YLÖJÄRVEN KAUPUNGIN KOULUKULJETUKSET Ylöjärven kaupunki pyytää Teiltä tarjousta koulukuljetusten hoitamisesta joukkoliikenneluvan tai taksiluvan nojalla ajalle 1.1.2017 31.12.2018 sekä optiot 1 + 1 vuotta. Hankinnan kohde Tarjouskilpailu koskee koulukuljetusten hoitamista seuraavilla reiteillä: Reitti 1: Yhtenäiskoulu Reitti 2: Yhtenäiskoulu Reitti 3: Yhtenäiskoulu Reitti 4: Yhtenäiskoulu Reitti 5: Yhtenäiskoulu Reitti 6: Mutalan koulu Reitti 7: Vahannan koulu Reitti 8: Takamaan koulu Reitti 9: Viljakkalan koulu Reitti 10: Viljakkalan koulu Reitti 11: Viljakkalan koulu Reitti 12: Viljakkalan koulu Reitti 13: Viljakkalan koulu Reitti 14: Viljakkalan koulu Reitti 15: Viljakkalan koulu Reitti 16: Viljakkalan koulu Reitti 17: Kurun Yhtenäiskoulu Reitti 18: Kurun Yhtenäiskoulu Reitti 19: Kurun Yhtenäiskoulu Reitti 20: Kurun Yhtenäiskoulu Reitti 21: Metsäkylän koulu Reitti 22: Svenska Samskolan / Puistokoulut Kilpailutettavat reitit määritellään tarkemmin tarjouspyynnön liitteinä olevissa reittikuvauksissa. Tämä liite on tarpeellinen tarjouksen tekemistä varten ja se on saatavilla erikseen pyydettäessä osoitteesta jussi.teronen@ylojarvi.fi. Sähköpostin otsikoksi tulee laittaa Reittikuvauspyyntö / koulukuljetukset. Sähköpostissa on ilmoitettava liitteen pyytäjän nimi ja yrityksen nimi sekä mitä reittejä pyyntö koskee. Reittikuvaukset lähetetään vain pyydettäessä oppilaiden tietosuoja- /turvallisuussyistä.
Kukin edellä mainituista reiteistä muodostaa oman kilpailutettavan kohteensa. Yksityiskohtaisista ajoreiteistä, aikatauluista, kuljetettavista oppilaista ja muista käytännön asioista tullaan sopimaan tarkemmin valittujen toimittajien kanssa. Valittujen toimittajien tehtävänä on oppilaskohtainen reittisuunnittelu ja aikataulutus. Tiedot kuljetettavista oppilaista ovat kuluvalta lukuvuodelta. Muutoksia saattaa tulla sopimuskauden aikana oppilasmääriin sekä kouluihin, joihin oppilaita kuljetetaan. Vaatimukset Tarjouksen ja tarjottavan kuljetuksen tulee täyttää tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä olevat vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Hankintamenettely Avoin, jolloin kaikki halukkaat tarjoajat voivat jättää tarjouksen. EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta on julkaistu hankintailmoitus HILMA palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi). Sopimuskausi*** 1.1.2017 31.12.2018 + optiot ajoille 1.1.2019 31.12.2019 ja 1.1.2020 31.12.2020. Vaihtoehtoiset tarjoukset*** Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. Osatarjous*** Tarjoajan on tarjottava kokonaista reittiä. Osatarjouksia reittien sisällä ei oteta huomioon, Tarjouksen voi tehdä kaikista reiteistä 1-22, tai vain yhdestä tai useammasta kohteesta. Hankinnan jakaminen Hankinta voidaan jakaa useamman Toimittajan kesken reiteittäin 1-22. Yhteistarjous*** Tarjoajat voivat tehdä yhteistarjouksen yhteisestä suorituksesta kokonaisesta reitistä 1-22. (tarjousyhteenliittymä). Yhteistarjous luetaan yhtenä tarjouksena. Mikäli tarjoaja on mukana tarjousyhteenliittymässä ja haluaa tämän lisäksi jättää oman erillisen tarjouksen yhdestä tai useammasta reitistä, tulee tarjousyhteenliittymän ja oman tarjouksen olla erillisissä kirjekuorissa. Kaikkien tarjousyhteenliittymään osallistuvien tarjoajien on allekirjoitettava tarjous. Yhteisen tarjouksen tehneet ovat yhteisvastuussa tarjouksesta
Hankinnan arvo Hankinnan arvioitu arvo on noin 700 000 euroa / vuosi (alv 0 %). Hankinnan arvioitu kokonaisarvo on noin 2 8000 000 euroa mukaan lukien optiovuodet (alv 0 %). Arvio ei ole Asiakasta sitova. Ehdottomat vaatimukset kalustolta, kuljettajilta ja muulta henkilöstöltä*** Kalusto Liitteinä olevissa reittikuvauksissa on kerrottu kohteittain kaluston vähimmäiskoot, jos sellaisia on määritelty. Ajoneuvon on täytettävä kulloinkin voimassa olevien säädösten ja viranomaismääräysten vaatimukset. Alkolukon käyttö on pakollista takseilla ja linja-autoilla tilausajoina suoritettavissa koulu- ja päivähoitokuljetuksissa 1.8.2011 alkaen (Laki alkolukon käytöstä koulu- ja päivähoitokuljetuksissa 1110/2010). Jokaiselle matkustajalle on oltava autossa istumapaikka ja toimiva turvavyö. Autot on huollettava niin, että niiden kaikki laitteet toimivat moitteettomasti. Autojen on oltava siistejä ja puhtaita. Tupakointi on autoissa kokonaan kielletty. Kuljettajan on huolehdittava siitä, että auton lämpötila ja ilmanvaihto ovat matkustajan kannalta asianmukaiset ja miellyttävät. Matkustamon lattian ja sisäänkäynnin askelmien, liuskojen ym. jalkaisin liikuttavien alueiden pinnoitteiden tulee olla rakenteeltaan liukastumisia ehkäiseviä. Muun muassa vaaraa aiheuttavat epäpuhtaudet, kuten irtohiekka, lumi ja jää, tulee olla helposti poistettavissa. Kuljettajan paikalta tulee olla esteetön näköyhteys matkustamoon. Matkustamon tulee olla varustettu siten, että istuutuminen ja istuimesta nouseminen sekä käytävällä liikkuminen on mahdollista tartuntatankoja / istuinten käsi- tai selkänojia apuna käyttäen. Istuinten on oltava selkänojallisia ja varustettu kääntyvällä käsinojalla, mikäli istuimelta on mahdollista pudota sivulle. Ostaja edellyttää toimivaa vara-autojärjestelmää (sovittu määrä autoja sovittuna aikana).
Koululaiskuljetuksissa käytettävä auto on merkittävä näkyvästi joko valaistulla koulukyytikuvulla tai koulukyytikilvin. Auto merkitään kuljetuksen alkaessa, ja kupu tai kilvet on poistettava välittömästi kuljetuksen päätyttyä. Palvelun energia ja ympäristövaikutukset*** Tarjottavan kaluston on täytettävä vähintään Euro 3 luokan normit. Tarjoajan tulee tarjota tarjouksessaan palvelua suorittamaan sellaista kalustoa, joka on mahdollisimman vähäinen hiilidioksidipäästöissä ja energiankulutuksessa. (Laki ajoneuvojen energia- ja ympäristövaikutusten huomioon ottamisesta julkisissa hankinnoissa 1509/2011). Kuljettajat ja muu henkilöstö Ostaja ja liikennöitsijä sitoutuvat kiinnittämään erityistä huomiota palvelun laatuun. Tavoitteena on matkustajien erityisistä tarpeista johtuvan yksilöllisen ja ystävällisen palvelun toteuttaminen. Ostajan ja liikennöitsijän välinen yhteydenpito on jatkuvaa niin, että mahdollisiin ongelmiin etsitään välittömästi ratkaisut ja että palvelun edelleen kehittäminen on osa normaalia toimintaa. Kuljettajan tulee ilmoittaa oppilaan huoltajalle, mihin aikaan oppilasta tullaan hakemaan aamuisin. Asiakaspalvelun tulee olla ystävällistä ja asiakkaan yksilöllisistä tarpeista lähtevää. Kuljettajan on tarvittaessa avustettava asiakas autoon ja autosta. Kuljettajan tulee tarvittaessa neuvoa matkustamiseen ja asiointiin liittyvissä asioissa. Tarjoajan tulee nimetä tarjouksessaan liikenteestä vastaava henkilö. Tarjouksen mukaisten palveluiden suorittajien (kuljettajat + mahdolliset muut asiakaspalveluun esim. puhelimitse osallistuvat) tulee koko liikennöinnin ajan olla palveluhenkisiä ja omata hyvän suomenkielen taidon lisäksi asiakkaiden avustamiseen tarvittavat ja riittävät sekä henkiset että fyysiset ominaisuudet. Kuljettajien tulee ennen liikennöinnin aloittamista tuntea kunnan osoitteisto. Mikäli kuljettajasta saadaan toistuvasti negatiivista asiakaspalautetta, voi Ostaja edellyttää toimittajaa vaihtamaan kuljettajaa toiseen paremmin tehtäviin soveltuvaan. Toimittaja vastaa siitä, että kaikkien kuljettajien rikosrekisteriotteet on tarkistettu eikä niissä ole merkintöjä lapseen kohdistuvista rikoksista, seksuaalirikoksista, väkivaltarikoksista tai huumausainerikoksista (Laki lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä 504/2002). Toimittaja vastaa rikosrekisteriotteiden tarkistamisesta myös sopimuskauden
aikana vaihtuvien kuljettajien osalta. Toimittaja on velvollinen Tilaajan pyynnöstä antamaan selvitys tältä osin. Ostaja edellyttää toimivaa varahenkilöjärjestelmää (varakuljettajia). Liikennöitsijä on vastuussa oppilaista kuljetuksen aikana. Jos toimittaja toistuvasti laiminlyö liikenteen säännöllisyyttä tai palvelun laatua taikka muutoin oleellisesti rikkoo sopimusta, eikä hän, saatuaan tästä kirjallisen huomautuksen, viivytyksettä korjaa laiminlyöntiään tai hän uusii laiminlyöntinsä, ostajalla on oikeus purkaa sopimus. Kuljettaja noudattaa nopeusrajoituksia ja muita liikennesääntöjä. Suurin sallittu nopeus koululaiskuljetuksen aikana on 80 km/h. Autossa on oltava luettelo kaikista kuljetettavista oppilaista. Jokaiselle oppilaalle on oltava oma turvavyö. Oppilaiden on käytettävä turvavöitä. Kuljettaja varmistaa, että kaikilla oppilailla/asiakkailla on turvavyöt kiinni ja tarvittaessa opastaa turvavöiden käytössä. Kuljettajan tulee myös itse käyttää turvavyötä. Oppilaat on otettava kyytiin ja jätettävä kyydistä sovitussa turvallisessa paikassa. Oppilas jätetään, jos suinkin mahdollista, sekä koulun että kodin luona niin, että hän ei joudu ylittämään tietä. Myöhässä olevaa oppilasta tulee odottaa, jos se aikataulun puitteissa on mahdollista. Jos oppilas toistuvasti myöhästyy kuljetuksesta, koululle tulee tehdä ilmoitus. Oppilaiden häiriökäyttäytymisestä kuljetuksen aikana tulee tehdä ilmoitus koululle. Erityisoppilaat voivat tarvita huoltajaa tai avustajaa kuljetuksen aikana tai päättyessä. Erityisoppilaita ei saa jättää yksin, vaikka huoltaja tai avustaja ei olisikaan sovitussa paikassa sovittuun aikaan. Kuljettajat, koulu ja oppilaan vanhemmat toimivat yhteistyössä. Ongelmat ratkaistaan hyvällä tietojen vaihdolla. Kuljettajan vastuu kasvattajana on tärkeä. Hän on kuljetuksen ammattilainen, joka on usein ainoa aikuinen autossa. Kuljettajan suhtautuminen asiakkaisiin ja käyttäytyminen liikenteessä ovat päivittäinen malli oppilaalle. Kuljettajan pitääkin tiedostaa myös roolinsa kasvattajana.
Hinnat*** Tarjottavan koulukuljetuksen reitin hinta tulee ilmoittaa tarjouspyynnön liitteellä 2 (Tarjouslomake). Hinnat on ilmoitettava reiteittäin liitteen 2 mukaisesti. Hintoihin tulee sisällyttää kaikki kustannukset. Kaikki hinnat ovat arvonlisäverottomia. Kohteissa 1-2 ja 9-20 hinnat on ilmoitettava kahden desimaalin (esim. 2,50) tarkkuudella muodossa / km. Kohteissa 3-5 ja 21-22 hinnat on ilmoitettava kahden desimaalin (esim. 15,50) tarkkuudella muodossa alennusprosentti taksin mittaritaksasta. Kohteissa 6-8 hinnat on ilmoitettava kahden desimaalin tarkkuudella (esim. 34,80) muodossa / tunti. Muulla kuin ostajan tässä tarjouspyynnössä määrittämällä tavalla ilmoitettua hintaa ei oteta huomioon. Tarjoajan on ilmoitettava ainoastaan yksi hinta / reitti. Laskutusperuste on seuraava: laskutus alkaa, kun ensimmäinen oppilas nousee autoon ja päättyy, kun viimeinen oppilas jää pois autosta. Hintojen on oltava kiinteät vähintään ajalla 1.1.2017 31.12.2018. Mikäli alan yleisessä hintatasossa tapahtuu optiovuosien aikana oleellisia muutoksia, jotka eivät olleet Toimittajan tiedossa tai kohtuudella ennakoitavissa tarjousta hinnoiteltaessa, voidaan hinnoittelusta neuvotella valitun Toimittajan kanssa. Hintojen mahdollinen nostaminen vaatii Ostajan hyväksynnän. Lisät ja kulut*** Laskutus-, tai muita vastaavia lisiä sekä toimisto-, tai hallintokuluja ei hyväksytä. Maksuehto*** Maksuehto on 21 päivää netto. Laskutus ja seuranta*** Kuljetusten laskutus tapahtuu kerran kuukaudessa yhdellä laskulla. Lasku toimitetaan kunnalle viimeistään ajokuukautta seuraavan kuukauden 5. päivänä. Laskun maksamisen edellytys on seurantalomakkeen palautus laskun yhteydessä. Toimittaja sitoutuu pyydettäessä täyttämään ostajan kustakin reitistä määrittelemän seurantalomakkeen tiedot:
- kuljetuksen päivämäärästä - oppilasmääristä - kouluista, joihin oppilaita viety - matkustajat viikonpäivittäin aamu- ja iltapäiväkuljetukset erotellen - päivittäiset ajokilometrit, kun oppilas autossa Alihankkijat*** Toimittaja voi teettää sopimukseen kuuluvia tehtäviään alihankkijalla. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan palveluntuottajalle asetettuja velvoitteita. Tarjouksessa on ilmoitettava Tarjoajan käyttämät mahdolliset alihankkijat kohteittain. Alihankkijoista on täytettävä omat lomakkeensa kohteittain. Perustellusta syystä tilaaja voi kieltäytyä hyväksymästä alihankkijaa. Tarjoukset*** Tarjoukset tulee tehdä tarjouspyynnön liitteenä olevaan tarjouslomakkeeseen (liite 2), jossa on mainittu tarkemmat täyttöohjeet. Tarjoajan on vahvistettava allekirjoituksellaan tarjouksessa, että tarjoaja sitoutuu noudattamaan kaikkia tarjouspyynnössä ja sen liitteissä mainittuja vaatimuksia. Tarjouksessa tulee olla mukana liitettynä kaikki seuraavat ehdottomasti vaaditut liitteet: - Kopio voimassa olevasta joukkoliikenne- tai taksiluvasta - Verovelkatodistus - Ilmoitus eläkemaksuvelvollisuuksien täyttämisestä - Tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä - Tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta. - selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista - selvitys työterveyshuollon järjestämisestä. Liitetyt selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia Hankittava palvelu*** Asiakas korostaa, että tarjoajan on tarjottava vain ja ainoastaan palvelua, jota se pystyy varmuudella ja tämän tarjouspyynnön ja tarjouksensa mukaisesti toimittamaan sovittujen ehtojen mukaisesti. Asiakas ei sitoudu koulukuljetusreitteihin tai asiakasmääriin. Kaupunginvaltuusto tai sivistyslautakunta voi muuttaa koulukuljetusperiaatteita (esim. 1-2 luokkalaisten 3
km raja voi nousta lain mukaiseen 5 km rajaan). Koulutuslautakunta voi myös muuttaa oppilaaksiottoalueita, mikä voi muuttaa oppilaiden kuljetustarpeita. Hankinnan valinta- ja vertailuperusteet Tarjouksista valitaan reiteittäin 1-22 hinnaltaan halvin tarjous. Tarjoukset vertaillaan liitteessä 2 (Tarjouslomake) ilmoitettujen hintojen mukaisesti reiteittäin. Tarjoajan kelpoisuus*** Tarjoajalla tulee olla joukkoliikennelupa tai taksilupa. Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Kelpoisuusvaatimukset tullaan tarkistamaan valitulta toimittajalta. Tarjoajalla on oltava voimassaoleva sähköpostiosoite, johon hankintapäätös oheisasiakirjoineen voidaan lähettää. Sähköpostiosoite on ilmoitettava tarjouksessa. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia, tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Sopimusehdot*** Hankinnassa noudatetaan liitteen 3 mukaisia julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut). Mikäli tarjouspyynnön varsinaisen tekstiosan ehdot ovat ristiriidassa sen liitteiden kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön tekstiosan ehtoja ja sen jälkeen liitteitä niiden nousevassa numerojärjestyksessä. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen, kuten esimerkiksi hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen vuoksi. Hankinnassa noudatetaan odotusaikaa. Julkisista hankinnoista annetun lain 77 :n mukaan hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika). Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen ehdokkaan ja tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa. Ehdokkaan ja tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat
sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjoajan salassapitotahto ei ole yksistään ratkaiseva, vaan hankintayksikön on arvioitava asiaan liittyvät salassapitointressit kokonaisuutena. Tarjousten voimassaoloaika*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa kuusi kuukautta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä lukien. Tarjouksen palautus*** Tarjoukset on palautettava viimeistään 31.10.2016 klo 12.00 mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Ylöjärven kaupunki Sivistysosasto PL 22 (käyntiosoite: Kuruntie 14) 33471 Ylöjärvi Kirjekuoreen tulee merkitä KOULUKULJETUSTARJOUS. Asiakas ei voi ottaa huomioon tarjousta, joka on saapunut myöhässä. Ostajalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjousta, joka ei täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai jossa esitetään varauksia koskien Asiakkaan esittämiä tarjouspyynnön ehtoja. Lisätiedot Mahdolliset tarjousten laadintaa koskevat kysymykset sekä tarjouspyyntöä koskevat lisätietokysymykset tulee esittää kirjallisesti sähköpostilla 20.10.2016 klo 12.00 mennessä osoitteeseen jussi.teronen@ylojarvi.fi, sähköpostin otsikoksi tulee laittaa Lisätietopyyntö / koulukuljetusten kilpailutus. Kaikki vastaukset kysymyksineen julkaistaan Asiakkaan verkkosivuilla osoitteessa: http://www.ylojarvi.fi/asiointi-ja-neuvonta/tarjouspyynnot/ viimeistään 21.10.2016 ja ne ovat näkyvillä aina tarjousten viimeiseen jättöaikaan asti.
Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei voida tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vuoksi vastata. Tarjoajan tulee esittää mahdolliset kysymykset sähköpostitse edellä mainittuun osoitteeseen ja määräaikaan mennessä. Hallintopäällikkö Kirsi Riihioja Liitteet Liite 1: Kohteet reiteittäin Liite 2: Tarjouslomake Liite 3: Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT)