Hallituksen ja isännöitsijän välinen yhteistyö taloyhtiön hallituksen tehtävät ja toiminta taloyhtiöiden isännöintipalveluiden ostaminen ja työkalut isännöintisopimuksen laatiminen, sisältö ja liitteet sopimusneuvottelut, sopimusten aikainen toiminta sekä sopimusten päättäminen taloyhtiön hallituksen ja isännöintiyrityksen keskinäinen yhteistyö 6.10.2011 Oulu Timo Tossavainen Kiinteistöliiton yhteyspäällikkö Suomen Kiinteistöliitto ry
Taloyhtiön hallituksen tehtävät ja toiminta Lähtökohta: Asunto-osakeyhtiön tarkoitus, toimijat ja toiminta - tarkoitus: mikä ja miksi asoy on olemassa? - toimijat: ketkä toimivat asoy:ssä ja miten? - toiminta: mihin perustuu ja mihin pyritään? Suomen Kiinteistöliitto ry
Asunto-osakeyhtiön tarkoitus Asunto-osakeyhtiön päätarkoituksena on (osakkeenomistajien) asumistarpeen tyydyttäminen, ei voiton tavoittelu Asunto-osakeyhtiö on yhtiö koosta riippumatta! Suomessa on yli 80 000 asunto-osakeyhtiötä Hallituksen jäseniä asunto-osakeyhtiöissä on yhteensä noin 250 000
Asunto-osakeyhtiön määritelmä Huoneistojen yhteenlasketusta lattiapinta-alasta yli puolet on määrätty yhtiöjärjestyksessä osakkeenomistajien hallinnassa oleviksi asuinhuoneistoiksi Osakkeet tuottavat oikeuden hallita yhtiöjärjestyksessä määrättyä huoneistoa tai muuta osaa yhtiön rakennuksesta tai yhtiön hallinnassa olevasta kiinteistöstä
Asunto-osakeyhtiön hallintoa koskevat säännökset Asunto-osakeyhtiölaki sama kaikille Yhtiöjärjestys taloyhtiökohtainen Asunto-osakeyhtiön sisäinen laki Sitoo kaikkia yhtiön osakkaita, hallintoelimiä ja tilintarkastajia Voimassa, kunnes päätetyt muutokset rekisteröity
Asunto-osakeyhtiön toimielimet Yhtiökokous - osakkaat päättäjinä - valitsee hallituksen ja tilin- /toiminnantarkastajat Tilin-/toiminnantarkastajat - valvonta: kirjanpito ja hallinto Hallitus - valitsee isännöitsijän Isännöitsijä
Toimielinten väliset suhteet Asunto-osakeyhtiö - ostaa isännöintipalvelut tai - palkkaa isännöitsijän Sopimusoikeudellinen suhde Isännöintiyritys - myy isännöintipalveluja - palkkaa henkilöstön - nimeää päävastuullisen isännöitsijän Yhtiöoikeudellinen suhde Työsuhde Isännöitsijä - työsuhteessa isännöintiyritykseen - suorassa sopimussuhteessa
Hallituksen tehtävät ja toimivalta Suomen Kiinteistöliitto ry
Hallituksen tehtävät Huolehtii yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä (7:2) Kiinteistön ja rakennusten pidon nimenomaisen maininnan tarkoituksena on osoittaa aiempaa selvemmin, että yhtiön toiminnan tavoitteena oleva osakkaiden asumis- tai muun tilan käyttötarpeen tyydyttäminen ei rajoitu vain välttämättömään kunnossapitoon Isännöitsijä hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen ohjeiden ja määräysten mukaisesti
Hallituksen tehtävät Hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty Isännöitsijä huolehtii, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty Toimivalta suhteessa yhtiökokoukseen itsenäinen, laissa ja yhtiöjärjestyksessä mainitut asiat Kiireelliset toimenpiteet Isännöitsijän valinta ja erottaminen
Hallituksen tehtäviä mm. Yhtiökokouksen koolle kutsuminen ja päätösten täytäntöönpano Tilinpäätöksen laatiminen ja allekirjoittaminen Talousarvion laatiminen Huoneiston hallintaanottomenettelyn käynnistys Osakeluettelosta huolehtiminen Osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoitusten käsittely ja töiden valvominen Remonttirekisteristä huolehtiminen Kirjallinen selvitys yhtiön kunnossapitotarpeesta 5 vuodeksi varsinaiselle yhtiökokoukselle vuosittain Kirjallinen selvitys yhtiössä suoritetuista huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä sekä niiden tekoajankohdat HUOM! Käytännössä riippuu yhtiöstä miten hoidetaan ja mitä sovittu isännöitsijän kanssa!
Hallituksen tehtäviä 1.7.2010 -> Kirjallinen selvitys yhtiön kunnossapitotarpeesta 5 vuodeksi varsinaiselle yhtiökokoukselle vuosittain Vaikuttaa olennaisesti osakehuoneiston käyttämiseen, yhtiövastikkeeseen tai muihin osakehuoneistosta aiheutuviin kustannuksiin Kirjallinen selvitys yhtiössä suoritetuista huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä sekä niiden tekoajankohdat Vastaavat tiedot kuin isännöitsijäntodistuksessa Kunnossapito-, uudistus- ja muutostyöt Osakkaiden ilmoitusten käsittely Huoneistokohtainen luettelo => Tiedottaminen osakkaille ja asukkaille!
Puheenjohtajan tehtäviä hallituksessa Johtaa hallituksen työskentelyä, huolehtii kaikkien hallituksen jäsenten tiedonsaannista ja että hallitus kokoontuu tarvittaessa Valvoo, että hallitus täyttää sille kuuluvat tehtävät Johtaa hallituksen kokousta, pitää keskustelun asiassa, ohjaa keskustelua päätöksentekoon ja hallitsee kokoustekniikan Puheenjohtajan kanta ratkaisee hallituksen päätöksen tasatilanteessa
Puheenjohtajan tehtäviä taloyhtiössä Vastaa hallitukseen tuotavien asioiden valmistelusta ja niihin perehtymisestä yhteistyössä isännöitsijän kanssa Valvoo päätösten täytäntöönpanoa Varmistaa taloyhtiön strategian toteutumisen ja puuttuu ongelmiin, jos sellaisia ilmenee Pitää tilikauden aikana yhteyttä tilintarkastajiin Kirjoittaa yhtiön toiminimen yhtiöjärjestyksen perusteella Itsenäistä ja omatoimista päätösvaltaa varsin vähän, silti merkittävä toimija.
Toimivallan rajoitus (7:2) Hallitus tarvitsee yhtiökokouksen päätöksen toimiin, jotka 1) yhtiön koko ja toiminta huomioon ottaen ovat epätavallisia tai laajakantoisia, 2) vaikuttavat olennaisesti osakkeenomistajan hallinnassa olevan osakehuoneiston käyttämiseen 3) vaikuttavat olennaisesti osakkeenomistajan velvollisuuteen maksaa yhtiövastiketta tai muihin osakkeenomistajan hallinnassa olevan osakehuoneiston käyttämisestä aiheutuviin kustannuksiin Poikkeuksena kiireelliset toimenpiteet => odottamisesta aiheutuisi olennaista haittaa
Hallituksen toiminta - tavoitteet ja tavoitteellisuus - työtavat ja -menettelyt - kokoukset Suomen Kiinteistöliitto ry
Taloyhtiön tavoite-/tahtotila Jokaisella taloyhtiöllä hyvä olla mietitty millainen oman talon halutaan olevan (tahtotila, strategia) Taloyhtiön tahtotilan muodostamiseen osakkaat mukaan => pitkäjänteisyys & sitoutuminen asioihin Avoimesti yhtiökokouksessa käsittely ja hyväksyntä, toimintakertomusten alussa tiivis esitys vuosittain => Hallituksen mahdollista asettaa tavoitteita omalle työlleen, kun osakkaiden tahtotila tiedossa siitä millaiseksi oma taloyhtiö halutaan Suomen Kiinteistöliitto ry
Suunnitelmallisuus hallitustyössä Suunnitelmien laatiminen edesauttaa hallituksen tehokasta työskentelyä => tavoitteita Hallituksen työjärjestyksessä voidaan määritellä mm. seuraavat asiat: Kokouksen koollekutsumisaika ja -tapa Kokousaikataulu ja käsiteltävät asiat eri kokouksissa Työskentelytavat (esim. puhelin- ja nettikokoukset) Tiedottaminen hallituksen päätöksistä Mahdollinen vastuualueiden jako hallituksen jäsenille => työnjako, erityisosaaminen Kiinteistöliiton videokanava: www.youtube.com/kiinteistoliitto
Hallituksen vuosikello Tilikausi vaihtuu Kiinteistöliiton videokanavalla hallituksen toimikauden aikataulutus: http://www.youtube.com/kiinteistoliitto Toimintakertomus ja korjausohjelma vahvistettu Tämän tilikauden korjaushankkeiden tarjoukset tulleet Päivitetty PTS ja toiminta kertomus lausunnoille Kiinteistöstrategian päivittäminen Syystalkoot Sisäkorjaushankkeiden toteutumisen seuranta Välitilinpäätös per 30.6. Seuraavan tilikauden hankkeet vahvistettu 10 9 11 8 12 7 1 6 2 5 3 4 Hallituksen tilinpäätöskokous Yhtiökokouksen valmistelu tammi-huhtikuu Kevättalkoot Hallituksen tiedote Yhtiökokous maalis-toukokuu Hallituksen järjestäytymiskokous maalis-toukokuu Uusien hallitusjäsenten perehdytys Hallituksen tiedote Kaikki tilivuoden työt tilattu Ulkokorjaushankkeiden toteutumisen seuranta
Tiedotus hyvän hallintotavan mukaisesti Osakkaille riittävästi tietoa taloyhtiön asioista yhtiökokouskutsu yhtiökokouksen jälkeinen tiedottaminen tiedotteet asunto-osakeyhtiön kotisivut internetissä hallituksen tekemät tärkeät päätökset hallituksen kokouksen pöytäkirjasta ote osakkaalle asiakohdasta, jossa häntä koskeva päätös asumista koskevista asioista tiedottaminen myös vuokralaisille Tiedottaminen ajoissa ja ripeästi!
Hallituksen sisäinen tiedotus Hyvän hallintotavan mukaan isännöitsijän ja puheenjohtajan annettava hallituksen jäsenille riittävät tiedot yhtiön toiminnasta Hallituksen puheenjohtaja perehdyttää jäsenet hallituksen toimintaan Uuden hallituksen puheenjohtajan perehdyttää entinen hallituksen puheenjohtaja ja/tai isännöitsijä Yhtiön taloudellinen, hallinnollinen, oikeudellinen ja tekninen tilanne
Hallituksen kokouksesta ilmoittaminen Hyvän hallintotavan mukaan taloyhtiön hallituksen suositeltavaa ilmoittaa osakkaille tilikauden aikana pidettyjen hallituksen kokousten lukumäärä jäsenten keskimääräinen osallistuminen hallituksen kokouksiin Tärkeää ilmoittaa myös hallituksen kokouksien päivämäärät ennakkoon Osakkailla mahdollisuus toimintavuoden aikana saattaa asioita hallituksen käsittelyyn
Suosituksia hallitustoimintaan Hallitus laatii toimintaansa varten kirjallisen työjärjestyksen ja kokoussuunnitelman Hallituksen jäsen antaa hallitukselle riittävät tiedot pätevyytensä ja jäävittömyytensä arvioimiseksi Isännöinnistä kirjallinen sopimus sopimusmallit ja yleiset sopimusehdot Hallitus selostaa osakkaille, miten yhtiön riskienhallinta on järjestetty Yhtiössä vähintään yksi ammattitilintarkastaja
Asiakirjojen ajantasaisuus Kuntoarvio ja kiinteistönpidon pitkän tähtäimen suunnitelma (PTS) Huoltokirja Pelastussuunnitelma Kulutuksen seuranta / energiatodistus Kuntotodistus Strategia, taloyhtiön tahtotila Vakuutusturva (kattavuus, muutokset) Sopimukset (sisältö nykytarpeisiin sopiva?)
Hallituksen koollekutsuminen Hallitus kokoontuu puheenjohtajan kutsusta tarvittaessa sekä silloin, kun hallituksen jäsen tai isännöitsijä sitä vaatii Puheenjohtajan ollessa estynyt tai jos puheenjohtajaa ei ole valittu Isännöitsijä Hallituksen jäsen Puheenjohtajan kieltäytyessä Isännöitsijä Hallituksen jäsen, jos vähintään puolet hallituksen jäsenistä hyväksyy koolle kutsumisen Kutsu vapaamuotoinen Yhtiöjärjestyksessä voi olla määräyksiä Suositus: kirjallinen, hyvissä ajoin Kaikille hallituksen jäsenille osallistumismahdollisuus
Hallituksen kokous Hallituksen jäsenen läsnäolo-oikeus on henkilökohtainen Asiamiehen käyttö ei mahdollista eli ei valtuutuksia hallituksen kokouksissa Hallitus voi poikkeuksellisesti sallia avustajan käytön Isännöitsijällä läsnäolo-oikeus ja oikeus käyttää puhevaltaa Järjestäytymiskokous Puheenjohtajan valinta
Päätöksenteko hallituksessa Hallituksen päätösvaltaisuus Läsnä enemmän kuin puolet valituista jäsenistä Yhtiöjärjestysmääräykset huomioitava Asiat ratkaistaan enemmistöpäätöksin Kullakin läsnä olevalla jäsenellä yksi ääni Enemmän kuin puolet läsnä olevista kannattaa Jos äänet menevät tasan, pj.n kanta ratkaisee, paitsi pj.n vaalissa ratkaisee arvonta
Pöytäkirja (7:6) Päätöspöytäkirja Päätökset Äänestykset Eriävät mielipiteet Allekirjoitettava Yhtiöjärjestyksen määräykset Pöytäkirjan kirjaukset sellaisiksi, että tulevina vuosina niistä selviää mitä hallitus on päättänyt! => Selkeät päätökset kirjattuna pöytäkirjaan vähentävät riidanaiheita. Puheenjohtaja vastaa pöytäkirjasta, käytännössä isännöitsijä laatii. Vähintään pj ja yksi paikalla ollut jäsen/isännöitsijä Säilytettävä koko yhtiön olemassaolon ajan
Osakkaan oikeus saada tieto hallituksen päätöksestä (7:6) Osakkeenomistajalla on oikeus saada tieto sellaisesta hallituksen päätöksestä, joka koskee hänen omistamiinsa yhtiön osakkeisiin perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta suhteessa yhtiöön tai toiseen osakkeenomistajaan Pyynnöstä kirjallisena!
Hallitustyöskentelyn kehittäminen & työkalut hallitustoiminnan tueksi - osaaminen ja tietotaito - koulutus - kirjat ja lehdet - neuvontapalvelut - verkkopalvelut
Hallituksille toiminnan tueksi Koulutuksen kehittäminen ja tapahtumat Hallituksen jäsenen tarkistuslista yms. Suomen Kiinteistölehti Kiinteistöliiton/-yhdistyksen jäsentiedotteet Internetin kautta tarjolla olevat palvelut www.taloyhtio.net mm. Hallitusposti -uutiskirje www.taloyhtiosivut.fi omat kotisivut taloyhtiölle Neuvontapalvelut mm. lakineuvonta
Edellytykset ja välineet hallitustoiminnan kehittämiseen Edellytykset Hallituksen ja taloyhtiön osakkaiden halu - tärkein! Välineet Tavoitetila tahtotila ( strategia ) Suunnitelmat Menettelytapojen sopiminen = pelisäännöt Tiedonhankinta: kirjat, koulutus, jäsentiedotteet jne. Hallituksen jäsenten asenne, osaaminen ja muut ominaisuudet
Hallituksen sisäinen tiedotus ja perehdytys Hyvän hallintotavan mukaan isännöitsijän ja puheenjohtajan annettava hallituksen jäsenille riittävät tiedot yhtiön toiminnasta Hallituksen puheenjohtaja perehdyttää jäsenet hallituksen toimintaan Uuden hallituksen puheenjohtajan perehdyttää entinen hallituksen puheenjohtaja ja/tai isännöitsijä Yhtiön taloudellinen, hallinnollinen, oikeudellinen ja tekninen tilanne Kiinteistöliiton videokanava: www.youtube.com/kiinteistoliitto
Hallituksen työkalut tietotaito, osaaminen, asenne ja tahtotila Osaava hallitus on taloyhtiön osakkaiden etu!!! Hallitukselle annettava onnistumisen edellytykset (osakkaat ja yhtiökokous) => työkalut eli osaaminen ja resurssit sellaisiksi, että hallitus pystyy onnistumaan Mistä hallitus saa tietoa sekä toimintamalleja päätöksenteon ja toiminnan tueksi? => Kiinteistöliiton/kiinteistöyhdistyksen jäsenyys
Hallituksen työkalut Kiinteistöliiton/-yhdistyksen jäsenyys turvaa oikean tiedon saamisen oikeaan aikaan Kiinteistöalan kirjallisuuteen perehtyminen kannattaa ja opiskella asioita itsenäisesti Koulutustilaisuuksiin osallistuminen kannattaa, koulutusjärjestelmä tuo tavoitteellisuutta Yhteistoiminta isännöinti- ja huoltoyhtiön kanssa toimivaksi kumppanuudeksi Toimivan yhteistyöverkoston luominen
Hallituksen työkalut kirjallisuutta
Oletko hallituksen jäsenenä Perehtynyt oman taloyhtiösi yhtiöjärjestykseen? Tietoinen taloyhtiösi yhtiövastikeperusteista? Tietoinen onko korjaus- ja kunnossapitovastuun osalta päätetty taloyhtiössäsi jotain poikkeavaa? Varma kaupparekisteritietojen ajantasaisuudesta? Tietoinen keskeisimmistä taloyhtiön sopimuksista? Varma kiinteistön vakuutusturvan riittävyydestä? => Taloyhtiön hallituksen jäsenen check-lista - tarkista taloyhtiösi tilanne! www.taloyhtio.net/hallinto/hallitus/tarkistuslista
Isännöinnin ostaminen - laatu on valinta - ostoprosessin vaiheet - työkaluja käytettäväksi Suomen Kiinteistöliitto ry
Laatu vai hinta tärkeämpää? Isännöintiä ostettaessa päätettävä mitä halutaan ja millä perusteella valitaan isännöintiyritys ja isännöitsijä Ei ole vain yhdenlaista isännöintiä! => Isännöintipalvelu on erilaista eri yrityksissä Halutaanko tilata tai tuottaa laatua? Vertailu ja valinnat vain hinnalla? Miten laatu esille ja vaikuttamaan valintaan?
Mitä on isännöinti jota ostetaan? Mitä kuuluu isännöintiin? Lainsäädännöstä jonkin verran osviittaa, mutta pääosa tehtävistä sovitaan isännöintisopimuksessa Mitä isännöitsijä tekee ja mitä isännöintiyrityksen muut toimihenkilöt tekevät? Isännöitsijän osaamisvaatimuksia tai ainakin odotuksia Tekniikka, talous, lakiasiat, viestintä ja vuorovaikutus, johtaminen jne. eli joka alan asiantuntija => realismia yhden ihmisen osata kaikki?
Miten saada hyvää laatua? Isännöintiyritysten vertailtavuus varmistettava Tarjouspyyntöjen laadintaan ja valmisteluun panostus => tarjoukset vertailukelpoisiksi, myös laadun osalta! Hallituksen osto-osaaminen kuntoon Ostoprosessin osaaminen Työvälineiden tuntemus ja hyödyntäminen Sopimushallinta jatkuvaksi toiminnaksi Taloyhtiön tahtotila selväksi Strategia millainen halutaan oman taloyhtiön olevan!
Taloyhtiön tahtotilan määritys Kun taloyhtiössä tehdään osakkaiden hyväksymä strategia, se yhtenäistää ja selkiyttää asukkaiden tavoitteita edesauttaa päätöksentekoa niin hallituksessa kuin yhtiökokouksessa sekä palvelujen hankinnassa helpottaa toiminnan johtamista ja arviointia
Palvelun laatu isännöinnissä Tekninen laatu Kokous- ja muut asiakirjat, raportit hallitukselle => henkilökunnan ammattitaito, työvälineet yms. Toiminnallinen laatu Asiakkaan käsitys yrityksen työskentelytavoista sekä palvelu- ja yrityskulttuurista => asenne ja joustavuus, palvelualttius ja toimitusnopeus, luottamuksen herättäminen, asiakasviestintä, laskutuspolitiikka Imagollinen laatu Yrityksen imago ja maine markkinoilla
Laatu on valinta mutta kenen? Kuka isännöinnin laadun valitsee? Tilaaja eli taloyhtiön hallitus tärkeimmässä roolissa! Isännöintiyritys ja isännöitsijä tuottavat valittua ja tilattua laatua Milloin isännöinnin laatu valitaan? Isännöintisopimusta valmisteltaessa ja tehtäessä Koko sopimuksen kestoajan, osana arkityötä Laadun seuranta jatkuvaa ja molemminpuolista
Isännöitsijän kelpoisuusvaatimukset Laissa ei asetettu ammattitaito tai erityisiä pätevyysvaatimuksia Täysi-ikäinen eli vähintään 18-vuotias Ei konkurssissa, ei liiketoimintakiellossa, ei edunvalvojaa asetettu eikä toimintakelpoisuutta rajoitettu Asuinpaikka Euroopan talousalueella tai jos yhteisö, sen kotipaikka em. alueella (paitsi jos viranomaisen poikkeuslupa)
Pätevyyden arviointi Isännöitsijän osaaminen Pohjakoulutus ja alan tutkinnot (Isännöinnin ammattitutkinto, ITS, AIT) Työkokemus isännöintitehtävissä, muutoin relevantti Muun henkilöstön osaaminen Koulutus, työkokemus, osaamisen ylläpito ja kehittäminen ISA-auktorisointi Auditointi, kurinpitomenettely Lisätietoa ISA:sta: www.isa-yhdistys.org
Välineitä laadun hallintaan Tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin haluttu laatu esille! Vuosittain keskustelu hallituksen ja isännöinnin kesken palaute- ja kehityskeskustelu, tyytyväisyys palvelun laatuun, sopimuksen ajantasaisuus ja päivitys, Asiakastyytyväisyyden mittaukset Referenssit & vuorovaikutus muiden asiakkaiden kanssa Hallituksen itsearviointi Laatujärjestelmä, raportoinnit, vuosikello ja muut välineet
Ostoprosessin vaiheet Isännöinnin ostamisessa ei kannata oikoa => taloyhtiön hallituksen toimittava tavoitteellisesti 1. Tarveselvitysvaihe => mitä halutaan Määritellään tavoitteet isännöinnille, nykytilan arviointi, tarpeiden selvitys 2. Suunnitteluvaihe => miten halu toteutetaan Isännöintihankinnan toteutuksen suunnittelu, määritellään haluttu palvelukokonaisuus, palvelukuvaus, valmistellaan asiakirjat 3. Tarjouspyyntövaihe => kenen kanssa yhteistyöhön Potentiaalisille tarjoajille tarjouspyynnöt
Isännöinnin ostaminen jatkuvaa Isännöinnin ostamisessa on taloyhtiön hallituksen kannalta kyse jatkuvasta toiminnasta! Tehdyn isännöintisopimuksen toimivuutta arvioitava, seurattava sen toteutumista ja noudattamista => huomiota sopimuksen aikaiseen elämään pelkästä ostotilanteesta Kiinteiden kuukausipalkkioiden lisäksi isännöintiyrityksillä on erillisveloitettavia palveluja, joiden hinnat hallituksen sovittava Mikään sopimus ei ole ikuinen => sopimusta tehtäessä mietittävä sen koko elinkaari aina päättymiseen saakka prosessien osalta
Sopimuksen päivitys vai kilpailutus Nykyisen isännöintisopimuksen ja palvelun toimivuuden arviointi Isännöintiyrityksen ja isännöitsijän vaihto ei aina ongelmatonta, pidemmät kumppanuudet tavoite Sopimuksen päivittäminen taloyhtiön tarpeita vastaavaksi pitäisi olla normaalia Jos sopimuksen päivittäminen ei onnistu yhteisymmärryksessä => isännöintipalveluiden ostaminen ja kilpailutus
Isännöintipalvelun tarpeiden määrittelyyn vaikuttaa monet seikat Kiinteistön ja sen tilojen käyttötarkoitus Kiinteistöllä olevat rakennukset ja niiden laitetekniset ominaisuudet Rakennusten ikä ja kunto Kiinteistön käyttäjien tarpeet Viranomaisten ja lainsäädännön vaatimukset => Eri taloille tarvitaan erilaista isännöintiä
Kilpailuttamisprosessi miten etenee ja millaisia vaiheita hankkeessa on? Ennen tarjouspyyntöä tehtävät toimenpiteet Tarjouspyynnön sisällön määrittely Tarjousten vertailu Sopimusneuvottelut Sopimuksen laadinta ja toimeenpano Sopimuksen aikaiset toimenpiteet => laadun hallinta ja varmistus tähtäimenä
Kilpailutusprosessi: Ennen tarjouspyyntöä Palvelun tarjoajien kartoitus - toimintakyky, referesssit, yhteiskunnalliset velvoitteet jne. Kilpailutuksen menettelytavoista päätökset Palveluntoimittajan valintakriteerien määrittely => haluttujen asioiden painotus Tarjouspyynnön liitteiden valmistelu, => tehtäväsisällöt ja -määrittelyt selkeiksi => Pyrkimys tarjousten vertailukelpoisuuteen ja haluttuun laatutasoon
Kilpailutusprosessi: Tarjouspyyntömäärittelyt Tarjouspyyntö on yksi sopimusasiakirja! Kuvataan mahdollisimman tarkasti ja yksiselitteisesti ne tehtävät ja toimenpiteet, joista tarjousta pyydetään => oikea mitoitus Tarjoajien tasaveroinen kohtelu, sama tieto kaikille tarjoajille tarjousten laatimiseksi Sopimukseen sisältyvät tehtävät vs. erillisveloitettavat työt Tilaajan tahdon määritys! => sitä saa mitä tilaa.
Kilpailutusprosessi: Tarjousten vertailu Kun tarjouspyynnöt liitteineen tehty huolella ja mietitty mitä tilataan, voidaan tarjouksia vertailla myös halutun laadun osalta Yhtenäisen tarjouspyyntölomakkeen käyttö parantaa vertailtavuutta Halvin tarjous ei kokonaistaloudellisesti aina edullisin (mm. kk-palkkio vs. erillisveloitus) Tavoitteena pitkäaikainen kumppanuus => tilaajan ja tuottajan etu
Kilpailutusprosessi: Sopimusneuvottelut Neuvotteluissa varmistetaan, että sopijaosapuolet ymmärtävät sopimuksen ehdot samalla tavalla Tavoitteena tulkinnanvaraisuuksien poistaminen ja ristiriitaisuuksien ehkäisy Täsmennykset ja muutokset kirjattava sekä liitettävä sopimusasiakirjoihin!!! Iltalypsy ei kuulu hyvään kauppatapaan => Parempi sopia etukäteen kuin riidellä jälkikäteen
Kilpailutusprosessi: Sopimuksen laadinta Kumppanin valintapäätös Laadinta sopimusteksti, liitteet ja järjestys Allekirjoitus voimaanastuminen Täytäntöönpano kohteen haltuunotto Tiedottaminen asukkaille infoa mitä tilattu, myöhemmin henkilöiden vaihtuessa tiedon kuljettava uusille toimijoille (hallitus)
Kilpailutusprosessi: Sopimuksen aikana Isännöintipalvelun ostaminen on jatkuva prosessi -> se ei pääty sopimuksen tekoon Sopimuksen ylläpitäminen ja seuranta Laaduntarkkailu molemmin puolista Yhteydenpitomenettelyjen toimivuus Raportoinnin tapa ja määrä sopimuksessa Reklamointi, kehityspalaverit Asiakastyytyväisyyskyselyt
Ostoprosessin vaiheet tiivistelmä Isännöintipalvelun ostaminen ei pääty sopimuksen tekoon => siitä se vasta alkaa! Mieti mihin tarpeisiin palvelua ollaan ostamassa Älä oikaise ja kiirehdi tarjouspyyntöjen lähettämiseen, vaan valmistele hankinta kunnolla Päätä etukäteen isännöinnin ostamisen menettelytavat ja pelisäännöt Varmista sekä laadun että hinnan vertailtavuus Toimi kilpailutuksessa rehdisti
Työkaluja isännöinnin ostamiseen Yleiset sopimusehdot ja eettiset ohjeet Tarjouspyyntömallit, mallit liiteasiakirjoista Isännöintitehtäväluettelo Oppaita ja lomakkeita Kirjallisuutta Verkkopalveluja (esim. www.taloyhtio.net)
Yleiset sopimusehdot ja eettiset ohjeet Isännöinnin eettiset ohjeet Kiinteistöliitto, Isännöintiliitto ja ISA julkaisivat 2008, korvasi aiemman Hyvä isännöintitapa -ohjeistuksen www.taloyhtio.net/hallinto/isannoitsija/hyvaisannointitapa Isännöinnin yleiset sopimusehdot ISE 2007 www.taloyhtio.net/hallinto/isannoitsija/ise2007 Julkaistiin 2007, korvasi aiemman KH & I YSE 2000:n Sisältönä sopimussuhteen yleisiä periaatteita, alihankkijan käyttö, hinnantarkistus, tietoturvallisuus, jne.
Isännöintitehtäväluettelo => luetteloksi koottu esitys isännöintitehtävistä Isännöintitehtäväluetteloa käyttäen taloyhtiön hallitus pystyy tarjouspyyntöön määrittelemään ne isännöintitehtävät, jotka hallitus haluaa isännöintisopimukseen sisällyttää sekä mitkä palvelut hallitus haluaa sisällyttää kiinteään kuukausimaksuun ja mitkä erillisveloitettaviksi Kiinteistöalan Kustannus Oy:n julkaisu, www.kiinkust.fi Kiinteistöliiton jäsenille 10 % alennus, norm. 15 euroa
Lomakemalleja sopimuksen tekemiseen Tarjouspyyntö isännöinnistä lomake Isännöintisopimus -lomake Kiinteistöalan Kustannus Oy julkaisijana Sopimushallinnan työkalut -lomakkeet ja mallit Isännöintisopimuksen laatimisohjeet, Tarjouspyyntö isännöinnistä -lomake, Kiinteistön perustiedot - lomake, Isännöinnin sopimusohjelma -malli, Isännöintisopimus -malli Julkaistaan päivitettyinä syksyllä 2011, www.taloyhtio.net
Muita lomakkeita ja työkaluja Sopimuslomake.net -palvelu, www.sopimuslomake.net (Rakennustieto Oy) KH X4-00451 Isännöintipalveluiden hankinta. Palvelukuvauksen laatiminen. (2010) KH X4-00450 Isännöintipalveluiden hankinta. Sopimusohjelman laatiminen. (2010) KH X4-00449 Isännöintipalveluiden hankinta. Tarjouspyynnön laatiminen. (2010)
Kirjallisuutta ja tietolähteitä hallituksille Toimiva hallitus Taloyhtiön hallituksen käsikirja, (Kiinteistöalan Kustannus Oy) Hyvä hallintotapa taloyhtiössä (Kiinteistöalan Kustannus Oy) KiinteistöRYL 2009 (Rakennustieto Oy) Isännöintipalveluiden osto-opas (pdf, netissä) (Kiinteistöliitto Pirkanmaa) Taloyhtiöiden tietoportaali: www.taloyhtio.net (Kiinteistöliitto yhteistyötahoineen)
Isännöinnin ostamisen muistilista Hallitus määrittelee millaista isännöintiä taloon haluaa, älä lähetä tarjouspyyntöjä ennen tätä omaa mietintää Tarjouspyyntöön pitää panostaa aikaa ja ajattelua Hyödynnä lomakemalleja ja muita työkaluja Perehdy isännöinnin tarjoajiin haastattele! Isännöintisopimus kirjallisena, liitteet mukana Isännöitsijän valinta tärkeä päätös => harkinta huolella => Lisätietoa osoitteessa www.taloyhtio.net
Sopimusasiakirjat Tarjouspyyntö Tarjous Neuvottelupöytäkirjat Yleiset sopimusehdot Sopimus liitteineen Muut asiakirjat Katsotaan asiakirjat, mallit ja liitteet - kohta kohdalta
Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys Ellei muuta ole sovittu, noudatetaan seuraavaa ISE:n mukaista asiakirjojen pätevyysjärjestystä: 1. Isännöintipalvelusopimus liitteineen 2. Sopimusneuvottelupöytäkirjat 3. Sopimusohjelma liitteineen 4. Nämä yleiset sopimusehdot = ISE 2007 5. Tarjouspyyntö 6. Tarjous 7. Muut asiakirjat sopimuksessa mainitussa järjestyksessä.
Sopimuksen muuttaminen Sopimusehtoihin, palvelukuvauksiin ja mahdollisiin lisäohjeisiin tehtävistä muutoksista on sovittava erikseen Muuttamismenettelystä on syytä sopia sopimuksessa muutokset kirjallisesti osapuolten hyväksyttävä muutokset ennen niiden voimaantuloa Sopimuksen siirtämisestä on myös syytä sopia Yleensä kirjataan, että sopijapuolilla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai sen osaa kolmannelle ilman toisen sopijapuolen kirjallista suostumusta
Sopimuksen päättäminen IRTISANOMALLA Toistaiseksi voimassa oleva sopimus päätetään irtisanomalla se kirjallisesti. Jos sopimuksessa ei ole muuta sovittu, irtisanomisaika on kolme (3) kuukautta. Määräaikainen sopimus päättyy määräajan umpeuduttua. Sopimus voidaan päättää heti, mikäli päättämistä haluava sopijapuoli suorittaa toiselle sopijapuolelle korvauksen, jonka määrä on irtisanomisaikaa tai jäljellä olevaa sopimusaikaa vastaavan sopimuskauden maksu.
Sopimuksen päättäminen PURKAMALLA Sopimus päättyy välittömästi Purkuperuste oltava Suoritusvelvollisuuden olennainen laiminlyönti tai sopimuksen noudattamatta jättäminen Kirjallinen huomautus pohjalla Konkurssi, yrityssaneeraus tai selvitystila Palvelun toimittajan kuolema Vahinkoa kärsineellä oikeus saada korvausta (sopimusrikkomus perusteena, korvauksen määrä, 1 kk)
Riitojen ratkaisu Sopimuksesta johtuvien erimielisyyksien ratkaiseminen ensisijaisesti neuvotteluteitse Jos neuvotteluteitse ei löydy ratkaisua, niin riitaisuus saatettava ratkaistavaksi joko käräjäoikeuteen (tilaajan kotipaikan mukaan); tai hidas, kallis, kynnys alhaisempi välimiesmenettelyyn nopea, kallis (jos 3 välimiestä), kynnys korkeampi
Hyvä kumppanuus & luottamus Avoin ja luottamuksellinen neuvottelu- ja sopimussuhde Kohtuulliset sopimusehdot => hintaa alentava vaikutus vrt. mitä heikompi sopimusturva, sen kalliimmaksi palvelutuottajat palvelunsa hinnoittelevat (esim. ylipitkät irtisanomisajat, rajattomat vahingonkorvausehdot, kohtuuttoman pitkät maksuajat) Hyvä sopimus -> mielekäs molemmille sopijapuolille => mahdollisuus keskittyä kunkin omiin töihinsä Pitkäaikainen ja reilu yhteistyökumppanuus => apu nopeasti akuuttitilanteissa, muutoksista helpompi sopia
Hallituksen ja isännöintiyrityksen keskinäinen yhteistyö Yhteistyö - mitä se on ja mitä se ei ole? Mistä syntyy toimiva yhteistyö? Mitä hyötyä taloyhtiölle on rakentavasta yhteistyöstä? Mitä on luottamus ja miten se saadaan synnytettyä?
Hallituksen ja isännöitsijän yhteistyö Asunto-osakeyhtiön toimiva johto = hallitus ja isännöitsijä yhdessä Isännöitsijä ja puheenjohtaja = toimiva työpari Asioiden valmistelu kokouksiin päätettäväksi Mistä ilmestyvät esityslistalle, kenen toimesta? Hyvä hallintotapa taloyhtiössä suositukset Kiinteistöliitto ja AKHA vuonna 2010
Hallituksen ja isännöitsijän yhteistyö Roolit hallituksen ja isännöitsijän osalta selvät? Kummankin hoidettava omaa tonttia, muutoin tulee sekamelska Isännöitsijä = valmistelu, suorittaja, täytäntöönpanija eli operatiivinen johto Hallitus = toiminnan organisointi ja valvonta/seuranta
Hallituksen ja isännöitsijän yhteistyö Hallituksen toimikauden käynnistys yhteistyössä Saadaan selvät sävelet toiminnalle Tavoitteet mitä hallitus aikoo saada aikaiseksi Aikataulutus vuosikello tms. suunnitelma Perehdytys työskentelytapoihin ja talon asioihin Sopimukset tietoon hallituksen jäsenille
Lisätietoa ja lisää tietoa Lakineuvonta palvelee Jäsenille, ma-to 9-15, pe 10-15, puh. (09) 1667 6300 ilman erillismaksua (hallitukset, isännöitsijät, tilin-/toiminnantarkastajat) Muille ma-to 12-16, puh. 0600 01122 hintaan 1,95 e/min+pvm/mpm www.taloyhtio.net taloyhtiöiden tietoportaali www.kiinteistoliitto.fi Kiinteistöliiton nettisivut www.youtube.com/kiinteistoliitto - videokanava