Erasmus+ -liikkuvuuden hallinnointi - ajankohtaista Anni Kallio, Sofia Lähdeniemi, Kiira Noponen / CIMO 2.2.2015
Aamupäivän sisältöä Väliraportointi ja lisäapurahojen haku 2014-15 Liikkuvuustukiopas Keskeytyneet vaihdot - uudet ohjeet Esteettömyystuen hakuohjeet OLS Mobility Tool+
Erasmusintern.org ESN:n harjoittelupaikkaportaali harjoittelupaikan etsijöille ja tarjoajille! avattu lokakuussa 2014
School Education Gateway Tulossa pian koulujen Erasmus+ -yhteistyötä edistävä portaali, mukaan apulaisopettajaharjoittelupaikat!
Väliraportointi ja lisäapurahat 2014-15
Väliraportointi ja lisäapurahat Väliraportointi päättyy 13.2.2015 Raportoidaan liikkuvuustuen käytöstä väliraportointiin mennessä, arvio käytöstä ja liikkujamääristä koko sopimuskaudella sekä OLS-lisenssien käytöstä Webropol-lomake, jätetään sähköisesti, mutta tulostetaan ja allekirjoitetaan ennen jättämistä, postitse CIMOon Tuen käyttö väliraporttiin mennessä Myönnetyt tukisummat toiminnoittain Jos käytetty väh. 70 % ensimmäisestä maksuerästä, maksetaan korkeakoululle toinen ennakkomaksu Jos tuen käyttöehto ei täyty, voi korkeakoulu täyttää väliraportin uudestaan myöhemmin, viimeistään 31.8.2015
Väliraportointi ja lisäapurahat Arvio käytettävästä tuesta koko sopimuskaudella Myös nolla-apurahalla liikkujat huomioidaan Merkitään jo suunnitellut siirrot toimintojen välillä Arvio palautuvan tuen määrästä TAI Haettavien lisäapurahojen määrä = Lisäapurahahakemus! Erillistä hakemusta ei tarvitse täyttää! OLS-kielitesti- ja kielikurssilisenssien käyttö ja arvio lisenssien tarpeesta sopimuskauden loppuun mennessä
Väliraportointi ja lisäapurahat Lisäapurahoja varten tukea käytössä 300 000 euroa + mahdollinen ylibuukkaus palautuvan tuen perusteella Myönnetään ensisijaisesti opiskelija- ja harjoittelijavaihdon apurahoihin, vain toissijaisesti opettaja- ja henkilökuntavaihdon apurahoihin
Loppuraportointi 2014-15 Loppuraportointi Mobility Toolin kautta * UNDER CONSTRUCTION * Sisältö Vaihtojaksojen tiedot Liikkuvuustuen käyttö Erasmus-peruskirjan noudattaminen (mm. liikkujapalautteen perusteella) Tulokset ja vaikuttavuus Korkeakoulun kommentit ja palaute
Päivitystä liikkuvuustukioppaaseen
Liikkuvuustukiopas Sopimusliitteet ja liikkuvuustukiopas löytyvät: http://www.cimo.fi/erasmus -> Avaintoimi 1: Liikkuvuus -> Osallistujalle -> Hallinnointi ja sopimusliitteet 2014-15 Oppaan uusin versio marraskuussa 2014 kaikki päivitykset korostettu keltaisella
Jousto vs. vaihdon kesto Jos Transcript of records / Traineeship Certificate todistuksen osoittamat vaihdon toteutuneet päivämäärät tekevät vaihtojaksosta enintään 5 päivää lyhyemmän kuin mitä ennen vaihtoa on sovittu, on korkeakoulun mahdollista jättää korjaamatta vaihdon kesto Mobility Tooliin, eikä myöskään opiskelijan Erasmus+ -apurahan suuruutta tarvitse pienentää. Edellytyksenä kuitenkin on, että opiskelija on suorittanut vaihtojakson sisällöllisesti sovitun mukaisesti ja, että vaihdon vaadittu minimikesto täyttyy. Tästä joustosta on sovittu kansallisesti, jotta vältyttäisiin hyvin pienien takaisinperintälaskujen lähettämiseltä.
Jousto vs. vaihdon kesto Jos vaihto pitenee, ei pidennysjaksolle tarvitse maksaa lisäapurahaa (=> nollapäivät), mutta sitä voi maksaa. Jos vaihto lyhenee, on apuraha laskettava uudestaan, ellei Lyhennys ole 5 päivää tai alle Kyseessä force majeure Apurahasopimuksen päivitys sähköpostilla ok
Keskeytyneet vaihdot - Force majeure
Keskeytyneet vaihdot Koska apurahan suuruus on sidottu vaihdon kestoon, raportoidaan jatkossa CIMOon myös minimikeston ylittävät vaihdot, jotka keskeytyvät suunniteltua aikaisemmin ylivoimaisen esteen (force majeure) vuoksi Ylivoimainen este = tapahtuma, johon sopimusosapuolet eivät ole voineet vaikuttaa ja joka ei johdu sopimusosapuolten laiminlyönnistä. Esim. vakava sairastuminen. Vaihtojakson puutteellisesta suunnittelusta tai tiedotuksesta aiheutuvia ongelmia ei lähtökohtaisesti katsota ylivoimaiseksi esteeksi.
Keskeytyneet vaihdot Korkeakoulu arvioi, onko kyseessä ylivoimainen este CIMOon toimitetaan: opiskelijan laatima selvitys vaihdon keskeytymisen syystä opiskelijan laatima kuluerittely vaihdosta aiheutuneista ylimääräisistä kustannuksista (ei kuitteja!) opiskelijaa koskevissa sairaustapauksissa lääkärintodistus vastaanottavan korkeakoulun / yrityksen todistus vaihtojaksosta tieto vaihdon suunnitellusta ja toteutuneesta kestosta sekä opiskelijalle myönnetystä ja maksetusta apurahasta.
Keskeytyneet vaihdot CIMO vahvistaa onko kyseessä force majeure ja opiskelijan apurahan suuruuden Force majeure -tapauksista Mobility Tooliin kirjataan todellinen toteutunut kesto ja valitaan Force majeure
Esteettömyystuki
Esteettömyystuki Korkeakoulut eivät voi enää itsenäisesti maksaa korotettua apurahaa esteettömyystukena Kaikki hakemukset CIMOon Pienin myönnettävä apuraha 200, summa perustuu siihen ettei CIMOn myöskään laskuta 200 pienempiä summia korkeakouluilta
Esteettömyystuki Myönnetään kuluarvion perusteella, mutta lopullinen tuki perustuu todellisiin kuluihin Esteettömyystuen saaja toimittaa kuitit vaihtojakson päätyttyä korkeakoululle ja Mahdollinen liikaa maksettu tuki laskutetaan loppuraportin yhteydessä takaisin Vaihdosta aiheutuneet ylimääräiset kulut = ei kuluja jotka opiskelijan arkea myös Suomessa, esim. säännöllinen lääkitys
Online Linguistic Support (OLS) for higher education students Education and Culture Date: in 12 pts
ERASMUS+ Online Linguistic Support (OLS) On-line assessment All (100%) higher education students going on KA1 credit mobility using one of the 6 languages (EN, FR, ES, DE, IT, NL) as the main language of instruction/work (except native speakers as defined by the HEI) Before the mobility: reality check At the end of the mobility: to measure progress Compulsory for ALL mobilities starting as of 1.1.2015 Online language course If needed (around 40%-60%) Before and during mobility
2 PALVELUA 1)ARVIOINNIT 2) ONLINE KIELIKURSSIT
Testilisenssien allokointi opiskelijoille Insert participants' emails Select language to test (main language of mobility) and deadline for completing assessment
Toistetaan joka kielelle /ajanjaksolle erikseen Insert participants' emails Select language to test (main language of instruction/work) and deadline
26
Korkeakoulut ja OLS, WHY? tehtävät HOW? WHAT? WHEN? Education and Culture Date: in 12 pts
erasmusplusols.eu Kun lisenssit on allokoitu, saa korkeakoulun erasmuskoordinaattori kutsun OLSiin
Kolme toimintoa 1) 1) Testien jakaminen opiskelijoille 2) 2) Kurssien jakaminen opiskelijoille 3) 3) Myönnettyjen lisenssien käytön seuraaminen
As soon as the student knows what is the main language of instruction/work, the sending HEI commits to assess the student's language level Selection Assessment Learning Agreement
Native speaker signs grant agreement without article 6
Student mobility for studies: Participant and HEI record the language level achieved in the learning agreement according to the OLS assessment results
Reaching the recommended language level in the first assessment is not a pre-requisite for mobility Sending HEI needs to discuss with student how to reach the level before the start of the mobility Other form of support (e.g. financed via OS)
Both the participant and the beneficiary receive the results Discuss the assessment results with the participant before signing the learning agreement
Student mobility for studies: Participant and HEI record the language level to be achieved by the start of the mobility in the learning agreement Refer to the recommended language level agreed with your partner in the inter-institutional agreement
Participant signs grant agreement with article 6 N.B. Compulsory for all mobilities having one of the 6 languages as main language of instruction starting from 1 January 2015 (except mother tongues) Provision for participants following an OLS language course
Eikä saa unohtaa! Final assessment at the end of the mobility
Opiskelija haluaa tehdä kielikurssin, WHY? kurssin HOW? allokointi OLSissa WHAT? WHEN? Education and Culture Date: in 12 pts
The beneficiary allocates a language course licence to the participant
Starting from the first day the participant logs in to follow the online language course, the participant will have access to the platform for the same time as the duration of mobility indicated here (e.g. 2 months' mobility -> 2 months' access from the date of the first log in)
OLS päivityksiä tulossa
OLS informaatiota opiskelijoille ja henkilökkunnalle Introduction to OLS esittelydiat, testi http://erasmusplusols.eu/app/uploads/2015/01/slides-language-assessment-final.pdf Guided tour OLS courses esittelyvideo http://erasmusplusols.eu/guided-tour-7/ Opiskelijalle: user guide for language assesment OLS backend, http://erasmusplusols.eu/app/uploads/2014/09/userguide_assessment.pdf Opiskelijalle: user guide for language courses OLS backend, http://erasmusplusols.eu/app/uploads/2015/01/erasmus-user_guide-en.pdf Opiskelijalle: technical guidelines
Mobility Tool+
MT+ on toiminnassa Kutsut lähteneet erasmus-koordinaattorille vuodenvaihteessa, osoitteeseen joka annettu hakulomakkeessa. Jos kadonnut, yhteys CIMOon ja lähetämme kutsun uudestaan Korkeakoulukohtaiset käyttäjät on lisättävä uudella ohjelmakaudella, eivät siis siirry automaattisesti Sisään kirjaudutaan ECAS-tunnuksia, jotka pysyvät samoina vuodesta toiseen.. Sama koskee partnereita, nämä eivät siirry vanhalta ohjelmakaudelta vaan on lisättävä erikseen
MT+ Osa korkeakoulun tiedoista tulee URF:n kautta, osa liikkuvuushakemuksen kautta CIMO voi auttaa vain rajallisesti päivityksissä Useilta suomalaisilta korkeakouluilta puuttui Erasmus-koodi, mutta tämä korjattu tammikuussa Satunnaisia bugeja ilmenee, mutta myös pysyviä, näitä on lähdettävä korjaamaan yhdessä!
MT+ mistä lähteä liikkeelle Beneficiary guide on hyvä ja selkeä, sieltä löytyy vastauksia ja ohjeita moneen MT+ vaatii tiedot partnereista, jotta liikkuvuusjaksoja voi syöttää. Partneritiedot voi aiempaan tapaan viedä tooliin kahdella tapaa: 1)Käsin yksitellen 2) CSV-taulukon kautta samalla kun viedään liikkujatiedot
Partneritietojen syöttö yksittäin Käsin syötössä kaksi vaihtoehtoa: 1) Partnerin PIC-koodi tai 2) Partnerin Erasmus-koodi PIC-koodeja voi hakea hakukoneella: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/ desktop/en/organisations/register_sec.html Päivitettyä listaa pyydetty komissiosta, mutta ei ole varmaa milloin sellainen saadaan.. Syöttämällä PIC-koodin tai Erasmus-koodin, täyttyvät partnerit kaikki tiedot automaattisesti
Partnereiden haku Erasmus-koodilla 1) Paina lehtiön kuvaa 1) Paina lehtiön kuvaa 2) Kirjoita kenttään partnerin 2) Kirjoita kenttään Era-koodi partnerin ilman maatunnusta, Erasmus-koodi ilman e.g. London37 maatunnusta, e.g. London37 3) Klikkaa suurennuslasia 4)Valitse korkeakoulu 4)Valitse korkeakoulu
MT+ tiedon syöttö csv:n avulla Toimii periaatteessa kuten aiemminkin Vaadittavat tiedot ovat muuttuneet ja komission toimittama data dictionary on puutteellinen Vaikeuttaa tiedonsyöttöä Uutta data dictionaryä pyydetty, ei vielä vastattu Pakolliset kentät eroavat syötettäessä käsin tai CSV:n kautta CSV vaatii aina PIC-koodin tai sen takana olevat yksityiskohtaiset tiedot partnerista (Erasmus-koodi ei siis toimi) Paras keino lähteä liikkeelle on syöttää muutama liikkuvuusjakso käsin, jotta saa mallin siitä missä muodossa tieto vietävä
Mobility Tool = data transfer (CSV) Receiving Organisation ID = Erasmus-koodi käy myös Sending Organisation ID = ks. Koodi oman organisaation tiedoista (000091-ORG-00001) Field of education = Muista csv:ssä vaihtaa muotoilu esim. text -muotoon, jotta 0- lukuarvon edessä säilyy Pakollinen kenttä = Distance Band Band_10 (0-99km) Jos partnerin PIC-koodi löytyy *if no PIC, DICT -merkityt kentät voi jättää täyttämättä
Opiskelija-apurahat ja MT Muutos opiskelija-apurahojen maksutavassa sopimuskauden alussa Tästä johtuen hieman toisistaan poikkeaviin vaihdon keston laskutapoihin suhtaudutaan lukuvuoden 2014-15 osalta joustavasti ja korkeakoulun on mahdollista korjata vaihdon kesto Mobility Tool järjestelmään edellyttäen, että vaihdon keston muutos on enintään +/- 5 päivää. Mobility Tooliin syötetty apurahan on vastattava todellista, mutta vaihdon raportoitu kesto voi poiketa +/- 5 todellisesta kestosta
Erasmus-tiimi fb:ssä Suljettu ryhmä Vapaamuotoiseen tiedonjakoon ja koordinaattoreiden keskusteluun Erasmus-postin kysymyksiä ja vastauksia tiedoksi erasmus@cimo.fi säilyy pääasiallisena osoitteena neuvonnalle ja kysymyksille Viralliset CIMOn tiedotteet jne. sähköpostilistilla myös jatkossa
Kiitos! erasmus@cimo.fi