FIRI 2018 määrähahaun hakuinfo INFRASTRUKTUURIEN KUSTANNUSRAPORTOINTI

Transkriptio

1 FIRI 2018 määrähahaun hakuinfo INFRASTRUKTUURIEN KUSTANNUSRAPORTOINTI Jaana Aalto 1

2 Infrastruktuurien kustannusraportointi - rahoitusehdot Tutkimusorganisaatio ja hankkeen vastuullinen johtaja (koordinaattori) ovat vastuussa Hankkeen toteuttamisesta Rahoitussuunnitelman noudattamisesta Tilintarkastuskertomuksen toimittamisesta Akatemiaan Tutkimustoiminnan toteutumisen raportoinnista (tieteellinen raportti) Tutkimusorganisaatiota ja hankkeen vastuullista johtajaa (koordinaattoria) velvoittaa Akatemian rahoituspäätösten yleisten ehtojen ja ohjeitten noudattaminen Akatemian erityisehtojen ja suositusten noudattaminen Varat käytetään myönnön mukaiseen tarkoitukseen Varojen käyttö on taloudellista ja tarkoituksenmukaista 2

3 Infrastruktuurien kustannusraportointi - rahoitusmalli Suomen Akatemia soveltaa kokonaiskustannusmallia hakemusten laatimisessa, rahoituspäätösten valmistelussa, rahoituspäätöksissä ja niiden toimeenpanossa. Mallia sovelletaan myös rahoituksen laskutuksessa. Akatemian rahoituksessa maksatuspyyntöön liittyvän raportoinnin lähtökohtana toimii liikekirjanpitoon perustuva projektikirjanpito, johon kirjataan projektin välittömät kustannukset. Tämän lisäksi projekteille kohdennetaan laskennallisia yleiskustannuksia ja henkilösivukustannuksia. Laskennallisista kustannuseristä toimitetaan Akatemian kirjaamoon vuosittain tiedoksi erilliset selvitykset, jotka perustuvat yhteisön tilinpäätökseen. Selvityksessä tulee olla tieto henkilösivu- ja yleiskustannuskertoimista sekä tehollisen työajan kerroin. Tehollisella työajalla tarkoitetaan laskentakohteelle kohdistettua tehollista (eli tehtyä) työaikaa, joka ei sisällä palkallisia tai muita poissaoloja 3

4 Infrastruktuurien kustannusraportointi - rahoitusmalli Rahoitusta haettaessa yliopistot, tutkimuslaitokset ja muut tutkimusorganisaatiot sitoutuvat yhteisrahoitteiseen toimintaan omalla rahoitusosuudellaan. Hakijan on ennen hakemuksen jättämistä sovittava suorituspaikan rahoitusosuudesta oman organisaationsa hallinnon kanssa. Kokonaiskustannuksiin ei tule sisällyttää mitään sellaisia kuluja, jotka eivät kulje suorituspaikan kirjanpidon kautta. Hakijan vastuulla on tarkistaa omasta organisaatiostaan, soveltuuko omaksi rahoitusosuudeksi suunniteltu rahoitus tähän tarkoitukseen. Akatemian rahoitusosuus on enintään 70 prosenttia hankkeen kokonaiskustannuksista. Rahoitusosuutta sovelletaan yhtäläisesti hankkeen välittömiin ja välillisiin kustannuksiin. Rahoitusosuus on sama jokaisessa maksatuspyynnössä ja joka vuosi koko rahoituskauden ajan. 4

5 Infrastruktuurien kustannusraportointi Jotta rahoitusta voidaan maksaa, vastuullisen johtajan (koordinaattori) ja suorituspaikan on vahvistettava rahoituksen vastaanottaminen. Akatemia soveltaa kaikkiin rahoitusta saaviin suorituspaikkoihin laskutukseen perustuvaa maksatusmenettelyä. Infrastruktuurirahoituksesta ei makseta ennakkoa. Suorituspaikka vastaa maksatuspyynnöistä. Akatemia vastaanottaa rahoituspäätöksiä koskevia maksatuspyyntöjä joko verkkolaskuina tai ne voi tehdä myös Akatemian verkkoasioinnin (SARA) kautta. Tarkemmat aikataulut ks. Rahoituksen yleiset ehdot ja ohjeet. Rahoitusta voidaan käyttää vain rahoituskauden aikana syntyneisiin menoihin. Taloudenpidossa noudatetaan hyvää hallintoa. Tutkimushankkeen menot ovat laillisia ja tarkoituksenmukaisia. 5

6 Infrastruktuurien kustannusraportointi - rahoitusehdot FIRI 2018 haussa Akatemia rahoittaa ensisijaisesti: Tutkimusinfrastruktuurin rakentamisvaiheen investointikuluja (laitteiden ja järjestelmien hankintaa sekä palveluiden muodostamista). Olemassa olevien infrastruktuurien merkittävää päivittämistä. Laitteiden on tultava osaksi nykyistä tai rakenteilla olevaa kansallista tai kansainvälistä tutkimusinfrastruktuuria, joka on avoimesti tiedeyhteisön yhteiskäytössä. Pysyväisluonteiset toimintamenot tulee pääosin kattaa isäntäorganisaatioiden varoin. Rahoitusta palkkauskuluihin myönnetään vain erityistapauksissa, kuitenkin huomioiden tutkimusalakohtaiset erot. 6

7 Infrastruktuurien kustannusraportointi - rahoitusehdot Rahoituksen saaja on velvollinen selvittämään, sovelletaanko Akatemian rahoittamassa tutkimushankkeessa suoritettavaan hankintaan lakia julkisista hankinnoista. Lisäksi vastuullisen johtajan (koordinaattori) on huolehdittava tarvittaessa siitä, että hankinta kilpailutetaan hankintalaissa säädettyjen menettelyjen mukaisesti. Mikäli hankinta viivästyy suunnitellusta aikataulusta, on asiasta syytä olla hyvissä ajoin yhteydessä Akatemiaan. 7

8 Infrastruktuurien kustannusraportointi - rahoitusehdot Konsortioiden osahankkeiden keskinäisen rahoitussuunnitelman muuttamiseen voi hakea muutosta konsortiohankkeen ollessa käynnissä. Muutosta hakee konsortion vastuullinen johtaja osahankkeen/osahankkeiden johtajan ja suorituspaikan/-paikkojen suostumuksella Akatemian verkkoasioinnin kautta. Jos Akatemian rahoituspäätöksen sisältöä tai rahoituksen käyttöä on tarvetta muuttaa ja muutokset ovat oleellisia, on niihin saatava etukäteen Akatemian hyväksyntä. Yksityiskohtaiset ohjeet löytyvät päätöksen mukana olevasta Rahoituksen käytön yleiset ehdot ja ohjeet- asiakirjan liitteestä 1. tai Akatemian verkkosivuilta. 8

9 Infrastruktuurien kustannusraportointi rahoituksen valvonta Akatemialla on oikeus seurata ja valvoa myöntämänsä rahoituksen käyttöä sekä tarkastaa rahoituksen saajan taloutta ja toimintaa, jos se on tarpeen rahoituksen käytön valvonnassa. Akatemialla on myös oikeus tarkastaa tutkimustyön toteuttamista hankkeessa, sen tilinpitoa ja rahoituspäätöksen ehtojen noudattamista. Vastuullisen johtajan ja suorituspaikan tulee viipymättä ilmoittaa Akatemialle tutkimusmäärärahan käyttöön vaikuttavista muutoksista kuten, jos tutkimussuunnitelman toteuttamiseen on saatu muuta rahoitusta tai tuloa. Tutkimusinfrastruktuurirahoitusta saanut suorituspaikka ja vastuullinen johtaja (koordinaattori) toimittavat yhteistyössä Akatemialle tilintarkastuskertomuksen tutkimusrahoituksen käytöstä hankkeessa. 9

10 Infrastruktuurien kustannusraportointi rahoituksen valvonta Tilintarkastuskertomus toimitetaan kolmen kuukauden kuluessa rahoituskauden päättymisestä Akatemian kirjaamoon. Tilintarkastuskustannukset voidaan hyväksyä hankkeen kuluista, vaikka ne syntyisivät hankkeen rahoituskauden jo päätyttyä. Kustannus tulee sisällyttää viimeiseen maksatuspyyntöön. Käyttöomaisuutta (esim. koneet, laitteet, kalusteet) valvotaan - Akatemian varoilla hankitut laitteet ja tarvikkeet jäävät tutkimuksen suorituspaikan omistukseen, mikäli asiasta ei toisin päätetä. Laitteet on merkittävä suorituspaikan laiterekisteriin. 10

11 Infrastruktuurien kustannusraportointi rahoituksen valvonta Tutkimusmäärärahan käytössä, maksamisessa ja siihen liittyvässä valvonnassa noudatetaan mm. valtionavustuslakia valtion talousarviosta annettua lakia ja asetusta julkisista hankinnoista säädettyä lakia ja asetusta valtion talousarviota ja sen soveltamismääräyksiä muita valtion varojen käyttöä koskevia yleisiä säännöksiä ja määräyksiä. Suorituspaikassa noudatetaan voimassa olevia sisäisiä sääntöjä, määräyksiä tai ohjeita, mikäli ne eivät ole ristiriidassa Akatemian määräämien ehtojen kanssa. 11

12 Infrastruktuurien kustannusraportointi - lisätietoja Kokonaiskustannusmalli (KKM) periaatteet-ja-maaritelmat/ STREAM-työryhmän raportti (suositus yleiskustannuskertoimeen sisältyvistä kustannuksista sekä suositus henkilösivukustannuskertoimeen sisältyvistä kustannuksista) Rahoituksen käytön yleiset ehdot ja ohjeet- asiakirja löytyy verkkosivuilta - Maksatus - Tilintarkastusraportti Kiitos! 12