OHJE Viranomaisarkistojen sektori 9.12.2013 Versio 2.0 Palaute ohjeesta: ville.kajanne@narc.fi, niko.makinen@narc.fi Arkistolaitoksen Vakka Extranet -ohjelman käyttöohje Sisällysluettelo 1. Vakka Extranetin ottaminen käyttöön... 2 2. Luettelo- ja kuvailutietojen luominen... 4 2.1 Yleiset periaatteet ja tehtäväjako... 4 2.2 Arkistonmuodostaja-, arkisto- ja sarjatasojen tietojen luominen... 4 2.3 Yksikkötason tietojen luominen... 7 2.3.1 Arkistoyksikön tiedot... 7 2.3.2 Arkistoyksikön tietojen kopioiminen... 8 2.3.3 Arkistoyksikön ja säilytysyksikön välinen suhde ja liittäminen... 9 2.3.4 Kuvailutiedot... 11 3. Tietojen tarkastelu ja muokkaaminen... 12 3.1 Tarkempi listaus... 13 3.2 Selaa säilytysyksiköitä... 13 3.3. Muokkaa... 14 3.4 Käyttörajoitus... 15 3.5 Raportit... 15 3.6 Nimiöt... 16 4. Tietojen siirtäminen arkistolaitoksen Vakka -tietokantaan... 18 Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, 00171 Helsinki Puh. Tel. 029 533 7000 arkisto@narc.fi Riksarkivet Fredsgatan 17 PB 258, 00171 Helsingfors Fax (09) 176 302 http://www.arkisto.fi
1. Vakka Extranetin ottaminen käyttöön 2 Vakka Extranetin päätoimintaperiaatteisiin voi tutustua kaikkien käytettävissä olevassa demoympäristössä ohjelman kotisivuilla: http://extranet.narc.fi/vakkaeta/tutustu.php. Demoympäristön käyttö on suositeltavaa ainoastaan ennen viranomaiskohtaisten käyttäjätunnusten hakemista. Demoympäristöön luodut tiedot eivät tallennu eivätkä näy muille käyttäjille. Vakka Extranetin käyttäjätunnusten hakeminen ja ohjelmaan kirjautuminen tapahtuu arkistolaitoksen kotisivujen kautta tai suoraan osoitteesta https://extranet.narc.fi/vakkaeta/index.php Hanki käyttäjätunnukset seuraavasti: - Varmista lähimmästä arkistolaitoksen yksiköstä (http://www.arkisto.fi/arkistolaitos/maakunta-arkistot/maakunta-arkistojen-piirijako/), mihin yksikköön asiakirjat tulisi luovuttaa ja että siirrettäväksi suunnitellut asiakirjat täyttävät arkistolaitoksen siirtokriteerit (http://www.arkisto.fi/fi/palvelut/normit/maeaeraeykset/siirtonormi) - Toimi alla olevan kuvasarjan ohjeistuksen mukaisesti: Valitse Hanki tunnukset.
3 Lisää käyttäjänimi (lähtökohtaisesti pääkäyttäjän nimi, esim. Minna Meikäläinen). Lisää sähköpostiosoite, johon ohjelma lähettää järjestelmäviestit (pysyvän pääkäyttäjän tai yhteiskäyttöosoite, esim. kirjaamo@kirjaamo.fi). Luo haluamasi käyttäjätunnus vapaamuotoisesti (ei merkkirajoituksia). Luo ja varmenna alle salasana, jossa on vähintään kuusi merkkiä. Huomaa, että salasana ei ole henkilökohtainen, vaan voi olla useamman henkilön käytössä organisaatiossasi. Lisää käyttäjäorganisaation nimi (virallinen nimimuoto ilman lyhenteitä). Valitse pudotusvalikosta arkistolaitoksen yksikkö, johon siirto toteutetaan (varmista ensin läheisimmästä arkistolaitoksen yksiköstä). Arkistolaitoksen viranomaiselle myöntämät käyttäjätunnukset ovat lähtökohtaisesti organisaatiokohtaisia. Viranomaisen kaikki ohjelman käyttäjät kirjautuvat siis ohjelmaan samalla käyttäjätunnuksella. Ohjelmaa voi samanaikaisesti käyttää useampi käyttäjä. Viranomaiselle voidaan myöntää useampia käyttäjätunnuksia, jos toiminta on hajautettu eri paikkakunnille, tai esimerkiksi arkistolaitokseen luovutettavien asiakirjojen rakenteen ja määrän kannalta useampien käyttäjätilien luominen on perusteltua. Kuitenkin kullakin käyttäjätilillä näkyvät vain sinne luodut tiedot. Organisaation nimetty ohjelman pääkäyttäjä vastaa viime kädessä kaikista käyttäjätileistä ja koordinoi niiden käyttöä. Yleensä arkistoluovutuksen valmistelusta vastaava henkilö toimii ohjelman pääkäyttäjänä. Arkistolaitoksen osalta yhteyshenkilönä toimii siirron vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön arkistosiirtojen ohjauksen vastuuhenkilö. Käyttäjätunnusten myöntämisen jälkeen ohjelman käyttöä on kätevintä harjoitella omalla käyttäjätilillä. Paras ohjelmaan tutustumisen tapa on todellisten luettelo- ja kuvailutietojen luominen omalle käyttäjätilille. Kaikki luodut tiedot ovat tarvittaessa muokattavissa ja poistettavissa.
2. Luettelo- ja kuvailutietojen luominen 4 2.1 Yleiset periaatteet ja tehtäväjako Viranomainen vastaa lähtökohtaisesti itse tietojen luomisesta käyttäjätililleen. Jos luovutettavat asiakirjat ovat jatkoa aikaisemmin arkistolaitokseen luovutettuihin arkistokokonaisuuksiin, tuo arkistolaitoksen yhteyshenkilö viranomaisen käyttäjätilille tietojen luomisessa tarvittavat pohjatiedot arkistolaitoksen Vakka -tietokannasta. Tarve pohjatietojen siirtämiseen arvioidaan osana siirron suunnittelua ja valmistelua. Jos tarvetta pohjatietojen siirtämiseen ei ole, voi viranomaiskäyttäjä luoda tiedot myös itse. Joka tapauksessa ainakin arkistosarjarakenteesta on hyvä sopia siirtoa ohjaavan arkistolaitoksen yksikön kanssa. Luettelo- ja kuvailutiedot luodaan Vakka Extranetiin hierarkkisille tasoille, jotka ovat arkistonmuodostaja-, arkisto-, sarja- sekä yksikkötaso. Tietojen luominen ja liikkuminen ohjelmassa etenee vastaavassa järjestyksessä. Ohjelmaan kirjautumisen jälkeen ensimmäiseen näkymään aukeavat siis arkistonmuodostajan tiedot, joiden kautta pääsee edelleen seuraaville hierarkiatasoille. Mitkään Vakka Extranetiin luodut tiedot eivät ole muiden kuin arkistolaitoksen Extranet - yhteyshenkilöiden ja kyseisen käyttäjätilin viranomaisen nähtävillä ennen tietojen siirtämistä Vakka -tietokantaan internetissä, mikä tapahtuu vasta tarkastusprosessin jälkeen. 2.2 Arkistonmuodostaja-, arkisto- ja sarjatasojen tietojen luominen Arkistonmuodostajataso Ensimmäisen ohjelmaan kirjautumisen jälkeen käyttäjätilin näkymä on tyhjä. Jos arkistolaitoksen yhteyshenkilö on siirtänyt käyttäjätilille arkistonmuodostajaa koskevat tiedot, tulevat ne esiin ensimmäisessä näkymässä. Voit tarkastella arkistonmuodostajan tietoja valitsemalla Muokkaa. Halutessa uuden arkistonmuodostajan voi luoda valitsemalla Luo uusi arkistonmuodostaja. Yleensä arkistonmuodostajia on viranomaiskäyttäjällä yksi, laajoissa siirtokokonaisuuksissa joskus useampiakin.
5 Viranomaiskäyttäjä ei voi muuttaa arkistolaitoksesta käyttäjätilille tuotuja nimeketietoja (harmaa tausta). Viranomaiskäyttäjä voi muuttaa kokoelmatyyppiä, rajavuosia ja kuvailevaa arkistoa eli siirron vastaanottajaa koskevia tietoja. Tässä kuvassa näkyvien arkistonmuodostajaa koskevien tietojen täyttämisestä vastaa aina arkistolaitos. Arkistotaso Käynnistä arkistotason tietojen luominen tai tarkastelu klikkaamalla arkistonmuodostajan nimekettä. Arkistolaitoksessa on jo luotu tilille yksi arkisto. Muussa tapauksessa näkymässä olisi maininta Tässä arkistonmuodostajassa ei ole yhtään arkistoa. Voit luoda uusia arkistoja valitsemalla ylhäältä Luo uusi arkisto. Yläreunassa näkyy hierarkiapuu eli näkymää ylemmän tason tiedot. Mitä alempana sarjarakenteessa ollaan, sitä pidempi hierarkiapuu on. Hierarkiatasoa voi vaihtaa valitsemalla haluamansa tason.
Sarjataso 6 Käynnistä sarjatason tietojen luominen tai tarkastelu klikkaamalla arkiston nimekettä. Viranomaiskäyttäjä ei voi muuttaa arkistolaitoksen luomaa sarjanimekettä tai -tunnusta. Muiden tietojen muuttaminen on mahdollista valitsemalla Muokkaa. Luo uusia sarjoja valitsemalla Luo uusi sarja. Sarjanimekkeitä ja -tunnuksia koskevat tiedot on hyvä sopia vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön kanssa. Pääsarjoja lukuun ottamatta kaikki sarjat kytketään sarjarakenteen mukaiseen ylemmän tason sarjaansa. Merkintä tarkoittaa, että tiedot näkyvät internetissä arkistolaitoksen Vakkatietokannassa tietojen hyväksymisen jälkeen. Rajavuosiksi merkitään ensimmäinen ja viimeinen vuosi, jolloin laadittuja asiakirjoja sarjaan sisältyy. Pääsarjojen nimekkeet ja sarjatunnukset kirjoitetaan kokonaan isoilla kirjaimilla. Pääsarjat ovat kiinteitä eikä niiden nimimuotoja voi muuttaa. Yleisimmin käytetyt pääsarjat ovat: A B C D E F G H DIAARIT LUETTELOT PÖYTÄKIRJAT TOISTEET SAAPUNEET ASIAKIRJAT KIRJEISTÖ TILIASIAKIRJAT SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT
I K M U KARTAT JA PIIRUSTUKSET TILASTOASIAKIRJAT MUISTIOT JA SUUNNITELMAT MUUT ASIAKIRJAT 7 Jos kysymyksessä on tehtäväpohjaiseen arkistointiin perustuva arkisto, korvataan pääsarjatunnukset numeropohjaisen luokituksen mukaisilla tunnuksilla. Sarjatietojen luomisen ja tallentamisen jälkeen ohjelma siirtyy näkymään, josta käyvät ilmi kyseisen hierarkiatason tiedot sekä hierarkiapuu. Näkymässä on mahdollista muokata tai täydentää tietoja tai siirtyä eri hierarkiatasolle. 2.3 Yksikkötason tietojen luominen 2.3.1 Arkistoyksikön tiedot Yksikkötason tiedot luodaan Vakka Extranetissä alasarjojen (esim. Aa) yhteyteen. Suoraan pääsarjojen (esim. A) yhteyteen yksikkötietoja ei luoda. On järkevää luoda yksikkötason tiedot niiden arkistokaavan mukaisessa järjestyksessä niin alasarjoittain kuin niiden alla yksikkötason järjestyksen osalta. Käynnistä yksikkötason tietojen luominen valitsemalla sarja, johon haluat luoda yksikkötietoja (katso edellinen kuva). Luo uusia yksikkötietoja valitsemalla Luo uusi arkistoyksikkö.
8 Valitse pudotusvalikosta arkistolaitoksen yksikkö, johon siirto tehdään. Valitse säilytysvälineen muoto, jossa kyseistä arkistoyksikköä (asiakirja/t) säilytetään. Arkisto- ja säilytysyksikön liittäminen voi tapahtua eri tavoilla, ks. tarkemmin luku 2.3.3. Valitse säilytysyksikön eli välineen tunnus. Jos arkistoyksikölle on annettu tunnus, ehdottaa ohjelma automaattisesti samaa tunnusta myös säilytysyksikölle. Tarvittaessa muuta tunnus manuaalisesti. Määritä tarvittaessa tarkentava jaksotieto, esim. Aal-Hak tai 1.23 2.25. Henkilönimiä ei saa luoda täydellisinä. Määritä arkistoyksikön tunnus periyttämällä se alasarjan tunnuksesta, esim. Aa:1 tai 1.1.1. Määritä rajavuodet arkistoyksikön ensimmäisen ja viimeisen vuosilukutiedon mukaisesti. Luo arkistoyksikön nimike juontamalla se lähtökohtaisesti alasarjan nimikkeestä, esim. Johtoryhmän pöytäkirjat Määritä tarvittaessa maantieteelliseen alueeseen viittaava paikkatieto siirtoa ohjaavan arkistolaitoksen yksikön ohjeiden mukaisesti. Määritä asiakirjan kieli, jos se on jokin muu kuin suomi. Määritä poikkeustapauksissa lukumäärä, siirtoa ohjaavan arkistolaitoksen yksikön ohjeiden mukaisesti. Pudotusvalikosta voi valita, luoko seuraavan arkistoyksikön tiedot kokonaan tyhjään pohjaan vai kopioiko jotain ominaisuuksia nyt luoduista tiedoista sen pohjaksi, ks. tarkemmin 2.3.2. Kun kaikki tiedot ovat valmiit, valitse Tallenna. Arkistoyksikköön liittyvien kuvailutietojen luomiseen voi siirtyä suoraan tästä, ks. tarkemmin luku 2.3.4. Seuraavan arkistoyksikön luomiseen voi siirtyä suoraan tästä. Tästä pääsee näkymään, jossa näkyvät kaikki kyseiseen alasarjaan syötetyt arkistoyksiköt. Kuvassa viitatut toiminnot käsitellään seuraavissa alaluvuissa. 2.3.2 Arkistoyksikön tietojen kopioiminen Usein arkistoyksiköiden nimekkeet pysyvät samoina läpi sarjan, ja ainoastaan tunnustai rajavuosi- ja jaksotiedot voivat muuttua. Tätä varten Extranetissa on kolme erilaista arkistoyksiköiden luontitapaa: Ei kopiointia, Kopioi tiedot uudelle arkistoyksikölle, samat rajavuodet sekä Kopioi tiedot uudelle arkistoyksikölle, kasvata rajavuosia. Jos tiedot muuttuvat usein yksiköiden välillä, kannattaa asetukseksi valita Ei kopiointia. Jos tiedot pysyvät valtaosin samoina, kannattaa valita jompikumpi kopiointiominaisuuksista.
9 Valitulla kopiointivaihtoehdolla ohjelma luo oletusasetuksiksi edellisen yksikön arkistoyksikön nimeketiedot, rajavuodet ja tunnuksen (kasvattaen sen juoksevaa numeroa yhdellä). Säilytysyksikön osalta kopioituvat säilyttävä arkisto ja säilytysyksikkötyyppi. Kuten ensimmäinen kopiointivaihtoehto, mutta rajavuodet kasvavat yhdellä vuodella edellisestä yksiköstä. Valittu kopiointivaihtoehto pysyy voimassa istunnon ajan tai kunnes se muutetaan. Kopioinnista huolimatta kaikkien kenttien tiedot ovat muutettavissa manuaalisesti. 2.3.3 Arkistoyksikön ja säilytysyksikön välinen suhde ja liittäminen Arkistoyksikön (asiakirja) ja säilytysyksikön (säilytysväline) välinen suhde ja liittäminen toisiinsa on tärkeää arkistojen fyysisen hallinnan kannalta. Yhteen säilytysyksikköön voi sisältyä yksi tai useampia arkistoyksiköitä. Yksi arkistoyksikkö voi olla laajuudeltaan myös usean säilytysyksikön kokoinen. Tämän vuoksi Vakka Extranetissä on eri vaihtoehtoja säilytysyksikkötietojen luomiseksi Yleisin säilytysyksikön luomistapa, jossa säilytysyksikköön sisältyy yksi arkistoyksikkö, molemmilla on sama nimeke ja tunnus. Jos arkistoyksikölle ei ole annettu tunnusta, tulee säilytysyksikön tunnus luoda manuaalisesti.
10 Tätä vaihtoehtoa käytetään, kun säilytysyksikön tunnus halutaan luoda arkistoyksikön tunnuksesta poikkeavalla tavalla. Esim. arkistoyksikön tunnus Aa:1, mutta säilytysyksiköille halutaan antaa juokseva oma numerointinsa 1, 2, 3 Myös nimekkeet voivat poiketa toisistaan. Tätä vaihtoehtoa käytetään, kun arkistoyksikkö halutaan liittää johonkin jo olemassa olevista säilytysyksiköistä, eli samassa säilytysvälineessä on useampia arkistoyksiköitä. Näkymään avautuu listaus kaikista arkistoon kuuluvista säilytysyksiköistä, joista valitaan haluttu säilytysyksikkö.
2.3.4 Kuvailutiedot 11 Kuvailutietoja voi luoda mistä tahansa hierarkiatason näkymästä tai yksikkötasolle (katso kuva alla) osana muiden yksikkötason tietojen luomista. Ruksaa tämä kohta, täytä yksikkötason muut tiedot ja valitse Tallenna. Valitse ensin otsikkoluokka, jonka alle haluat luoda kuvailutiedon. Luo tämän jälkeen varsinainen kuvailutieto alle kirjoituskenttään. Jos olet luomassa käyttörajoitusta, valitse Käyttöluvan ehto ja kirjoita tekstikenttään rajoituksen peruste ja kesto. (Huomaa, että osa käyttörajoitustiedoista merkitään hierarkiatason näkymään Käyttörajoitus. ) Tärkeää: ohjelma ei aseta kuvailutietojen luomiseen merkkimäärärajoitusta, mutta yli 3000 merkin pituisia kuvailutekstejä (kutakin alaotsikkoa kohti) ei tule ylittää. Pitkien kuvailutekstien käytöstä on syytä neuvotella arkistolaitoksen siirron ohjaajan kanssa. Myös erikoismerkkien käytettävyys on syytä varmistaa arkistolaitoksesta.
12 Extranet muistaa kyseiseen arkistoon jo tehdyt kuvailut kyseisen istunnon ajan. Valitsemalla vihreän nuolen, luo ohjelma automaattisesti kyseisen kuvailutiedon tekstikenttään. Useassa eri yksikössä toistuvaa kuvailutietoa ei siis tarvitse aina kirjoittaa uudestaan. 3. Tietojen tarkastelu ja muokkaaminen Vakka Extranetiin luotujen tietojen tarkastelu ja muokkaaminen tapahtuu kaikilla hierarkiatasoilla lähes samankaltaisen näkymän kautta. Alla kuvassa yksikkötason näkymä. Kuvassa viitatut toiminnot käsitellään seuraavissa alaluvuissa. Siirtyminen arkistonmuodostajatason näkymään. Avaa ajanmukaisen käyttöohjeen (nykyinen asiakirja) Ks. 3.1. Ks. 3.5. Ks. 3.6. Ks. 3.2. Tästä voi määritellä syöttö- ja hierarkiatason tietojen esitysjärjestyksen. Ks. 3.3. Ks. 2.3.4. Ks. 3.4. Karttojen ja piirustusten syöttämiseen tarkoitettu Valitun nimekkeen rinnakkaisnimikkeet voi luoda tästä. Neuvoteltava vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön kanssa. alusta. Käytöstä neuvoteltava vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön kanssa. Käyttäjätilin salasanan vaihto tehdään täältä. Tästä saa tiedot omalle käyttäjätilille luoduista tiedoista esitettynä päivämäärän ja arkistoyksikköjen mukaan. Hakutoiminto luoduista tiedoista valitulle hierarkiatasolle nimekkeen tai tunnisteen mukaan. Tarkoituksenmukainen lähinnä erittäin laajoissa tiedoissa. Kirjautuminen ohjelmasta ulos istunnon päätteeksi. Extranet katkaisee istunnon myös automaattisesti, jos toimenpiteitä ei ole tehty noin puoleen tuntiin.
3.1 Tarkempi listaus 13 Kaikilla hierarkiatasoilla on valittavissa ominaisuus Tarkempi listaus. Valitsemalla tämän vaihtoehdon, esittää ohjelma numeroviittausten avulla kyseisen hierarkiatason yhteyteen luotujen tietojen lukumäärän. Tarkemman listauksen tarkoituksena on pääasiassa nopeuttaa eri yhteyksiin luotujen tietojen tarkastamista. Ohjelma ilmoittaa, että kyseinen arkistoyksikkö on liitetty yhteen säilytysyksikköön. Sisältötiedot käyvät ilmi valitsemalla Muokkaa tai Selaa säilytysyksiköitä. Tavalliseen näkymään pääsee takaisin valitsemalla välilehden Tavallinen listaus. Ohjelma ilmoittaa, että kyseiseen arkistoyksikköön on luotu yksi kuvailutieto. Sisältötiedot käyvät ilmi valitsemalla Kuvailutiedot. 3.2 Selaa säilytysyksiköitä Valitsemalla yksikkötason hierarkianäkymässä välilehden Selaa säilytysyksiköitä (tai arkisto- tai sarjatason toiminnon Säilytysyksiköt pääsee seuraavaan näkymään, jossa voi tarkistaa ja muokata säilytysyksiköiden tietoja sekä niiden liitoksia arkistoyksiköihin. Toiminnossa on kaksi vaihtoehtoista näkymää, koko arkiston kaikkien säilytysyksikköjen (valittu) tai kyseisen sarjan säilytysyksikköjen tiedot esittävä listaus. Näkymä kertoo, jos liitosta arkistoyksikköön ei ole tehty tai esim. nimeketieto puuttuu. Säilytysyksikön tietoja voi muokata siirtymällä säilytysyksikköön valitsemalla minkä tahansa sen ominaisuuksista (Tunnus, Nimeke tai Tyyppi), ks. seuraava kuva.
Säilytysyksikön liitoksen arkistoyksikköön voi purkaa tästä. Sen sijaan toiseen arkistoyksikköön säilytysyksikön voi liittää ainoastaan arkistoyksikön tietoja muokkaamalla (ks. 3.3). 14 Puuttuvan tai virheellisen tiedon voi muokata kyseisestä tietokentästä ja vahvistaa valitsemalla Tallenna. Tämän jälkeen voi siirtyä joko takaisin säilytysyksikkönäkymään ( Takaisin SYlistaan ) tai arkistoyksikkötason hierarkianäkymään Takaisin AYlistaan ). 3.3. Muokkaa Viranomaiskäyttäjä pystyy muokkaamaan ja poistamaan kaikkia Vakka Extranetiin itse luomiaan tietoja. Ainoastaan arkistolaitoksen käyttäjätilille tuomat tiedot eivät ole (kokonaan) muokattavissa tai poistettavissa. Huomaa kuitenkin, että tietojen poistaminen tapahtuu aina alhaalta ylöspäin (sarjan tietojen poistaminen on mahdollista vasta, kun kaikki sen yhteyteen luodut yksikkötason tiedot on poistettu.) Muokkaaminen tapahtuu valitsemalla jokaisella hierarkiatasolla näkyvä vaihtoehto Muokkaa. Yksikkötasolla pystyy samassa näkymässä muokkaamaan sekä arkisto- että säilytysyksikkötason tietoja (kuva alla). Arkistoyksikköön liitetyn säilytysyksikön muokkaaminen ja poistaminen on mahdollista säilytysyksikköä koskevassa osassa yksikkötason näkymää. Muokkaaminen tapahtuu valitsemalla säilytysyksikön tunnus ja nimike ( Aa:3 Malliasiakirjat ). Liitoksen ja/tai koko säilytysyksikön voi poistaa valtisemalla Poista liitos tai Poista liitos ja säilytysyksikkö. Ruksaamalla tämän vaihtoehdon voi arkistoyksikön liittää muihin, jo olemassa oleviin säilytysyksiköihin, tai kokonaan uuteen säilytysyksikköön. Kaikki arkistoyksikköä (asiakirjaa) koskevat tiedot ovat muokattavissa tai koko arkistoyksikkö poistettavissa arkistoyksikköä koskevassa osassa yksikkötason näkymää. Tästä tulevat pudotusvalikkona näkyviin arkiston kaikki sarjat, joihin arkistoyksikön voi halutessaan siirtää. (Jos arkistoyksikkö on epähuomiossa luotu väärän sarjan yhteyteen.)
3.4 Käyttörajoitus 15 Käyttörajoitustiedot merkitään kahteen paikkaan: kuvailutietojen yhteydessä otsikon Käyttöluvan ehto (ks. 2.3.3) alla esitetään tiedot käyttörajoituksen perusteesta (laki tai muu normi), kohdentumisesta ja käyttöluvan myöntämiskäytännöistä. Arkistolaitoksen siirron ohjaajalta saa ohjeita tiettyjen määrämuotoisten käyttörajoitustekstien käytöstä. Kaikilla hierarkiatasoilla esiintyvän vaihtoehdon Käyttörajoitus yhteydessä esitetään tieto käyttörajoituksen tyypistä ja kestosta. Käyttörajoitus merkitään aina niiden arkistoyksiköiden kohdalle, joihin se kohdistuu, sekä kyseiseen sarjaan. Käyttörajoitustiedot on hyvä esittää myös arkisto- tai jopa arkistonmuodostajatasolla. Käyttörajoitusten kohdentamisesta tulee sopia vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön kanssa. Pudotusvalikosta Käyttörajoitus valitaan käyttörajoituksen muoto. Yleisin vaihtoehto on Käyttörajoitus, joka tarkoittaa esimerkiksi julkisuus- tai muuhun lakiin perustuvaa määräaikaista salassapitoa. Muut vaihtoehdot liittyvät aineiston fyysiseen huonoon kuntoon. Kohtaan Kesto vuosina kirjoitetaan (enimmäis)aika, jonka käyttörajoitus on voimassa. Käyttörajoitusten määrittely on ensisijaisesti asiakirjat luovuttavan viranomaisen eli aineiston asiantuntijan vastuulla. 3.5 Raportit Käyttäjätilille luoduista tiedoista on mahdollista tehdä raportti, joka vastaa perinteistä arkistoluetteloa ja joka toimii luovutusluettelona. Raportointiominaisuus on käytettävissä kaikilla hierarkiatasoilla eli raportin voi laatia haluamassaan laajuudessa (välilehti Raportti kaikista syötetyistä tiedoista/raportti tästä arkistonmuodostajasta/raportti tästä arkistosta/raportti tästä sarjasta). Raportista näkyvät sarjojen ja arkistoyksiköiden lisäksi kuvailutiedot, käyttörajoitukset ja säilytysyksiköt ja muut nimet.
16 Alalaidasta käy ilmi raportoitujen tietojen määrä hierarkiatasoittain. Arkistoyksiköt voi lajitella raporttiin arkistoyksikön tai säilytysyksikön tunnuksen, nimekkeen, alkuvuoden tai luomisjärjestyksen mukaisesti. Lajittelutyypiksi on hyvä valita Arkistoyksikön tunnuksen mukaan, sillä sen kautta arkistoyksiköt näkyvät arkistokaavan mukaisessa järjestyksessä. Jos raporttiin kerätään kaikki käyttäjätilille luodut tiedot tai valittu kokonaisuus (esimerkiksi arkisto) on muuten hyvin laaja, saattaa raportin valmistuminen kestää pitempään. 3.6 Nimiöt Käyttäjätilille luoduista tiedoista on mahdollista tulostaa säilytysvälineisiin kiinnitettäviä nimiöitä valitsemalla arkisto- tai sitä alemmilta hierarkiatasoilta välilehden Tee nimiöt. Nimiöön voi valita joko suppeat tai laajat tiedot. Useimmiten nimiöt voi tulostaa suoraan annetussa oletuskoossa, mutta niiden kokoa voi tarpeen mukaan itse muokata. Sopivien mittojen löytäminen edellyttää yleensä eri oletusarvojen testaamista.
17 Nimiöt voi tulostaa koko arkistosta tai vain yksittäisestä sarjasta. Koska eri tulostimet asettelevat tulostettavat tiedot paperille eri tavoin, nimiöt saattavat tulostua vain osittain tai jakaantua kahdelle eri sivulle. Tämän takia tulostamista varten on erillinen ohje. 1. valitse selaimen ylävalikosta Tiedosto ja sieltä edelleen Tulostuksen esikatselu 2. jos selain on Mozilla, valitse yläreunasta Sivun asetukset ; jos selain on Internet Explorer, avaa sivun asetukset rattaan näköisestä painikkeesta 3. muuta kaikki marginaalit nollaksi ja tarkista, että ylä- ja alatunnisteet ovat tyhjät 4. lopuksi paina OK ja tulosta sivu(t) normaaliin tapaan Sivujen marginaaleja kannattaa asetella myös kohdistimella raahaamalla erityisesti sivujen ylä- ja alalaitojen osalta. Tällä tavalla voidaan vaikuttaa siihen, että nimiöt eivät jakaudu eri sivuille (esimerkiksi tulostussivun alimman rivin nimiöt pääosin kyseisellä sivulla, mutta alalaita leikkautunut seuraavan sivun ylälaitaan).
4. Tietojen siirtäminen arkistolaitoksen Vakka -tietokantaan 18 Kun kaikki arkistolaitokseen luovutettavaan kokonaisuuteen sisältyvät tiedot on luotu, ilmoitetaan siitä luovutuksen ohjaajalle. Tiedot tarkistetaan arkistolaitoksessa ja mahdollisista muokkaustarpeista ilmoitetaan käyttäjätilin viranomaiselle. Tämän jälkeen asiakirjat voidaan luovuttaa arkistolaitokseen. Arkistosiirron toteuttamisen jälkeen Vakka Extranetissä olevat siirtokokonaisuutta koskevat tiedot lukitaan, minkä merkkinä arkistotason näkymään tulee lukkosymboli: Arkistosiirron toteuttamisen jälkeen siirtoa koskevat luettelotiedot lukitaan, minkä merkkinä arkistotason näkymään tulee lukkosymboli. Yksikkötasolla Muokkaa -toiminnon tilalle tulee vaihtoehto Avaa. Tämä tarkoittaa sitä, että tietoja ei voi enää muuttaa, vaan ainoastaan tarkastella. Kun käyttäjätilille luodut tiedot on tarkastamisen ja hyväksymisen jälkeen siirretty lopullisesti arkistolaitoksen Vakka-tietokantaan, ovat ne internetissä vapaasti kaikkien nähtävissä (pl. ne tiedot, jotka on mahdollisesti merkitty käyttörajoitetuiksi). Tämän jälkeen tiedot poistetaan viranomaisen käyttäjätililtä, ellei tapauskohtaisesti ole viranomaisen kanssa toisin sovittu. Viranomaisen Vakka Extranetin käyttäjätiliä ei suljeta, ellei näköpiirissä ole asiakirjojen arkistolaitokseen luovuttamisen tarpeen päättymistä kokonaan. Viranomainen voi luoda käyttäjätililleen uusia arkistonmuodostajia ja niihin liittyviä tietoja. Lukituksessa olevat tiedot voidaan vapauttaa muokattaviksi arkistolaitoksesta käsin, mikäli siihen on tarvetta.