenkeruuaika 9.6. 30.7.2013 Väittämiä 30 sekä 2 avointa kysymystä Arviointiasteikko 1-6 1 = väittämä ei kuvaa organisaatiotani lainkaan, 2 = väittämä kuvaa organisaatiotani vain vähän, 3 = väittämä kuvaa organisaatiotani jossain määrin, 4 = väittämä kuvaa organisaatiotani melko hyvin, 5 = väittämä kuvaa organisaatiotani hyvin, 6 = väittämä kuvaa organisaatiotani erittäin hyvin Vastaus aktiivisuus 282/410 = 69 %
Vastaajat N=282 Konsernipalvelut 23 Hyvinvointipalvelut 180 Kaupunkikehitys 79
Alimmat arviot kaikki vastaajat
Ylimmät arviot kaikki vastaajat
Älykäs organisaatio - kaikkien näkemys
Kouvolan johtaminen kaikkien näkemys
Älykäs organisaatio - vertailu
Kouvolan johtaminen - vertailu
Avoimet kommentit Millä toimenpiteillä kaupungin talous saadaan kuntoon (yht. 221 vastausta)? Esimiestasot Yliorganisointi ja yliresurssointi Päälliköitä kaiken maailman toisiin palveluihin neuvojia Palveluiden focus Keskitytään ydinpalveluihin Miten palvelut tuotetaan ja millä resursseilla? Osaaminen Kustannus- ja talousajattelu Lähiesimiesosaaminen Palveluverkko Mihin on oikeasti varaa ja mihin ei? Keskittäminen suurempiin yksiköihin Palveluiden yhdistely ja järkevä keskittäminen Päällekkäisyyksien poistaminen Tukitiimeille selkeät roolit ja tehtävät Päällekkäisten työryhmien ja joryjen karsinta Koordinaattoreita kohtuuttoman paljon Yhteistyö Kyläpolitikointi pois Luottamusmiesorganisaation sitoutuminen tukemaan viranhaltijoita Hiekkalaatikkoleikit pois
Avoimet kaikki vastaajat Millä toimenpiteillä kaupungin talous saadaan kuntoon? N=mainintoja
Avoimet kommentit Konkreettisia asioita, joilla organisaation ja johtamisen tehokkuutta voidaan kehittää (yhteensä 204 vastausta). Selkeät vastuut Esimiestyö ja johtaminen Organisaatiotasojen vähentäminen Tukipalveluiden keskittäminen ja roolin selkeytys Luottamus ja yhteistyö
Avoimet kaikki vastaajat Konkreettisia asioita, joilla organisaation ja johtamisen tehokkuutta voidaan kehittää.
Kouvolan kaupunki Uuden organisaation rakenne ja henkilömitoitus
Organisaatio 2013 Kaupunginjohtaja Hyvinvointipalvelut Apulaiskaupunginjohtaja (5.302) Konsernipalvelut Talous- ja rahoitusjohtaja (oto) (113) Kaupunkikehitys Kaupunkikehitysjohtaja (1.161) Kasvun ja oppimisen sekä lapsiperheiden tukeminen Lasten ja nuorten palvelujen johtaja Aikuisväestön toimintaedellytysten vahvistaminen Aikuisväestön palveluiden johtaja Ikääntyneiden toimintakyvyn tukeminen Ikäihmisten palvelujen johtaja Toiminnanohjaus Strategia- ja kehittämisjohtaja Elinvoiman vahvistaminen Elinkeinojohtaja Elinympäristön kehittäminen Tekninen johtaja Elämän alkupolku Aktiivisen elämän vahvistaminen Hallinto ja viestintä Tietohallinto Elinkeinopalvelut Kaupunkisuunnittelu Opinpolku Toimintakyvyn palauttaminen Henkilöstö Tilaliikelaitos Maaseutupalvelut Yhdyskuntatekniset palvelut Nuoresta aikuiseksi Kotona asumisen tuki Talous ja rahoitus Liikelaitos Kouvolan Vesi Ympäristö- ja rakennusvalvontapalvelut Asumispalvelut 24/7 Teknisen tuotannon liikelaitos
Kouvolan ideaaliorganisaatio ja toimintatapa; tavoitteena Yksinkertaistaa ja selkeyttää rakenteita Vähentää esimiestasoja (väh. 2) ja esimiehiä (10-20%) Poistaa siiloja ja omien valtakuntien rakentamista Keskittää tukipalveluiden ohjaus yhteen paikkaan Luoda voimakas konserniohjaus ja seuranta Tuoda johto lähemmäksi asiakasrajapintaa Vahvistaa elinkeinotoimen asemaa Luoda yhtenäinen ja vahva johtoryhmä, joka pystyy toteuttamaan tarvittavat muutokset
Johtamisjärjestelmän tasot; tavoitteena poistaa kaksi 1. Kaupungin johto Kaupungin hallitus Kaupungin valtuusto 2. Toimiala 3. Palveluketju 4. Palvelukokonaisuus 5. Palvelu 6. Palveluyksikkö 7. Kustannuspaikka
Ehdotettu uusi organisaatio per 1.1.2014 Kaupungin valtuusto/hallitus Kaupungin johtaja Sisäinen tarkastus Lasten ja nuorten palvelut Aikuisväestön palvelut Ikäihmisten palvelut Elinympäristöpalvelut Talous ja strategia Hallinto ja viestintä Henkilöstö Elinkeinotoimi ja palvelut (* Tukiprosessit Tukiprosessit Tukiprosessit Asiakasprosessit Tukiprosessit A S I A K A S *) Tilaliikelaitos, Kinno ja muut kaupungin strategiset yhtiöt
Kouvolan kaupungin henkilöstö 30.4.2013 30.4.2013 Palvelukokonaisuus Vakinaiset Määräaikaiset Työllistetyt Oppisop. Yhteensä Demokratia 3 0 0 0 3 Talous ja rahoitus 7 0 0 0 7 Hallinto ja viestintä 37 5 1 0 43 Henkilöstö 21 0 0 0 21 Tietohallinto 5 0 0 0 5 Toiminnanohjaus 15 0 0 0 15 HVP hallinto 79 7 0 0 86 Kaolape lautakunta 10 0 0 0 10 Elämän alkupolku 686 210 17 1 914 Opinpolku 832 306 6 0 1 144 Nuoresta aikuiseksi 356 126 23 4 509 Aikuisväestön lautakunta 11 0 0 0 11 Aktiivisen elämän vahvistaminen 318 76 24 1 419 Toimintakyvyn palauttaminen 730 151 1 2 884 Ikääntyneiden lautakunta 14 0 0 0 14 Kotona asumisen tukeminen 406 133 6 3 548 Asumispalvelut 24/7 491 236 21 15 763 Kaupunkikehityksen hallinto 27 1 0 0 28 Elinkeinopalvelut 4 3 0 0 7 Maaseutupalvelut 140 22 0 0 162 Tekniset palvelut 46 4 0 0 50 Jätehuoltopalvelut 2 0 0 0 2 Ympäristöpalvelut 41 5 0 0 46 Tilaliikelaitos 19 0 0 0 19 Tekninen tuotanto 1 0 0 0 1 Rakennuspalvelut 130 5 4 2 141 Aluepalvelut 109 6 8 1 124 Käyttäjäpalvelut 426 95 8 3 532 Liikelaitos Kouvolan Vesi 60 8 0 0 68 Yhteensä 5 026 1 399 119 32 6 576
Vähennykset palveluketjuittain 30.4.2013 Palveluketju Vakinaiset Määräaikaiset Työllistetyt Oppisop Yhteensä Vähennys Toiminnanohjaus 88 5 1 0 94 17 HVP hallinto 79 7 0 0 86 36 Kasvun ja oppimisen sekä lapsiperheiden tukeminen 1 884 642 46 5 2 577 180 Aikuisväestön toimintaedellytysten vahvistaminen 1 059 227 25 3 1 314 158 Ikääntyneiden toimintakyvyn tukeminen 911 369 27 18 1 325 50 Kaupunkikehityksen hallinto 27 1 0 0 28 10 Elinvoiman vahvistaminen 144 25 0 0 169 11 Elinympäristön kehittäminen 89 9 0 0 98 13 Tilaliikelaitos 19 0 0 0 19 3 Liikelaitos tekninen tuotanto 666 106 20 6 798 95 Liikelaitos Kouvolan Vesi 60 8 0 0 68 3 Yhteensä 5 026 1 399 119 32 6 576 576
Henkilövähennykset toimialoittain 30.4.2013 Vähennykset Vähennykset Tavoite määrä Konsernipalvelut* Kaupunkikehitys Hyvinvointi -palvelut 113 20 17.7 % 93 1161 132 11.4% 961 5302 424 8.0 % 4878 Kouvola 6576 576 8.8% 6000 *sisältää Tilaliikelaitoksen
Kouvolan kaupunki Konsernipalvelut
Konsernipalvelujen nykyinen johtamisjärjestelmä 1.1.2013 Kaupunginjohtaja Hyvinvointipalvelut Apulaiskaupunginjohtaja Konsernipalvelut Talous- ja rahoitusjohtaja (oto) Kaupunkikehitys Kaupunkikehitysjohtaja Hallinto ja viestintä Hallintojoht aja Henkilöstö Talous ja rahoitus Talous- ja rahoitusjohtaja Tietohallinto Henkilöstöjohtaja Tietohallintojohtaja Toiminnanohjaus Strategia- ja kehittämisjohtaja Tilaliikelaitos Toimitilajohtaja Strategia Kehittäminen Omistajaohjaus Riskienhallinta Tarkastus Edunvalvonta Hankinta
Ehdotetut toimenpiteet Konsernipalveluissa Konsernipalvelujen painoarvoa lisätään, mikä mahdollistaa voimakkaan konsernitason ohjauksen, kehittämisen ja seurannan Konsernipalvelujen johtajat raportoivat suoraan kaupunginjohtajalle ja muodostavat kiinteän ja toimintakykyisen johtoryhmän neljän palveluketjun johtajan kanssa Hallinto ja viestintäyksikön siivous kaikesta ylimääräisestä Toiminnanohjausyksikön sulauttaminen strategia- ja talouspalveluihin Nykyistä henkilöstöä voidaan supistaa 20 (mukana Tilaliikelaitos) karsimalla rönsyt Jatkossa voimakas keskittäminen, jolloin Kaupunkikehityksen ja Hyvinvointipalveluiden tukipalveluista siirretään henkilöstöä konsernipalveluihin
Konsernipalvelut/ henkilöstön vähennykset 30.4.2013 Vähennykset Vähennykset 1.1.2014 Konsernipalvelut* 113 20 17.7 % 93 *sisältää Tilaliikelaitoksen
Ehdotettu uusi organisaatio per 1.1.2014 Kaupungin valtuusto/hallitus Kaupungin johtaja Sisäinen tarkastus Lasten ja nuorten palvelut Aikuisväestön palvelut Ikäihmisten palvelut Elinympäristöpalvelut Talous ja strategia Hallinto ja viestintä Henkilöstö - Yhtenäinen ja tehokas johtoryhmä, joka pystyy tekemään vaikeita päätöksiä - Johtoryhmä lähtee toteuttamaan uudistuksia - Johtoryhmä koordinoi kaikkea kehitystoimintaa Elinkeinotoimi ja palvelut (* *) Tilaliikelaitos, Kinno ja muut kaupunkin strategiset yhtiöt
Kouvolan kaupunki Kaupunkikehitys
Kaupunkikehitys nykyinen rakenne 30.4.2013 Elinvoiman vahvistaminen Elinkeinopalvelut Strateginen ohjaus Hanke- ja ohjelmakehittäminen, verkostot Maaseutupalvelut Viljelijätukipalvelut Lomituspalvelut Kinno Elinympäristön kehittäminen Kaupunkisuunnittelu Maankäytön suunnittelu Maaomaisuuden hallinta Yhdysk.tekniset palvelut Suunnittelupalvelut Rakennuttaminen Teknisen tuotannon liikelaitos Ympäristöpalvelut Terveysvalvonta Ympäristönsuojelu Eläinlääkintähuolto Rakennusvalvonta Kouvolan Vesi Hallinto+ hankinnat Talous Henkilöstö Viestintä Tietohallinto Kehittäminen + edunvalvonta
Kaupunkikehitys henkilöstö 30.4.2013
Nykyisen Kaupunkikehityksen keskeisiä ongelmia Päällekkäisiä toimintoja ja tehottomuutta; Jopa seitsemän organisaatiotasoa; Tilaaja-/tuottajamallista ei ole päästy eroon; prosessiorganisaatioon ei uskota eikä sen käyttöön ottamiseksi tehdä töitä; Työntekijöiden kuormitus organisaatiossa jakaantunut epätasaisesti; Kaupungin elinkeinotoiminnan vahvistamiseen keskittyvät toiminnat ovat hajautuneet ja niiden ohjaus ei kaikilta osin toimi. Väestörakenteeseen ja taloudelliseen tilanteeseen suhteutettuna liian laaja palveluverkko paisuttaa organisaatiota.
Kaupunkikehityksen osalta ehdotettaviksi toteutettavat muutokset: Kaupunkikehitys-toimiala sellaisenaan puretaan ja jaetaan selkeästi kahteen Kaupunginjohtajalle raportoivaan yksikköön (a) Elinympäristö -palvelut ja (b) Elinkeinotoimi ja - palvelut. Maaseutu ja lomituspalvelut liitetään osaksi Elinympäristöpalveluita. KaKe:n hallintoresurssit siirretään Konsernipalveluiden kautta matriisissa ohjattaviksi resursseiksi (ei vaikuta välttämättä varsinaiseen fyysiseen istumapaikkaan). Kouvolan elinvoimaisuuden vahvistamiseen panostava Elinkeino-toimi ja siihen liittyvät palvelut keskitetään omaan yksikköönsä; Kinno ja muut Kouvolan strategiset yhtiöt ovat Kouvolan Elinkeinotoimen johtajan ohjauksessa. Kouvolan Tilaliikelaitos siirretään Elinkeinotoimen johtajan ohjaukseen.
Kaupunkikehityksen puitteissa ehdotettavat henkilöstösupistukset (yht. 132 henkilöä) Supistuksen perustelu: Vähennys saavutetaan organisaatiotasojen vähentämisen, hallinto- ja tukitoimintojen yhdistämisen sekä palveluiden keskittämisen ansiosta. Supistettu johto- & hallintohenkilöstö kohdistuu käytännössä kaupungin Elinkeinotoimi ja palvelut -yksikköön.
Kaupunkikehityksen puitteissa ehdotettavat henkilöstösupistukset (yht. 132 henkilöä) Supistuksen perustelu: Ympäristö- ja yhdyskuntapalveuissa vähennys saavutetaan tuotannon kannalta ei-kriittisiä tehtäviä karsimalla ja tarpeen mukaan ulkoistamalla. Kiinteistöpalveluissa vähennys saavutetaan toimintojen yhdistämisen ansiosta saavutettavalla tehokkuusparannuksella, sairauspoissaoloja vähentämällä sekä samanaikaisesti palveluverkkoa ja palvelutasoa karsimalla. Alue- ja kuljetuspalveluissa vähennys saavutetaan tuotannon kannalta ei-kriittisiä tehtäviä karsimalla ja tarpeen mukaan ulkoistamalla.
Kaupunkikehityksen muutokset - yhteenveto KaKe-toimialataso poistetaan; toiminta jaetaan kahteen osaan: (a) Elinympäristöpalvelut ja (b) Elinkeinotoimi- ja palvelut. Hallinto- ja tukiresurssit siirretään ohjattavaksi Konsernipalveluista. Kaupungin elinkeinotoiminta ja palvelut tavoitteena kokonaisvaltainen elinvoiman vahvistaminen keskitetään kaupungin Elinkeinojohtajan alaisuuteen; Elinkeinojohtaja vastaa myös kaikkien kaupungin yhtiöiden omistajaohjauksesta. Elinympäristöpalveluiden yksiköissä suoritetaan jatkossa ulkoistamis- ja yhtiöittämistarkasteluja. Ehdotettu kokonaisvähennys yhteensä 132 henkilöä (ei sisällä Kinnoa).
Kouvolan kaupunki Hyvinvointipalvelut
Hyvinvointipalveluiden nykyrakenne 30.4.2013 Asiakkaan osallisuus Kasvun ja oppimisen sekä lapsiperheiden tukeminen PALVELUOHJAUS Elämän alkupolku Lapsen kasvu, kehitys ja oppiminen Lapsiperheiden arjen tukeminen Opinpolku Kasvu, kehitys ja oppiminen Kasvun ja kehityksen varmistaminen ja ylläpito Aikuisväestön toimintaedellytysten vahvistaminen Aktiivisen elämän vahvistaminen Hyvinvoinnin edistäminen Arkielämän tukipalvelut Yhteisötyön palvelut Ikääntyneiden toimintakyvyn tukeminen Kotona asumisen tuki Varhaiset palvelut Kotihoitoa tukevat palvelut Kotiin annettavat palvelut Asumispalvelut Hoiva-asuminen Nuoresta aikuiseksi Koulutus ja osaamisen kehittäminen Nuoren kasvun, kehityksen ja arjenhallinnan tukeminen Toimintakyvyn palauttaminen Päivystys palvelut/kiireelliset palvelut Vastaanottopalvelut Sairaalapalvelut Hallintopalvelut Talouspalvelut Tieto- ja viestintäpalvelut Henkilöstö- Kehittämispalvelut palvelut
Hyvinvointipalveluiden organisaatio henkilöstö 30.4.2013
Nykytilanteeseen liittyviä kehittämistarpeita Nykyrakenne monimutkainen ja roolit sekä niihin liittyvät tehtävänkuvat epäselviä. Esimies-/päällikkörooleja, joiden sisältö ja merkitys ei ole selkeä ja joiden merkitys ei avaudu muulle organisaatiolle. Paljon organisaatiotasoja (jopa 7) Prosessijohtamisen kehittämiseen ja käyttöönottoon liittyvä muutos ei selkeästi kytkeydy kaupunkitason strategiaan. Muutoksen tavoitteet ja eteneminen epäselviä muutoksen ydinryhmää lukuun ottamatta. Selkeitä strategisia mittareita tai seurantaa muutoshankkeen etenemisestä ja tuloksista ei ole ollut käytettävissä. Paljon kehittämiseen tarvittavia asiantuntijaresursseja ja rooleja. Huomattavan paljon kokouksia ja johtoryhmiä, joiden toiminnassa päällekkäisyyttä, työskentely organisoitumatonta, tavoitteiden määrittely kesken Paljon tukipalveluresursseja ja epäselviä toimenkuvia
Hyvinvointipalveluiden rakenteeseen ehdotettavat muutokset Yksinkertaistetaan organisaatiota, selkeytetään rooleja ja johtamisrakennetta. Toimialatasosta luovutaan ja tuleva palveluketjujen johto nousee kaupungin johtoryhmään. Vahvistetaan muutoksen johtamista ja sen seurantaa osana kaupungin johtoryhmää. Esimiestasoista pyritään poistamaan 2 tasoa, poistamalla joitakin rooleja ja yhdistämällä pieniä 2-4 hengen asiantuntijatiimejä. Yhteisötyön palvelut siirretään osaksi uutta Elinkeinotoimi ja -palvelut yksikköä. Hyvinvointipalveluiden omat hallinto- ja tukiresurssit siirretään kaupungin Konsernipalveluiden kautta matriisissa ohjattaviksi resursseiksi (ei vaikuta välttämättä henkilöiden varsinaiseen fyysiseen istumapaikkaan). Palveluverkkoa karsitaan, jotta henkilöstömitoitukseen liittyvät muutokset mahdollisia.
Kouvolan Hyvinvointipalvelut ehdotettu yksinkertaistettu organisaatio Asiakkaan osallisuus Lasten ja nuorten palvelut Lapsen kasvu ja kehitys, lapsiperheiden palvelut Oppimisen ja kasvun palvelut Koulutuksen ja osaamisen palvelut PALVELUOHJAUS Aikuisväestön palvelut Hyvinvoinnin edistämisen ja arkielämän tukipalvelut Päivystys -, vastaanotto ja sairaalapalvelut Ikäihmisten palvelut Varhaiset ja kotihoitoa tukevat palvelut Hoiva-asumisen palvelut 55
Hyvinvointipalveluiden rakennemuutos ja sen vaikutus henkilöstömitoitukseen
HYPA hallinto HYPA Hallinto Tukipalveluiden keskitys konsernipalveluiden osaamiskeskuksiin *) 86 86 50-36 Hyvinvointipalveluiden omat hallinto- ja tukiresurssit siirretään kaupungin Konsernipalveluiden kautta matriisissa ohjattaviksi resursseiksi (ei vaikuta välttämättä henkilöiden varsinaiseen fyysiseen istumapaikkaan).
Kasvun ja oppimisen sekä lapsiperheiden tukeminen Kasvun ja oppimisen sekä lapsiperheiden tukeminen Lapsen kasvu, kehitys ja lapsiperheiden palvelut Oppimisen ja kasvun palvelut Koulutuksen ja osaamisen palvelut Varhaiskasvatusyksiköt 914 Lasten hoidon tukeminen kotona Neuvolatoiminta Perheiden varhainen tuki Perheneuvola Perusopetusyksiköt 1144 Kasvun ja oppimisen tuki Kouluterveydenhuolto Lastensuojelun avopalvelut Perhetukikeskus Lasten sijaishuolto Lukiot 509 Ammatillinen koulutus Opiskelijaterveydenhuolto Työpajatoiminta Kasvatuksellinen yhteistyö ja ohjaus 2,577 2,386-191 Palveluverkkomuutokset (lukiot, terveyskeskus, kirjastot jne.) ehdotetun mukaisina. Palvelusetelien käyttö, ostopalvelut ja ulkoistusmahdollisuudet Prosessien tehostaminen, tukipalveluiden keskitys Tietotekniikkaosaaminen ja -hyödyntäminen
Aikuisväestön toiminta-edellytysten vahvistaminen Aikuisväestön toimintaedellytysten vahvistaminen Tietojen ja taitojen kehittämisen palvelut Hyvinvoinnin Kulttuurisen hyvinvoinnin palvelut edistäminen Kotiutumispalvelut Terveyden ja liikunnan edistämisen palvelut Asumispalvelut Arkielämän Työllistymisen edistäminen palvelut Arjen tuki Siirto uuteen elinkeinotoimi-ja palvelut Yhteistyön palvelut *) yksikköön (48) Päivystysyksiköt Perusterveydenhuollon vastaanotot ja erityistyöntekijät terveysasemilla 419 884 1,314 1,167 Päivystys-, vastaanotto- ja sairaalapalvelut Suun terveydenhuollon vastaanotot Aikuispsykiatrian vastaanotot Toimenpideyksiköt Erikoispoliklinikat ja peruserikoissairaanhoidon vastaanotot Lääkinnällinen kuntoutus Erikoisalattomat vuodeosastot -147 Palveluverkkomuutokset (lukiot, terveyskeskus, kirjastot jne.) ehdotetun mukaisina. Palvelusetelien käyttö, ostopalvelut ja ulkoistusmahdollisuudet Ajanvaraus- ja sijaisjärjestelyjen tehostaminen tietotekniikan avulla Prosessien tehostaminen, tukipalveluiden keskitys Tietotekniikkaosaaminen ja -hyödyntäminen
Ikääntyneiden toimintakyvyn tukeminen Ikääntyneiden toimintakyvyn tukeminen Varhaiset ja kotihoitoa tukevat palvelut Omaishoito, kotiutusyksiköt (Apila ja Lauttaranta) kotiutustiimi Hyvinvointia tukevat palvelut Geriatrian yksikkö Kotihoito ja kotihoidon tukipalvelut (eteläinen, keskinen, pohjoinen) 548 1,325 1,275 Hoivaasumisen palvelut Asumisen yksiköt (eteläinen, keskinen, pohjoinen) 763-50 Palveluverkon ja tuottamistavan muutokset ehdotetun mukaisina Sijaisjärjestelyjen tehostaminen tietotekniikan avulla Palvelusetelien käyttö, ostopalvelut ja ulkoistusmahdollisuudet Prosessien tehostaminen, tukipalveluiden keskitys Tietotekniikkaosaaminen ja -hyödyntäminen
Henkilöstömitoitukseen vaikuttavia muita toimenpide-ehdotuksia Vauhditetaan toiminnan tehostumista luopumalla määräaikaisuuksista ja aikaistamalla eläkkeelle siirtymisiä. Korvausrekrytointia ei tehdä. Panostetaan tietotekniikan käyttöönottoon ja hyödyntämiseen palveluissa (esim. ajanvaraus, sijaisten hankinta/kuntarekry) sekä uudenlaisten liikkuvien palveluiden käyttöönottoon Panostetaan yhä vahvemmin hyvään johtamiseen ja työhyvinvointiin: Sairauspoissaolojen vähentämisen vaikutus, esimerkiksi puolittaminen yli 170 henkilötyövuotta. Ehdotetuilla toimenpiteillä haetaan noin 8% henkilöstövähennyksiä mahdollisimman nopeassa aikataulussa. Muutokset henkilöstömitoitukseen edellyttävät palveluverkon supistuksia ja uusia tapoja palvelutuotantoon (palvelusetelit, ostopalvelut, ulkoistusratkaisut)
Resurssien käytön tehostamismahdollisuuksia Sijaisjärjestelyt. Lähes jokaisessa haastattelussa tuotiin sijaisjärjestelyihin kuluva aika Jos n. puolet esimiehistä (130) käyttää sijaisjärjestelyihin tunnin viikossa, on vaikutus yli 3 henkilötyövuotta Työvuorosuunnittelu ja hallinta. Autonominen työvuorosuunnittelu. Henkilöstön & tiimien oman vastuun lisääminen työn organisoinnissa tehostaa resurssien käyttöä. Kokeiluja menossa esim. ikääntyvien palveluketjussa. Hajautetut toimistopalvelut. Keskitettyjen palvelujen lisäksi toimintayksiköissä omia tukipalveluresursseja n. 150. Osaamisen keskittäminen ja systemaattinen kehittäminen mahdollistaa resurssien tehokkaamman käytön.
Resurssien käytön tehostamismahdollisuuksia Ajanvaraus- ja tilavaraukset Henkilöstöä paljon, verkossa olevia palveluja hyödynnetty vähän. Palveluverkon kokoa supistettava. Tietotekniikan tehokas hyödyntäminen Osaamisongelma, esimerkiksi toimisto-ohjelmistoja osataan heikosti, mikä johtaa usein tehottomuuteen. Ratkaisujen puute tai olemassa olevien ratkaisujen tehoton hyödyntäminen (esimerkiksi KuntaRekry)
Kouvolan kaupunki Yhteenveto ja johtopäätökset
Yhteenveto 61 haastattelua ja 6 pienryhmää; verkkokysely 410 esimiehelle (N=282) joilta erittäin hyviä vastauksia / ratkaisuja kaupungin haasteisiin Haasteet: epäselvä organisaatio, liikaa esimiehiä ja tasoja, prosessijohtaminen ei toimi, toimialat/yksiköt sooloilevat, liikaa aluepolitiikkaa, poliittisen ja virkamiesjohdon yhteistyö ei suju, strateginen ja taloudellinen ajattelu puutteellista, johtajuus puuttuu, toimimaton johtoryhmä Ratkaisut: Yksinkertaista ja selkeytä rakenteita, vähennä esimiestasoja (vähintään 2) ja esimiehiä (10-20%), poista siiloja ja omien valtakuntien rakentamista, keskitä tukipalvelut, voimakas konserniohjaus ja seuranta, johto lähemmäksi asiakasrajapintaa, vahvista elinkeinotointa, yhtenäinen ja vahva johtoryhmä, joka pystyy toteuttamaan tarvittavat muutokset
Jatkotoimenpiteet Yksinkertaistetun organisaation käyttöönoton suunnittelu, toteutus 1.1.2014 Esimiesten ja esimiestasojen läpikäynti sekä vähennysten toteutus Esimiesarviot: onko tehtävä tarpeellinen ja oikea henkilö tehtävässä, toimenkuvan tarkistus, vaadittavan osaamisen määrittely, nykyisen päällikön osaaminen ja soveltuvuus Yt-neuvottelujen käynnistäminen ja henkilöstövähennysten suunnittelu Yksinkertaistettuun organisaatioon siirtyminen siirtojen, irtisanomisten, eläkeputkien ja työvoimapankkien avulla
Kouvolan kaupunki Liitteet ja lähteet
Lähteitä Valtiovarainministeriö. 2/2013. Kuntien tehtävien kartoitus. Kouvolan seudun kuntien yhdistymisen vaikutusten arviointi. Oy Audiapro Ab. 12.7.1012. Kohti uuden sukupolven organisaatioita. Esimerkkejä kuntien prosessimaisesta toiminnasta. Mikko Kenni ja Jarmo Asikainen. Suomen kuntaliitto 2011. Keskustelunavaus: kunnilla liikaa tehtäviä mitä pois? Suomen Yrittäjät. Kouvola. Talouden tasapainopaketti raportti kaupungin talouden tilasta, tasapainotarpeesta ja keinosta. Audiaapro Oy 2011. Kouvolan kaupungin Henkilöstösuunnitelma 2013-2015. Kouvolan kaupungin Henkilöstökertomus 2012. Kouvolan kaupungin toimialatasoiset tulokset. Kunta 10 tutkimuksen pilottihanke. Työterveyslaitos.2013. Kouvolan kaupungin toimenpideohjelma sairauspoissaolojen hallitsemiseksi 2012-2014. Osavuosikatsaus. Tammi-huhtikuu 2013. Kouvolan kaupunki. Kouvolan kaupunkistrategian 2014-2020 perusteluasiakirja. Kouvolan palvelustrategia 2017. Sallinen S., Majonen K. ja Salenius M. 2012. Elinvoimainen ja toimintakykyinen kunta. Kuntaliitto. 2012. Kintatalous monen muuttujan summa. Virtanen, Petri ja Stenvall, Jari. 2011. Julkinen johtaminen. Gustafson, Sari ja Marniemi, Janne. 2012. Julkisen johtamisen työkirja. Niiranen, V., Seppänen-Järvelä, R., Sinkkonen, M. ja Vartiainen, P. 2010. Johtaminen sosiaalialalla. Gaudeamus