Omistaja LOPPURAPORTTI 1(13) Kuntien kilpailutusjärjestelmä projekti Loppuraportti 07.10.2014
Omistaja LOPPURAPORTTI 2(13) VERSIOHISTORIA versio pvm kuvaus ylläpidosta tekijä hyväksyjä 0.99 7.7.14 Dokumentin luonti MV 1.0 20.8.14 KL-Kuntahankinnat & VM päivitykset MV 1.01 7.10.14 Stilisointi ja tarkistus MV SISÄLLYSLUETTELO 1 JulkICT arviointi projektin toteutuksesta... 3 2 Arvio projektin tehtävän ja tavoitteiden asettamisen toteutumisesta ja niiden asettamisen onnistumisesta... 4 2.1 Projektin alkuperäisen tarkoituksen ja tehtävän asettamisen onnistumisesta ja arvio sen muutoksien syistä... 4 2.2 Projektin tuotoksien avulla tavoiteltavat tulosten ja hyötyjen saavuttaminen... 6 2.3 Arvio projektin alkuperäisten tavoitteiden ja vaatimusten asettamisen onnistumisesta ja saavuttamisesta... 7 2.4 Arvio onnistumisen edellytyksien asettamisen onnistuneisuudesta... 8 3 Arvio projektin organisoinnin ja hallinnon onnistumisesta... 10 3.1 Arvio projektin hallinnan organisoinnin yleisperiaatteiden toimivuudesta tässä projektissa... 10 3.2 Arvio projektin organisoinnin onnistuneisuudesta... 11 4 Arvio muiden projektin hallinnan menettelyiden toimivuudesta... 12 5 Kuntien kilpailutusjärjestelmä projekti omistajan näkökulmasta... 12 6 Ehdotus tuotosten jatkokehittämiseksi... 12 7 Yhteenveto... 12 8 Liitteet... 13
Omistaja LOPPURAPORTTI 3(13) 1 JulkICT arviointi projektin toteutuksesta Kuntien sähköinen kilpailutusjärjestelmä projekti on muodostunut pitkähkön valmisteluprosessin jälkeen edelläkävijäksi kunnille suunnatuissa yhteisissä keskitetyn rahoituksen ratkaisuissa. Projekti valmistui hieman myöhässä aikataulusta mutta alitti budjetin, saavutti kaikki tavoitteensa ja toi kilpailutusjärjestelmän tuotantokäyttöön kunnille. Aloite hankkeen käynnistämiseksi nousi KuntaIT:n vuosina 2007-2008 toteuttamasta kehittäjäverkostotoiminnasta, jonka tavoitteena oli muodostaa palveluprosesseja ja palvelutuotantomahdollisuuksia kehittäviä hankkeita kunnallisen palvelutuotannon eri alueille. Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA puolsi Sähköisen kilpailuttamisen välineet kunnille ja valtiolle -hankkeen käynnistämistä 21.5.2008 Helsingin kaupungin tekemän hanke-esityksen pohjalta. Muita osallistujia olivat tuolloin Suomen Kuntaliitto, Culminatum Oy, Lastensuojelun keskusliitto, Hansel Oy, VTT/TIEKE, Kuopio, Imatra, Kainuun maakunta-kuntayhtymä, Mikkeli, Vantaa ja Turku. Hankkeessa toteutetut välineen toiminnalliset ja tekniset määrittelyt käsiteltiin JUHTA:ssa 15.5.2009. Hanke oli tämän jälkeen lepäämässä jonkin aikaa, kunnes kilpailutusjärjestelmän toteutusvaiheen käynnistyminen käsiteltiin JUHTA:ssa 25.5.2011, jolloin samalla vahvistettiin kilpailutusjärjestelmän toteutusvaiheen rajaaminen vain kunnille suunnattuun palveluun. KL-Kuntahankinnat Oy otti tällöin valtiovarainministeriön rahoittaman toteutusprojektin vetovastuun ja tulevan palvelun omistajuuden. Projektissa toteutettiin sähköinen kilpailutusjärjestelmä kunnille 1.7.2011-28.2.2014. Projektin suunniteltu päättymisaika oli 30.6.2013. Hankintapäätöksestä markkinaoikeuteen tehdyn valituksen johdosta kuntaorganisaatioiden sitoutuminen kilpailutusjärjestelmään oli luonnollisesti varautunutta koko markkinaoikeusprosessin ajan. MAO-käsittelystä aiheutuneiden viivästysten vuoksi projektille myönnettiin kahdeksan kuukauden lisäaika, jotta järjestelmään sitoutuneet organisaatiot saatiin mukaan käyttöönottoihin. Hankintapäätöksestä tehty valitus ei hidastanut projektin varsinaista aikataulua ja toimintaa merkittävästi, koska valitusajaksi tehtiin väliaikainen puitesopimus toimittajan kanssa. Valitusprosessi vaikutti kuitenkin osaltaan kunta-organisaatioiden halukkuuteen ottaa järjestelmä käyttöön ja myös kehittää järjestelmää ensimmäisen vuoden aikana, joten projektiaikataulun pidennys katsottiin tarkoituksenmukaiseksi. Toteutusprojektin tarkoituksena oli toteuttaa sähköinen työväline hankintayksiköille ja tarjouksia tekeville toimittajille ja palveluntarjoajille käytettäväksi kaikissa yleisesti käytetyissä hankintamenettelyissä, joilla hankitaan tuotteita tai palveluja. Tavoitteena oli kaikkien tarjouspyynnön valmistelusta hankintapäätöksen tekemiseen liittyvien työvaiheiden sähköistäminen, rutiinitoimintojen automatisointi ja kilpailutusprosessin läpimenon laadukas tehostaminen. KL Kuntahankinnat Oy toimi projektin omistajana ja vastasi projektin ohjauksesta, hallinnasta, projektin toteutuksesta ja taloudesta sekä seurannasta ja raportoinnista. Kilpailutusjärjestelmä hankittiin palveluna ja tarjotaan käyttäjätahoille yhden toimittajan puitejärjestelystä. Järjestelmän käyttö on maksullista kunnille ja palvelu- ja hinnoittelumallit määriteltiin projektin aikana. Arvioitaessa Kuntien kilpailutusjärjestelmä projektin käynnistyspäätöksessä asetettujen tavoitteiden toteutumista voidaan todeta, että tavoitteet saavutettiin. Projektin yhteydessä kehitetty ja puitesopimuksen kautta hankittu kilpailutusjärjestelmä täyttää vaatimukset ja mahdollistaa sähköisen kilpailutusprosessin. Järjestelmän toiminnallisuus tukee vaatimusten mukaisesti myös ryhmätyöskentelyä hankintayksiköissä ja niiden välillä sekä vastaavasti tarjoajien puolella. Projektin päättyessä voidaan todeta, että keskeiset edellytykset onnistumiselle antoi KL-Kuntahankinnat Oy:n vahva sitoutuminen projektin läpiviemiseen ja projektin käynnistyksen yhteydessä määritelty selkeä
Omistaja LOPPURAPORTTI 4(13) omistava taho tuotantokäytössä olevalle palvelulle. Lisäksi projektin käynnistyessä jo alustavasti valmisteltu kilpailutusjärjestelmän keskitetty rahoitusmalli (ns. ansaintamalli), jota täsmennettiin projektin aikana, helpotti merkittävästi uusien organisaatioiden mukaantuloa ja nopeaa siirtymistä pilottien kautta tuotantokäyttöön. Kilpailutusjärjestelmä on tällä hetkellä tuotantokäytössä 75 kunnallisessa organisaatiossa. Marjukka Saarijärvi, Kuntien kilpailutusjärjestelmä projektikontrolleri 7/2011 2/2012. Mikael Vakkari, Kuntien kilpailutusjärjestelmä projektikontrolleri 2/2012 2/2014. 2 Arvio projektin tehtävän ja tavoitteiden asettamisen toteutumisesta ja niiden asettamisen onnistumisesta 2.1 Projektin alkuperäisen tarkoituksen ja tehtävän asettamisen onnistumisesta ja arvio sen muutoksien syistä Arvio alkuperäisen tarkoituksen ja tehtävän asettamisen onnistumisesta ja kuvaus tehdyistä muutoksista alkuperäiseen tarkoitukseen ja tehtävään sekä arvio siitä, miksi muutettua tilaa ei ollut osattu arvioida projektin asettamisvaiheessa. Valtionvarainministeriön käynnistyspäätöksessä 1.7.2011 (VM/1198/02.02.03.09/2011) projektin tavoitteiksi ja tuotoksiksi määriteltiin seuraavaa: Kilpailutusjärjestelmän toteutusprojektin tarkoituksena on toteuttaa sähköinen työväline hankintayksiköille ja tarjouksia tekeville toimittajille ja paleluntarjoajille käytettäväksi kaikissa yleisesti käytetyissä hankintamenettelyissä, joilla hankitaan tuotteita tai palveluja. Järjestelmän toteutuksen tavoitteena on kaikkien tarjouspyynnön valmistelusta hankintapäätöksen tekemiseen liittyvien työvaiheiden sähköistäminen, rutiinitoimintojen automatisointi ja kilpailutusprosessin läpimenon laadukas tehostaminen. Järjestelmän yhteiskäyttöisyys ja -toiminnallisuus tukee ryhmätyöskentelyä hankintayksiköissä ja niiden välillä, ja helpottaa vastaavasti myös toimittajien konsortio-/liittymäyhteistyötä tarjousten tekemisessä. Projekti toteuttaa kilpailutusjärjestelmän kuntasektorille. Järjestelmän hankinta tehdään palveluna ja tarjotaan käyttäjille yhden toimittajan puitejärjestelystä. Valtionhallinto on kilpailutusjärjestelmän toteutusprojektissa asiantuntija- ja seuraajaroolissa. Projekti hyödyntää KuntaIT-hankkeessa aikaisemmin tehtyjä määrittelyjä ja selvityksiä. Hankkeen tuotoksia ovat: - Päivittää aikaisemmin tehdyt kilpailutusjärjestelmän tekniset ja toiminnalliset vaatimusmäärittelyt - Määritellä kilpailutusjärjestelmän käytön palvelu- ja hinnoittelumalli - Valmistella kilpailutusjärjestelmän hankinnan tarjouspyyntödokumentaatio - Toteuttaa järjestelmän hankinta - Kehittää valittu ratkaisu hankinnan vaatimuksia vastaavaksi - Auditoida ja pilotoida ratkaisu ja koota käyttäjäpalautetta - Laatia järjestelmän jatkokehityssuunnitelma - Toteuttaa projektin eri vaiheissa tarvittavat markkinointi- ja viestintä-toimenpiteet - Tukea ja ohjeistaa projektin aikaisia järjestelmän käyttöönottoja.
Omistaja LOPPURAPORTTI 5(13) Hankkeen alkuperäiseksi tavoiteaikatauluksi asetettiin 7/2011 12/2013. Projektin toteutuksen arvioitu kokonaisbudjetti oli 858 351, euroa, josta valtionvarainministeriön rahoitus oli enintään 693 351 euroa. Arvio toteutumisesta ja muutoksien syistä Projektin käynnistäminen ja alkuperäiset tavoitteet pohjautuivat pitkään ja laajaan selvitystyöhön, jota toteutettiin KuntaIT-yksikön käynnistämässä kuntien verkostoyhteistyössä, joten projektin tavoitteet kyettiin asettamaan realistisiksi ja samalla tarkoituksenmukaisiksi. Tavoitteet siis vastasivat varsin hyvin kuntien konkreettisesta tarvetta järjestelmälle, joka mahdollistaisi kilpailutusprosessin automatisoinnin ja yhdenmukaistamisen. Projekti käytti valtionavustuksesta vain 344 959 euroa, joten käyttämättä jäi kokonaisuudessa lähes puolet projektin valtionavustussummasta, joka palautettiin valtiovarainministeriölle projektin päättyessä. Projektinbudjetin alitus on huomattava eikä sille löydy yhtä varsinaista syytä. Ylimitoitettua projektirahoitusta voitaneen pitää jossain määrin perusteltua, koska markkinoilla ei ollut tarvittua tuotetta vastaavia kilpailutusjärjestelmiä, joka olisi mahdollistanut hintavertailun ja kustannusten realistisen estimoinnin. Lisäksi vaatimusmäärittelyn mukaisen järjestelmän toteutus arvioitiin kalliimmaksi mitä valitun tuotteen kehittämiskustannukset osoittautuivat. Projektia jatkettiin kahdella lisäkuukaudella vuoden 2014 puolelle. Jatkoaika katsottiin tarkoituksenmukaiseksi mm. markkinavalituksen aiheuttamien viivästysten takia. Tämä mahdollisti myös koulutukseen varatun ajan pidentämisen vuoden 2014 puolelle, jolloin tuotantokäyttöön siirtyviä organisaatioita tuli lisää markkinavalituksen rauettua markkinaoikeudessa. Projektihenkilöstön arviot onnistumisesta tarkoitus ja tavoite arvio asteikolla 1-5 (erittäin huonosti - erittäin hyvin) Kilpailutusjärjestelmän Arvio 4 määrittely ja hankinta Kilpailutusjärjestelmän palvelu- ja hinnoittelumalli Käyttöönoton tuki kuntaorganisaatioissa Projekti pysyy alkuperäisessä budjetissa. Arvio 4 Arvio 4 Arvio 5 Projektin tuotokset toteutuvat tavoiteaikataulun mukaisesti. Arvio 3 Projektihenkilöstön arvio muutoksien syistä - Ennen kilpailutusta tehdystä markkinakartoituksesta ja potentiaalisten toimittajien kanssa käydystä teknisestä vuoropuhelusta huolimatta selkeää palveluiden jatkokehitystarvetta ja sen vaatimaa budjettia on vaikea arvioida. Projektin alkuperäisessä suunnitelmassa ja budjetissa oli varauduttu kehittämään järjestelmää merkittävästikin, mutta asiakkaiden kanssa käytyjen keskusteluiden perusteella mittavaan kehittämiseen ei ollut valitun järjestelmän osalta tarvetta. Budjetti alittui.
Omistaja LOPPURAPORTTI 6(13) - Markkinaoikeusvalituksia ei voi ennakoida eikä varsinkaan huomioida lopullisen toteutuksen aikataulussa. Vaikka markkinaoikeusvalituksella ei olisi selkeästi perusteita, sen käsittely kesää lähes vuoden ja viivästyttää lopullisen toteutuksen aikataulua. kehittämisehdotukset mitä olisi pitänyt tehdä toisin? - Ei tunnistettavia tarpeita tehdä toisin 2.2 Projektin tuotoksien avulla tavoiteltavat tulosten ja hyötyjen saavuttaminen Seuraavassa taulukossa kuvataan projektin keskeiset tavoiteltavat tulokset eri tulosalueilla ja tulosten syntymistä parhaiten kuvaavat konkreettiset mittarit. Tulokset syntyvät usein tuotoksien käyttöönoton jälkeen käyttäjäorganisaation paremman, tehokkaamman toiminnan seurauksena. PROJEKTIN TUOTOKSILLA TAVOITELTAVAT TULOKSET tulosalue tulokset ja hyödyt hyödynsaajataho mittari Käyttäjäorganisaatiot Kuntaorganisaatoiden hankintaprosessin tehostuminen ja laadun parantuminen (vähentää virheitä ja markkinaoikeusprosesseja) Hankintayksiköt Eri hankintamenettelyjä tukeva ratkaisu Tarjouksen läpimenoaika ja kilpailutuksen hinta Keskitettyjen hankintojen ja MAO-valitusten määrä Kunnat Resurssisäästöt ITjärjestelmäkustannuksissa, ei tarvita omaa investointia Kuntaorganisaatiot, hankintayksiköt Käyttöönotot kuntaorganisaatioissa Kuntaorganisaatioiden palvelutuotanto Tarjoajat Kuntien käytettävissä oleva kilpailutusjärjestelmä. Hallinnollisen taakan väheneminen (tietojen toimittaminen, tarjouspyynnön teko, tarjouksen teko) Paremmat palvelut; tarjoukset, valinnat sekä parempi tiedonvälitys ja työvälineet Edesautetaan toimittajien tasapuolista kohtelua Hankintayksiköt, tarjoajat Hankintayksiköt, tarjoajat Sopimusaikaiset kustannukset Tarjoajien ja tarjousten määrä Yhteishankintojen ja tarjouskonsortioiden määrä Käyttäjä/asiakastyytyväisyys mittaukset Tarjoajien määrä MAO-valitusten määrä Seuraavassa taulukossa esitellään projektipäällikön ja projektihenkilöstön arviot syntyneistä tuloksista sekä tulosalueisiin liittyvä kehitysehdotukset siitä, mitä olisi voitu tehdä toisin.
Omistaja LOPPURAPORTTI 7(13) arvio asteikolla 1-5 (erittäin huonosti - erittäin hyvin) tulosalue projektihenkilöstön arvio Käyttäjäorganisaatiot Arvio 5 Kunnat Arvio 4 Palvelutuotanto Arvio 4 Tarjoajat Arvio 4 arvio toteutumisen tai toteutumattomuuden syistä - Käyttäjäorganisaatiot: Käyttäjäorganisaatioilla ei ole yleisesti kattavaa seurantaa kilpailutukseen käytettävästä työmäärästä, mutta yleisen palautteen perusteella palvelu on vähentänyt työmäärää. - Kunnat: Lähes kaikki kuntaorganisaatioissa käytössä olevat kilpailutusjärjestelmäpalvelut (puitesopimuksen solmimisen jälkeen) on otettu käyttöön projektin tuloksena syntyneen puitesopimuksen kautta. Puitesopimus on merkittävästi helpottanut ja edistänyt kilpailutusprosessin digitalisoimista. - Palvelutuotanto: - Tarjoajat: Lisäksi voidaan todeta, että projektin käynnistyvaiheessa muiden organisaatioiden tekemien selvitysten mukaan sähköisellä kilpailutusjärjestelmällä tehtyjen kilpailutusten tarjousten sekä tarjoajien määrä on kasvanut palvelun käytön myötä. Myös tarjousten hylkäysprosentti on laskenut. 2.3 Arvio projektin alkuperäisten tavoitteiden ja vaatimusten asettamisen onnistumisesta ja saavuttamisesta Seuraavassa taulukossa on alkuperäiset projektitoiminnan keskeisten eri tavoitealueiden tavoitteiden kuvaus. Tavoitteille ja vaatimuksille asetetut mittarit olivat alun perin erilaiset pöytäkirjat ja raportit. Mittareiden olisi pitänyt olla tarkempia, sillä pelkän raportin tai pöytäkirjan olemassaolo ei todenna tavoitteen tai vaatimuksen toteutumista. Ohessa todetaan lyhyesti projektipäällikön näkemys tavoitteiden saavuttamisesta ja mahdollisten poikkeamisen syistä. PROJEKTIN TAVOITTEET JA NIIDEN MITTARIT tavoitealue tavoite tai vaatimus arvio toiminnalliset tavoitteet Yhteistyö JulkICT:n, projektin omistajan ja projektiosapuolten - Täyttää tavoitteen, yhteistyö ja kommunikaation on toiminut hyvin kesken toimii kitkattomasti Projektin luonteesta johtuen projektissa panostetaan etupainotteiseen kehittämiseen ja kuntien sitouttamiseen ratkaisun käyttäjiksi - Projektin alkuvaiheesta asti kuntia on sitoutettu ottamalla kuntien edustajia arvioimaan tarpeita ja määrittelemään vaatimuksia. Kuntien edustajia on myös projektin ohjausryhmässä. Tavoite on toteutunut valtaosin, tosin kaikki alkuvaiheessa projektiin osallistuneet eivät ole vielä ottaneet palvelua käyttöön. Projektissa tehty määritystyö oli olennaista kilpailutusvaiheen onnistumiselle ja se ohjasi jo olemassaolollaan toimittajien kehitystyötä jo etukäteen.
Omistaja LOPPURAPORTTI 8(13) laadulliset tavoitteet taloudelliset tavoitteet aikataulutavoitteet Projektiorganisa ation sitoutuminen Kuntien sitoutuminen Toimittajan resurssit ja kehitysmyönteisyys Tuotantovaiheen valmistelu Laadukkaat vaatimusmäärittelyt ja hankintadokumentaatio Vaatimusten mukainen ratkaisu Projektin kulut pysyvät budjetoiduissa raameissa Projekti pysyy suunnitellussa aikataulussa Projektiorganisaation sitoutuminen työhön, ajan ja asiantuntemuksen varaaminen tähän projektiin Saadaan riittävästi ja erityyppisiä kuntien hankintayksiköitä ratkaisun käyttöönottajiksi Toimittajalla riittävät resurssit ja osaaminen toteuttaa kehitystarpeita ja yhtäaikaisia käyttöönottoja Omistajuus, roolit ja vastuut sekä toimintamallit selvät, tuotteistaminen ja markkinointi tehdään - Toteutunut, vaatimusmäärittelyyn ja dokumentaation laatimisessa käytettiin vahvistuksena ulkopuolista asiantuntijaa, osana hankintaprosessia toteutettiin myös tekninen vuoropuhelu, jossa potentiaaliset tarjoajat saivat kommentoida tarjouspyyntödokumentaatiota. - Toteutunut, vaatimusten mukaisuus todettiin sekä asiakasryhmän omien testausten sekä ulkopuolisten toimiminnallisuus- ja tietoturvaauditointien kautta. - - Kyllä, kulut alitettiin selvästi. Kyllä, pienellä viivästyksellä Toteutui osittain, projektiorganisaation vahvuus ja kokoonpano pysyi valtaosin samana. Projektiryhmän osallistuminen oli vaihtelevaa ja muut kiireet ajoittain ajoivat edelle. Yhden osallistuvan organisaation (Helsingin kaupunki) työpanos oli erittäin merkittävä ja ilman sitä tulokset olisivat olleet huonompia. Toteutui osin. Pilottikohteeksi saatiin yksi iso ja sitoutunut asiakas, joka oli uskottava myöhemmin tuleville asiakkaille. KL-Kuntahankinnat pilotoi järjestelmää myös omassa toiminnassaan, mutta ei samassa aikataulussa ja laajuudessa kuin Helsinki. Käyttöönotot sujuivat nopeasti ilman myöhästymisiä toimittajasta johtuvista syistä. Koska mittavaa kehitystyötä ei teetetty, toimittajan resurssit olivat riittävät. KL-Kuntahankinnat Oy otti omistajuuden heti projektin alussa tukenaan ansiokasta työtä tehnyt projektiryhmä ja taustalla ohjausryhmä. Tuotantovaiheessa Kuntahankinnat huolehtii normaalin toimintamallinsa mukaisesti sopimusvalvonnasta sekä toimittaja- ja asiakasyhteistyöstä osallistaen asiakastyöryhmään (vakiointi, kehittäminen) projektin aikaisia ja uusia asiakkaita. Cloudia Oy ja Kuntahankinnat hoitavat markkinointia sovitun käytännön mukaisesti 2.4 Arvio onnistumisen edellytyksien asettamisen onnistuneisuudesta Seuraavissa taulukoissa arvioidaan projektin onnistumisen edellytysten asettamisen onnistumista ja syitä miksi niiden määrittely ei ollut onnistunut. ONNISTUMISEN EDELLYTYKSIEN TOTEUTUMISESTA (arvio asteikolla 1-5, erittäin huonosti - erittäin hyvin) edellytys alkuperäisen edellytyksen kuvaus Arvio
Omistaja LOPPURAPORTTI 9(13) Projektiorganisaation Projektiorganisaation sitoutuminen työhön, ajan ja 3 sitoutuminen asiantuntemuksen varaaminen tähän projektiin Kuntien sitoutuminen Saadaan riittävästi ja erityyppisiä kuntien hankintayksiköitä 5 ratkaisun käyttöönottajiksi Toimittajan resurssit ja Toimittajalla riittävät resurssit ja osaaminen toteuttaa 4 kehittämismyönteisyys kehitystarpeita ja yhtäaikaisia käyttöönottoja Tuotantovaiheen valmistelu Omistajuus, roolit ja vastuut sekä toimintamallit selvät, tuotteistaminen ja markkinointi tehdään 5 PROJEKTIHENKILÖSTÖN ARVIO ONNISTUMISEN EDELLYTYKSIEN ASETTAMISEN ONNISTUMISESTA aihe miksi toimi tai ei toiminut ja mitä pitäisi tehdä toisin Projektiorganisaation Sitoutuneiden Projektiorganisaation sitoutumista ei mitattu sitoutuminen Kuntien sitoutuminen Projekti asetti tavoitteeksi 70 sitoutunutta asiakasta projektin päättymiseen mennessä. Projektin päättyessä sitoutuneita oli mukana 67. Toimittajan resurssit ja kehittämismyönteisyys Toimittaja resursoi ja mitoitti projektihenkilöstön oikein ja kulloisenkin vaiheen mukaan. Toimittaja on toiminut kehittämismyönteisesti projektin aikana sekä jatkaa järjestelmän kehittämistä edelleen sovittujen käytäntöjen mukaisesti Tuotantovaiheen valmistelu Omistajuuden määrittely oli onnistumisen osalta kriittinen asia. Työnjaon ja ennen kaikkea jatkuvuuden varmistaminen projektin jälkeen varmisti myös sen, että tuloksia hyödynnetään myös projektin jälkeen ja siihen on insentiivejä.
Omistaja LOPPURAPORTTI 10(13) 3 Arvio projektin organisoinnin ja hallinnon onnistumisesta 3.1 Arvio projektin hallinnan organisoinnin yleisperiaatteiden toimivuudesta tässä projektissa Seuraavassa arvioidaan projektin hallinnan periaatteiden toimivuutta tässä projektissa. YLEISARVIO ORGANISOINNIN YLEISPERIAATTEIDEN TOIMIVUUDESTA periaate arvio toimivuudesta Projektin hallinnon ja ok organisoinnin tulee perustua KuntaIT:n projektihallinnan ja menetelmään Avustuksen saaja sitoutuu lyhyesti hyödyntämään tuotosten toteutuksessa KuntaITarkkitehtuurityön tuloksia ja noudattamaan ratkaisun toteutuksessa KuntaITarkkitehtuurilinjauksia ja periaatteista Projektin hallinta vaiheittain lyhyesti
Omistaja LOPPURAPORTTI 11(13) 3.2 Arvio projektin organisoinnin onnistuneisuudesta Seuraavassa arvioidaan projektin organisoinnin onnistuneisuutta. YLEISARVIO PROJEKTIN ORGANISOINNIN ONNISTUNEISUUDESTA (arvio asteikolla 1-5, erittäin huonosti - erittäin hyvin) organisoinnin aihe arvio toimivuudesta arvio (1 5) Projektiorganisaatio: 4 hankkeen organisoituminen kokonaisuudessaan. Omistajan rooli 4 Ohjausryhmän rooli 3 Projektipäällikön rooli 4 Projektiryhmän rooli 4 Projektikontrollerin rooli 4 Ohjausryhmän kokousmenettely 4 ARVIO TOIMIVUUDEN TAI TOIMIMATTOMUUDEN SYISTÄ
Omistaja LOPPURAPORTTI 12(13) miksi toimi tai ei toiminut ja mitä pitäisi tehdä toisin Kehitysehdotukset / Mitä olisi pitänyt tehdä toisin? 4 Arvio muiden projektin hallinnan menettelyiden toimivuudesta Seuraavassa arvioidaan muiden projektin hallinnan menettelyiden toimivuutta. ARVIO TOIMIVUUDEN TAI TOIMIMATTOMUUDEN SYISTÄ aihe arvio toimivuudesta arvio (1 5) resurssien hallinta 5 poikkeustilanteet 4 muutosten hallinta 5 hankinnat ja sopimusten 4 hallinta riskienhallinta 4 viestintä 4 5 Kuntien kilpailutusjärjestelmä projekti omistajan näkökulmasta Omistajan arvio projektista on annettu erillisellä liitteellä. Ks. liite 1. Sähköinen kilpailutusjärjestelmä kunnille projektin loppuraportti 15.4.2014 Raili Hilakari, toimitusjohtaja KL -Kuntahankinnat Oy 6 Ehdotus tuotosten jatkokehittämiseksi Projektin tuotosten kehittäminen tapahtuu jatkossa KL-Kuntahankinnat Oy:n toimesta yhteistyössä puitejärjestelyssä valitun toimittajan ja kilpailutusjärjestelmää käyttävien kuntaorganisaatioiden kanssa. 7 Yhteenveto Kuntien kilpailutusjärjestelmä onnistunut yhteinen ratkaisu kuntaorganisaatioille. Kuntien kilpailutusjärjestelmä voidaan pitää malliesimerkkinä ICT-projektista, jossa kaikki onnistui, lukuun ottamatta markkinaoikeusvalitusta, jota oli erittäin vaikeaa ennakoida projektin aikana. Projektinhallinta ja -ohjaus toimivat erittäin hyvin sekä omistajan että rahoittajan osalta mutta myös yhteistyöorganisaatioihin
Omistaja LOPPURAPORTTI 13(13) ja piti yllä varsin kiitettävää ja nopeaa yhteistyötä ja toteutusvauhtia projektin edetessä. Kitkaton yhteistyö ja asiantunteva projektiorganisaatio olivat merkittäviä menestystekijöitä projektissa Projekti alitti valtionavustuspäätöksessä myönnetyn budjetin ja kilpailutusjärjestelmä saatiin tuotantokäyttöön kuntaorganisaatioille noin puolella budjetoidusta rahoituksesta. Toimintaa voidaan siis pitää alkuperäisiin kustannusarvioihin suhteutettuna kaiken kaikkiaan kustannustehokkaana. Kokemus osoittaa, että projekteja voidaan myös toteuttaa ali budjetoitujen varojen tuotosten laadusta tinkimättä. Markkinavalituksen takia toteutettu aikataulunmuutos ei vaikuttanut projektin tuotoksiin ja reilun puolen vuoden viivästyksen vaikutusta projektiin, perustelluista syistä, voidaan pitää vaikutuksiltaan huomattavan vähäisenä. Merkittävin seikka projektin onnistumiselle on arvion mukaan selkeästi määritelty omistajuus ja rahoitusmalli. Omistajuus oli selvillä projektia käynnistettäessä ja rahoitusmalli viimeisteltiin projektin aikana KL-kuntahankintojen toimesta yhteistyössä VM:n kanssa. Mikäli omistajuus ei olisi ollut määritelty heti käynnistysvaiheessa, projekti olisi todennäköisesti törmännyt ongelmiin, jotka ovat yleisiä erityisesti niissä julkisen hallinnon ICT-hankkeissa, joissa viedään yhteistä tuotetta tai konseptia palvelutuotantoon ilman varsinaista näkemystä tai päätöstä tuotantovaiheen omistajuudesta. Projektin omistajuus ja rahoitusmalli noudattavat talouspoliittisen ministerivaliokunnan tieto- ja viestintäteknistä linjausta projekteista (TalPol pöytäkirjanote 12.3.2013, kohta 2. Tieto- ja viestintätekniset linjaukset), jossa on määritelty periaatteet rahoituksen, tehtävien, ohjauksen, omistajuuden ja muiden roolien selkeyttämiseksi ICT-hankkeissa ja palveluissa. Periaatteita on linjattu noudatettavan kaikissa yhteisissä hankkeissa. Yleisarviona voidaan todeta projektin onnistuneen erinomaisesti ja saavuttaneen kaikki tavoitteensa. Kilpailutusjärjestelmän pohjalta on hyvä jatkaa kuntasektorin yhtenäisten hankintaprosessien kehittämistä yhteistyössä. 8 Liitteet Liite 1. Sähköinen kilpailutusjärjestelmä kunnille projektin loppuraportti 15.4.2014