Valmistautuminen tilintarkastukseen HAUS 1.12.2010 Mirka Laasonen, VTT
2 Tilintarkastus: koska ja kuka sen voi tehdä? Organisaatio ja projekti voidaan tarkastaa kolmella tasolla: 1. "Perus" tilintarkastus (Certificate on the Financial Statements) Kohdistuu aina yhteen projektiin sen keston aikana Grant Agreement, Annex II, Section 2, kohta II.4 2. Komission tilintarkastus Ad hoc tyyppinen, komissio valitsee tarkastuksen kohteen ja ilmoittaa siitä osapuolelle kirjeellä. Kirjeessä pyydetään ottamaan yhteyttä komission valitsemaan tilintarkastajaan/firmaan tarkastusajankohdan sopimiseksi. Kirjeen liitteenä on lista etukäteen toimitettavista dokumenteista. Grant Agreement, Annex II, Section 3, kohta II.22 Komission tekemien tilintarkastusten määrä on lisääntynyt! Arviolta joka 3. hankkeen osapuoli tulee tarkastetuksi komission toimesta! 3. Euroopan tilintarkastustuomioistuimen tarkastus (European Court of Auditors, ECA) Voi seurata komission tilintarkastuksesta tai tulla erillisenä tarkastuksena Euroopan yhteisön perustamissopimuksen artikla 248
3 Certificate on the financial statements (CFS) Sopimusosapuolen tulee suorittaa tilintarkastus kun kustannuksia vastaava kumulatiivinen EU:n rahoitusosuus saavuttaa 375 000 :n rajan tai ylittää sen. Tilintarkastus budjetoidaan hakuvaiheessa ja tarve kartoitetaan sopimusneuvottelujen yhteydessä. Jos projekti kestää 2 vuotta tai vähemmän, tilintarkastus yleensä projektin lopussa Jos Certificate on the Methodology, tilintarkastus on tehtävä projektin lopussa Jos komission rahoitusosuus jää alle 375 000, tilintarkastusta ei tarvita ollenkaan. Tilintarkastuksen voi suorittaa: Yksityinen tilintarkastaja (external auditor) tai julkisorganisaatiossa omaan henkilökuntaan kuuluva tarkastaja (competent public officer). Ulkopuolisen tilintarkastajan tekemä tarkastus on alihankintaa (subcontracting, ensisijainen management kulu). Organisaation kuuluvan henkilön tekemä tarkastus on henkilöstökulua (personnel). Vahvistettava sopimusneuvotteluvaiheessa kumpaa käyttää.
4 Certificate on the financial statements (CFS) 2/2 Tilintarkastustoimiston valinta tehtävä hankintalain säädösten mukaan (kilpailutus). Kannattaa käyttää samaa toimistoa kaikkiin tarkastuksiin. Näin syntyy hyvä kumppanuussuhde ja organisaation käytännöt tulevat tutuksi. Tarkastusprosessiin kuuluu myös neuvonta - muutoksiin ja pulmatilanteisiin voi ja saa kysyä neuvoa. Tilintarkastus on projektin suora kustannus Raportoidaan Management-aktiviteetin Subcontracting -kategoriassa. Alkuperäinen lausunto Independent Report on Factual Findings ja Terms of reference (ToR) toimitetaan komissiolle Form C:n mukana. Jos projektissa on mukana kolmas osapuoli, määräytyy 375 000 raja partnerin ja kolmannen osapuolen yhteenlasketusta komission rahoitusosuudesta
5 Tilintarkastus: esimerkki 1 (3-vuotinen projekti) Komission rahoitusosuus 1. vuonna: 175.000 ei tilintarkastusta Komission rahoitusosuus 2. vuonna: 200.000 tilintarkastuslausunto vaaditaan, koska 1. ja 2. kauden kustannuksia vastaava Euroopan Unionin rahoitusosuus ylittää tarkastusrajan (175.000+200.000= 375.000) Komission rahoitusosuus 3. vuonna: 150.000 ei tilintarkastusta, koska tarkastuksen jälkeen kertynyt kustannuksi vastaava rahoitusosuus jää alle 375.000 o EU:n rahoitusosuus koko projektin aikana 525.000 o Komission tarkastus on mahdollinen koska tahansa!
6 Tilintarkastus: esimerkki 2 (3-vuotinen projekti) Komission rahoitusosuus 1. vuonna: 100.000 ei tilintarkastusta Komission rahoitusosuus 2. vuonna: 125.000 ei tilintarkastusta (100.000 + 125.000 375.000 ) Komission rahoitusosuus 3. vuonna: 100.000 ei tilintarkastusta (225.000 + 100.000 375.000 ) EU:n rahoitusosuus koko projektin aikana 325.000 Tilintarkastustodistusta ei siis vaadita ko. projektin aikana, koska komission rahoitusosuus jää alle 375.000 o Huom! Komissio voi tehdä oman auditoinnin eli tämä ei poista osapuolen velvoitteita hoitaa asioita asianmukaisesti ja systemaattisesti. o Huom! Mahdolliset budjettimuutokset saattavat tuoda mukanaan tilintarkastusvelvoitteen mikäli EU:n rahoitusosuus kasvaa alkuperäisestä suunnitellusta.
7 Tilintarkastus: esimerkki 3 (2-vuotinen projekti) Komission rahoitusosuus 1. vuonna: 400.000 ei tilintarkasta Komission rahoitusosuus 2. vuonna: 335.000 tilintarkastus vaaditaan (400.000 + 335.000 > 375.000 ) o EU:n rahoitusosuus koko projektin aikana 735.000 o Tilintarkastuslausunto vaaditaan 2-vuotisissa projekteissa vasta projektin päätyttyä.
8 Vaadittavat tilintarkastusdokumentit Tilintarkastuksen vaatimukset on määritelty avustussopimuksen liitteessä Annex VII Form D (Terms of reference for the certificate of financial statements). Vaadittavat dokumentit: Letter of Representation (LoR - johdon vastuukirje) Terms of Reference (ToR - toimeksiantokirje) Independent Report of Factual Findings (tilintarkastuslausunto + Procedures performed by the Auditor taulukko komissioon toimitetaan partnerin ja tilintarkastajan allekirjoittama Terms of Reference, tilintarkastajan allekirjoittama Independent Report of Factual Findings sekä Procedures performed by the Auditor taulukko Huom! Letter of Representation on vain partnerin ja tilintarkastustoimiston välinen, ei toimiteta komissioon, säilytettävä CFS:n liitteenä Lisätietoa tilintarkastusvaatimuksista Cordiksesta: http://cordis.europa.eu/fp7/ Find a Document Guidance notes for beneficiaries and auditors on certificates issued by external auditors Huom! Päivitetty versio tulossa vuoden 2012 alussa!!!
9 Mitä tilintarkastuksessa tapahtuu? Koordinaattori lähettää konsortiolle viestin talousraportoinnin aikataulusta sekä vaaditusta dokumenteista. Osapuolen tulee itse seurata omaa kustannuskertymäänsä ja tarkistaa tuleeko tilintarkastus ja tarvitaanko tilintarkastuslausunto Jos tilintarkastus vaaditaan, sovitaan tilintarkastusaika. Huom! Raportointikauden päättyminen + 60 pv varmista että pysyt aikataulussa etkä viivästytä konsortion raportointia ja raportoinnin submitoimista komissioon! Mikäli tarkastusta ei vaadita, täytetään vain Form C raportointikauden aikana syntyneistä kustannuksista Tilintarkastajat käyvät läpi: Organisaatiokohtaista tietoa: Projektilaskentakäytännöt Yleiskustannuslaskenta Projektikohtaista tietoa: Tuloslaskelman ja tapahtumalokin sekä tositteet: ostolaskut, matkalaskut ym.) Tuntikirjaukset ja työaikaraportit. Tehtyjen työaikojen on oltava todenmukaisia Palkkatiedot henkilöittäin, työsopimukset tarkastetaan kerran projektin aikana. Hankinnat ja hankintoihin liittyvät dokumentit, palvelujen ostot, muut kulut
10 Mitä tilintarkastuksessa tapahtuu? Tilintarkastaja käy läpi projektia koskevaa aineistoa ja tositteita: ostolaskuja, matkalaskuja, työaikakirjanpitoa, palkkakustannuksia jne., projektin sopimuksia ja sopimusmuutoksiin liittyviä aineistoja (amendmentit) sekä työsuunnitelmaa. Tarkastus alkaa yleensä yhteispalaverilla, jossa ovat läsnä projektin taloudesta vastaava henkilö, projektipäällikkö ja tilintarkastaja(t). Varmista, että vastuuhenkilöt ovat tavoitettavissa koko tarkastuksen ajan. Aloituspalaverissa on hyvä käydä läpi mikä organisaation rooli on hankkeessa, mitkä ovat projektin tavoitteet, mitkä ovat olleet suurimmat kustannuserät tähän saakka ja mitä hankkeessa on tehty/saavutettu ja kuinka työt ovat edenneet. Tarkastuksen yhteydessä tilintarkastajat esittävät tarkentavia kysymyksiä kustannuksista ja tositteista ja pyytävät lisäselvityksiä. Tilintarkastuslausunto liitteineen ja Form C toimitetaan koordinaattorille ja koordinaattori toimittaa ne keskitetysti komissioon. Partnerit eivät koskaan lähetä raportteja tai dokumentteja suoraan komissioon! Tilintarkastus on paitsi tarkastelun paikka mutta myös oppimismahdollisuus - oivallinen tilaisuus esittää kysymyksiä ja saada tarkennuksia sekä käytäntöihin että komission talousohjeistuksen tulkintoihin ja niissä ilmenneisiin pulmakohtiin!
11 Vinkkejä Muista, että tilintarkastajia voi konsultoida jo raportointikauden kuluessa tai vaikka jo projektin alkaessa, jos näyttää siltä, että projektiin liittyy esimerkiksi projektilaitteita tai itse rakennettavia laitteita tai jotakin muuta sellaista mikä vaatii etukäteen selvittelyä. Varaa tilintarkastusaika hyvissä ajoin huomioi raportoinnin määräajat komissioon. Dokumentit on toimitettava aikarajan puitteissa turhien viivästysten välttämiseksi. Puuttuvat dokumentit keskeyttävät raportoinnin evaluoinnin ja asia on ns. jäissä kunnes kaikki tarvittava on toimitettu komissioon. Komissio voi halutessaan edetä ilman puuttuvia dokumentteja mutta samalla ongelmat siirtyvät seuraavaan kauden raportointiin. Etukäteismateriaali antaa tilintarkastajalle mahdollisuuden tutustua projektiin jo ennen varsinaista tarkastusta. Tässä yhteydessä voi esimerkiksi kysyä jonkun kuluerän hyväksyttävyydestä tai missä kulukategoriassa ko. kustannus tulee tilintarkastajan näkemyksen mukaan raportoida (Esimerkiksi palvelun osto).
12 Vinkkejä, jatkuu Kerää tarvittava materiaali ajoissa! Aineiston huolellinen koonti vie aikaa mutta säästää vaivaa tarkastuksen yhteydessä. Tarkastuksen aikana nousee esiin kysymyksiä ja lisäselvitystä vaativia asioita, joten talousvastaavan kannattaa varautua toimittamaan pyydetyt tarkennukset ja lisätiedot mieluiten jo tarkastuspäivän aikana. Tilintarkastajien tarkkuus vaihtelee tarkastajittain Tilintarkastajan kysymyksiin on hyvä vastata ripeästi ja mahdollisimman pian tarkastuksen jälkeen. Mikäli et saa kaikkea tarvittavaa toimitettua saman päivän aikana pyydä lista puuttuvista asioista ja toimita kaikki tarvittavat lisäselvitykset kerralla. o Muidenkin tahojen tietämystä voidaan tarvita tarkastuksen läpiviemisessä (esim. HR, kirjanpito, laskentapäällikkö, hankintaorganisaatio, ) o Joskus käydään syvällistäkin keskustelua komission ohjeistuksista ja säännöksistä, muutoksista ja epäkohdista. Hyödynnä siis tilaisuutesi - tilintarkastukset ovat oivallinen paikka oppia uutta ja saada lisätietoa!
13 Mahdollisia ongelmatilanteita o Arvonlisäverot ja muut verot esimerkiksi matkakustannusten yhteydessä, palvelujen ostot ulkomailta (esimerkiksi tilavuokrat ja kokousjärjestelyt). o Dokumentoi tilaamasi palvelut ja muu tarvittava. Säilytä sähköpostikirjeenvaihto! Myös komission kanssa käyty kirjeenvaihto! o Laitekustannukset (erikoislaitekäytöt, laitevuokrat, poistot) miten tuntihinnat on laskettu ja mitä kulueriä sisältyy yleiskustannuksiin ja mitä laitteen käytöstä veloitettuun tuntihintaan. o Edustuskulut ja mahdolliset tarpeettomat kustannukset. Tilintarkastajat arvioivat myös kustannusten tarpeellisuutta. o Epäselvät laskut ja epäselvät tositteet. Varmista että aineisto on asianmukaisesti koottu ja ettei tositteita puutu. Epäselvät tositteet hylätään. Puuttuvia tositteita vastaavat kulut hylätään myös. o Alihankinnat. Alihankintasopimukset ja tilaukset tulee esittää tarkastuksen yhteydessä. Myös lopulliset valintaperusteet tulee dokumentoida kirjallisesti. Alihankintojen yhteydessä tulee osoittaa toimineensa 7. Puiteohjelman sääntöjen mukaan (olennaista transparency, equal treatment and best value for money ratio)
14 Komission tilintarkastus Komissiolla on oikeus milloin tahansa projektin aikana ja viisi vuotta projektin päättymisen jälkeen suorittaa oma tilintarkastus Komission tilintarkastus kohdistuu tiettyyn osallistujaorganisaatioon yksi tai useampi projekti tarkastetaan samanaikaisesti Komission suorittama tarkastus on aina selvästi laajempi kuin CFS:n saamiseksi tehtävät projektein tilintarkastukset kohdistuvat laajasti koko organisaation projektilaskentakäytäntöihin Suorittajana komission oma tilintarkastaja tai komission sopima tilintarkastustoimisto. Komissio on osoittanut aina päätilintarkastajan ja varsinaiset tarkastajat, jotka tulevat tekemään tarkastuksen paikan päälle. Tilintarkastuksen eteneminen: o Ilmoituskirje/tiedonanto, jossa komissio ilmoittaa tarkastuksen kohteen ja tarkastettavan projektin/tarkastettavat projektit sekä tarkastajan. Kirjeessä ilmoitetaan etukäteen tarvittavat tiedot/dokumentit o Kirjeen saavuttua, on otettava yhteyttä tarkastajaan ja sovittava aika ja paikka, yhteyshenkilö ym. tarkastukseen liittyvät käytännön järjestelyt o Projektin kustannukset: palkkatodistukset, maksutositteet, tuntilistat, laskukopiot, kilpailutusasiakirjat alihankinnoista, matkalaskut, rahaliikenne - koordinaattorin maksut projektin osapuolille jne. o Organisaatio: organisaation rakenne, taloustiedot, henkilöstökuvaukset, järjestelmäkuvaukset, allekirjoitusoikeudet jne.
15 Komission tilintarkastus, jatkuu Tarkastuksen alkupalaveri, esim. seuraavasti o Organisaation yleisesittely o Tarkastettavan projektin esittely (projektipäällikkö) o Organisaation laskentajärjestelmän sekä erityisesti projektilaskentakäytäntöjen esittely (talousvastaava, talouspäällikkö) Loppupalaveri o Tarkastaja kertoo omista havainnoistaan, mahdollisista ei-hyväksyttävistä kustannuksista, tarvittavista lisäselvityksistä jne. o Esittää tarkentavia kysymyksiä. Tarkentavia kysymyksiä tulee myös tarkastuksen jälkeen ja niihin on hyvä vastata mahdollisimman pian. Loppuraportti o Tarkastaja lähettää raporttiluonnoksen kommentoitavaksi. Raportin saaminen vie aikaa ja tarkastuksen kohteen tulee esittää hyvin perusteltuja näkökohtia, jos osapuolella on raporttiin jotakin kommentoitavaa tai huomautettavaa. o Lopullinen raportti tulee yleensä useita kuukausia tarkastuksen jälkeen o Jos kaikkia raportoituja kustannuksia ei ole hyväksytty, tulee aikanaan ns. recovery order, jolla komissio perii liikaa maksetun rahoituksen takaisin tai jos komission maksuja saamatta projektissa, komissio pidättää osuuden viimeisestä maksatuksesta. o Kokemusten mukaan raportointia kannattaa pyrkiä korjaamaan jo projektin aikana (selvät tapaukset).
16 Komission tilintarkastus, jatkuu Huomioitavaa: Komission tarkastuksissa tehdyistä havainnoista saattaa seurata tarkastettuja projekteja laajempiakin vaikutuksia esim. jos tarkastuksessa havaittu jokin systemaattinen virhe projektien laskentakäytännöissä, joudutaan ehkä oikaisemaan kustannusraportointia taannehtivasta kaikissa 7. PO:n projekteissa tai muuttamaan käytäntöjä jatkossa Raporttien saaminen kestää, joten tarkastuksen kohteen on hyvä olla myös itse aktiivinen ja kysyä raporttia ja tilannetta tarkastajilta. Ongelmana on, että osapuolet eivät tahdo saada näitä draft -versioita nähtäväkseen ja ovat epätietoisuudessa siitä mitä tapahtuu tai odotetaanko heiltä jotakin inputtia asian eteenpäin saattamiseksi. Voi olla, että tilintarkastuksen loppuraporttia ei ole saatu projektin päättymiseen mennessä ja näin ollen ei ole muuta vaihtoehtoa kuin raportoida normaalisti omien kirjanpitokäytäntöjen mukaisesti. Komissio perii EU rahaa takaisin, jos katsoo maksaneensa perusteettomasti liikaa tai vastaavasti pyytää korjaamaan raportointia jälkikäteen.
17 KIITOS! Mirka Laasonen Financial Officer, MSocSc, Vocational Qualification in Business and Administration EU-Projects VTT Valtion teknillinen tutkimuskeskus PO. Box. 1000, 02044 VTT Finland Visiting address: Tietotie 3, 02150 Espoo Tel. +358 40 484 7459, fax. +358 20 722 7012 www.vtt.fi, e-mail: mirka.laasonen@vtt.fi
18 VTT luo teknologiasta liiketoimintaa