KA2 Strategiset kumppanuushankkeet: budjetointi Hanketyöpaja osa III ammatilliselle koulutukselle Erasmus+ budjetointisäännöt Huom. Erilaiset kululuokat strategisissa kumppanuushankkeissa (SP) ja alakohtaisissa yhteenliittymissä (SSA) Erasmus+ Programme Guide (sivunumerot 14.11.2014 päivätyn version mukaiset) Kumppanuushankkeet: Kululuokat, rahoitussäännöt ja summat s. 115 122 [Alakohtaisten yhteenliittymien (SSA) kululuokat, rahoitussäännöt ja summat : s. 141 144] EU rahoituksen periaatteet, kelpoisuussäännöt s. 240 245
Yleistä budjetin laadinnassa Budjetin laadinnan ajoitus pitää olla ensin selvillä a) ketä hankkeessa on mukana ja b) mitä hankkeessa tehdään (partnerit/työsuunnitelma/työpaketit/tulokset) Budjetoinnissa on oleellista, että hakemuksesta käy ilmi, mihin ja miksi rahaa tarvitaan. Työnjako hankkeen suunnitteluvaiheessa: budjetointivastaava ja sisältövastaava Prosessi: ei viime tipassa > tietojen kerääminen vie aikaa (Excel / Word) Strategisten kumppanuushankkeiden yleiset kriteerit Budjetoidaan hankkeen sopimuskaudella syntyviä kuluja (esim. 24 kk: 1.9.2015 31.8.2017 tai 36 kk: 1.9.2015 31.8.2018) Tuki enintään 150 000 / vuosi. Tuet perustuvat laskennallisiin yksikköhintoihin > voidaan myöntää enintään 10 partnerille. EU tuki ei kata kaikkia kustannuksia. Oletus on että hankkeella on omarahoitusta. Omarahoitusta ( tai %) ei kuitenkaan merkitä hakemukseen tai eikä sitä raportoida.
Poimintoja arviointikriteereistä: budjetti Elements of analysis The extent to which the project is cost-effective and allocates appropriate resources to each activity Budjetointi The existence and relevance of quality control measures to ensure that the project implementation is of high quality, completed in time and on budget Seuranta / Arviointi General interpretation of award criteria relevant for all projects The proposal provides value for money in terms of the results planned as compared to the grant requested. The grant request is realistic for a good quality implementation of the planned activities. The proposal foresees appropriate evaluation activities at critical stages of the project, which will allow to measure the progress and quality of the project activities and outcomes, the appropriate use of funds. The quality control measures will allow the project to take any necessary corrective measures in time. Arviointikriteerit: Erasmus+ programme guide s. 113-114 & ERASMUS+: Guide for Experts on Quality Assessment s. 42-50. Unit cost = yksikkökustannus Terminologia = Taulukossa määritelty summa x yksiköiden määrä Project management and implementation (hankkeen hallinto ja toteutus) Transnational project meetings (Partnerikokoukset) Intellectual outputs (Tulosten työstäminen) Multiplier events (Tulosten levittäminen) Transnational learning/teaching activities: Travel, individual support, linguistic support Real cost = todellinen kustannus Budjetointi perustuu arvioon todellisesta kustannuksesta Expectional costs Special needs support
Kustannusten seuranta lyhyesti Unit cost = yksikkökustannus = Taulukossa määritelty summa x yksiköiden määrä CIMOlle raportoidaan määriä + tarvittavat todisteet Huom. Organisaation omaan kirjanpitoon merkitään kuitenkin eurot. Lopullinen rahoitus määrätyy toteutuneiden määrien ja niihin liittyvien todisteiden perusteella. Real cost = todellinen kustannus CIMOlle raportoidaan toteutuneita Euroja + tarvittavat todisteet Hankkeen budjetti: Budjettiluokat 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) 2. Partnerikokoukset (Transnational project meetings) 3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) 4. Tilaisuuksien/seminaarien järjestäminen (Multiplier events) 5. Workshopit/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) 6. Muut erityiset kulut hankkeessa (Exceptional costs) (esim. alihankinta) 7. Tuki erityistarpeita omaaville henkilöille (Special needs support) Kaikissa hankkeissa tukea hallintoon ja toteutukseen sekä partnerikokouksiin. Muista budjettiluokista valitaan vain ne, jotka liittyvät hankkeen toimintoihin.
1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation) Kulut projektin hallinnointiin ja toteutukseen (esim. suunnittelutehtävät, yhteydenpito partnereihin, pienimuotoinen aineiston tuottaminen, taloushallinto) Online kokoukset, paikallinen toiminta (esim. kansalliset toiminnot, työskentely opiskelijoiden kanssa: esim. valmistautuminen kv työpajoihin) Levitykseen liittyvät perustehtävät (esitteet, webbi, some) Koordinaattorin hallintotuki 500 /kk => 6 000 /vuosi Partnerin hallintotuki 250 => 3 000 /vuosi Max. 10 toteuttajalle (1+9) => 2 750 /kk => 33 000 / vuosi I.1. Project Management and Implementation Taulukko täyttyy automaattisesti, kun hankkeen kestoon määritelty sivulla 1 ja hankkeen partneritiedot (PIC) on syötetty. Enintään 1 (koordinaattori) + 9 partneria, yht. 2750 /kk (33 000 /v.)
2. Partnerikokoukset (Transnational project meetings) Matkat partnerikokouksiin, summa kattaa myös oleskelu ja asumiskustannukset, palkkakuluja ei korvata erikseen. Kokousten ja osallistujien määrä oltava perusteltuja Perustuvat matkojen pituuksiin, kaksi kategoriaa: short distance travel: 575 (100 1999 km) long distance travel : 760 (2000 km ) Alle 100 km:n matkoille ei tukea Etäisyyksien laskennassa käytetään Distance calculator välimatkalaskinta komission verkkopalvelussa: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus plus/tools/distance_en.htm Max. 23 000 / vuosi (eli 40 matkaa, jos kaikki lyhyitä matkoja short distance). Matkan tai partnerikokouksen kestoa ei ole rajoitettu. I.2. Transnational Project Meetings Kerro projektikokouksista kohdassa D. Description of the project (neljäs kysymys): How will cooperation and communication happen among all project partners and with other relevant stakeholders? What will be the purpose and frequency of the transnational project meetings and who will participate in them? Kokouksen tarkoitus, kokousten paikat, alustavat osallistujamäärät Esimerkki hankkeesta, jossa pidetään kolme kokousta: 1) Suomessa (Hollannista osallistuu 3 ja Portugalista 3) 2) Hollannissa (Suomesta osallistuu 3 ja Portugalista 2) 3) Portugalissa (Suomesta osallistuu 2 ja Hollannista 3)
3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) Palkkakulut konkreettisten, levitettävien tuotteiden tuottamiseen. HUOM! Ei projektinhallintoon liittyviä tehtäviä tähän! Käytössä 4 palkkakategoriaa ja neljä maaryhmää. Päiväpalkat suomalaisille organisaatioille: Manager: 280 /pv Researcher/teacher/trainer/youth worker: 214 /pv Technician: 162 /pv Administrative: 131 /pv Palkkio määräytyy henkilön omassa organisaatiossa (ei hankkeessa) olevan tehtävän mukaan. Käytännössä suurin osa budjetoidaan teacher/researcher tai technician kategorioihin. Hakuoppaan mukaan Manager and Administrative staff kuuluvat oletusarvoisesti Project management and implementation kategoriasta katettavaksi. Manager palkkiota voidaan budjetoida vain johtotason henkilöille. (perustele) I.3. Intellectual Outputs Täytä ensin G.1. Intellectual Outputs, jonka jälkeen voit täyttää I.3. kohdan budjettitiedot. (Sama periaate myös Multiplier Events G.2. ja Learning/Teaching/Training activities G.3. taulukoita) 14.3.2014
4. Tilaisuuksien/seminaarien järjestäminen (Multiplier events) Tapahtumat tarkoitettu intellectual outputs kohdassa rahoitettujen tuotosten/tuotteiden levitykseen ja kokemusten jakamiseen. Tarkoitettu partneriryhmän ulkopuolisille kohderyhmille/käyttäjille. Voivat olla kansainvälisiä tai kansallisia Tuki lasketaan osallistujamäärän mukaan, mutta tuki on tarkoitettu tilaisuuden järjestämiskuluihin, esim. tilavuokrat, tarjoilut, materiaalit, puhujien matka ja majoituskulut Partnereiden tai partneriorganisaatioiden jäsenten matkat multiplier events tilaisuuksiin budjetoidaan transnational project meetings kategoriaan. Huom. Jos tilaisuus järjestetään ainoastaan verkossa, silloin verkkoseminaarin järjestelykustannukset katetaan Project management kululuokasta. I.4 Multiplier events Tuki määräytyy osallistujamäärän mukaan Tilaisuuden järjestämismaasta olevat osallistujat: 100 /hlö Osallistujat muista maista: 200 /hlö Tuki enintään 30 000 /hanke, riippumatta hankkeen kestosta tai partnerimäärästä. Huom. Syötä ensin tapahtuma ja organisaatiot G.2 Multiplier Events taulukkoon ja valitse sen jälkeen Event idenfication Huom. Syötä myös nollat.
5. Workshopit/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) Toiminnon oltava oleellinen hankkeen päämäärien saavuttamiseksi Osallistujina voivat olla opettajat ja/tai opiskelijat HUOM! Ei saa järjestää ohjelmaan osallistuvien maiden ulkopuolella! Kaksi kategoriaa: Lyhytkestoiset: 5 60 päivää Pitkäkestoiset: 61 päivää 12 kk Kolme eri kululuokkaa / matkustaja 1. Matkakulut (Travel) 2. Asumis ja oleskelukulut (Individual support) 3. Kielivalmennus (Linguistic support) vain pitkäkestoisessa (61 pv 12 kk) liikkuvuudessa perustelluista syistä Tuki erityistarpeita omaaville henkilöille = I.6 Special needs support 5. Workshopit/koulutustilaisuudet/opettajille/opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) 1. Matkakulut, perustuvat matkojen pituuksiin short distance travel 275 (100 1999 km) long distance travel 360 (2000 km ) Alle 100 km:n matkoille ei tukea 2. Asumis ja oleskelukustannukset VET: Blended mobility of VET learners 5 60 päivää: VET: Short term joint staff training events 5 60 päivää: o opettajille (1 14 pv: 100 /pv, 15 60 pv: 70 /pv) o opiskelijoille (1 14 pv: 55 /pv, 15 60 pv: 40 /pv) Distance calculator (välimatkalaskin): http://ec.europa.eu/programmes/ erasmusplus/tools/distance_en.htm Vähintään 5 pv ohjelmaa. Lisäksi tukea voi anoa enintään kahta matkapäivää varten. VET: Long term teaching or training assignments 61 pv 12 kk o Kuukausiapuraha kohdemaan mukaan, ks. taulukko (Table C) Erasmus+ Progamme Guide, s. 122 3. Kielivalmennustuki (61 pv 12 kk): 150 /hlö
5.Workshopit/koulutustilaisuudet/opettajille/opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) Syötä ensin tiedot kohtaan G.3 Learning/Teaching/Training activities, minkä jälkeen pääset lisäämään budjettitiedot I.5. Learning/Teaching/Training Activities (seuraava kalvo) Valitse oikea ala Älä jätä pakollisia kenttiä tyhjäksi syötä 0. 0 14.3.2014 I.5. Learning/Teaching/Training Activities Jos kyseessä on lyhytkestoinen (5 60 pv liikkuvuusjakso, älä klikkaa +merkkiä long term taulukossa. Ylimääräisen harmaan rivin saa poistettua merkillä
I.5. Learning/Teaching/Training Activities Tukea kielivalmennusta varten voi anoa ainoastaan pitkiin jaksoihin (61 pv ->). Jos olet vahingossa avannut rivin kielivalmennustukea varten (harmaa rivi), saat sen poistettua miinusmerkillä. Näkymä tyhjästä taulukosta. 6. Tuki erityistarpeita omaaville henkilöille (I.6 Special needs support) Erityistä tukea tarvitsevat henkilöt voivat saada lisätukea 100 % todellisista kustannuksista Raportointi todellisten kulujen mukaan.
7. Muut erityiset kulut hankkeessa (Exceptional costs) Työsuunnitelmassa ja budjettitaulukossa perustellut alihankinnat: Esim. ulkoinen arvioija tai muu sellainen (asiantuntija)työ, jota ole saatavilla hankkeessa mukana olevilta organisaatioilta. perustelluista syistä laitteet, ei kuitenkaan perusinfraa tai partneriorganisaation tavanomaisia laitteita. 75 % todellisista kustannuksista, max 50 000 (Grant requested = pyydetty summa eli 75 % hankintahinnasta, huomioi ALV:n vaikutus) Raportointi todellisten kulujen mukaan. I.2. Budget Summary [Joissakin lomakkeissa saattaa olla tässä näkymässä pakollisena kenttänä anottava tukisumma eli Grant Requested. Täytä siihen sama summa kuin Grant Calculated kentässä.]
Budjetin perustelut Budjetti on arvio hankkeen kustannuksista. Perustele budjetti. Kirjaa ylös laskentaperusteet (esim. määrät, miten tehtävät/työ, kustannukset jakautuvat partnereiden kesken jne.) Perustelut (ja muistiinpanot) voi kirjata hakulomakkeen E H osissa kyseisen toiminnon kohdalla ja/tai koota ne budjettiosan viimeiseen vastauslaatikkoon. Muutamia teknisiä täyttöohjeita Avaa ja käytä vain niitä budjettikategorioita, jotka sopivat hankkeellesi: kaikkia budjettikategorioita ei tarvitse käyttää. 1. Syötä partnerit ensin, 2. sitten suunnitellut aktiviteetit (G. Project activities: Intellectual output, Multiplier events ja Learning/teaching/training activities), 3. ja viimeiseksi budjetti Nollat tyhjiin numerokenttiin, muuten laskukentät eivät välttämättä toimi. ERASMUS+ Technical guidelines for completing application e Forms http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/discover/guide/documents/eform technical guide_en.pdf
Tee näin Määrittele ensin, mitähankkeessatehdään Varaa aikaa riittävästi Budjettivastaava työpariksi ja Excel ahkeraan käyttöön. Kerää tietoja partnereilta suorilla kysymyksillä linkki työsuunnitelmaan ja työnjakoon. Perustele kustannukset hakulomakkeessa. Tarkista, että jokaiselle syötetylle luvulle (määrät ja Eurot) löytyy perustelu hakemuksesta.