Talousarvion 2013 täytäntöönpano-ohjeet

Hallitus 17 16.01.2013 Talousarvion 2013 täytäntöönpano-ohjeet H 17 1. YLEISTÄ Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän valtuusto on hy väksy nyt 17.12.2012 vuoden 2013 talousarvion. Talousarvion laa din nan läh tö koh ta tie toi na on käytetty Kainuun maakunta -kun ta yh ty män so si aali- ja terveystoimialan vuosien 2005-2011 ti lin pää tös tie to ja ja vuoden 2012 arvioitua toteutumaa. Vertailutiedoissa ovat mu ka na myös ai em min yhteisiin palveluihin kuuluneet tukipalvelut. Taus ta tie to jen laskenta perus tuu Kuntaliiton ennusteisiin ja valtion pe rus pal ve lu oh jel maan 2013-2016. Vuoden 2013 talousarvio perustuu 6,7 prosentin menojen ko ko nais kasvul le v. 2102 käyttösuunnitelmaan nähden. Käytännössä tämä tar koit taa si tä, että toimintojen laajentamiseen ja palvelutarpeen kas vu tulee tyy dyttää lisäämällä palvelujen tuottavuutta ja vai kut ta vuut ta. Esitetyllä kas vul la pystytään turvamaan vain kustannustason nou sus ta johtuva me no jen kasvu. Marraskuun lopun arvioiden mukaan vuoden 2012 menojen kasvu näyttää nousevan sosiaali- ja terveystoimen osalta talousarvioon ja ali jää mää syntyy sen hetken arvioiden mukaan noin 13 miljoonaa eu roa. Yli tys johtuu pääasiassa henkilöstökulujen ja asia kas pal ve lui den kasvusta sekä verotulojen huomattavasta vähenemisestä mää rä ra hoi hin nähden. Täl lä hetkellä maakunnan palveluksessa on 35 hen ki lö työ vuot ta vä hemmän kuin vuosi sitten vastaavana aikana kes ki mää rin. Tavoitteena oli 100 henkilötyövuoden vähennys v.2012 ai ka na. Henkilöstömäärä ei voi kas vaa vuonna 2013. Täyt tö lu pa me net te lyä jatketaan siten, että hen ki lös tö mää rä ei kasva vuon na 2013. Talouden tasapainottamiseksi ja talousarviossa pysymisen var mis ta misek si maakuntayhtymän yhtymähallitus on käynnistänyt seu raa vat toimen pi teet v. 2012 aikana: 1.Riskianalyysi 2012 budjetista tulosalueittain 2.Henkilöstön käyttöä ja rakennetta koskeva selvitys 3.Talousarvion sopeuttamisohjelman laadinta ja tehtävien prio ri soin ti. Suun ni tel ma tehdään 0-budjetointiperiaatteella, eikä siinä sallita yli tyksiä. Selvitetään tarvittavat rakenteelliset muutokset ja eri yk si köi den yhdis tä mis mah dol li suu det. 4.Henkilöstöpäätöksiin liittyvän prosessin kehittäminen 5.Työsopimusta ja virkamääräystä ei voi tehdä ilman täyttölupaa ei kä ti-

lan teis sa, joissa tulosalueen talousarvio on ylittymässä. 6.Sisäisten sijaisten ja vakituisten varahenkilöstön käyttöä te hos te taan. 7.Tehdään Oulun yliopistollisen sairaalan laskutuksesta ja sen pe rusteis ta selvitys 8.Tehdään vanhuspalveluiden asumispalvelupaikkoja ja rakennetta koske va selvitys. Tätä asiaa koskeva valtuustoaloite on jo käsitelty v.2012. 9.Tehdään selvitykset vammaispalveluiden asumispalvelujen yk sik kökoon kasvattamisesta ja kuljetuspalveluista. 10.Erikoissairaanhoidon tulevaisuuteen liittyvässä kehittämistyössä huomioi daan sopeuttamistoimenpiteiden tarve. (Yhteinen konsultti) 11.Käynnistetään Kainuun kuntatalouden tasapainottamisohjelman (2012-2015) laadinta yhteistyössä kuntien kanssa. Vuoden 2013 osalta käynnistetään erikseen talouden ta sa pai not ta misoh jel man laatiminen. Kuntayhtymän tilikartta on uudistettu 2013 alusta lukien siten, että kunta koh tai nen raportointi on mahdollista. Tarkemmat ohjeet an na te taan Kai mas sa: (http://kaima.kainuu.fi/hallitus /(ta lo us pal ve lut/ti li kart ta). 2. TALOUSARVION SITOVUUS JA KÄYTTÖSUUNNITELMAT Talousarvio 2013 on maakuntavaltuustoon nähden sitova. In ves toin tien osal ta sitovuustaso on kuntayhtymätaso. Valtuusto on hyväksynyt talousarvion ja taloussuunnitelman tu los alueil le mää rä ra ho jen ja tuloarvioiden osalta bruttona. Kun ta yh ty män tasolla sito vuus ta so on toimintakate. Valtuuston hyväksymään ta lous ar vi oon perus tu vat käyttösuunnitelmat hyväksyy alaisensa toi min nan osalta hal li tus tai liikelaitoksen johtokunta. Tulosalueiden ja lii ke lai tos ten ta lous ar vion pitävyyttä seuraavat tulosaluejohtajat. Pi tä vyy des tä vastaavat tu los alueiden ja liikelaitoksen johtaja, jotka ovat oman tulosalueensa kun ta lain mukaisia tilivelvollisia. Tarvittavat mää rä ra ha siir rot tulee tehdä vas tuualuei den ja tulosyksikköjen kes ken siten, että tulosalueen talousarvio ei ylity. Talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää kuntayhtymän val tuus to, jos määrärahat ylittyvät tai toiminnalliset tavoitteet alittuvat. Muu toin käyttö suun ni tel mien muutoksista päätetään seuraavasti: Kuntayhtymän johtaja päättää määrärahojen siirroista tulosalueiden kesken budjettimäärärahan puitteissa. Tulosalueiden ja liikelaitoksen johtaja päättävät tulosalueen ja lii ke lai toksen käyttösuunnitelman jakamisesta vastuualueille ja vas tuu alu een johta jat päättävät oman vastuualueensa käyttösuunnitelman ja ka mi ses ta tu los yk si köil le.

Investointimäärärahojen jakamisesta eri hankkeille ja projekteille päät tää kun ta yh ty män johtaja tai liikelaitoksen johtaja. Talousarvioon sisältyviä määrärahoja voidaan käyttää vain käyt tö suun nitel mas sa määriteltyyn tarkoitukseen ja siinä ilmaistujen ta voit tei den mukai ses ti. 3. HENKILÖSTÖÖN LIITTYVÄT OHJEET Täyttölupamenettely Sähköinen Laura rekrytointijärjestelmä/täyttölupajärjestelmä tullaan otta maan käyttöön vuoden 2013 alussa. Käyttökoulutus järjestetään kaikille esimiehille myöhemmin sovittavana aikana. Toistaiseksi voimassa oleva palvelussuhde Ennen avoimeksi tulleen viran tai toimen täyttölupamenettelyn aloit ta mista on ensin selvitettävä, voidaanko toimintaprosesseja muut ta mal la löytää muita vaihtoehtoja tai siirtää henkilöstöä jostain muusta yk si kös tä tai voiko joku muu yksikkö suorittaa työn omana pal ve lu naan. Jos viran tai toimen täyttäminen on välttämätöntä, on sel vi tet tä vä mahdollisuudet ottaa tehtävään maakunnan vakinaisessa pal ve lus suh tees sa oleva hen kilö. Silloin kun palvelutarve ehdottomasti edellyttää uuteen pal ve lu suh teeseen ottamista, täyttölupa anotaan sähköisessä Lau ra-rek ry toin ti jär jestel mäs sä. Täyttölupatyöryhmän jäseniä ovat kuntayhtymän joh ta ja, henki lös tö joh ta ja, hallintojohtaja sekä ne tulosalueen johtajat, joi den täyt tö lupa esi tyk siä on käsiteltävänä kokouksessa. Täyt tö lu pa esi tys käsitellään täyt tö lu pa työ ryh mäs sä, jonka jälkeen päätöksen tu los alu een sa hen ki löstön osalta tekee tulosalueen johtaja. Asian tun ti ja na työryhmässä kuullaan Rekrytointi ja -tukipalvelut yksikön pääl lik köä. Täyttölupatyöryhmä ko koon tuu erikseen määriteltyinä ko kous päi vi nä kaksi kertaa kuu kaudes sa. Täyttölupaesitykseen pitää liittää mukaan henkilöstömenojen ja hen ki lötyö vuo sien kuukausikohtainen seurantaraportti. Tätä varten on eril li set hen ki lös tö me no jen seurantataulukot (excel) Y-asemalla: \Hen ki lös tö meno jen seuranta\2013\. Perustellun täyttölupaesityksen pal ve lus suh teeseen ottamisesta tekee tulosaluejohtaja, joka toi mit taa anomuksen täyttö lu pa työ ryh män käsiteltäväksi. Määräaikainen palvelussuhde Määräaikaisen hoitohenkilökunnan täyttölupaesitykset esimiehet toi mitta vat Rekrytointi ja tukipalvelut -yksikköön neljä (4) työpäivää en nen täyttö lu pa työ ryh män kokousta.

Täyttölupa määräaikaisen hoitohenkilökunnan osalta tarvitaan: - kaikista yli 14 vrk kestävistä sijaisuuksista - kaikista niistä työajan muutoksista, jotka nostavat HTV:tä (esim. osa-ai kai sen työajan muutoksista, myös vakituisten). Määräaikaisten työntekijöiden työsopimukset laaditaan Rekrytointi ja tuki pal ve lut -yksikössä. Rekrytointi ja tukipalvelut -yksikkö huolehtii si jaisen hankkimisesta saatuaan esimieheltä täyttölupanumerolla va rus te tun säh köi sen sijaispyynnön. Täyttölupamenettely ei koske lääkäreitä, psykologeja eikä so si aa li työn teki jöi tä. Määräaikaisen toimen täyttäminen - hoitohenkilökunta Hoitohenkilökunnan sijaisuuksien käyttöä koordinoidaan Rekrytointi ja tu ki pal ve lut -yksiköstä. Lyhytaikaiset sijaisuudet on ensisijaisesti hoi detta va erilaisilla töiden järjestelyillä, kuten tehtäviä priorisoimalla, työ ai kalain 35 :n mukaisesti työntekijän suostumuksella tai töiden jär jes te lyi hin liittyvästä painavasta syystä työvuoroluetteloja muut ta mal la tai yh teistyös sä toisen yksikön kanssa henkilöstöä vä li ai kai ses ti siirtämällä. Työnantajalla on oikeus muuttaa työvuoroluetteloita. Työnantaja voi vedo ta työaikalain 35.2 :n momentissa todettuun painavaan syyhyn työvuo ro luet te lon muuttamistilanteissa. Painavana syynä työ vuo ro luet te lon muut ta mi seen voidaan pitää mm. toiminnallisia syitä esim. en nal ta arvaa mat to mia poissaoloja. Lyhytaikaisiin ennalta ar vaa mat to miin alle kolme (1-3) päivää kestäviin poissaoloihin saadaan käyt tää sijaista vain, mi kä li palvelutarve tätä ehdottomasti edellyttää. Palvelutarpeen edellyttämän äkillisen poissaolon sijaisuuteen esi mies va raa varahenkilön sähköisen varausjärjestelmän kautta, joka on käy tettä vis sä 24h/vrk ja 7pv/vko. Jos varahenkilöä ei ole järjestelmästä käy tettä vis sä, tulee poissaolon aiheuttama henkilöstötarve hoitaa en si si jai ses ti työ vuo ro ja vaihtamalla ja/tai yhteistyössä toisen yk si kön kanssa. Esimiehellä ei ole toimivaltaa luvata ulkopuolisille sijaisille työtä suul lises ti eikä työvuorotaulukkoon työvuoroja suunnittelemalla. Muu henkilökunta Muun henkilöstön osalta on täyttökielto, mikä koskee sekä vakituista et tä määräaikaista henkilöstöä. Vain toiminnan turvaamisen kan nal ta eh dotto man välttämättömän henkilöstön palvelussuhteeseen ot ta mi ses ta voi tulosaluejohtaja tehdä perustellun täyttölupaesityksen pal ve lus suh teeseen ottamisesta ja hän toimittaa anomuksen täyt tö lu pa työ ryh män kä sitel tä väk si.

Kokonaisvaltainen suunnitelma vuosilomista - hoi to hen ki lö kun ta Lomanmääräytymisvuoden 2013 vuosilomaoikeuden, joka on ker ty nyt 1.4.2012 alkaen ja kertyy 31.3.2013 saakka, mukaisten vuo si lo ma päivien pitäminen on mahdollista aloittaa 1.1.2013 alkaen. Vuo si lo ma suunni tel mien tekemisessä periaatteena on, että lomakaudelle 1.1. - 30.9. myön net tä vis tä vuosilomista on oltava suunnitelma 28.2. men nes sä ja lo ma kau del le 1.10. - 30.4 aikana pidettävistä vuo si lo mis ta 31.8. mennes sä. Yksiköt, joissa työskentelee hoi to hen ki lö kun taa ja vuosilomien ajak si tarvitaan sijaisia, toimittavat vuo si lo ma suun ni tel man Rekrytointi ja tu ki pal ve lut -yksikköön kyseiseen mää rä ai kaan mennessä. Vuosilomat suun ni tel laan yhtäjaksoiseen ket juun. Ne yksiköt, joihin on perustettu sisäi sen sijaisen vakansseja, vuo si lo mien sijaisuudet hoidetaan en si si jaises ti sisäisillä sijaisilla eli sis seil lä. Vuosilomat vahvistetaan sen jälkeen, kun Rekrytointi ja tukipalvelut -yksi kön kanssa on sovittu sijaisista. Rekrytointi ja tukipalvelut -yk sik kö järjes tää vuosilomien sijaisuudet, tällöin täyttölupaesitystä ei tar vi ta. Tarken ne tut vuosilomamääräykset löytyvät hen ki lös tö pal ve lui den sään nöistä ja ohjeista. Eläköityvien osalta vuosilomien keskittämistä palvelussuhteen päät ty misen yhteyteen on vältettävä, joten vuosilomat tulee suunnitella nor maa lin vuo si lo ma suun nit te lun mukaisesti ketjuihin. Vuosilomien suunnittelussa on huomioitava sijaisten rajoitettu saa tavuus. Tavoitteena on, että vuosilomat ovat tasaisesti ketjussa ym pä ri vuo den eivätkä vuosilomat painotu kevätkaudelle, jolloin ns. ar ki py hä listat aiheuttavat lisähenkilöstön tarvetta. Sairausloman myöntäminen Kuntayhtymän hallinnollisen ohjeen mukaisesti sairauspoissaolon kestäes sä enintään kolme kalenteripäivää, poissaolon syyn sel vi tyk sek si riittää oman esimiehen antama lupa työntekijän kirjallisen il moi tuk sen perus teel la. Mikäli hakija tekee itse hakemuksensa web Tal len nuk ses sa, sai raus lo ma ha ke muk sen yhteydessä oleva säh köi nen vakuus on riit tävä. Mikäli sairaus jatkuu, saa viranhaltija/työntekijä olla pois aikaisempi poissa olo mukaan lukien yhteensä enintään yhdeksän ka len te ri päi vää tervey den hoi ta jan/sai raan hoi ta jan antamalla työ ky vyt tö myys to dis tuk sel la. Sairausloman jatkuessa yli yhdeksän (9) arkipäivää tar vi taan aina hy väksyt tä vä lääkärintodistus. Ulkomaille tehtävät virka-, virantoimitus- ja koulutusmatkat

Ulkomaille tehtävät virka-, virantoimitus- ja koulutusmatkat hyväksyy esimie hen esimies, kuitenkin siten, että tulosaluejohtajan ja kun ta yh ty män joh ta jan osalta hyväksyminen tehdään hallintosäännön mu kai ses ti. 4. LASKUJEN HYVÄKSYMINEN Laskujen hyväksyjiksi nimetyt viranhaltijat/toimihenkilöt ovat vas tuus sa ta lous ar vion sitovuuden noudattamisesta sekä toiminnan so peut ta mises ta varattuihin määrärahoihin ja talousarvion to teu tu mi sen seu ran nasta. Laskujen yleinen hyväksymisoikeus on kuntayhtymän johtajalla, hal lin tojoh ta jal la, talousjohtajalla ja talouspäälliköllä. Tulosalueilla kunkin tulosyksikön päällikkö hyväksyy määrärahojen puitteis sa toimintaansa koskevat laskut ja maksumääräykset an net tu jen ohjei den mukaisesti. Talouspalvelut ylläpitää luetteloa laskujen hy väk sy jistä ja asiatarkastajista. Luettelo julkaistaan intranetissä osoit tees sa: http://kai ma.kainuu.fi/hallitus /(ta lo us pal ve lut/tie dot teet). 5. HANKINNAT JA HANKINTARAJAT Julkisia hankintoja koskevan lain mukaan kuntien viranomaisten se kä mui den hankintayksiköiden on kilpailutettava materiaali- ja pal ve lu hankin tan sa siten kuin hankintalaissa säädetään. Kuntayhtymän jokainen toimielin ja viranhaltija/työntekijä ovat vas tuus sa sii tä, että sen/hänen vastuulleen kuuluvat hankinnat on kil pai lu tet tu hankin ta lain mukaisesti. Hankinnat tehdään pääsääntöisesti keskitetysti Materiaalipalvelujen (= han kin ta toi mis to) kautta. Atk-laitteiden ja ohjelmistojen hankinta ta pahtuu keskitetysti Tietohallintopalvelujen kautta. (http://kaima.kainuu.fi/hallitus (tietohallintopalvelut/atk-hankinnat). Hankintojen kilpailutus valmistellaan tarpeen mukaan yhteistyössä hankin nan tilaajan ja Materiaalipalvelujen (hankintatoimisto) kesken sen jälkeen, kun tilaaja on ilmoittanut hankintatoimistolle tar jous kil pai lun tarpeel li suu des ta. Hankintatoimiston tehtävä on valmistelun jäl keen suo rittaa tarjouskilpailu loppuun saakka, ja se myös itse val voo kuntayhtymän han kin to jen kilpailutusten tarpeellisuutta sekä ke hot taa tilaajaa käyn nistä mään tarjouskilpailun. Tulosyksiköt tekevät kaikki materiaalitilauksensa keskusvarastosta. Vapau tu va kalusto kierrätetään materiaalipalvelujen kautta muiden yk si köiden käyttöön. Materiaalipalvelulla on valtuus ja velvollisuus yh te näis tää maa kun nan puhelin- ym. kalusto-, laite- ja työ vaa te han kin nat ko ko naista lou del li ses ti edullisimmalla tavalla.

Hankintarajat Jokainen kuntayhtymän toimielin ja viranhaltija/työntekijä vastaavat sii tä, ett ei se/hän ylitä toimivaltaansa päättäessään kuntayhtymän puo les ta han kin nas ta tai hankintakriteereistä. Alle 15 000 euron hankinnoista päättää kukin tulosyksikkö bud jet ti määrä ra ho jen puitteissa. Hankintakriteereiden hyväksymisrajat on määritelty han kin ta sään nös sä, jon ka on hallitus hyväksynyt 3.12.2012 28. Yli 15 000 euron hankinnoissa ja sopimuksissa on ennen tar jous pyynnön julkaisemista päätettävä tarjouspyynnön sisällöstä ja han kin ta kri teereis tä. Materiaalipalveluja koskevat tarkemmat ohjeet ja tiedotteet löytyvät Kaimas ta: http://kaima.kainuu.fi/hallitus / (materiaalipalvelut). 6. TALOUSARVION TOTEUTUMISEN SEURANTA Talousarvion toteutumista seurataan kuukausittain hallitukselle ja val tuute tuil le tehtävän tulosaluekohtaisen kuukausiraportin avulla. Seu ran nassa painotetaan erityisesti henkilöstömenojen ja hen ki lö työ vuo sien seuran taa. Jokaista vastuualuetta seurataan erikseen kuu kau sit tain to teu tunei den ja suunniteltujen menojen ja hen ki lö työ vuo sien osalta. Poik keamis ta tulee raportoida erikseen. Tätä varten laaditaan erilliset henkilöstömenojen seurantataulukot (excel), jotka tallennetaan sähköisenä asemalle Y:\Hen ki lös tö me no jen seuran ta\2013\. Lisäksi toimialat laativat kuntayhtymän hallitukselle ja valtuustolle kak si osa vuo si ra port tia 30.4.2013 ja 31.8.2013 toteutumatilanteiden pe rusteel la. Raporttien tulee sisältää tulosaluekohtaisen mää rä ra ho jen to teutu mis ver tai lun lisäksi sanallinen yhteenveto toiminnan ta voit tei den to teutu mi ses ta. Raporttien tulee sisältää arvion jäljellä ole vien mää rä raho jen riittävyydestä sekä tulojen kertymisestä ta lous ar vio vuo den ai ka na sekä selvityksen toimenpiteistä, joi hin poikkeamien johdos ta on ryhdytty. Raportit toimitetaan hal li tuk sel le ja valtuutetuille rapor toin ti kaut ta seuraavan kuukauden lop puun mennessä. 7. TALOUSARVION MUUTOKSET Talousarvioon tehtävistä muutoksista päättää kuntayhtymän val tuus to kun ta lain 65 :n mukaan, jos määrärahat ylittyvät tai toiminnalliset ta voit-

Kuntayhtymän johtajan ehdotus: Hallitus: teet alittuvat. Muista käyttösuunnitelmien muutoksista päättää kun ta yh tymän johtaja tulosalueiden välillä. Talousarvion muutokset tulee esittää valtuuston hyväksyttäviksi vii pymät tä ennen määrärahan ylittymistä tai käyttötarkoituksen muut ta mis ta ta lous ar vio vuo den aikana. 8. MUUT OHJEET JA TIEDOTTAMINEN Muita lisätietoja ja ohjeita annetaan Kainuun sosiaali- ja ter vey den huollon kuntayhtymän intranet-sivuilla: http://kaima.kainuu.fi. Lisätietoja asiasta antaa talousjohtaja Eija Tolonen-Manninen, puh. 050 404 1224 tai sähköpostitse etunimi.sukunimi@kainuu.fi. Hallitus hyväksyy edellä olevan talousarvion 2013 täy tän töön pa no-ohjeet. Hyväksyi päätösehdotuksen. Hallitus piti tämän asian käsittelyn jälkeen tauos klo 11.10-11.20.