SÄTKY SÄHKÖINEN KOTIHOITO ensikokemuksia ja ajatuksia käyttöönotosta Hyvinvointiteknologiaohjaaja Mika Mitikka 28.11.2012
Me olemme Eksote
Hoitajan näkökulma? Pertti Jarla
SÄTKY sähköinen kotihoito SÄTKY sähköinen kotihoito hankkeen (2011-2015) tavoite on kehittää Eksoten kotihoitoon toiminnanohjausjärjestelmä, jolla tehostetaan kotihoidon välitöntä asiakastyötä verrattuna välilliseen työhön Samalla aikaansaadaan myös läpinäkyvyyttä ja tasapuolisuutta eri yksiköiden sisälle ja välille sekä kohdennetaan resursseja tarpeen mukaan Kotihoidon henkilöstön lisäksi järjestelmää voivat hyödyntää esimerkiksi yöpartio, turva-auttajat, ateriapalvelu, siivouspalvelut, saunataksi sekä omaiset siirrettävissä suoraan myös muille toimialoille Järjestelmä on turvallinen käyttää niin asiakkaan kuin työntekijänkin näkökulmasta ei katoavia avaimia, lokitiedot oven avauksesta Hanke toteutetaan kahdessa osittain päällekkäisessä vaiheessa, joista ensimmäinen on käynnistynyt 2011 ja toinen käynnistyy 2013
Hankkeen I vaihe 2011-2014 Ensimmäisessä vaiheessa on otettu/otetaan käyttöön Asiakkaiden ovien sähkölukitusjärjestelmä, avaamiseen käytettävä mobiilisovellus ja hallintaan käytettävä taustajärjestelmä Asennukset alkaneet keväällä 2012 ja jatkuvat Eksoten osalta vuoteen 2014 Työntekijöiden matkanseurantajärjestelmä, jolla automatisoidaan ajopäiväkirjat Laajennetaan samaan tahtiin sähkölukitusjärjestelmän kanssa integraatio matkalaskutusohjelmistoon tammikuussa 2013 (nykyisin Excel -taulukot) Hätäviestitoiminto, jolla saadaan hälytettyä apua/avattua puheyhteys ennalta määrättyyn numeroon mahdollisissa vaaratilanteessa Ensimmäisen vaiheen toimittaja on Mohinet Lahti Oy Sopimuskausi 1.3.2012-28.2.2015 (+1 v. optio) Samanaikaisesti on tehty valmistelutyötä hankkeen II vaihetta varten
Esimerkki I vaiheen toiminnasta GPS Auton tupakansytyttimeen asennettu moduuli 1 bluetooth 2 3 gprs Avauspyynnöt 4 GPRS Järjestelmä koostuu: 1 2 3 4 Autoon asennettava moduuli, joka haistelee Bluetoothin 2 kautta onko puhelin lähellä Puhelimeen ladattavasta Severi-ohjelmistosta Puhelimen GPS toiminteesta ajoreitit ja km:t sekä hätäviestitoiminto Severi taustajärjestelmästä asiakas- ja käyttäjätietojen hallinta
Sähköinen lukitusjärjestelmä Täysin langaton kännykkäpohjainen kulunhallintajärjestelmä (BT/3G) Paristokäyttöinen (+20,000 avausta) Reaaliaikainen taustajärjestelmästä voidaan hallita asiakkaiden sähkölukkoja, hoitajia ja kulkulupia Asennetaan rinnakkain alkuperäiseen mekaaniseen lukitukseen, alkuperäinen lukko toimii kuten ennenkin Siirrettävissä asiakkaan ovesta toiseen, lukkopesä palautetaan alkuperäiseen kuntoon Aikaleimat asiakkaan luo tullessa (oven avaus) ja sieltä lähdettäessä (ulosleimaus) luovat jatkossa pohjan kotikäyntien automatisoidulle tilastoitumiselle Sähköinen lukitusjärjestelmä asennetaan pääsääntöisesti kaikille kotihoidon asiakkaille
Tilastoja alkutaipaleelta
Taustajärjestelmä
Hankkeen II vaihe 2013-2015 Toteutetaan yhteistyössä Kuntien Tiera Oy:n kanssa Eksote ja Mikkelin seutukunta edelläkävijäasiakkaina Toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutus syksyllä 2012 Kotihoidon mobiili toiminnanohjausjärjestelmä Reittien ja resurssien optimointi Mahdollistetaan toiminta yli kunta- ja toimialuerajojen Mahdollistaa hoitajien erityisosaamisen hyödyntämisen Mahdollistaa työn tasapuolisuuden ja läpinäkyvyyden Uusi ammattiryhmä: työnjakajat Kotikäyntien tilastoimisen automatisoiminen asiakkaan luona tapahtuvaksi (Integraatio Efficaan) Tulo- ja lähtöaika sähkölukon avaamisesta Muut tarvittavat tiedot käynnin tilastointiin haetaan potilastietojärjestelmästä ja/tai täytetään käsin Lähitulevaisuudessa myös kirjaaminen tulee tapahtumaan pääsääntöisesti asiakkaan kotona
Eksoten toiminnanohjausjärjestelmä RESURSSIEN OPTIMOINTI
Kotihoidon työprosessin muutos
Ensikokemuksia ja huomioon otettavaa 1/2 Käyttöönoton aikataulutus huomioiden myös muut hankkeet Viestintäsuunnitelma Eksotessa toimittaja pyytänyt luvat isännöitsijöiltä, projektipäällikkö asiakkailta Tekniikan käyttöönoton kanssa samanaikaisesti tapahtuva toimintamallin ja työprosessin muutos huomioitava riittävä tuki myös tähän Prosessit purettava auki ja kuvattava ennen käyttöönottoa Hoitajien on luotettava uuteen tekniikkaan Avaimet kerättävä tarvittaessa pois tiimeistä ja talletettava turvalliseen paikkaan Aina kuitenkin oltava avain varalla Riittävä koulutus sekä käyttöönotonaikainen tuki Tukea tarvitaan myös iltaisin ja viikonloppuisin
Ensikokemuksia ja huomioon otettavaa 2/2 Mobiililaitteen valinnassa/käytössä huomioitavaa Saatavuus (järjestelmä optimoitu tietylle alustalle/puhelinmallille) Käytettävyys: ominaisuudet, akun kesto, helppokäyttöisyys Puhelimen käytön opastus henkilökunnalle varattava riittävästi aikaa tutustua ja käyttää puhelinta ennen järjestelmän käyttöönottoa Kuka asentaa sovellukset vaatii jonkin verran teknistä osaamista ja paljon aikaa Tekninen tukihenkilö nimettävä jokaiseen tiimiin Järjestelmien integraatiossa/kokonaisratkaisussa huomioitavaa Integraatiot eri toimijoiden ja järjestelmien välillä voivat vaatia pitkän ja kivisen neuvotteluprosessin sekä hintavan käyttöönottoprojektin Käyttöönotettavasta toiminnanohjausjärjestelmästä tarvitaan integraatio sähkölukitusjärjestelmään, matkanseurantajärjestelmään, potilastietojärjestelmään, matkalaskutusjärjestelmään, työvuorosuunnitteluun sekä Eksoten palveluväylään
Talvea odotellessa Kiitos!