1/5 Teatteri Imatra etsii ravintolatoiminnan yrittäjää Teatteri Imatra Kallenkuja 3 55100 Imatra Imatran kaupunki Virastokatu 2, 55100 Imatra Vaihde: 020 617 111 Faksi: 020 617 2001 Sähköposti: kirjaamo@imatra.fi Internet: www.imatra.fi
2/5 Teatteri Imatran ravintolapalvelujen kilpailutus 2016 Osallistumishakemusohje ja hankekuvaus sekä kutsu keskustelutilaisuuteen Imatran kaupunki pyytää ehdokkaita lähettämään osallistumishakemuksen Teatteri Imatran ravintolapalveluiden tuottamisesta. Asiasta kiinnostuneita pyydetään osallistumaan keskustelutilaisuuteen ennen osallistumishakemuksen jättämistä. Keskustelutilaisuus pidetään Imatran kaupungintalolla keskiviikkona 23.3.2016 klo 13-14.30. 1. Taustaa Imatran kaupungin omistama Kiinteistö Oy Imatran Kallenkulma rakennuttaa teatterikiiinteistön osoitteessa Kallenkuja 3, 55100 Imatra. Rakennuksen arvioitu valmistumisaika on 10/2016. Rakennuksessa on 202 katsomopaikkaa käsittävä teatterisali ja 84-paikkainen ravintolasali. Ravintolasalin istumapaikoista on seuraava suunnitelma: istumapaikat koostuvat 7 pyöreästä pöydästä, joissa on 4 selkänojallista tuolia, ja 6 korkeammasta pöydästä, joissa on 4 korkeaa, selkänojatonta tuolia. Lisäksi on korkeita, selkänojattomia tuoleja on ravintolasalin reunoilla ja tarjoilutiskillä. Tämän kuvauksen liitteenä ovat pohjakuvat ja kalusteluettelo sekä havainnekuva. Keittiö ja ravintolasali ovat valmiiksi koneistettu ja kalustettu. Keittiötila on koneistettu. Ruoan valmistuksen ja kattauksen astiat, tekstiilit ja muun tarpeiston palveluntuottaja hankkii itse. Teatteriin kuuluu pieni näyttämö, joka sijaitsee viereisessä rakennuksessa. Rakennusten välillä voi kulkea sisätiloja käyttäen. Pieni näyttämö on 60-paikkainen tila, missä on toteutettu suurelta osin lapsille suunnattuja esityksiä. Imatran teatterissa oli vuonna 2015 yhteensä 115 esitystä ja katsojia noin 11.200. Nämä luvut eivät sisällä kesäteatterin tietoja. Teatterin esitystekniset laitteet ovat nykyaikaisia ja niiden käyttö vaatii erityisosaamista. Imatran kaupunki tavoittelee rakennuksen käyttöasteen kasvattamista varsinaisten teatteriesitysten lisäksi ja ravintolapalveluyrittäjäksi tulevan toimijan odotetaan omalla toiminnallaan edistävän ja myötävaikuttavan tilojen käyttäjien positiiviseen kokemukseen rakennuksessa asioidessaan. Kesäteatterin väliaikatarjoilujen järjestämisestä on voimassaoleva sopimus kesäksi 2016. Kesäteatterin kahviotoiminnan sisällyttämisestä 2017 alkaen nyt kilpailutettavaan kokonaisuuteen voidaan sopia neuvotteluiden aikana. 2. Hankinnan kohde ja tavoite Hankinnan kohteena on käyttöoikeussopimukseen perustuva ravintolapalvelujen tuottaminen teatteriravintolaan ja pienen näyttämön aulatilaan. Ravintolatoimintaa on oltava vähintään tuntia ennen esitysten alkua ja esitysten väliaikana. Lisäksi palveluntuottajan tehtäviin kuuluu teatteriesitysten lipunmyynti ovelta tuntia ennen esityksen alkua. Palveluntuottaja saa myymistään lipuista provision, joka on 0,75-1,75 riippuen lipun hinnasta. Kesäteatterin väliaikatarjoilun sisällyttämisestä nyt kilpailutettavaan kokonaisuuteen on yksi neuvoteltavista asioista.
3/5 Teatterin esitykset ajoittuvat (noin) 15.8. 15.12. ja 15.1. 15.5. välisille ajoille ja kesäteatterin esitykset kesäkuukausille. Väliaikatarjoilua varten ravintolatoimintaa tulee olla Teatteri Imatran toiminta-aikoina. Esitysajat päätetään vuosittain. Kesäaikaan 3-4 kuukauden aikana teatterikiinteistössä ei ole teatteritoimintaa eikä väliaikatarjoilua tarvita, ellei siitä erikseen sovita. Mustaa ja Valkoista tapahtuma on vuosittain järjestetty ko. tiloissa kesäkuun alkupäivinä, kestoltaan 4-7 päivää. Tällöin ravintolapalveluiden edellytetään olevan käytettävissä. Tilaaja tavoittelee käyttöoikeussopimuksella sitä, että teatteritalossa on hyvälaatuista ja säännöllistä ravintolatoimintaa. Teatterisalin käyttöastetta pyritään lisäämään myös muuhun käyttöön kuin perinteiseen teatteriin. Palveluntuottajan toiminnan odotetaan omalta osaltaan myötävaikuttavan positiivisen kokemuksen ja mielikuvan syntymiseen ja siten edistävän talon käyttöasteen nostamista. Teatterisalin käyttöasteen nostamiseksi on suunniteltu sitä, että myös ulkopuoliset tahot voivat vuokrata sitä omaan käyttöönsä, esim. kokouskäyttö, erilaisten esitysten järjestämiseen. Vuokraus voi sisältää myös teatterin teknisen laitteiston hyödyntämisen niin sovittaessa. Tilojen markkinoinnista ja vuokraamisesta vastaa Imatran kaupunki. Tilojen ulkopuolisille vuokraamisen ehtona on, ettei käyttö haittaa teatterin omaa toimintaa. Palveluntuottaja voi esittää omia näkemyksiään ravintolatilan tilankäyttösuunnitelmaan ja kalustukseen. 3. Hankintamenettely ja sopimuskausi Hankintamenettelynä käytetään neuvottelumenettelyä. Neuvottelumenettelyä käytetään, koska kyseessä on käyttöoikeussopimus eikä ennakkoon laadittua tarjouspyyntöä saada riittävän yksiselitteiseksi. Hankinnan ennakoitu arvo on kansallisen kynnysarvon ylittävä. Osallistumishakemuksen tai tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta ehdokkaille / tarjoajille korvausta. Sopimuskausi alkaa arviolta syksyllä 2016 jatkuen 4-6 vuotta. Teatteritoiminta Teatteri Imatrassa alkaa alkuvuodesta 2017. 4. Tiedotus- keskustelutilaisuus Hankinnasta on tiedotus- / keskustelutilaisuus, johon ravintolatoiminnasta kiinnostuneiden toivotaan osallistuvan. Tilaisuudessa voi esittää aiheeseen liittyviä kysymyksiä. Tilaisuus on kaikille avoin ja se pidetään keskiviikkona 23.3.2016 klo 13-14.30 Imatran kaupungintalossa, 3.krs, h. 308. Tilaisuuteen osallistujia pyydetään ilmoittautumaan 22.3.2016 klo 14 mennessä Anu Varjoselle, p. 0206 173245, anu.varjonen@imatra.fi.
4/5 5. Neuvottelumenettelyn alustava aikataulu ja neuvottelujen kulku Hankintaprosessin vaiheistus pääpiirteittäin ja alustava aikataulu: Vaihe Arvio Hankintailmoituksen julkaisu 15.3.2016 Tiedotus-/ keskustelutilaisuus 23.3.2016 klo 13.-14.30 Osallistumishakemusten jättöaika 4.4.2016 klo 12 Ehdokkaiden valinta neuvottelumenettelyyn 4-6.4. Neuvottelukutsu 7.4. Neuvotteluvaihe (erilliset kutsut) 11.4. 9.5. Lopullinen tarjouspyyntö lähetetään ehdokkaille 12.5. Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset esittävä Kysymyksiin julkaistaan vastaukset 17.5. 18.5. Tarjous jätettävä 7.6.2016. klo 12 Tilaaja tarkastaa ja vertailee tarjoukset vko 23-24 Hankintapäätös ja päätöksestä ilmoittaminen vko 25 Hankintayksikkö tekee ehdokkaiden valinnasta erillisen päätöksen. Jäljempänä kohdassa 6 on kuvattu ehdokkaiden valinta. Neuvotteluihin valituille esitetään neuvottelukutsu ja ilmoitetaan alustava neuvotteluaikataulu. Neuvotteluissa ja hankinnassa käytettävä kieli on suomi. Hankintayksikkö neuvottelee erikseen kunkin neuvottelukumppanin kanssa. Hankintayksikkö ei paljasta neuvottelukumppanin esittämiä ratkaisuja eikä luottamuksellisia tietoja muille ehdokkaille. Neuvotteluja käydään tarpeellinen määrä. Neuvottelujen kuluessa ehdokkaat voivat tehdä ehdotuksia toimintakonseptista ravintolan ympärivuotisesta toiminnasta ja mahdollisesti muusta toiminnasta, joita ehdottavat rakennuksessa tuotettavan. Neuvottelujen aikana esiin tulleita ehdotuksia huomioidaan tarjouspyynnön laatimisessa. Neuvottelujen tarkoituksena on laatia lopullinen tarjouspyyntö. Neuvottelut voivat koskea kaikkia hankittavien palvelujen tuottamiseen liittyviä ratkaisuja ja ehtoja. Neuvottelut voivat koskea muun muassa seuraavia asiakokonaisuuksia: tarjousten vertailuperusteet hankinnan kohde sopimusehdot ja -vastuut palvelutuotannon aikataulut, järjestelyt ja vaiheet Neuvottelujen päätyttyä hankintayksikkö pyytää kirjallisella tarjouspyynnöllä kirjallisen tarjouksen määräaikaan mennessä.
5/5 6. Ehdokkaiden valinta neuvottelumenettelyyn Neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneiden ehdokkaiden joukosta tarjoajat, joille tarjouspyyntö lähetetään. Tilaaja valitsee neuvottelumenettelyyn ne kelpoisuusehdot ja vähimmäisvaatimukset täyttävät ehdokkaat, joiden hakemus on täytetty pyydetyllä tavalla ja vaaditut liitteet on toimitettu. 7. Osallistumishakemuksen tekemistä ja toimittamista koskevat vaatimukset Osallistumishakemus liitteineen tulee olla laadittu suomeksi. Osallistumishakemuslomake allekirjoitettuna liitteineen on toimitettava sähköpostitse osoitteeseen tarjoukset@imatra.fi 4.4.2016 klo 12.00 mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä teatteri. Edellytys osallistumishakemuksen jättämiselle on, että ehdokas / tarjoaja - on tutustunut tähän osallistumishakemusohjeeseen ja liitteisiin - on täyttänyt kelpoisuusehdot lomakkeen, liite 1 - on täyttänyt osallistumishakemuslomakkeen, liite 2 - esittää ravintolatoiminnan alustavan suunnitelmansa (liiketoimintasuunnitelma) - esittää realistisen rahoitussuunnitelman (alustava suunnitelma) Ryhmittymänä tarjoaminen Osallistumishakemus ja tarjous voidaan jättää ryhmittymänä. Ryhmittymällä tarkoitetaan yritysten yhteistyötä hankintasopimuksen saamiseksi. Ryhmittymän on sitouduttava siihen, että tarjouksessa nimetyt ryhmittymän jäsenet ovat käytettävissä hankinnan toteuttamiseen, mikäli ryhmittymä tulee valituksi. Hankintamenettelystä poissulkeminen Ehdokas, joka syyllistyy hankintalain vastaiseen menettelyyn ja/tai väärien ja/tai puutteellisten tietojen antamiseen, voidaan sulkea pois hankintamenettelystä. Hankintamenettelyn ulkopuolelle voidaan sulkea ehdokas, jota koskee hankintalain 54 :ssä tarkoitettu poissulkemisperuste. Hankintamenettelystä suljetaan pois myös ehdokas, joka on syyllistynyt tai jonka edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on syyllistynyt julkisista hankinnoista annetun lain 53 :ssä mainittuihin rikoksiin. 8. Päiväys ja allekirjoitus Imatran kaupunki 14.3.2016 Kai Roslakka Kiinteistö Oy Imatran Kallenkulma Hallituksen puheenjohtaja LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Kelpoisuusvaatimus Osallistumishakemuslomake Pohjakuva Havainnekuva Kuva keittiö ja kalusteluettelo