Sähköinen kilpailutusjärjestelmä kunnille

Transkriptio

1 Projektin loppuraportti Laatija: Raili Hilakari, KL-Kuntahankinnat Oy

2 Hallinnollinen loppuraportti (11) Sisällys 1. Dokumentin tarkoitus Projektin organisointi Projektin ohjausryhmä, tehtävät ja jäsenet Projektipäälliköt ja tehtävät Projektiryhmä (asiakasryhmä), tehtävät ja jäsenet Seurantaryhmä, tehtävät ja jäsenet Aikataulu ja projektin läpivienti Aikataulu Eteneminen Työmäärä ja kustannukset Tavoitteet, saavutukset, tuotokset ja kokemukset Tavoitteiden täyttyminen Projektin toteutuneet tuotokset Arvio projektin onnistumisesta Projektissa ilmenneet haasteet ja niiden ratkaiseminen Arvio projektityön onnistumisesta Arvio asiakastyytyväisyydestä Hyötyarvion toteutuminen Toimenpiteet projektin jälkeen Jälkiarviointi... 11

3 Hallinnollinen loppuraportti (11) 1. Dokumentin tarkoitus Tämä dokumentti on aikana toteutetun Sähköinen kilpailutusjärjestelmä- projektin hallinnollinen loppuraportti. Projektin tavoitteena oli toteuttaa sähköinen työväline kunnallisille hankintayksiköille ja tarjouksia tekeville toimittajille sekä palveluntarjoajille käytettäväksi kaikissa hankintalain mukaisissa hankintamenettelyissä. Järjestelmä kattaa kilpailutusprosessin kaikki vaiheet sähköisen tarjouspyynnön valmistelusta hankintapäätöksen tekemiseen, rutiinitoimintojen automatisoinnin ja prosessin laadukkaan läpimenon. Tässä dokumentissa kuvataan projektin kulkua, tavoitteita ja saavutettuja tuloksia erityisesti projektin läpiviennin näkökulmasta. 2. Projektin organisointi Projektiorganisaatio toimi saumattomasti ja ammattitaitoisesti Projektin organisointi jakautui seuraaviin ryhmiin: Projektin ohjausryhmä Projektiryhmä Seurantaryhmä 2.1. Projektin ohjausryhmä, tehtävät ja jäsenet Ohjausryhmä kokoontui 6 kertaa, vastasi projektin ohjauksesta, hyväksyi projektin tuotokset ja lopputulokset. Organisaatio Nimi Tehtävä Vantaan kaupunki Hanna Ormio/Tiina Ekholm hankintajohtaja Helsinki Kari Gröndahl kehittämispäällikkö Virrat Vesa Haapamäki kaupunginjohtaja HUS Martti Hirvensalo hankintapäällikkö VM/KuntaIT Ville Veikko Ahonen neuvotteleva virkamies Kuntaliitto Simo Tanner erityisasiantuntija VM/JulkICTyksikkö Mikael Vakkari neuvotteleva virkamies KL- Kuntahankinnat Raili Hilakari toimitusjohtaja, Ohryn pj

4 Hallinnollinen loppuraportti (11) KL- Kuntahankinnat Tapio Koivisto KL- Kuntahankinnat Maria Saari projektipäällikkö, ohryn esittelijä ICT-asiantuntija, ohryn sihteeri 2.2. Projektipäällikkötja tehtävät Projektipäällikkö vastasi projektin läpiviennistä ja toteutuksen akuuteista haasteista, johti projektiryhmää sekä raportoi ohjausryhmälle. Projektipäällikönä toimi Tapio Koivisto, KL-Kuntahankinnat Oy:stä Projektiryhmä (asiakasryhmä), tehtävät ja jäsenet Projektiryhmä toteutti projektin ja kokoontui 10 kertaa. Helsinki, Kari Gröndahl, Kehittämispäällikkö Vantaa, Anne Lindblad-Ahonen, Tietohallintopäällikkö Kirkkohallitus, Kielo Virpasuo, Hankintapäällikkö, lukien hankinta-asiantuntija Carita Wuorsalo Itä-Uudenmaan kky, Maija Penttilä, Talouspäällikkö KLKH, Tapio Koivisto, ICT-hankintapäällikkö, hankkeen projektipäällikkö KLKH, Maria Saari, ICT-hankinta-asiantuntija, hankkeen sihteeri 2.4. Seurantaryhmä, tehtävät ja jäsenet Sidosryhmistä koottiin seurantaryhmä, jolle annettiin kahdessa kokouksessa informaatiota hankkeesta ja saatiin kuulla kokemuksia järjestelmän käytöstä. Ryhmässä oli ohjausryhmän ja projektiryhmän jäseniä: Raili Hilakari, Kari Gröndahl, Mikael Vakkari, Ville Veikko Ahonen, Are Saarinen, Maria Saari, Tapio Koivisto yritysten edustajia mm. OP-Pohjola ja Saarioinen Oy viranomaisten edustajia mm. TEM, Suomen yrittäjät, EK 3. Aikataulu ja projektin läpivienti 3.1. Aikataulu Projekti valmistui aikataulussa Hankeen suunniteltu päättymisaika oli ja siihen mennessä toteutui hankkeelle asetetut tavoitteet. Koulutusten ja workshoppien, joita ei voitu koulutettavien aikataulujen vuoksi, toteuttaa ennen joulua, hankkeelle haettiin ja saatiin jatkoaikaa Hankintapäätöksestä tehty valitus ei hidastanut projektin aikataulua, koska valitusajaksi tehtiin väliaikainen puitesopimus. Valitusprosessi saattoi kuitenkin vaikuttaa ensimmäisen vuoden aikana kunta-organisaatioiden halukkuuteen ottaa järjestelmä käyttöön prosessin aiheuttaman epävarmuuden vuoksi.

5 Hallinnollinen loppuraportti (11) 3.2. Eteneminen Projekti eteni sujuvasti. KL-Kuntahankinnat Oy:n henkilökunta käynnisti kilpailutuksen valmistelun jo ennen projektin käynnistämistä kesäkuussa Kilpailutusprosessi: - ennakkoilmoitus ja tekninen vuoropuhelu vko tarjouspyyntö julkaistiin tarjoukset saatiin viideltä yritykseltä: Cloudia Oy, EUS Holdings Ltd, Ixonos Business Solutions Oy / Nexamed Oy, Polycon Oy ja Timo Kivistö Consulting Oy - hankintapäätös tehtiin ja toimittajaksi valittiin joensuulainen Cloudia Oy - EUS Holdings Ltd valitti päätöksestä markkinaoikeuteen, valitusprosessin ajaksi tehtiin väliaikainen sopimus - hankintapäätös pysyi markkinaoikeudessa ja tämän jälkeen tehtiin varsinainen puitesopimus Projektin tehtävänä oli: päivittää aikaisemmin tehdyt kilpailutusjärjestelmän tekniset ja toiminnalliset vaatimusmäärittelyt määritellä kilpailutusjärjestelmän käytön palvelu- ja hinnoittelumalli valmistella kilpailutusjärjestelmän hankinnan tarjouspyyntödokumentaatio toteuttaa järjestelmän hankinta kehittää valittu ratkaisu hankinnan vaatimuksia vastaavaksi auditoida ja pilotoida ratkaisu ja koota käyttäjäpalautetta laatia järjestelmän jatkokehityssuunnitelma toteuttaa projektin eri vaiheissa tarvittavat markkinointi- ja viestintätoimenpiteet tukea ja ohjeistaa projektin aikaisia järjestelmän käyttöönottoja mm. koulutuksin 4. Työmäärä ja kustannukset VM-rahoitusta palautetaan Mm. kehittämiseen ja käyttäjätukeen varattuja määrärahoja käytettiin murto-osa. Tämä johtuu siitä, että markkinoilla oli kilpailutusvaiheessa tarjontaa ja valituksi tuli nopeasti koulutettava ja käyttöönotettava valmisjärjestelmä, ei räätälöitävä järjestelmä, niin kuin oli hankkeen alustavissa suunnitelmissa aikanaan kaavailtu markkinan ollessa vielä kehittymätöntä tällä alalla.

6 Hallinnollinen loppuraportti (11) Kokonaisbudjetti Projektiryhmän, ohjausryhmän ja seurantaryhmän omarahoitteiseksi työmääräksi budjetoitiin henkilötyötä yht. 330 htp. 500 per htp eli yht Lopullinen työmäärä oli alittui ja oli 191 htp yht sisältäen loppuraporttiin käytetyn työajan. VM:n hankkeelle maksama rahoitusosuus oli euroa, jota määrää käytettiin projektin ulkopuolisten kulujen maksamiseen. Varat oli hanketta varten avatulla pankkitilillä. Hankkeen päättyessä ulkopuolisten kulujen toteuma oli yht budjettiseurannan mukaan. Tili lopetettiin ja sen lopetussaldo oli ,89 ja talletuskorko 177,21 yhteensä ,10, mikä määrä palautetaan VM:n osoittamalle tilille. Budjettiseurannan ja pankkitilin saldon ero on 1 482,11, joka on syntynyt v aikana tapahtumista, joita ei ole voitu määrittää Kuntaliiton taloushallinnon järjestelmistä tarkkaan. Myös taloushallinnon henkilökunnassa on tapahtunut vaihdoksia, jolloin mahdollisia väärinkirjauksia on ollut haasteellista jäljittää. Kysymyksessä on marginaalinen ero. Mikäli rahoittaja haluaa, niin erotus maksetaan rahoittajalle. Liite Lopetusbudjetti, Kuntaliiton taloushallinnon muistio sekä tiliote 5. Tavoitteet, saavutukset, tuotokset ja kokemukset 5.1. Tavoitteiden täyttyminen Projekti saavutti kaikki tavoitteensa Projektin tavoitteena oli toteuttaa sähköinen työväline hankintayksiköille ja tarjouksia tekeville toimittajille ja palveluntarjoajille käytettäväksi kaikissa hankintalain mukaisissa hankintamenettelyissä. Järjestelmää pilotoivat Helsingin kaupunki ja KL-Kuntahankinnat kevään ja syksyn aikana Pilotoinnin jälkeen Helsingin kaupunki, kirkkohallitus, KL-Kuntahankinnat ottivat järjestelmän käyttöön omissa kilpailutuksissaan. Järjestelmästä tehtiin hyväksyntätestaus ja tietoturva-auditointi ulkopuolisen asiantuntijoiden toimesta v Tällä hetkellä järjestelmää käyttää yhteensä 67 kunnallista organisaatiota ja esim. hankintarenkaiden osakkaat mukaan lukien yht. 250 kunnallista käyttäjää. Rekisteröityneitä yrityksiä on järjestelmässä ja tarjouksia on tehnyt yritystä tai muuta yhteisöä. Liite Statistiikkaraportti Kokemukset ovat positiivisia ja kannustavia Cloudia Oy:n toimitusjohtaja Are Saarinen Sähköisen kilpailutusratkaisun kilpailutus ja projekti toimittajan näkökulmasta

7 Hallinnollinen loppuraportti (11) Kilpailutuksen alkuvaiheessa käyty tekninen vuoropuhelu oli erittäin tarpeellinen ja mahdollisti toimittajalle hankkeen tavoitteiden tarkemman hahmottamisen ja keskustelun projektin tavoitteista, sekä aikataulusta. Puitesopimuksen pituus, kahdeksan vuotta, antaa toimittajalle varmuuden jatkuvuudesta, sekä mahdollisuuden panostaa palvelun pitkäkestoiseen kehittämiseen ja kokonaisvaltaiseen asiakkaiden tarpeiden täyttämiseen. Toimittajille esitetyt vaatimukset olivat projektin luonne huomioon ottaen riittävän tiukkoja ja niille oli annettu järkevä aika toteuttaa, esim. ISO tietoturvallisuudenhallintajärjestelmä. Projektirahoituksella on voitu kehittää sellaisia ominaisuuksia, joita kaupallisessa lähestymisessä ei välttämättä, ainakaan nyt toteutetussa laajuudessa, olisi tehty, näistä merkittävimpänä ovat ominaisuudet, jotka mahdollistavat parhaiden käytäntöjen ja yhteisöllisyyden edistämisen käyttäjien omaehtoisella toiminnalla. Projektin aikainen projekti- ja ohjausryhmä työskentely on ollut hankinnan- ja projektin laajuuteen ja tavoitteisiin nähden riittävän ketterää ja ohjaavaa. Siitä toimittajan näkökulmasta iso kiitos palvelun omistajalle KL- Kuntahankinnoille, joka on näiden ryhmien työskentelystä vastannut. Yhteistyön voi uskoa jatkuvan hedelmällisenä, varsinaisen projektin päätyttyäkin. Hankinnan yhteiskunnallinen vaikutus on suurimmillaan palvelun käytöstä kansantaloudelle saatavissa hyödyissä, joita on mm. hankintayksiköiden työajan kohdentuminen rutiineista substanssiin, eli laadukkaampiin kilpailutuksiin, turhien hylkäysten väheneminen, yritysten helpottuneena tarjoamisena ja sitä kautta lisääntyneeseen tarjousten määrään ja kilpailuun. Saapuneiden tarjousten määrä per kilpailutus on kaksinkertaistunut sähköisen menettelyn yleistyessä. Myös tarjouspyyntöihin tutustuneiden määrä on kasvanut samassa suhteessa, siten tavoite lisätä yritysten mahdollisuutta osallistua julkisiin hankintoihin on erittäin hyvin toteutunut. Lisäksi hankinta on luonut varovaisestikin arvioituna vähintään viisi kokoaikaista vakituista työpaikkaa Suomeen Joensuuhun. Lisäksi hankkeen kautta saadut referenssit ovat olleet ensiarvoisen tärkeitä toimittajan kansainvälistyessä EU/Eta-alueella, jossa tämäntapaisilla palveluilla on kasvava kysyntä lähivuosina. Liite Projektin päätöstilaisuus, Esitys, Are Saarinen Helsingin kaupungin hankintakeskuksen kehityspäällikkö Kari Gröndahl Helsingin kaupungin hankintakeskus otti kilpailutusjärjestelmän käyttöön keväällä Käyttöönoton jälkeen on lähes kaikki kilpailutukset tehty järjestelmän avulla. Tehtyjä kilpailutuksia on noin 170. Tavaroita ja palveluita on kilpailutettu lähes yhtä paljon. Valtaosa kilpailutuksista on tehty avoimella menettelyllä. Huutokauppaa on käytetty viimeisen puolen vuoden aikana kahdesti. Tarjouksia on saatu yhteensä noin Kokemukset järjestelmän käytöstä ovat erittäin myönteisiä. Prosessi on tehostunut eri työvaiheissa. Järjestelmän käytölle asetetut tavoitteet on saavutettu. Tarjoajilta ei ole tullut juurikaan negatiivista palautetta.

8 Hallinnollinen loppuraportti (11) Järjestelmän toimittaja on myös kehittänyt järjestelmää sopimuskauden aikana uusilla käyttöä helpottavilla ominaisuuksilla. KL-Kuntahankinnat Oy: edustajien kokemuksia projektissa Puitejärjestelyyn liittymisen toimintamallista on tehty mahdollisimman sujuva laatimalla tarvittava materiaali, mm. palvelun kuvaukset ja esittelyt, liittymissitoumus ja asiakaskohtainen sopimuspohja huolellisesti. Kuntaorganisaatio toimittaa sähköpostitse Kuntahankinnoille liittymissitoumuksen, jonka perusteella Kuntahankinnat antaa toimittajalle yleensä jo saman päivän aikana luvan asiakassopimuksen tekemisekseen valmiin mallin pohjalta. Myös verkosta tarjottavan palvelun varsinainen käyttöönottoprosessi on erittäin nopea. Yhteistyö KL-Kuntahankintojen ja Cloudia Oy:n välillä on sujunut saumattomasti ja se on ollut aktiivista ja kehittämispainotteista. KL-Kuntahankinnat kiittää VM:n JulkICT-yksikköä annetusta mahdollisuudesta saada omalta osaltaan edistää sähköisen kilpailutuksen käyttöönottoa kuntasektorilla. Samoin kiitokset projektiorganisaatioille ammattimaisesta toiminnasta hankinnan kehittämisessä ja virtaviivaistamisessa Projektin toteutuneet tuotokset Kaikki suunnitellut tuotokset toteutettiin projektisuunnitelman mukaisesti Määritys, kilpailutus ja sopimus kokonaisuus sisältää järjestelmän määrityksen, kilpailutuksen sekä toimittajan kanssa tehtävän sopimuksen Vaatimusmäärittely 7-9/2011 projektiryhmässä Tarjouspyyntö 10/ tarjousta, toimittajaksi valittiin Cloudia Oy Markkinaoikeusvalitus Väliaikainen sopimus 3/2012 -> MAOn päätös 12/2012 -> lopullinen puitesopimus Pilotointi ja käyttöönotto Kokonaisuus sisälsi ennalta ilmoittautuneet järjestelmän pilotoijat (projektiin osallistuvat sitoumuksen antaneet) sekä varsinaiset käyttöönotot Pilotointi 4-5/2012 Helsingin kaupunki, KL-Kuntahankinnat Hyväksymistestaus Tietoturva-auditointi

9 Hallinnollinen loppuraportti (11) Jatkokehitys VAHTI 3/2011 ( Valtion ICT-hankintojen tietoturvaohje ) mukainen tietoturvatasoauditointi Sen jälkeen normaaleja asiakaskäyttöönottoja Kokonaisuus sisälsi käyttökokemusten perusteella sekä jo ennalta määritellyt jatkokehityskohteet Tarjouspyynnön V2-vaatimukset (vuoden sisällä puitesopimuksesta) Tarjouspyynnössä määriteltyjä kehityskohteita ei teetetty Termistöprojekti Järjestelmän yhteistyön ja yhteisöllisyyden kehittäminen Koulutukset 2013 Toteutuneet koulutukset /2013 jatkokoulutus, Helsinki (50 henkeä) 12/2013 jatkokoulutus, Helsinki (18 henkeä) 12/2013 jatkokoulutus, Oulu (30 henkeä) Koulutukset & workshopit /2014 Jatkokoulutus, Pori (30 henkeä) Jatkokoulutus, Helsinki (30 henkeä) Jatkokoulutus, Turku (30 henkeä) Urakka-workshop, webinaari, Joensuu Huuto-workshop, webinaari, Joensuu lisäkoulutus/webinaari kevään 2014 aikana Edellä mainittujen koulutusten tallennus ja tallenteiden vienti järjestelmään myöhempien käyttäjien hyödynnettäväksi markkinointi- ja viestintätoimenpiteet projektia ja palvelua on esitelty erilaisissa tilaisuuksissa, mm. hankinta-alan seminaarit, messut ja muut tapahtumat, projektin eri vaiheissa tietoisuuden lisäämiseksi asiakaskentässä projektin etenemisestä ja palvelun käyttöönotosta on tiedotettu www-sivuilla ja sähköpostitse Kuntahankintojen ja JulkICT:n kautta palvelun esitemateriaali on laadittu yhdessä toimittajan kanssa ja sitä on jaettu sähköpostitse sekä paperisena tapahtumissa Liite Projektin päätöskokous, helmikuu 2014, Tapio Koivisto

10 Hallinnollinen loppuraportti (11) 6. Arvio projektin onnistumisesta 6.1. Projektissa ilmenneet haasteet ja niiden ratkaiseminen Projektissa ei ilmennyt haasteita Projektissa ei ilmennyt haasteita millään tavoin, ellei KL-Kuntahankinnat Oy:n hankintapäätöksestä tehtyä valitusta ja valituksiin vastaamiseen käytettyä aikaa ja mahdollista asiakkaiden varovaisuutta liittyä sopimukseen haasteeksi katsota Arvio projektityön onnistumisesta Projektityö onnistui hyvin Ryhmät olivat motivoituneita, toimivat tehokkaasti ja ammattitaitoisesti, kokoukset oli suunniteltu hyvin ja aikataulut pitivät. Yhteistyö ryhmien ja järjestelmätoimittajan Cloudian asiantuntijoiden kanssa oli vuorovaikutteista ja säännöllistä Arvio asiakastyytyväisyydestä Asiakaspalaute tasolla 4 KL-Kuntahankintojen v toteuttaman asiakaspalautekyselyn mukaan järjestelmän käyttäjien palaute oli 4 asteikolla 1-5. Liite Asiakaspalautekysely Muu palaute myös hyvää Koulutustilaisuuksissa on saatu osanottajilta myös positiivista palautetta. Samoin yritysten palaute on ollut positiivista (käyttö veloituksetonta, järjestelmä ohjaa tarjouksen tekoa, virheiltä vältytään). Järjestelmän ollessa avoin kaikille myös kilpailutusdokumentit ovat tulleet helposti kaikkien ulottuvilla ja dokumentit vakioituneet. Tällöin hyvät käytännöt ovat levinneet kunnalliseen hankintatoimeen Hyötyarvion toteutuminen Arvioidut hyödyt toteutuivat PROJEKTIN TUOTOKSILLA TAVOITELTAVAT TULOKSET tulosalue tulokset ja hyödyt hyödynsaajataho mittari Käyttäjä- Hankintayksiköt organisaatiot Tehostaa yksiköiden hankintaprosessia Eri hankintamenettelyjä tukeva ratkaisu, Läpimenoaika Kilpailutuksen hinta? Kunnat Parantaa laatua, vähentää virheitä ja markkinaoikeusprosesseja Resurssisäästöt itjärjestelmäkustannuksissa, ei tarvita omaa investointia Hankintayksiköt Kunnat, hankintayksiköt MAO-valitukset Käyttöönotot

11 Hallinnollinen loppuraportti (11) Käyttäjäorganisaatiot Hallinnollisen taakan väheneminen (tietojen toimittaminen, tarjouspyynnön teko, tarjouksen teko) Hankintayksiköt, Tarjoajat Hankintojen hallinnolliset kustannukset Käyttäjäorganisaatiot Paremmat tarjoukset Hankintayksiköt Sopimusaikaiset kustannukset Käyttäjäorganisaatiot Paremmat valinnat Hankintayksiköt Sopimusaikaiset kustannukset Käyttäjäorganisaatiot Käyttäjäorganisaatiot Käyttäjäorganisaatiot Helpotetaan toimittajien tasapuolista kohtelua Parantaa tiedonvälitystä Paremmat työvälineet ryhmätyöskentelylle Hankintayksiköt, tarjoajat Hankintayksiköt, tarjoajat Hankintayksiköt, tarjoajat Tarjoajien määrä, MAO-valitukset Tarjousten määrä Yhteishankintojen määrä.. Palvelutuotanto Paremmat palvelut Kuntalainen Käyttäjä/asiakastyytyväisyys 7. Toimenpiteet projektin jälkeen Normaali sopimusseuranta käyttöön Sähköinen kilpailutusjärjestelmä on kuntasektorilla ja KL- Kuntahankinnoissa tuotantokäytössä ja Cloudia Oy kehittää järjestelmää asiakastarpeiden mukaan. Puitesopimuksen sopimusseurannasta vastaa KL-Kuntahankinnat Oy, joka järjestää 3-4 kertaa vuodessa säännöllisiä ja vakio-agendaisia seurantakokouksia Cloudia Oy:n kanssa. Seurantapalavereihin voi osallistua myös asiakkaiden edustajia sekä projektiorganisaatioon osallistuneita henkilöitä. Kehittämisworkshopeissa tai vastaavissa, joihin osallistuu Cloudian ja Kuntahankintojen, projektiorganisaation ml. JulkICT sekä esim. sidosryhmien edustajia, tarkastellaan kehittämiskohteita ja sovitaan niiden ajoituksesta tarkemmin. 8. Jälki-arviointi Ei omaa prosessia tarpeen luoda. Jälki-arviointia voidaan tehdä luontevasti sopimusvalvonnan yhteydessä ja kutsua mm. ohjausryhmän tai projektiryhmän jäseniä saamaan informaatiota järjestelmän käytöstä, kehittämisestä ja kokemuksista. Muuta prosessia jälkiarviointiin ei ole tarpeen luoda.