Kaupunginvaltuusto 88 12.09.2012 Kaupunginhallitus 197 14.10.2013 Kaupunginhallitus 26 03.02.2014 Selvitys mahdollisuuksista tehostaa hallintoa Loviisan kaupungissa, valtuustoaloite 822/00.01.01/2012 KV 88 Puheenjohtaja ilmoitti, että allekirjoittaneet valtuutetut olivat ennen kokousta ilmoittaneet haluavansa jättää seuraavan aloitteen: Liite no 46. Kun aloite oli jätetty, lähetettiin se kaupunginhallitukselle valmisteltavaksi kaupunginvaltuuston työjärjestyksen 23 :n mukaisesti. KH 197 Liite nro 69. Valmistelija ja esittelijä: kaupunginjohtaja Olavi Kaleva Kaupungin laajennettu johtoryhmä on pitänyt 27.2.2013 kokopäiväisen tilaisuuden, jossa on mietitty mistä lähtökohdista, millä aikataululla ja minkälaisin toimenpitein hallintoa ja toimintaa ylipäätään voidaan tehostaa. Kevään aikana on tarkoitus pitää kaksi jatkotilaisuutta sekä keskusten omia työpajoja, jolla tehostamiskysymyksiä käsitellään käytännönläheisellä tasolla. Prosessi on vasta alkutekijöissään, mutta ensimmäisiä tuloksia on luvassa jo vuoden 2014 talousarvioon ja laajemmin vuoden 2015 talousarvioon. Työpajat on pidetty kevään 2013 aikana ja saatu tietoa erityyppisten tehostamistoimenpiteiden mahdollisuudesta. Keskusten laatimissa tehostamisohjelmissa on tutkittu ja selvitetty mahdollisuutta hallinnon tehostamiseen ja myös tehtävien uudelleenjärjestelyyn tulevina vuosina. Toimenpiteet konkretisoidaan kunkin vuoden talousarvioesityksessä. Ehdotus: Kaupunginhallitus hyväksyy vastauksen ja esittää, että kaupunginvaltuusto merkitsee asian tiedoksi ja toteaa, että aloite on loppuun käsitelty. Jäsen Mikael Karlsson ehdotti, että asia palautetaan uuteen valmisteluun. Jäsen Mia Heijnsbroek-Wirén kannatti jäsen Mikael Karlssonin ehdotuksen. Asia palautettiin yksimielisesti uuteen valmisteluun.
KH 26 Valmistelijat: kaupunginjohtaja Olavi Kaleva, tekninen johtaja Ulf Blomberg, henkilöstöpäällikkö Jan Rosenström ja vt. hallintojohtaja Lilian Andergård-Stenstrand 1) Keitä henkilöitä koskettaa luonnollinen poistuma lähivuosina todennäköisenä eläköitymisenä ja voiko uudelleen palkkausta välttää esimerkiksi muuttamalla työmenetelmiä tai muuttamalla organisaatiota. Koskien vanhustenhuoltoa, päivähoitoa ja opetusta mahdollisuudet lienevät kenttätyössä rajalliset, koska kysymyksessä on suora asiakaspalvelu. Sitä vastoin voidaan kysyä, tarvitaanko vastaisuudessa koko hallinnossa kaikkia johtajia johdossa ja väliportaan hallinnossa. Loviisan kaupungin henkilöstöä jää eläkkeelle vuosina 2014 2017 yhteensä noin 120 henkilöä. Vuoden 2014 aikana 34 työntekijän oletetaan jäävän vanhuuseläkkeelle. Tarkkaa ennustetta on mahdoton tehdä, koska eläkeikä on joustava ja riippuu myös työntekijöiden omista mieltymyksistä ja päätöksistä. Tarkemmin tarkasteltaessa vuosina 2014 2017 eläkeiän saavuttavia ilmenee, että poistuma on suurinta hoitosektorilla (noin 40 henkilöä) sekä opetuksessa ja päivähoidossa (noin 35 henkilöä). Toiminnan turvaamiseksi on palkattava uusia työntekijöitä. Muilla sektoreilla poistuma on huomattavasti vähäisempää, esim. siivouksessa ja ruokahuollossa (10) sekä teknisellä sektorilla (10). Erilaisissa toimisto- ja tukitoiminnoissa poistuma on noin 15 henkilöä. Eläke-ennustetta hyödynnetään jo nyt mahdollisimman paljon toiminnan suunnittelussa. Yleisen hallinnon ja konsernihallinnon hallinnollisissa toiminnoissa eläkepoistuma on jokseenkin seuraavanlainen: vuonna 2014 yksi henkilö, 2015 kaksi henkilöä, 2016 kolme henkilöä ja 2017 viisi henkilöä. Näin ollen eläkkeelle siirtymiset sinänsä eivät mahdollista mitään nopeita uudelleenjärjestelyjä keskushallinnossa. Tämä ei tietenkään estä muiden tehostamistoimenpiteiden toteuttamista sisäisin järjestelyin. Nykyinen henkilöstösuunnittelu lähtee siitä, että eläkkeelle siirtymisiä hallinnosta ja tukitoimista ei ensisijaisesti korvata uusia työntekijöitä palkkaamalla. Loviisan kaupungissa oli 31.12.2013 yhteensä 1 139 päätoimista työsuhdetta, joista 95:een sisältyy erilaisia esimiestehtäviä. Näissä 76 henkilöä toimii lähiesimiehinä ja työnohjaajina. Tyypillisiä lähiesimiehiä ovat esim. päiväkotien johtajat, osastonhoitajat hoitosektorilla ja koulujen johtajat ja rehtorit. Jos keskusten kuutta johtajaa ei oteta lukuun, yhteensä 13 henkilöä voidaan pitää keskijohtoon kuuluvina. Nykyisistä esimiehistä viidellä on mahdollisuus jäädä vanhuuseläkkeelle vuonna 2014. Eläkkeellesiirtymistahti pysyy suunnilleen samalla tasolla
myös lähivuosina. Tavoitteena on, että esimiesten määrää voidaan ajan myötä vähentää ja esimiesrooleja yhtenäistää pienempiä yksiköitä yhdistelemällä ja muilla järjestelytoimilla. 2) Kaupunki vuokraa kalliiseen hintaan tiloja tilanteessa, jossa kaupungin omat kiinteistöt seisovat tyhjillään. Toimintapisteitä ei välttämättä tarvitse keskittää torin lähettyville nykyisessä laajuudessaan vastaisuudessa. Kaupunki maksaa noin 11 euroa/m² vuokraa kuukaudessa Kuningattarenkadun tiloista, joissa tekninen keskus nykyisin toimii. Vuokraan sisältyy kiinteistönhoito, lämmitys ja vesi, mutta ei sähkö eikä siivous. Vuokraa voidaan pitää ehkä loviisalaisittain melko korkeana, mutta toisaalta tilat hyödynnetään tehokkaasti, joten käytössä oleva kokonaispinta-ala on pieni. Teknisen keskuksen tilakustannukset, myös sähkö ja siivous mukaan lukien, ovat kokonaisuudessaan noin 141 000 euroa/vuosi. Jos tekninen keskus muuttaa Pernajan kunnankanslian vanhoihin tiloihin ja tiilitaloon, tilaa ei ole tarpeeksi koko henkilökunnalle. Tarvitaan joko noin 150 m²:n lisärakennus tai keskus täytyy jakaa useaan eri paikkaan. Tilakulut, jos sisältö on sama kuin edellä ilman että rakennuksille lasketaan mitään arvoa, olisivat noin 63 000 euroa/vuosi. Sen lisäksi tulisi vähintään 30 000 euron lisäys kilometrikorvauksiin Pernajan ja keskustan välisistä ajoista. Liikkuminen Pernajan ja keskustan välillä veisi myös paljon työaikaa. Muuton kertakustannuksiksi arvioidaan 375 000 euroa lisärakentamisesta, 100 000 euroa korjaus- ja muutostöistä, 30 000 euroa datayhteyksistä ja 30 000 euroa itse muutosta. Kertakustannukset olisivat yhteensä siis noin 535 000 euroa. Summaa ei ole huomioitu talousarviossa. Pernajaan muuton etuna olisi, että tilat tulisivat käyttöön. Saavutettu kustannussäästö hupenisi menetettyyn työaikaan. Suurinta osaa kuntalaisista sekä palveluja ostavia lapinjärveläisiä palveltaisiin huonommin, koska lähes kaikkien on hankalampi tulla Pernajaan kuin Loviisan keskustaan. Yleisesti ottaen myös henkilökunnan työmatkat pitenisivät ja uuden henkilökunnan palkkaaminen vaikeutuisi. Ei ole taloudellisesti eikä käytännössä järkevää siirtää teknistä keskusta Pernajaan. Palvelut pysyvät parempina ja kustannukset alhaisempina, kun keskus säilytetään keskustassa. 3) Front office-toiminnan mahdollisuuksien selvittäminen Front office-toiminta otetaan tehostamistyön myötä käyttöön jossain muodossa lähivuosina. Yhteiset asiakaspalvelupisteet hyödyttävät sekä kuntalaisia että kaupungin organisaatiota. Kuntalaiset saavat palvelua yhdestä ja samasta paikasta ja organisaatiossa kulloisetkin resurssit voidaan
jakaa tehokkaammin. Sektorirajat ylittävä asiakaspalvelu olisi kuntalaisen ensimmäinen kontakti useimmissa asiakaspalveluasioissa, erityisesti erilaisissa rutiiniasioissa. Monimutkaisemmissa kysymyksissä kuntalainen voi tavata asiantuntevan viranhaltijan suoraan. Tämän asian selvittämisen aloittamiseksi kaupungin johtoryhmä on päättänyt tutustua Porvoon kaupungin palvelupiste Kompassin (asiakaspalvelupäällikkö Marjut Björklund) järjestelyihin. Tämä tapahtuu viimeistään huhtikuussa 2014, jolloin kaupungin uusi hallintojohtaja on aloittanut työnsä. Front office-toimintaa selvitetään tarkemmin myös kuntien yhdistymisselvityksissä, joihin Loviisan kaupunki osallistuu vuonna 2014. 4) Operatiivinen johto, esimerkiksi johtoryhmä lisättynä asiantuntijoilla kaupungin sisällä, voisi antaa väliraportin työn etenemisestä ja alustavista näkemyksistä vuoden 2013 aikana, jolloin kaupunginvaltuusto voisi ottaa kantaa asioihin ja tehdä mahdolliset päätökset vuoden 2014 aikana. Kaupungin johtoryhmä on koordinoinut aktiivisesti keskusten työtä toimintojen tehostamiseksi sekä palvelujen tuottamisessa että palvelurakenteen uudelleenorganisoinnissa. Keväällä 2013 johtoryhmä, asiantuntijoilla ja yksikköjen johtajilla vahvistettuna, järjesti kolme erityistilaisuutta, joissa käsiteltiin kaupungin toimintojen tehostamista ja menetelmiä löytää kustannussäästöjä sekä palvelurakenteessa että palvelujen tuottamisessa. Työ liittyi ns. USO-hankkeeseen, jossa tavoitteena on mm. kunnan kehittäminen tulevaisuuden haasteet ja uudet vaatimukset huomioiden. Työ oli yksi askel ns. tehostamisohjelmassa, jonka tavoitteet ja sisältö on esitelty kunnan luottamushenkilöille syksyllä 2013 iltakoulun muodossa. Työn suuntaviivat, tavoitteet ja siitä syntyneet ehdotukset sisältyivät kaupungin talousarvioehdotukseen vuodelle 2014. Kaupunginvaltuusto on kokouksessaan 13.11.2013 hyväksynyt talousarvion ja joitakin osia kaupungin tehostamisohjelmasta. Tehostamistyö jatkuu keväällä 2014 kahdella erityisellä seminaaripäivällä liittyen USO-2-hankkeeseen, jossa käsitellään edelleen mahdollisuuksia tehostaa kaupungin toimintoja ja tapoja kytkeä työ koko organisaatioon. Työn tulokset liitetään vuoden 2015 talousarvion valmisteluprosessiin. Liite nro 10. Esittelijä: kaupunginjohtaja Olavi Kaleva Ehdotus: Kaupunginhallitus hyväksyy omalta osaltaan vastauksen ja esittää, että kaupunginvaltuusto hyväksyy vastauksen ja toteaa, että aloite on loppuun käsitelty. Jäsen Mikael Karlsson ehdotti seuraavan lisäyksen:
Kaupungin operatiivinen johto laatisi konkreettisen suunnitelman miten vähentää 30 henkilöä kaupungin organisaatiosta 1.1.2015 lähtien. Jäsen Mia Heijnsbroek-Wirén kannatti ehdotusta. Äänestys: Jaa pohjaehdotus 7 ääntä (Skog, Grönberg, Alm, Ekström, Pere, Peltoluhta, Lindell) Ei Mikael Karlssonin lisäys 4 ääntä (Lepola, Heijnsbroek-Wirén, Karlsson, Lindfors). Päätös ehdotuksen mukainen.