Kaikkien aikojen Porvoo Alla tiders Borgå ASIAKASPALVELUKESKUS ASIAKASPALVELUN KEHITTÄMINEN JA TEHOSTAMINEN

Transkriptio

1 Kaikkien aikojen Porvoo Alla tiders Borgå ASIAKASPALVELUKESKUS ASIAKASPALVELUN KEHITTÄMINEN JA TEHOSTAMINEN

2 PORVOON KAUPUNGIN STRATEGIASTA: Otetaan käyttöön uusia korvaavia palveluja ja palveluiden tuotantotapoja. Lisätään sähköisiä palveluja ja otetaan käyttöön toimialojen yhteinen asiakaspalvelukeskus. 2

3 ORGANISAATIOLÄHTÖISESTÄ ASIAKASLÄHTÖISEEN Asiakaspalvelu on nyt hajallaan ja suuri osa toimialojen asiantuntijoista osallistuu rutiiniasiakaspalveluun Esimerkiksi Kunnantalossa ja Valtimotalossa ovet ovat auki klo 9-15, asiakkaat kävelevät sisälle haluamansa asiantuntijan juttusille Lukuisia erillisiä asiakaspalvelupisteitä, esimerkiksi kaupungintalon infopiste, kassa, maataloustoimiston toimitilat, rakennusvalvonnan asiakastiski, maapolitiikan yksikön (ent. kiinteistö- ja mittausosasto) asiakastiski, venepaikkapalvelutiski, asuntotoimiston palvelupiste, pysäköinninvalvonnan toimisto, sosiaalityön vahtimestarit, matkailutoimisto, koulutustoimen asiakastiskit 3

4 ORGANISAATIOLÄHTÖISESTÄ ASIAKASLÄHTÖISEEN Jatkossa asiakas hyötyy: Monipuolisempi, toimialojen rajat ylittävä palvelu Kerralla voi hoitaa monta asiaa Yhden luukun periaate: asiakkaan ei tarvitse tietää, kuka viranhaltija tai mikä yksikkö tuottaa palvelun, vaan hän saa palvelun yhdestä paikasta Selkeät ja pidemmät aukioloajat ja palvelu myös loma-aikana 4

5 TEHOKKUUS LISÄÄNTYY Palveluasiantuntijat erikoistuvat asiakaspalveluun ja sijaistavat toisiaan. Asiakaspalvelukeskuksen palveluasiantuntijat hoitavat suuren osan rutiiniluonteisista asiakaspalvelutehtävistä ja opastavat asiakkaita internetin ja sähköisten palvelujen käyttämisessä. Toimialojen asiantuntijat saavan työrauhan ja mahdollisuuden keskittyä erityisasiantuntemusta vaativiin tehtäviin. Päällekkäisiä töitä voidaan karsia. 5

6 MUITA HYÖTYJÄ Turvallisuus lisääntyy, kun kaikkia toimitiloja ei tarvitse pitää auki. Työtiloja vapautuu muuhun käyttöön eli tilankäyttöä voidaan tehostaa. Asiakaspalvelutyöhön valikoidutaan erikseen ja työn arvostus ja mielekkyys lisääntyy. Asiakastyön ammattilaiset parantavat palvelun laatua ja kaupungin mainetta. Asiakaspalvelun tehokkuutta ja laatua on helpompi mitata ja hallita. Toimialojen raja-aidat madaltuvat 6

7 PALVELUPYYNNÖT Asiakaspalvelukeskuksen toimintamalli: uusi työnjako toimiala-asiantuntijoiden, asiakaspalvelun asiantuntijoiden ja sähköisten palveluiden välille. Sähköinen itsepalvelu Internet + asiointi Palveluasiantuntijat Toimialaasiantuntijat 7

8 Palvelupyyntö Kunnan asiakaspalvelu (palveluasiantuntijat) Puhelin Sähköiset palvelut Fyysinen palvelu Etäpalvelu Asiakaspalvelukeskuksen tietojärjestelmät Asiakastiedot Palvelu-/tuotetiedot Palvelupyynnön kuljettaminen ja seuranta Palvelun tilan seuranta Palvelupyynnön välittäminen toimiala-asiantuntijalle Kunnan taustaprosessit 8

9 ASIAKASPALVELUKESKUKSEN VALMISTELUTYÖ Porvoon projektityöryhmä Hallintojohtaja Outi Lumijärvi Hallintopäällikkö/asiakaspalvelupäällikkö Marjut Björklund Viestintäpäällikkö Aino-Marja Kontio Tietohallintopäällikkö Niko Lindberg Uusina jäseninä 03/2011: Kiinteistöpäällikkö Maarit Ståhlberg Hallintopäällikkö Camilla Simolin-Backman Kehittämispäällikkö Päivi Mäkimartti Ohjausryhmänä kaupungin johtoryhmä 9

10 VALTAKUNNALLINEN ASIAKASPALVELUKESKUSHANKE Oulun pilottihankkeessa luotiin asiakaspalvelukeskuksen konsepti ( Valtiovarainministeriön KuntaIT-yksikön työpajat maakuntakeskuksille Tavoitteena on laatia kullekin kunnalle päätösperusteaineisto, jonka perusteella kunta voi tehdä päätöksen ASPA-hankkeen käynnistämisestä. Mukana hankkeessa Jyväskylä, Kajaani ja Kainuun maakuntayhtymä, Kotka, Kouvola, Lappeenranta, Oulu, Porvoo, Vaasa, Vantaa 10

11 MITÄ ON TEHTY JA TEHDÄÄN VUONNA 2011 Hankesuunnitelma (valmis) Viestintäsuunnitelma (valmis) Kaupungin johtoryhmäkäsittely ja ohjausryhmätyöskentely (käynnistyy 8.3.) Kaupunginhallitus Kick off esimiehille Laajennetun projektiryhmän ja toimialojen työryhmien työ käynnistyy (maaliskuu) Palvelukartta: mitkä palvelut ja mitkä palveluprosessin osat? (31.5.) Tila- ja alustavat henkilöstöratkaisut (31.5.) Kustannus/hyöty -analyysi (31.5.) Rekrytoinnit (31.8.) Puhelinpalvelun rooli määrittely ja suunnittelu (31.8.) Markkinoinnin suunnittelu (31.8.) Koulutus (31.10.) Asiakaspalvelukeskuksen tietojärjestelmät, perusratkaisut (1.11.) Toiminnan käynnistäminen, ensimmäiset palvelut (1.11.) Sähköinen asiointi, perusratkaisut (31.12.) 11