1 SOTKAMON KUNTA 28.01.2013 Hallintopalvelut TARJOUSPYYNTÖ SOTKAMON KUNNAN JA SEN OMISTAMIEN TYTÄRYHTIÖIDEN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTAMISESTA Kansallinen hankinta Sotkamon kunnan lakisääteisten ja kunnan omistamien tyräryhtiöiden tilintarkastusten suorittaminen valtuuston vuosien 2013 2016 toimikautta vastaavalle ajalle.
2 TARJOUS: SOTKAMON KUNNAN JA SEN OMISTAMIEN TYTÄRYHTIÖIDEN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTAMISESTA /2013 tilintarkastuspalvelut TARJOAJAN YHTEYSTIEDOT Yrityksen nimi: Yhteyshenkilön nimi: Puhelin: Osoite: S-posti: Y-tunnus:
3 1. YLEISTÄ Sotkamo on vireästä elinkeinoelämästä, palveluistaan ja monipuolisista matkailun aktiviteeteista tunnettu kunta, joka vuonna 2012 vietti 365-vuotisjuhlaansa. Sotkamon kunta on saanut lukuisia elinkeinojen kehittämisen ja imagoltaan parhaan kunnan palkintoja. Sotkamon kunnan tytäryhtiöitä ovat Sotkanmaa Oy, Sompala Oy, Snowpolis Oy ja Jäähalli Oy. 2. TILINTARKASTUSPALVELUT VUOSILLE 2013 2016 Hankinnan kohde Sotkamon kunta pyytää sitovaa kirjallista tarjousta kunnan lakisääteisten tilintarkastusten suorittamisesta valtuuston vuosien 2013 2016 toimikautta vastaavalle ajalle. Tarjous pyydetään tekemään Kuntalain 73 :n mukaisista tilintarkastukseen kuuluvista ja jäljempänä mainituista muista tehtävistä. Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja talouden tilintarkastajalauta-kunnan hyväksymä henkilö (JHTT tilintarkastaja) tai yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuulliseksi tilintarkastajaksi JHTT-tilintarkastaja ja hänen varansa JHTT tilintarkastaja. 3. TARKASTETTAVIEN KOHTEIDEN YLEISKUVAUKSET Sotkamon kunnan tilintarkastus Sotkamon kunnan osalta pyydetään kokonaistarjousta sen toimintojen tarkastamisesta. Sotkamon kunnan talousarvion bruttoloppusumma on n. 77,7 Milj. ja sen palveluksessa on noin 540 henkilöä. Lisätietoja Sotkamon kunnasta löytyy osoitteesta http://www.sotkamo.fi Sotkamon tilintarkastuspäivien lukumäärä on 12/vuosi Tilaaja pyytää tarjouksen tekijää arvioimaan, kuinka monta päivää tästä olisi vastuullisen tilintarkastajan työpäiviä ja kuinka moni avustavan tilintarkastajan päiviä. Tytäryhtiöiden tilintarkastuspäivien lukumäärä on 2 /vuosi. Tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset Tarjoajan edellytetään olevan JHTT-yhteisö, jolla on kokemusta kunnallishallinnon ja kuntayhtymähallinnon JHTT-tarkastuksesta. Tarjoajan edellytetään nimeävän kuntalain mukaiselle tarkastukselle päävastuullisen tilintarkastajan sekä tarkastusvastuullisen tarkastajan. Tarjoajan on huolehdittava kustannuksellaan vastuuvakuutuksen ja muiden alalla tavanomaisten vakuutusten voimassapitämisestä sekä oman henkilökuntansa ja omaisuutensa lakisääteisistä työnantajavelvollisuuksista. Tarjoaja antaa pyydettäessä ostajan tutustuttavaksi ko. vakuutuskirjat.
4 Auktorisoitujen tilintarkastajien osuus laskutettavasta työajasta vähintään 75 % ja tästä vähintään puolet tulee olla JHTT-tilintarkastajan osuus; ja tarkastuskohteessa tehtävän työn osuus on 100 %. Sopimusaika Valtuustokausi 1.1.2013-31.12.2016 Hankinnan arvo Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Tarjouksen laatiminen Tarjous on laadittava suomen kielellä ja tarjouksen tulee olla tämän tarjouspyynnön mukainen. Tarjottavat palvelut on hinnoiteltava tarjouspyyntöpohjina oleviin Excel-taulukkoon. Taulukkoon ei saa lisätä eikä poistaa tuotteita eikä rivejä. Hankinta menettely Tarjouksessa on oltava vähintään seuraavat tiedot: tarjoajan yleisesittely ja tarkat yhteystiedot asiakirjojen postitusta varten. tarjouksen voimassaolo, päiväys, allekirjoitus ja lisätietojen antajat muut tässä tarjouspyynnössä vaaditut selvitykset soveltuvuusehtojen tarkastaminen / liite 1 allekirjoitettuna toiminnan aloitusvuosi, kokemus alalla kuvaus tilintarkastuksen toteuttamisesta ja tilintarkastusjärjestelmästä selvitys erityisosaamisesta, kehittämistyöstä ja referensseistä tarkastuspäivien lukumäärä (JHTT tarkastajan oma ilmoitus) tarkastuspäivien jakaantuminen vastuullisen tarkastajan ja avustavan tarkastajan kesken vastuulliseksi JHTT-tilintarkastajaksi ja varatilintarkastajaksi sekä avustaviksi tilintarkastajiksi ehdotettujen nimet, yhteystiedot, CV ja referenssit. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Hankintamenettelynä on avoin menettely. Hankinnasta on ilmoitettu www.hankintailmoitukset.fi sivuilla ja kunnan kotisivuilla 28.01.2013. 4. TARJOAJAN JA TARJOUKSEN KELPOISUUS SEKÄ TARJOUSTEN VERTAILU 4.1 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Taloudelliset edellytykset Tarjoajan tulee liittää tarjoukseensa liitteen 1 mukainen vakuutus, josta ilmenee tarjoajan kelpoisuus. Tarjoajan on vaadittaessa toimitettava kaikki ko. selvitykset ennen sopimuksen allekirjoittamista.
5 4.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen ja sisältää tarjouspyynnössä edellytetyt vaatimukset. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta jättäessään se on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset ja taustat. Tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. 4.3 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjouskilpailusta suljetaan pois hankintalain 53 :n ja 54 :n mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, joka on syyllistynyt vakaviin taloudellisiin rikoksiin ja sellaiset yritykset, joilla ei voida katsoa olevan hankintalain 71 mukaisesti teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. 4.4 Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys hankintalain 59 mukaan, pakolliset vaatimukset Mahdolliset muut selvitykset, joita hankintayksikkö voi pyytää tarvittaessa lähettämään ja näyttämään toteen, joilla on merkitystä hankinnan toteutukseen ja erityisesti tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen. 4.5 Tarjouksen hylkääminen Tarjous hylätään, mikäli se ei vastaa tarjouspyynnön muodollisia vaatimuksia, sitä ei ole annettu määräajassa tai pyydetyssä muodossa, tarjouspyynnön liitteet on jätetty täyttämättä tai että tarjoaja on antanut tarjouskilpailun yhteydessä ostajalle vääriä tietoja. 5. HANKINTAPÄÄTÖS 5.1 Hankintapäätöksen perusteet Hankintapäätös tehdään kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Kokonaistaloudellista edullisuutta vertailtaessa käytettävät valintaperusteet ja painoarvot ovat seuraavat: 1. Kokonaishinta vuodessa (max. 70 pistettä) Tarkastuspäivän hinta on 7,5 h mittainen ja siihen ei sisälly matka-ajat. Tarjoushinnan tulee sisältää kaikki tarjoajan kulut matka-, majoitus-, päivärahayms. kustannuksineen). Vertailussa edullisimmasta hinnasta (alv 0 %) saa parhaan pistemäärän ja muut tarjotut hinnat suhteutetaan tähän periaatteella: Edullisin hinta/tarjottu hinta * maksimipistemäärä 2. Laadun arviointiperusteet (max. 30 pistettä) määräytyvät seuraavasti: kunnan vastuullisen JHTT-tilintarkastajan kokemuksesta (enintään 20 pistettä);
6 kunnan tilintarkastuksen tiimiin nimettävien tilintarkastajien tarkastuskokemuksesta (enintään 10 pistettä tilintarkastajien yhteenlasketun kokemuksen keskiarvosta); Tilintarkastajan kokemusta arvioidaan päätoimisesti tehtyjen tarkastusvuosien määrällä. Kokemuksen tulee olla kunnista tai kuntayhtymistä ja liikelaitoksista tai kunnallisista osakeyhtiöistä. Kokemuksesta saa 2-5 vuoden tarkastuksesta 25 % pisteistä, 5-10 vuodesta 50 % pisteistä ja yli 10 vuodesta 100 % pisteistä. 5.2 Hinnat Hinta on ilmoitettava arvonlisäverottomana (alv 0 %). Erillisiä toimitusmaksuja tai laskutuslisiä ei hyväksytä. Tarkastuspäivän (7,5 h) hinta on ilmoitettava erikseen vastuullisen tarkastajan ja avustavan tarkastajan osalta ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Ilmoitettava on myös tuntihinta, johon tarkastuspäivän hinta perustuu. Tarjotun hinnan tulee sisältää kaikki kulut matka-, majoitus-, päiväraha- yms. kustannuksineen vastuullisen ja avustavan tilintarkastajan osalta. Tarkastuspäivä (7,5 h) ei saa sisältää mahdollista matka-aikaa. Vuosittainen kokonaishinta arvonlisäverottomana (sisältäen kaikki tarjoukseen liittyvät kustannukset ml. matkakustannukset). Vastuullisen ja avustavan tarkastajan mahdollisuus ottaa vastaan lisätoimeksiantoja sekä tuntiveloitushinta arvonlisäverottomana lisätoimeksiannoista. Lisätoimeksiannot voivat olla esim. EU-projektien edellyttämät tilintarkastukset ja muista erikseen laskutettavista tarkastuspalveluista. Tilintarkastaja on velvollinen raportoimaan tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta ja sen toteutumisesta, tarkastustyön kulusta ja tarkastustyössä tehdyistä havainnoista. Tilintarkastajan tulee olla pyydettäessä läsnä tarkastuslautakunnan kokouksissa. Valitun tilintarkastajan tarjouksessaan ilmoittamat tarkastuspäivien hinnat ovat sitovia tilivuosien 2013 2016 ajan riippumatta käytettävien tarkastuspäivien määrästä. Tässä tarjouspyynnössä ilmoitetut tarkastuspäivien määrät ovat suuntaa antavia, eivät sitovia. Hinnanmuutokset ovat mahdollisia vain kohdassa 5.3 mainituilla perusteilla. 5.3 Hinnanmuutokset Sopimuskaudella hyväksytään hintamuutokset ainoastaan silloin, kun ne perustuvat viranomaisen päätöksiin ja todistettavasti toimittajasta riippumattomiin erityisiin muutostarpeisiin. Tällaisena erityisenä syynä voidaan pitää merkittäviä (+/-3 %) muutoksia esim. työvoimakustannuksissa. Perusteettomia hinnankorotuksia sopimuskaudella ei hyväksytä. 5.4 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa 30.6.2013 asti.
7 5.5 Maksuehto ja laskutus Maksuehdon on oltava vähintään 21 pv netto hyväksytystä laskun vastaanotosta. Mahdollisesti perittävä viivästyskorko on ilmoitettava tarjouksessa ja viivästyskorko saa olla enintään korkolain mukainen. Laskut toimitetaan sähköisessä muodossa. 5.6 Sopimusehdot Hankinnoissa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009). Tarjoajien tulee ottaa huomioon, että tarkastuslautakunta voi antaa myös muulle henkilölle tai yhteisölle kuin valitulle tilintarkastajalle toimeksiantoja tarpeellisina pitämiensä tarkastusten ja selvitysten suorittamisesta. 5.7 Alihankinta Tarjouksesta on käytävä ilmi tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana ja keskeisten alihankkijoiden nimet. Tarjoaja vastaa myös alihankintana tehdystä työstä, jonka tulee vastata tarkastuspalvelulle tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia. 5.8 Osatarjous Osatarjouksia ei hyväksytä. 5.9 Vastuuvakuutukset Tulee ilmetä tarjouksesta. 5.10 Sopimusasiakirjojen järjestys Tarjouspyyntö liitteineen Tarjous liitteineen Hankintasopimus Hankintapäätös Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009) 5.11 Muut vaikutukset Tässä tarjouspyynnössä mukana olevien yhteisöjen toiminnassa voi sopimuskauden aikana tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan tarpeen / toiminnan järjestämiseen. Tällöin tarjousmenettelyn tuloksena laadittavaa hankintasopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaessaan tarjouksen antaja sitoutuu tähän ehtoon. 5.12 Asiakirjojen julkisuus Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet saavat halutessaan tarjoukset nähtäväkseen heti päätöksenteon jälkeen. Tarjous tulee pyrkiä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liiketai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Palvelun kokonaishinta ei ole koskaan liikesalaisuus.
8 Tarjoajia pyydetään ottamaan huomioon markkinaoikeuden 2.7.2009 antama päätös koskien liike- ja ammattisalaisuuksiksi merkittyjä tietoja tilintarkastustarjouksissa. Asiakirjat tulevat julkisiksi sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. 5.13 Asiakirjojen täydentäminen ja tarkistukset Tarjouksen pyytäjä voi tarvittaessa pyytää tarjoajaa täydentämään tarjousasiakirjoja. 5.14 Muuta Tarjouksen pyytäjä ei korvaa tarjoajalle tarjouksen tekemisestä johtuvia kustannuksia 6. TARJOUSKÄSITTELY 6.1 Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan seuraavasti. 1. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 2. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjousten vertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjoajien arvioinnissa kiinnitetään huomiota seuraaviin seikkoihin: Osaaminen, ammattitaito, kokemus, muu pätevyys Tarjoaja täyttää kaikki asetetut ehdottomat vaatimukset Tarjousten vertailusta suljetaan pois tarjous, jos se ei ole tarjouspyynnön mukainen. Tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle, tarjoukselle ja palvelun laadulle asetetut vaatimukset, vertaillaan esitetyn vertailuperusteen mukaisesti. Myöhästyneitä tarjouksia ei huomioida. 6.2 Hankintapäätös ja -sopimus Esityksen valittavasta tilintarkastusyhteisöstä vuosille 2013 2016 tekee Sotkamon kunnan tarkastuslautakunta ja päätöksen kunnanvaltuusto. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjouksen jättäneille kirjallisesti. Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus valitun tarjoajan kanssa. Hankintasopimus allekirjoitetaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman ja sopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista sopimuskauden päättyessä.
9 Sopimusta koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti sopijaosapuolten välisillä neuvotteluilla. Mikäli neuvotteluissa ei päästä ratkaisuun, ratkaistaan erimielisyydet Kajaanin käräjäoikeudessa. 6.3 Sopimuksen purkaminen Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus välittömästi olennaisen sopimusrikkomuksen takia. 7. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN 7.1 Tarjouksen muoto Kirjallinen tarjous tulee lähettää kahtena kappaleena. Hintatiedot on täytettävä tarjouspyynnön liitteenä olevan taulukon mukaisesti (liite 2). 7.2 Tarjouksen postitusosoite Kirjallinen tarjous liitteineen on toimitettava suljetussa kuoressa 26.02.2013 klo 15.00 mennessä osoitteeseen: Sotkamon kunta Tarkastuslautakunta PL 24 88601 Sotkamo Kuoreen on tehtävä merkintä Tarjous Sotkamon kunnan tilintarkastuspalveluista 2013 16. 8. LISÄTIEDOT 8.1 Lisätiedot palvelua ja tarjouspyyntöä koskevissa asioissa: Tarjouspyynnön liitteet ovat luettavissa internet osoitteessa www.sotkamo.fi. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset tulee esittää sähköpostilla osoitteeseen matti.harkonen@sotkamo.fi keskiviikkoon 11.2.2013 klo 12.00 mennessä. Viesti otsikoidaan kysymys Sotkamon kunnan ja tytäryhtiöiden tilintarkastus. Kysymykset on esitettävä suomenkielellä. Kysymykset ja vastaukset julkaistaan keskitetysti viimeistään maanantaina 15.02.2013 klo 15.00 mennessä osoitteessa www.sotkamo.fi/tarjouspyynnöt. Sotkamon kunnan tarkastuslautakunta Veikko Rusanen puheenjohtaja