OHJE. Kumoaa annetun sisäisen tarkastuksen ohjesäännön O/8/2004 TM.

Transkriptio

1 OHJE Päivämäärä Nro O/7/2005 TM Jakelu: Työministeriön henkilöstö Ohjeen nimi: Työministeriön sisäisen tarkastuksen ohjesääntö Voimassaoloaika alkaen toistaiseksi Kumoaa/muuttaa ohjeen (pvm. nro) Kumoaa annetun sisäisen tarkastuksen ohjesäännön O/8/2004 TM. Tätä ohjetta voi tilata x työministeriön kirjaamosta x Tämä ohje on myös saatavissa: Käyntiosoite Postiosoite Puhelin Faksi Sähköposti Eteläesplanadi 4 PL 34 Vaihde (09) (09) kirjaamo.tyoministerio@mol.fi Helsinki Valtioneuvosto

2 2 1 Säädösperusta Tämä ohjesääntö annetaan valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/92) nojalla. 70 :n Ohjesäännössä on myös otettu huomioon työvoima- ja maahanmuuttopolitiikan toimeenpanon yleisvalvontatehtävästä ja TE-keskuslaista (23/1997) työministeriön johdolle aiheutuva tarkastustiedon tarve, rakennerahastolain (1353/1999) säädökset sekä yleisellä tasolla Euroopan unionin vaatimukset tulojansa ja menojansa koskevalle sisäiselle valvonnalle jäsenvaltioissa. 2 Toiminta-ajatus Sisäinen tarkastus toimii ministeriön johdon apuna ja selvittää sisäisen valvonnan asianmukaisuutta ja riittävyyttä sekä suorittaa johdon määräämät muut tarkastustehtävät. Tarkastustoiminnan ja asiantuntijatoiminnan avulla sisäinen tarkastus pyrkii ehkäisemään virheitä ja väärinkäytöksiä. Toiminnassaan sisäinen tarkastus pyrkii yhteistyöhön toimintayksiköiden kanssa ja antamaan edellytyksiä toimintojen tehostamiselle. Sisäinen tarkastus on toiminnassaan itsenäinen ja riippumaton. Sisäinen tarkastus vastaa ministeriön vastuulla olevien Euroopan unionin varojen tarkastuksesta, seurannasta ja yhteydenpidosta sen mukaan kuin näistä varoista on säädetty tai sovittu. 3 Sisäisen tarkastuksen tehtävät Sisäinen tarkastus tutkii ja arvioi riskienhallinnan, valvonnan sekä johtamisen ja hallinnon riittävyyttä ja tehokkuutta. Riittävyyden tutkimisen tarkoituksena on selvittää, syntyykö kohtuullinen varmuus siitä, että asetetut päämäärät ja tavoitteet saavutetaan tehokkaasti ja taloudellisesti. Arvioinnin tulee kattaa taloudellisen ja toiminnallisen tiedon luotettavuus ja eheys, toiminnan tuloksellisuus ja tehokkuus, omaisuuden turvaaminen sekä lakien, määräysten ja sopimusten noudattaminen. Tarkastuksen tehtävänä on myös: - varmistaa, että työvoimapolitiikka ja maahanmuuttopolitiikka sekä niihin liittyvien tukien hallinto on järjestetty asianmukaisesti. - edistää tarkastuksin ja asiantuntijatoiminnoin ministeriön sekä sen ohjauksessa ja valvonnassa olevien toimintojen säännönmukaisuutta, taloudellisuutta, tuloksellisuutta ja suoritteiden laatua

3 3 - osallistua siihen valvontaan ja yhteydenpitoon, mitä Euroopan unionin jäsenyys edellyttää ministeriön vastuulla olevien Euroopan unionin varojen varainhallinnan ja tarkastuksen osalta. - rahoituksen välittäjiin ja myöntäjiin sekä rahoituksen saajiin kohdistuvat tarkastukset, jotka liittyvät - Euroopan unionin rakennerahastovarojen käyttöön - työvoimapolitikkaan - maahanmuuttopolitiikkaan - valvoa ja tarkastaa, että talousarviota ja toimintaa koskevia säännöksiä ja ohjeita noudatetaan ja että kirjanpito ja muu laskentatoimi sekä toimintaa koskevat tiedot ovat luotettavia - seurata ja edistää ministeriön sekä sen ohjauksessa ja valvonnassa olevan toiminnan sisäisen valvonnan tilaa - tehdä aloitteita ja ehdotuksia sisäisen valvonnan kehittämiseksi - vastata muista ministeriön hallinnonalan tilintarkastus- ja asiantuntijatehtävistä siten kuin niistä on erikseen sovittu. - antaa Euroopan sosiaalirahaston osalta yleisasetuksen 1260/99 mukainen ilmoitus tukitoimen päättyessä suoritettujen tarkastusten perusteella tehdyistä päätelmistä, loppumaksatushakemuksen pätevyydestä sekä lopullisista kuluista annetun todistuksen kattamien toimien laillisuudesta ja sääntöjen-mukaisuudesta. Sisäisten tarkastajien tehtäväalueista ja toimenkuvista määrätään tarvittaessa erikseen. 4 Asema, toimivalta ja henkilöstö Sisäisen tarkastuksen asema ja toimivalta perustuvat lakiin ja asetukseen valtion talousarviosta, lakiin työvoima- ja elinkeinokeskuksista ja lakiin rakennerahastoohjelmien kansallisesta hallinnoinnista. Sisäinen tarkastus toimii erillisenä yksikkönä suoraan kansliapäällikön alaisuudessa. Sisäinen tarkastus kohdistuu työministeriön sekä valvontatarkastus työvoima- ja elinkeinokeskusten ja työvoimatoimistojen työministeriön hallinnonalaan liittyvään toimintaan ja kaikkeen muuhunkin toimintaan, mihin työministeriöllä on valvontavelvoite ja valvontaoikeus. Euroopan unionin varojen tarkastuksen, seurannan ja yhteydenpidon osalta sisäistä tarkastusta velvoittavat myös Euroopan unionin säädökset ja ohjeistus. Jokaisen ministeriön henkilöstöön kuuluvan tulee sisäisen tarkastuksen suorittajalle esittää tai hänen käyttöönsä toimittaa kaikki tarkastuksen suorittamiseksi tarpeelliset asiakirjat ja muu aineisto. Lisäksi hänelle tulee antaa muutoinkin tarkastuksessa tarvittavaa apua.

4 4 Epäiltäessä väärinkäytöstä tai rikosta on tarkastajalla oikeus ottaa haltuunsa tili- ym. materiaalia. Haltuun otetusta aineistosta on luovuttajalle annettava yksilöity todistus. Tarkastukseen kuuluvaa toimintaa johtaa ja siitä vastaa kansliapäällikön määräämä sisäisen tarkastuksen yksikköä vetävä virkamies. Hänellä on oikeus käyttää apunaan sisäistä tarkastusta tekevien virkamiesten lisäksi ulkopuolisia tilintarkastajia ja muitakin asiantuntijoita tähän tarkoitukseen osoitettujen määrärahojen puitteissa. 5 Tarkastustoiminnan suunnittelu Sisäinen tarkastus laatii vuosisuunnitelman joulukuun loppuun mennessä. Vuosisuunnitelman hyväksyy kansliapäällikkö sen jälkeen kun se on käsitelty työministeriön johtoryhmässä. Suunnitelma annetaan tiedoksi työministeriön osastoille, hallintopalveluyksikölle, ja tiimeille, työvoima- ja elinkeinokeskuksille sekä Valtiontalouden tarkastusvirastolle. Vuosisuunnitelma sisältää sekä ministeriön sisäisen tarkastuksen että valvontatarkastuksen työsuunnitelmat. Tarkastuskohteet valitaan suunnitelmaan niiden olennaisuuden ja riskialttiuden perusteella, mutta myös niin, että vähäisilläkin teoilla on todennäköisyyttä tulla tarkastuksen kohteeksi. Euroopan unionin rakennerahastovarojen tarkastuksen osalta sisäinen tarkastus ja komissio neuvottelevat vuosittain tarkastuksia koskevien suunnitelmien yhteensovittamisesta toiminnan tehokkuuden parantamiseksi. Euroopan unionille ilmoitettavat tulot, menot ja muut tileihin otettavat tapahtumat ja niihin liittyvä hallinto otetaan tarkastukseen samoin perustein kuin kansallisin varoin rahoitetut toiminnot elleivät Euroopan unionin säädökset ja määräykset muuta edellytä. 6 Tarkastusten toteutus Tarkastukset perustuvat vuosisuunnitelmaan. Kansliapäällikön suostumuksella tarkastus voidaan tehdä myös toimeksiannon tai muun erityisen syyn perusteella. Vuosisuunnitelmaa täydentävä tarkastus voidaan lisäksi tehdä 4 :ssä mainitun sisäisestä tarkastuksesta vastaavan virkamiehen päätöksellä valtion talousarvioasetuksen :ssä säädettyjen perusteltujen syiden vallitessa. Tarkastuksessa sovelletaan kansainvälisesti hyväksyttyjä standardeja ja sisäisen tarkastuksen ohjeita.

5 5 7 Raportointi Sisäinen tarkastus raportoi toiminnastaan kansliapäällikölle ja tarpeen mukaan ministerille, ministeriön johtoryhmälle sekä muille tahoille, joille asia kuuluu. Sisäinen tarkastus raportoi määrätyiltä osin myös komissiolle. Kertomus sisäisen tarkastuksen toiminnasta tulee tehdä vuosittain huhtikuun loppuun mennessä. Kertomus annetaan tiedoksi työministeriön johtoryhmälle, työministeriön osastoille, hallintopalveluyksikölle ja tiimeille, työvoima- ja elinkeinokeskuksille sekä Valtiontalouden tarkastusvirastolle. Vuosisuunnitelman mukaisista tarkastuksista laaditaan raportti ja muusta tarkastuksesta ja asiantuntijatoiminnasta raportoidaan tarpeen mukaan asian merkittävyyden edellyttämällä tavalla. Tarkastuksen kohteelle on varattava tilaisuus ilmaista käsityksensä asioista, joita lopullisessa raportissa on tarkoitus käsitellä. Tarkastusraportissa todetaan ne puutteet, mitkä ovat tarkastuksen perusteella osoittautuneet aiheellisiksi, tarkastuksen aikana saadut lupaukset puutteiden korjaamiseksi sekä toimenpidesuositus tilanteen parantamiseksi. 8 Tarkastusraporttien käsittely Suorittamistaan tarkastuksista ja selvityksistä sisäinen tarkastus raportoi kansliapäällikölle, työministeriön osastoille, hallintopalveluyksikölle sekä työvoima- ja elinkeinokeskuksille. Raportit annetaan tiedoksi tarkastuskohteille, Valtiontilintarkastajien kanslialle, Valtiontalouden tarkastusvirastolle ja Valtiovarain controllerille. Euroopan unionin rakennerahastojen varojen käyttöön kohdistuvien tarkastusten tulokset toimitetaan Euroopan yhteisön komission käyttöön sen määräämällä tavalla. Työministeriö ja komissio tarkastelevat ja arvioivat kerran vuodessa tarkastuksen tuloksia. Työministeriön osastojen ja hallintopalveluyksikön on varmistettava, että tarkastusraporteissa todetut puutteet korjataan ja että ne sekä toimenpide-suositukset otetaan huomioon toiminnan järjestelyissä sekä ohjeistuksessa siten, että vastaavanlaisilta epäkohdilta voidaan jatkossa välttyä. Työministeriön osastojen ja hallintopalveluyksikön on raportoitava kahden kuukauden kuluessa tarkastusraportin ilmestymisestä sisäiselle tarkastukselle niistä toimenpiteistä, joihin ne ovat tarkastusraportissa todettujen puutteiden ja toimenpidesuositusten johdosta ryhtyneet.

6 6 9 Työpaperit ja atk-tiedostot Tarkastuksen työpaperien ja niihin verrattavien atk-tiedostojen säilyttämisestä vastaa hyvän tilintarkastustavan mukaisesti tarkastuksen tekijä. 10 Sääntöjenvastaisuusilmoitukset Sisäinen tarkastus antaa neljännesvuosittain sille toimitettujen tietojen perusteella Euroopan yhteisön komission petostentorjuntavirastolle (OLAF) komission asetuksen (EY) N:o 1681/94 3 artiklassa säädetyn selvityksen Euroopan sosiaalirahaston varoista osittain tai kokonaan rahoitettaviin tukiin kohdistuneista sääntöjenvastaisuuksista ja saman asetuksen 5 artiklan mukaisen ilmoituksen sääntöjenvastaisuuksien jatkotoimenpiteistä. Neljännesvuosittain annettavat selvitykset annetaan komissiolle niin kuin siitä komission asetuksen (EY) N:o 1681/94 3 artiklan 1 kohdassa säädetään. Lisäksi ilmoitukset lähetetään tiedoksi Valtiontalouden tarkastusvirastolle ja Valtiovarainministeriölle. 11 Valtionavustusten saajien tarkastukset Sisäinen tarkastus tekee omalta osaltaan valtionavustuksen saajan talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia siten kuin valtionavustuslaissa säädetään. 12 Voimaantulo Tämä ohjesääntö tulee voimaan ja on voimassa toistaiseksi. Ohjesäännöllä kumotaan annettu ohjesääntö. Sisäinen tarkastus laatii ohjesäännön 5 :ssä tarkoitetun vuotta 2005 koskevan sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelman maaliskuun loppuun mennessä. Työministeri Tarja Filatov Kansliapäällikkö Markku Wallin

7 7