HYVÄ POTKU projekti Kierros 1, 214 Tuusulan terveyskeskus, Suun terveydenhuolto 12.11.214 Ohjausryhmä Letto Pirkko, Jokiranta Titta, Korpela Eeva, Seppinen Leena
2 SISÄLLYSLUETTELO 1. Johdanto 2. Lähtötilanne 3. Tavoitteet 4. Mittaukset 4.1. Tasapainolaskurimittaukset 4.1.1. Hammaslääkärit/ Hyrylä 4.1.2. Hammaslääkärit/ Jokela 4.1.3. Hammaslääkärit/ Kellokoski 4.1.4. Suuhygienistit 4.2. Jonon seuranta 4.3. T3 ja T3j mittaukset 4.4. Työilmapiirimittaus 5. Muutokset 5.1. Hävitä reppu 5.2. Lisää kapasiteettia 5.3. Vähennä kysyntää 5.4. Varaudu vaihteluun 6. Pohdinta
3 1. JOHDANTO Tuusula kunnassa asuu 38 837 asukasta, lisäksi ns. vapaan valinnan myötä Tuusulan terveyskeskuksen on valinnut n. 13 ulkokuntalaista. Tuusula on jakautunut alueellisesti kolmeen eri keskukseen; Hyrylään, Jokelaan ja Kellokoskeen, joissa jokaisessa sijaitsee hammashoitola sosiaali- ja terveysaseman yhteydessä. Hyrylässä on 17 hoitohuonetta, Jokelassa ja Kellokoskella molemmissa 5. Suun terveydenhuollossa on 19 hammaslääkärin vakanssia, joista yksi oikomishoidon erikoishammaslääkäri, 8 suuhygienistin ja 24 hammashoitajan vakanssia. Välinehuoltoa hoitaa 5 välinehuoltajaa ja se vastaa koko sosiaali- ja terveystoimen välinehuollosta. Kaikki toimet ovat olleet täytettyinä ja vakituisen henkilökunnan saatavuus on ollut pääsääntöisesti hyvää. Suun terveydenhuoltoa johtaa johtava hammaslääkäri ja osastonhoitaja. Vastaanottotoiminta on ajanvarauksellista hoidontarpeen arvioon perustuvaa terveydenhuollon palvelua. Ajanvaraus toimii Tuusulassa keskitetysti Hyrylässä. Vastaanottopalvelut ovat hammaslääkäri-hammashoitaja työparin, suuhygienistin sekä hammashoitajan tuottamia palveluja. Palvelut ovat ennaltaehkäiseviä, terveyttä edistäviä sekä hammaslääketieteellistä hoitoa. Suurin osa röntgenpalveluista tuotetaan terveyskeskuksessa, mutta vuoden 215 alusta röntgenosasto siirtyy HUS-kuvantamiselle. Erikoishammaslääkäritasoista hoitoa tuotetaan omana toimintana, ostopalveluna ja yhteistyössä erikoissairaanhoidon kanssa. Virka-ajan kiireellinen hoito toteutetaan omana tuotantona ja virka-ajan ulkopuolinen kiireellinen hoito ostopalveluna. Tuusulan suun terveydenhuolto päätti osallistua Hyvä Potku hankkeeseen talvella 213-214 silloisen terveydenhuoltoa johtaneen johtaja ylilääkärin aloitteesta. Aikaisempaa tietoa Hyvä vastaanotto -hankkeesta oli saatu Sipoon johtavan hammaslääkärin esityksestä suun terveydenhuollon kuukausikokouksessa. Maaliskuussa 214 alkaneeseen Hyvä Potku projektin seminaaripäiviin osallistuivat projektin ohjausryhmän jäsenet: Pirkko Letto, johtava hammaslääkäri Eeva Korpela, suuhygienisti Leena Seppinen, hammashoitaja keskitetystä ajanvarauksesta Titta Jokiranta, hammaslääkäri
4 2. LÄHTÖTILANNE Aikuisten kiireettömän hammashoidon saatavuus on pitkään ollut haaste Tuusulassa niin hammaslääkäri- kuin suuhygienistipalveluissakin. Ajanvarauskirjoja on pidetty auki seuraavat viisi kuukautta, ja etenkin Hyrylässä ne usein ovat olleet täynnä viisi kuukautta eteenpäin. Työjärjestykset on kukin hammaslääkäri ja suuhygienisti luonut itse. Työjärjestysten luomiseen on ollut yhteiset ohjeet. Lähes kaikki vastaanottoajat on luotu korvamerkein, esimerkiksi tarkastus, päivystys, protetiikka, päivystyksen kiireellinen jatko, leikkaus, koululaiset, oikominen, vanhainkoti, odottavan perheen tarkastus jne. Lähtötilanteessa Tuusulan 19:sta hammaslääkärin vakanssista oli 1,8 oikomishoidon erikoishammalääkärin ja erikoistuvan hammaslääkärin sekä 1 apuoikojan työtä lisäksi 1 suuhygienisti oli osa oikomishoidon tiimiä. Näin ollen muuhun perustyöhon kohdentui 16 hammaslääkärin ja 7 suuhygienistin työpanos. Keskitetyssä ajanvarauksessa työskentelee hoidon tarpeen arvioissa 2-3 kokenutta hammashoitajaa. Käytössä on takaisinsoittopalvelu. Puheluiden vastausprosentti on ollut hyvä (v. 214 97%). Tekstiviestimuistutus otettiin käyttöön loppu vuodesta 212, minkä jälkeen peruuttamattomien poisjääntien määrä on vähentynyt ollen tällä hetkellä 3,5% käynneistä. Kiireellinen hoito toteutui hyvin; ajan sai vuorokauden sisällä. Päivystysaikoja oli jäänyt jopa käyttämättä. Kiireettömän hoitoon pääsyn jono aikuisille, ns.tarkastusjono, otettiin käyttöön maaliskuussa 213, koska lähestyimme lakisääteistä 6 kuukauden hoitoon pääsyn kattoa. Ennen sitä Tuusulassa oli ns. piilojonoa. Ajanvarauksella ei ollut aina antaa tarkastusaikaa, jolloin se pyysi potilasta soittamaan myöhemmin uudestaan. Tämä oli hyvin kuormittavaa sekä ajanvaraushenkilökunnalle ja samalla potilaat olivat tyytymättömiä. Puhelinralli oli myös selkeää hukkatyötä. Hyvä Potku-mittausten alkaessa viikolla 17 kunnassa oli lähes 2 potilasta jonossa. Kuukausittain jonoon tuli noin 3 potilasta. Tilastojen valossa keväällä 214 kokonaishoidosta valmistui lähes saman verran potilaita kuin uusia tutkittiin ja otettiin hoitoon. Hammaslääkärit itse kokivat kokonaishoitojen valmistumisajan rasittavan pitkäksi; kolmesta kuukaudesta vuoteen. Jatkohoitoja annettiin pääsääntöisesti ns. sarja-aikoina. Henkilökunta oli epätasaisesti jakautunut suhteessa väestöön eri hoitoloiden välillä. Suurin kysyntä oli Hyrylässä. Lähtötilanteessa haasteena täten oli myös vapaiden aikojen epätasaisuus; Jokelassa ja Kellokoskella vapaita aikoja oli enemmän kuin Hyrylässä. Hyrylän seudun potilaat eivät halunneet kuitenkaan mennä hoitoon Jokelan tai Kellokosken hoitoloihin, jonne etäisyys Hyrylästä on 2 kilometriä ja julkinen liikenne toimii heikosti. Kliinistä työtä tehdään lähinnä yhdessä vuorossa eli hoitohuoneessa ei toteutettu kahta työvuoroa peräkkäin, vaikkakin jokainen hammaslääkäri, hammashoitaja ja suuhygienisti teki viikossa yhden iltavuoron, jolloin potilasvastaanotto kesti klo 18 saakka.
5 Jononpurkua suunniteltiin talvella 214 toteutettavan erinäisillä keinoilla. Pisimmällä olivat suunnitelmat omana lisätyönä tehtävästä jononpurusta erillissopimuksilla, johon henkilökunnalla olisi ollut halukkuutta, mutta sopimusta ei hyväksytty henkilöstöhallinnossa. Sen sijaan kesällä 214 palkattiin kunnanjohtajan erillispäätöksellä 2 hammaslääkäri-hammashoitaja - työparia puoleksi vuodeksi jonon purkuun. Ensimmäisten Hyvä Potku- seminaaripäivien jälkeen järjestettiin henkilökunnalle hammashoitoloittain tilaisuudet, joissa tiedotettiin ja keskusteltiin Hyvä Potku hankkeesta ja sen tavoitteista sekä tulevasta mittauksesta. Vastaanotto oli pääosin positiivista ja odottavaa, joskin hoitolakohtaisia eroja oli havaittavissa. 3. TAVOITTEET Tavoitteet asetettiin ensimmäisen Hyvä Potku -seminaarin aikana ja tavoitteista keskusteltiin koko henkilökunnan kanssa huhtikuussa 214 hoitolakokouksissa. Alkutilanteessa koimme suurimmaksi haasteeksi aikuisten kiireettömän hoidon tarkastusjonon. Yhteisesti asetetut tavoitteet olivat: Kiireellisen ajan saa samana päivänä. Kiireettömän ajan saa 5 arkipäivän kuluessa vuoden 215 loppuun mennessä. Tarkastusjono on purettu vuoden 214 loppuun mennessä. Hoidon tarpeen arvion puheluiden vastausprosentti säilyy 97%:ssa. Kehitystyön tavoitteena oli järjestää Tuusulan suun terveydenhuollon toimintamalli siten, että se mahdollistaa hoitoaikojen riittävän saatavuuden kysyntään nähden. Lähtöoletuksena oli, että resurssimme eivät ole riittävät, koska jonoa syntyy koko ajan. 4. MITTAUKSET Ennen Hyvää Potku projektia toiminnan mittauksia oli tehty tuotteistamisen yhteydessä. Kiireettömän hoitoon pääsyn jonoa oli seurattu kuukausittain sekä samalla käytettävien tarkastusaikojen määrää. Projektin alussa, toukokuussa 214, päätimme mitata hammaslääkäriaikojen kysyntää ja tarjontaa. Viikoittaiseen seurantaan otimme kolmannen vapaan hoitoajan (T3) sekä kolmannen vapaan jatkohoitoajan (T3J) ja kiireettömään hoitoon pääsyn jonon. Lisäksi mittasimme henkilökunnan työviihtyvyyttä fiiliskyselyllä joka toinen viikko. Suuhygienistien toimintaa päätimme mitata syksyllä 214.
Efterfrågan 6 4.1. Tasapainolaskurit Tasapainolaskurimittaus hammaslääkäreille tehtiin toukokuussa 214 viikoilla 19 ja 2. Mittaus tehtiin hoitoloittain, jotta saisimme tietoa mahdollisista eroista hoitoloiden välillä. 4.1.1. Hammaslääkärit / Hyrylä Taulukko 1: Tasapainolaskuri; kysyntä/ suunniteltu kapasiteetti /Hyrylä Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Tid Extern efterfrågan 54 % 188 Intern efterfrågan 46 % 16 Efterfrågan på grupper % Total efterfrågan 1 % 348 Planerad mottagningskapacitet 14 % 363 Total 4 % 15 Hyrylässä ulkoinen kysyntä on suurempaa kuin sisäinen kysyntä. Suunniteltua kapasiteettia oli 7,5 tuntia enemmän kuin kysyntä viikossa (taulukko 1). Toteutunut kapasiteetti oli -6 tuntia viikossa, jonka osittain selittää 5 perumatonta poisjääntiä viikon aikana sekä 2 organisaation perumaa aikaa. Lisäksi mittauksessa oli oma luokkansa potilaaseen liittyvä toimistoaika, mikä arjessa on osa kliinistä vastaanottotyötä. Taulukko 2: Kysynnän vaihtelu eri aikalajeittain ja viikonpäivittäin/ Hyrylä EFTERFRÅGAN - Graf 1 Efterfrågan fördelad över veckans dagar 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Mån Tis Ons Tor Fre Veckodagar tark hlvo semi paiv Hyrylässä kysyntä vaihteli eri viikonpäivinä (taulukko 3). Päivystysaikojen osalta suurinta kysyntä oli maanantaina ja perjantaina. Hammaslääkäriaikojen suuri kysyntä torstaina johtuu siitä, että hammaslääkäreitä on tuolloin eniten
Efterfrågan 7 töissä. Semikiirellisten aikojen kysyntä oli suurinta maanantaina. 4.1.2. Hammaslääkärit / Jokela Taulukko 3: Tasapainolaskuri; kysyntä/ suunniteltu kapasiteetti /Jokela Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Tid Extern efterfrågan 45 % 55 Intern efterfrågan 55 % 68 Efterfrågan på grupper % Total efterfrågan 1 % 123 Planerad mottagningskapacitet 119 % 146 Total 19 % 24 Jokelassa sisäinen kysyntä on suurempaa kuin ulkoinen kysyntä. Suunniteltua kapasiteettia oli 12 tuntia enemmän kuin kysyntä viikon seurannan aikana.(taulukko 3). Toteutunut kapasiteetti oli kysynnän suuruinen, mikä johtunee seurannan kirjauksesta. Perumattomia poisjääntejä oli 17 kpl kahden viikon aikana. Lisäksi on huomattava, että mittauksessa oli oma luokkansa potilaaseen liittyvä toimistoaika, mikä arjessa on osa kliinistä vastaanottotyötä. Taulukko 4: Kysynnän vaihtelu eri aikalajeittain ja viikonpäivittäin/ Jokela EFTERFRÅGAN - Graf 1 Efterfrågan fördelad över veckans dagar 45 4 35 3 25 2 15 1 5 Mån Tis Ons Tor Fre Veckodagar tark hlvo semi paiv Jokelassa kysyntä vaihteli eri viikonpäivinä (taulukko 4). Päivystysaikojen osalta suurinta kysyntä oli torstaina ja perjantaina. Hammaslääkäriaikojen suurin kysyntä oli maanantaina. Semikiirellisten aikojen kysyntä oli suurinta maanantaina.
Efterfrågan 8 4.1.3. Hammaslääkärit/ Kellokoski Taulukko 5: Tasapainolaskuri; kysyntä/ suunniteltu kapasiteetti /Kellokoski Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Tid Extern efterfrågan 45 % 5 Intern efterfrågan 55 % 61 Efterfrågan på grupper % Total efterfrågan 1 % 111 Planerad mottagningskapacitet 114 % 126 Total 14 % 15 Kellokoskella sisäinen kysyntä oli suurempaa kuin ulkoinen kysyntä. Suunniteltua kapasiteettia oli 7,5 tuntia enemmän kuin kysyntä viikossa (taulukko 5). Toteutunut kapasiteetti oli -7 tuntia viikossa. Perumattomia poisjääntejä oli kahden viikon aikana 15 ja organisaation perumia aikoja 13, mikä selvittää toteumaa. Lisäksi mittauksessa oli oma luokkansa potilaaseen liittyvä toimistoaika, mikä arjessa on osa kliinistä työtä. Taulukko 6: Kysynnän vaihtelu eri aikalajeittain ja viikonpäivittäin/ Kellokoski EFTERFRÅGAN - Graf 1 Efterfrågan fördelad över veckans dagar 4 35 3 25 2 15 1 5 tark Mån Tis Ons Tor Fre Veckodagar hlvo semi paiv Kellokoskella kysyntä vaihteli eri viikonpäivinä (taulukko 6). Päivystysaikojen osalta suurinta kysyntä oli tiistaina ja perjantaina. Hammaslääkäriaikojen suurin kysyntä oli maanantaina. Semikiirellisten aikojen kysyntä oli suurinta maanantaina.
Efterfrågan 9 4.1.4. Suuhygienistit Taulukko 7: Tasapainolaskuri; kysyntä/ suunniteltu kapasiteetti /suuhygienistit Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Tid Extern efterfrågan 59 % 13 Intern efterfrågan 41 % 89 Efterfrågan på grupper % Total efterfrågan 1 % 219 Planerad mottagningskapacitet 13 % 225 Total 3 % 6 Suuhygienistien mittaukset tehtiin elo syyskuun vaihteessa 214 viikoilla 35 ja 36. Viikot olivat kuitenkin hieman epätavallisia, koska koululaisia ei poikkeuksellisesti kutsuttu suun terveystarkastuksiin aikuisten jonopurun takia. Suuhygienistien mittausten tuloksena suunniteltua kapasiteettia oli 3 tuntia viikossa enemmän kuin kysyntää (taulukko 7). Toteutunut kapasiteetti oli kahden viikon aikana -34 tuntia, mikä johtui odottamattomista poissaoloista; organisaation perumia aikoja oli 2, minkä lisäksi oli 4 perumatonta poisjääntiä. Taulukko 8: Kysynnän vaihtelu eri aikalajeittain ja viikonpäivittäin/ suuhygienistit EFTERFRÅGAN - Graf 1 Efterfrågan fördelad över veckans dagar 6 5 4 3 2 1 odot oik Mån Tis Ons Tor Fre Veckodagar laps koul voa Mittausten avulla pystyttiin hahmottamaan päiväkohtainen kysynnän vaihtelu joka oli maanantaisin suurinta ja perjantaisin pienintä.
1 4.2. Jonoseuranta Aikuisten kiireettömään hoitoon pääsyn jono (tarkastusjono) oli projektin alussa suurin huolen aiheemme, sillä hoitoon pääsy lähenteli 6 kuukauden hoitotakuun maksimi rajaa. Jonossa oli viikolla 17 huhtikuussa 1927 henkilöä. Marraskuussa viikolla 45 jonolla oli 378 henkilöä. Jono kasvoi n. 3 henkilöllä kuukaudessa. Taulukko 9: Kiireettömän hoitoon pääsyn jonon pituus, henkilöiden lukumäärä viikoittain viikosta 17 viikkoon 45 4.3 Työviihtyvyys Henkilökunnan työviihtyvyyttä mitattiin joka toinen viikko erillisellä fiiliskyselyllä, jossa työviihtyvyyttä arvioitiin kouluarvosanalla 4-1. Arviointilomakkeelle sai halutessaan kirjoittaa myös palautteena vapaata tekstiä ( kuva 1.). Kyselyyn vastattiin nimettömänä ja hoitolakohtaisesti. Kyselyistä koottiin tulokset ammattiryhmittäin ja hoitolakohtaisesti ( taulukko 3.) Fiiliskyselyyn vastausprosentti oli suurimmaksi osaksi hyvä ja se koettiin reitiksi tuoda oma ääni ja mielipide esille. Osa työntekijöistä koki sen kuitenkin tarpeettomana ja jätti vastaamatta. Tulosten ollessa heikkoja esimiehet reagoivat järjestämällä henkilökunnalle palaverin, jossa pohdittiin syitä ja sovittiin yhteisistä pelisäännöistä. 4.3. T3 ja T3j mittaukset T3 ja T3j mittauksia tehtiin viikoittain huhtikuusta 214 viikosta 16 alkaen. T3 oli kaikilla hammaslääkäreillä 42, johtuen hoitoon pääsy jonosta. T3j mitattiin hoitoloittain. T3j oli maksimissaan Hyrylässä lähes 7, Jokelassa yli 9 ja Kellokoskella lähes 9. Marraskuussa 214 viikolla 45 T3j oli Hyrylässä 21, Jokelassa 23 ja Kellokoskella 29 (taulukko 1). Muutos johtui pääsääntöisesti siitä, että sarja-aikojen annosta luovuttiin ja annettiin vain yksi aika kerrallaan Hyvä Potku tavoitteiden mukaisesti.
11 Taulukko 1: T3j:n pituus päivinä viikoittain viikosta 16 viikkoon 45 12 1 8 6 4 Hyrylä Kellokoski Jokela 2 16 18 2 22 24 26 28 3 34 36 38 4 44 45 4.4. Työilmapiirimittaus Työilmapiiriä mitattiin joka toinen viikko erillisellä fiiliskyselyllä, jossa työilmapiiriä kukin työntekijä arvioi kouluarvosanalla 4-1. Kyselylomakkeeseen oli mahdollista kirjoittaa myös vapaata tekstiä, palautetta (kuva 1). Kyselyyn vastattiin nimettömänä ja hoitolakohtaisesti. Kyselyistä koottiin tulokset ammattiryhmittäin ja hoitolakohtaisesti (taulukko 11). Fiiliskyselyn vastausprosentti oli suurimmaksi osaksi hyvä. Kysely koettiin reitiksi tuoda oma ääni ja mielipide esille. Osa työntekijöistä koki kyselyn kuitenkin tarpeettomana ja jätti siihen vastaamatta. Tulokset olivat keskiarvoina hyviä kaikissa ammattiryhmissä ollen 7-8 luokkaa. Tulosten variaatio oli mielenkiintoinen havainto. Mikäli joukossa oli useita heikkoja arvosanoja, oli se viesti, johon reagoitiin.
12 Taulukko11: Työilmapiirimittaus kouluarvosanoin 4-1 joka toinen viikko viikosta 18 viikkoon 44 eri ammattiryhmissä 44 4 38 36 34 26 24 22 ajanvaraus suuhygienistit hammashoitajat hammaslääkärit 2 18 4 5 6 7 8 9 1 Kuva 1: Fiiliskyselylomake HENKILÖKUNTAKYSELY JOKELA / HYRYLÄ / KELLOKOSKI viikko OLEN: HML SHG HH AJANVARAUS FIILIKSET TYÖN SUJUVUUDESTA, tällä viikolla kouluarvosanalla 4-1: Vastaathan vielä lyhyesti tarkentaviin kysymyksiin; 1. Kuinka työparin kanssa sujui? 2. Millainen fiilis mielestäsi hoitolassasi? 3. Oliko työvälineet kunnossa? 4. Vaikuttiko työhuonetilanne kohdallasi? Halutessasi voit tarkentaa lyhyesti: Kiitos
13 5. MUUTOKSET Toiminnan kehittämiskohteet valittiin saatavuuden parantamisen perusstrategian mukaisesti parantamaan toiminnan kysynnän ja kapasiteetin tasapainoa sekä lyhentämään jonoja ja odotusaikoja (kuva 2). Kehittämiskohteiksi valittiin hävitä reppu, lisää kapasiteettia, vähennä kysyntää ja varaudu vaihteluun. 5.1.Hävitä reppu Jonon purku lisäresurssin avulla käynnistyi kesällä 214. Tämän lisäksi oman henkilökunnan kesken järjestettiin syyskuussa jononpurkuviikot. Näiden avulla saattiin jonoa lyhennettyä huomattavasti. Jono on lyhentynyt huomattavasti lähtötilanteen 1927 henkilön jonosta, jolloin päiväkirjat olivat 5 kuukautta täynnä. Marraskuun ensimmäisellä viikolla 214 jonolla oli 378 henkilöä ja päiväkirjat olivat 2 kuukautta täynnä. Reppua on siis edelleen sekä jonossa että päiväkirjoissa. Reppua kevensi luopuminen sarja-aikojen annosta ja yhden jatkoajan järjestelmän käyttöön otto. Henkilökunnan kanssa analysoitiin tarkastusaikojen tarpeen määrää saatujen mittaustulosten valossa. Sovittiin vuoden 215 alussa käyttöön otettavista tarkastusajoista. 5.2.Lisää kapasiteettia Mittauksen tuloksena havaittiin ero päivystysaikojen määrässä eri viikonpäivien ja hammashoitoloiden välillä. Lokakuussa 214 otettiin käyttöön uusi kysyntään pohjautuva päivystysaikojen määrä, mikä vaihtelee hammashoitoloittain ja viikonpäivittäin. Seuranta on marraskuun hoitolapalavereissa. Suuhygienistien työajan käyttöä on analysoitu. Tavoitteena on käynnistää v.215 alussa projekti, joka tehostaa suuhygienistien aikuishoitoon käyttämää aikaa, mistä maksetaan suuhygienisteille toimenpidekorvaus. Esitys on laadittu yhdessä suuhygienistien kanssa päätöksentekoa varten. PopUp hammashoitolan käyttöä laajennetaan Hyrylän alueella, mikä tuo helpotusta hammashoitolan tilanahtauteen ja toisaalta tuo tehokkuutta koululaisten suun terveystarkastuksiin kouluilla. Syksyn ohjelma on käynnistynyt. Hammashoitajien itsenäiseen työhön valmistui yksi hammashoitaja lisää, mikä tuo joustoa neuvolaikäisten suun terveystarkastuksiin. Hyrylässä on suurempi kysyntä hammaslääkärin vastaanottoajoista mittausten mukaan kuin Jokelassa ja Kellokoskella. Hyrylään lisäkapasiteetin siirto ei ole mahdollista tila-ahtauden vuoksi. Vuonna 215 Hyrylään peruskorjataan yksi lisähuone, mikä mahdollistaa hoitoloiden välisen resurssisiirron. Suunnitelmat ovat laadinnassa. Kokouskäytäntöjen muuttaminen merkitsee kokousten pitämistä vain jos siihen on tarve. Yhteiskokousten sijaan pidetään hoitolakohtaisia kokouksia useampi vuodessa. Käytäntö etsii vielä muotoaan.
14 5.3.Vähennä kysyntää Yksilöllinen hoitoväli määritellään jokaiselle. Aikuisille otettiin käyttöön kolmiportainen yksilöllisen hoitovälin määritys, joka kirjataan potilasasiakirjoihin siten, että ajanvaraushenkilökunnan on se helppo todeta. Hammaslääkäri määrittelee yksilöllisen hoitovälin niin hammaslääkärin kuin suuhygienistin vastaanotolle. Jonolle otetaan tai aika annetaan yksilöllisen hoitovälin mukaisesti. 5.4.Varaudu vaihteluun Vuonna 215 pilotoidaan suun terveydenhuollon palveluseteliä päivystyksen jatkohoidon osalta, millä tasataan ruuhkahuippuja ja vaihtelua. Suunnittelussa huomioidaan 5% ylikapasiteetti, mikä taso vielä vaatii kehittämistä. Kuva 2: Saatavuuden parantamisen mukaiset kehittämiskohteet Kehittämiskohteet Toiminnan kysyntä ja kapasiteetti tasapainossa Ei jonoja tai pitkiä odotusaikoja Varaudu vaihteluun Hävitä reppu Lisää kapasiteettia Vähennä kysyntää Päivystysajat kysynnän mukaisiksi Suuhygienistien tehostettu työaika PopUphammashoitola Hammashoitajien itsenäinen vastaanotto Yksilöllinen hoitoväli kaikille Jonolle YHV:n mukaisesti, ei 3kk ennen Suunnitellaan 5% ylikapasiteettia Palveluseteli ruuhkahuipuissa Yksi jatkoaika kerrallaan Jononpurku työparit 6-12/214 Jononpurkuviikot Tarkastusajat kysynnän mukaan Lisähuone Hyrylään Kokouskäytäntöjen muuttaminen
15 6. Pohdinta Hyvä Potku projektina antaa hyviä välineitä analysoida suun terveydenhuollon toimintaa. Haasteena on ajan raivaaminen kehittämistyölle koko ohjausryhmälle, jossa muut työt vaativat jokaiselta oman aikansa. Seminaaripäivien aikana oppiminen ja kehittäminen tuntui helpolta ohjaajien avulla. Ohjausryhmän jäsenten oli vaikea lähtötilanteessa ennakoida, kuinka suuresta projektista oli kysymys. Mittaukset hammaslääkäreiden osalta sujuivat yllättävän vaivattomasti, mitä helpotti aiemmin suoritettu työajanseuranta tuotteistamistyön yhteydessä. Kaksi viikkoa on pitkä aika, mutta siihenkin liittyy toiminnallisia yllätyksiä, jotka tulee tulkinnassa huomioida. Mittauksissa oli havaittavissa hammashoitoloiden väliset erot kysynnässä hammashoitoloiden ja eri viikonpäivien välillä, joita aiemmin toiminnan suunnittelussa ei oltu huomioitu. Suuhygienistien mittaus tulee tehdä uudelleen, sillä mittaus tehtiin jononpurun aikaan, mikä oli poikkeustilanne. Jononpurku jatkuu edelleen ja sen loppuun saattaminen on haasteellisempi kuin alkuvaiheen purku. Tavoitteeksi olemme nyt asettaneet kiireettömän hoitoon pääsyn jonosta luopumisen helmi-maaliskuussa 215. Asetettu tavoite siis hieman siirtyy. T3j on nyt saatu n. 25 päivään ja se tulee säilymään alkuvuoden 215 samalla tasolla. Työilmapiirimittaus osoittautui herkäksi tavaksi saada palautetta fiiliksistä työssä, mikä on tärkeää tehtäessä muutoksia. Työilmapiirimittauksia jatketaan, mutta frekvenssiä voisi harventaa esimerkiksi yhteen kertaan kuukaudessa. Saatavuuden parantamisen mukaiset kehittämiskohteet on käynnistetty, mutta niitä tulee vielä muutosprosesseina työstää ja seurata sekä käynnistää uusia.