Kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus KPK THH Oy perustettava yhtiö TUPA-projekti Liiketoimintasuunnitelma v1.

Kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus KPK THH Oy perustettava yhtiö TUPA-projekti 1.10.2009 Liiketoimintasuunnitelma v1.0 esitys

Sisältö Tiivistelmä 1 Johdanto 2 Tavoiteltavat hyödyt 3 Liikeidea ja strateginen tahtotila 3.1 Liikeidea 3.2 Strateginen tahtotila 4 Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 4.1 Toimintaympäristö 4.2 Markkinaympäristö 4.3 Asiakasympäristö 5 Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen 5.1 Liiketoiminnan ansaintalogiikka 5.2 Liiketoimintarakenne 5.3 Organisaatiomalli 5.4 Organisaation roolit 6 Palvelutarjonta 6.1 Palvelukonsepti 6.2 Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut 7 Tietotekniset ratkaisut ja tietoturvallisuus 7.1 IT-arkkitehtuuri 7.2 Talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät 7.3 Muut tietotekniset ratkaisut 7.4 Tietoturvallisuus 8 Omistaminen, ohjaus ja hallinto 8.1 Yhtiön rakenne ja omistus 8.2 Toiminnan ohjaus ja hallinto 9 Taloudelliset laskelmat 9.1 Tuloslaskelma, tase ja kassavirtalaskelma 9.2 Investointilaskelma 9.3 Palvelujen hinnoittelumalli 10 Toteutussuunnitelma 10.1 Riskien hallinta ja varautuminen 10.2 Toteutussuunnitelma Liite 1 Palvelutarjonnan prosessikuvaukset Liite 2 Tietotekniset ratkaisut nykytilassa Liite 3 Kuntaotoksen kustannusvertailut 10/1/09 2

Johdon tiivistelmä KPK THH Oy:n visio, toiminta-ajatus, liikeidea ja omistus Visio: KPK THH Oy on valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluketju, kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana. KPK THH Oy tavoittelee 25 % markkinaosuutta kuntasektorilla vuoteen 2015 mennessä. Toiminta-ajatus: yhtiö tehostaa kuntasektorin johdon päätöksentekoa parantuneen raportoinnin, analyysin ja ennusteiden kautta sekä tuottaa kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut kustannustehokkaasti ja yhtenäisellä toimintamallilla. Toimintaa suunnitellaan ja kehitetään yhdessä asiakkaiden kanssa. Liikeidea: perustuen ylivertaiseen kuntasektorin tarpeiden ymmärtämiseen yhtiö toimittaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita ja tuotteita keskitetysti nykyaikaisinta tietotekniikkaa hyödyntäen. Omistus: KPK THH Oy on valtakunnallisesti toimiva kuntien omistama yhtiö. 10/1/09 3

Johdon tiivistelmä KPK THH Oy:n tuottamat hyödyt ulottuvat ydintoimintoihin saakka Laadukas, vertailukelpoinen ja oikea-aikainen taloudellinen toteuma- ja ennusteinformaatio Hyödyt talous- ja henkilöstöhallinnossa Kustannussäästöt palvelujen tuottamisessa ja kehittämisessä Resurssien vapautuminen kunnan ydintoimintoihin Haavoittuvuuden väheneminen ja osaamisen kehittäminen Hyödyt olemassa oleville palvelukeskuksille Oman toiminnan laajentaminen osana palveluketjua Mahdollisuus hyödyntää mittakaavaetuja Parhaiden käytäntöjen ja erityisosaamisen kehittäminen Hallinnon keventymisen tuomat kustannussäästöt Hyödyt yhteiskunnalle Talouden kokonaiskuvan muodostaminen helpottuu ja on luotettavampi kun tiedot ovat yhteismitallisia ja ajantasaisia Viranomaisraportointi tehostuu ja nopeutuu kun sitä keskitetään Paremman informaation avulla johdon on helpompi tuottaa entistä parempia ja perusteltuja päätöksiä 10/1/09 4

Johdon tiivistelmä Palvelukeskusmalli mahdollistaa tuki- ja ydintoimintojen tehostamisen Palvelukeskusmallin tuoma suora talous- ja henkilöstötoimintoihin kohdistuva vuosittainen maksimisäästöpotentiaali on 150 M kaikille kunnille ja kuntayhtymille laskettuna Tehostuminen ydintoiminnoissa Tehostuminen kunnille ja kuntayhtymille jäävissä talous- ja henkilöstötoiminnoissa 25 M /v. Lisäksi KPK THH Oy:n palveluketju osaltaan mahdollistaa kuntien ja kuntayhtymien ydintoimintojen tehokkaamman johtamisen tuottamalla yhteismitallista informaatiota ja laadukasta raportointia ja ennusteita johdon päätöksenteon tueksi. Mikäli ydintoimintojen tehostuminen olisi: 1 %, se tarkoittaisi 350 M vuosittaista kustannussäästöä *) 3 %, se tarkoittaisi 1 000 M vuosittaista kustannussäästöä *) Tehostuminen palvelukeskukselle siirtyvissä talous- ja henkilöstötoiminnoissa 125 M /v. * ) Kuntien ja kuntayhtymien v. 2007 ulkoisista menoista laskettuna 10/1/09 5

Johdon tiivistelmä KPK THH Oy Konsernipalvelut Prosessikohtaiset ohjausryhmät (asiakkaan edustajat) Toimipiste N Kirjanpitotiimi Toimipiste B Ostolaskutiimi Asiakasvastaava Asiakasvastaava Asiakasvastaava Kirjanpitotiimi Myyntilaskutiimi Toimipiste A Ostolaskutiimi Palkanlaskutiimi Kirjanpitotiimi Myyntilaskutiimi Ostolaskutiimi Palkanlaskutiimi Myyntilaskutiimi Palkanlaskutiimi Tavoitetilan organisaatio on usean toimipisteen muodostama, hallinnollisesti kiinteä palveluketju Toimipisteet voivat syntyä mm. ostamalla ja yhdistämällä pienempiä palveluntuottajia, perustamalla uusia tai liittämällä toimiva palvelukeskus osaksi KPK THH Oy:tä KPK THH Oy:n konsernitoiminnot vastaa toimipisteiden kehittämisestä ja muista yhteisistä toiminnoista KPK THH Oy tuottaa inhouse-palvelua omistajilleen Asiakaskunnat omistavat KPK THH Oy:n ja sijoittavat 1 /kunnan asukas yhtiön osakepääomaan Suunnitelman mukaan Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat myöntävät käynnistämisvaiheessa tarvittavan rahoituksen pääomalainana yhtiölle Rahoitusjärjestelylle tarvittaneen takuu / takaus. 10/1/09 6

Johdon tiivistelmä Liiketoiminta aloitetaan kahden rinnakkaisen kehityspolun kautta Kehityspolku (A) KPK THH OY:N PERUSTAMINEN OSAKKUUS- JÄRJESTELYT YHTEISTYÖ- KUNTIEN KANSSA tietojärjestelmien kehittämiseen liittyvästä yhteistyöstä sovitaan 2-4 kunnan kanssa TAVOITETILAN MUKAISEN TIETOJÄRJESTELMÄN KEHITTÄMINEN siten että tukee optimaalisesti toimivia prosesseja ja mahdollistaa tehokkaan monikuntamuotoisen palvelutuotannon YHTENÄISTEN PROSESSIEN JA TOIMINTATAPOJEN KEHITTÄMINEN Vaiheittainen migraatio vanhojen järjestelmien korvaamiseksi YHTENÄISTEN TOIMINTA- TAPOJEN JA JÄRJESTELMIEN KÄYTTÖÖNOTTO ja kokonaisprosessin kehittäminen myös asiakkaan rajapintaan liittyviltä osin KEHITETYN KONSEPTIN MUKAISEN TOIMINNAN LAAJENTAMINEN Kehityspolku (B) JÄRJESTELYT MUKAANLÄHTEVIEN PALVELUKESKUSTEN/PALVELUNTUOTTAJIEN LIITTÄMISEKSI OSAKSI PALVELUKETJUA ja niiden kehittäminen siten että voivat tuottaa palveluita laajemmalle asiakaskunnalle 10/1/09 7

1. Johdanto 3 2. Tavoiteltavat hyödyt 9 3. Liikeidea ja strateginen tahtotila 13 4. Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 16 5. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen 20 6. Palvelutarjonta 24 7. Tietotekniset ratkaisut ja tietoturvallisuus 28 8. Omistaminen, ohjaus ja hallinto 30 9. Taloudelliset laskelmat 32 10. Toteutussuunnitelma 36 10/1/09 8

Talous- ja henkilöstöhallinto kuntasektorilla Lähtökohtana kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palveluketjun (myöhemmin KPK THH Oy tai yhtiö ) perustamiselle on hajanainen palvelukeskusmarkkina kuntasektorilla. Valtakunnallisen palvelukeskusmallin avulla pystytään tuottamaan kustannustehokkaasti luotettavaa ja oikea-aikaista informaatiota kunnan toiminnan ohjaamiseksi. Talous- ja henkilöstöhallinnon nykytila kuntasektorilla. Kuntasektori koostuu hyvin erilaisista ja erikokoisista toimijoista. Kuntia on 348, jotka ovat kooltaan ja lähtökohdiltaan hyvin erilaisia. Kuntayhtymiä on syyskuun 2009 tietojen mukaan 188, joista merkittävimmät ovat 19 maakuntien liittoa, 20 sairaanhoitopiiriä, 37 kansanterveystyön kuntayhtymää, 16 erityishuoltopiirien kuntayhtymää ja 48 koulutuskuntayhtymää 1). Lisäksi kuntakonserniin kuuluu näiden omistamia liikelaitoksia ja yhtiöitä Kuntien erilaisuus näkyy myös talous- ja henkilöstöhallinnon järjestämisessä Käytännöt ja toimintaperiaatteet on toteutettu useilla eri malleilla ja järjestelmäratkaisuilla Talous- ja henkilöstöhallinnon osalta kuntien välinen yhteistyö on vielä melko harvinaista 1) Lähde: www.kunnat.net, syyskuu 2009 10/1/09 9

Palvelukeskusmalli mahdollistaa tuki- ja ydintoimintojen tehostamisen Tehostuminen ydintoiminnoissa Tehostuminen kunnille ja kuntayhtymille jäävissä talous- ja henkilöstötoiminnoissa 25 M /v. Tehostuminen palvelukeskukselle siirtyvissä talous- ja henkilöstötoiminnoissa 125 M /v. Kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset menot ovat 34,4 mrd 1) ja talous- ja henkilöstöhallinnon kustannukset 570 M. Palvelukeskusmallin tuoma suora talous- ja henkilöstötoimintoihin kohdistuva vuosittainen maksimisäästöpotentiaali on 150 M kaikille kunnille ja kuntayhtymille laskettuna. Lisäksi KPK THH Oy:n palveluketju osaltaan mahdollistaa kuntien ja kuntayhtymien ydintoimintojen tehokkaamman johtamisen tuottamalla yhteismitallista informaatiota ja laadukasta raportointia ja ennusteita johdon päätöksenteon tueksi. Mikäli ydintoimintojen tehostuminen olisi 1 %, se tarkoittaisi 350 M vuosittaista kustannussäästöä 3 %, se tarkoittaisi 1 000 M vuosittaista kustannussäästöä 1) Lähde: Kuntaliitto, Kuntien ja kuntayhtymien ulkoiset menot 2007, keskinäiset erät eliminoitu 10/1/09 10

Yksittäisen kunnan ja kuntayhtymän hyödyt ulottuvat aina ydintoimintoihin saakka Ydintoiminnoissa Laadukas, vertailukelpoinen sekä oikea-aikainen taloudellinen toteuma- ja ennusteinformaatio kunnan johtamisen ja päätöksenteon tueksi ydinprosessien kehittämisen mahdollistajaksi Talous- ja henkilöstöhallinnossa Palvelukeskusmallin tuomat kustannussäästöt talousja henkilöstöhallinnon palvelujen tuottamisessa ja kehittämisessä Resurssien vapautuminen kunnan ydintoimintoihin, eläköitymisen tuomiin haasteisiin vastaaminen Talous- ja henkilöstötoimintojen haavoittuvuuden väheneminen ja osaamisen kehittäminen sekä ylläpidon helpottuminen tehtävien keskittyessä palvelukeskukseen 10/1/09 11

Jo olemassa olevat palvelukeskukset hyötyvät palveluketjun laajentumisesta Oman toiminnan laajentaminen osana laajempaa palveluketjua Mahdollisuus hyödyntää palveluketjun tuomia mittakaavaetuja ja laajempaa omistuspohjaa Omien parhaiden käytäntöjen tuonti koko palveluketjun kehittämiseen ja palveluketjun kanssa yhdessä kehitettyjen yhtenäisten toimintatapojen ja järjestelmien ottaminen oman toimintaan käyttöön Erityisosaamisen kehittäminen kuntasektorin keskeisillä palvelualueilla Mahdollisuus keskitetysti hoidetun palveluketjun hallinnon keventymisen tuomiin kustannussäästöihin 10/1/09 12

Kustannussäästöjen lisäksi yhteiskunta hyötyy myös välillisesti Talouden kokonaiskuvan muodostaminen helpottuu ja on luotettavampi, kun tiedot ovat yhteismitallisia ja tiedonsaanti ajantasaista Viranomaisraportointi tehostuu ja nopeutuu, kun raportointi voidaan suorittaa entistä keskitetymmin Paremman informaation avulla johdon on helpompi tuottaa entistä parempia ja perusteltuja päätöksiä Taloudellisia tietoja ja operatiivisen ydintoiminnan tunnuslukuja voidaan vertailla toisiinsa ja analysoida Talouden suunnittelu ja ennusteet paranevat kun johtamisen tueksi kehitetään uusia välineitä Henkilöstöhallinnon puolella parempi informaatio tukee rakennemuutosta, parantaa resurssien suunnittelua ja ennusteiden laatimista sekä sitä kautta hillitsee pätkätöiden tai eläköitymisen aiheuttamia haasteita 10/1/09 13

Strategiset tavoitteet ja mittarit vision saavuttamiseksi Perustuen ylivertaiseen kuntasektorin tarpeiden ymmärtämiseen yhtiö toimittaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita ja tuotteita keskitetysti nykyaikaisinta tietotekniikkaa hyödyntäen Tahtotila KPK THH Oy:n tavoitteena on 25% markkinaosuus kuntasektorilla vuoteen 2015 mennessä Visio Toiminta-ajatus Arvot KPK THH Oy on valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluketju, kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana. Talous ja vaikuttavuus KPK THH Oy tehostaa kuntasektorin johdon päätöksentekoa parantuneen raportoinnin ja analyysin kautta, sekä tuottaa kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut kustannustehokkaasti ja yhtenäisellä toimintamallilla. Toimintaa suunnitellaan ja kehitetään yhdessä asiakkaiden kanssa. Prosessit Asiakaslähtöisyys Avoimuus Vaikuttavuus Ihmiset ja osaaminen Strategiset tavoitteet 2015 Kustannustehokas toimintamalli Ainutlaatuinen asiakastuntemus Yhtenäiset prosessit ja asioimiskäytännöt, selkeät palvelukokonaisuudet Lisäarvoa osaamisen ja organisaatiokulttuurin kautta Kriittiset menestystekijät Omistajuus ja omistajaohjaus Asiakkaan toiminnan ymmärtäminen Palvelujen tuotteistaminen Kehityshenkinen kulttuuri Toiminnan organisointi ja mittakaavaedut Palvelujen riittävä läheisyys Tietojärjestelmien yhteensopivuus Osaamisen varmistaminen Esimerkkejä mittareista Kpl / htv Eur / kpl Asiakastyytyväisyys Asiakaskannattavuus Asiakkaiden pysyvyys Läpimenoaika Poikkeamat palvelusopimuksesta IT-kustannukset / kokonaiskustannukset Osaamisprofiilien ajantasaisuus Henkilöstötyytyväisyys 10/1/09 14

1. Johdanto 3 2. Tavoiteltavat hyödyt 9 3. Liikeidea ja strateginen tahtotila 13 4. Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 16 5. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen 20 6. Palvelutarjonta 24 7. Tietotekniset ratkaisut ja tietoturvallisuus 28 8. Omistaminen, ohjaus ja hallinto 30 9. Taloudelliset laskelmat 32 10. Toteutussuunnitelma 36 10/1/09 15

Kuntasektorin erityispiirteet asettavat lisävaatimuksia KPK THH Oy:n toiminnalle KUNTALIITOKSET, KUNTA- JA PALVELURAKENNEUUDISTUS ja muu kuntayhteistyö sekä jatkuva muutos aiheuttavat muutospaineita myös tukitoiminnoille RAKENTEIDEN JÄYKKYYS JA KIRJOITTAMATTOMAT SÄÄNNÖT paikallisen päätöksenteon taustalla esim. pyrkimys välttää henkilöstövähennyksiä ja muita muutoksia KUNNALLISET TYÖ- JA VIRKAEHTOSOPIMUKSET SEKÄ ELÄKEJÄRJESTELYT erityispiirteineen vaikuttavat henkilöstöhallinnon sisältöön ja prosessiin YLIMMÄN PÄÄTÖKSENTEON POLIITTINEN LUONNE ja halu harjoittaa elinkeinopolitiikkaa oman seudun tueksi voi vaikuttaa ulkoistuspäätöksiin Toimintaympäristön erityisvaatimukset KUNTALAIN JA KIRJANPITO- LAUTAKUNNAN KUNTAJAOSTON ANTAMAT OHJEET JA LAUSUNNOT sekä erilaiset kunnalliset yhteisömuodot vaikuttavat kirjanpitoon KUNTIEN TULOJEN JA MENOJEN EPÄTASAPAINO aiheuttaa kustannustehokkuuden kasvattamisvaatimuksia PALVELUITA TUOTETTAVA AINAKIN KAKSIKIELISESTI KUNTASEKTORIN ITSENÄINEN ASEMA SEKÄ KUNTAKONSERNIN MONIMUOTOINEN RAKENNE muodostavat hyvin erilaisia tarpeita, jolloin yhden yhtenäisen mallin periaate on haasteellinen toteuttaa 10/1/09 16

Markkinaympäristö Toimittajat ja ml. henkilöstö Suureen kokoon ja laajaan asiakaspohjaan perustuva vahva neuvotteluasema tietojärjestelmätoimittajien ja palvelutuotannon kumppanien suhteen. Toimipisteiden sijoittelusta johtuva henkilöstön hyvä saatavuus ja vahva kiinnostavuus työnantajana. Alalla olevat kilpailijat Yksityiset palveluntuottajat: Yksityiseen sektoriin verrattuna KPK THH Oy:llä on kuntasektorin osaamisen ja inhousetoimintaperiaatteen tuoma vahva asema. Mahdolliset kumppanit Seudulliset ja paikalliset palvelukeskusyhtiöt: KPK THH Oy:llä uutena yhtiönä heikompi tunnettuus, mutta parempi mahdollisuus mittakaavaetujen hyödyntämiseen. Talous- ja henkilöstöpalvelut eivät ole ydintoimintaa ja hoidetaan pääsääntöisesti kunnan sisällä. ovat vahvasti mukana palveluiden kehittämisessä palvelukeskusmallissa. Kuntien yhteistyö tukipalvelujen kehittämisessä on edelleen vähäistä. Potentiaaliset markkinoille tulijat Kuntien haluttomuus ulkoistaa talous- ja henkilöstötoimintojaan on hidaste uusien yksityisten palveluntuottajien alalle tulolle. Mahdollista kilpailutusten kautta. Uusien seudullisten inhousepalvelukeskusten markkinoilletulo on vaihtoehto KPK THH Oy:n asiakkuudelle. Korvaavat palvelut Merkittävin korvaava palvelu on kuntien totuttu tapa hoitaa talous- ja henkilöstöhallintonsa itse. Yksityisten palveluntuottajien palvelut eivät ole kattavia eivätkä mahdollista palveluiden laajamittaista hankintaa yhdeltä palveluntuottajalta. 10/1/09 17

Asiakas- ja toimittajasuhteet Palvelutuottajat Toimittajat KUNNAT, KUNTAYHTYMÄT JA KUNTAKONSERNIIN KUULUVAT YHTEISÖT Laadukas ja oikea-aikainen informaatio ydintoiminnan johtamiseen Taloushallinnon peruspalvelut Henkilöstöhallinnon peruspalvelut KPK THH Oy Asiakkuuksien hallinta Palvelutuotanto Palveluiden ja järjestelmien kehittäminen Kilpailijat / Kumppanit Yksityiset palvelutuottajat Seudulliset ja paikalliset palvelukeskusyhtiöt Kuntien sisäiset palvelukeskukset ICT-palvelutuottajat Perustettava yhtiö: KPK ICT Oy Perintätoimisto Verkkolaskuoperaattori Skannauspalvelun tuottaja Muut asiantuntijat 10/1/09 18

Kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaismarkkina Kunnat ja kuntayhtymät 195 M 34 % Kuntien ja kuntayhtymien talous- ja henkilöstöhallinto 570 M Palvelukeskus taloushallinto 195 M 34 % Palvelukeskus henkilöstöhallinto 180 M 32 % Kuntasektorin talous- ja henkilöstöhallinnon kustannuksilla mitattu kokonaismarkkina nykytilassa on BearingPointin analyysin mukaan noin 570 M. Kokonaisprosessista keskimäärin 65 % on toimintoja, joiden tekeminen palvelukeskuksesta käsin on kustannustehokasta ja suositeltavaa. Palvelukeskukseen siirrettävissä oleva kokonaispotentiaali on näin arvioituna noin 375 M. Osa talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseista jää edelleen asiakkaan itse hoidettavaksi. Osuus vaihtelee prosesseittain. Lähde: BearingPointin tausta-aineistoon perustuvat laskelmat 10/1/09 19

Toimintatapoja parhaiten tukeva liiketoimintamalli on keskitetysti johdettu konserni Toimintatapojen yhtenäistäminen ja tavoitteiden toteutuminen varmistuu parhaiten kun KPK THH Oy:llä on riittävän vahva ohjausote operatiivisiin toimipisteisiinsä Vahvan ohjausotteen avulla konsernitaso pystyy ohjaamaan toimipisteitään yhtenäiseen suuntaan ja vastaamaan siitä, että käytäntöjen yhtenäistäminen ja prosessien/järjestelmien kehittäminen etenee konsernin tavoitteiden mukaisesti ja kokonaisprosessi huomioiden. Kun KPK THH Oy omistaa toimipisteet, jotka voivat syntyä mm. ostamalla ja yhdistämällä pienempiä palveluntuottajia, perustamalla uusia tai liittämällä toimiva palvelukeskus osaksi KPK THH Oy:tä. Näin se pystyy keskitetysti vaikuttamaan toimipaikkojen lukumäärään, sijaintiin, tuoterakenteeseen ja toteuttamaan yhteisiä kehityshankkeita. Liiketoimintamallin edut Konsernimainen liiketoiminta mahdollistaa yhtenäistämisen ja kehittämisen Toimipisteiden vertailtavuus paranee Mittakaavaetujen hyödyntäminen hankinnoissa, kehittämisessä ja operatiivisessa palvelutuotannossa, ja sitä kautta korkeammat kustannussäästöt Malli soveltuu koko Suomen laajuiseksi Liiketoimintamallin haasteet Konsernimallin pääomatarve on suurempi kuin esimerkiksi löyhässä verkostoyhteistyössä 10/1/09 20

Organisaatiorakenne: Useamman toimipisteen muodostama palveluketju KPK THH Oy Konsernipalvelut Prosessikohtaiset ohjausryhmät (asiakkaan edustajat) Toimipiste N Kirjanpitotiimi Toimipiste B Ostolaskutiimi Kirjanpitotiimi Myyntilaskutiimi Toimipiste A Ostolaskutiimi Palkanlaskutiimi Kirjanpitotiimi Myyntilaskutiimi Ostolaskutiimi Palkanlaskutiimi Myyntilaskutiimi Palkanlaskutiimi Asiakasvastaava Asiakasvastaava Asiakasvastaava Käynnistysvaiheen organisaatio on yhden tai muutaman toimipisteen malli, jossa toimipiste voi tuottaa kaikkia prosesseja Käynnistysvaiheessa toimipisteiden sijainti määräytyy mukaan tulevien palvelukeskusten mukaan. Toimipisteillä tulee olla riittävä kyky muokata toimintansa KPK THH Oy:n toimintamallin mukaiseksi sekä mahdollisuus laajentaa asiakaskuntaansa huomattavasti nykyistä laajemmaksi ja toimia monikuntamallisena. Tavoitetilassa pienimpiä toimipisteitä yhdistellään riittävän suuriksi, jotta volyymien kautta saavutetaan kustannustehokkuus Tavoitetilan organisaatio on usean toimipisteen muodostama, hallinnollisesti kiinteä palveluketju 10/1/09 21

Liiketoiminta aloitetaan kahden rinnakkaisen kehityspolun kautta Kehityspolku (A) KPK THH OY:N PERUSTAMINEN OSAKKUUS- JÄRJESTELYT YHTEISTYÖ- KUNTIEN KANSSA tietojärjestelmien kehittämiseen liittyvästä yhteistyöstä sovitaan 2-4 kunnan kanssa TAVOITETILAN MUKAISEN TIETOJÄRJESTELMÄN KEHITTÄMINEN siten että tukee optimaalisesti toimivia prosesseja ja mahdollistaa tehokkaan monikuntamuotoisen palvelutuotannon YHTENÄISTEN PROSESSIEN JA TOIMINTATAPOJEN KEHITTÄMINEN Vaiheittainen migraatio vanhojen järjestelmien korvaamiseksi Kehityspolku (A) keskittyy optimaalisesti toimivaa palvelutuotantoa tukevan tietojärjestelmän kehittämiseen monikuntamuotoisena ratkaisuna. Tämä edellyttää laajamittaista muutaman vuoden järjestelmäkehitystyötä yhteistyössä suurehkon kunnan ja sen lähikunnan/-kuntien kanssa. YHTENÄISTEN TOIMINTA- TAPOJEN JA JÄRJESTELMIEN KÄYTTÖÖNOTTO ja kokonaisprosessin kehittäminen myös asiakkaan rajapintaan liittyviltä osin KEHITETYN KONSEPTIN MUKAISEN TOIMINNAN LAAJENTAMINEN Kehityspolku (B) JÄRJESTELYT MUKAANLÄHTEVIEN PALVELUKESKUSTEN/PALVELUNTUOTTAJIEN LIITTÄMISEKSI OSAKSI PALVELUKETJUA ja niiden kehittäminen siten, että ne voivat tuottaa palveluita laajemmalle asiakaskunnalle Kehityspolku (B) keskittyy operatiivisen toiminnan nopeampaan aloittamiseen ja kasvattamiseen, kun jo olemassa olevia palveluntuottajia liittyy mukaan osaksi KPK THH Oy:n palveluketjua. 10/1/09 22

1. Johdanto 3 2. Tavoiteltavat hyödyt 9 3. Liikeidea ja strateginen tahtotila 13 4. Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 16 5. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen 20 6. Palvelutarjonta 24 7. Tietotekniset ratkaisut ja tietoturvallisuus 28 8. Omistaminen, ohjaus ja hallinto 30 9. Taloudelliset laskelmat 32 10. Toteutussuunnitelma 36 10/1/09 23

Talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisprosessit ja KPK THH Oy:n palvelutarjonta PALVELUKESKUKSEEN SIIRTYVÄT PERUSPROSESSIT: Palvelukeskustoiminnan käynnistäminen ja talous- ja henkilöstöhallinnon perusprosessien yhtenäistäminen ja tehostaminen ASIAKKAALLE JÄÄVIEN PERUSPROSESSIEN OPTIMOINTI: Asiakkaan puolelle jäävien talous- ja henkilöstötoimintojen tehostaminen ja niistä saatavan lisäarvon parantaminen YDINPROSESSIEN JOHTAMISEN TUKI: Yhteismitallisen raportoinnin ja johdolle tuotetun toteuma- ja ennusteinformaation kautta kunta pystyy toteuttamaan omat ydintoimintonsa tehokkaammin Talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaisprosessi koostuu toiminnoista, jotka ovat siirrettävissä palvelukeskukselle sekä toiminnoista, jotka jäävät edelleen asiakkaan hoidettavaksi Palvelutarjonta koostuu yhtenäisistä peruspalveluista, jonka lisäksi KPK THH Oy vastaa kehittämisestä, asiakkuuksien hallinnasta ja muista keskitetyistä tukipalveluista. Mikäli asiakas haluaa lisäpalveluita tai muuta projektiluonteista asiantuntijapalvelua, näiden sisällöstä ja hinnoittelusta sovitaan erikseen. Lopullinen, yksityiskohtainen vastuunjako täsmennetään palvelukeskuksen ja asiakkaan välillä tehtävässä palvelusopimuksessa. Kokonaishyötyjen saavuttamiseksi tarkastellaan myös asiakkaalle jäävien toimintojen tehostamista osana kokonaisprosessia, jotta myös ne vastaavat muuttunutta tilannetta. Kokonaisprosessia optimoidaan palvelukeskukseen siirtymiseen liittyvänä palveluna. 10/1/09 24

Taloushallinnon kokonaisuuden toiminnot 10/1/09 25

Henkilöstöhallinnon kokonaisuuden toiminnot 10/1/09 26

KPK THH Oy:n palvelutarjontaa on mahdollista myös osittain ulkoistaa tai laajentaa Palvelukeskus voi ulkoistaa toimintojansa myöhemmin valittavien kumppanien hoidettavaksi. Potentiaalisia ulkoistuskohteita ovat esimerkiksi Ostolaskujen sähköinen vastaanotto ja skannaus Myyntilaskujen sähköinen lähettäminen tai paperisten myyntilaskujen tulostaminen Perintä joko kokonaisuudessaan tai tietyn maksumuistutusvaiheen jälkeen Koulutuksen järjestäminen Erityiset projekti- ja asiantuntijapalvelut Palvelukeskus voi myöhemmässä vaiheessa myös harkita palvelutarjonnan laajentamista talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien ulkopuolelle. Mahdollisia kartoituksen kohteita jatkossa ovat esimerkiksi Materiaalihallinta Hankintaosaaminen Contact center -tyyppiset palvelut 10/1/09 27

Tavoitetilassa yhtenäiset tietojärjestelmäratkaisut Perustiedot (Master Data) Integraatioväylä Kunta Sosiaali- ja terveystoimi Sivistystoimi Tekninen toimi Yleishallinto Liikelaitos 1 KPK THH Oy Data Warehouse Käyttöliittymä (portaali) Talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät Nykytilan tietojärjestelmäratkaisut Kuntien talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät ovat usein erillisiä valmisohjelmistoja. Merkittävimmät järjestelmätoimittajat ovat Aditro, Logica ja Tieto. Usealla suurella kaupungilla on käytössä SAP- tai Oracleratkaisu. Tavoitetilan tietojärjestelmäratkaisu KPK THH Oy:ssä Integraatioväylä KPK THH Oy:n tietojärjestelmien liittämiseksi toisiinsa sekä asiakkaiden ja muiden yhteistyökumppanien tietojärjestelmiin. Yhtenäiset käyttöliittymäratkaisut kaikille käyttäjille. Raportointiratkaisut talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmistä tapahtuvaa raportointia ja analysointia varten. Data Warehousesta voidaan tuottaa myös kunnan ydinprosessien raportointia. Talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät asiakkaille tarjottavien palvelujen tuottamiseksi. Perustietoratkaisu KPK THH Oy:n hallitsemien perustietojen kuten tilikarttojen sekä organisaatio- ja henkilötietojen hallintaan. 10/1/09 28

1. Johdanto 3 2. Tavoiteltavat hyödyt 9 3. Liikeidea ja strateginen tahtotila 13 4. Toiminta-, markkina- ja asiakasympäristö 16 5. Liiketoimintakuvaus ja organisoituminen 20 6. Palvelutarjonta 24 7. Tietotekniset ratkaisut ja tietoturvallisuus 28 8. Omistaminen, ohjaus ja hallinto 30 9. Taloudelliset laskelmat 32 10. Toteutussuunnitelma 36 10/1/09 29

Yhtiön rakenne ja omistus KPK THH Oy on kuntien omistama osakeyhtiö KPK THH Oy tuottaa inhouse-palvelua vain omistajilleen, jolloin omistajakuntien ei tarvitse kilpailuttaa yhtiöltä hankittavia palveluita KPK THH Oy ei voi osallistua avoimiin tarjouskilpailuihin, vaan se toimii ainoastaan inhouse -markkinalla tuottaen palveluita, jotka kunta/kunnat ovat strategisena päätöksenä päättäneet hankkia inhouse -palveluina Omistajakunnat sijoittavat 1 euroa/kunnan asukas KPK THH Oy:n osakepääomaan Suunnitelman mukaan Sitra ja muut markkinaehtoiset rahoittajat myöntävät käynnistämisvaiheessa tarvittavan rahoituksen pääomalainana yhtiölle, rahoitusjärjestelylle tarvittaneen takuu / takaus Pääomalaina maksetaan takaisin kuuden ensimmäisen toimintavuoden aikana Omistamisen periaatteet määritellään osakassopimuksessa Sitra Muut tahot Pääomalainat Kuntasektori 100% omistus KPK THH Oy perustettava yhtiö 10/1/09 30

Ohjausmalli Omistajaohjaus Strateginen ohjaus Toiminnan kehittäminen Tulosohjaus Tulossopimus Tulosneuvottelut KPK THH Oy:ssä ylintä päätösvaltaa käyttää omistajien edustajista koostuva yhtiökokous. Yhtiökokouksen tehtäviin kuuluu hallituksen valitseminen. Hallitus nimittää toimitusjohtajan. KPK THH OY Omistajaohjaus on KPK THH Oy:n strategista ohjaamista. KPK THH Oy laatii strategiansa ja tavoitteensa omistajan tahtotilaan perustuen. Prosessin ohjausryhmä Prosessin ohjausryhmä Palvelusopimus Asiakasohjaus Tilaaja tuottaja -malli Prosessin ohjausryhmä Tulosohjauksen piirissä omistaja ohjaa KPK THH Oy:tä tulosneuvotteluilla sekä strategiasta johdetut mittarit sisältävällä tulossopimuksella. Asiakasohjaus pohjautuu tilaajatuottajamalliin, jossa palvelujen käyttäjä ostaa palvelut palvelujen tuottajalta. Se toteutuu yhtäältä sopimustasolla ja toisaalta palvelukeskuksen palvelutuotannon ja kehittämisen tasolla. 10/1/09 31

KPK THH Oy:n tuloslaskelma Tavoitetilan liikevaihto KPK THH Oy:n liikevaihto perustuu kuntaotoksen nykytilan hintoihin, joiden on oletettu tehostuvan keskimäärin 30 % palvelukeskusmallissa Liikevaihto kattaa käyttökustannukset ja poistot ja sisältää 1 % katteen, jolla katetaan osa rahoituskuluista Tavoitetilan kunnat edustavat 25 % Suomen kuntien asukasmäärästä. 10/1/09 32

KPK THH Oy:n tase Tietojärjestelmälisenssit ja järjestelmä- ja prosessikehitykseen käytetty vieras ja oma työ aktivoidaan palvelukeskuksen taseen pysyviin vastaaviin ja poistetaan viidessä vuodessa Tavoitetilan kunnat edustavat 25 % Suomen kuntien asukasmäärästä. 10/1/09 33

KPK THH Oy:n kassavirtalaskelma KPK THH Oy tarvitsee käynnistämisvaiheessa 5,5 MEUR lainaa, jos oletetaan, että omistajat sijoittavat yhtiöön osakepääomana 1 EUR kuntalaista kohti. Laina pystytään maksamaan takaisin kokonaan kuuden toimintavuoden aikana Tavoitetilan kunnat edustavat 25 % Suomen kuntien asukasmäärästä. 10/1/09 34

Palveluiden hinnoittelu Yhtenäinen hinnoittelu kaikille toimipisteille tuo hinnoitteluun paremman läpinäkyvyyden ja varmistaa, että kustannukset jaetaan asiakkaille oikeudenmukaisesti aiheuttamisperiaatteen mukaisesti Palvelut hinnoitellaan lähelle omakustannusarvoa. Tavoitteena on olla kilpailukykyisin markkinatoimija. Suoritteet, kuten ostolaskujen lukumäärä, rekisteröidään asiakkaittain Työaika rekisteröidään palveluittain ja asiakkaittain Hinnoitteluperusteet ovat samat kaikille asiakkaille, volyymialennuksia voidaan soveltaa Ostolaskut: hinta/ostolasku Myyntilaskut: hinta/myyntilasku Palkanlaskenta: hinta/palkkalaskelma Maksuliikenne: euroa/maksutapahtuma Kirjanpito: euroa/tunti Raportointi: euroa/perusraportti tai euroa/tunti lisäpalvelut Rekrytointi: euroa/rekrytointi tai euroa/tunti lisäpalvelut 10/1/09 35

KPK THH Oy:n perustamisen toteutussuunnitelma 2009 2010 2011 1 Liiketoimintasuunnitelman esittely kunnille 1.10.2009 2 Neuvottelusitoumus 30.10.2009 mennessä Yhteistyöneuvottelut kuntien kanssa 3 Päätös ensi vaiheessa mukaan lähtevistä kunnista KPK THH Oy:n perustamistoimet 4 5 KPK THH Oy perustettu KPK THH Oy:n palvelutuotannon aloittaminen Uusien asiakkaiden liittäminen vanhoilla järjestelmillä Migraatio uusiin järjestelmiin ja uusien toimintatapojen käyttöönotto 10/1/09 36