Kiekun raportoinnin hyödyntäminen ja kehittämistarpeet Kieku-käyttäjäfoorumi 27.5.2014 Päivi ja Tarja Kanervo
Raportoinnin toteutus TK:ssa KIEKU-raportointi ammattikäyttäjillä (taha+heha) ja esimiehillä sekä ajanhallinnan vastuuhenkilöillä Tahan ammattikäyttäjistä harva käyttää ECC-raportteja (lähinnä tilinpäätökseen ja täsmäytyksiin liittyen) KIEKU-BI:n ehdoton hittiraportti taloushallinnossa: Seuranta- ja vertailuraportti_suppea ml. riviaineisto Esimiehille ja hehan ammattikäyttäjille mahdollisuus tuoda merkittävää lisäarvoa henkilöstöhallinnon raporteilla TK:lla oma tietovarastoraportointi, sisältää kustannuslaskennan 22.5.2014 2
Näkökulmia TK:n taloushallinnon raportoinnissa Rahoituksen rakenne 2013 (milj. ) Talousarviorahoitus 50,5 Siirtyvä erä 4,9 Maksullinen toiminta 8,1 EU-rahoitus 1,1 Muu ulkop. rah. 0,8 Yhteensä 65,4 HTV 2013 Kk-palkkaiset 737 Haastattelijat 106 Yhteensä 843 Maksullisen ja yhteisrahoitteisen toiminnan kustannuslaskelmat Prosessit, prosessivaiheet, tuoteryhmät, tuotteet Eurot, työaika, kustannukset Projektiraportointi: edistymisraportit (bud./tot.), yht. rah. raportit, projektien kustannukset (pääosin tukitoimintaa) 3 ydinprosessia Tilastotuotantoprosessi 200 tilastoa Toimeksiantoprosessi Valmistuoteprosessi sisäiset palvelut / muut tukitoiminnot N. > 100 kehitys- /muutosprojektia käynnissä vuosittain 22.5.2014 3
Ajatuksia KIEKU-raportoinnin kehittämisestä Kiekun BI-raportoinnilla on todella paljon potentiaalista arvoa miten se onnistutaan parhaiten realisoimaan? Mikä on KIEKUn BI-raportoinnin kehittämisen roadmap tavoitetila? Mitkä kehitystarpeet ovat todellisia? Kenelle? (must-have vs. niceto-have) - pyytäjiä ja lähtökohtia on paljon ja hyvin erilaisia Riskinä liian geneerinen ratkaisu 22.5.2014 4
Ajatuksia KIEKU-raportoinnin kehittämisestä Ns. perusraportointia varmasti noin 95% (?) raportoinnista tehokkuuden ja laadun turvaaminen äärimmäisen tärkeää Osaamisen parantaminen (virasto ja Palkeet); koulutusten laadun nosto (sekä ammattikäyttäjien että muiden osalta), syventävät opinnot? Raporttien ymmärrettävyys, yksi totuus selvästi raportoitavissa Muuttujien kuvaukset (voiko saada muuttujien yhteyteen?) Raporttien kuvaukset (datalähtöisyys vs. käyttötarvelähtöisyys): mihin tarpeeseen mikäkin raportti vastaa? Esimiehen päätöstilanne? BI:lle dokumentit kaikkien käyttäjäroolien saataville 22.5.2014 5
Ajatuksia KIEKU-raportoinnin kehittämisestä Voisiko perusraportoinnin rinnalle tuoda esim. analytiikalla lisäarvoa (loppu 5 %)? Ennusteet? Erilaisia valmiiksi laskettuja ennustemalleja raporteille nostettavaksi: suhde-ennusteet, ekstrapolointi, rullaava 12 kk, HTV:t, Voisiko avoimuutta ja vertailtavuutta lisätä? Esim. suhdelukuja ja vertailutietoa virastojen käyttöön (hallinnonalan sisällä, virastojen välillä) tehokkuus-, relevanssiselvitysten pohjaksi, prosessien kehittämisen taustoittamiseen ym. Löytyisikö jotain järkeviä tunnuslukuja? henkilöstökulut/henkilö, HTVt toimintoryhmittäin, suhdelukuja (tuki- vs. ydintoiminnot) Vertailtavuus? Miten aiotaan saavuttaa tavoite valtiontason yhteisestä raportoinnista esim. toiminnoittain? Käyttöönottovaiheessa sisällöllinen ohjaus hyvin ohutta, käytön aikana olematonta? 22.5.2014 6
Ajatuksia KIEKU-raportoinnin kehittämisestä Voisiko virastoille löytyä controller-henkinen tuki Palkeista, viraston controller/analyysitoiminnon partneri? Parhaat käytännöt? Verkosto? Tai vähintään vahva perusraportoinnin osaaminen, oman viraston erityispiirteet tuntien + raporttien (data ja metatiedot) laadukas dokumentaatio helposti saatavilla Voisiko yhtenä kehityslinjana olla virastoille mahdollisuus siirtää toimintatietoa Kiekuun raporteille nostettavaksi? Taloustiedot yksinään ei riitä kovinkaan pitkälle Vähentää omien ratkaisujen tarvetta, kun voitaisiin hyödyntää olemassa olemaa raportointi-infraa 22.5.2014 7
Yksityiskohtia hyödynnettävyydestä HUOM! Viraston oma lähtötaso määrittää fiiliksiä huomattavasti! Sisältö ja käytettävyys Jako taha/heha-raportit ja niiden erilaiset ominaisuudet saman asian tiimoilta: onko todella tarkoituksenmukaista? Hyväksytyt ja hyväksymättömät työajat samalle raportille! Pitäisi olla suora pääsy yksityiskohtaisiin raportteihin (nyt vain esim. suppealta raportilta tositekohtaiseen raporttiin, työajoista päiväkohtaiseen raporttiin jne..) Ajanhallinnan Laske jakso-virheet esimiehen hyväksymän tiedon tulisi varmuudella vastata kirjanpitoon siirtyvää dataa Palkeiden tuki: tikettejä jää roikkumaan, raporttien sisällön asiantuntemusta ei löydy (hukassa monta kuukautta) BI-raporttien riittävyys tilintarkastustilanteessa? (esim. projektien tapahtumia ei saa ECC:stä?) 22.5.2014 8
Yksityiskohtia hyödynnettävyydestä Aikataulu muutamissa kohdissa raportointi Kiekusta on jähmeää ja hidasta HTV-raportointi : Kieku tuonut 1 kk:n viiveen, ennuste puuttuu Jakopalkat: julkaisuaika ennen T + 10 pvää, KIEKU-ratkaisussa T+ >20 pvää viivästyttää sisäistä raportointia pari viikkoa TK:lla ollut suuria haasteita saada omat jakopalkkojen läpimenoajat kuntoon (virheitä katsottu läpi sormien, taloushallinnossa 5 henkilöä hyväksyy ja korjaa työaikoja esimiesten puolesta, jotta päästy edes nykytilanteeseen) Raporttien tutkimiseen, ymmärtämiseen ja ominaisuuksien selvittämiseen kuluu edelleen paljon aikaa Mitkä ovat milloinkin oikeat suodatus- ym. valinnat mikä on oikea tieto? Raporttien käyttöoikeudet hyvin rajatut, liian? TK:ssa oma BI-raportointi (eurot, tunnit) on vapaasti kaikkien käytettävissä Toisaalta Kiekun BI on geneerisyydessään liian haastava laajalti hyödynnettäväksi 22.5.2014 9
Yksi totuus? Oikea vastaus? HR asiantuntijan raportit Taloushallinnon raportit (16.5.2014 saakka käytössä vielä palkkalaji) Esim. hyväksyttyjen tuntien raportit: 01.2014 05.2014 Henkilöstö- ja taloushallinnon raportin antaman tuloksen vertailu Raporteilla samat parametrit, mutta organisaatiohierarkiamuuttujan vuoksi Heharaportti jättää tuloksesta osan tunneista pois. Käytännössä raportti pitää ajaa kk kerrallaan ja raporttien yhdistely tehtävä kuukausiaineistosta esim. excelissä. 22.5.2014 10
Yksi totuus? Oikea vastaus? HR asiantuntijan raportit, Hyväksytyt tunnit 01.2014 05.2014 Taloushallinnon raportit18.5.2014 alkaen Käytössä ei enää ole palkkalajierittelyä (Kieku julkaisun 6.01 muutos). Tunneissa mukana mm. liukumasaldon käyttö. Mitä tämä työaikatoteuma kertoo? 22.5.2014 11
Kieku-raportointi kokemukset Tilastokeskus Kieku käyttöön 1.10.2013 VK / Raportointikoulutus 10/2013 1 pv -> henkilöstöasiantuntijan (meillä mukana myös tahan ja puhelinhaastattelun ammattikäyttäjät) raportointikoulutus (sis. perustiedot, poissaolot, ajanhallinta/tunnit) kokemus: ei riittävä, ei omaa aineistoa, liikaa epävarmuutta näin näiden pitäisi toimia. TK/Esimiehille BI-raportoinnin koulutus 11/2013 -> perusraporttien esittely esimiehen oman toimintayksikön tiedoilla sekä hyväksymättömät tunnit raportin ominaisuuksien esittely ja käyttö kokemus: haastavaa, liian lyhyellä käyttökokemuksella ja avoimilla kysymyksillä, joita ammattikäyttäjiltä tullut toiminnallisuuksista ja/tai virhetilanteista (termistö uusi esimiehille esim. palkkalajien suodatus) Palkeet / Heha-raportointikoulutus 12/2013 2 pv -> tuli tarpeeseen, mutta kokemusta viraston ammattikäyttäjillä vielä hyvin vähän Kanervo 22.5.2014 12
Kieku- raportointi tarpeet Raportoinnin tarpeet tarkentuneet / lisääntyneet käytön myötä juoksevan toiminnan vakiinnuttaminen vienyt aikaa raporttien tarkemmalta analysoinnilta ajatus/mielikuva hehaan tarvitaan kertauskoulutus edelleen AT-tiketeillä selvityksessä havaittuja eroja, tilanteita jne Esimiesten tarpeet / kysymykset tarkentuneet käytön aikana kertaus syksyllä 2014 TK:ssa raportoinnin hyödyntäminen raportit oikeasti osaksi esimies- ja johtamistyön arkea Kanervo 22.5.2014 13
Kieku-raportointi - kehittämistarpeet Esimiesten palautteet tätä tarvitaan ajanhallinnan puolelle selkeitä yksinkertaisia raportteja esim. toimintayksikön henkilöiden liukumasaldotilanne raportille (löytyy nyt vain sovelluksesta selaten henkilö kerrallaan) lomasuunnittelun puolella vastaavasti esim. toimintayksiköiden henkilöiden jäljellä olevat lomat yhdellä avauksella (nyt henkilöittäin klikkailemalla ) poissaoloraportointi esim. varhainen tuki 30 pv Henkilöstöhallinnossa heränneitä tarpeita kouluttaminen haastavaa heha-asiantuntijan roolin raporttinäkymä vrt. esimiehen roolin raporttinäkymä puhutaan/ohjataan samaa tilannetta Tilastoyhteistyöraportointi Kiekun raportointipalveluna tuotettavaksi Htv-raportointi nyt ajantasatiedoilla, ennakointi puuttuu vrt. Prima HTP-raportointi yhtenäinen määrittely valtionhallinnon tasolla htppohjaksi, tavoite ei enää web-lomake keruita Tavoite: yhteinen Kieku-järjestelmä kattaa yhteiset raportointitarpeet (ves/tes) Kanervo 22.5.2014 14
Kiitos! Tarja Kanervo Henkilöstöhallinto tarja.kanervo@stat.fi Päivi Taloushallinto paivi.hognasbacka@stat.fi 22.5.2014 15