Malli kotihoitajien työhyvinvoinnin jatkuvaan parantamiseen Ville Antila, ville.antila@vtt.fi Ville Könönen, ville.kononen@vtt.fi Teknologian tutkim uskeskus VTT Oy
Malli kotihoitajien työhyvinvoinnin jatkuvaan parantamiseen l/t T Projektin tavoitteena on kehittää malli kotihoitajien työhyvinvoinnin jatkuvaan parantamiseen Kokonaisvaltaisiin, kotihoito -työstä kerättyihin tietoihin pohjautuen pyritään määrittelemään kotihoitajien työhyvinvointia, asiakaskokemusta ja tehokkuutta kuvaavat mittaristot 15/12/15 2
Lahden kotihoidon analytiikan & mittariston kehittämisprosessi l/t T 1. Alkuhaastattelut: Tyypillinen työpäivä, työtehtävien kuormittavuus, ylityöt / työn jakautuminen, työpäivien ennustettavuus, työssä jaksamiseen positiivisesti ja negatiivisesti vaikuttavat tekijät 2. Osallistuminen pilottitiimin tiimipalavereihin Lahdessa (2014-2015, n. 2-4kk välein) Esimerkkilaskelmien esittely kohdetiimin ja alueen toim innanohjausdatasta Fiilismittarin testaus ja käyttöönotto (kolme testijaksoa: 01/2015, 07/2015, 09/2015) 3. Esim iestason palaute ja kehitysehdotukset Haasteet työnjakamisen ja seurannan suhteen 15/12/15 3
l/t T Lahden kotihoidon työntekijähaastattelujen yhteenveto Tarkoitus: valaista kotihoidon työntekijöiden päivän kulkua, työn haasteita sekä lisätä ymmärrystä toiminnanohjausjärjestelmästä saatavaan dataan työhyvinvoinnin ja työssä jaksamisen näkökulmasta Haastattelujen perusteella tärkeimpiä seurattavia asioita on: työn jakautuminen, tiettyjen työtehtävien kuormittavuus, työpäivän aikataulutus ja kiire (erityisesti aamun aikana) Nykytila: nykyiset mittarit eivät ole riittävän tarkkoja jatkuvan toiminnan kehittämisen pohjaksi nykyinen asiakastyöprosentti ei ole vertailukelpoinen mittari eri tiimien ja alueiden välillä (johtuen matka-aikojen eroista) 15/12/15 4
l/t T Haastattelun ja Hilkka -järjestelmän pohjalta valitut muuttujat Työtekijätyytyväisyys (Fiilismittari) Asiakastyytyväisyys (Fiilismittari) Töiden jakautuminen (tiimitaso & yksikkötaso) Käyntimäärät per työntekijä Varahenkilöstön käyttö Kuormittavien/ vaativien käyntien osuus ja jakautum inen Matka-ajoilla korjatut asiakastyöprosentit (datan vertailtavuus ja oikeellisuus) Poissaolojen osuus työvuoroista Kiire Kiireestä johtuvien käyntiaikojen alitukset Aamukäyntien myöhästyminen, vaikuttaa myös asiakastyytyväisyyteen 15/12/15 5
l/t T Kotihoidon jatkuvan kehittämisen malli - Prosessi Vv 1. Käyntien seuranta Seurataan työn kuormittavuutta ja työn jakautumista tiimitasolla ja yksikkötasolla Seurataan asiakaskäyntien ajoittumista ja käyntiaikoja 2. Palautteen seuranta Asiakaspalaute & työntekijäpalaute (Fiilismittari) Toteutetaan viikon seurantajaksona joka toinen kuukausi 3. Puututaan epäkohtiin välittömästi ja seurataan kehitystä Aluetaso: Kuukausikokoukset (joka toinen kuukausi) Koko kotihoito: Kotihoidon johtoryhmän kokoukset, työnohjauksen kehittyminen (seuranta kuukausittain), 4. Resurssivajeen ennakointi Työnjaon työkalun avulla voidaan ennakoida yksikkökohtaista resurssivajetta ja kohdentaa työntekijöitä tehokkaammin eri yksiköiden välillä 15/12/15 6
Kotihoidon jatkuvan kehittämisen malli - Raportit l/t T 1. Aluetaso (kotihoidon johtoryhm än kokoukset) Työnkuormitus Palvelunlaatu 2. Päiväjakaumat (palvelu esimiehet ja työnjako, alueiden kuukausikokoukset) Työnjakautuminen päivittäin 3. Työntekijäkohtainen taulukko (palvelu esimiehet ja työnjako, alueiden kuukausikokoukset) 4. Asiakas - ja työntekijäpalautteet (kaikki) Palautejaksoittain, alueittain 5. Tapahtum atyyppivertailut (kaikki) Sisäiset ja ulkoiset tapahtumat 6. T iim itaso (alueide n kuukausikokoukset, joka to ine n kuukausi) Työnkuormitus Palvelunlaatu Tiimitasosta luovuttiin - ei riittävän koherentti raportointiyksiköksi 15/12/15 7
Päivittäinen seuranta: työn jakautuminen Työn jakautum inen ajanjaksolla 4. Möysä 01.08.2015-31.08.2015 T T 375 350 325 275 Kiireestä johtuvien käyntiaikojen alitus (min) 250 225 200 150 125 100 75 Oma henkilöstö / Varahenkilöt (kpl) 25 15/12/15 Käyntiä per vuoro Kiireestä johtuva käyntiaikojen alitus Alueen oma henkilöstö Varahenkilöt
Päivittäinen seuranta: käyntien jakautuminen T T Kuormittavia käyntejä (%) Kuormittavia käyntejä {%) Aamukäynnit Päiväkäynnit lltakäynnit
Päivittäinen seuranta: poissaolot ja k i t vuorovahvuus Poissaolot ja vuorovahvuus ajanjaksolla 4. Möysä 01.08.2015-31.08.2015 36 35 34 33 32 31 30 =05 29 O 28 _ = ' 27 CO 3 26 13 > 25 -C 03 24 > O 23 i O 22 > 21,_ 20 19 c 18 CD 17 16 > 15 _c OS 14 > ol_ 13 o 12 > 11 03 CO 10 CO CD 9 Q) sz 8 =3 0) 7 o 6 o 5 03 CO 4 CO o 3 _ 2 15/12/15 u ^ i ^ L r i L r > L r i L r i L r i L r > L r i L n L r i t n L r i L n L r i L n L r i L n L r i L n L r i L n L r i L r > L r i L n L r i L r i L r i L n L r i O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O O ( N i r M r M r M r s j r M r v j r v j r v i f s j r s i r v j f M r s j r M r M f N i r M r M r M r M r M o j r v j r M r M r N j r M r M f N i r s i c o c o c o c o c o c o c o c o c o c < j c o c o c o c o c o c o c o c o c o c o c o a 5 c o c o c o c o c o o ö c o c o c o in lo 00 <n cg m m lo oo <n LO LO 00 OI 1 0 r N j r s j r s j r s i r N j r g r g r g r N j r s i m m! Poissaolot suhteessa vuorovahvuuteen (%) Vuorovahvuus (hlöä)
Asiakastyöprosentti (%) p o p j p j i s j o u i /j u j u j l/ l l/ l l/t l/ l o t en NJ en 2. Jamet *< 0= 3 TT C o c (D 0) </> o 3 3. Ahmu a CD? 0) "O o a Käyntiä per työntekijä Työntekijäpalaute Asiakastyöprosentti (%) 4. Möysä 5. Asemanseutu 6. Paavola o i -L Q) o 3 <31 k> o O : 3 7? O </> UI 7. Keskusta ro ro o Käyntiä per työntekijä (keskiarvo)
Aluetason raportit: palvelunlaatu K i r Palvelunlaatu alueittain Lahti 01.06.2015-27.11.2015 Kiireestä johtuvia käynninalituksia (min) 15/12/15 1 2 - Aikaikkunan ylitykset {%) Kiireestä johtuvat käyntiajan alitukset (min) Asiakaspalaute
Aluetason raportit: poissaolot ja varahenkilöt Poissaolot ja varahenkilöt alueittain Lahti 01.06.2015-26.11.2015 VTT Poissaolot Varahenkilöt 13
Työntekijätason raportit: taulukko T T Työn jakautuminen ja kuormitus 4. Möysä Työntekijä Kuormittavien käyntien osuus aamuvuoroissa Suunniteltu kokonaisaika (minuuttia) Toteutunut kokonaisaika (minuuttia) Vilkonloppuvuorojen osuus Iltavuorojen osuus ID :62086975 33.46 % 33890 24870 21.51 % 34.41 % 4.30 % ID :174943262 28.90 % 31933 26177 22.22 % 37.78 % 2.22 % ID :55123989 50.62 % 33182 29340 24.72 % 35.96 % 5.62 % ID :23303949 28.92 % 30934 25507 17.98% 34.83 % 2.25 % ID :98452769 33.98 % 21241 19861 29.41 % 35.29 % 21.18% ID :128443127 27.61 % 30876 27471 25.88 % 31.76 % 2.35 % ID :155339797 41.03 % 17393 15286 0.00 % 0.00 % 0.00 % ID :62783284 29.97 % 25810 22971 27.16% 28.40 % 7.41 % ID :73061618 38.54 % 23720 19121 20.25 % 35.44 % 11.39 % ID :147032407 32.98 % 10280 7324 0.00 % 0.00 % 1.28 % ID :63066171 28.21 % 7625 6116 12.82% 24.36 % 65.38 % ID :43186128 28.16 % 24677 18843 23.68 % 35.53 % 9.21 % ID :86068540 29.26 % 22880 19687 21.05 % 27.63 % 14.47% ID :27401918 38.95 % 26032 22043 21.33 % 37.33 % 6.67 % ID :25729400 32.63 % 24394 20106 19.18% 32.88 % 4.11 % Poissaolojen osuus Asiakastyön osuus (vuorojen keskiarvo) 52.51 % / 89 vuoroja 52.76 % / 88 vuoroja 58.31 % /84 vuoroja 51.55 % / 87 vuoroja 58.75 % / 67 vuoroja 48.98 % / 83 vuoroja 26.01 % / 83 vuoroja 53.36 % / 75 vuoroja 53.21 % / 70 vuoroja 17.31 % / 77 vuoroja 46.38 % / 27 vuoroja 50.38 % / 69 vuoroja 53.32 % / 65 vuoroja 55.72 % / 70 vuoroja 54.63 % / 70 vuoroja 01.06.2015-26.11.2015 Vuoroja joissa asiakastyö yli 60% 5 vuoroa 1 vuoroa 19 vuoroa 2 vuoroa 5 vuoroa 0 vuoroa 6 vuoroa 1 vuoroa 6 vuoroa 2 vuoroa 1 vuoroa 2 vuoroa 10 vuoroa 2 vuoroa 1 vuoroa
Tapahtumatyyppivertailu (ulkoiset) Lahti 01.07.2015-26.11.2015 0.0 2.5 5.0 7.5 10.0 12.5 15.0 17.5 20.0 22.5 25.0 27.5 30.0 32.5 35.0 37.5 40.0 42.5 45.0 47.5 50.0 52.5 55.0 Minuuttia K i r Aamukäynti lltakäynti Tapahtumatyyppi raportit: ulkoiset Insuliininpisto S.C Lääkkeiden anto Lääkkeiden jako Aamupäiväkäynti Kylvetys Yökäynti Comprilan sidokset Silmätipat/astma ym. suihkeet Kylvetys ja lääkkeenjako 15/12/4-5- 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 10C Keskiarvo: suunnitelma kesto (min) M Keskiarvo: toteuma kesto (min) ~U~ Kuormittavat käynnit (%) 15
Vastuu tehtävät Käyntien valmistelu Tiimipalaveri Kokous Tapahtumatyyppi raportit: sisäiset Asiakkaan asioiden hoito Hoke Opiskelijat Apteekki Oma meno f Testien purku S s Perehdytys Laboratorio kokeet 15/12/15 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100 16 Keskiarvo: suunnitelma kesto (min) Keskiarvo: toteuma kesto (min) Aikaikkunan ylitykset (%) PrrNOonttia
Kotihoidon jatkuvan kehittämisen malli - Palaute / Fiilismittari k i t 1. Käynti päättyy 2. Asiakaspalaute 3. Työntekijäpalaute 15/12/15 17
Kotihoidon jatkuvan kehittämisen malli - Fiilismittari: tulokset (numeerinen) Fiilismittari palautteet (hymynaamat) Muutos (%) Heinäkuu i Syyskuu Muutos (%) Työntekijäpalaute Asiakaspalaute Työntekijäpalaute Asiakaspalaute Heinäkuu Asiakaspalautteiden määrä: 405 vastausta Työntekijäpalautteiden määrä: 424 vastausta Syyskuu 15/12/15 Asiakaspalautteiden määrä: 308 vastausta Työntekijäpalautteiden määrä: 395 vastausta
Palaute raportit: alueittain Asiakas -ja työntekijäpalautteet alueittain 4. Möysä Palaute (0-4) Asiakaspalaute I
Lahti 01.06.2015-26.11.2015 V T T 5. Asemanseutu Työntekijäpalaute r< 19
Palaute raportit: jaksoittain Asiakas -ja työntekijäpalautteet jaksoittain 4. Möysä T T Palaute (0-4) Asiakaspalaute Työntekijäpalaute
Kotihoidon jatkuvan kehittämisen malli - Fiilismittari: tulokset (kirjallinen) t/l. Positiivisia Ystävällinen. Ei turhia komentele. Asiallinen, iloinen ihminen. Ei moittimista. 4 Asiakas totesi että kävijät ovat oikeita ihmisiä eivätkä kylmiä häntä kohtaan. Hänellä ei ole valittamista 4 Kaikki on hyvää. 4 Negatiivisia Käynti liian myöhään 1 Aamukäynti liian myöhään. Hoitajat vaihtuvat liian paljon. Mutta hoitajat ystävällisiä. 1 Kotihoito käy yleensä aamuisin liian myöhään. 2 Aikaisem m in saisi aam ukahvit keittää kuin 10.30 2 15/12/15 21
Kotihoidon jatkuvan kehittämisen malli - Ennakointi l/t T Käyntiajan keskim ääräinen alitus kertoo työntekijän kiireestä Kiireestä johtuvia käyntiajan alituksia tulisi seurata ja voida minimoida Vaikuttaa asiakas -ja työntekijätyytyväisyyteen, sekä välillisesti yksikön tuottavuuteen (pullonkaula) Keskimääräinen käyntiajan alitus korreloi Vahvasti työntekijäkohtaisen käyntimäärän kanssa Möysän alue, 1.5.2015-5.8.2015, Pearson korrelaatio: r=0.75, n=88, p=3.90e-17 Kohtuullisen vahvasti asiakastyöprosentin kanssa Möysän alue r=0.65, n=88, p=4.64e-12 15/12/15 22
Kotihoidon jatkuvan kehittämisen malli - Ennakointi l/t T Näin ollen käyntimäärän ja asiakastyöprosentin avulla voidaan arvioida/ennustaa kyseisen vuoron käyntiaikojen keskimääräistä alitusta (alla katkoviivalla merkitty regressiomallin sovitettu arvo) Käyntimäärän ja asiakastyön perusteella ennustettu käyntiä jän alitus (mm) Keskimääräinen kaynb-ajan alitus (mm) Käyntimäärä per työntekijä (kpl) Asiakastyö (%) (raght) Minuuttia / Kpl Ikäyntiä I s. il / \ l.s V\ / M v i / A \ r %W \ 1 </ \ > x \ ^ v v.v \ W n r\ n ]\ K / 1 n i l / /I I l ti. H A i' l i r i t H / f \ ' f / j V! iv y A i \\ 1 K/ Mi 1 IA f \ ^ / /-I - s n M t V A \ i / i \ I VA /, \ 'ftv v A' v ' A V/ \ V - A ' A O / / n Nf, \ A * \ II / 1 r \ \ 7 V I \ \ V V ^ / I. y / / V 'V.'A'«\Wy M 29 2015
Kotihoidon jatkuvan kehittämisen malli - Ennakointi Esimerkki (Möysä 01.05.2015-05.08.2015): Alla taulukossa, kaikki päivät joissa malliin sovitettu arvo ylittää 5,5 minuuttia, esimerkkejä raja-arvoista: Mallin sovitus 14.6.2015: l* -0.4659 + 14.44444*0.1877 + 55.253540*0.0594 = 5.528430 Mallin sovitus 28.6.2015: l* -0.4659 + 12.80000*0.1877 + 60.625255*0.0594 = 5.538967 \ Käyntimäärän ja asiakastyön \ perusteella ennustettu käyntiajan alitus (min) i i i i i i\ 1 1 1 \ * i X Käyntimäärä per työntekijä (kpl) \ s N i i \ \ ' \ Asiakastyö (%) 01/05/15 6.021257 1 $ 4 4 4 4 4 4 6'Q. 388655 13/06/15 5.548221 14.555556 55'235622 14/06/15 5.528430 14.4'44444 55.253540 19/06/15 5.573977 13.888889 57.7(74911 20/06/15 5.679659 14 2 ^ 2 2 2 58.500545 28/06/15 5.538967 12.800000 60.625255 05/07/15 5.864740 14.666667 60.211418 11/07/15 5.986798 16.750000 55.684816 19/07/15 5.723841 14.000000 59.946024 02/08/15 5.876591 14.111111 62.165709
l/t T Kotihoidon jatkuvan kehittämisen malli - Jatkotoimenpiteet 1. Fiilismittarin ohjeistus ja käyttöönotto koko Lahden alueella 2. Raporttien esittely ja käyttöönotto koko Lahden alueella Fiilismittaripalautteet omaan raporttiin? 3. Kytkin jolla saa fiilismittaukset päälle. Saako siitä aluekohtaista? 4. Kuormittavien käyntien määrittäminen/päivittäminen Hilkassa? 15/12/15 25
l/t T Jatkoideat Ennakoivan mallin toteutus ja integrointi FastROI Hilkka järjestelmään (työnjaon työpöytä) Käyntiä per työntekijä vs. Käyntiajan alitus -> kertoimet alueille ja raja-arvojen määritys (esim. 5-10% kiireisimmät päivät) Kuormittavat käynnit työnjaon työpöydällä (ennakointi ja puuttuminen kuormittavuuden jakautumiseen) Tekstimuotoisen palautteen käsittelyn ja raportoinnin automatisointi Ilmiöiden ja aihealueiden irrottaminen ja visualisointi Parhaiden käytäntöjen jakaminen muiden kuntien kanssa Raportointi käytännössä: työnjakamisen ja johtamisen käytännöt liikkuvassa hoitotyössä 15/12/15 26
m o il O O u L O io iu o iio t o a o o /, nouooioiououoioiuoaoí luoouoioiiouooioaooioí OIVOLQUOLIOOIOIOIOIUOOÍ L O lo Ü L O llto lo U O t o o //n n V t Q l L Ü L D O L O l L O [ O Q Q 0 n l0í0loitinn moa»10010"
Kotihoidon jatkuvan kehittämisen malli - Prosessikuvaus l/t T L. Käyntien seuranta - Seurataan työn kuorm ittavuutta ja työn jakautumista tiim itasolla ja yksikkötasolla - Seurataan asiakaskäyntien ajoittumista ja käyntiaikoja l. Palautteen seuranta - Asiakaspalaute & työntekijäpalaute (Fiilismittari) - Toteutetaan viikon seurantajaksona joka toinen kuukausi 5. Puututaan epäkohtiin välittöm ästi ja seurataan kehitystä - Aluetaso: Kuukausikokoukset (joka toinen kuukausi) - Koko kotihoito: Kotihoidon johtoryhmän kokoukset, työnohjauksen kehittyminen (seuranta kuukausittain) 1 4. Resurssivajeen ennakointi - Työnjaon työkalun avulla voidaan ennakoida yksikkökohtaista resurssivajetta ja kohdentaa työntekijöitä tehokkaammin eri yksiköiden välillä 15/ 12/15 28