Kieku jakopalkat Jakopalkkainfo Tammikuu 2015
Päivän ohjelma Ratkaisun ja prosessin esittely yleisesti Aikataulut 2015 Raporttien esittely ja tulkintaohjeet Tauko (edellisen aikana Ajanhallinnan tuntien hyväksymisen vaikutus jakopalkkalaskentaan ja palkkojen maksatukseen Takautuvien muutosten käsittely Kiekussa
Kieku jakopalkat ratkaisu ja prosessi Jakopalkkainfo Tammikuu 2015 Juho Ajo
Sisältö Taustaksi läpikäynnille: - Muutos jakopalkkalaskennan sisältöön 13.11.2014 Yleistä jakopalkkamallista Mikä muuttuu? Mitä tarpeita jakopalkkalaskenta ei ratkaise? Prosessi Viraston muistilista
Muutos jakopalkkalaskennan suunniteltuun sisältöön 13.11.2014
Taustaksi läpikäynnille: Muutos jakopalkkalaskennan sisältöön 13.11.2014 Ns. yleisen jakopalkkalaskennan laskentamallia muutetaan siten, että lisä- ja ylityöt käsitellään suorakohdisteisena. Lisä- ja ylityön palkkakustannus säilyy siten myös yleisessä jakopalkkalaskennassa sillä tiliöinnillä (seurantakohdekombinaatiolla), jolle lisä- ja ylityötunnit ajanhallintajärjestelmässä kohdistetaan. Yleisessä jakopalkkalaskennassa siirrytään näin samaan laskentatapaan kuin rahoittajaprojektilaskennassa. Muutoksen jälkeen laskentatapa yleisessä jakopalkkalaskennassa ja rahoittajaprojektilaskennassa on yhtenäinen. Tämä merkitsee että palkkakustannustieto on yhdenmukainen molemmissa raportointiosioissa, erona tiedon tarkkuustaso sekä tietosisältörajaus: yleisen jakopalkkalaskennan raportointi sisältää kaikki palkkakustannukset. - palkkakustannukset ovat raportoitavissa seurantakohteittain henkilötasolla, työajankirjausten mukaan kohdistettuina siltä osin kuin on tarvetta rahoittajaraportoinnin tarpeiden vuoksi porautua (rahoittaja)projektin raportoinnissa tarkemmalle palkkalajitasolle, tämä tapahtuu rahoittajaprojektiraportoinnissa. - rahoittajaprojektilaskennassa palkkakustannukset ovat raportoitavissa seurantakohteittain henkilötasolla palkkalajeittain, työajankirjausten mukaan kohdistettuina. - rahoittajaprojektilaskennan tietosisältö rajataan projektien perustietojen perusteella vain rahoittajaprojekteihin - muut seurantakohteet ovat käytettävissä myös rahoittajaprojektilaskennassa, mutta tietosisältörajauksen vuoksi ainoastaan projektia tarkentavana tekijänä Uusi jakopalkkalaskenta otetaan vuoden 2015 alusta käyttöön tämän muutoksen mukaisena.
Yleistä jakopalkkamallista
Kiekun palkkakustannusten jaon kehittäminen 2013-2015 - > 31.12.2013 2014 2015 - > Jakopalkkalaskennan tulosten siirto kirjanpitoon Laskenta tapahtui palkkajärjestelmässä. Tulokset siirrettiin kirjanpitoon Kustannuslaskentaan liittyvä jakopalkkalaskenta liikaa sidoksissa ulkoisen kirjanpidon aikataulu- ja sisältövaatimuksiin Jakopalkkalaskennan tulosten siirto vain BIraportointiin Laskenta tapahtuu palkkajärjestelmässä. Tulokset siirretään BItietovarastoon. Sisäinen laskenta eriytetty ulkoisen kirjanpidon aikataulu- ja sisältövaatimuksista Puutteita toteutuksessa (prosessi) ja muutoksen viestinnässä. Palkkajärjestelmässä toteutettu laskenta liian monimutkainen Jakopalkkalaskenta tapahtuu BItietovarastossa Laskenta tapahtuu BItietovarastossa. Rajauksia takautuviin työaikakorjauksiin. Eriytetään sisäinen laskenta ja rahoittajaprojektilaskenta Uuden toimintamallin käyttöönotto 1.1.2015
Jakopalkkalaskenta Rondo, M2, substanssijärjestelmät SAP HCM Poissaolot Ajanhallinta On Kiekussa Toteutus 2014 aikana Muu kirjanpidon aineisto (ml. sis. lask. seurantakohteet) Maksupalkat Palkat Jakopalkat Kieku taloushallinto (SAP FICO) Ulkoisen kirjanpidon oikaisuja muistiotositteilla Kirjanpidon raportointi Maksupalkat (hlötaso) Tuntikorjaukset Hyväksytyt tunnit Hyväksymättömät tunnit Maksetut palkat (hlötaso) BI-raportointi Kustannuslaskennan raportointi Jakopalkat Rahoittajaprojektiraportointi BI jakopalkkalaskenta Yleinen jakopalkkalaskenta Rahoittajaprojektilaskenta
Jakopalkkalaskenta jakautuu kahteen osaan 1. Yleinen jakopalkkojen raportointi Sisäisen laskennan tarpeisiin toteutettava yleinen jakopalkkalaskenta perustuu palkkojen kirjanpitoaineiston sekä tuntitietojen koko laajuuteen. Laskenta tehdään henkilötasolla ja myös raportointi on mahdollista seurantakohdekombinaatioittain henkilötasolla. Laskenta tuottaa pohjatiedot jatkotyöstöä varten (esim. loma-ajan palkkojen kohdistaminen projekteille, muut vyörytykset). Jatkotyöstö tapahtuu Kiekun ulkopuolella Kustannuslaskennan kehittämisprojektin (Kuke) linjausten mukainen HTV-laskennan siirtäminen palkanlaskennasta BI:ssä tehtäväksi ei ole osa Jakopalkkaprojektia mutta toteutus on samankaltainen 2. Rahoittajaprojektien raportointi Ulkopuolisten rahoittajien raportointitarpeita varten toteutettu, tarkemman tason raportointi. Raportoitavissa palkkalajitasolla. Tietosisältö rajataan rahoittajaprojekteihin. Muut seurantakohteet käytettävissä projektin tietosisältöä tarkentavina elementteinä
Yleisen jakopalkkalaskennan ja rahoittajaprojektien jakopalkkalaskennan erot Yleinen jakopalkkamalli Mukaan kaikki tapahtumat Kohdistus kaikille sisäisen laskennan seurantakohteille (mukaan lukien projekti) Kustannukset eriteltävissä seurantakohteittain, henkilöittäin Käsittelysäännöt yhdenmukaiset rahoittajaprojektilaskennan kanssa (mm. ylityöt sivukuluineen sekä lisät suorakohdistettavina ) Rahoittajaprojektien jakopalkkamalli Tietosisältörajaus: Mukaan ainoastaan tapahtumat, joilla mukana rahoittajaprojekti. Projekti määritellään rahoittajaprojektiksi, kun projektin perustiedoissa on täydennettynä projektilaji tai prioriteetti (ilmaisevat projektin rahoituslähdettä) Sisäisen laskennan seurantakohteista projekti. Myös muut seurantakohteet (projektia tarkentavana raportointitekijänä, johtuen tietosisältörajauksesta) Kustannukset eriteltävissä seurantakohteittain, henkilöittäin, palkkalajeittain (esim. hlökohtainen palkka, hlökohtainen palkanosuus jne.) Käsittelysäännöt yhdenmukaiset yleisen jakopalkkalaskennan kanssa (mm. ylityöt sivukuluineen sekä lisät suorakohdistettavina ) HUOM! Ylityökäsittely muuttunut 11/2014. Alkuperäisessä toteutuksessa Yleisen jakopalkkamallin ylityöt olivat mukana laskennassa, nämä on muutettu suorakohdisteiseksi.
Laskettavat ja suorakohdisteiset erät M a k s u p a l k a t Jakopalkkalaskentaan sisällytettävät palkkaerät Tehdyn työajan palkat Palkattomat poissaolot (vähentävä) Edellisten henkilösivukulut Välilliset palkkakustannukset ja muut suorakohdistettavat erät Suorakohdistettava tuntityö (henkilöt, jotka eivät kohdenna tunteja) Ylityöt Tehdyn työajan lisät, muut palkan lisät Välilliset palkkakustannukset: Palkalliset lomat, lomarahat, sairauspoissaolot, muut palkalliset poissaolot Palkkiot Edellisten henkilösivukulut Ulkopuoliset palvelut, kustannusten korvaukset yms.
Mikä muuttuu?
Mikä muuttuu? Keskeiset muutokset aiempaan verrattuna: 1. Sisäinen laskenta (yleinen jakopalkkalaskenta) ja rahoittajaprojektilaskenta eriytetään 2. Kausikäsittely yhtenevä ulkoisen kirjanpidon kanssa 3. Ylityöt kohdistetaan suorakohdisteisina. Laskentaperiaatteet samat sekä yleisen jakopalkkalaskennan että rahoittajaprojektilaskennan raporteilla 4. Sisäisen laskennan tietoja ei siirretä kirjanpitoon 5. Oma uusi käyttäjärooli henkilötasoiseen jakopalkkatietoon 6. Tuntikirjausten muutoksia jo laskettuun kauteen ei enää automaattisesti huomioida 7. Oman työn aktivointi: uusi tositelaji muistiotositekorjauksissa
Mikä muuttuu? 1. Sisäinen laskenta ja rahoittajaprojektilaskenta eriytetään yleinen jakopalkkalaskenta Sisäisen laskennan tarpeisiin toteutettava yleinen jakopalkkalaskenta perustuu palkkojen kirjanpito- ja tuntiaineistojen koko laajuuteen Laskenta tehdään henkilötasolla ja myös raportointi on mahdollista seurantakohdekombinaatioittain henkilötasolla Tulosten raportoinnissa samoilla raporteilla ovat mukana sekä laskennassa mukana olevat erät että suorakohdistettavat erät
Mikä muuttuu? 1. Sisäinen laskenta ja rahoittajaprojektilaskenta eriytetään - rahoittajaprojektilaskenta Rahoittajaprojektien raportoinnin tarpeisiin toteutetaan tarkempi palkkalajitasoinen laskenta ja raportointi, joka rajoittuu rajoittajaprojektien aineistoon. Tämän ansiosta mm. eri palkan erien erottelu kokonaisuudesta on jatkossa mahdollista. Myös rahoittajaprojektilaskennan tulosten raportoinnissa samoilla raporteilla ovat mukana sekä laskennassa mukana olevat erät että suorakohdistettavat erät.
Mikä muuttuu? 2. Kausikäsittely yhtenevä ulkoisen kirjanpidon kanssa Vuoden 2015 alusta alkaen varmistetaan kausikohtainen yhtenevyys kirjanpidon tietoihin. Palkkakustannus kohdistetaan kaudelle, jolloin maksu tapahtuu (ja jolle kaudelle kirjautuu kuluna kirjanpitoon) - Vuonna 2014 käytössä ollut jakopalkkalaskennan raportointi perustui tapahtumapäivän kauteen
Mikä muuttuu? 2. Kausikäsittely yhtenevä ulkoisen kirjanpidon kanssa Huomioitavaa: Vertailu vuoden 2014 lukuihin Vuoden 2015 alusta alkaen varmistetaan kausikohtainen yhtenevyys kirjanpidon tietoihin Vuonna 2014 käytössä ollut jakopalkkalaskennan raportointi perustui tapahtumapäivän kauteen Tästä johtuen kausikohtaiset 2015 luvut eivät ole vertailukelpoisia vuoden 2014 lukuihin. Ks esimerkki: vuoden 2014 kausien 1-11 palkkakulut vanhalla ja uudella tavalla laskettuna
Mikä muuttuu? 3. Ylityöt kohdistetaan suorakohdistettavana Toisin kuin ennen marraskuuta 2014 on tiedotettu, jatkossa sekä yleisessä jakopalkkalaskennassa että rahoittajaprojektilaskennassa ylityöt kohdistetaan suoraan niille seurantakohteille, joille se on työaikaseurannassa kirjattu Mikäli kuukauden lopussa syntyy ylityötä ja sitä ei ehditä saamaan maksuun samana kuukautena kun tuntitiedot kirjautuvat, tällöin ylityö kohdistuu maksukuukauteen, ei työn tekemiskuukauteen
Mikä muuttuu? 4. Sisäisen laskennan tietoja ei siirretä ulkoiseen kirjanpitoon Sisäisen laskennan seurantakohteita (toiminto, projekti, suorite, seurantakohde 1, seurantakohde 2) ei jatkossa siirretä palkkaaineiston (maksupalkat) mukana lainkaan kirjanpitoon. Palkanlaskenta-sovelluksesta siirretään ulkoiseen kirjanpitoon (SAP Fico) vain ulkoisen laskennan seurantakohteet sekä toimintayksikkötieto.
Mikä muuttuu? 5. Roolit Henkilötasoisen jakopalkkatiedon raportointiin otetaan käyttöön uusi, henkilötasolla nimettävissä oleva työrooli. - Rooli koskee jakopalkkaraportointia ja rahoittajaprojektiraportointia Lisäksi kaikki talousraportoinnin käyttäjät voivat uudistuksen jälkeen raportoida jakopalkkatietoja summatasolla (perustuu seurantakohdekombinaatioihin ilman henkilötasoa). - Sisäisen laskennan raporteille pääsy olemassa olevilla talouden raportointioikeuksilla, kuten ennenkin
Mikä muuttuu? 6. Tuntikirjausten muutoksia jo laskettuun kauteen ei enää automaattisesti huomioida Tarkemmin iltapäivän osuudessa
Mikä muuttuu? 7. Oman työn aktivointi: uusi tositelaji muistiotositekorjauksissa Kuten ennenkin, oman työn aktivoinnissa joudutaan käyttämään muistiotositemenettelyä (projektin palkkakustannuksen viemiseksi kirjanpitoon, jossa aktivointi käyttöomaisuuskohteelle tapahtuu) Uutena uusi tositelaji YY, jota käytettävä jatkossa niissä muistiotositekirjauksissa, jotka tehdään (aktivoitavan) projektin palkkakustannusten kirjaamiseksi kirjanpitoon Tarkempaa ohjeistusta myöhemmin
Mitä tarpeita jakopalkkalaskenta ei ratkaise?
Mitä laskentatarpeita jakopalkkalaskenta ei ratkaise? Tukitoimintojen kustannusten kohdentamista ydintoiminnoille Ydintoimintojen kustannusten kohdentamista edelleen laskentakohteille Loma-ajan palkkojen kohdentamista projekteille nämä toimenpiteet tehdään kirjanpitoyksikköjen omilla välineillä, pohjautuen Kiekun tuottamaan pohjatietoon
Tarkistussäännöt ajanhallinnassa Ajanhallinnassa on tekeillä pakollisuustarkistustoiminnallisuus - Kirjanpitoyksikkökohtaisesti määriteltävissä, mikä tai mitkä seurantakohteet pakollisia kaikissa ajanhallinnassa tehtävissä kirjauksissa - Tyypillisesti Toimintayksikkö ja Toiminto - Toiminnallisuuden käyttöönotto viivästynyt, ei käytössä vielä 25.2.2015 alkaen Ajanhallinnassa ei ole tällä hetkellä tarkistussääntöjä CATS:ssä validointisäännöt ovat käytössä
Jakopalkkalaskennan prosessi
Jakopalkkalaskennan prosessi, UUSI Raporttien käyttäjät Raporttien hyödyntäminen Esimies Kohdennuksen tarkastaminen ja hyväksyminen *) *) vastuu saattaa olla myös ajanhallinnan vastuuhenkilöllä - virastokohtaista Ajan hallinnan vastuuhlö Siirtotiedoston muodostaminen Virkamies Työajan kohdennus Työaikakorvaukset Palkeet Palkkaaineisto Kirjanpitoaineiston muodostaminen 1 2 Jakopalkka-ajo ja tarkastaminen Viesti jakopalkkaraportoinnin alkamisesta Tietojärjestelmä Ajanhallinta/ Cats Palkat SAP FiCo BI Palkat BI Ajanhallinta/ Cats BI Ajanhallinta/ Cats BI Palkat BI Kirjanpito Hyväksymättömien/ hyväksyttyjen tuntien raportointi Henkilötasoinen kirjanpitoaineisto Summatasoinen palkka-aineisto (YC) Henkilötasoinen jakopalkkaaineisto (BI-tositelaji) 1 Tarkistetaan data ennen jakopalkka-ajoa 2 Tarkistetaan laskennan tulos 28
Viraston muistilista jakopalkkalaskentaan liittyen Uusi jakopalkkamalli on käytössä ensimmäisen kerran tammikuun 2015 tunneille (helmikuussa 2015) Jakopalkkojen aikataulu uudistuu, virasto voi valita toisen tarjolla olevista ajokerroista Kirjanpitoyksikön vastuulla on tuntiaineiston oikeellisuus Laskenta tehdään vain edelliselle kuukaudelle Yleinen jakopalkkalaskenta tarjoaa raportoinnin useimpiin tarpeisiin. Siltä osin kuin on tarve palkkalajitasoiseen raportointiin, tiedot löytyvät rahoittajaprojektiraporteilta Rahoittajaprojektilaskennassa sisältö rajautuu niille projekteille joilla on projektien perustiedoissa määritetty projektilaji tai prioriteetti ). Käytössä uusi BI-raportti rahoittajaprojektilaskentaan Jakopalkkaraportit löytyvät jatkossa portaalista, Jakopalkat-otsikon alta
Yhteystiedot Juho Ajo Ratkaisupäällikkö, taloushallinto / Productchef, ekonomiforvaltning Kieku Valtiokonttori / Statskontoret Puhelin/telefon 0295 502 598