Henkilöstökustannukset hallintaan Solotesilla Solotes on työvuorolistojen laadintaan ja palkkaraportointiin tarkoitettu ohjelmisto, joka soveltuu kaikenkokoisille, eri toimialoilla toimiville yrityksille. Ohjelmistoa on kehitetty tiiviissä yhteistyössä asiakkaiden kanssa vuodesta 1992 alkaen.
Solotes, ratkaisu työvuorosuunnittelun ongelmiin Toimialariippumaton ja muunneltava ratkaisu Solotes on kaikenkokoisten yritysten työvoiman käytön suunnitteluun ja mitoitukseen, vuorolistojen laatimiseen sekä palkkaraportointiin tarkoitettu järjestelmä. Solotes Oy on työajan hallintaan ja raportointiin liittyvien tietojärjestelmien toimittaja. Markkinoimme, koulutamme ja ylläpidämme omaa tuotantoamme olevaa Solotes-työvuorosuunnitteluohjelmistoa. Solotes-järjestelmä helpottaa päänvaivaa aiheuttavaa työvuorolistojen laadintaa ja auttaa kohdentamaan kalliit henkilöresurssit oikein palvelemaan asiakkaita silloin kun asiakkaita on. Myyntiin tai asiakasmääriin perustuva työvoimatarpeen mitoitus takaa kustannustehokkaan lopputuloksen, joka säästää selvää rahaa. Hankinnan takaisinmaksuaika on yleensä vain muutamia kuukausia, parhaimmillaan vain viikkoja. Järjestelmässä on kattava työaikalakien tulkinta, sekä useita automaattisia vuorolistojen laadintaa helpottavia toimintoja. Järjestelmän käyttöönoton yhteydessä ohjelmiston tarvitsemat perustiedot päivitetään asiakkaan organisaation ja asiakkaan noudattamien työehtosopimusten mukaan. Ohjelmistoa on kehitetty tiiviissä yhteistyössä asiakkaiden kanssa vuodesta 1992 alkaen. Solotes on asiakaskohtaisesti muunneltava järjestelmä ja se sopii useille eri toimialoille Optimointiautomatiikka Solotesissa on kehittynyt SmartSchedule TM -optimointiautomatiikka, jota vastaavaa menetelmää on sovellettu maailmanlaajuisesti useissa vaativissa optimointijärjestelmissä. Kilpailevissa työvuorosuunnittelujärjestelmissä työvuorojen automaattinen asettelu on lähes poikkeuksetta toteutettu käyttämällä sääntöihin perustuvia päättelyjä, joilla ei voida ratkaista usean muuttujan tehtäviä tyydyttävästi. Tällainen menetelmä antaa kohtuullisen lopputuloksen vain silloin kun tehtävä on niin yksinkertainen, että automatiikkaa ei tarvittaisi ollenkaan. SmartSchedule TM -teknologian käyttäminen ei edellytä erityisiä taitoja, Riittää, että käyttäjä osaa kertoa järjestelmälle joukon suunnittelutavoitteita, joiden hän haluaa toteutuvan. Osa tavoitteista on tyypillisesti ristiriitaisia keskenään. Siksi käyttäjä voi painottaa tavoitteita halutun lopputuloksen aikaansaamiseksi. Järjestelmä antaa aina käyttäjän antamia tavoitteita parhaiten vastaavan lopputuloksen.
Töille tekijöitä Solotes-ohjelmistolla hallitaan suunnitteluprosessia, joka alkaa työvoimatarpeen mitoituksesta ja päättyy valmiiden palkkalajikohtaisten tapahtumien välittämiseen palkkajärjestelmälle. Solotesin perusfilosofia on, että suunnitellaan töille tekijöitä eikä tekijöille töitä. Tämä ajattelu poikkeaa perinteisistä suunnittelujärjestelmistä ja takaa kustannustehokkuuden. myyntiennuste työvoimatarve vuorolistasuunnitelma henkilökunnan perustiedot vuosilomat työntekijöiden omat toiveet Solotes tehostaa henkilöstöprosesseja Solotes on järjestelmä, jolla suunnitellaan yrityksen kalleimman resurssin, työvoiman käyttöä. Solotes-asiakkaat ovat saavuttaneet järjestelmän käyttöönoton jälkeen jopa usean prosenttiyksikön säästöjä henkilöstökustannuksissa parantuneen suunnitteluprosessin ansiosta. Käsityöhön verrattuna suunnittelussa säästyy aikaa ja virheiden määrä vähenee. Ohjelmisto ohjaa suunnittelijaa työehtosopimuksen ja työaikalain säädösten noudattamisessa. Suunnittelijan vaihtuessa vuorolistasuunnittelussa vakiintuneet käytännöt on helppo opettaa seuraavalle suunnittelijalle, koska suunnitteluun vaikuttavat tiedot ovat järjestelmän tietokannassa. julkaistu vuorolista poikkeamavertailu kulunvalvontaaineisto Ohjelmiston osa-alueet Raportointi palkkojen korjausajo palkkaraportti palkkalajierittely palkanmaksuaineisto Solotes-järjestelmästä voidaan tuottaa erilaisiin käyttötarkoituksiin sopivia tulosteita, mm. vuorolista, kuormituslista, työaikaraportti, vuosilomalista ja työntekijöiden oma toivomuslista. Solotes auttaa myös palkkojen maksamisessa. Järjestelmästä tuotetaan suoraan maksatukseen kelpaava palkkaraportti, joka voidaan siirtää konekielisesti mihin tahansa palkanmaksujärjestelmään. Laaja ohjelmisto on jaettu loogisiin kokonaisuuksiin, joiden mieltäminen ja hallinta on helppoa: henkilökunnan perustiedot vuosilomien suunnittelu työntekijöiden omat toiveet työntekijöiden työaikakäytettävyys budjetointi resurssimitoitus vuorolistojen suunnittelu kustannuslaskenta toteutuneen työajan kirjaus palkkalajierittely palkkojen raportointi tuntiseuranta Kaikki tulosteet ovat monipuolisesti muokattavia. Tulosteiden ulkoasut, työntekijäryhmittelyt ja järjestys sekä tietosisältö ovat käyttäjien vapaasti määriteltävissä.
Solotes-järjestelmään tallennetaan työntekijöistä lukuisia tietoja, joiden avulla ohjataan vuorolistojen suunnittelua ja palkanmaksua. Toiveet ja käytettävyys Solotesissa on toiminto, jolla syötetään työntekijöiden omia työaikaa koskevia toiveita. Työ- ja vapaatoiveet näkyvät suunnitteluvaiheessa vuorolistan pohjalla. Suunnittelija voi näin ottaa huomioon henkilökunnan omat toiveet. Kunkin työntekijän tiedoissa on lisäksi peruskäytettävyys, jota sovelletaan silloin kun toiveita ei ole syötetty. Haluttaessa voidaan määrätä, että työntekijälle luodaan automaattisesti työvuorot käytettävyystietojen mukaisina. Käytettävyys voidaan määritellä yhden tai useamman viikon pituisena jaksona. Työntekijää koskevat tiedot Solotes-järjestelmään tallennetaan jokaisesta työntekijästä joukko tietoja, joiden avulla ohjataan vuorolistojen suunnittelua ja palkanmaksua. Tärkeimpiä työntekijään liittyviä tietoja ovat: henkilötiedot yhteystietoineen työaikakäytettävyys työsopimuksessa sovittu työmäärä työntekijän noudattamat työaikasäännöt palkkaustiedot työtehtäväosaaminen palkanmaksuryhmiin liittyvät tiedot Työvuorolistan suunnitteluvaiheessa käyttäjä näkee ajan tasalla olevat tehokkuusluvut
Miehityssuunnitelma Solotes-järjestelmässä on useita vaihtoehtoisia tapoja laatia vuorolistojen miehityssuunnitelma. Yksinkertaisinta on luoda työntekijän työvuorot työntekijän perustiedoissa olevien käytettävyystietojen perusteella. Useimmiten vuorolistojen suunnittelu aloitetaan hakemalla tarvemallihakemistosta ennalta suunniteltu tarvemalli vuorolistan pohjaksi. Tarvemallihaku voi perustua myyntiennusteisiin ja listajaksolle tuotua mallia voidaan muokata. Vuorolista voidaan tehdä kopioimalla edellisen jakson lista miehityksineen tai pelkkä miehitystarve, joka miehitetään eri työntekijöillä. Työvuorot voidaan miehittää käsityönä Solotesin havainnollista käyttöliittymää hyväksikäyttäen. Ohjelma tarkkailee työehtosopimuksen määräyksiä suunnittelun aikana ja ilmoittaa käyttäjälle mahdollisista virheistä. Suunnittelija näkee listajakson taustalla työntekijöiden omat työaikaa koskevat toiveet, sekä ennalta syötetyn lomasuunnitelman. Ohjelmassa on jatkuvasti päivittyvät tehokkuuslaskurit, joiden avulla miehitys saadaan helposti mitoitettua oikeaksi. Suunnittelun pohjana voidaan käyttää Smart- Demand TM automatiikkaa, jolloin järjestelmä luo avoimet työvuorot halutulla tarkkuudella laaditun myynti- tai asiakasmääräennusteen perusteella. Automaattisuunnittelu Solotes-järjestelmässä on kiinnitetty erityistä huomiota rutiininomaisten suunnitteluvaiheiden automatisoimiseen. Ohjelmassa on kolme erilaista automaattimenetelmää, joiden avulla vuorolistojen laadintaa voidaan helpottaa: Kiertävä lista: Järjestelmään voidaan määrittää vapaavalintainen määrä kiinteitä tai joustavia työvuorokiertoja. Työntekijät voidaan määrätä noudattamaan haluttua kiertoa halutulla rytmillä. Ohjelma huolehtii automaattisesti siitä, että kierron mukaiset työvuorot toteutuvat listajaksosta toiseen. Työvuorojen nopea automaattimiehitys: Ohjelma etsii tekijän yksittäisiin avoimiin työvuoroihin. Nopeaa automaattia käytetään yleensä käsityönä tehtävän suunnittelun apuvälineenä. Vuorolistojen suunnittelu tapahtuu graafisessa ja värikoodein havainnollistetussa käyttöliittymässä.
Optimointia käytettäessä ohjelmalle annetaan lähtöarvot ja suunnittelussa käytettävät tavoitteet, jotka voivat olla keskenään ristiriitaisia. Optimointiajon lopputulosta voidaan tarvittaessa korjailla. Työvuorojen optimaalinen automaattimiehitys, Solotes SmartSchedule TM : Solotes SmartSchedule on nykyaikaiseen matematiikkaan perustuva optimointijärjestelmä, jonka avulla vuorolistojen laadinta voidaan pitkälle automatisoida. Optimointimenetelmästä on erityisen paljon hyötyä silloin kun työntekijöitä on paljon ja työntekijöiden käytettävyydet, osaamiset, toiveet ja työajat ovat vaihtelevia. Optimoinnin ideana on opettaa ohjelmaa tekemään vuorolistoista oikeanlaisia. Jos lopputulosta tarkasteltaessa huomataan systemaattisia virheitä, ohjelman lähtöarvoja voidaan muuttaa ja optimointi voidaan käynnistää alusta. Ohjelma oppii minkälaisia vuorolistoja sillä halutaan tehdä. Seuraavalla listajaksolla lopputulos on hyvä jo ensimmäisellä ajokerralla. Toteutumien kirjaaminen Vuorolistan julkaisu Valmiiksi laadittu vuorolista julkaistaan. Ohjelma kopioi suunnitelman sellaisenaan toteutumaksi, jota voidaan muokata. Suunniteltu tilanne säilyy tietokannassa ja sitä voidaan tarkastella myöhemmin. Toteutumatietokantaan tehdään kaikki vuorolistan julkaisun jälkeen tapahtuvat muutokset. Ohjelmalla syötetään työntekijöiden vuoronvaihdot, sairaslomat ja muut poikkeamat. Poikkeamaluettelo Solotes voidaan liittää lähes mihin tahansa markkinoilla olevaan kulunvalvonta- tai työajanseurantajärjestelmään. Ohjelma tallentaa tietokantaansa työntekijöiden todelliset työajat, joiden perusteella tehdään poikkeamaluettelo. Käyttäjä päättää, minkä tiedon mukaan palkka maksetaan, jos toteutunut työaika poikkeaa suunnitellusta. Kulunvalvontaa ja suunnitelmaa vertaamalla voidaan havaita useita poikkeamia. Poikkeamaluettelon avulla nähdään havainnollisesti toteutuneen tilanteen ja julkaistun vuorolistasuunnitelman erot.
Vuorolistojen suunnitteluvaiheessa on käytettävissä kustannuslaskentaikkuna, jonka avulla voidaan arvioida suunniteltavan listajakson kustannuksia. Tuntipankki Solotesissa on tuntipankkijärjestelmä, jonka avulla voidaan toteuttaa työajan tasoittuminen pitkällä aikavälillä. Tuntipankki kerää automaattisesti työntekijöiden työtunteja ja vertaa niitä tuntitavoitteisiin. Vuorolistoja suunniteltaessa näytöllä näkyy ajan tasalla oleva tuntipankkisaldo. Tasoittumisjakson päättyessä tuntisaldot voidaan nollata palkkaraportoinnin yhteydessä. Palkkaraporttiin liittyy myös korjausajomahdollisuus. Kun ohjelmalla lähetetään valmis raportti palkanlaskijalle, aineisto tallentuu samalla myös sisäiseen tietokantaan. Jos toteutuneisiin työvuoroihin tehdään myöhemmin muutoksia, ohjelma laskee aiemmin lähetetyn tilanteen ja uuden tilanteen välisen erotuksen. Kuva: valmis palkkaraportti palkkalajeille eriteltynä Palkkaraportointi Solotes-järjestelmässä on monipuolinen palkkaraportointi ja tietojen konekielinen siirto palkanmaksujärjestelmiin. Palkanmaksussa säästetään aikaa, rutiinityö jää pois ja lopputulos on virheetön. Palkanmaksun aikataulua voidaan nopeuttaa perinteiseen paperilla tapahtuvaan raportointiin verrattuna, palkanlaskijan työ on tehokkaampaa ja mielekkäämpää. Solotesin palkkaraportti-ohjelmalla tehdään työtuntien erittely palkkalajeiksi. Lopputulosta voidaan tarkastella näytöllä kappalemäärinä, tuntimäärinä tai rahamääräisinä lukuina. Valmis laskelma toimitetaan palkanmaksuun konekielisenä siirtotiedostona.
Huolto ja ylläpito Solotes-järjestelmää huolletaan ja ylläpidetään automaattisesti verkon välityksellä ja huolto on siten asiakkaalle vaivatonta. Ohjelmapäivitykset Kun Solotes-ohjelmistosta julkaistaan uusi versio, käyttäjä voi ladata sen Solotesin päivityspalvelimelta. Usean työaseman verkkoasennuksia varten ohjelmassa on automaattinen päivityspakettien jakelu. Palvelimelle haettu uusi versio päivittyy työasemiin ohjelman käynnistyksen yhteydessä. Perustietopäivitykset Referenssit Solotes-tuotteet ovat tarkoitettu kaikenkokoisten, eri toimialoilla toimivien yritysten käyttöön. Tässä esimerkkejä asiakasyrityksistämme: Active People Oy, henkilöstöpalveluyritys Anttila Oy: Anttila ja Kodin Ykkönen -tavaratalot Oy Botta Ab: ravintolat Manala, Ostrobotnia, St. Urho s Pub Oy Center-Inn Ab, ravintolapalveluja Helsingin ydinkeskustassa Eckerö Line Ab Oy, reittiliikennettä harjoittava varustamo Finnkino Oy, valtakunnallinen elokuvateatteriketju Global Refund Finland Oy: Tax free -palautuksia hoitava yritys Härmän Kuntokeskus: kuntokeskus-, hotelli-, ravintola- ja kylpyläpalvelut K-citymarket: K-citymarket-ketju McDonald s-ravintolat Rautakirja Oyj: R-kioskit Restel Oy: Cumulus-, Rantasipi- ja Ramada-hotelliketjut sekä yli 200 suomalaista Restel-ravintolaa Oy Shell Ab: Shell-huoltamot Tampereen Särkänniemi Oy: Särkänniemen Elämyspuisto Perustiedot päivitetään samalla tavalla kuin ohjelmisto. Esimerkiksi palkkalajimääritysten muuttuessa Solotes-asiantuntija tekee päivityspaketin, jonka asiakas noutaa Solotesin päivityspalvelimelta. Tietokanta päivittyy automaattisesti, kun Solotes käynnistetään. Ongelmaraportti Jos käyttäjällä on ohjelmiston käyttöön liittyvä ongelma, jonka ratkaisemiseen tarvitaan Solotes-asiantuntijan apua, hän voi lähettää valitun jakson tietokannasta Solotesin palvelimelle tukihenkilön tutkittavaksi. Tämä mahdollistaa ongelmatilanteiden ratkaisemisen tavanomaista huomattavasti nopeammin. Varmuuskopiointi Ohjelmassa on varmuuskopio-toiminto, joka säilyttää tietokannasta useita varmistussukupolvia. Tämän lisäksi on suositeltavaa, että tietokantapalvelimesta tehdään varmuuskopiot ajastetusti ulkoiselle varmistusvälineelle. Solotes Finland Oy PL 66, 00371 Helsinki puh. +358 207 415 150 www.solotes.fi myynti: myynti@solotes.fi asiakastuki: tuki@solotes.fi