Erasmus+ kumppanuushankkeet USEIN KYSYTTYJÄ KYSYMYKSIÄ HANKEHALLINNOSTA Sopimukset ONKO PARTNERISOPIMUKSILLE VALMISTA POHJAA? Vastaus: Hankkeet voivat käyttää CIMOn partnerisopimuksen mallipohjaa, joka löytyy webistä kumppanuushankkeiden osallistujalle sivulta. ONKO MITÄÄN OHJEISTUSTA SIITÄ, MILLÄ KIELELLÄ PARTNERISOPIMUKSET TEHDÄÄN? MEILLE ON TARJOTTU SAKSANKIELISIÄ SOPIMUKSIA Vastaus: Partnerisopimukset tulisi tehdä hankkeen yhteisellä kielellä. Raportointi MITEN STRATEGISEN KUMPPANUUSHANKKEEN RAPORTOINTI TAPAHTUU? Vastaus: Raportointiin käytetään Mobility Tool + raportiontialustaa, joka valmistuu vuonna 2015. Tiedotamme hankkeille raportointialustan valmistumisesta. MITEN DOKUMENTOIDA TIEDOT ENNEN MT+ KÄYTTÖÖNOTTOA? Vastaus: Hankkeen toimintoja kannattaa dokumentoida jo hankkeen alusta lähtien esimerkiksi yhteiselle alustalle, jos sellainen on käytössä. Talouden sisäisessä raportoinnissa voi käyttää CIMOn mallipohjaa, joka löytyy kumppanuushankkeiden osallistujalle sivulta. Hankkeen taloushallinto MITEN HANKKEEN KULUT PER KULULUOKKA TULEE TODENTAA? Vastaus: Tarkastuksen yhteydessä pyydettävät tositteet ja dokumentaatio on määritelty hankesopimuksen kohdassa II.16.2.5. sekä sopimuksen liitteessä III Financial and Contractual Rules kohdassa IV (Provision of supporting documents). PITÄÄKÖ KAIKKIEN KULUJEN LÖYTYÄ KIRJANPIDOSTA? Vastaus: Kyllä, kaikki hankkeelle raportoidut kulut pitää pystyä todentamaan kirjanpidosta mahdollisen hanketarkastuksen yhteydessä. PITÄÄKÖ KOORDINOIJAN PYSTYÄ ESITTÄMÄÄN MYÖS PARTNEREIDEN KULUTOSITTEITA, MIKÄLI TARKASTUS OSUU KOHDALLE? JA RIITTÄÄKÖ TÄSSÄ KOPIOT. VAI SÄILYTTÄÄKÖ JOKAINEN TOIMIJA (KOORDINAATTORI JA PARTNERIT) OMIEN KULUJENSA TOSITTEET? Vastaus: Pyydämme kopiot tositteista tarkastusta varten vain niissä budjettiluokissa, joissa tuki perustuu todellisiin kustannuksiin. Yksikkökustannuksiin perustuvissa budjettiluokissa pyydetään kopiot osallistumistodistuksista / osallistujalistoista ja raportoidut työpäivien määrät (time sheet) allekirjoitettuna. Kopiot partnereilta kannattaa kerätä sisäisen raportoinnin yhteydessä. Ks. sopimus Part B Article II.16.2.5.
Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation) MITEN HALLINTOON JA TOTEUTUKSEEN (PROJECT MANAGEMENT AND IMPLEMENTATION) LIITTYVÄT KULUT TODENNETAAN HANKETARKASTUKSEN YHTEYDESSÄ? Vastaus: Raportin tarkastuksessa varmennetaan, että hanke on toteutunut asianmukaisesti: luvatut tuotokset on tehty, toiminta voidaan todistaa ja se on laadullisesti hyväksyttävää. Tulokset tulee julkaista levitysalustalla. Kulujen tulee näkyä kirjanpidossa ja niiden tulee noudattaa yleisiä kelpoisuusehtoja. Partnerikokoukset (Transnational project meetings) KUKA VOI OSALLISTUA HANKEKOKOUKSIIN? Vain partneriorganisaatioiden henkilöstöön kuuluvien osallistuminen on tukikelpoista partnerikokouksetbudjettiluokassa. Tukea voidaan hyväksyä opiskelijoille ainoastaan, jos heillä on partnerikokoukseen liittyvä hallinnollinen rooli. Ulkopuolisten asiantuntijoiden ym. matkakuluja partnerikokouksiin voi maksaa projektin hallinto ja toteutus budjettiluokasta. VOIKO KOORDINOIVA TAHO RAPORTOIDA TUEN KOTIMAASSA PIDETTÄVÄÄN PARTNERIKOKOUKSEEN JOS MATKA ON YLI 100KM? Vastaus: Kyllä voi, jos kyseessä on kv partnerikokous (mukana vähintään kahden maan edustajia). Pelkästään kansallisiin kokouksiin ei voida hyväksyä tukea. MITEN OLESKELUKUSTANNUKSET, ESIM. RUOKAKULUT RAPORTOIDAAN? VOIKO MAKSAA PÄIVÄRAHOINA VAI PITÄÄKÖ OLLA ESIM. RAVINTOLAKUITTEINA / RUOKAKAUPPAKUITTEINA? Partnerikokoukseen osallistumisesta korvataan etäisyyteen perustuva yksikkökustannus. Raportoinnissa ei tarvitse ilmoittaa, mitä osallistuminen on todellisuudessa maksanut, vaan ainoastaan etäisyystaulukon mukainen tuki. ONKO ORGANISAATION SIJAINTI VAI OMAN TOIMIPISTEEN SIJAINTI? Vastaus: Ensisijaisesti hankekokoukset tulee järjestää organisaatioiden omassa toimipisteessä. Muualla kuin organisaatioiden sijaintipaikassa pidettävistä kokouksista pyydettävä etukäteen lupa CIMOsta. Muutokset hyväksytään tapauskohtaisesti. Jos partnerikokous pidetään muualla kuin partnereiden toimipisteessä, niin raportointia varten on kerättävä matkustustositteet. VOIVATKO PARTNERIT KOKOONTUA JOSSAIN MUUSSA MAASSA KUIN HANKKEEN PARTNERIN KOTIMAASSA? Vastaus : E+ sääntöjen mukaan partnerikokous pitää olla partnerimaassa ja partneriorganisaatiossa. Muutos on mahdollista perustelluista syistä ainoastaan, jos asiasta on sovittu etukäteen NA:n kanssa. RIITTÄÄKÖ OSALLISTUMISTODISTUS MATKAKULUJEN DOKUMENTOINNILLE? Vastaus: Normaalitapauksessa matkat todennetaan osallistumistodistuksella tai osallistujalistalla, jossa on osallistujien allekirjoitukset. Poikkeus: jos kokouspaikka on eri kuin organisaation sijaintipaikka pyydettäessä tulee toimittaa tositteet matkasta (esim. e lippu, matkatoimiston lasku, boarding pass). ONKO OSALLISTUMISTODISTUKSELLE SAATAVILLA VALMIS POHJA?
Vastaus: Malli osallistumistodistukselle löytyy kumppanuushankkeiden osallistujalle sivulta. TULEEKO KOORDINAATTORIN KERÄTÄ PARTNEREIDEN MATKOISTA TOSITTEET? Vastaus: Matkatositteita kysytään vain, jos kokouspaikka on eri kuin organisaation sijaintipaikka. pyydettäessä tulee toimittaa tositteet matkasta (esim. e lippu, matkatoimiston lasku, boarding pass). Tuotteiden tekeminen (intellectual outputs) VOIKO TYÖPÄIVIÄ SIIRTÄÄ PALKKAKATEGORIOIDEN VÄLILLÄ? Vastaus: Kyllä voi, paitsi manager ja administrative luokkiin, jos niihin ei ole alkuperäisessä hankebudjetissa hyväksytty työpäiviä. MITEN MANAGERI TASO MÄÄRITELLÄÄN? Vastaus: Henkilön palkkakategoria määräytyy sen mukaan mikä on henkilön tehtävä omassa organisaatiossa. Manager luokkaan kuuluvat esimerkiksi organisaation johtotehtävissä toimivat, koulutuspäällikköt ym. Hankkeen projektipäälliköt/vetäjät eivät kuulu manager luokkaan elleivät toimi normaalisti johtotehtävissä omassa organisaatiossaan. MITEN TUOTTEIDEN TEKEMISEN HENKILÖSTÖKULUT RAPORTOIDAAN? Vastaus: Palkkakulut raportoidaan tehtyjen työpäivien ja henkilön palkkakategorian mukaan. MITEN TARKAT OVAT TIMESHEETIT TYÖAJAN SEURANTAAN? Vastaus: Ks. CIMOn malli työajanseurantalomaakkeesta kumppanuushankkeiden osallistujalle sivuilta. VOIKO KÄYTTÄÄ OMAA TYÖAJANSEURANTAA (ESIM. REPOTRONIC OHJELMA), JOS SAMAT ASIAT KÄYVÄT ILMI NIISTÄ? Vastaus: kyllä voi ja suositellaan oman työaikaseurannan hyödyntämistä, mutta tiedot pitää siirtää raportointityökaluun MT+:aan. Huom. myös partnereiden pitää seurata työajankäyttöä, jos on budjetoitu henkilöstökuluja. MITEN TYÖPÄIVÄN PITUUS LASKETAAN? Vastaus: Työpäivän pituus lasketaan kunkin organisaation normaalin käytännön mukaan. MITEN LASKETAAN OPETTAJIEN TYÖAIKA, JOS EI OLE SÄÄNNÖLLISTÄ TYÖAIKAA? Vastaus: Työpäivän pituuden laskemisessa voidaan käyttää työpäivän keskimääräistä pituutta esimerkiksi edellisen vuoden työajan perusteella. MITÄ JOS PÄIVÄKOHTAINEN PALKKA EI RIITÄ KATTAMAAN HENKILÖN PALKKAKULUA? Vastaus: Päiväkohtaisen palkan yli menevä osuus jää organisaation omarahoitukseksi. KENEN TYÖAIKAA VOI RAPORTOIDA INTELLECTUAL OUTPUTS KULULUOKASSA? Hankkeen tuotteita voi tehdä ainoastaan partneriorganisaation henkilökunta. Esim. työelämäyhteistyökumppanin työaikaa ei voida raportoida tässä budjettiluokassa, jos ei ole tehty työsopimusta kyseisen henkilön ja partneriorganisaation välillä.
Tilaisuuksien/seminaarien järjestäminen (Multiplier events) MITEN TILAISUUDET RAPORTOIDAAN? Vastaus: Raportointia varten tulee kerätä kunkin osallistujan allekirjoittama osallistujalista, tilaisuuden ohjelma ja muu materiaali sekä osallistujilta kerätty palautekysely. MIHIN TUKEA VOI KÄYTTÄÄ? Vastaus: Tuki on tarkoitettu tuotteiden (intellectual outputs) levittämiseen tähtäävien tilaisuuksien järjestämiseen. Jos hankkeessa ei tehdä tuotteita, ei voi myöskään raportoida levitystilaisuuksien kuluja. Tukea voi käyttää esim. tilavuokriin, puhujien matka ja majoituskuluihin, seminaarimateriaaleihin. Tuella voi kattaa myös partneriryhmän ulkopuolisten osallistujien matka /majoituskuluja mikäli perusteltua. MITÄ JOS LEVITYSTAPAHTUMAAN EI TULE NIIN PALJON OSALLISTUJIA KUIN BUDJETISSA ON MÄÄRITELTY JA MINKÄ PERUSTEELLA KO. TUKI ON MYÖNNETTY? Vastaus: Lopullinen tuki hyväksytään toteutuneen osallistujamäärän mukaan. Jos osallistujia on vähemmän kuin budjetoitu, hanke raportoi pienemmän määrän osallistujia ja saa pienemmän tuen tässä budjettiluokassa. VOIKO LEVITYSTAPAHTUMIIN MYÖNNETTYÄ TUKEA SIIRTÄÄ MUIHIN KATEGORIOIHIN, JOS OSALLISTUJIA EI TULEKAAN? Vastaus: Kyllä voi siirtää, mutta vaatii mahdollisesti sopimusmuutoksen. VOIKO MUISSA BUDJETTILUOKISSA SÄÄSTYNEITÄ RAHOJA KÄYTTÄÄ LOPPUSEMINAARIN KULUIHIN, VAIKKA EI OLE BUDJETOITU? Vastaus: Ylimääräisistä kokouksista, tapahtumista ja muista työsuunnitelman muutoksista ole yhteydessä hankkeen yhteyshenkilöön. Workshopit/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) JOS JOKU MATKOISTA TULEE HALVEMMAKSI JA SEURAAVAT MATKAT TAAS KALLIIMMAKSI, NIIN ONKO SILLÄ VÄLIÄ, JOS KOKONAISUUTENA MATKOIHIN MENEE ENEMMÄN KUIN MITÄ SAADAAN? Vastaus: Tuki määräytyy osallistujien lukumäärän, matkojen etäisyyden ja niiden kestojen mukaan, ei todellisten kustannusten perusteella. Osa matkoista voi olla halvempia, osa kalliimpia. MITÄ VOIDAAN TEHDÄ NIILLE MATKUSTUKSEEN VARATUILLE RAHOILLE, JOTKA MAHDOLLISESTI JÄÄVÄT KÄYTTÄMÄTTÄ JOS JOKU PARTNERI EI LÄHETÄKÄÄN JOKA WORKSHOPPIIN NELJÄÄ EDUSTAJAA KUTEN OLI BUDJETOITU? VOIVATKO TOISET KUMPPANIT KÄYTTÄÄ RAHAA JA LÄHETTÄÄ ENEMMÄN EDUSTAJIA? Vastaus: Osallistujien määriä voidaan jakaa uudelleen partneriryhmässä. Partneriryhmän pitää kuitenkin sopia asiasta keskenään ja mielellään kirjallisesti. Suuremmista muutoksista kannattaa keskustella aina ensin NA:n kanssa. VOIKO OSALLISTUMISTODISTUKSEN TEHDÄ RYHMÄLLE?
Vastaus: Kyllä voi. Osallistumistodistuksessa tulee olla workshopin/koulutustilaisuuden järjestäjän allekirjoitus. VOIKO WORKSHOPIN PAIKAN VAIHTAA TOISEEN MAAHAN? Vastaus: Työsuunnitelmamuutoksissa ole yhteydessä yhteyshenkilöön NA:ssa. LASKETAANKO MATKUSTUSPÄIVÄT MUKAAN? Vastaus: Kahdelta matkustuspäivältä voi raportoida myös elinkustannustukea. Workshopin pituus tulee olla kuitenkin minimissään 5pv ohjelmaa. Muut erityiset kulut hankkeissa (Exceptional costs) VOIKO TUOTETTA TEHDÄ ALIHANKINTANA? Vastaus: Erityisissä kuluissa voi raportoida työtä, jota ei voida toteuttaa partneriryhmän voimin. Alihankintaa voi raportoida ainoastaan, jos tähän on budjetissa myönnetty tukea. MITEN KULUT RAPORTOIDAAN? Vastaus: Kulut raportoidaan todellisten kustannusten mukaan huomioiden organisaatioiden ALVkäytänteet. Hyväksytään ainoastaan 75% kokonaiskulusta.