Miksi työaikaa kohdennetaan? Onko tässä järkeä? Seija Friman 6.5.2015 Tilaisuus, Esittäjä
Työajan kohdentaminen Kiekun myötä Kustannuslaskenta & tuottavuusnäkökulma Työajan kohdentaminen mahdollistaa kustannusten seurannan Kuinka paljon henkilöstökustannuksia kohdistuu kullekin seurattavalle kohteelle, esim. toiminnolle, projektille tai suoritteelle. Viraston toiminnan luonne ratkaisevaa seurannan kannalta. Tuottavuuden mittaaminen edellyttää työajan kohdentamista Mihin henkilöstön työaika todellisuudessa sitoutuu? Mahdollistaa vertailun virastojen välillä, esim. tukitoiminnoille parhaiden käytäntöjen kohdistuneet henkilöstöresurssimäärät etsimisen eri virastojen kesken Mahdollistaa vertailun ja Mistä kustannus- ja tuottavuuserot johtuvat? Tilaisuus, Esittäjä 2
Kustannuslaskennan ja tuottavuusarvioinnin näkökulma Niukkenevat resurssit edellyttävät 1. hyvää strategista suunnittelua, 2. toiminnan ja talouden suunnittelua, 3. huolellisesti suunniteltuja ja perusteltuja investointeja sekä 4. aktiivista toimintavaihtoehtojen pohdintaa Onnistunut tekeminen edellyttää kustannuslaskentaa! Kustannuksiin on perinteisesti tartuttu hakemalla säästöjä menoista Huomiota kannattaisi kiinnittää enemmän tekemisen tapaan - Miten asioita tehdään - Tehdäänkö turhia asioita ja voiko asioita tehdä tehokkaammin? - Voidaanko jostain tekemisen vaiheesta luopua, voidaanko siirtää johonkin toiseen yksikköön, ulkoistaa, jne. Voidaan karsia joko rahankäytön kohteita eli menoja tai puuttua tekemiseen ja toimintaan, joka menoja aiheuttaa!! Tilaisuus, Esittäjä 3
Kustannusten hallinnan merkityksestä Jotta virasto kokonaisuutena ja sen yksiköt toimisivat mahdollisimman taloudellisesti ja tuottavasti Viraston rahoitus perustuu verovaroihin, hallinto on tilivelvollinen sekä eduskunnalle että kansalle - virastolla on velvollisuus käyttää saamansa rahoitus voimavaroja ja resursseja säästäen ja kertoa, mitä verovaroilla on saatu aikaan - kustannusten hallinta on jatkuvaa toimintaa. - pelkkä raportointi määrärahojen käytöstä ei riitä! Kustannuksia tulee laskea ja seurata niistä kohteista, joiden perusteella virastoa muutoinkin johdetaan Tilaisuus, Esittäjä 4
Muita näkökulmia työajan kohdentamiseen JOHTAMINEN PROSESSIT Useissa tehokkuusmittareissa tarvitaan tieto ko. prosessiin/palveluun sitoutuvasta työajasta Kohdentaminen auttaa tunnistamaan työtehtävien pullonkaulat ja mahdollistaa prosessien kehittämisen Suunnittelun tuki: mihin käytössä olevat resurssit kohdistuvat Läpinäkyvyys, esimies voi arvioida meneekö aika oikeanlaisiin tehtäviin. Työn vaikuttavuuden arviointi, onko työpanos tuottanut tuloksia RESURSSISUUNNITTELU Resurssisuunnittelu ja työajan kohdistuminen, esim. kansalaisten palvelemiseen vs. hallinnolliseen työhön käytetty aika Työmäärien arviointi, parempi projektien ja tehtävien suunnittelu HENKILÖSTÖN HYVINVOINTI Työkuormien tasaaminen Ajankäyttö työtehtävien välillä Töiden parempi suunnittelu ASIAKKAAT Työtunnit voi kohdistaa tietylle asiakkuudelle (esim. kansalaisten palveleminen, sisäiset asiakkaat) Mahdollistaa vertailun ja voi toimia laskutuksen ja asiakkuudenhoidon perustana 5
Työajanseurannan rooli henkilöstövoimavarojen hallinnassa Tuottavuuden johtaminen on henkilöstövoimavarojen johtamiseen ja suunnitteluun kuuluva strateginen henkilöstöprosessi, jota voidaan tukea työaikakohdennuksista saatavan tiedon avulla. Esimiehen vastuulla on selvittää työstä aiheutuvat henkiset kuormitustekijät: - Esim. työssä suoriutumisen tarkkailu työn tuottavuuden ja laadun osalta. (Lakimiesuutiset 2009.) Työajan seurannasta saatavien tietojen perusteella voidaan suunnitella henkilöresursseja - Työnantaja pystyy ennakoimaan yli- ja alikuormitustilanteita panostamalla resurssienhallintaan sekä seuraamalla henkilöstön määrää ja työaikaa. - Tieto työtehtäviin kulutetusta ajasta auttaa resurssisuunnittelussa ja työn organisoinnissa. - Työajan jatkuva seuranta ja kokonaistyömäärän tarkkailu tuo mukanaan hyvinvointia, oikeudenmukaisuuden tunnetta, jatkuvuutta ja tuottavuutta. (Hanka & Hakala 2011, 25.) 6
Työajan kohdentamiseen liittyvät muut vaatimukset mitä ottaa huomioon? TOIMINTATAVAT JA OHJEET Kaikkien henkilöiden tulee sitoutua kirjaamaan työaikaa Tuntikirjausten pelisäännöt tulee määrittää ja kommunikoida yhteisesti kaikille Koodien käyttämiseksi tulee olla selkeät ohjeistukset ja yhteiset käytännöt - mitä kirjataan minnekin? Valmiit seurantakohdeyhdistelmät, jotka ovat yleisimmin käytössä, ohjeistetaan VASTUUT Työajan kohdentamisen seurannan ja raportoinnin osalta tulee olla määritetty selkeät vastuut RAPORTOINTI Tuntikirjausten raportoinnin tulee tukea toiminnan johtamista, suorituskyvyn mittaamista ja kehittämistä sekä asiakasnäkökulman huomiointia Tilaisuus, Esittäjä 7
Kiitos!
Strategisen suunnittelun sekä toiminnan ja talouden suunnittelu yhteydessä vastauksia seuraaviin: Onko virastolle tulossa uusia tehtäviä tai onko tehtäväkenttä muuttumassa? Miten rahoitus ja muut resurssit ovat kehittymässä tarkasteluajanjaksolla? Millä aikataululla henkilöstö on eläköitymässä ja palkataanko korvaavaa henkilöstöä? Mitä vaihtoehtoisia toimintatapoja meillä on? Ulkoistetaanko, lopetetaanko tai muutetaanko toimintaa? Mitkä ovat tulevaisuuden investointitarpeet? Millä aikataululla omaisuus on vanhenemassa? Tehdäänkö korvausinvestointeja? Millä aikataululla palvelusopimukset ulkopuolisten toimittajien kanssa päättyvät? Kilpailutetaanko ne uudestaan vai siirrytäänkö toisenlaiseen toimintavaihtoehtoon? Milloin toimitilojen vuokrasopimukset päättyvät? Miten tulevaisuuden tilatarpeisiin vastataan? Tilaisuus, Esittäjä 9
Liite Laki valtion talousarviosta 16 : - Viraston ja laitoksen tulee järjestää toiminnan kustannusten, toiminnallisen tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden seuraamista sekä muita ohjauksen, johtamisen ja tilivelvollisuuden toteuttamisen tarpeita varten tuloksellisuuden ja johdon laskentatoimensa sekä muu seurantajärjestelmänsä siten kuin valtioneuvoston asetuksella tarkemmin säädetään Asetus valtion talousarviosta 7 luku: - Viraston on järjestettävä johdon laskentatoimi ja sen hyödyntäminen viraston tuloksellisen johtamisen edellyttämällä tavalla 10