KuntaPron palvelu- ja yhteistyösopimus

SOPIMUS 1 KuntaPron palvelu- ja yhteistyösopimus Eurajoen kunta KuntaPro Oy

Sisällysluettelo: SOPIMUS 2 1 SOPIMUKSEN OSAPUOLET... 3 2 SOPIMUKSEN TAUSTA JA TARKOITUS... 3 3 SOPIMUKSEN KOHDE... 3 4 SOPIMUSASIAKIRJAT JA NIIDEN PÄTEMISJÄRJESTYS... 3 5 VASTUUT JA YHTEISTYÖ... 4 5.1 YLEISET PERIAATTEET JA EHDOT... 4 5.2 TOIMITTAJAN VASTUUT JA TEHTÄVÄT... 4 5.3 ASIAKKAAN VASTUUT JA TEHTÄVÄT... 4 5.4 LAATUPALAVERIT... 4 5.5 REKLAMAATIOIDEN KÄSITTELY... 4 5.6 SLA (SERVICE LEVEL AGREEMENT)... 5 5.7 PALVELUKESKUSTOIMINNAN AUDITOINTI ASIAKKAAN TARVETTA VARTEN... 5 5.8 TIETOJÄRJESTELMÄT... 5 5.9 PALVELUPYYNTÖJEN KIIREELLISYYSLUOKAT... 5 6 ALIHANKKIJOIDEN KÄYTTÄMINEN... 6 7 PALVELUJEN HINNOITTELU JA LASKUTUS... 6 8 SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN... 6 9 SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO JA IRTISANOMINEN... 6 10 SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN... 6 11 PALVELUTASON SEURANTA JA PALVELUJEN KEHITTÄMINEN... 7 12 TIETOTURVALLISUUS... 7 13 TIEDOTTAMINEN... 7 14 VAHINGONKORVAUS... 7 15 SOPIMUKSEN VOIMAANTULO... 8 LIITTEET... 9

SOPIMUS 3 1 Sopimuksen osapuolet Tilaaja Eurajoen kunta (jäljempänä Tilaaja / Asiakas) Kalliotie 5 27100 Eurajoki Toimittaja KuntaPro Oy (jäljempänä Toimittaja) Tiedepuisto 4 B 28600 Pori 2 Sopimuksen tausta ja tarkoitus Tässä sopimuksessa (jäljempänä sopimus) ja sen liitteinä olevissa dokumenteissa sovitaan Toimittajan Asiakkaalle tuottamista palveluista, niiden tuottamisessa noudatettavista ehdoista, menettelyistä, vastuista ja velvollisuuksista. Tämän sopimuksen tarkoituksena on edistää ja kehittää palvelujen tuottamista mahdollisimman tehokkaasti ja taloudellisesti. Tarkoituksena on parantaa palvelujen laatua ja saavuttaa kustannussäästöjä. Tämä sopimus ei poista, muuta tai vähennä sopijapuolten laista johtuvia velvollisuuksia. Sopimuksen ja siinä sovittavan palvelutuotannon sekä yhteistyön yleisiä tavoitteita ovat: Tietojärjestelmien tehokas hyödyntäminen Tietojen sähköisyys Kertatallennusperiaate Esimiestyön tukeminen Yhdessä sovituissa toimintaperiaatteissa pitäytyminen Järkevien ja kustannustehokkaiden prosessien toteuttaminen 3 Sopimuksen kohde Tällä sopimuksella sopijapuolet sopivat KuntaPron palvelujen tuottamisessa noudatettavista ehdoista ja menettelyistä. 4 Sopimusasiakirjat ja niiden pätemisjärjestys Sopimus muodostuu sopimustekstistä ja sopimuksen liitteistä. Toimittaja vastaa sopimuksen ja sen liitteiden ajantasaisuudesta. KuntaPro tuottaa seuraava palvelut: Taloushallinnon palvelut Henkilöstöhallinnon palvelut

SOPIMUS 4 Jos sopimuksen ja liitteiden välillä on ristiriitaa, ratkaisee sopimuksen sanamuoto. Jos liitteiden välillä on ristiriitaa, ratkaisevat liitteet numerojärjestyksessä seuraavilla täsmennyksillä: Toimittaja ylläpitää ajantasaista sopimusta sähköisessä muodossa siten, että se on vaikeuksitta toimitettavissa Asiakkaalle. Seuraavaa hinnoittelukautta koskevat neuvottelut liitteissä (1 Palvelukuvaukset, 2 Vastuujakotaulukot ja 3 Palvelujen hinnat) sovittavista asioista käydään asiakkaan kanssa viimeistään 2 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Muita liitteitä täydennetään tarpeen mukaan. 5 Vastuut ja yhteistyö 5.1 Yleiset periaatteet ja ehdot Toimittaja ja Tilaaja ohjaavat sopimuksen toteutumista. Toimittajan ja Asiakkaan vastuut ja velvoitteet määritellään yksityiskohtaisesti palvelukuvauksissa (liite 1a ja 1b) sekä palveluihin liittyvissä vastuunjakotaulukoissa (liite 2a ja 2b). 5.2 Toimittajan vastuut ja tehtävät Toimittaja tuottaa sopimuksen mukaisin ehdoin Asiakkaalle sovitut palvelut. Toimittaja toteuttaa tuotettavan palvelun edellyttämät tietojärjestelmä- ja tukipalvelut osana omaa toimintaansa. Siirtymäkaudella hyödynnetään Asiakkaan olemassa olevia tietojärjestelmäratkaisuja Toimittaja vastaa omalta osaltaan palvelun toteutuksesta sekä palveluprosessien ja yhteistyön edellyttämän resursoinnin ja asiantuntemuksen riittävyydestä. Toimittajan sopimuksesta vastaava tai palvelutuotannosta vastaava yhteyshenkilö vastaavat palveluiden seurannasta laatupalavereissa. 5.3 Asiakkaan vastuut ja tehtävät Asiakas vastaa omalta osaltaan palveluprosessien ja yhteistyön edellyttämän resursoinnin ja asiantuntemuksen riittävyydestä sekä tarvittavista palvelun sisältöön ja läpivientiin vaikuttavista päätöksistä. Tilaajan sopimuksesta vastaava tai palvelusta vastaava yhteyshenkilö vastaa myös palveluiden seurannasta laatupalavereissa. 5.4 Laatupalaverit Sopijapuolet sitoutuvat järjestelmällisesti seuraamaan ja mittaamaan palvelu- ja toimitussopimusten tavoitteiden toteutumista sekä yhteistoiminnassa kehittämään sopimusten piiriin kuuluvia toimintoja. Jatkuvien palveluiden seuranta toteutetaan asiakkaan kanssa kahdesti vuodesta toteuttavissa laatupalavereissa. Jatkuvien palveluiden seurannasta on tarkemmin kohdassa 11. 5.5 Reklamaatioiden käsittely Reklamaatio toimitetaan sopimuksessa mainitulle yhteyshenkilölle kirjallisesti. Reklamaatio on esitettävä mahdollisimman nopeasti virheen tultua havaituksi. Toisen osapuolen tulee vastata reklamaation mahdollisimman nopeasti.

SOPIMUS 5 5.6 SLA (Service Level Agreement) Palvelutason kuvaamista ja mittaamista varten määritellään sopimuksen liitteeksi SLA liite, jonka tarkoituksena on varmistaa palveluiden kuvausten mukaisuus. Toimittajan maksettavaksi /veloitusten vähennyksiksi noudatettavat sanktiot palvelutasopoikkeamista ja tilaajan lisäveloitusperusteet on sovittu SLA-liitteessä. SLA liite otetaan käyttöön 1.1.2016 lähtien. 5.7 Palvelukeskustoiminnan auditointi asiakkaan tarvetta varten Asiakkaalla on sopimuksen voimassa ollessa oikeus auditoida toimittajan prosesseja ja niiden aineistoja varmistuakseen toimittajan tuottaman palvelun laadusta ja sopimuksenmukaisuudesta. Auditointi voidaan tehdä kerran vuodessa. Lisäauditointeja voidaan tehdä erityisen painavasta asiakkaan tarpeesta johtuen. Asiakkaalla on auditointioikeus siltä osin ja siinä laajuudessa kuin toiminta liittyy asiakkaalle tuotettaviin palveluihin ja kehitystyöhön. Asiakas voi toteuttaa auditoinnin omalla kustannuksellaan itse tai nimeämänsä puolueettoman kolmannen osapuolen toimesta. Toimittaja on velvollinen antamaan asiakkaan tutustuttavaksi kaikki auditoinnissa tarvittavat tiedot, joita palvelu edellyttää (ohjeet, asiakirjat ja tallenteet). Auditointi suoritetaan normaalina toimistoaikana siten, että auditointi ei kohtuuttomasti häiritse toimittajan toimintaa. Auditoinnin ajankohdasta sovitaan vähintään kaksi viikkoa ennen auditointia. Toimittaja vastaa auditoinnissa mahdollisesti havaittujen poikkeamien korjaamisesta ja siitä aiheutuvista kustannuksista. 5.8 Tietojärjestelmät Palvelujen tuottamiseen käytettävät tietojärjestelmät, rajapinnat sekä muodostettavat tietoliikenneyhteydet kartoitetaan yhteistyössä ennen sopimuksen voimaan tuloa. Toimittajan Asiakkaalle palveluna tarjoamien tietojärjestelmien kilpailutuksesta ja sopimuksista vastaa toimittaja. Asiakkaan omistaman tietojärjestelmän tai sen käyttöpalvelun kilpailuttamisesta vastaa Asiakas. Käytettävät tietojärjestelmät sekä niiden ylläpitoon liittyvät vastuut kuvataan palvelukuvauksissa ja tietojärjestelmien käyttöoikeuksien hakemusmenettelyistä sovitaan tarkemmin palveluneuvotteluissa. Jos palvelun toteuttaminen edellyttää Asiakkaalta tietojärjestelmämuutoksia tai Asiakas ottaa käyttöön uuden tietojärjestelmän palvelun käynnistysvaiheessa, muutoksiin liittyvistä kustannuksista vastaa Asiakas. 5.9 Palvelupyyntöjen kiireellisyysluokat A Ohjelman käytön estävä virhe, joka sidottu määräaikaan ja jolla merkittävää vaikutusta asiakkaan toimintaan / liiketoimintaan (esim. palkkojen maksatus pankkiin) B Ohjelmiston toimintaa tai käyttöä merkittävästi haittaava virhe, joka sidottu määräaikaan (esim. siirto kirjanpitoon). Enemmistö käyttäjistä ei pääse kirjautumaan järjestelmään. C Ohjelmiston toimintaa tai käyttöä merkittävästi haittaava virhe. Yksittäinen toiminto ei toimi tai käynnisty. D Muut virhetilanteet

SOPIMUS 6 6 Alihankkijoiden käyttäminen Toimittajalla on oikeus käyttää alihankkijoita silloin, kun sen vastuulla olevien tehtävien siirtäminen ulkopuoliselle tuottajalle on lain mukaan mahdollista. Toimittaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Toimittaja on velvollinen tiedottamaan viivytyksettä Asiakkaalle palvelutuotannon siirtämisestä alihankkijalle. Toimittaja vastaa siitä, että mahdollisessa alihankinnassa huomioidaan palvelutuotantoon liittyvät hankintalain säännökset ja rajoitukset. 7 Palvelujen hinnoittelu ja laskutus Toimittaja hinnoittelee palvelut siten, että niistä saatavilla tuloilla pystytään takaamaan palvelutuotannon jatkuvuus ja niiden tehokas kehittäminen. Hinnoitteluperusteina käytettävät tapahtuma-, työmäärä- ja kustannusarviot käsitellään vuosittain sopimuksen ohjausryhmässä. Laskutus tapahtuu kuukausittain arvion mukaan. Toimittajalla on oikeus laskuttaa liitteessä (liite 3) määritellyistä lisätöistä toimittajan voimassa olevan hinnaston mukaan. (Lisätöiden tekemisestä sovitaan kuitenkin aina kirjallisesti etukäteen.) Palvelumaksujen laskutuksesta ja maksuehdoista sovitaan liitteessä (liite 3). Kaikkiin sopimuksessa ilmoitettuihin hintoihin lisätään kulloinkin voimassaoleva arvonlisävero. 8 Sopimuksen muuttaminen Kaikki muutokset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoituksillaan hyväksyneet muutokset. Allekirjoitetut pöytäkirjat tai muut asiakirjat, joissa muutoksista on sovittu, otetaan tämän sopimuksen liitteeksi. Sopimuksen liitteitä ja niiden sisältöä voidaan yhteisin neuvotteluin muuttaa ja päivittää ilman, että varsinaista sopimusta on muutettava. Kaikki muutokset on kuitenkin toteutettava kirjallisesti. 9 Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen Sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopimus voidaan molemmin puolin irtisanoa sopimuskauden aikana ja sopimuskauden jälkeen kirjallisella ilmoituksella kahdentoista (12) kuukauden irtisanomisajalla. 10 Sopimuksen siirtäminen Toimittajalla on oikeus siirtää tämä sopimus, palvelu-, toimitus- ja/tai sovellushankintasopimus siihen kuuluvine oikeuksineen ja velvollisuuksineen toiselle, toimittajan kanssa samaan konserniin kuuluvalle yhtiölle Suomessa sekä liiketoiminnan tai sen osan kaupan yhteydessä luovutuksensaajalle. Toimittaja vastaa asiakkaalle sopimusvelvoitteista siihen saakka kunnes Asiakas laatii sopimuksen konserniin kuuluvan yhtiön kanssa.

11 Palvelutason seuranta ja palvelujen kehittäminen Toimittaja tekee Asiakkailleen vuosittain asiakastyytyväisyyskyselyn. SOPIMUS 7 Toimittaja mittaa palvelukykyään palveluliitteissä tarkemmin määritellyillä mittareilla. Toimittajan ja asiakkaan välisissä laatupalavereissa käsitellään palvelutason ja kustannusseurannan raportit kaksi kertaa vuodessa (puolivuosittain). Toimittajalla on systemaattinen menettely, jolla se vastaanottaa palveluistaan jatkuvaa palautetta. Toimittaja käsittelee ja dokumentoi saamansa palautteen. Toimittaja vastaa palveluprosessien kehittämisestä. Asiakas osallistuu kehittämistoimintaan laatupalavereissa. 12 Tietoturvallisuus Toimittaja sitoutuu pitämään salassa Asiakkaan toimintaan ja henkilöstöön liittyvät tiedot, jotka ovat lain mukaan salassa pidettäviä tai luottamuksellisia. Toimittaja vastaa siitä, että sen palveluksessa olevat henkilöt ovat tietoisia ja noudattavat salassa pitoa koskevia määräyksiä. Toimittajalla ei ole oikeutta käyttää Asiakkaan tietoja omassa toiminnassaan eikä luovuttaa tietoja sivulliselle, ellei tästä ole erikseen kirjallisesti sovittu. Palveluihin liittyvä tietojen luovuttaminen on kuvattu palvelukuvauksissa ja vastuunjakotaulukoissa. Käyttöönottovaiheessa määritellään tietoturvallisuuden taso, ja Toimittaja ja Asiakas vastaavat siitä, että tietoturva toteutuu sovitun tason mukaisena molempien osalta. Palveluun kuuluvien järjestelmien osalta rekisteriselosteista vastaa toimittaja. 13 Tiedottaminen Osapuolet tiedottavat toisilleen sopimuksen mukaisiin tehtäviin vaikuttavista muutoksista ja muista seikoista, jotka voivat vaikuttaa sopimukseen. Ensisijainen tiedottamiskanava on sähköposti. Palvelukohtaisesta tiedottamismenettelystä ja -vastuusta sovitaan erikseen asiakkaan kanssa. 14 Vahingonkorvaus Sopijapuolet vastaavat siitä vahingosta, jonka he aiheuttavat toisilleen huolimattomuudellaan ja laiminlyönnillään. Sopijapuolet eivät kuitenkaan vastaa toiselle aiheutuneista välillisistä vahingoista. Yksittäiset erehdykset, virheet ja puutteet palvelusuorituksissa tai yksittäisen tapahtuman hidas suorittaminen eivät itsessään osoita huolimattomuutta tai laiminlyöntiä palvelussa. Erehdykset, virheet ja puutteet korjataan suorittamalla palvelu uudelleen/oikein. Vahingonkorvausvastuun syntymisen edellytys on, että toiminta kokonaisuutena ottaen on sopimuksenvastaista esimerkiksi siten, että sopimuksenmukaisen toiminnan edellyttämä resursointi ja tietojärjestelmät ja työkalut, asiantuntemus, ohjeistus ja/tai valvonta on laiminlyöty tai ohjeet jne. ovat sopimuksen vastaisia ja/tai että toistuviin virheisiin ei asianmukaisella tavalla puututa. Päivittäisessä toiminnassa käytetään vahingonkorvauksessa SLA-palvelutasomääritys sopimusliitettä 7, kun se tulee voimaan 1.1.2016 lähtien. SLA-sopimusliitteessä 7 määritellyt sanktiot ja muut veloitukset ovat ainoa ja kertakaikkinen korvaus ja sopimussakko Asiakkaalle palvelutasomääritysten piiriin kuuluvista virheistä ja puutteista palveluissa, eikä niiden lisäksi Asiakkaalla ole oikeutta muuhun korvaukseen. Vahingonkorvausasiat ratkaistaan ensisijaisesti sopimuksen palvelukohtaisissa laaturyhmissä ja tarvittaessa vastaajan kotipaikan tuomioistuimessa.

SOPIMUS 8 15 Sopimuksen voimaantulo Tämä sopimus tulee voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat sen asianmukaisesti allekirjoittaneet. Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) yhdenmukaista kappaletta, yksi (1) kummallekin sopijapuolelle. Tilaaja vastaa sopimusjäljennösten toimittamisesta asiakkaalle. Eurajoella..2015 Tilaaja Porissa..2015 Toimittaja Harri Hiitiö Kunnanjohtaja Eurajoen kunta Mika Kantola Toimitusjohtaja KuntaPro Oy

Liitteet Liite 1 Palvelukuvaukset SOPIMUS 9 1a Taloushallinnon palvelukuvaus 1b Henkilöstöhallinnon palvelukuvaus Palvelukuvauksissa esitetään ja määritellään: - Palveluiden sisältö - Palveluiden tavoitetaso - Toimittajan ja asiakkaan vastuut (yksityiskohtaisemmin kuvattu vastuunjakotaulukoissa liite 3) - Palvelutuotannossa käytetyt tietojärjestelmät - Sovitut asiointikanavat Liite 2 Palveluihin liittyvät vastuunjakotaulukot 2a Taloushallinnon vastuunjakotaulukot 2b Henkilöstöhallinnon vastuunjakotaulukot Vastuunjakotaulukoissa esitetään ja määritellään: - Palvelukohtaisesti, prosesseittain tehtäväkohtaiset vastuut toimittajan ja asiakkaan välillä Liite 3 Hinnoittelu ja laskutus Liitteessä esitetään ja määritellään: - Palvelukeskuksen tuottamien palveluiden hinnoitteluperusteet, yksikköhinnat ja maksuehdot Liite 5 Yhteyshenkilöt Liite 6 Palveluhinnasto Liite 7 SLA Palvelutasomääritykset