Hyvinvointia työstä Tiina Kalliomäki-Levanto. Työterveyslaitos

Transkriptio

1 Hyvinvointia työstä

2 FlowIT virtaa IT-hankintoihin Tietoa työstä hankintaa varten - Työn sujuminen ennen hankintaa Tiina Kalliomäki-Levanto Suomen kansallismuseo

3 Tapaustutkimus: Työvuorosuunnittelun sujuminen ennen uuden tietojärjestelmän hankintaa (1) Tausta Tavoite: Tunnistaa työn sujumiseen vaikuttavista tekijöistä sellaista tietämystä, jota voidaan hyödyntää hankinnassa Tapaustutkimuksen aineisto Yksilöhaastattelut (5 henkilöä) kertoivat työstään alueella(etelä-suomessa kesällä 2013), jolla työskenteli n. 100 työntekijää. Haastattelut kestivät n. 2 tuntia ja haastattelut litteroitiin tekstiksi (n. 150 sivua). Vanhan järjestelmän opastekstit Organisaation muutoksesta kertova esittelymateriaali Aineisto/asiakaslähtöinen tutkimus Ilmiön ymmärtäminen on keskeistä ja tietoa jäsennetään tosiasiankaltaisista työtilanteista lähtien. Haastattelutekstien analyysissä käytettiin Atlas/ti ohjelmaa.

4 Tapaustutkimus: Työvuorosuunnittelun sujuminen ennen uuden tietojärjestelmän hankintaa (2) Teoreettiset näkökulmat Tietämyksen hajautumisen/jakautumisen näkökulma: ihmisillä on tietämystä, mutta myös kaikki järjestelmät, välineet, käytännöt ja toiminnan periaatteet kantavat mukanaan tietoa ja keinoja, joilla pyritään työn tavoitteeseen. Toimintajärjestelmän mallissa työn tavoitteen saavuttamiseen tarvitaan kokonaisuus, jossa - työntekijät yksin ja yhdessä muiden kanssa - työskennellessään yhteisen kohteen parissa hyödyntävät monenlaisia - välineitä, - sääntöjä, - työnjakoa ja - yhteistyötä, joilla saavutetaan työn tulos asiakasta varten.

5 Tulokset (1): Työvuorosuunnittelussa tarvittavaa tietämystä Toiminnan periaatteita (ryhmä, osaaminen, ympärivuorokautinen toiminta, alueen tarpeet, toiminta ei ole täysin ennustettavaa) Työvuorosuunnittelun periaatteita (jaksotyön säännöt, toiveet huomioidaan, kiertävä periaate, työvuorosuunnittelija) Muutosten hallinnan periaatteita (muutokset alustavaan kolmeviikkoisjaksoon, muutokset hyväksyttyyn työvuoroluetteloon, päittäin vaihtaminen) Periaatteet ovat järjestelmistä ja välineistä riippumattomia Tietojärjestelmiä (vanhan käyttö hankalaa, useita ihmisen ohjaamia työvaiheita, tarkistuksia ja järjestelmän toimenpiteiden odottelua) Välineitä (excel, listat) Käytäntöjä (listapalaverit, työaikatoiveiden toteuttaminen, roolit)

6 Tulokset (2): Ehdotuksia tietojärjestelmien hankintaan ja suunnitteluun Tietämystä työvuorosuunnittelusta tarkastellaan ehdotuksina, joita kannattaa miettiä järjestelmien hankinta- ja suunnitteluvaiheessa Ehdotukset ovat tutkijan pohdintoja, (joiden taustalla on aineistoa, metodologiaa, teoriaa) Eroaa mielipiteestä tai kokemustiedosta

7 Tulokset (2): 15 ehdotusta, joita järjestelmän hankinta/suunnitteluvaiheessa kannattaa miettiä: Esim.: Ehdotus 1: Järjestelmän tulisi pystyä toteuttamaan useita toiminnan periaatteita. Kaikki uudet ominaisuudet, jotka vaativat taustalla olevien periaatteiden muuttamista, on hankintaprosessissa tarpeellista huomata, koska uusien periaatteiden kehittyminen voi olla pitkällinen prosessi. Ehdotus 3: Järjestelmään tulisi voida laittaa vuorojen henkilömääräminimit, jotka ovat erilaisia riippuen ajankohdista ja voivat muuttua. Ehdotus 4: Järjestelmän tulisi voida kertoa automaattisesti, missä suunnittelun vaiheessa tahansa, mikä on henkilön työaika suhteessa taustalla oleviin sääntöihin (esim. onko työaika menossa yli tai ali jakson työajan). Tutkimusraportti tulee flowit.fi sivustolle vuoden 2014 loppuun mennessä

8 Pohdinta (1): Toimintajärjestelmä (hankkijan/asiakkaan) T o i m i n n a n p e r i a a t t e i t a: ympärivuorokautista jaksotyötä palveluna alueen tarpeisiin, ryhmän toiminta, vuorotyö, vuoron tarvitaan minimiresurssi, työajan ennakointi (kiertävä lista), työaika-toiveiden huomiointi (esim. päittäin vaihtaminen ) Välineet : vanha tietojärjestelmä, apuvälineenä esim. excel, listat, sähköposti, käytäntöinä esim. kolmiviikkoisjakson valmistelu, listapalaveri, päätös kolmiviikoisjaksosta, toteutuvan jakson muutoksen hallinta, lopputyöt Tulos: Työvuoroluettelon (ja muiden suunnitelmien) mukainen toiminta alueella Tekijät: Työvuorosuunnittelijat, ryhmäesimiehet Kohde: Työvuoroluettelo henkilöstölle Asiakas: Alueen asukkaiden tarpeet Säännöt: Työaikalainsäädäntö TES Yhteisö: Alueella työvuoroja suunnittelevat ja toteuttavat henkilöt, joilla jaetut yhteiset periaatteet Työnjako: Työvuoroluettelon tekijät ja toteuttajat alueilla ovat eri henkilöitä

9 Teoreettinen pohdinta (2): Toimintajärjestelmä (toimittajan/suunnittelijan/kehittäjän) T o i m i n n a n p e r i a a t t e e t (tietojärjestelmän suunnittelun periaatteet?) Välineet : tekniset välineet, aiemmat kokemukset työajanhallintajärjestelmien suunnittelusta ja yhteistyöstä hankkijan kanssa, olemassa olevat valmiit järjestelmät, osaaminen, tiedonhankintakeinot asiakkaan tarpeista? Tekijät: Tietojärjestelmän tuottajan/suunnittelijan henkilöstö? Tulos: Tietojärjestelmä asiakkaan tarpeeseen Kohde: Tietojärjestelmän suunnittelu/kehittämi nen Asiakas: tietojärjestelmä otetaan käyttöön Säännöt: - Suunnitteluun liittyvät - Hankintaan liittyvät? - Sopimuksessa ilmaistut Yhteisö: - Muita tietojärjestelmiä toisille asiakkaille suunnittelevat henkilöt? Työnjako:? Tietojärjestelmän kehittäjän työn tulos tulee asiakkaan välineeksi Huom! Tämä on teoreettinen pohdinta, koska toimittajaa/suunnittelijaa/kehittäjää ei haastateltu