FlowIT virtaa IT-hankintoihin

Transkriptio

1 FlowIT virtaa IT-hankintoihin Virpi Kalakoski, Matti Gröhn, Kirsi Jääskeläinen, Tiina Kalliomäki-Levanto, Jani Lukander, Kristian Lukander, Jarno Turunen, Teppo Valtonen, Tiina Vihtonen, Tuija Virtanen & Kiti Müller Työterveyslaitos Marko Nieminen, Mikael Runonen & Sampo Teräs Aalto-yliopisto Tekes strateginen tutkimusavaus : Kysyntä edelläkävijämarkkinoiden synnyttäjänä 1

2 Mitä tietojärjestelmähankinnalla tavoitellaan? Teppo Valtonen, Työterveyslaitos

3 Hankintakysymykset 1. Mikä on organisaation tavoitetila? 2. Miten työ pitäisi järjestää, että päästään tavoitetilaan? 3. Miten (uusi) tietojärjestelmä, työkalu tai palvelu voisi tukea työtä? 4. Ketkä tietojärjestelmää, työkalua tai palvelua käyttävät ja missä rooleissa? 5. Kuinka usein tietojärjestelmää, työkalua tai palvelua eri rooleissa käytetään? 6. Kuinka paljon tietojärjestelmää, työkalua tai palvelua pitää kehittää, muokata tai säätää, jotta se tukee työtä parhaiten? Teppo Valtonen 3

4 "Tietojärjestelmähankintaprosessi" kustannusraportti Hmm.. työtunnit pitää raportoida rahoittajalle Myös tuntien budjettiraportti on tärkeä Työntekijöiden työaikavaraukset pitää nähdä Kokonaiskustannukset? Kiinnittämättömät työtunnit täytyy saada näkyviin budjettiraportti tuntiraportti työaikavarausraportti kiinnittämättömien työtuntien raportti Teppo Valtonen 4

5 "Tietojärjestelmähankintaprosessi" Hankintapäätös kustannusraportti raportti pitää saada yhdellä painalluksella budjettiraportti tuntiraportti työaikavarausraportti käyttöliittymän pitää näyttää Outlookilta pitää voida käyttää hiirellä raportti pitää voida tuoda Exceliin raportin rakennetta pitää voida muokata Vaatimusmäärittely Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit Tarjouspyyntö Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit kiinnittämättömien työtuntien raportti Teppo Valtonen 5

6 "Tietojärjestelmähankintaprosessi" Taloushallinnon sähköinen raportointi Pdf-tuki massa-ajot #%& #! projektien nimet näkyviin #%& #! pikakomennot #%& #! #%& #! Teppo Valtonen 6

7 Organisaation tavoitetila? Näinkö? Vai ehkä näin? Ratkaisu? Tuntikirjaus tapahduttava sähköisesti Dokumenttien arkistoinnin oltava sähköinen Kululaskujen käsittelyn tapahduttava sähköisesti Laskutuksen oltava sähköinen Työntekijöiden toiminnan ja ajankäytön suunnittelu ja raportointi on sujuvaa Tiedon tuottaminen, järjestäminen, jakaminen ja luokittelu on tehokasta Työntekijöiden välttämättömien kulujen maksaminen on helppoa Laskuttaminen on vaivatonta Tietojärjestelmä/-palvelu, jossa helppo yhdistää kalenteri ja tehtävälistat eri momenteille Tietojärjestelmä/-palvelu, jonka avulla voi tallentaa, järjestää, jakaa ja luokitella eri muotoista tietoa Kaikilla luottokortti, joiden tapahtumat kaikkien nähtävillä ja merkittävänä viestintäalustalla Assistentti kokoaa laskutustiedot, lähettää laskut ja varmistaa maksun Teppo Valtonen 7

8 Työn järjestäminen? Tukeeko tehtävä (enää) ydintoimintaa ja missä laajuudessa? Kenen tai minkä järjestelmän tekemänä tehtävä tulee tehokkaimmin tehtyä? Onko tehtävän vaatimat lähtötiedot ja ohjeet helposti saatavilla? Onko tehtävän tekemiseen varattu aikaa? Teppo Valtonen 8

9 Miksi tietojärjestelmä? Automaattinen tietojen käsittely Algoritmi Tieto vakiomuotoista tai rakenteista Ajantasainen tai tahdistamaton tiedon tarve Teppo Valtonen 9

10 Tietojärjestelmän käyttäjät? Ketkä tietojärjestelmää käyttävät? lukumäärä osaaminen tietotekninen aihealueen (esim. taloushallinta) tiedonkäsittelyn kyvyt ikänäkö oppimisvaikeudet Millä ja missä tietojärjestelmää käytetään? pöytäkone vs. matkapuhelin toimisto vs. juna onko mahdollisuus keskeytymättömään työhön? Missä rooleissa tietojärjestelmää käytetään? saman käyttäjän eri roolit Teppo Valtonen 10

11 Tietojärjestelmän käyttötiheys? Kuinka usein kukin käyttäjä eri rooleissaan tietojärjestelmää käyttää? Harvakseltaan käytettynä toimintatapa unohtuu Usein käytettäessä toimintaa voidaan tehostaa pikanäppäimet massa-ajot ohjelmoinnit muistaminen aika Ctrl + c Ctrl + v Teppo Valtonen 11

12 Tietojärjestelmän käyttövalmiusaste? Kehitetään täysin uusi tietojärjestelmä Hyödynnetään olemassa olevaa ohjelmointialustaa/-viitekehystä Kasataan toimiva tietojärjestelmä valmiista komponenteista Säädetään asetuksilla työkalu tai palvelu käyttövalmiiksi Otetaan käyttöön täysin valmis työkalu tai palvelu Teppo Valtonen 12

13 Tietojärjestelmän luokittelu kehitetään täysin uusi helppokäyttöinen satunnaiskäyttäjän järjestelmä tehokas ammattikäyttäjän järjestelmä satunnaisesti/ kerran vuodessa tai harvemmin jatkuvasti/ useita kertoja päivässä helppokäyttöinen satunnaiskäyttäjän työkalu tai palvelu tehokas ammattikäyttäjän työkalu tai palvelu Teppo Valtonen otetaan käyttöön täysin valmis 13

14 Luokitteluesimerkkejä kehitetään täysin uusi kulujen kirjaus / työntekijä satunnaisesti/ kerran vuodessa tai harvemmin HR-järjestelmä / loman hakija ERP / talousassistentti ERP / projektipäällikkö tuntikirjaus / projektityöntekijä jatkuvasti/ useita kertoja päivässä videoneuvottelu Teppo Valtonen CAD toimistosovellukset kyselypalvelu selain virustorjunta otetaan käyttöön täysin valmis 14

15 Käyttötiheys: suunnittelutavoitteita kehitetään täysin uusi helppokäyttöinen satunnaiskäyttäjän järjestelmä tehokas ammattikäyttäjän järjestelmä satunnaisesti/ kerran vuodessa tai harvemmin selkeä yksinkertainen opittava helppokäyttöinen tehokas monipuolinen joustava muokattava jatkuvasti/ useita kertoja päivässä helppokäyttöinen satunnaiskäyttäjän työkalu tai palvelu tehokas ammattikäyttäjän työkalu tai palvelu Teppo Valtonen otetaan käyttöön täysin valmis 15

16 Käyttövalmiusaste: perusteluita kehitetään täysin uusi kiinteä osa organisaation rakennetta, helppokäyttöinen tehokas satunnaiskäyttäjän vaikuttaa organisaatiossa ammattikäyttäjän laajalti, järjestelmä valmiita ratkaisuja ei löydy, järjestelmä jatkuva tarve muutokselle satunnaisesti/ kerran vuodessa tai harvemmin jatkuvasti/ useita kertoja päivässä tarve selkeä ja rajattu, helppokäyttöinen toimintaympäristö ei muutu tehokas tai satunnaiskäyttäjän sitä kannattaa muuttaa, ammattikäyttäjän työkalu olemassa tai palvelu jo laajoja käyttäjäjoukkoja, työkalu tai palvelu valmiita, joustavia ratkaisuja tarjolla Teppo Valtonen otetaan käyttöön täysin valmis 16

17 Käyttövalmiusaste: kilpailutus kehitetään täysin uusi cv:t helppokäyttöinen referenssit tehokas satunnaiskäyttäjänkehitysspurtitammattikäyttäjän järjestelmä tiimin yhteinen kokemus järjestelmä ei kiinteää hintaa satunnaisesti/ kerran vuodessa tai harvemmin jatkuvasti/ useita kertoja päivässä käytettävyystestit helppokäyttöinen käyttötapausanalyysit tehokas satunnaiskäyttäjän ammattikäyttäjän esteettömyyden todentaminen työkalu tai palvelu työkalu tai palvelu kiinteä hinta sovittavissa Teppo Valtonen otetaan käyttöön täysin valmis 17

18 Miten tietojärjestelmät saadaan osaksi sujuvaa ja tehokasta työskentelyä? Miten tunnistetaan eri käyttötilanteet (kuka käyttää ja mihin) ja käytön tehokkuus? Miten tunnistetaan sujuvan työn esteet? Missä ollaan? Minkälaisia järjestelmiä? Mihin järjestelmiä käytetään? Ketkä kutakin järjestelmää käyttävät? Mikä laitekanta? Mihin aikaa kuluu? Mihin halutaan? Raportteja vai työkaluja? Arvoa liiketoiminnalle vai käyttäjälle? Määritetäänkö ratkaisu vai kuvataanko tarpeita ja tavoitteita? Jani Lukander

19

20 FlowIT virtaa IT-hankintoihin Virpi Kalakoski 20 Työterveyslaitos