TARJOUSPYYNTÖ Kemikaalirekisteri ohjelma 1(5) Tutkimus- ja laboratorio-osasto Pvm Dnro 12.03.2013 Evira/1545/0071/2013 TARJOUSPYYNTÖ KEMIKAALIREKISTERI OHJELMASTA 1. Hankintayksikkö Eviran toiminnan päämääränä on varmistaa elintarvikkeiden turvallisuus, edistää eläinten terveyttä ja hyvinvointia, huolehtia kasvin- ja eläintuotannon edellytyksistä sekä kasvinterveydestä. Elintarviketurvallisuusvirasto Evira tutkii ja valvoo elintarvikkeiden sekä maa- ja metsätalouden tuotantopanosten laatua ja turvallisuutta, eläinten terveyttä ja hyvinvointia sekä kasvinterveyttä. Evira toimii noin 30 paikkakunnalla Suomessa. Eviran päätoimipaikka sijaitsee Helsingin Viikissä. Lisätietoja: www.evira.fi. 2. Hankinnan kohde Elintarviketurvallisuusvirasto Evira pyytää tarjoustanne kemikaalirekisteriohjelmasta. 3. Hankintamenettely Hankintamenettely suoritetaan palveluhankintana avoimessa menettelyssä. Hankintamenettely toteutetaan vaiheittain seuraavasti: 1. Tarjousajan päättymisen jälkeen saapuneiden tarjousten sulkeminen tarjouskilpailun ulkopuolelle sekä tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu 4. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 5. Hankintasopimuksen tekeminen tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan kanssa Elintarviketurvallisuusvirasto Eviralla on kuitenkin oikeus olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. 4. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen. Tarjouspyynnönmukaisuudella tarkoitetaan sitä, että tarjouksessa asiat (kuten vertailukriteerit) on esitetty tarjouspyynnön mukaisessa järjestyksessä, ja että tarjous sisältää vakuutuksen velvoitteiden täyttämisestä. Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Livsmedelssäkerhetsverket Evira Finnish Food Safety Authority Evira Mustialankatu 3, 00790 HELSINKI Mustialagatan 3, 00790 HELSINGFORS Mustialankatu 3, FI-00790 HELSINKI, Finland Puh. 020 77 2003 Faksi 020 77 24350 Tel. 020 77 2003 Fax 020 77 24350 Tel. +358 20 77 2003 Fax +358 20 77 24350 etunimi.sukunimi@evira.fi www.evira.fi förnamn.efternamn@evira.fi www.evira.fi firstname.lastname@evira.fi www.evira.fi
2(5) 5. Tarjoajan kelpoisuutta koskevat selvitykset Tarjouksessa tulee olla yleistieto tarjoajasta ja tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön liitteenä oleva (liite 2) vakuutus velvoitteiden täyttämisestä. Hankintayksikkö voi tarvittaessa pyytää tarjoajaa koskevia tietoja muilta viranomaisilta selvittääkseen tarjoajan soveltuvuuden. Tällöin hankintayksikkö pyytää samat tiedot kaikista tarjouksen jättäneistä tarjoajista, jotta tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu ei vaarannu. 6. Vähimmäisvaatimukset - suomenkielinen ohjelmisto - toimittajan tekemä tietojen siirto ja konvertointi järjestelmään excel-taulukoista, talletettavan kemikaalitiedon kentän pituus vähintään 40 merkkiä - ohjelman tulee toimia seuraavassa ympäristössä: o palvelinympäristö: alustana toimii Microsoft Windows Server (2008R2), tietokantana Microsoft SQL (esim. Express), alusta asennetaan VmWare vsphere 5.0 virtuaaliympäristöön. o työasemaympäristö: Microsoft Windows 7, Internet Explorer (IE8, IE9) - kemikaalitietojen tallentajan lisenssit (esim. kelluva (8 kpl) tai työasemakohtainen (20 kpl)), mahdollisuus lisälisensseihin, muilla viraston käyttäjillä lukuoikeus selaimella Eviran kaikissa toimipisteissä - vähintään 5000 kemikaalin tiedot - lainsäädännön vaatimusten täyttyminen (listaus, minkä lainsäädännön velvoitteisiin ohjelma antaa vastauksen (esim. kemikaalilaki, REACH) - mahdollisuus käyttöturvallisuustiedotteiden linkittämiseen - mahdollisuus käyttää sekä vanhoja (R- ja S-lausekkeet) että uusia (H- ja P- lausekkeet) lausekkeita - ylläpitotuki kattaen ohjelmistotuen ja tarvittaessa sovelluksen päivityksen - mahdollisuus mukauttaa ohjelmaa viraston tarpeisiin (esim. tietokenttien määrä; kemikaalin sijainnin kirjaaminen (toimipaikkakohtainen, yksikkökohtainen, huonekohtainen, hyllysijainti)) - hakumahdollisuus ja raporttien teko kemikaalien ominaisuuksien mukaan 7. Tarjoushinta Tarjoushinta on ilmoitettava hankinnan kohteena olevalle palvelulle euromääräisesti kiinteänä arvonlisäverottomana hintana. 8. Tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet ja niiden keskinäinen tärkeysjärjestys - ohjelmiston hinta / lisenssi - asennus- ja käyttöönottoaikataulu Tämän tarjouksen valintaperusteena on tarjouksen kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksen kokonaistaloudellisen vertailuperusteet on ilmoitettu niiden keskinäisessä tärkeysjärjestyksessä.
3(5) 9. Sopimusehdot Tähän palvelusopimukseen sovelletaan. JHS 166 Liite 6, JIT 2007 Valmisohjelmistot ehtoja. 10. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään 30.04.2013 saakka. 11. Tarjousasiakirjojen kieli Tarjouksen tulee olla suomenkielinen. 12. Toimitusaika ja ehto Evira, Mustialankatu 3, 00790 Helsinki, Suomi. 13. Hankintamenettelystä tarjoajalle aiheutuvat kulut Tarjoaja vastaa itse kaikista hankintamenettelyyn liittyvistä välittömistä ja välillisistä kuluista, eikä hankintayksikkö suorita tarjoajalle niistä tarjoajalle mitään korvausta. 14. Laskutus Lasku toimitetaan sähköisenä verkkolaskuosoitteeseen: OVT-tunnus 003720194885 Y-tunnus: FI 2019488-5 Verkkolaskuoperaattori: Itella Information Oy 15. Maksuehto Maksuehtona on 21 päivää netto laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. 16. Tarjoustietojen ja tarjousasiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (21.5.1999/621, jäljempänä julkisuuslaki) mukaan pääsääntöisesti julkisia. Tarjousmenettelyn tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat mm. tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, hinta ja muu sisältö. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on edellä sanotuin tavoin tehty.
4(5) Näin ollen kaikki tarjousasiakirjat ovat lähtökohtaisesti kaikille julkisia vasta sen jälkeen, kun sopijaosapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat aina julkisia. Tarjousasiakirjat on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa. Mikäli on kuitenkin välttämätöntä, että tarjousasiakirjat sisältävät salassa pidettäviä tietoja, niin tarjoajan tulee lähettää tarjous hankintayksikölle kahtena (2) erillisenä versiona, joista toinen on kokonaan julkinen ja toinen salassa pidettävä. Tarjoajan on poistettava julkisista tarjousasiakirjoista kaikki liike- ja ammattisalaisuudet sekä myös kaikki muu salassa pidettävä ja luottamuksellinen tieto. Tarjousasiakirjoista tulee käydä yksiselitteisesti ilmi, mitkä tarjousasiakirjat ovat salassapidettäviä. Tarjoajan on tehtävä merkintä tarjousasiakirjan salassa pidettävyydestä (esim. Luottamuksellinen, Sisältää salassa pidettäviä tietoja; tai Salassa pidettävä) hankintayksikköä varten. Salassa pidettäviä tietoja määrittäessä tarjoajan tulee ottaa huomioon julkisuuslaissa tarkoitetut salassa pidettäviä tietoja koskevat säännökset ja velvoitteet. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. 17. Yhteydenpito ja lisätiedot tarjouskilpailun aikana Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi hankintayksikkö ei vastaa lainkaan puhelimitse tarjouspyyntöön liittyviin tiedusteluihin. Tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset kysymykset tulee jättää sähköpostitse 19.03.2013 klo 12:00 mennessä seuraavaan osoitteeseen: kirjaamo@evira.fi. Edellä sanottu sähköpostiviesti tulee osoittaa Mervi Rokalle ja sähköpostiviestin aihealueeseen on ehdottomasti merkittävä Tarjouspyyntöön liittyvä kysymys: kemikaalirekisteri ohjelma. Vastaukset tarjouksen jättäneiden tarjoajien esittämiin kysymyksiin kootaan yhteen ja ilmoitetaan viimeistään 22.03.2013 Eviran Internet-sivuilla osoitteessa http://www.evira.fi/portal/fi/evira/asiointi/tarjouspyynnot/. Lisäksi kysymysvastauskooste toimitetaan sähköpostitse kaikille kysymyksiä esittäneille. 18. Tarjouksen toimittaminen Elintarviketurvallisuusvirasto Evira on siirtynyt sähköiseen asianhallintaan hankintamenettelyssä, jonka vuoksi tarjousasiakirjat on toimitettava hankintayksikölle ensisijaisesti sähköisenä. Tarjoukset on toimitettava sähköpostin liitetiedostoina 5.04.2013 klo 12:00 mennessä. kirjaamo@evira.fi tai postitse tai kuriirilla osoitteeseen: Elintarviketurvallisuusvirasto Evira