Taloyhtiön kokoukset. Annika Kemppinen, Lakimies

Transkriptio

1 Taloyhtiön kokoukset Annika Kemppinen, Lakimies

2

3 Kiinteistöliitto Uusimaa Kiinteistöliiton suurin aluejärjestö Yhteensä yli 9300 jäsentä Jäsenistö pääosin asunto-osakeyhtiöitä Toimii koko Uudenmaan alueella Paikallisyhdistykset: Porvoo Hyvinkää-Riihimäki-Mäntsälä Valtakunnallinen ruotsinkielinen järjestö Finlands Svenska Fastighetsförening

4 Jäsenpalvelut Jäsenneuvonta puhelimitse hallituksen jäsenille ja isännöitsijälle Juridiikka Tekniikka Talous ostopalveluna (Tapio Tikkanen, Kirjurituote Oy) Työsuhdeneuvonta Kiinteistöpalvelut ry:n kautta Edunvalvonta

5 Jäsenpalvelut II Tiedotustoiminta Suomen Kiinteistölehti Jäsentiedote Nettisivut Koulutustilaisuudet Jäsenalennukset Lisäpalveluita tarjolla asiantuntijalausunnot yhtiöjärjestysmuutokset tekniset palvelut

6 Sisältö Hallituksen kokous Kokouksen valmistelu Puheenjohtajan rooli Päätöksenteko Pöytäkirja Yhtiökokous Kokouksen valmistelu Kokouksen toimihenkilöt Kokouksen kulku Päätöksenteko Pöytäkirja Päätösten täytäntöönpano

7 Hallituksen kokous

8 Hallitustyöskentely Hallituksen tehtävä Huolellisuus- ja lojaliteettivelvollisuus Hallituksen ja isännöitsijän tehtävä yhteistyötä ja muistettava toiminnassaan aina yhtiön etu Hallitustyöskentelyn toimivuuden ja jatkuvuuden kannalta päätöskirjausten oltava selkeitä Uudet hallitukset tietävät mitä päätetty Päätöksistä tiedottaminen tuo luotettavuutta ja läpinäkyvyyttä

9 Hallituksen kokouksen osallistujat Hallituksen jäsenen läsnäolo-oikeus on henkilökohtainen Asiamiehen käyttö ei mahdollista Isännöitsijällä läsnäolo-oikeus ja oikeus käyttää puhevaltaa Hallitus voi päättää toisin Tilin- ja toiminnantarkastajat Läsnäolo-oikeus, kun käsitellään hänen tehtäviinsä liittyviä asioita

10 Hallituksen kokouksen osallistujat Varajäsenillä ei automaattisesti läsnäolo-oikeutta, ellei joku varsinainen jäsen ole estynyt Hallitus voi päättää toisin Tällöin varajäsenellä ei äänioikeutta eikä oikeutta kokouspalkkioon Muut hallituksen päätöksellä Esim. asiantuntijat, urakoitsijan/suunnittelijan edustajat korjaushankkeisiin liittyen

11 Hallituksen kokousten määrä Hallituksen tulisi kokoontua niin usein kuin on tarpeen Ei liian harvoin eikä liian usein Tarpeellisten kokousten määrät vaihtelevat Yhtiön koko Suuret korjaushankkeet Päätöksentekovaltuuksien delegointi isännöitsijälle/pj.lle Hallituksen on hyvä sopia kokousaikataulusta Voidaan poiketa tarpeen vaatiessa

12 Kokouksen valmistelu Kokousaikataulu palvelee suunnitelmallisuutta Perusasiat ovat vuodesta toiseen samoja, isoihin korjaushankkeisiin syytä varautua ajoissa Kokouksissa käsiteltävät asiat suositeltavaa valmistella siten, että niistä saadaan tieto hallituksen jäsenille jo kutsussa Valmis esityslista nopeuttaa kokouksen kulkua Esityslista ei ole yhtä sitova kuin yhtiökokouksessa Kutsuun suositeltavaa liittää myös asioiden käsittelyyn liittyvä kirjallinen materiaali Kaikki voivat tutustua asioihin jo etukäteen Kuka esittelee asiat kokouksessa, isännöitsijä/pj. Kutsut suositeltavaa toimittaa yleensä vähintään viikkoa aikaisemmin

13 Hallituksen kutsuminen koolle Lain mukaan hallituksen kokouksen koolle kutsumisesta vastaa pj Usein isännöitsijä hoitaa käytännön järjestelyt Isännöitsijällä ja jäsenillä oikeus vaatia koolle kutsumista Jos pj ei suostu, voi Hallituksen jäsen kutsua kokouksen koolle, jos ½ hallituksen jäsenistä suostuu Isännöitsijä kutsua yksin Jollei pj:a valittu tai hän on estynyt, isännöitsijä tai hallituksen jäsen voi kutsua

14 Hallituksen kutsuminen koolle Kutsu vapaamuotoinen Huomioitava mahdolliset yhtiöjärjestysmääräykset Kannattaa sopia järjestäytymiskokouksessa Suositeltavaa toimittaa kirjallinen kutsu varsinaisille jäsenille Vapaamuotoisuus mahdollistaa kokouksen järjestämisen nopeallakin aikataululla tarpeen vaatiessa

15 Hallituksen puheenjohtajan valinta Yleensä hallitus valitsee keskuudestaan Äänten mennessä tasan, ratkaistaan arvalla Järjestäytymiskokous Koollekutsujana isännöitsijä tai kuka tahansa hallituksen jäsen Pidettävä aina, kun uusi hallitus valitaan, vaikka kaikki jäsenet olisivatkin samoja Hallitus voi erottaa valitsemansa pj:n kesken kauden Valittava tilalle uusi pj hallituksen keskuudesta ja vanhasta pj:sta tulee tavallinen hallituksen jäsen Varajäsentä ei voida valita puheenjohtajaksi!

16 Hallituksen puheenjohtajan rooli Lakimääräiset tehtävät: Hallituksen koolle kutsuminen tarvittaessa Hallituksen kokousten johtaminen Hallituksen pöytäkirjan allekirjoittaminen yhdessä hallituksen siihen valitseman jäsenen tai kokouksessa läsnä olleen isännöitsijän kanssa Toiminimen kirjoitusoikeus yhtiöjärjestyksen määräysten mukaisesti Hallituksen kokouksessa äänten mennessä tasan, pj:n kanta ratkaisee Yhteistyö isännöitsijän kanssa muita jäseniä merkittävämpää Huom! Pj ei voi tehdä hallituksen päätöksiä yksin!

17 Päätöksenteko hallituksessa Hallitus päätösvaltainen kun saapuvilla yli puolet valituista jäsenistä esteellisten jäsenten ei katsota olevan paikalla mahdolliset yhtiöjärjestysmääräykset huomioitava Päätöstä ei saa tehdä, ellei kaikille hallituksen jäsenille ole varattu tilaisuutta osallistua asian käsittelyyn Kullakin hallituksen kokoukseen osallistuvalla jäsenellä on käytössään yksi ääni Asiat ratkaistaan enemmistöpäätöksin Enemmän kuin puolet läsnä olevista kannattaa Puheenjohtajan kanta ratkaisee, jos äänet tasan Poikkeus: puheenjohtajan vaalissa tasatilanteessa arvonta

18 Hallituksen kokouksen kulku 1. Kokouksen avaaminen 2. Kokouksen osanottajien toteaminen 3. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 4. Esityslistan mukaisten asioiden sekä mahdollisten muiden asioiden käsittely Edellisen kokouksen pöytäkirjan allekirjoitus ks. yj 5. Kokouksen päättäminen Vrt. esim. kiireelliset puhelinkokoukset/päätöksenteko sähköpostilla Näistäkin kokouksista laadittava aina pöytäkirja!

19 Hallituksen kokouksen pöytäkirja Päätöspöytäkirja Päätökset Äänestykset Eriävät mielipiteet Allekirjoitettava Yhtiöjärjestyksen määräykset Vähintään pj ja yksi paikalla ollut jäsen/isännöitsijä Säilytettävä koko yhtiön olemassaolon ajan Ei julkinen eikä salainen Osakkaalla oikeus saada tieto päätöksestä, joka koskee hänen oikeuksiaan tai velvollisuuksiaan Pyynnöstä kirjallisesti

20 Yhtiökokous

21 Kokouksen valmistelu Yhtiöjärjestys Kutsua koskevat määräykset, äänileikkuri, määräykset päätöksentekomenettelyistä Hallituksen esitykset Esittelyyn valmistautuminen Selvitykset kunnossapitotarpeesta ja suoritetuista kunnossapito- ja muutostöistä Selvitysten tulee olla laadittuina Selvitysten esittelyyn valmistautuminen

22 Kokouksen valmistelu Osakkaiden kyselyoikeuteen valmistautuminen Yhteistyö isännöitsijän kanssa Esityslista (ks. malli) Koolle kutsuminen lain ja yhtiöjärjestyksen mukaan Kutsuaika, kutsutapa, asiakirjojen nähtävänä pito, kokousilmoitus asukkaille Varautuminen äänestyksiin Ovatko äänileikkuria, valtuutusta ja esteellisyyttä koskevat säännöt hallussa?

23 Kokouksen toimihenkilöt Kokouksen avaaja Yleensä hallituksen pj Kokouksen puheenjohtaja Usein hallituksen pj, mutta voi olla joku muukin Kokouksen sihteeri Yleensä isännöitsijä Pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat Yleensä samoja henkilöitä Yleensä 2 kpl Yleensä osakkaita

24 Yhtiökokouksen kulku 1. KOKOUKSEN AVAAMINEN 2. PUHEENJOHTAJAN JA SIHTEERIN VALINTA 3. PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA 4. KOKOUKSEN OSANOTTAJIEN TOTEAMINEN 5. LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN 6. TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN 7. KÄSITELTÄVÄT ASIAT 8. KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN 9. MUUT ASIAT - EI VOIDA PÄÄTTÄÄ, VAIN KESKUSTELLA

25 Yhtiökokouksen kulku Kannatusmenettelyn hyväksyttäminen Kannatusmenettely ei ole automaattisesti käytössä, vaan se täytyy hyväksyttää kokouksella Pj voi esittää, että vain kannatetut asiaehdotukset otetaan mukaan äänestykseen Ei koske hallituksen ehdotuksia eikä vaalia Jos yksikin vastustaa, kannatusmenettelyä ei voi noudattaa Pj kopauttaa nuijan pöytään ja toteaa kannatusmenettelyn hyväksytyksi

26 Yhtiökokouksen kulku HALLITUKSEN SELVITYKSET Hallituksen pj, hallituksen jäsen tai isännöitsijä esittelee selvityksen kunnossapitotarpeesta ja selvityksen yhtiössä suoritetuista huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä Pj avaa keskustelun Käydään keskustelu selvitysten pohjalta Pj päättää keskustelun Pj toteaa selvitykset esitellyiksi ja käsitellyiksi Yhtiökokous ei voi tehdä muutoksia selvitykseen

27 Yhtiökokouksen kulku PÄÄTÖSASIOIDEN KÄSITTELY Pj ilmoittaa käsiteltävän asian Asian ja hallituksen päätösehdotuksen esittely (isännöitsijä tai hallituksen jäsen) Pj avaa keskustelun, jakaa puheenvuorot ja päättää keskustelun Pj toteaa tehdyt esitykset tai päätöksen Tarvittaessa selvitettävä osakkaan kanta Yksimielinen päätös tai äänestys Ennen varsinaista äänestystä pj voi ehdottaa koeäänestystä käsiä nostamalla, henkilö ja ääni periaate, alustava kanta Pj:n tiedusteltava kultakin selvään vähemmistöön jääneeltä, vaatiiko varsinaista äänestystä HUOM! Ei korvaa varsinaista äänestystä

28 Yhtiökokouksen kulku Äänestys Pj:n ehdotus äänestysjärjestyksestä ja tavasta Esim. ensin kaksi hallituksen esityksestä kauimpana olevaa, lopuksi voittanut/hallituksen esitys Esim. avoin äänestys, suljettu lippuäänestys Jos joku vaatii lippuäänestystä, tulisi järjestää Äänestyksen tulos Pj julistaa äänestyksen tuloksen Päätös Pj julistaa tehdyn päätöksen

29 Enemmistöpäätös Pääsääntö: enemmistöpäätös enemmän kuin puolet annetuista äänistä kannattaa - äänten mennessä tasan puheenjohtajan kanta korjaukset, perusparannukset, uudistukset tilinpäätöksen ja talousarvion vahvistaminen yhtiövastikkeenmäärästä päättäminen vastuuvapauden myöntäminen mahdollisesta vahingonkorvauskanteesta päättäminen panttaussuostumuksen antaminen yhtiöjärjestysmääräyksellä enemmistövaatimusta voidaan tiukentaa

30 Määräenemmistöpäätös 2/3 enemmistö kokouksessa annetuista äänistä ja edustetuista osakkeista yhtiöjärjestyksen muuttaminen suunnattu osakeanti Yhtiöjärjestyksessä voidaan tiukentaa esim. yhtiöjärjestyksen muuttamisen osalta Huom! Jotkin yhtiöjärjestysmuutokset ja yhdenvertaisuutta loukkaavat päätökset vaativat lisäksi joidenkin tai kaikkien osakkaiden suostumuksen

31 Pöytäkirja Merkittävä Kokouksessa tehdyt päätökset Mahdolliset eriävät mielipiteet Jos äänestetty, äänestyksen tulos Hyväksymättä jätetyt yhtiöjärjestyksen muuttamista koskevat ehdotukset Ääniluettelo Allekirjoitettava Puheenjohtaja ja väh. yksi ptk:n tarkastaja Yhtiöjärjestysmääräykset Viimeistään kuukauden kuluttua osakkaiden nähtävänä Osakkaalla oikeus tutustua ja saada jäljennöksiä Säilytettävä luotettavalla tavalla

32 Päätösten täytäntöönpano Hallitus täytäntöönpanee yhtiökokouksen päätökset Delegointi isännöitsijälle käytännön tasolla Hallitus tai hallituksen jäsen ei saa noudattaa yhtiökokouksen tekemää päätöstä, joka on AOYL:n tai yhtiöjärjestyksen vastainen ja siksi pätemätön Moitteenvaraisissa tapauksissa saattaa olla syytä odottaa moiteajan umpeen kulumista tai tarvittaessa järjestettävä uusi kokous Yhtiökokous, hallitus tai isännöitsijä ei saa ryhtyä yhdenvertaisuutta loukkaavaan toimenpiteeseen

33 KIITOS! Kiinteistöliiton yhtiökokousvideot: kiinteistoliitto