Kotiope.com 1 Wordin perusteet Office Word 2007 Aarno Hyvönen 21.8.2010
Kotiope.com 2 Wordin perusteet Word-ohjelman käynnistäminen 1.napsauta windows-käynnistä painiketta ja valitse kaikki ohjelmat 2. valitse Microsoft Office ohjelmaryhmästä Microsoft Office Word 2007
Kotiope.com 3 Tallentaminen 1.napsauta 2. valitse tallennusmuoto Word-asiakirjamuoto: säilyttää varmimmin kaikki asettelut ja ulkonäkömuoto Word 97-2003-asiakirja: vanhempi Word-muoto jos vastaanottajalla vanhempi Word Pdf muoto. Sopii asiakirjan julkaisemiseen Internetissä
Kotiope.com 4 Tallentaminen rtf-muotoon 1. Valitse muut muodot 2. Valitse tallennusmuoto rtf
Kotiope.com 5 Tiedoston avaaminen Alueen valinta Ennen kun voit muotoilla yhdellä kerralla useita sanoja tai kappaleita täytyy alue valita. Yhden sanan valinta: kaksoislikkaa sanaa Yhden rivin valinta: napauta kerran rivin vasemmassa reunassa Yhden kappaleen valinta: kaksoislikkaa kappaleen vasemmassa reunassa Koko asiakirjan valinta: ctrl+a (pidä ctrl pohjassa ja napsauta samanaikaisesti a-näppäintä) Vie hiiren osoitin rivin tai kappaleen vasempaan reunaan Asiakirjassa liikkuminen kursorin nopea siirtäminen ctrl+home = siirryt asiakirjan alkuun ctrl+end= siirryt asiakirjan loppuun Korvaustila
Kotiope.com 6 Kopiointi ja liittäminen 1. Valitse alue (katso edellinen sivu) 2. napsauta hiiren 2.painike pohjaan maalatun alueen päällä ja valitse kopio 3. Siirrä kursori paikkaan johon haluat liittää tekstin ja paina hiiren 2.painike pohjaan ja valitse liitä Liitetyn tekstin alle tulee liittämissymboli. Jos napsauta tätä voit esim. poistaa kopioidusta tekstistä muotoilun. (valitse säilytä vain teksti) Tekstin siirtäminen (leikkaaminen) Leikkaa liitä muuten sama kuin kopiointi. Teksti häviää alkuperäisestä paikasta = siirtäminen. Kopioitaessa tekstiä netistä Näytä-valintanauha viivain näkyviin! Liitä teksti määräten ja valitse muotoilematon teksti Viivain on hyvä olla näkyvissä Sivun asetukset kohdalleen! (katso myös kohta sivun asettelut ) Kaksoislikkaa marginaalia viivaimella. Säädä avautuvassa ikkunassa marginaalit eli reunukset seuraavasti: ylä 1, ala 2, vasen 2, oikea 1 cm. (asiakirjastandardin mukaiset asetukset)
Kotiope.com 7 Tekstin muotoilut Aloitus-valintanauha 1. Valitse alue (katso edellinen sivu) 2. katso että Aloitus-valintanauha on näkyvissä (napsauta tarvittaessa Aloitus ) 3. Napsauta lihavoi, kursivoi, alleviivaa tai vaihda fontti ja fontin pistekoko ylä- ja alaindeksi x 2 ja x 2 Muuta kirjasinkoko Jos ole esim. kirjoittanut vahingossa CAPS LOCK päällä ja haluat muuttaa kaikki merkit tavallisiksi kirjaimiksi.
Kotiope.com 8 Sisennykset Ennen sisennysten lisäämistä, tarkista, että viivain näkyy. Ohje viivaimen esiinsaamiseen sivulla 5. Vasen sisennys 1. Klikkaa kursori siihen kappaleeseen jonka haluat sisentää (tai valitse useita kappaleita) 2. (löytyy aloitus-valintanauhalta) Voit asettaa vasemman sisennyksen pikapainikkeilla: ctrl+m (sisennyksen pienentäminen ctrl+vaihto+m) Riippuva sisennys suurentaa sisennystä 1. Klikkaa kursori siihen kappaleeseen jonka haluat sisentää (tai valitse useita kappaleita) 2. napsauta kappale kohdasta (katso nuoli)
Kotiope.com 9 3. Säädä avautuvasta ikkunasta riippuvaksi sisennykseksi 4,6 cm Ennen sisennysten lisäämistä, tarkista, että viivain näkyy. Ohje viivaimen esiinsaamiseen sivulla 5. Voit asettaa riippuvan sisennyksen myös pikapainikkeilla: napsauta ctrl+t kaksi kertaa (vähennä sisennystä ctrl+vaihto+t) 4. kirjoita väliotsikko ja napsauta sarkain-näppäintä 1.rivin sisennys 1. Klikkaa kursori siihen kappaleeseen jonka haluat sisentää (tai valitse useita kappaleita) 2. vedä hiirellä ylintä sisennyspainiketta hieman oikealle (Samalla tavalla voit asettaa myös muut sisennykset. Keskimmäinen sisennyspainike säätää riippuvaa sisennystä ja alin vasenta. Tällöin on kuitenkin vaikeampi saada sisennystä täsmälleen oikeaan kohtaan) Tekstin tasaaminen Tekstikappale voidaan tasata vasemmalle, keskittää tasata oikealle ja tämän lisäksi teksti kappaleen teksti voidaan tasata molempiin reunoihin. Kun käytät molempien reunojen tasausta, muista käyttää lisäksi tavutusta, koska muuten sanavälit tulevat luonnottoman pitkiksi. Riviväli 1. Klikkaa kursori siihen kappaleeseen jonka haluat muotoilla (tai valitse useita kappaleita) 2. Säädä riviväli Useimmiten käytetään 1. riviväliä. 1,5 riviväliä saatetaan käyttää esim. koulujen opinnäytetöissä.
Kotiope.com 10 Luettelomerkit ja numerointi 1. Klikkaa jompikumpi päälle ja kirjoita rivi 2. kun painat enteriä saat seuraavan numeron jos haluat vaihtaa kesken toisenlaiseen luettelomerkkiin tai aloittaa esim. numeroinnin uudestaan 1:stä. napsauta hiiren 2. painikkeella ja valitse aloita uudelleen. Tämän jälkeen voit vaihtaa halutessasi numeroinnin luettelomerkeiksi kuten tässä. Lajittelu Valitse alue, jonka haluat lajitella ja napsauta sitten lajittelu painiketta. Pekka Liisa Heikki Aino Oletusarvoilla luettelo lajitellaan nousevaan järjestykseen eli a-ö:hön. Hyväksy ok:lla. Näytä merkit Saat näkyviin piilotetut merkit kuten enterin, sarkaimen ja välilyönnin painallukset.
Kotiope.com 11 Reunaviivat Voit lisätä reunaviivan kappaleen alle, päälle tai sivulle 1. Klikkaa kursori siihen kappaleeseen, jonka haluat muotoilla (tai valitse useita kappaleita) 2. valitse mihin haluat reunaviivan Kun jotain menee pieleen: kumoa ja poista muotoilut Jos ohjelma muotoilee automaattisesti tekstin (esim. jos kirjoita sähköpostiosoitteen, ohjelma muotoilee sen hyperlinkiksi) tai jos teet itse jotakin mitä kadut, napsauta kumoa painiketta (tai ctrl+z) Jos huomaat, että jossakin kappaleessa on väärä muotoilu ja haluat poistaa siitä muotoilun kokonaan, napsauta poista muotoilu Etsi/korvaa toiminnot Toiminnoilla voit etsiä asiakirjassa olevia sanoja ja korvata niitä uusilla sanoilla. 1. napsauta korvaa toiminto 2. kirjoita etsittävä ja korvaava sana 3. jos haluat että kaikki ko. sanat korvataan uusilla, napsauta korvaa kaikki
Kotiope.com 12 Lisää-valintanauhan toiminnot Sivunvaihdon lisääminen 1. Vie kursori siihen kohtaan johon haluat lisätä pakotetun sivunvaihdon 2. napsauta sivunvaihtopainiketta (tai ctrl+enter) Taulukon lisääminen 1. Napsauta taulukko ja maalaa hiirellä haluamasi muotoinen taulukko. Kun taulukko on listätty siirtyy näkymä automaattisesti rakenne valintanauhaan Jossa voit helposti muotoilla taulukon ulkoasua. Kokeile, kumoa jos menee pieleen!
Kotiope.com 13 Kuvan lisääminen Omia valokuvia tai itse tehtyjä kuvia voit lisätä kuva painikkeella ja Office-ohjelmaan kuuluvia kuvia ClipArt-painikkeella 2. Tarkista, että etsinnän kohteena on kaikki kokoelmat 1. Tarkista että mediatyyppinä on clipart 3. Kirjoita hakusana ja napsauta siirry 4. Lisää kuva napsauttamalla kuvaa. Kohdasta muodot voit lisätä mm. tekstikehyksiä, nuolia, viivoja jne. 1. klikkaa haluamaasi muotoa 2. vedä hiiren 1. painike pohjassa kuva sivulle
Kotiope.com 14 Kun olet lisännyt kuvan valintanauhaksi, vaihtuu automaattisesti muotoilu, josta voit muuttaa kuvan väriä, varjotehosteita, kolmiulotteisia tehosteita ja rivitystä. (myöhemminkin saat muotoile valintanauhan näkyviin kun ensin napsauta kuvan aktiiviseksi) Muotoile valintanauha Rivitys 1. Aktivoi kuva napsauttamalla sitä (kuvan tartuntapisteet näkyvät) 2. napsauta rivitys-painiketta ja valitse sopiva rivitys Ruusu rivitetty vaihtoehdolla tiivis. Silloin kuva on voitu vetää hiirellä tekstikappaleen oikeaan reunaan. Teksti kiertää siististi kuvaa. Sininen ruusu sijoitettuna tekstin taakse. Ylätunnisteen lisääminen 1. katso että lisää valintanauha on näkyvissä 2. napsauta ylätunniste-painiketta Valitse joku valmis ylätunnistetyyli tai tee ylätunniste itse napsauttamalla muokkaa ylätunnistetta. Ylätunnisteeseen kirjoitetut tekstit ja kuvat näkyvät asiakirjan jokaisen sivun yläreunassa. Esim. tässä ohjekirjassa ylätunnisteeseen on lisätty kirjoittajan nimi, firman logo ja sivunumero.
Kotiope.com 15 Jos haluat sijoittaa asiakirjan nimen ja päivämäärän yms. asiakirjastandardin mukaan, poista ensin asetetut sarkainpisteet viivaimelta (jos viivain ei näy napsauta näytä valintanauhassa näytä viivain). Sarkainpisteet poistetaan vetämällä ne hiirellä alas. Tämän jälkeen vakiosarkaimet ovat käytössä ja pääset liikkumaan vaakasuunnassa 2,3 cm välein sarkainnäppäintä painelemalla. 1. Kun teet virallista asiakirjaa tarkista, ettei kappaleiden jälkeen luoda automaattista tyhjää tilaa. Napsauta hiiren 2. painikkeella sivua ja valitse kappale Välistys kohdassa ennen ja jälkeen pitäisi olla 0 pt, kuten kuvassa. 2. Kirjoita lähettäjän nimi ja napsauta sitten sarkain näppäintä kunnes olet 9,2 cm kohdalla. Kirjoita siihen asiakirjan tyyppi: muistio, lasku, ansioluettelo, hakemus jne. Sarkain-näppäin
Kotiope.com 16 3. Kohtaan 13.8 tulee asiakirjan numero ja 16.1 kohtaan sivunumerointi Sivunumeroinnin lisäät: napsauta sivunumero ja valitse kohta nykyinen sijainti Jos haluat, ettei sivunumero näy ensimmäisellä sivulla, laita ruksi kohtaan erilainen 1. sivu Sivunumeroinnin perään voidaan laittaa sulkuihin sivujen yhteismäärä. Tähän tapaan Aarno Hyvönen Raportti 1 (20) Eli sivujen yhteismäärä tulee sulkuihin heti sivunumeroinnin perään. (Ennen sulkuja yksi välilyönti). Sivujen yhteismäärä lisätään seuraavasti: 1 2 3 4 5 6 Päivämäärä lisätään riville 4 kohtaan 9,2 cm: napsauta päivämäärä ja aika. Hyväksy ok:lla.
Kotiope.com 17 Merkin lisääminen 1. varmista että lisää valintanauha on näkyvissä 2. Napauta merkki-painiketta 3. jos sopivaa merkkiä ei heti näy, napsauta enemmän merkkejä 4. erikoisia merkkejä löydät esim. windings ja webdings-fonteista 5. kun löydät sopivan merkin, napsauta lisää 6. napsauta sulje-painiketta Voit lisätä merkkejä myös alt-näppimen avulla. Pidä alt-näppäin pohjassa ja kirjota numeronäppäimillä 3 ja saat sydämen kuvan. Alt ja 11 saat urossymbolin ja alt ja 12 naarasymbolin. Löydät lisää näitä merkkejä kun googletat Alt keys. Kaikki mahdolliset merkit voidaan syöttää tällä tavoin.
Kotiope.com 18 Sivunasettelu Sivun suunta kohdasta voidaan säätää paperi vaaka tai pystysuuntaan. Napsauttamalla sivun asetukset pudotusvalikon auki pääset säätämään marginaalit eli reunukset Asiakirjastandardin mukaiset asetukset: Tavutuksen saat päälle kohdasta tavutus: valitse automaattinen tavutus Asiakirjan oikoluku Kirjoitusvirheet näkyvät punaisella alleviivattuina, kielioppivirheet vihreällä. Napsauta hiiren 2. painikkeella alleviivattua sanaa ja valitse oikea vaihtoehto avautuvasta valikosta, mikäli sellainen on tarjolla. Virhe korjautuu automaattisesti. Jos sana on varmasti oikein kirjoitettu ja haluat lisätä sen sanastoon, napsauta lisää.
Kotiope.com 19 Osanvaihto Osanvaihdon avulla voidaan eri sivuja muotoilla eri tavalla. Osanvaihdon avulla ylätunniste ja marginaalit säätä erilaisiksi. Sivunumeroinnin asettaminen opinnäytetyössä osanvaihdon avulla Opinnäytetyössä on yleensä kansilehti, tiivistelmäsivu ja sisällysluettelo, joita seuraa johdantosivu, josta sivunumerointi alkaa. Ensimmäisillä sivuilla ei saa olla sivunumerointia. 1. Lisää osanvaihto sisällysluettelosivun jälkeen Vaihto lisätään sivun asettelu valintanauhan kohdasta vaihdot. Valitse osanvaihto-seuraava sivu 2. Kaksoislikkaa sivunyläosaa (ylätunistealuetta), jolloin pääset muokkaamaan sitä. Varmista, että olet nyt sen osan kohdalla, josta sivunumerointi pitäisi alkaa. Jos olet lisännyt asiakirjaan vain yhden osanvaihdon, pitäisi ylätunnisteessa lukea osa 2.
Kotiope.com 20 3. Napsauta ruksi kohtaan erilainen 1. sivu. (Sivunumerointi alkaa osasta 2, mutta tarkoitus on, ettei ensimmäisen sivun sivunumeroa näytetä.) Siirry nyt seuraavalle sivulle. Jos et ole vielä kirjoittanut sinne mitään, lisää tyhjä sivu painamalla ctrl+enter. Ylätunnisteessa pitäisi lukea nyt ylätunniste (osa2 ) ja edellisen sivun ylätunnisteessa 1. sivun ylätunniste (osa 2). Voit helposti tarkastaa, että asiat ovat oikein napsauttamalla rakenne valintanauhan painikkeilla edellinen ja seuraava osa. Tarkista vielä, että olet osassa 2 ja sen toisella sivulla - (ylätunniste (osa 2) ja napsauta nyt linkitä edelliseen painiketta. ( Tämä poistaa linkityksen edellisiin sivuihin ja sivunumerointi voidaan lisätä tähän osaan ikään kuin edellisiä sivuja ei olisi olemassakaan) Nyt voit lisätä sivunumeroinnin ylätunnisteeseen. Siirrä kursori siihen kohtaan johon haluat sijoittaa sivunumeroinnin. Napsauta kerran sarkainta, jolloin saat sijoitettua sivunumeroinnin keskelle ja kaksi kertaa jos haluat sijoittaa sivunumeroinnin oikeaan reunaan edellyttäen, että sarkainpisteet sijaitsevat viivaimella kuvan osoittamalla tavalla (alla) 1. Napsauta -painiketta ja 2. valitse nykyinen sijainti ja esim. normaali numero. Jos haluat että sivunumerointi alkaa esim. numerosta 1:stä. napsauta uudelleen sivunumero-painiketta ja valitse muotoile sivunumerot. Valitse aloittavaksi numeroksi 1.
Kotiope.com 21 Wordin automaattiset toiminnot ja niiden kytkeminen pois päältä Napsauta Monet automaattiset toiminnot ovat hyödyllisiä (kuten tiettyjen kirjoitusvirheiden korjaaminen), mutta monista toiminnoista on enemmän haittaa kuin hyötyä ja siksi ne kannattaa kytkeä pois päältä.
Kotiope.com 22 Napsauta Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa välilehdeltä kannattaa ottaa pois ainakin kohta määritä vasen sisennys ja 1. rivin sisennys sarkaimella ja askelpalauttimella. Ongelmana on että sarkaimen painallus lisää sisennyksiä silloinkin kun ei halua. Automaattinen numerointi voidaan myös poistaa käytöstä.