Kuntien kilpailutusjärjestelmä

Transkriptio

1 Kuntien kilpailutusjärjestelmä JUHTA Mikael Vakkari, neuvotteleva virkamies, VM / JulkICT / YRO Raili Hilakari, toimitusjohtaja, KL kuntahankinnat Oy

2 Kilpailutusjärjestelmä Tavoitteena oli kaikkien tarjouspyynnön valmistelusta hankintapäätöksen tekemiseen liittyvien työvaiheiden sähköistäminen, rutiinitoimintojen automatisointi ja kilpailutusprosessin läpimenon laadukas tehostaminen Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 2

3 Toteutusprojektin tavoitteet Kehittynyt hankintatyökalu Tukee kuntia niiden suorittaessa julkisiin hankintoihin liittyviä kilpailutuksia sekä toimittajia ja palveluntarjoajia niiden osallistuessa näihin kilpailutuksiin Tukee palvelujen ja tuotteiden kilpailutusta yleisesti käytetyillä hankintamenettelyillä Toteutus kunnille suunnattavana palveluna Selainkäyttöinen (pilvipalvelu) Integroitavissa muihin järjestelmiin Yhden toimijan puitejärjestely Helppo ja vaivaton saatavuus kuntaorganisaatioille Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 3

4 Laadulliset tavoitteet Kustannustehokkuus hankinnoissa Kustannukset, aika ja henkilötyömäärä Kilpailutusprosessin yhdenmukaistaminen ja tehostaminen Sähköinen kilpailutusprosessi tarjouspyynnön valmistelusta hankintapäätökseen Laadukkaammat kilpailutukset Virheiden ehkäisy tarjouspyynnöissä ja vertailuissa Sähköinen työväline hankintayksiköille, toimittajille ja palveluntarjoajille Tehostaa yhteistyötä, yhtenäistää prosessia Sopimusten hallinta Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 4

5 Projektin käynnistys Alustava hinnoittelu ja liiketoimintamalli palvelulle KIVA-projektissa 2010 Tausta vuodelta 2008 Käynnistyspäätös keväällä 2011 JUHTA, VM ja KL-Kuntahankinnat Oy Valtiovarainministeriön käynnistyspäätös ja valtionavustuspäätös projektille Valtionavustus ajalle Jatko Valtionavustus n. 693,351 Omarahoitusosuus n. 165,000 Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 5

6 Projektin hallinta Ohjausryhmä VM, Kuntahankinnat, Helsinki, Vantaa, Virrat, HUS Projektiryhmä KL-Kuntahankinnat, Helsinki, Itä Uudenmaan koulutuskuntayhtymä, Kirkkohallitus, Cloudia Oy Seurantaryhmät Projektin aikana järjestetty infotilaisuuksia mm. valtion ja kuntaorganisaatioiden edustajille, elinkeinoelämän etujärjestöille ja tarjoajayrityksille Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 6

7 Projektin tulokset Tavoitteet saavutettiin huomattavasti alle arvioidun budjetin (n. 50%) Hankittu ja käyttöönotettu järjestelmä Täyttää toiminnalliset vaatimukset Käyttöönottotavoitteet (70+ organisaatiota) saavutettu Käyttöönoton tuelle ja jatkuvalle kehittämiselle luotu toimintaperiaatteet Markkinointi, viestintä ja sidosryhmäyhteistyö Laadulliset tavoitteet saavutettu (*) Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 7

8 Miksi onnistuttiin? Huolellinen valmistelutyö Keskitetty rahoitusmalli Palvelu- ja hinnoittelumalli Palvelulle selkeä tarve kuntasektorilla Selkeät tavoitteet Omistaja sovittiin valmisteluvaiheessa Sekä omistaja että toimittaja sitoutuneita palveluun ja toteutukseen Hyvä projektinhallinta Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 8

9 KL-Kuntahankinnat Oy:n rooli ja kokemukset kilpailutus istui Kuntahankintojen toimintamalliin yhteishankintayksikkönä silti omistajuuden haltuunotto ja vastuut mietityttivät, samoin muu byrokratia oli turha ennakkoluulo esivalmistelut oli tehty hyvin, projektiorganisaatio työskenteli ammattimaisesti, raportointi ja yhteistyö pelasivat, markkinat olivat kehittyneet valmistelun aikana ja tarjontaa oli Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 9

10 Kilpailutus saatiin 5 tarjousta valittiin Cloudia Oy:n valmistuote, joka oli jo käytössä muutamissa kunnissa puitesopimus vuoden optiot Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 10

11 Roolit Cloudia Oy asiakassopimukset, asiakaslaskutus, kehittämistarpeiden esittäminen, viestintä ja markkinointi, pääkäyttäjätuki, käyttäjäkoulutus, HelpDesk Asiakkaat palvelun käyttö, kehittämistarpeiden esittäminen, reklamaatiot, osallistuminen projektiryhmään ja koulutuksiin Kuntahankinnat omistajuus/palvelupäällikkö (uusi tehtävä), järjestelmän oma käyttö, kehittämistarpeiden koordinointi, reklamaatiot, laskutuksen seuranta, projektiryhmän veto, koulutusten/workshoppien järjestäminen Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 11

12 Tilanne syksyllä 2014 käyttäjiksi liittynyt 80 asiakasta, suurimpana Helsinki tehty 3300 kilpailutusta laajoja puitejärjestelyjä mm. Kuntahankintojen teleoperaattorikilpailutus paljon yksittäisiä pienhankintoja Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 12

13 Statistiikkaa 2014 julkaistuja kilpailutuksia yli 3300 kpl o joista EU-kilpailutuksia yli 1200 kpl o joista kansallisia kilpailutuksia yli 1600 kpl o joista pienhankintoja yli 400 kpl tavarahankintoja noin puolet eli 1800 kpl palveluhankintoja yli 900 kpl urakkahankintoja lähes 400 kpl terveydenhuollon hankintoja lähes 200 kpl yleisin menettely Avoin menettely seuraavaksi yleisimmät Rajoitettu menettely, neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 13

14 Statistiikkaa 2014 sähköinen kilpailuttaminen on lisännyt tarjoamista: o 16,1 tutustunutta tarjoajaa per julkaistu kilpailutus o 6,2 saapunutta tarjousta per kilpailutus puitejärjestelyssä optiona sopimusajan hallinta on myös otettu hyvin vastaan: o jo yli puolet sitoutuneista tahoista ottanut käyttöön o käytön laajentumisen trendi on vahvasti ja selvästi nouseva Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 14

15 Tilanne syksyllä 2014 yhtenäinen ohjattu sähköinen hankintaprosessi alusta loppuun vertailun ja pisteytyksen automatisointi, hankinta-asiakirjojen automatiikka, kysymys/vastausprosessi, turhien hylkäysten loppuminen ja hankintadatan keskittäminen avoin, helppo, osallistava tarjouspyynnöt kaikkien saatavilla silti oppimisprosessi kuntien odotukset järjestelmän kehittämiselle vaihtelevat kunnan kulttuurin mukaan selkeämpi layout kehityspolkuna Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 15

16 Kehitys suunnitellaan yhdessä Kuntahankintojen, Cloudian ja käyttäjien kanssa Cloudian viesti: perusjärjestelmän kilpailutusosiota ei kehitetä, uusi ominaisuuksia/palveluita mm. sopimushallintaa kyllä ottaen huomioon mm. uuden hankintalain vaatimukset Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 16

17 Tilanne syksyllä 2014 kehityspäivä Kuntatalolla asiakkaiden pääkäyttäjiä mukana 20 + Cloudian ja Kuntahankintojen edustajat kustannuksista vastasi Kuntahankinnat käytiin läpi Cloudialle saapuneet kehitysehdotukset ja priorisoitiin kehitykseen vietävät kohteet kehittämiseen ei yhteistä rahoitusta, järjestelmän jatkokehityksen kustannuksista vastaa Cloudia lopullisen päätöksen tuotantoon menevistä kehityskohteista tekee Cloudia Cloudia tiedottaa asiakkaita/kuntahankintoja stepeistä jatkossa kehityspäiviä 1-2 kertaa vuodessa Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 17

18 Tilanne syksyllä 2014 tarjontaa markkinoilla mm. Vismalla, Baswarella, muilla? pienhankintatyökalu Tarjoovalla, Hankinta- Sammolla syksyllä 2016 arvioidaan onko syytä kilpailuttaa uudelleen (markkinat, hinnoittelu, kehittäminen) kuntien muutospaineet ja talous haastavat osaltaan käytön laajentumista järjestelmähankinnat jäissä Osasto JulkICT-toiminto pp.kk.vvvv pp.kk.vvvv 18