1 (12) Mepco HRM vinkkejä eri aihealueista Kohta: Kuvaus: Lomat ja poissaolot Lomajakson muuttaminen Jo ajettuja jaksoja voidaan muuttaa vain, jos Työehtosopimus-parametristolla on käytössä valinta "Ajettua jaksoa saa muuttaa". Koska henkilön vuosilomapäiviä kulutetaan useimmiten vuosilomapalkan tapahtumien perusteella, tulee ajettuja jaksoja muuttaa vain tarvittaessa, ja huolehtia muutoksen ja mahdollisten tarvittavien korjaustapahtumien oikeellisuudesta. Valitse "Toiminnot", "Lomat". Valitse pudotusvalikosta henkilö, jonka lomajaksoa haluat muuttaa. Valitse selailunäkymästä muutettava jakso, ja paina Muokkaa-painiketta. Tee tarvittavat muutokset ja paina lopuksi Tallenna-painiketta. Kun lomajakson tapahtumia ei vielä ole ajettu, jakso tallentuu ja palkkatapahtumat muodostuvat kuten uutta lomajaksoa tallennettaessa. Kun lomajakso tai osa siitä on ajettu, ohjelma huomauttaa asiasta. Muutostoimet riippuvat lomajakson tiedoista: Jos lomapalkan maksutapana on "Eriytetään kirjanpitoa varten" ja lomajakson yhteydessä ei ole muodostettu lomarahatapahtumia, voidaan tehdä automaattisesti oikaisutapahtumat, tai muuttaa pelkkä lomajakso. Muutostapahtumat on tarvittaessa tehtävä käsin palkkatapahtumien syötössä. Jos lomapalkan maksutapana on "Maksu ennen lomaa" tai lomajakson yhteydessä on muodostettu lomarahatapahtumat, voidaan pelkkä lomajakso muuttaa. Muutostapahtumat on tarvittaessa tehtävä käsin palkkatapahtumien syötössä.
2 (12) Maksettu / Pitämätön loma Mikäli lomapalkkoja ei haluta palauttaa, vaan halutaan seurata ainoastaan jo maksettu, mutta pitämättömiä lomia, voidaan seuranta tehdä saldojen ja poissaolojen avulla. Huom! Seuraava käsittely ei ole automaattisesti asiakasympäristöissä (saldo, palkkalaji, poissaolo, raportti). Käsittely pitää rakentaa asiakasympäristö huomioiden, yhteys Mepcoon tarvittaessa. Palkansaajan saldoihin viedään lomapäivien lukumäärä, mitkä ovat jo maksettu, mutta ei pidetty Kun palkansaaja pitää maksettua / pitämätöntä lomaa, syöttö poissaolojen kautta
3 (12) Saldojen päivitys raportilla joko erillisenä ajona tai ajojonon yhteydessä. Esimerkin käsittelyä varten ympäristöön perustettiin: - Saldo, Maksettu / Pitämätön loma - Palkkalaji, 61099 Maksettu / Pitämätön loma - Poissaolokoodi, 09.9 Maksettu / Pitämän loma ja tälle palkkalajiryhmä - Raportti, Maksettu / Pitämätön loma - Laskentasarake, Maksettu / Pitämätön loma (sis. pl 61099)
4 (12) Lomatietojen piilottaminen Henkilön lomaoikeustiedoista, lomajaksojen ylläpidosta sekä lomahakemuslomakkeelta voidaan piilottaa tietoja, joita lomaoikeuksien seurannassa ja ylläpidossa ei tarvita. Jos yrityksessä tai ryhmässä ei seurata esimerkiksi lomalauantaita tai joustovapaita, voidaan näiden tiedot piilottaa lomaseurannasta. Lomatietojen piilotusta varten määritellään parametristolle Lomatietojen piilotus (LOMAPIILOTUS) piilotettavat tiedot parametreina. Parametrien koodit ovat kiinteitä. Parametrit voidaan määritellä emoryhmälle ja poistaa käytöstä ryhmistä, joista tietoja ei haluta piilottaa. Parametrit voidaan tallentaa myös ryhmälle. Piilotettavat tiedot voivat näin poiketa eri ryhmissä. Lomatietojen piilotus piilottaa tiedot henkilöiden Lomat sivulta lomavuosikohtaisista tiedoista, lomaoikeudet yhteensä tiedoista sekä info painikkeen takaa. Lisäksi lomatiedot piilotetaan lomajaksojen ylläpidosta sekä lomahakemukselta. Lomajaksojen ylläpidosta sekä lomahakemukselta voidaan piilottaa myös Puolikas päivä valinta. Kohdasta Ohje/Ohje tai F1 painikkeen takaa löytyy erillinen ohje tätä käsittelyä varten nimellä Lomatietojen piilottaminen.
5 (12) Parametristo Parametristolle Lomatietojen piilotus määritellään lomatietojen piilotusta ohjaavat parametrien koodit. Koodit ovat kiinteitä, selite on vapaa: Koodi piilottaa tietoja seuraavista ohjelman kohdista:
6 (12) Työkalut Testaa laskentakaava Testaa laskentakaava -toiminnolla voit helposti testata kaavojen ja laskentaviittausten toiminnallisuutta. Jos testattavassa kaavassa on viittauksia esim. raportin sarakkeiden arvoihin, laita muuttujan tilalle suoraan viittauksella tuleva arvo. Jos pitkä kaava ei toimi, kannattaa se pilkkoa pienempiin osiin ja testata osa kerrallaan. Jos laskentaviittaus on sidottu tapahtumaan, kaavaa ei voi testata. Testaa laskentakaava -toiminnon kenttäluettelo Kentän nimi Henkilö Kausi Päivamäärä Lomavuosi TES Sisältö Valitaan henkilö, jonka tiedoilla halutaan kaavaa testata. Valitaan kausi, jonka mukaan kaavaa testataan. Annetaan päivämäärä, jonka mukaan tietoja haetaan esim. saldoista testattavaan kaavaan. Annetaan lomavuosi, jonka mukaan tietoja haetaan testattavaan kaavaan. Valitaan työehtosopimus, jonka mukaan tietoja haetaan esim. taulukosta testattavaan kaavaan. Kaava Voit avata kentässä kaksoisnapsautuksella tai F3- funktionäppäimellä valintaikkunan, josta voi valita kaavan eri tekijöitä. Voit myös kopioida kenttään valmiin kaavan esim. raportilta. Huomaa korvata mahdolliset viittaukset raportin sarakkeisiin arvolla. Tulos Kenttään tulee laskennan tulos. Testaa painikkeella tai enterin painalluksella saat laskentakaavan tuloksen Tulos-kenttään. Kaava-kentän vieressä olevalla Haku-toiminnolla saat leikepöydälle listan siitä, missä kaikkialla kaavaa on käytetty. Lukitse-valinnalla saat lukittua ikkunan, jolloin se pysyy aina päällimmäisenä. Tarkista tietokanta -toiminnolla tarkastetaan tietokantaan talletetut kaavat. Virheelliset kaavat listataan leikepöydälle, mutta näissä saattaa olla kaavoja, jotka eivät ole virheellisiä, vaan niiden oikeellisuutta ei pystytä arvioimaan. Lomakkeiden hallinta Lomakkeiden hallinta -työkalun avulla pääkäyttäjä voi seurata ja hallinnoida kaikkia hyväksymiskiertoon lähetettyjä lomakkeita. Lomakkeiden hallinnan selailussa näkyy kuluvasta päivästä seitsemän päivää taaksepäin kaikki hyväksymättömät lomakkeet. Selailussa näytettäviä lomakkeita voidaan suodattaa seuraavien kenttien avulla: Ajalta: Aikaväliä voidaan muuttaa vaihtamalla päivämääräväliä. Lomake: Selailuun voidaan valita lomake, joita selailussa halutaan tarkastella.
7 (12) Näytä myös hyväksytyt lomakkeet: Selailuun voidaan valita näkymään hyväksytyt lomakkeet hyväksymättömien lomakkeiden lisäksi. Keskeneräisten lomakkeiden käsittely Hyväksymiskierrossa olevilla lomakkeilla on status "Kesken". Näitä lomakkeita pääkäyttäjä voi hyväksyä, poistaa tai lähettää eteenpäin toiselle hyväksyjälle. Hyväksyminen Pääkäyttäjä voi hyväksyä kierrossa olevia lomakkeita seuraavasti: Valitse "Työkalut", "Lomakkeiden hallinta..." Avaa hyväksyttävä lomake kaksoisklikkaamalla. Paina Hyväksy-painiketta. Hyväksyttyjen lomakkeiden katselu Hyväksytyillä lomakkeilla on status "Hyväksytty". Näitä lomakkeita pääkäyttäjä voi avata katseltavaksi. Valitse "Työkalut", "Lomakkeiden hallinta..." Valitse "Näytä myös hyväksytyt lomakkeet". Avaa katseltava lomake kaksoisklikkaamalla. Poistu Peruuta-painikkeella. Lomakehistorian katselu Lomakkeen kierron historiaa voidaan tarkastella "Näytä historia" -painikkeella. Sijainen toiminto Sijainen-toiminnolla käyttäjä voi määritellä itselleen sijaisen/sijaisia tietylle aikavälille. Sijainen-toiminnosta löytyy lisätietoa ohjelman ohjeista hakusanalla sijainen. Toiminto otetaan käyttöön sallimalla se sekä ryhmällä että rooleilla. Sijainentoiminto löytyy Työkalut-valikosta. Roolille voidaan antaa oikeus määritellä sijaisia myös toisille käyttäjille. Tämä sallitaan käyttöoikeuksissa Sijainen-kohdan alla olevalla valinnalla Oikeus määritellä sijaisia. Jos toimintoa ei ole sallittu, käyttäjä voi määritellä sijaisen vain itselleen.
8 (12) Kun sijainen kirjautuu ohjelmaan, sijaisroolit näkyvät rooliluettelon lopussa. Sijaisroolien edessä on *-merkki sekä sijaistettavan käyttäjän nimi. Yksittäisen käyttäjän sijaistiedot voidaan tarkastaa Sijainen toiminnosta, josta ne voidaan tulostaa tai siirtää exceliin. Sijaistiedot voidaan myös listata Haku-toiminnolla valikossa Asetukset Käyttöoikeuslistaus.
9 (12) Raportit Henkilötieto- ja palkkaperustehistoria Ohjelman mukana toimitetaan avoin raportti Henkilötieto- ja palkkaperustehistoria, jossa tulostettavien historiatietojen määrää ei ole rajoitettu. Raportin voi ottaa käyttöön Ohje -toiminnosta Avoimet raportit -osion Malliraporteista. Ajon käynnistys Raportin käynnistyksessä valitaan Aikaväli, jolta tiedot tulostetaan. Henkilötiedoista valitaan tiedot, joiden muutokset halutaan tulostaa. Palkkaperusteista valitaan ne palkkaperusteet, joiden arvon muutokset halutaan tulostaa. Ajojonojen hallinta Laittamalla raportti ajojonoon, voidaan käynnistysparametrit tallentaa. Raportti voi yksin muodostaa ajojonon. Ajojonon käynnistys Ajojonon käynnistyksessä voidaan käynnistysparametreja muuttaa.
10 (12) Konvertoi -painike Painikkeen avulla voidaan yleiselle asettelupohjalle tehty raportti muuntaa avoimeksi raportiksi. Alkuperäinen raportti säilyy entisellään. Muulle kuin yleiselle asettelupohjalle tehty raportti voidaan myös muuntaa, mutta tällöin menetetään raportin toiminnallisuutta. Näin muunnettua raporttia voidaan käyttää pohjana, johon lisätään toiminnallisuutta avoimen raportin ylläpidon kautta. Joitakin täysin ohjelmoituja raportteja ei voida toteutta avoimella raportoinnilla esim. Verottajan vuosi-ilmoitus, TyEL-ilmoitukset.
11 (12) Konversion jälkeen raportti avautuu avoimien raporttien puolella, jossa raporttia voi jatkokäsitellä. Yleisiä muokattavia kohtia konvertoidulle raportille ovat mm. tulosteet, parametrit välilehti, käyttönimen siirto ja kenttien hienosäätö ja lisäksi tarvittaessa nolla rivien piilottamisen kaava. Ohje Ohje-valikko Ohjeet aukeavat ohjelman päävalikkoriviltä Ohje-valikosta tai F1-näppäimellä. Ohjetiedosto avautuu aina sen aiheen kohdalta, jossa käyttäjä ohjelmassa liikkuu. Ohjeista löytyy tarkempia toimintaohjeita järjestelmän käyttöön sekä useimpien toimintojen ja näyttöjen selitykset kenttäkohtaisesti. Pikanäppäimet F5 tai CTRL + N F6 tai CTRL + E F8 F9 tai CTRL + S CTRL + D F4 F3 F2 Enter Tabulaattori Selailu- ja ylläpitonäkymissä avaa uuden tiedon. Pikavalinta-toiminnossa avaa uuden henkilön. Selailunäkymissä avaa valitun tiedon muokattavaksi. Pikavalinta-toiminnossa avaa valitun henkilön muokattavaksi. Pikavalinta-toiminnossa avaa uuden palkkatapahtuman. Tallentaa käsittelyssä olevan tiedon ylläpitonäkymissä. Poistaa käsittelyssä olevan tiedon ylläpitonäkymissä. Päivämäärä-kentissä valitsee päivämääräväliksi aktiivisen kauden Päivämäärä-kentissä avaa kalenterinäkymän. Kaava-kentissä avaa kaavaluettelon. Päivämäärä-kentissä valitsee päivämääräksi kuluvan päivän. Painikkeen painallus aktiivisena olevassa ikkunassa (esim. Tallenna). Siirtyy seuraavaan kenttään tai painikkeeseen.
12 (12) Crtl + Tabulaattori Esc F1 CTRL + C CTRL + X CTRL + V CTRL + hiiren napsautus Alt + nuoli alas Alt + nuoli ylös Nuoli ylös/alas Siirtyy edelliseen kenttään tai painikkeeseen. Sulkee aktiivisena olevan ikkunan (ei koskaan koko ohjelmaa). Avaa ohjeen aktiivisena olevasta toiminnosta/ikkunasta. Kopioi valitun tekstin leikepöydälle. Leikkaa valitun tekstin leikepöydälle. Liittää leikepöydältä tekstin valittuna olevaan kenttään. Usean rivin valinta valinta selailunäkymillä, tai rivin valinnan peruutus. Avaa pudotusvalikon. Sulkee pudotusvalikon. Vierittää pudotusvalikon vaihtoehtoja kentässä. PageUp/PageDown Siirtyy henkilörekisterissä välilehdeltä toiselle. Tuntikortin pikanäppäimet Shift + Enter Ctrl + Enter Ctrl + C Ctrl + Insert Ctrl + V Shift + Insert Ctrl + Delete Lisää valitulle päivälle uuden tyhjän rivin Kopioi valitun syötetyn rivin samansisältöisenä seuraavalle päivälle. Kopio valitun syötetyn rivin/rivit samansisältöisenä valitulle päivälle. Päivä valitaan painamalla rivin päivämääräkentästä. Kopio valitun syötetyn rivin/rivit samansisältöisenä valitulle päivälle. Päivä valitaan painamalla rivin päivämääräkentästä. Liittää kopioidun rivin/rivien tiedot valitulle päivälle. Päivä valitaan painamalla rivin päivämääräkentästä. Liittää kopioidun rivin/rivien tiedot valitulle päivälle. Päivä valitaan painamalla rivin päivämääräkentästä. Poistaa valitun rivin tuntikortilta. Useamman yksittäisen rivin poisto: Ctrl -näppäin pohjassa valitaan rivit hiirellä päivämääräkentästä ja painetaan Delete. Shift + Delete Poistaa valitut rivit tuntikortilta. Shift -näppäin pohjassa valitaan ensimmäinen ja viimeinen poistettava rivi hiirellä päivämääräkentästä ja painetaan Delete. Ctrl + nuoli ylös/alas Vierittää pudotusvalikon vaihtoehtoja valitussa kentässä. Enter Siirtyy seuraavan rivin alkuun.