Ratsastuksen seurakehittäjän ABC opas seurakehittämisen maailmaan 1
Sisällysluettelo 1. Johdanto 3 2. Mitä ihmettä on seurakehittäminen? 4 3. Seurakehittämisen periaatteet, seurakehittäjän rooli 5 4. Vapaaehtoisuus seuratoiminnassa 7 5. Seurakehittäminen käytännössä, työkalut, raportointi ja seuranta 12 6. Seurakehittämisen stepit 25 7. Kokemuksia seurakehittämisestä 27 7.1. Toimiminen seurakehittäjänä kivet ja karikot 28 7.2. Seuratoimijan näkökulma oman seuran kehittäminen 30 8. Seurakehittäjän tukiverkosto 31 9. Loppusanat 32 10. Kirjallisuusvinkit 33 Ratsastuksen seurakehittäjän ABC on tehty kehittämistyönä Humanistisen ammattikorkeakoulun vapaaehtoistyön johtamisen erikoistumisopintoihin vuonna 2013. Opas on tehty yhteistyössä vapaaehtoisten kanssa. Työssä on käytetty kirjallisten lähteiden lisäksi seuraavia menetelmiä: - Kysely (sähköiset Surveypal-lomakkeet) seurakehittäjille ja seuratoimijoille (kesä 2013) - Seurakehittäjien suulliset haastattelut (kesä, syksy 2013) - Havainnointi seurakehittämiskäynneillä ja seurakehittämisvalmennuksessa (2012/2013) - Seurakehittäjien keskustelut, mahdollisten ongelmien tunnistaminen ja ratkaisumahdollisuuksien etsiminen (kesä 2013) Oppaan työskentelyssä ovat olleet mukana ratsastuksen valtakunnalliset seurakehittäjät Jaana Ahteela, Mirja Herttua-Ruuskanen, Janne Lappi ja Kirsi Siivonen sekä Ratsastajainliiton seurapalvelutiimi. Erityiskiitokset myös Keski-Suomen alueen puheenjohtajalle Susanna Kallioiselle ja seura- ja harrastevastaavalle Sanna Vuolle-Apialalle. Oppaaseen on haastateltu erikseen Ratsastajainliiton seurakehittämisvalmennuksessa vuonna 2012 mukana olleista seuroista Perämettän Puskaratsastajat ry:n puheenjohtajaa Anne Harjua. Kiitokset näkemyksistäsi ja palautteestasi! Julkaisija: Suomen Ratsastajainliitto ry, SRL, 2013 Teksti: Nina Kaipio Kuvat: Sonja Holma Taitto: Milla Saarikko Paino: Sporttipaino
1. Johdanto Ratsastajainliitto aloitti vuonna 2010 ratsastusseurojen seurakehittämiseen keskittyvän projektin, jonka tavoitteena oli auttaa seurojen vapaaehtoisia seuratoimijoita seuran perustoiminnoissa sekä herättää seuratoimijoita oman seuransa kehittämistyöhön. Liitto koulutti alueille vapaaehtoisia ratsastuksen seurakehittäjiä, jotka aloittivat itsenäiset seurakäynnit aluetasolla. Ratsastuksen valtakunnallinen seurakehittäjien ryhmä perustettiin vuonna 2011. Ryhmän tavoitteena oli koordinoida ja suunnitella seurakehittämisen konseptia niin alue- kuin valtakunnallisella tasolla sekä toteuttaa valtakunnallisia seurakehittämiskäyntejä, jotka toimivat apuna ja esimerkkeinä alueelliseen kehittämistyöhön. Valtakunnallinen seurakehittäjien ryhmä käynnisti vuoden 2012 alussa seurakehittämisvalmennussarjan, johon haettiin avoimen haun kautta pilottiseuroja mukaan valtakunnalliseen kehittämistyöhön. Valmennussarjaa on tarkoitus toteuttaa jatkossa vuosittain. Valmennuksessa on mukana useita ratsastusseuroja, jotka oman kehittämistyön ohella saavat vertaistukea muilta seuratoimijoilta. Jokainen seura saa valmennuksessa oman henkilökohtaisen seurakehittäjän, joka toteuttaa seurakehittämiskäynnin seuran omaan toimintaympäristöön. Seurakehittämistyötä on toteutettu kokemusten ja koulutuksen pohjalta ilman varsinaista omaa materiaalia. Vapaaehtoisten seurakehittäjien aika ja resurssit ovat kuitenkin olleet kehittämistyössä hyvin rajalliset. Seurakehittäjien selkeäksi toiveeksi on noussut yksinkertainen ohjeisto, jonka avulla vapaa-ajalla, oman päivätyön lomassa, tehtävä seurakehittäminen sujuisi vaivattomasti. Kun vapaaehtoinen ratsastuksen seurakehittäjä kohtaa vapaaehtoisen seuratoimijan ratsastusseurassa, tarvitaan hyviksi koettuja toimintamalleja ja valmiita konsepteja, joiden avulla lähestyä tilannetta asiantuntevasti. Ihmisen kohtaaminen, toimintaympäristön jatkuva muuttuminen sekä vapaaehtoisena jaksaminen ovat nousseet teemoina esille. Lopputuloksena on syntynyt käytännönläheinen opas ratsastuksen seurakehittäjien käyttöön. Opas toimii perehdytyksenä ja tukipakettina ratsastuksen nykyisille ja uusille vapaaehtoisille seurakehittäjille. Oppaan tarkoituksena on avata seurakehittämisen periaatteita, toimintatapoja ja tavoitteita. Opas toimii ohjeistona vapaaehtoisille ratsastuksen seurakehittäjille, joiden toimikenttä alati muuttuu ja kehittyy. Oppaan työstämisessä on hyödynnetty seurakehittämiseen ja seuratoimintaan liittyvää kirjallisuutta, vapaaehtoistyön ominaispiirteitä, muiden lajien ja valtakunnallisen liikunta- ja urheiluorganisaation materiaaleja. Oppaan rakentaminen perustuu pitkälti myös omiin kokemuksiin niin seurakehittäjien kuin seuratoimijoidenkin näkökulmasta. Kiitokset kaikille mukana olleille! Toivon, että oppaasta on apua ja iloa seurakehittämisen kiehtovassa maailmassa! Nina Kaipio Kesällä 2013 3
2. Mitä ihmettä on seurakehittäminen? Seuratoiminta koostuu kaikesta seurassa tapahtuvasta toiminnasta. Huippu-urheilu, valmennus, kilpailu ja koulutus, järjestötoiminta, talous ja hallinto, nuoriso- ja harrastetoiminta, olosuhteet ja hevostaidot heijastavat kaikki vahvasti ratsastuksen ydinseuratoimintaa. Seuratoiminnan kenttä on sen vuoksi valtavan laaja, ja seuratoimijoilta vaaditaan nykyään yhä enemmän tietoa ja taitoa ympäröivästä maailmasta. Seurojen toimikenttä on myös laajentunut ja ulottuu pitkälti yhteiskunnan rakenteisiin ja perustoimintoihin. Ratsastusseurat pohjautuvat melkeinpä täysin vapaaehtoisuudelle. Palkattua henkilökuntaa on usein vain lähitallilla, joskin erilaisten projektihankkeiden ja muiden tukimuotojen kautta seurat ovat voineet saada pientä korvausta vastaan työvoimaa. Useimmiten seuroissa tapahtuva työ tehdään kuitenkin vapaaehtoisvoimin. Vapaaehtoistyölle pohjautuva seuratoiminta on kaikessa rikkaudessaan hyvin hauras ja särkyvä. Ihmisten on kyettävä puhaltamaan yhteen hiileen ja saamaan yhdessä aikaan. Haastavaksi asian tekee eri lähtökohdista tulevat, koulutustaustaltaan ja iältään erilaiset yksilöt, joiden henkilökohtaiset intressit voivat olla hyvinkin vaihtelevat. Seuratoimijoiden vaihtuvuus on myös haaste, uuden ihmisen mukaan saaminen ja sitouttaminen vievät oman aikansa, eikä siihen välttämättä muisteta panostaa. Ratsastajainliiton seurakehittämisen tavoitteena on seurojen toiminnan monipuolistaminen ja kokonaisvaltainen kehittäminen. Tarkoituksena on auttaa ja innostaa seuratoimijoita, luoda toimintamalleja ja työkaluja seuran toiminnan tukemiseksi, jakaa kokemuksia ja vinkkejä sekä myös huolehtia seurojen vapaaehtoisista. Päämääränä on tavoittaa seurat, tarjota heille apua ja mentorointia. Useissa seuroissa löytyy halua oman toimintansa kehittämiseksi, mutta ei tiedetä miten tai ei huomata edes, että toimintaa voisi kehittää. Siihen tarvitaan pikku töytäys tai ahaa-elämys. Tarve seurakehittäjälle syntyy. Kehitystyötä pidetään seuroissa monesti hienona ja jonain täysin erillisenä asiana. Kehittämistä pelätään ja se koetaan suuritöiseksi asiaksi. Seurakehittämisen yksi tärkeä tavoite onkin saada välitettyä tietoa ja ymmärrystä kehittämisen arkisuudesta. Monia asioita saadaan ja pitääkin saada suunnattua uudelleen suhteellisen helposti tavallisen toiminnan suunnittelun ohessa. Seurakehittäminen on nimenomaan arjen askareiden helpottamista. Seurakehittämisessä on kyse myös tiedon ja osaamisen välittämisestä liiton jäsenistön keskuudessa ja organisaation sisällä. Seurakehittäminen lujittaa parhaimmillaan ratsastusseurojen yhteyttä aluejaostoon ja koko Ratsastajainliittoon. On myös tärkeää tiedottaa ratsastuksen seuratoiminnasta ydinporukan ulkopuolelle. Seurakehittämisen pitkän aikavälin tavoitteena on saada ratsastuksen seuratoiminta kasvamaan ja kukoistamaan sekä vaikuttaa seura- ja vapaaehtoistoiminnan elinvoimaisuuden säilymiseksi yhteiskunnassa. Seuratoiminnan toteuttaminen vaatii nykypäivänä paljon tietoja ja taitoja. Toimintaa tulee myös koko ajan muuttaa ajan vaatimusten mukaisesti. Seuroilla on erilaisia tarpeita ja erilaista, valmista osaamista seuran sisällä. Seurakehittämisen tavoitteena on löytää seuran vahvuuksien kautta seuran oma juttu, punainen lanka, johon toiminta perustuu. Seurakehittämisessä käydään lävitse seuran nykytilannetta ja pohditaan yhdessä jatkosuunnitelmia. Toiminnan kehittäminen voi olla esimerkiksi seuran johtamista, organisointia, nuorisotoiminnan kehittämistä, valmennustoiminnan tehostamista, taloudenhoidon parantamista, seuran kokonaistoiminnan kehittämistä tai jotakin muuta seuran tarpeiden mukaan. Seurakehittämiskäynnin aikana paneudutaan johonkin seuran toiminnan kannalta tärkeään teemaan ja sen kehittämiseen. Tällainen teema voi olla toimihenkilöiden työnjaon kehittäminen, uusien vetäjien mukaan saaminen toimintaan tai tiedotuksen parantaminen. Valittu kehittämiskohde voi olla seurassa jo pitkään tiedostettu ongelma tai se voi nousta esille vasta keskusteluiden pohjalta. Seuratoimijat kertovat seurakehittäjälle oman näkemyksensä seuran vahvuuksista, heikkouksista, mahdollisuuksista ja uhkatekijöistä. Yhteistyössä seurakehittäjän kanssa sovitaan mahdollisten kehittämisprosessien aloittamisesta. Kehittämisprosessissa on olennaista asettaa seuralle jokin konkreettinen tavoite, tehdä siihen toimenpidesuunnitelma ja valita vastuuhenkilöt. 4
Seurakehittämisen aikana pohditaan yhdessä, millaista on hyvä seuratoiminta, mitkä asiat tekevät seuratoiminnasta hyvää ja miten osallistujat voivat vaikuttaa oman seuran toiminnan kehittämiseksi. On myös tärkeää keskustella, miten saada seuran toimijoita mukaan yhteiseen tekemiseen. Seurakehittämisessä avataan myös vapaaehtoisuuden luonnetta sekä tutustutaan yhdistystoiminnan perusperiaatteisiin. Seurakehittämisprosessiin on ehdottomasti kutsuttava mukaan myös muita seuran toimijoita kuin pelkkä hallitus tai seura-aktiivit. Seurakehittäminen pitää olla koko jäsenistön yhteinen tahtotila. Seuran kehittämisprosessin tarkoituksena on siis kehittää seuraa sen omista lähtökohdista ja tarpeista. Kehittämisprosessin käynnistäjänä ja pohjana voivat olla seurakäynnit, alueen seurakehittämisillat tai seurakäynneillä esille nousseet kehittämistarpeet ja -toiveet. Prosessin aikataulusta ja toimintatavoista sovitaan ensimmäisessä seurakehittämistapaamisessa. 3. Seurakehittämisen periaatteet, seurakehittäjän rooli Seurakehittämisen päällimmäisenä tavoitteena on parantaa seuran toimintaa. Seuran kehittämistä voi lähestyä kahdesta eri näkökulmasta. On tärkeä tunnistaa, kehitetäänkö seuran toimintaa vai toimintatapaa. Parantamisen lähtökohtana voi olla jonkin yksittäisen toiminnon tai toimialan kehittäminen tai koko seurakoneistoon, organisaatioon, vaikuttaminen. Yksittäisen toiminnon kehittämisessä voi olla kyse esimerkiksi seuran valmennustoiminnan, hallinnon, talouden tai vaikkapa vapaaehtoistoiminnan kehittämisestä. Kokonaisvaltainen kehittäminen tarkoittaa koko seuran toiminnan kehittämistä. Lähtökohtana kehittämiselle on yhteisöllisyyden näkökulmasta jäsenistön tahtotila. Seurakehittäminen vaatii aina tavoitteenasettelun. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että vaikutetaan seurassa toimivien ihmisten sosiaaliseen järjestelmään. Ihmiset ovat seuratoiminnan ydin. Moni hyvä hanke tai toiminto kaatuu, mikäli ihmisiä ei saada mukaan. On myös muistettava huolehtia seurassa toimivien hyvinvoinnista. Hyvinvoiva ja innostunut vapaaehtoinen on tehokas ja toisaalta tehokas seura huolehtii myös vapaaehtoisten hyvinvoinnista. Vapaaehtoisten innostaminen on avainasemassa. Seurakehittäminen alkaa harvoin ihan tyhjästä, eikä se useinkaan saavuta tarkasti havaittavaa lopputulemaa. Kehittäminen on prosessi ilman selkeää alkua ja loppua. Kehittämisprosessin voi nähdä seuraavien, alla olevien askeleiden kautta. On huomioitavaa, että yhden asian kehittyessä syntyy usein tarve alkaa kehittää jotain seuraavaa. Toiminnan edelleen kehittäminen Toiminnasta palkitseminen Tulosten arviointi Itse toiminta Toiminnan tavoitteen määritteleminen 5
Seurakehittäjän roolina on rakentaa henkilökohtainen kontakti kaikkiin mukana oleviin seuratoimijoihin. Seurakehittäjän on erittäin tärkeää pystyä luomaan rakentava ja luottamuksellinen ilmapiiri. Seurakehittäjän pitää olla avoin ja kuunteleva sekä pystyttävä samastumaan vapaaehtoisten seuratoimijoiden tilanteeseen. Yhdistystoiminnan tunteminen, lajitietoisuus, Ratsastajainliiton ja alueiden toiminnan hahmottaminen auttavat kehitystyön eri vaiheissa. Seurakehittäjän tärkeänä tehtävänä on välittää seuraan ajankohtaisia viestejä liitosta. Seurakehittäjä tarvitsee myös ongelmanratkaisukykyä, eri toimintamallien ja -tapojen tuntemista sekä kykyä mukautua muuttuviin tilanteisiin. Seurakehittäminen vaatii seurakehittäjältä aikaa ja sitoutumista. Seurakehittämistä ei voi tehdä toisella kädellä, eikä sitä toisaalta voi jättää kesken ongelmatilanteita kohdatessa. Sitoutuminen on tärkeää molemmin puolin. Mikäli seuratoimijat eivät sitoudu kehittämiseen, ei seurakehittäjäkään pääse asiassa eteenpäin. Sen vuoksi dialogin ja luottamuksen rakentaminen prosessin alkuvaiheessa on avainasemassa. Alkuvaiheeseen kannattaakin käyttää aikaa ja malttaa tutustua seuratoimijoihin perusteellisesti ennen kuin alkaa suunnittella kunnianhimoista kehittämishanketta. Seurakehittäjä on parhaimmillaan seuran tutor, innostaja, myötäeläjä ja neuvoja, joskus jopa tuuppija ja valvoja. Kehittäjä tarjoaa uusia näkökulmia, avaa seuran solmukohtia, antaa tietoa ja ohjaa seuraa uuteen suuntaan. Seurakehittäminen perustuu ehdottomaan luottamuksellisuuteen. Seurakehittäjä on vaitiolovelvollinen kaikesta kuulemastaan ja näkemästään. Ilman luottamusta ei synny turvallista ympäristöä kehittämiselle. Luottamus liittyy vahvasti myös jääviystilanteisiin. Seurakehittäjän on pysähdyttävä ajoissa, mikäli seura tai siinä toimivat ihmiset ovat jostain yhteydestä liian tuttuja. Seurakehittäjälle voi tulla vaikeuksia pysyä objektiivisena, mikäli hänellä on jokin kokemus tai ennakkokäsitys seurasta tai siinä toimivista ihmisistä. Tällaisissa tilanteissa voi joutua ehdottamaan seuralle toista seurakehittäjää. Rajanvetoa jääviyskysymyksistä on monesti hankala tehdä. Ratsastuskentässä kaikki tuntevat enemmän tai vähemmän toisensa. Lähtökohtaisesti jokaisen seurakehittäjän tulisi arvioida omaa jääviyttään, sillä omat kytköksensä jokainen tuntee parhaiten itse. Seurakehittäjän on siis luotettava omaan sisäiseen ääneensä ja mietittävä asiaa ennen kaikkea seuratoimijan näkökulmasta. Mikäli seuratoimija kokee seurakehittäjän liian tutuksi tai epäilee tämän kykyä pysyä puolueettomana, vaikuttaa se väistämättä myös luottamukseen. Jääviyskysymyksissä kannattaa konsultoida toista seurakehittäjää, mikäli seurakehittäjä on epävarma ratkaisusta. Koska seurakehittämisessä on kyse ihmisten kohtaamisesta, seurakehittäminen perustuu vahvasti ihmistuntemukseen, sosiaalisiin taitoihin ja kykyyn elää ihmisen kanssa. Nämä taidot harjaantuvat kokemusten myötä. Seurakehittäjältä odotetaan oikeanlaista otetta, positiivista asennetta ja luovaa toimintatapaa, kykyä saada asioita aikaiseksi. Seurakehittäjällä pitää olla riittävästi omaa näkemystä, mutta myös kykyä kuunnella ja tehdä asioita yhdessä muiden ihmisten kanssa. Mielipiteitä saa ja pitääkin olla, mutta seurakehittäjän on varottava tuomasta omaa visiota väkisin seuraan. Seurakehittämisessä tarvitaan aktiivista ja itsenäistä työotetta ja aitoa innostusta seuratyöhön. Hyvät yhteistyö- ja viestintätaidot sekä joustavuus ovat välttämättömiä ominaisuuksia seurakehittäjänä menestyäkseen. Pohjatietoa on oltava ja sitä on hankittava koko ajan lisää. Vahva yhdistystoiminnan tuntemus ja kokemus antavat varmuutta seurakehittäjänä toimimiselle. Jatkuva itsensä kouluttaminen ja uteliaisuus ympäröivää maailmaa kohtaan auttavat seurakehittäjää työssään. Seurakehittäjän pitää myös tiedostaa oma rooli suhteessa Ratsastajainliittoon ja sen alueisiin. Seurakehittäjä on liiton ja alueen käyntikortti kentällä ja kenties seuran ensimmäinen kontakti Ratsastajainliittoon. Seurakehittäjän on toimittava ja käyttäydyttävä sen mukaisesti liiton arvoja, toimintaperiaatteita ja Reilu Pelin henkeä kunnioittaen. Seurakehittäjän roolin mittavuus suhteessa seuraan vaihtelee. Yleensä mitä vähemmän seuralla on kokemusta seuran kehittämisestä, sitä enemmän seurakehittäjää tarvitaan. Seuran kehittyminen ei voi kuitenkaan koskaan 6
jäädä seurakehittäjän varaan. Seurakehittäjän on myös kyettävä elämään seuran mukana, olemaan hereillä kriittisinä aikoina ja vähentämään otettaan, kun asiat alkavat edetä. Seurakehittäjän pitää myös osata muuttaa omia toimintamallejaan ja käsityksiään seuran parhaaksi. Joidenkin seurojen kohdalla voi joutua luovimaan hyvinkin paljon, kun taas toisten kanssa voi mennä perinteisemmin käsikirjoituksen mukaan. Seurakehittäjän tärkeimpänä tehtävänä on esitellä seuralle sen kehitysvaiheiden kulku, rohkaista seuratoimijoita kehittämisen käynnistämiseksi ja tukea seuraa aikataulujen ja resurssien laadinnassa ja niiden noudattamisessa. Seurakehittäjä tutustuu seuran toimintaympäristöön, etsii taustatietoa, esittää kysymyksiä, aktivoi keskustelua ja auttaa seuraa katsomaan toimintaansa ulkopuolisin silmin. Seurakehittäjä tuo seuraan ideoita ja toimintamalleja muista seuroista ja lajeista, kertoo onnistuneista esimerkeistä sekä auttaa seuraa näkemään oman toimikenttänsä ylitse. Seurakehittäjän on yhtä lailla osattava pitää seuran jalat maassa ja auttaa seuraa luomaa realistisia ja toteutettavissa olevia hankkeita. Seurakehittäjän on muistettava, ettei hän osallistu itse liian aktiivisesti mukaan päätöksentekoon, vaan kunnioittaa seuratoimijoita antamalla heille mahdollisuuden oivaltaa ja päättää itse. Muistisääntönä voisikin pitää puhu vähemmän, kuuntele enemmän - periaatetta. (Lähde: Hyvän Seuran johtaminen, Hyvä Seura-hankkeen seurakouluttajan ja -kehittäjän opas, SLU-julkaisusarja 1/05). 4. Vapaaehtoisuus seuratoiminnassa Ratsastusseurojen toimintaa ja arkea pyöritetään vapaaehtoisten voimin. Vapaaehtoistoiminta on useimmiten seuratoimijoiden näkökulmasta myös yksi suurimmista haasteista arjessa. Vapaaehtoisten vähyys, motivaatio-ongelmat, sitoutumattomuus ja keskinäiset ristiriidat ovat seurakehittämisessä usein esillä. Tematiikkaa ihmetellään, mutta harvempi syventyy miettimään, mistä ongelmat oikeastaan kumpuavat. Seurakehittäjän tärkeänä tehtävänä onkin avata seuratoimijoille 2010-luvun vapaaehtoisuutta ja toisaalta haastaa seuratoimijat miettimään omaa käytöstään ja suhtautumistaan vaikkapa uusiin vapaaehtoisiin. Pienet asiat ratkaisevat. Voisiko seuran vähenevän vapaaehtoisuuden taustalla olla yksinkertaisesti vain hymyn ja kiitoksen puutostila? Seuran tiedotus vapaaehtoistehtävistä on monesti ontuvaa. Seurakehittäjän on hyvä alkaa heti alkuun kaivaa vastauksia siihen, eikö seura halua tai osaa jakaa vastuuta vai puuttuuko seuralta työkalut vastuun jakamisen toteuttamiseen vapaaehtoistyössä. Viestintä ja markkinointi nousevat kehittämisteemoina keskiöön. Kun tieto tehtävistä ei kulje, toimiva joukko jää sen vuoksi hyvin pieneksi tai pelkän hallituksen varaan. Ihmiset tulevat vapaaehtoistoimintaan omasta kiinnostuksestaan ja haluavat usein toimia tärkeinä pitämiensä asioiden puolesta. Ihmisellä on myös halu kuulua johonkin ryhmään ja tarve mielekkääseen tekemiseen. Vapaaehtoistoiminta mahdollistaa kaiken sen. Vapaaehtoistoimintaan tulemisen syinä ovat tekemisen halu, halu saada uudenlaista sisältöä elämään, oppia uutta ja toteuttaa itseään, halu auttaa ja vaikuttaa tai saada vastapainoa omaan elämään. On tutkittu, että vapaaehtoistoimintaan mukaan tuleville oleellista ei aina olekaan se, mitä tehdään, vaan pikemminkin heitä kannustaa tarve kuulua johonkin porukkaan ja kiinnostus ylipäänsä elämään ja ihmisiin. Vapaaehtoistyö opettaa toimimaan yhdessä erilaisten ihmisten kanssa ja tarjoaa niin sosiaalisia taitoja kuin erilaisuuden ymmärtämistä ja hyväksymistä. Nykyajan vapaaehtoinen ei noudata vapaaehtoistyössään välttämättä yhteiskunnan ulkoisia paineita tai velvollisuutta vaan pikemminkin omaa sisäistä ääntään. 7
Vapaaehtoistyöhön tulevat ihmiset saattavat olla hyvinkin erilaisia ja heillä on täysin erilaisia motiiveja ja valmiuksia. Vapaaehtoiset tulevat työelämän eri tehtävistä ja heillä on eri alojen koulutustaustaa. Vaikka vapaaehtoiset toimivatkin aidon halun, kiinnostuksen ja auttamisen lähtökohdilta, he eivät jaksa tai halua olla mukana ilman tunnustusta ja tukea. Tunne omasta tarpeellisuudesta, vaikuttamismahdollisuuksista ja mahdollisuus tulla kuulluksi lisäävät jokaisen vapaaehtoisen jaksamista ja sitoutumista tehtäväänsä. Vapaaehtoisen sitoutuminen lähtee siitä, että ihmistä pyydetään tekemään tai hänelle tarjotaan mahdollisuutta tehdä sopivan mielenkiintoisia, sopivan kokoisia, sopivan haastavia ja sopivan sitovia tehtäviä. Vapaaehtoinen ei halua tulla hyväksikäytetyksi, mutta ei toisaalta halua tehdä mitään, mikä tuntuu turhalta tai koetaan vähäpätöiseksi. Vapaaehtoinen on mukana juuri niin kauan kuin hän on kiinnostunut ja innostunut tehtävästään. Vapaaehtoisen jaksamisessa vaikuttavat mm. seuraavat seikat: 1. Toiminnan kokonaisuus: työnjako, roolien selkeys ja selkeät tavoitteet. 2. Toimintaedellytykset: riittävä koulutus ja perehdytys, saatavissa oleva tuki. 3. Toimijan oma elämäntilanne: mahdollisuus joustavuuteen ajankäytössä esim. perhetilanteen mukaisesti. 4. Toimijan omat arvot: motivaatio syntyy omien tärkeinä pitämien asioiden pohjalta, omien arvojen ja periaatteiden mukaisen toiminnan kautta. 5. Vastavuoroisuus: vapaaehtoistyö tarjoaa jotain myös tekijälle. Vapaaehtoistoimijat pakenevat vapaaehtoistehtäviä liiallisen työmäärän, huonosti organisoidun työn tai toiminnan tavoitteiden epäselvyyksien takia. Seurassa voi myös olla sisäisiä ristiriitoja tai ylipäänsä epäselvää kuka tekee mitä ja miksi. Monesti vapaaehtoiset heitetään ns. ikuisiin tehtäviin, jotka ajavat tunnolliset tekijät loppuun. Vapaaehtoinen joutuu toisin sanoen vangiksi suostuessaan ottamaan vastaan jonkin tehtävän. Vapaaehtoistyö on Suomessa merkittävän kokoista. On arvioitu, että noin 30 40 % suomalaisista on mukana jossain vapaaehtoistoiminnassa. Kun suomalaisilta kysytään, minkälaisessa vapaaehtoistoiminnassa he haluaisivat olla mukana, lapset ja nuoret sekä liikunta ja urheilu ovat teemoina kärkikohteita. Urheiluseurojen kannalta mielenkiintoista on, että noin puolet niistä suomalaisista, jotka eivät vielä ole mukana, kertovat, että jos heitä pyydettäisiin mukaan, he myös lähtisivät. On paikallaan kysyä, pyydetäänkö uusia vapaaehtoisia riittävästi mukaan? Harva kiinnostunut lähtee tarjoamaan itseään vapaaehtoistehtäviin. Monesti kiinnostunut ei edes tiedä, mistä etsiä tai kysyä lisätietoja. Yhteiskuntamme vapaaehtoistoiminnan suuntana vaikuttaa olevan, että ihmiset eivät enää ole valmiita sitoutumaan pitkäksi aikaa vapaaehtoistoimintaan. Se näkyy myös vähenevässä innokkuudessa lähteä mukaan vapaaehtoistyöhön. Ihmiset sitoutuvat sellaiseen toimintaan, joka tyydyttää heidän omaa elämyshakuisuuttaan ja oman persoonan rakentamista, mutta tehtävä jätetään, kun jotain uutta, kiinnostavampaa löytyy tilalle. Mukaan tulemisen motiiveista tiedetään, että miehet lähtevät helpommin toimintaan mukaan kavereiden kanssa, heidän pyynnöstään ja talkoofiiliksellä. Naiset puolestaan osallistuvat omien lastensa kautta, yleisemmin lasten hyvää edistämään tai itselleen uusia sosiaalisia kontakteja, jopa ystäviä löytääkseen. Uusien vapaaehtoisten rekrytointi ja jo mukana olevien sitouttaminen toimintaan ovat avainasioita. Vapaaehtoisten rekrytointi tuottaa eniten tulosta henkilökohtaisen, kahden kesken tapahtuvan viestinnän kautta. Vapaaehtoistyössä jo mukana oleva tuttava on yleensä uuden tulijan paras innoittaja. Tuttavan kanssa toimiminen voi toimia monelle matalampana kynnyksenä osallistua vapaaehtoistoimintaan. Uuden toimijan mukaantuloa voi helpottaa myös se, ettei joudu vastaamaan jostain tehtävästä heti yksin, vaan saa toimia porukassa yhdessä kantaen vastuuta muiden kanssa. 8
Vapaaehtoiselle on osattava perustella, miksi juuri hänet halutaan mukaan. Vapaaehtoisten rekrytointi onnistuu parhaiten siten, että tiedotetaan mahdollisimman laajasti tarjolla olevista tehtävistä sekä hyödynnetään ohimennen -toimintatapaa, jossa lähestytään ihmistä muun asian tiimoilta ja samalla kysytään (kuin ohimennen) kiinnostuksesta olla mukana toiminnassa. Nykyihminen haluaa myös tietää, mitä vapaaehtoistyö merkitsee hänelle ajallisesti. Tiedetään, että pitkään kärjessä olleen projektimaisen vapaaehtoistoiminnan tilalle on noussut hetkellinen toiminta. Se voi tarkoittaa sitä, että ihminen sitoutuu vaikkapa pariksi tunniksi kerran päivässä, viikossa, kuukaudessa, vuodessa, vuosikymmenessä tai kerran elämässä. Uutena nousevana trendinä kansainvälisessä kansalaistoiminnassa on ylisukupolvisuus. Hyvin harvassa toimintamuodossa sen toteutuminen on mahdollista niin kuin urheiluseuroissa, jossa koko perhe voi aidosti harrastaa yhdessä. Ylisukupolvisuuteen liittyy myös yhteiskunnallisesti ajankohtainen jaetun vanhemmuuden teema. Kun antaa myös saa. Vapaaehtoistoimintaan osallistuvat tuntevat itsensä arvokkaiksi ja kokevat, että heidän elämänlaatunsa on parantunut. Ihmisillä on hyvin eri tapoja jaksaa ja toimia vapaaehtoiskentässä. Ihmiset toimivat vapaaehtoisina eri motiivien saattelemana. 1. Ihmiset, jotka toimivat ja jaksavat vapaaehtoisina vision voimalla. 2. Ihmiset, jotka tekevät mitä vain toisten ihmisten kanssa tai toisten ihmisten vuoksi. 3. Ihmiset, jotka odottavat kiitosta ja hyväksyntää vapaaehtoistoiminnastaan. 4. Ihmiset, jotka kokevat vapaaehtoistoiminnan velvollisuudekseen. 5. Ihmiset, jotka haluavat kehittää itseään. 6. Ihmiset, jotka toimivat ympäristön herättämien tunteiden pohjalta (esim. yhteiskunnallinen vääryys, eriarvoisuus). Yleensä vapaaehtoinen löytää itsensä useasta yllä olevasta kategoriasta. Syitä olla mukana voi luonnollisesti löytyä myös kategorioiden ulkopuolelta. Yllä olevat luonnehdinnat auttavat kuitenkin ymmärtämään ihmisten eri lähtökohtia ja sitä kautta pitämään ihmisiä toiminnassa mukana. Mitä enemmän ihminen saa käyttää erilaisia toimintatapoja ja hyödyntää itselleen tärkeitä periaatteita, sitä paremmin hän jaksaa ja ennen kaikkea sitoutuu vapaaehtoistyöhön. Arvostuksen osoittaminen vapaaehtoisille ja heidän tekemästään työstään kiittäminen ovat vapaaehtoistoiminnan kantava voima. Jokainen vapaaehtoistoimija tarvitsee kiitosta, tukea ja ohjausta. Arjessa saatu myönteinen huomio ei tarkoita ylenpalttista kiittelyä, vaan molemminpuolista luontevaa vuorovaikutusta. Hyvää palautetta tuntuu hyvältä myös antaa. Positiivisen palautteen antamista on mahdollista opetella ja oppia olemalla henkilökohtainen, aidosti kiinnostunut esimerkiksi toisen jaksamisesta ja kiittämällä tämän avuliaisuudesta. On hyvä muistaa, että toiset ihmiset tarvitsevat enemmän rohkaisua ja kannustusta kuin toiset. Joitakin vapaaehtoisia voi joutua puolestaan rajoittamaan ja hillitsemään tai opettamaan huomioimaan muut ihmiset. Ratsastusseurat ovat nykyajan perspektiivistä katsottuna houkuttelevia vapaaehtoistoiminnan kohteita. Seurat pystyvät tarjoamaan lyhytkestoisia, rajallisia tehtäviä sekä samalla tarjoamaan (parhaimmassa tapauksessa) vapaaehtoiselle tunteen omasta tarpeellisuudestaan ja arvostuksen ratsastusurheilun eteen tehtävästä työstä. Ratsastusseuratoiminta vastaa siten hyvin nykyajan vapaaehtoistoiminnan tarpeisiin: siinä on lyhytaikaisuutta, tehtäviä, joilla on alku ja loppu sekä jonkinasteinen välitön hyöty tekijälleen. Hyöty voi olla vain kunnia olla mukana, nähdä ja kokea upeaa ratsastusurheilua. Tämän ajan vapaaehtoistoimijan sitouttaa henkilökohtaisuus ja hymy. Vapaaehtoinen kaipaa tulevansa huomatuksi omana itsenään, kokea työnsä arvokkaaksi (oli työ sitten pieni tai iso) ja nauttia arvostusta. 9
Jokainen vapaaehtoistyö on merkityksellistä. Pienikin vapaaehtoisuuden into pitää siis ottaa seurassa vakavasti. Yhtä lailla pitää muistaa huolehtia vapaaehtoistyön ilmapiiristä, työn motivoinnista ja kannustamisesta. Hyvässä porukassa jaksaa ja saa aikaan enemmän. Seuratoiminnan kansalaistoimintaan osallistuminen Liikunnan vapaaehtois- tai kansalaistoimintaan osallistuminen 19 65-vuotiaiden keskuudessa. Kansallinen liikuntatutkimus 2010: 1997 1998 14 % 435.000 2001 2002 16 % 509.000 2005-2006 16 % 532.000 2009 2010 16 % 536.000 Vapaaehtoisuus onko sitä? Useampi kuin joka kolmas (33 37%) osallistuu johonkin vapaaehtoistoimintaan. Lisäksi puolet suomalaisista, jotka eivät ole mukana toiminnassa, olisi halukkaita osallistumaan, jos heitä pyydettäisiin. Tuttua ja pitkäkestoista? Vai hetkellistä ja heittäytyvää vapaaehtoistoimintaa? Enemmistö (53 %) haluaa käyttää itsellä jo olemassa olevia taitoja, kolmannes oppia enemmän uutta. Toiminnasta kiinnostuneista ovat mukana: * kertaluontoisessa, hetkittäisessä toiminnassa (56 %) * lyhytkestoisessa, projektimaisessa toiminnassa (46 %) * pitkäaikaisessa, sitoutuneessa toiminnassa (34 %) Tärkein syy vapaaehtoistoimintaan osallistumiselle: 41 % halu auttaa 16 % aikaa, halu tehdä hyödyllistä 9 % tuttava pyysi 8 % oppii tuntemaan uusia ihmisiä 6 % on saanut apua 5 % uskonnollinen vakaumus 3 % oma harrastus tai saa opintosuorituksia/työkokemusta Tärkein syy olla osallistumatta vapaaehtoistoimintaan: 44 % ei aikaa 13 % ei erityistä syytä 11 % ei ole pyydetty mukaan 5 % ei ole tullut ajatelleeksi 3 % ei tiedä miten pääsee mukaan 3 % ei ole mitään annettavaa 1 % aiemmat huonot kokemukset 1 % ei usko asiaan Mikä auttaa jaksamaan vapaaehtoistoiminnassa eli mikä sitouttaa ihmiset toimintaan pidemmäksi aikaa? Toiminnan mielekkyys Sosiaaliset sidokset Myönteinen palaute 10
Onnellisuuden kaikki elementit vahvasti yhteyksissä vapaaehtoistoimintaan: * Hyvä mieli, ilo * Tyytyväisyys myös itseen! * Ystävät, tuttavat * Elämän mielekkyys * Toimintakyky, virikkeet * Jopa selkeät terveyshyödyt vapaaehtoiset elävät tutkitusti muita pidempään! Vapaaehtoistoimijan työnohjauksellisen otteen viisi kulmakiveä: Toimijasta ollaan kiinnostuneita: hänen jaksamisestaan, intresseistään, ideoistaan. Toimijaa kuunnellaan aidosti, kohdataan, ollaan läsnä ja annetaan aikaa. Hänen toimintaansa arvostetaan ja kiitetään ja se osoitetaan sanoin ja teoin. Hänen omaa erityistä panostustaan tarvitaan ja pidetään tärkeänä ja sekin osoitetaan. Hänen muutostarpeitaan kuunnellaan; miten toiminta voi elää mukana vapaaehtoisen elämänkaaressa ja muuttuvissa elämäntilanteissa? Vapaaehtoistoiminnan avainasiat: Palkitseminen ja kannustaminen Yhteisöllisyys Hyvinvointi ja jaksaminen Koulutus ja yhteistyömuodot Reilu Peli Ihmisen kunnioittaminen (Lähteet: Tukea ja mahdollisuuksia vapaaehtoistoiminnalle, toim. Pirkko Hakkarainen, Kansalaisareena ry, 2003; Vapaaehtoistoiminta seurakunnassa ja järjestöissä, Ulla-Maija Harju, Pauli Niemelä, Jaakko Ripatti, Teuvo Siikonen, Riitta Särkelä, Edita, 2001; Vapaaehtoistoiminta anti, arvot ja osallisuus, Marianne Nylund & Anne Birgitta Yeung (toim.), Vastapaino, 2005; Vapaaehtoistoiminta ja vanhemmat ammattimaistuvan seuratoiminnan voimavarana, Anne Birgitta Pessi, 2012; Vapaaehtoistyö auttamisena ja oppimisena, Antti Eskola & Leena Kurki (toim.), Vastapaino, 2001) 5. Seurakehittäminen käytännössä, työkalut, raportointi ja seuranta Seurakehittämisessä on yksinkertaisimmillaan kysymys seuran toiminnan suunnan löytämisestä. Kehittämisen tavoitteena on auttaa seuroja oman toiminnan kehitystyössä, auttaa löytämään uusia oivalluksia ja yhteisiä linjoja toiminnan jatkuvuuteen niin, että kaikilla halukkailla on oma, mielekäs tehtävä seurassa. Seurakehittäjän tärkeänä roolina on huolehtia seuratoimijoiden motivoinnista, innostamisesta, avustamisesta ja ennen kaikkea tarkastella seuran toimintaa ulkopuolisesta näkökulmasta. Uusien sitoutuneiden seuratoimijoiden hankkiminen ja seurojen talous ovat tuttuja seuratoiminnan haasteita. Yhteiskunnan rakennemuutosten vaikutusten ymmärtäminen sekä lisääntyneen tiedon hallinta ja omaksuminen ovat usein myös keskeisiä kysymyksiä seuratoiminnan arjessa. 11
Seurakehittäminen lähtee aina seuran omasta tarpeesta. Aluksi tarvitaan yhteisen tahtotilan löytyminen. On välttämätöntä saada jäsenistöstä mahdollisimman moni mukaan viemään seuraa haluttuun suuntaan. Onnistunut viestintä ja tiedonkulku on siinä äärimmäisen tärkeää. Usein seuran onnistumiset ja epäonnistumiset kulminoituvat yhden tai kahden ihmisen harteille. Kukaan ei kuitenkaan yksin luo menestystä, eikä toisaalta kukaan ole yksin vastuussa epäonnistumisesta. Seurakehittämisessä on kyse koko porukasta ja sitä ei voi toteuttaa (ainakaan käytäntöön) muutaman ihmisen voimin. Ratsastuksen seurakehittämisen yleisimmät teemat: Seuran toiminnan terävöittäminen, profiloiminen Uuden toiminnan aloittaminen: kerhotoiminta, aikuisliikunta, valmennukset, kilpailutoiminta jne. Toimihenkilöiden koulutus tietotaidon lisääminen, mahdollisuudet, tuet Valmiit toimintamallit, asioiden kirjaaminen, hyvä hallinto Toiminnan jäsentyminen (hallitustyöskentely, vuosikokoukset) Vastuun jakaminen, vapaaehtoisten mukaan saaminen, motivointi Uusien toimintamallien luominen, uudenlaiset tavat ajatella ja tehdä, viestintäkanavien käyttöönotto Hyvien, jo olemassa olevien toimintamallien tiedostaminen, ylläpitäminen ja/tai kehittäminen Tukimuodot, mistä voi hakea/saada toiminnalle tukea, rahaa, neuvontaa Talliyhteistyö Tiedonkulku ja siihen liittyvät ongelmat Seurakehittäminen lähtee käytännössä liikkeelle siitä, että määritellään seuran nykytilanne: mitä seura on nyt ja mihin suuntaan se haluaa mennä. Seurakehittäjä aloittaa prosessin kartoittamalla seuran yleisiä piirteitä esimerkiksi seuraavien yleisluontoisten kysymysten kautta. Kysymykset toimivat hyvänä keskustelun lämmittäjänä ja pohjana analyysille. Hyviä alustuskysymyksiä seuratoimijoille: Seuran tila Miksi seura on olemassa? Mikä on ihmisten tärkein motiivi olla mukana toiminnassa? Missä seura on kokenut onnistumisia viime aikoina? Mitkä tekijät ovat vaikuttaneet onnistumisiin? Missä seura on epäonnistunut viime aikoina? Mitkä tekijät ovat vaikuttaneet epäonnistumisiin? Vapaaehtoisuus Miten uusi tulokas otetaan mukaan toimintaan? Miten kuvailisitte seuran toimintakulttuuria? Miten tehtävät jaetaan seurassa? Miten seurassa huolehditaan vapaaehtoisten jaksamisesta? Miten seurassa muutetaan toimintatapoja? Miten seurassa kiitetään? Yhteistyö Miten yhteistoimintaa seuralla on SRL:n, alueen, muiden seurojen, Valo ry:n, aluejärjestöjen ja kunnan kanssa? Mitä muuta yhteistoimintaa voisi olla? Miten yhteistyötä voisi lisätä? Miten yhteistyöstä tiedotetaan? Mitä yhteistyökumppaneita seuralla voisi olla? 12
Pohjakeskustelun jälkeen on hyvä siirtyä syvällisempään nykytilan analyysiin. Nykytilan arvioinnissa toimii erinomaisena apuna seuratoiminnan SWOT-analyysi. SWOT-analyysi on usein käytetty arviointimenetelmä strategisessa suunnittelussa. Sen avulla seura pystyy määrittelemään omaa asemaansa suhteessa itseensä ja ulkomaailmaan. Menetelmää voidaan käyttää myös jonkin idean hyödynnettävyyden arviointiin. Sen etu on helppokäyttöisyys, mutta tulosten hyödynnettävyys ei aina ole itsestään selvää. Siinä tarvitaan usein seurakehittäjän apua. SWOT-menetelmän avulla seuratoimijat määrittelevät arvioinnin kohteen (seuran nykytila, kehittämisidea) vahvuudet (strengths), heikkoudet (weaknesses), mahdollisuudet (objectives) ja uhat (threats). Menetelmässä arvioinnin osa-alueita voidaan kartoittaa varsin monipuolisesti: jokainen arviointiin osallistuja voi esimerkiksi täyttää nelikentän itse, niistä voidaan keskustella ryhmissä tai niitä voidaan kerätä laajoilta joukoilta sähköpostitse. SWOT-analyysi voi olla myös seuralle ennakkoon lähetettävä kotitehtävä. Usein SWOT toimii hyvin seurakäynnin aloitustehtävänä. SWOT-analyysi on tärkeä väline analysoitaessa seuran toimintaympäristöä kokonaisuutena. SWOT-analyysi on suositeltavaa toteuttaa kehittämisprosessin alussa, ennen suunnitteluvaihetta tai ennen kuin toteuttamis- tai kehittämispäätös on tehty. SWOT-analyysin tulosten avulla voidaan ohjata prosessia ja tunnistaa kriittiset kohdat. SWOT voi tuoda myös pintaan sellaisia asioita, joita seuratoimijat eivät alkuun itse tunnista tai halua myöntää. SWOT-analyysin voi toteuttaa uudelleen seurantatehtävänä kehittämisjakson lopussa. SWOT-analyysia verrataan tuolloin aikaisempaan versioon. Seurannan SWOT näyttää, mikäli seuran toiminnassa on tapahtunut kehitystä. Se palkitsee ja motivoi jatkamaan kehityskulkua. SWOT-analyysi: Seuran vahvuudet Mikä on hyvin? Mikä toimii? Missä on onnistuttu? Seuran heikkoudet Mikä ei ole hyvin? Mikä ei toimi? Missä on epäonnistuttu? Seuran mahdollisuudet Seuran uhat Mahdollisuudet juontuvat ulkomaailmasta. Seuran toimintaan voi vaikuttaa yhteiskunnassa ja taloudellisessa kehityksessä olevat muutokset (kuntaliitokset, ratsastuksen harrastajamäärät, taloustilanne, olosuhteet). Osana analyysiä seurakehittäjä voi käynnistää pohdinnan siitä, miten seura voi osaltaan vahvistaa mahdollisuuksien myönteistä kehitystä. Uhat ovat lähitulevaisuudessa näkyviä ongelmia tai asioita, joita tulisi välttää. Vapaaehtoistoiminnan muutokset voidaan hyvin kokea uhkana. Uhkia kartoitettaessa seurakehittäjän kannattaa kysyä paitsi suoranaisia uhkia, myös asioita, joita tulee seurata, että niiden negatiiviset vaikutukset voidaan minimoida, jos niistä muodostuu aitoja uhkia. Jäsenmäärän lasku ja siitä seuraavat taloudelliset ongelmat voivat olla esimerkiksi tällaisia. Seurakehittäjä voi käynnistää myös keskustelun siitä, miten tunnistettavat uhat voidaan kääntää mahdollisuuksiksi. Seurakehittäjä voi syventää SWOT-analyysiä seuraavien lisäkysymysten kautta: Miten seura hyödyntää omia vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia? Miten seura puolestaan torjuu vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia? Miksi muutosta tarvitaan? 13
Mikä vastustaa, hidastaa tai voi estää muutoksen? Missä asioissa täytyy onnistua, jotta muutos saadaan aikaiseksi? Kenellä on kokonaisvastuu? Ketkä muut ovat mukana? Miten ja milloin arvioidaan onnistumista ja tehdään tarvittavat jatkosuunnitelmat? Oman seuran analyysi helppo tapa arvioida seuran toimivuutta Oman seuran analyysi on kaikkien urheiluseurojen käytössä oleva helppokäyttöinen kysely, jonka avulla kartoitetaan seuran toimivuutta. Seura voi tilata sähköisen kyselyn alla olevan tilaus/taustatietolomakkeen kautta. Tilauksen lähettämistä seuraavana keskiviikkona tilaaja saa sähköpostiinsa seurakohtaisen linkin, jonka seura voi lähettää jäsenilleen ja haluamilleen sidosryhmille. Linkin takaa löytyy lyhyt kyselylomake, jonka täyttämällä vastaaja arvioi seuraansa kahdeksasta eri seuratoiminnan ulottuvuudesta. Kyselyn tulokset ovat vastausajan jälkeen automaattisesti seuran käytössä. Oman seuran analyysi -työkalu on ilmainen tapa käynnistää seurassa keskustelu seuran nykytilanteesta. Oman seuran analyysi toimii loistavana työkaluna ja sysäyksenä seurakehittämisprosessin käynnistämiseksi. Lisätietoja: www.valo.fi/menestyva-urheilu/oman-seuran-analyysi/ Nykytilan arvioinnilla rakennetaan kehittämiselle ponnahduslauta. Nykytilan arvioinnissa pitää huomioida ainakin seuraavat kolme vaihetta: 1. Toimintaympäristön arviointi analysointivaihe, mahdollisten kehityssuuntien tunnistaminen 2. Oman toimintakulttuurin sekä keskeisten sidosryhmien odotusten arviointi kehityssuuntien selvittäminen ja arviointi 3. Omien käytettävissä olevien resurssien ja kehitysvalmiuksien arviointi parhaan ja toteuttamiskelpoisen vaihtoehdon valitseminen etenemissuunnaksi Seuratoimijat arvioivat seuratoiminnan nykytilaa ja tulevaisuuden näkymiä yhdessä seurakehittäjän kanssa. Seurakehittäjä antaa ulkopuolisena palautetta seuran toiminnasta. Seurakehittäjä johtaa palautekeskustelua sekä mahdollisesti käynnistää seurassa kehittämisprosessin. Seuran arvokeskustelut tai organisaation uudelleenrakentaminen ovat myös selkeitä kokonaisuuksia, joita seurakehittäjä voi alkaa toteuttaa suoraan seuran kanssa. Nykytilan arvioinnista seura lähtee rakentamaan itselleen kehittämissuunnitelmaa. Seura alkaa rakentaa toiminnalleen strategista viitekehystä, tekee valintoja, määrittelee haluamansa tavoitteet ja luo niille toimintamallit. Seuralle tulee tarve määritellä koko toiminnan raami. Ratsastuksen seurakehittäjä auttaa seuraa tarjoamalla materiaalia ja asiantuntemusta seuran toimintalinjan rakentamiseksi. Ratsastajainliiton toimintalinja -vihkonen toimii apuna ja käsikirjana käytännön työstölle. Seuran kehittämisellä voi olla useita tavoitteita: Tuottavuustavoite, jolloin kehittämisen tavoitteena on luoda edellytyksiä tai parantaa seuran toimivuutta ja haluttuja tuloksia. Hyvinvointitavoite, jolloin tavoitteena on seurassa toimivien määrän kasvu tai hyvinvoinnin ja motivaation parantaminen. Uudistumistavoite, jolloin halutaan kehittää seuran muutosvalmiutta ja kykyä luoda uudenlaista toimintaa. Ymmärtämis- ja kasvatustavoite, jolloin kehitetään seuran ja sen toimintaan osallistuvien kykyä toimia sekä ymmärtää ja arvioida toiminnan tavoitteita, päämääriä ja seurauksia. Seurassa kehittäviä voimia ovat arvot, tavoitteet ja kehityshankkeet. Vastaavasti seuratoiminnan lamauttaa liiallinen (diktatorinen) johtaminen, piintyneet tavat ja rakenteet. Seuran tavoitteet kannattaa asettaa sopi- 14
van korkeiksi, jolloin ne motivoivat, mutta kuitenkin realistisiksi, jotta ne toteutuvat. Seurakehittäjän apua tarvitaan, jotta seura oivaltaa, mitkä resurssit sillä on oikeasti käytettävissä tavoitteiden saavuttamiseksi. Tavoitteiden asettamisen jälkeen alkaa toiminta. Hyvin suunniteltu hanke on kehittämistyössäkin puoliksi tehty, eli huolellisella valmistelulla seuran on helppo lähteä toteuttamaan tavoitteitaan. Seurakehittäjän tehtäväksi jää huolehtia, että tehtävät jakautuvat reilusti eri toimijoiden välillä ja prosessi pysyy aikaraamissa. Kehittämisprosessi on jatkuva niin, että ensimmäisten tavoitteiden saavuttamisen jälkeen aloitetaan uusien tavoitteiden asettaminen. Tärkeää on kuitenkin todentaa ja seurata jo saavutettua, sillä se, jos mikä, inspiroi ja motivoi pysymään mukana kehittämistyössä. Seurat ovat kaikki erilaisia, eikä seurakehittämisen tehtävänä ole yhdenmukaistaa tai luokitella seuroja paremmuusjärjestykseen. On kuitenkin tiettyjä toiminnallisuuksia, joista tunnistaa hyvinvoivan seuran. Nämä voivat toimia seuroille tavoitteina ja tarkistusapuna kehittämistyössä matkan varrella. Seurakehittäjän tehtävänä on selventää seuralle, mistä ns. hyvä seuratoiminta koostuu. Alla olevia esimerkkejä kannattaa käyttää apuna. Seuran toiminnan ulottuvuudet (Pasi Koski) Hyvä seura: 1. Kykenee hankkimaan tarvitsemansa resurssit. 2. Seurassa on sisäinen työnjako, tieto kulkee, ideoita syntyy ja niitä myös toteutetaan. 3. Seurassa on kiva olla, vahva me-henki ja ryhmän sisäinen ilmapiiri. 4. Seurassa tavoitteet toteutuvat, tuloksena laadukasta toimintaa, palveluita, harrastusta, menestystä, innostuneita lapsia ja nuoria. 5. Seurassa on yleinen aktiivisuustaso, seura tunnetaan, sillä on hyvä imago ympäristössään. 6. Seuran toiminnassa on jatkuvuutta, tehtävät eivät ole riippuvaisia yksittäisistä ihmisistä. Hyvän seuran mittarit: Seuralla on strategia tai muu pidemmän tähtäimen suunnitelma. Seura vastaa jäsenistön tarpeisiin. Seura tarjoaa laadukasta toimintaa. Seurassa on avoin ilmapiiri, myös muutoksille. Seura tarjoaa yhteisön. Seurassa on hyvä tiedonkulku. Seura on avoin yhteistyölle. Seurassa vastuut ja tekemiset jaetaan. Seuran resurssit on oikein mitoitettu. Seurassa on yhdessä tekemisen iloa. Seurassa on tilaa ja mahdollisuuksia uusille ideoille, ihmisille ja toimintatavoille. Seuran kehityskulun suuntaviivat yksinkertaistettuna: 1. Tietojen ja taitojen päivitys 2. Asenteiden arviointi 3. Harjoitteluvaihe sopivien kehitystoimien osalta 4. Taitojen varmistus käytännössä 5. Oppimisen jatkuvuus, jatkuvan arvion ja kehityksen tarve (Lähde: Mukailtu Pertti Porenteen ja Pekka Salmimiehen Tehokkuutta johtoryhmään ja hallituksen työskentelyyn kirjasta, WSOY, 1996). 15
Ratsastusseurat toimivat haastavassa ympäristössä ja usein hyvinkin tiiviissä yhteistyössä elinkeinotoimintaa harjoittavan ratsastuskoulun tai tallin kanssa. Talliyhteistyö tarjoaa monia etuja, mutta toimii myös selkeästi muista urheiluseuroista erottavana tekijänä. Tallitoiminnan perusperiaatteiden tunteminen auttaa seurakehittäjää ymmärtämään toimintakentän moninaisuuden. On myös mahdollista, että seura itse pyörittää tallitoimintaa, mikä on monesti yksi kehittämisen osa-alueista. Seurakehittäjän pitää tuolloin osata syventyä liiketoiminnan ytimeen ja osata kartoittaa esimerkiksi mahdolliset taloudelliset tukimuodot toiminnalle. Haasteena voivat myös olla seuran ja talliyrittäjän väliset ristiriidat. Ei ole ollenkaan epätavallista, että hyvin alkuun lähtenyt seura-talli-yhteistyö ajan kuluessa tulehtuu, mikä johtaa monesti myös taloudellisiin kiistoihin. Siinä vaiheessa helposti huomataan, ettei yhteisistä sopimuksista löydy mitään kirjallisena tai että talliyrittäjä on ollut mukana tekemässä seuran hallituksen jäsenenä päätöksiä oman yritystoimintansa tukemiseksi. Nämä pulmatilanteet voivat parhaimmassa tapauksessa kääntyä hyväksi, mikäli se johtaa siihen, että seura ja talli alkavat kirjata sopimaansa hyvän hallinnon mukaisesti ylös. Seuran hallinnon perusongelmat ovat lajista riippumatta samanlaisia. Seurakehittäjän onkin hyvä pysyä mukana ajan hengessä ja seurata, millaisten haasteiden kanssa kaikkien lajien urheiluseurat nykyaikana painivat. Kiinnostus yhteiskunnallisista asioista on eduksi. Se antaa perspektiiviä seurakehittäjänä kasvamiseen. Yleisiä haasteita ja konflikteja ratsastusseuroissa (kerätty Ratsastajainliiton seurakehittäjäkoulutuksesta 2010) Tekemisen kulttuuri puuttuu, tehdään aina samalla kaavalla, samojen ihmisten voimin. Alkuun pääseminen on vaikeaa, kuka aloittaa uuden toiminnan? Valittajat seuratoiminnassa: mitään ei tehdä itse mutta kaikesta valitetaan. Henkinen väkivalta, kiusaaminen. Vastuunpako. Tieto ei kulje eteenpäin, sitä pantataan. Ihmisten vapaa-aika muutenkin vähissä, oma työelämä painaa päälle. Jaksaako kukaan enää seura-/ harrastetoimintaa? Ihmisillä paljon muitakin eri aktiviteetteja omassa elämässä. Oikeiden ihmisten löytäminen, niiden innostamin en mukaan. Motivointi! Yhteistyön ongelmat: henkilökemiat, ihmissuhteet, näkemyserot, kapea-alaisuus. Subjektiivisuus, nähdään vain oman seuran (pieni) toiminta, ei nähdä metsää puilta. Ongelmat talliyrittäjän kanssa, konfliktien ristiriita. Henkilöityminen, seura personoituu puheenjohtajan tai jonkun muun seura-aktiivin näköiseksi. Resurssien oikea hyödyntäminen, uusien tekijöiden, lahjakkuuksien bongaaminen. Ihmisten vaihtuvuus, miten turvata toiminnan jatkuvuus? Koko hallitus lopettaa pienen riidan jälkeen. Ja perustetaan uusi oma seura! Ihmisten syyt olla mukana seuratoiminnassa ovat itsekkäät: Meidän tyttö haluaa kilpailla. Seura- ja talliyhteistyön haasteet: talliyrittäjä tienaa omalla toiminnallaan leipänsä, se monesti unohtuu. Kimpassa-ajattelu: yksi lähtee hallituksesta, moni muu perässä. Seuratoimijoiden toimenkuvat eivät ole selkeitä, vastuunjako ei toimi, muutamat uhrautujat väsyvät. Kaikki seurat eivät ymmärrä sitä, mitä tarkoittaa olla yhdistys. Talousongelmat, osaamattomuus, ajankäytön haasteet. Ajelehtimista, ei suuntaa, ei päämäärää. Ei strategisia linjauksia. Seurat eivät ymmärrä, ettei seurakehittäjä korjaa mitään automaattisesti, vaan vaaditaan myös omaa panosta. Miten saada juuri ne seurat, jotka apua eniten tarvitsevat kehittämiseen mukaan? Ratsastajainliitto on luonut seurakehittäjien käyttöön raportoimislomakkeita, joiden avulla seurakehittäjä tekee muistiinpanoja seurasta käynnin aikana. Raportoimislomakkeet koostuvat kehittämiskäynti- ja jälkiraportointilomakkeista, jotka seurakehittäjä täyttää seurakäynnin aikana. Raportoimislomakkeita voi käyttää myös kehittämiskäynnin käsikirjoituksena, sillä lomakkeen kysymysten avulla seurakehittäjä pääsee hyvin sisälle seuran toimintaan. Raportoimislomakkeen kysymysten avulla saadaan keskustelu helposti myös raiteille, mikäli se alkaa rönsyillä. Kehittämiskohde avautuu helpoiten tällaisen keskustelun myötä, mikäli se ei ole seuralle itselleen vielä selvä. 16
SEURAKEHITTÄMISKÄYNTI Seurakehittäjä: Päivämäärä ja paikka: Aikaisempi käynti: Seuran nimi: Kotikunta: Alue: Osallistujat: PERUSTIEDOT Seuran jäsenmäärä: Seuran yhteyshenkilön nimi: Osoite: Puhelinnumero: Sähköpostiosoite: Seuran kotisivut: SEURAN KOKOONPANO JA NYKYTILANNE (Juniori-, seniorijakauma, juuri nyt olevat pinnalla olevat asiat jne.) HALLITUSTOIMINTA (Jäsenistö, kokouskäytäntö, työnjako, aktiivisuus jne.) SUOMEN RATSASTAJAINLIITTO R.Y. FINLANDS RYTTARFÖRBUND R.F. Radiokatu 20, Helsinki, puh. 09 2294 510, www.ratsastus.fi 17
SeurakehittämiSkäynti Seuran toiminta (mitä seuran toiminta pitää sisällään? mitä ovat pääpainopisteet? mihin seura on toiminnallaan keskittynyt? Seuran järjestämät tapahtumat ja koulutukset, retket, kohtaamiset, kurssit, luennot ja niihin osallistuneiden määrä jne.) Seuran aktiivisuus (jäsenten osallistuminen seuratoimintaan, alueen järjestämiin seurakohtaamisiin, liiton ja/tai alueen vuosikokouksiin tai muihin tilaisuuksiin jne.) millasta yhteistyötä seura tekee muiden seurojen/ Valo-alueiden kanssa? Seuran tekemiä toimenpiteitä uusien jäsenten hankkimiseksi? 18
SEURAKEHITTÄMISKÄYNTI Miten seura on markkinoinut toimintaansa? Millaista yhteistyötä seura tekee tallin/tallien kanssa? (Kerro yhteistyötallien nimet ja kuvaile yhteistyötapoja) Seuran vahvuudet (Hyviä asioita, joita seuran toiminnasta halutaan tuoda esille) Seuran kehittämiskohteet (Asioita, joihin seuran tulisi jatkossa kiinnittää huomiota / kehittää) Seuran toimintalinja/ pidemmän tähtäimen strategia/suunnitelma (Vinkit mahdolliseen työstöön) 19
SEURAKEHITTÄMISKÄYNTI Seurakehittäjäkäynnin tarkoitus Jatkotoimenpiteet Seuranta (mitä/missä/milloin) Palaute 20