KA2 Strategiset kumppanuushankkeet: budjetointi Kyselytunti korkeakoulutukselle 9.4.2014 10/2013
Erasmus+ budjetointisäännöt Erasmus+ Programme Guide http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/documents/erasmus-plus-programmeguide_en.pdf (sivunumerot 27.2.2014 päivätyn version mukaiset) Strategiset kumppanuushankkeet: Kululuokat, rahoitussäännöt ja summat s. 103-108 EU-rahoituksen periaatteet, kelpoisuussäännöt s. 198-201
Yleistä budjetin laadinnassa Budjetin laadinnan ajoitus pitää olla ensin selvillä ketä hankkeessa on mukana ja mitä hankkeessa tehdään (partnerit/työsuunnitelma/työpaketit/tulokset) Budjetoinnissa on oleellista, että hakemuksesta käy ilmi, mihin ja miksi rahaa tarvitaan. Työnjako hankkeen suunnitteluvaiheessa: budjetointivastaava ja sisältövastaava Prosessi: ei viime tipassa -> tietojen kerääminen vie aikaa (Excel / Word)
Strategisten kumppanuushankkeiden yleiset kriteerit Budjetoidaan hankkeen sopimuskaudella syntyviä kuluja (24 kk: 1.9.2014-31.8.2016 tai 36 kk: 1.9.2014-31.8.2017) Tuki enintään 150 000 / vuosi. Tuet perustuvat laskennallisiin yksikköhintoihin -> voidaan myöntää enintään 10 organisaatiolle (9+1). EU-tuki ei kata kaikkia kustannuksia. Oletus on että hankkeella on omarahoitusta. Omarahoitusta ( tai %) ei kuitenkaan merkitä hakemukseen tai eikä sitä raportoida.
Poimintoja arviointikriteereistä: budjetti Elements of analysis The extent to which the project is cost-effective and allocates appropriate resources to each activity Budjetointi The existence and relevance of quality control measures to ensure that the project implementation is of high quality, completed in time and on budget General interpretation of award criteria relevant for all projects The proposal provides value for money in terms of the results planned as compared to the grant requested. The grant request is realistic for a good quality implementation of the planned activities. The proposal foresees appropriate evaluation activities at critical stages of the project, which will allow to measure the progress and quality of the project activities and outcomes, the appropriate use of funds. The quality control measures will allow the project to take any necessary corrective measures in time. Seuranta / Arviointi
Unit cost = yksikkökustannus Terminologia = Taulukossa määritelty summa x määrä Project management and implementation (Hankkeen hallinto ja toteutus) Transnational project meetings (Partnerikokoukset) Intellectual outputs (Tulosten työstäminen) Multiplier events (Tulosten levittäminen) Transnational learning/teaching activities (Liikkuvuustoimet): Travel, individual support, linguistic support Real cost = todellinen kustannus Budjetointi perustuu arvioon todellisesta kustannuksesta Expectional costs Special needs support
Kustannusten seuranta lyhyesti Unit cost = yksikkökustannus = Taulukossa määritelty summa x määrä CIMOlle raportoidaan määriä + tarvittavat todisteet Huom. Organisaation omaan kirjanpitoon merkitään kuitenkin eurot. Lopullinen rahoitus määrätyy toteutuneiden määrien ja niihin liittyvien todisteiden perusteella. Real cost = todellinen kustannus CIMOlle raportoidaan toteutuneita Euroja + tarvittavat todisteet
Hankkeen budjetti: Budjettiluokat 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) 2. Partnerikokoukset (Transnational project meetings) 3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) 4. Tilaisuuksien/seminaarien järjestäminen (Multiplier events) 5. Workshopit/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) 6. Muut erityiset kulut hankkeessa (Exceptional costs) (esim. alihankinta) 7. Tuki erityistarpeita omaaville henkilöille (Special needs support) Kaikissa hankkeissa tukea hallintoon ja toteutukseen sekä partnerikokouksiin. Muista budjettiluokista valitaan vain ne, jotka liittyvät hankkeen toimintoihin.
1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation) Kulut projektin hallinnointiin ja toteutukseen (esim. suunnittelutehtävät, yhteydenpito partnereihin, pienimuotoinen aineiston tuottaminen, taloushallinto) Online-kokoukset, paikallinen toiminta (esim. kansalliset toiminnot, työskentely opiskelijoiden kanssa: esim. valmistautuminen kv-työpajoihin) Levitykseen liittyvät perustehtävät (esitteet, webbi, some) Koordinaattorin hallintotuki 500 /kk = 6 000 /vuosi Partnerin hallintotuki 250 /kk = 3 000 /vuosi Max. 10 toteuttajalle (1+9) = 2 750 /kk = 33 000 / vuosi
H.1. Project Management and Implementation Taulukko täyttyy automaattisesti, kun hankkeen kesto on määritelty sivulla 1 ja hankkeen partneritiedot (PIC) on syötetty.
2. Partnerikokoukset (Transnational project meetings) Matkat partnerikokouksiin, summa kattaa myös oleskelu- ja asumiskustannukset, palkkakuluja ei korvata erikseen. Kokousten ja osallistujien määrä oltava perusteltuja Perustuvat matkojen pituuksiin, kaksi kategoriaa: short distance travel: 575 (100-1999 km) long distance travel : 760 (2000 km ) Alle 100 km:n matkoille ei tukea Etäisyyksien laskennassa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta komission verkkopalvelussa: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm Max. 23 000 / vuosi (eli 40 matkaa, jos kaikki lyhyitä matkoja short distance). Matkan tai partnerikokouksen kestoa ei ole rajoitettu.
H.2. Transnational Project Meetings Kerro projektikokouksista D. Description of the project kohdassa What will be the purpose and frequency of the transnational project meetings and who will participate in them? (neljäs kysymys) Esimerkki hankkeesta, jossa pidetään kolme kokousta: yksi Ruotsissa, yksi Suomessa ja yksi Portugalissa.
3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) Palkkakulut konkreettisten, levitettävien tuotteiden tuottamiseen. HUOM! Ei projektinhallintoon liittyviä tehtäviä tähän! Käytössä 4 palkkakategoriaa ja neljä maaryhmää. Esim. päiväpalkat suomalaisille organisaatioille: Manager: 280 /pv Researcher/teacher/trainer/youth worker: 214 /pv Technician: 162 /pv Administrative: 131 /pv Palkkio määräytyy henkilön omassa organisaatiossa (ei hankkeessa) olevan tehtävän mukaan. Huom. manager -palkkiota voidaan budjetoida vain johtotason henkilöille. Käytännössä suurin osa budjetoidaan teacher/researcher tai technician -kategorioihin.
H.3. Intellectual Outputs Täytä ensin kohdassa F.2.1 Output ja Activity, ja vasta sen jälkeen voit täyttää H.3. kohdan budjettitiedot. (Sama periaate myös Events F.2.2 ja Learning activities F.2.3. taulukoissa)
4. Tilaisuuksien/seminaarien järjestäminen (Multiplier events) Tapahtumat tarkoitettu intellectual outputs kohdassa rahoitettujen tuotosten/tuotteiden levitykseen ja kokemusten jakamiseen. Tarkoitettu partneriryhmän ulkopuolisille kohderyhmille/käyttäjille. Voivat olla kansainvälisiä tai kansallisia Tuki lasketaan osallistujamäärän mukaan, mutta tuki on tarkoitettu tilaisuuden järjestämiskuluihin, esim. tilavuokrat, tarjoilut, materiaalit, puhujien matka- ja majoituskulut Partnereiden matkat tällaisiin tilaisuuksiin budjetoidaan transnational project meetings -kategoriaan. Huom. Jos tilaisuus järjestetään ainoastaan verkossa, silloin verkkoseminaarin järjestelykustannukset katetaan Project management -kululuokasta.
4. Tilaisuuksien/seminaarien järjestäminen (Multiplier events) Tuki määräytyy osallistujamäärän mukaan Tilaisuuden järjestämismaasta olevat osallistujat: 100 /hlö Osallistujat muista maista: 200 /hlö Tuki enintään 30 000 /hanke, riippumatta hankkeen kestosta tai partnerimäärästä. Huom. Syötä ensin tapahtuma F.2.2. Multiplier Events taulukkoon, jotta alavalikosta löytyy Event idenfication.
5. Liikkuvuustoiminnot 1/4 (Transnational learning/teaching/training activities) Toiminnon oltava oleellinen hankkeen päämäärien saavuttamiseksi Osallistujina voivat olla opettajat, henkilökunta ja/tai opiskelijat HUOM! Ei saa järjestää ohjelmaan osallistuvien maiden ulkopuolella! 2 kategoriaa: Lyhytkestoiset: 5-60 päivää Pitkäkestoiset: 61 päivää 12 kk 3 eri kululuokkaa / matkustaja Matkakulut (Travel) Asumis- ja oleskelukulut (Individual support) Kielivalmennus (Linguistic support) vain pitkäkestoisessa (61 pv-12 kk) liikkuvuudessa perustelluista syistä
5. Liikkuvuustoiminnot 2/4 (Transnational learning/teaching/training activities) A. Matkakulut, perustuvat matkojen pituuksiin short distance travel 275 (100-1999 km) long distance travel 360 (2000 km ) Alle 100 km:n matkoille ei tukea B. Asumis- ja oleskelukustannukset kohdemaan mukaan Short term mobility 5 60 päivää: o opettajille (70 100 kestosta riippuen) o opiskelijoille (40 55 kestosta riippuen) Long term mobility 61 pv 12 kk: o kuukausiapuraha, ks. taulukko (Table C) Erasmus+ Progamme Guide, s. 108 C. Kielivalmennustuki (long term): 150 /hlö
H.5. Learning/Teaching/Training Activities 3/4 Syötä ensin tiedot kohtaan F.2.3., jonka jälkeen pääset lisäämään budjettitiedot H.5. Huom. eri vaihtoehdot Älä jätä pakollisia kenttiä tyhjäksi syötä 0. = Short-term mobility 5 60 päivää Blended mobility of higher education students Intensive programmes for learners Intensive programmes for teaching staff Long-term teaching assignments
H.5. Learning/Teaching/Training Activities 4/4 Koska kyseessä on lyhytkestoinen liikkuvuusjakso, älä klikkaa +merkkiä longterm taulukossa. (Ylimääräisen rivin saa poistettua merkillä)
6. Muut erityiset kulut hankkeessa (Exceptional costs) Työsuunnitelmassa ja budjettitaulukossa perustellut alihankinnat: Esim. ulkoinen arvioija tai muu sellainen (asiantuntija)työ, jota ole saatavilla hankkeessa mukana olevilta organisaatioilta. perustelluista syistä laitteet, ei kuitenkaan perusinfraa tai partneriorganisaation tavanomaisia laitteita. 75 % todellisista kustannuksista, max 50 000 (Grant requested = pyydetty summa eli 75 % hankintahinnasta, huomioi ALV:n vaikutus) Raportointi todellisten kulujen mukaan. 10/2013
7. Tuki erityistarpeita omaaville henkilöille (Special needs support) Erityistä tukea tarvitsevat henkilöt voivat saada lisätukea 100 % todellisista kustannuksista Raportointi todellisten kulujen mukaan. 10/2013
I.2. Budget Summary Muista täyttää myös anottava tukisumma = Grant Requested
Muutamia teknisiä täyttöohjeita Avaa ja käytä vain niitä budjettikategorioita, jotka sopivat hankkeellesi: kaikkia budjettikategorioita ei tarvitse käyttää. 1) Syötä partnerit ensin 2) sitten suunnitellut aktiviteetit (F.2. Project activities: Intellectual output, Multiplier events ja Learning/teaching/training activities) ja 3) viimeiseksi budjetti 4) Huolehdi, että maksimisummat eivät ylity! Nollat tyhjiin numerokenttiin (erityisesti F.2.3.), muuten laskukentät eivät toimi. ERASMUS+ Technical guidelines for completing application e-forms http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/documents/eformtechnical-guide_en.pdf
Tee näin Määrittele ensin, mitä hankkeessa tehdään Varaa aikaa riittävästi Budjettivastaava työpariksi ja Excel ahkeraan käyttöön. Kerää tietoja partnereilta suorilla kysymyksillä linkki työsuunnitelmaan ja työnjakoon. Perustele kustannukset, esim. F.2.1. Project activities Description kentissä. Tarkista, että jokaiselle syötetylle luvulle löytyy perustelu hakemuksesta.