Palvelukuvaus v Alkujaan digitaalisen aineiston vastaanoton ja säilyttämisen palvelu

Transkriptio

1 1 (5) Alkujaan digitaalisen aineiston vastaanoton ja säilyttämisen palvelu 1. Yleiskuvaus Kansallisarkiston lakisääteisenä tehtävänä on ottaa vastaan ja säilyttää viranomaisten pysyvästi säilytettävät asiakirjatiedot. Kansallisarkisto tarjoaa vastaanoton ja säilyttämisen palvelua, johon viranomaiset (myöhemmin Asiakas) voivat siirtää pysyvään säilytykseen alkujaan digitaalista aineistoa. 2. Palvelun käyttöönoton edellytykset Palvelun tehtävänä on digitaalisten aineistojen todistusvoimaisuuden, käytettävyyden ja eheyden ylläpitäminen, sekä tietoturvallinen säilyttäminen. Palveluun voidaan siirtää sekä julkisia että käyttörajoitettuja ja luottamuksellisia (ST IV, ST III) aineistoja. Palvelua hyödyntämällä Asiakas voi siirtää digitaalisten asiakirjatietojen säilyttämisvastuun Kansallisarkistolle. Siirrettyyn aineistoon liittyvästä tietopalvelusta sovitaan erikseen. Palvelun käyttäminen on maksutonta. Asiakas on tunnistanut yhden tai useamman aineistokokonaisuuden, joka tulisi säilyttää digitaalisessa muodossa ja siirtää palveluun, eli siirrettävä aineisto on määritelty. 1. Siirrettävällä aineistolla on arkistolaitoksen/kansallisarkiston säilytyspäätös aineiston pysyvästä säilytyksestä yksinomaan digitaalisessa muodossa. 2. Siirrettävälle aineistolle on laadittu siirtosuunnitelma, jossa on täsmenneytty siirron aikataulu sekä siirrettävän aineiston siirtomuoto ja rakenne. 3. Asiakas on tehnyt Kansallisarkiston kanssa siirto- ja säilytyssopimuksen, jossa sovitaan palveluun käyttöön liittyvistä vastuista ja velvoitteista.

2 2 (5) 3. Aineiston siirtämisen vaihtoehdot 3.1. On-line -siirto 4. Siirrettävä aineisto täyttää Kansallisarkiston vaatimukset, jotka aineistolle on asetettu kulloinkin voimassa olevassa määräyksessä (SÄHKE2) ja siirto-ohjeessa. Aineiston siirrossa noudatetaan siirtosuunnitelmaa ja kulloinkin voimassa olevia siirto-ohjeessa kuvattuja menetelmiä ja vaiheita. Palvelu mahdollistaa aineistojen online-siirrot Asiakkaan ympäristöstä palvelun tekniseen rajapintaan. Palvelun vastaanotto tekee siirrettävälle aineistolle automaattisia teknisiä tarkastuksia ennen kuin aineisto katsotaan vastaanotetuksi säilytettäväksi. Vastaanoton tarkastuksilla voidaan varmistua aineiston sekä siihen liittyvien metatietojen vaatimusten mukaisuudesta. Vastaanoton yhteydessä tarkistetaan, että siirrettävä kokonaisuus on siirtynyt palveluun muuttumattomana, ja että aineistossa on SÄHKE-määräyksen edellyttämät pakolliset metatiedot ja säilytettävät tiedostot täyttävät niille asetetut vaatimukset. Online siirtoa ei saa käyttää ST III-suojaluokitellulle aineistolle Off-line -siirto Aineisto tulkitaan vastaanotetuksi säilytykseen vasta hyväksytyn vastaanottoprosessin jälkeen. Tällöin säilyttämisen vastuu siirtyy Kansallisarkistolle ja Asiakas voi poistaa aineiston omasta järjestelmästään. Tietopalveluvelvollisuus säilyy vielä Asiakkaalla. Off-line -siirrolla tarkoitetaan digitaalisen aineiston toimittamista erikseen sovittavalla siirtomedialla Kansallisarkistolle. Kansallisarkisto ottaa siirto- ja säilytyssopimuksen mukaisesti siirtomedian vastaan ja antaa siitä erillisen vastaanottokuittauksen. Off-line -siirto mahdollistaa julkisen aineiston lisäksi myös STIIIsuojaluokitellun aineiston siirron. ST III aineisto tulee siirtää salattuna. Salausta käytettäessä suositeltava menetelmä on levysalaus. Median suojaamiseen käytetyt avaimet tulee toimittaa erillisenä. Vastaanottokuittauksen jälkeen aineisto siirretään Asiakkaan ja Kansallisarkiston välillä sovitun aikataulun mukaisesti säilytys palveluun. Säilyttämisestä annetaan erillinen kuittaus, jonka myötä säilyttämisen vastuu siirtyy Kansallisarkistolle. Validoinnin (tarkastamisen) jälkeen siirtomediat palautetaan siirtävälle taholle. Kansallisarkisto ei poista siirrettyä aineistoa

3 3 (5) 3.3. Virhekorjaukset ja raportointi medialta. Siirron yhteydessä muodostuneet siirtoraportit välitetään siirtävälle taholle sovittavalla tavalla. Sekä Online että Off-line siirtojen yhteydessä aineistole tehdään laadunvarmistukseen liittyviä testejä. Mikäli aineistossa ilmenee virheitä, Kansallisarkisto ottaa yhteyttä siirtäjään, jonka kanssa sovitaan virheen edellyttämästä menettelytavasta. Hylättyä aineistoa ei siirretä pysyvään säilytykseen, vaan se tulee aina korjata ja hyväksyä ennen säilytykseen siirtoa. 4. Palveluaika Kansallisarkisto ottaa käsittelyyn siirtoihin, siirtokokonaisuuden muodostamiseen tai muut aineiston käsittelyyn liittyvät kysymykset tässä esitetyn vasteajan puitteissa. Palveluaikaa noudatetaan kaikkien siirtäjien kanssa, joilla on voimassaoleva siirto- ja säilytyssopimus. Normaali palveluaika on virka-ajan puitteissa. Palvelupyyntöjen ja vikailmoitusten vasteaika tarkoittaa kussakin luokituksen kohdassa aikaa, jonka kuluessa Kansallisarkiston tulee ottaa asia käsiteltäväksi. Vasteaika alkaa normaalin palveluajan sisällä silloin kuin palvelupyyntö tai vikailmoitus on vastaanotettu ja päättyy siihen hetkeen, jolloin asian ratkaisu Kansallisarkistossa aloitetaan, jolloin palvelun tekninen tuki kuittaa palvelupyynnön tai vikailmoituksen vastaanotetuksi. Vasteajan pituus riippuu palvelupyynnön tai vikailmoituksen kiireellisyysluokituksesta. Palveluajan ja palveluvasteen määrittelyssä on sovellettu JHS 174 suositusta. LUOKITUS KUVAUS VASTEAIKA (palveluaikana) Vakava Ei vakava Palvelun toimintoa tai ominaisuutta ei voi käyttää tai palvelun käyttö on muuten olennaisella tavoin häiriintynyt, Palvelun osa tai toiminto ei toimi sovitun mukaisesti ja aiheuttaa vähäisen häiriön palvelun toiminnon käyttöön, mutta toiminto voidaan viedä 1 työpäivä 2 työpäivää

4 4 (5) loppuun. 5. Konsultointipalvelut 6. Tietoturva Lievä Toiminnallinen häiriö tai palvelun toiminnallinen puute, jonka merkitys on vähäinen ja joka ei vaikuta palvelun normaaliin käyttöön. 5 työpäivää Palvelun käyttöönoton tueksi Kansallisarkisto voi tarjota Asiakkaalle konsultointipalvelua. Maksulliset konsultointipalvelut voivat liittyä esimerkiksi digitaalisen aineiston siirtovalmisteluihin, joissa voidaan hyödyntää Kansallisarkiston teknistä asiantuntemusta. Maksullisen konsultoinnin hintatiedot löytyvät Kansallisarkiston internetsivuilta ( Konsultointi edellyttää aina erillistä sopimista käytettävissä olevien resurssien mukaisesti. Digitaalisen aineiston vastaanotonpalvelu ei kuitenkaan edellytä maksullista konsultointia mikäli siirtävällä organisaatiolla on tarvittava osaaminen. Palveluun voidaan siirtää julkista tai käyttörajoitettua aineistoa: - Aineisto voi sisältää henkilötietoja tai arkaluonteisia henkilötietoja. - Aineisto voi olla luokiteltu suojaustasoille ST IV tai ST III (ST II aineisto tulee siirtää off-line medialla). Palveluun ei voi siirtää: - Suojaustasolle ST II tai ST I luokiteltua aineistoa. - Turvaluokiteltua aineistoa. Kansallisarkisto ottaa vastaan ja säilyttää digitaalisessa muodossa olevan aineiston luotettavasti siten, että sen käytettävyys todistusvoimaisena on turvattu sekä viranomaistoiminnan että tutkimuksen tarpeet huomioiden.

5 5 (5) 7. Yhteenveto