Hei me tiedotetaan! Vinkkejä hankeviestintään Tuettujen hankkeiden koulutus 7.7.2015 Ilmari Nokkonen
Sisältö Miksi viestintä on tärkeää? Viestintäsuunnitelma Mediatiedote Sosiaalisen median hyödyntäminen
Tiedottaminen vs. viestintä Tiedottaminen on tiedon tuottamista lähettäjän näkökulmasta ja viestin yksisuuntaista tuuttaamista Viestintä on monensuuntaista vuoropuhelua, jossa myös kuunnellaan ja ajatellaan vastaanottajan tiedontarvetta (tarina, innostavuus, kuuntelu, jaettavuus)
Miksi viestintä on tärkeää? Viestintä auttaa toiminnan tavoitteen saavuttamisessa Hyötyjä: Kokemusten jakaminen -> lisää ihmisiä hankkeiden piiriin Yhteyksien luominen ja ylläpitäminen Hankkeessa mukana olevien sitoutuminen Myönteinen julkisuus, hyvät uutiset Rahoittaja edellyttää hankeviestintää, mutta hankkeen tulokset myös jäävät elämään Tiedotusvälineiden kautta tulokset saadaan nopeasti ja tasapuolisesti laajan yleisön tietoisuuteen
Viestintäsuunnitelma Viestinnän tavoitteet Mitä haluatte hankkeestanne kertoa? Mitä tuloksia tai vaikutuksia haluatte viestinnällä saavuttaa? Viestinnän kohderyhmät Kenen tulisi tietää hankkeestanne? Kenelle suuntaatte viestinne? Viestintäkanavat Miten viesti menee perille? Ketkä voisivat innokkaimmin jakaa viestiä puolestanne? Aikataulut, vastuuhenkilöt ja kustannukset Ketkä tekevät, mitä ja milloin? Mitä maksaa? Onko varaa? Viestinnän tulosten arviointi Mitä jäi käteen hankkeen jälkeen? Mikä onnistui, mikä ei?
Hyvä viestintäsuunnitelma Toimenpiteet mietitään vasta tavoitteiden ja kohderyhmien päättämisen jälkeen Valittujen toimien on oltava realistisesti toteutettavissa (kaikkea ei ole mahdollista tehdä) Viestintäsuunnitelma voi olla esimerkiksi yksinkertainen taulukko, jossa on lueteltu tavoite, sitä varten tehty toimenpide, aikataulu ja vastuuhenkilö. Suunnitelma toimii hankekoordinaattorin työkaluna
Viestinnän tavoitteista Viestinnän tavoitteet perustuvat hankkeen tavoitteisiin Tavoitteet voivat olla määrällisiä tai laadullisia, ja niitä on hyvä pystyä mittaamaan Esimerkiksi: saada hankkeen tavoitteelle näkyvyyttä lehdissä, levittää tietoa hanketta edistävästä tapahtumasta, muu tiedonvälitys, innostaa ihmisiä hankkeen teemasta, herättää keskustelua aiheesta, tulosten levittäminen, näyttää muutoksen olevan mahdollinen jne.
Mediatiedote Tavoitteena herättää toimittajien mielenkiinto ja saada heidät kirjoittamaan hankkeesta, tämä vaatii uutisnenää (ajankohtaisen tulokulman) Lähetä tiedote mieluiten sähköpostitse, mutta jos haluat oikeasti saada jutun läpi niin kannattaa soitttaa perään Joskus tiedote julkaistaan sellaisenaan, joskus sitä lyhennetään, joskus sen pohjalta kirjoitetaan kokonaan uusi juttu tai joskus se säästetään taustamateriaaliksi myöhempää käyttöä varten
Hyvä tiedote Sisältää uutisen (uusi asia, muutos, näkökulma); mainos ei koskaan ole tiedote Uutiskynnyksen korkeus riippuu tiedotusvälineestä, tarjolla olevien uutisten määrästä, ajankohdasta ja monesta muusta seikasta Paikallismediassa uutiskynnys on usein matalampi kuin valtakunnallisessa mediassa Kertoo itse asiasta, ei ole hankekuvaus On kieleltään ja ulkoasultaan selkeä Sisältää kiinnostavan otsikon ja ensimmäisen virkkeen Suora lainaus tai kommentti lisätietojen antajalta tai muulta taholta elävöittää tiedotetta ja antaa valmista ainesta uutiseen Sisältää julkaisupäivämäärän ja yhteystiedot lisätietoja varten Huomioi kuvatarpeet etukäteen (esim. linkki mediapankkiin) On lyhyt, selkeä ja ytimekäs
Tiedotteen rakenne Päiväys ja julkaisuajankohta (alkuviikko ja aamu parhaita julkaisuajankohtia) Otsikko kertoo varsinaisen uutisen, kuvaa koko tekstin keskeisimmän sisällön Ingressi on uutisen tiivistelmä, joka vastaa kysymyksiin mitä, missä, milloin, miksi ja kuka? Leipäteksti taustoittaa asioita ja kertoo mahdollisista jatkotoimenpiteistä. Väliotsikot parantavat luettavuutta. Lähettäjä ja lisätietojen antaja sekä hänen yhteystietonsa lisätietojen antajan on oltava tavoitettavissa heti tiedotteen lähettämisen jälkeen Muut yhteystiedot Esim. linkki www-sivuille Liitteet Esim. tilastoja tai valokuvia
Tiedotteen rakenne Tärkein asia alussa, vähemmän tärkeät yksityiskohdat lopussa
Mikä media? Median valinta on helpompaa, kun on ensin määritelty kenelle ja miten Suuret valtakunnalliset mediat Sanomalehdet, sähköiset viestimet, uutistoimistot Maakuntalehdet Paikalliset mediat Paikallislehdet, paikallisradiot ja televisiot, valtakunnallisten medioiden paikalliset toimitukset Yleisaikakauslehdet Ammatti- ja erikoislehdet Jäsen- ja järjestölehdet Sosiaalinen media Facebook tapahtumamarkkinoinnin tukena, Instagram tapahtumadokumentaation välineenä, Twitter toimittajayhteydenpidon välineenä, some-luotailu hankkeen mediaseurantana, blogi hankeprosessin avaajana, jne
Mikä media? Valtakunnallisilla medioilla on suuri levikki, mutta uutiskynnys on usein korkea ja ajankohtaiseen teemaan liittyvyyden vaatimus suuri Paikallislehdissä uutiset menevät helpommin läpi, voit myös soittaa ja tarjota juttuideaa Muita: näkyvyys pienessä mediassa voi poikia näkyvyyttä isommassa Ammatti- ja erikoislehdillä on hyvin rajattu yleisö, kannattaa hyödyntää jos aihe koskettaa juuri tätä yleisöä
Muista! Medialla on jatkuva juttujen tarve. Toimittajat eivät ehdi seurata kaikkea mitä tapahtuu ota rohkeasti yhteyttä toimitukseen ja kerro kiinnostavasta hankkeestanne! Mieti etukäteen, mikä on asian pihvi eli mikä tekee juuri teidän hankkeestanne ajankohtaisen ja kiinnostavan! Edistämisen kehittäminen vs. inhimillisesti koskettava tarina. Seuraa paikallismediaa: ketkä toimittajat tekevät juttuja aiheista, joita hankkeessanne käsitellään? Henkilökohtaiset suhteet edesauttavat tiedotteiden läpimenoa. Viesti aina totuudenmukaisesti!
Mediaosumia Kaarina-lehti 1.7.2015
Mediaosumia Kainuun sanomat 28.6.2015 http://www.kainuunsanomat.fi/kai nuun-sanomat/kainuu/kierratysyhdistaa-euroopan-nuoretkainuussa/
Mediaosumia Pohjolan Sanomat 25.6.2015 http://www.pohjolansanoma t.fi/lappi/pohjoisirlantilaisetnuoret-saapuvat-tornioonnuorisovaihtoon/
Sosiaalinen media Miettikää 2-3 toistettavaa avainsanaa, perusviesti, tuttuus, kuva Sitokaa viestit kontekstiin käyttämällä olemassa olevia #hashtageja ja harkitkaa ottavanne heti alusta asti käyttöön myös oma (erit. Twitter ja Instagram) Suunnitelkaa / porrastakaa / toistakaa samaa eri kanavissa / etsikää oikeaa kanavaa / markkinoikaa sisäisesti (jokainen eihankelaisen jako on enemmän kuin hankeorganisaation tai alkuperäisen viestijän virallinen postaus) Jaetaan tekemistä henkilön, asian, muutoksen tai tapahtuman kautta; ei hankemaisuuden, hallinnan tai tutkimuksen termeillä Liikuntatoimen kehittämisen regionaalisen rakenteen edistämishanke - > Siuntiossa hikoillaan jatkossa enemmän Liikkuvuuden ja kansainvälistymisen positiivisten seuraamusten liiketaloudellista hyötyä lisäävä hanke -> Yrittäjille uusia jippoja ulkomailta
Twitter: #ErasmusPlus Yleiseurooppalai nen viitekehys + @cimofin -> Viesti välittyy CIMOn viestinnälle, joka voi retweetata eteenpäin
Twitter: Case #youthweek Asetelma: Euroopan komissio järjesti toukokuussa 2015 osana viikkoa Euroopan parlamentin edessä näyttelyn, jossa esiteltiin ansioituneita kansallisia Youth in Action hankkeita. Suomea tilaisuudessa edusti Rautjärven kunnan eurooppalaisen vapaaehtoistyön (EVS) hanke. CIMOn tavoite: saada Suomen hankkeelle ja kansainväliselle nuorisotyölle näkyvyyttä Toimenpide: Mediatiedote ja suomalaisten meppien kontaktointi
Twitter: Case #youthweek - Tiedotteen julkaisu: jakelu sähköpostitse medialle sekä sosiaaliseen mediaan (FB, Twitter)
Twitter: Case #youthweek - Meppien lähestyminen sähköpostitse sekä Twitterin kautta
Twitter: Case #youthweek
Twitter: Case #youthweek
Twitter: Case #youthweek Päätelmiä: - Twitter toimi erinomaisena kanavana lähestyä päättäjiä ja vaikuttajia. Nuorisohankkeet kiinnostavat heitä ja kansainvälinen nuorisotyö sai heidän kauttaan näkyvyyttä
Kysymyksiä? Kiitos! Ilmari Nokkonen 0295 338 687 Ilmari.nokkonen@cimo.fi Twitter: @ilmnok