SÄTKY SÄHKÖINEN KOTIHOITO Kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmä

Transkriptio

1 SÄTKY SÄHKÖINEN KOTIHOITO Kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmä Projektipäällikkö Mika Mitikka

2 Hoitajan näkökulma? Pertti Jarla

3 Me olemme Eksote Väestöpohja n asukasta Henkilökuntaa n. 4000

4 Eksoten ikääntyneiden kotihoito 8 kuntaa, 3 suuraluetta, 12 toimialuetta, 44 tiimiä Henkilökuntaa 384 (vakituiset ja määräaikaiset) Kotihoidon asiakkaita 4517 Säännöllisiä kotihoidon asiakkaita 2065 Kotihoidon kontakteja (2012) Säännöllisiä kotihoidon kontakteja (2012) Tavoitteena edistää ikääntyneiden hyvinvointia, terveyttä ja toiminta- ja työkykyisyyttä laadukkailla, kustannustehokkailla sekä väestön palvelutarpeeseen ja ikärakenteeseen joustavasti mukautuvilla palveluilla Ikäihmisten jäljellä olevien voimavarojen vahvistaminen ja itsenäisen asumisen tukeminen kuntouttavaa työotetta ja hyvinvointiteknologiaa hyödyntäen

5 Nykytilanne ja muutoksen tarve Perinteisesti kotihoidon työvuoron ruuhkahuippu asiakaskäyntien osalta sijoittuu heti aamuun (klo 7:00-10:00), minkä pohjalta määrittyy koko työvuoron resurssitarve Työntekijät ovat vuorossa yleensä koko 8 tuntia välittömän työn osuus verrattuna välilliseen työhön voi jäädä hyvinkin pieneksi Tilastoiminen, kirjaaminen, asiakastiedon hakeminen, avainhallinta ja ajopäiväkirjojen täyttäminen vievät kohtuuttoman paljon työaikaa Kotihoidon yksiköitten välillä ei juurikaan tapahdu työntekijöiden liikkuvuutta, vaan hoidetaan vain oman alueen asiakkaat Myös tiimien sisällä asiakaskäyntien määrän ja välittömän työajan vaihtelut hoitajittain voivat olla merkittäviä työ ei jakaudu tasaisesti Toimialueiden sisällä työvoiman liikkuvuus voi vielä toimia, mutta siirryttäessä yli toimialue- ja kuntarajojen se on muodostunut mahdottomaksi sopivan resurssien optimointityökalun puuttuessa

6 SÄTKY sähköinen kotihoito SÄTKY sähköinen kotihoito hankkeen ( ) tavoite on ottaa käyttöön Eksoten kotihoidossa toiminnanohjausjärjestelmä, jolla tehostetaan kotihoidon välitöntä asiakastyötä verrattuna välilliseen työhön Samalla aikaansaadaan myös läpinäkyvyyttä ja tasapuolisuutta eri yksiköiden sisälle ja välille sekä kohdennetaan resursseja tarpeen mukaan Kotihoidon henkilöstön lisäksi järjestelmää voivat hyödyntää esimerkiksi yöpartio, ensihoito, turva-auttajat, ateriapalvelu, siivouspalvelut, saunataksi sekä omaiset siirrettävissä suoraan myös muille toimialoille Hanke toteutetaan kahdessa osittain päällekkäisessä vaiheessa, joista ensimmäinen on käynnistynyt 2011 ja toinen 2013 Hankkeen lopputuloksena Eksotessa on käytössä Tiera Mobiili kotihoito toiminnanohjauspalvelu integroituna Eksotessa jo aiemmin käyttöönotettuihin toiminnanohjauksen elementteihin

7 Esimerkki I vaiheen toiminnasta GPS Bluetooth 3G/4G Auton tupakansytyttimeen asennettu moduuli Avauspyynnöt 4 GPRS Järjestelmä koostuu: Autoon asennettava moduuli, joka haistelee Bluetoothin 2kautta onko puhelin lähellä Puhelimeen ladattavasta Severi-ohjelmistosta Puhelimen GPS toiminteesta ajoreitit ja km:t sekä hätäviestitoiminto Severi taustajärjestelmästä asiakas- ja käyttäjätietojen hallinta

8 I vaiheen käyttöönottoprosessi ja vastuut Kotihoito kerää tarvittavat esitiedot: asiakaslistat, osoitteet, isännöitsijätiedot, lukkorungon numerot Mohinet Lahti Oy pyytää kirjallisesti luvat isännöitsijöiltä asennuksiin Kotihoito informoi valmiilla tiedotteella asiakkaat ja heidän omaisensa Asennukset toteutetaan alueittain keskitetysti niin, että asentajalla on mahdollisimman nopea pääsy kohteisiin (ovien avaamiset yms.) Koulutukset ja käyttöopastus tapahtuu samaan aikaan asennusten kanssa Mobiilipäätelaitteet (Nokia 5230/Samsung Galaxy S3 mini) tulevat valmiiksi asennettuina hankkeen toimesta liittymät jokaisella yksiköllä tulee olla valmiina/hankkia itse Jokainen yksikkö nimeää lähitueksi hoitajan, jolla toivottavasti on jo aiempaa kokemusta kosketusnäyttöpuhelimen käytöstä

9 Hankkeen II vaihe Järjestelmän kilpailuttajana ja hankkijana toimi Kuntien Tiera Oy, jolta Eksote hankkii järjestelmän palveluna Eksote ja Mikkelin Seutu-sote, Rantasalmi ja Joroinen edelläkävijäasiakkaina Toiminnanohjausjärjestelmän toimittajaksi on valittu FastROI Oy Kotihoidon mobiili toiminnanohjausjärjestelmä ja integraatio työvuorosuunnitteluun Reittien ja resurssien optimointi Mahdollistetaan toiminta yli kunta- ja toimialuerajojen Mahdollistaa hoitajien erityisosaamisen hyödyntämisen Mahdollistaa työn tasapuolisuuden ja läpinäkyvyyden Uusi ammattiryhmä: työnjärjestelijät Kotikäyntien tilastoimisen automatisoiminen asiakkaan luona tapahtuvaksi (Integraatio Efficaan tavoitteena syksyllä 2013) Tulo- ja lähtöaika sähkölukon avaamisesta tai merkataan suoraan mobiilista Muut tarvittavat tiedot käynnin tilastointiin haetaan potilastietojärjestelmästä ja/tai täytetään käsin Lähitulevaisuudessa kirjaaminen tulee tapahtumaan pääsääntöisesti asiakkaan kotona

10 GPS OFFLINE 3G/4G Toiminnanohjaus ja työnjako Muutostenhallinta Reaaliaikainen seuranta Sähköinen lukitusjärjestelmä Matkanseuranta Hätäviestitoiminto HILKKA Asiakaslista ja tehtävät Reaaliaikainen tiedonhallinta Tilastoiminen ja kirjaaminen Viestintä ja lisäohjeet SEVERI MD TITANIA EFFICA POPULUS

11 Toiminnanohjauksella haetaan Vaikuttavuutta Mahdollistetaan asiakkaiden selviytyminen kotona pidempään, terveempänä ja turvallisesti Tuetaan ikääntyneiden hoidon siirtymistä laitoskeskeisestä toimintamallista kotiin Tuottavuutta Vähenevillä resursseilla enemmän asiakastyötä Välillisen työn automatisoiminen vapauttaa työaikaa välittömään asiakastyöhön Tehokas keskitetty työnjako ja joustava käyntien suunnittelu mahdollistaa resurssien ja erityisosaamisen maksimaalisen hyödyntämisen Henkilöstön työturvallisuutta ja hyvinvointia Reaaliaikainen sijaintitieto ja hätäviestiominaisuus parantavat työturvallisuutta Välittömän työajan läpinäkyvyys lisää tasapuolisuutta ja työtyytyväisyyttä Asiakkaiden kohtelun tasapuolisuutta Lisätään läpinäkyvyyttä asiakaskäynneillä Pitämällä viikko-ohjelma ja hoitosuunnitelmat ajan tasalla voidaan apu kohdentaa sitä tarvitseville Mahdollistetaan jatkossa aidosti aikaperusteinen asiakaslaskutus

12 Kotihoidon työprosessin muutos

13 Työnjärjestelijät uusi ammattiryhmä Pertti Jarla

14 Missä mennään tällä hetkellä? Tiera Mobiili kotihoito toiminnanohjauksen pilotointi on aloitettu Eksotessa Täysipäiväinen työnjärjestelijä aloittanut pilotin alussa Vastaa sisällöllisestä osaamisesta ja uusien työnjakajien (6-10) rekrytoinnista Jalkauttamiseen varattava resursseja Eksotessa tarkoitus suunnitella hoitajille 60% välitöntä asiakastyöaikaa / työvuoro = 4h48min Mietittävä tarkkaan aluejako työnjärjestelyalueet eivät tule noudattamaan nykyisiä kunta-/toimialue-/tiimirajoja Pilottivaiheen jälkeen, kun integraatiot on toteutettu, toiminnanohjausjärjestelmän otetaan käyttöön alueittain koko Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirissä

15 Kotihoidon välittömän työajan lisääminen Tosielämän esimerkkiyksikkö, jossa 50 hoitajaa (luvut seurantatutkimuksella) Asiakaskäyntien keskiarvoinen lukumäärä 5,6 käyntiä/ työvuoro 40 % välittömällä työajalla nousisi 7,3 käyntiin 70% välittömällä työajalla Kyseisessä yksikössä on 280 asiakaskäyntiä/arkipäivä välittömän asiakastyön lisääntyminen 70% mahdollistaisi joko: a) 85 lisäasiakkaan asiakaskäynnin/arkipäivä samalla henkilöstöllä b) 280 asiakaskäynnin hoitamisen 38 hoitajan työpanoksella, jolloin vuositasolla palkkakustannuksissa saavutettaisiin säästöä 12x = Jos yksittäisellä työntekijällä Eksotessa on keskimäärin 8 asiakaskäyntiä/työvuoro, jo 20% lisäys välittömään työaikaan (40% 60%) merkitsee 1,6 asiakaskäynnin lisäystä/työntekijä/työvuoro

16 Kotihoidon välittömän työajan lisääminen - Tavoiteltava välittömän työajan lisääminen saavutetaan: - Asiakkaiden ovien sähkölukoilla (ei tarvitse kerätä/palauttaa avaimia työvuoron alussa ja päätteeksi eikä vaihdella avaimia esim. sairaanhoitaja lähihoitaja kesken työvuoron) - Ajokilometrien automatisoinnilla integraatiorajapinta valmis matkustuksenhallintaohjelmisto Populukseen, pilotissa keskusta pohjoisella toimialueella - Työajanseurannan automatisoinnilla integraatiorajapinta valmis työvuorosuunnitteluohjelmisto Titaniaan, suunniteltu nousee toiminnanohjaukseen ja toteumat Titaniaan, pilotissa keskusta pohjoisella toimialueella Käyntien tilastoimisen automatisoimisella integraatiorajapinta potilastietojärjestelmään työn alla, arvioitu valmistuminen lokakuu Kotihoidon resurssien ja reittien optimoiminen yksiköiden sisällä sekä yli yksikkö-, toimialue- ja kuntarajoen mahdollista potilastietojärjestelmän integraation jälkeen - Tulevaisuudessa myös kirjaaminen tulee siirtymään asiakkaan luona tapahtuvaksi

17 Ensikokemuksia ja huomioon otettavaa 1/2 Käyttöönoton aikataulutus huomioiden myös muut hankkeet Viestintäsuunnitelma Eksotessa I vaiheessa toimittaja pyytänyt luvat isännöitsijöiltä, projektipäällikkö asiakkailta, II vaiheessa henkilökunnan tiedottaminen avainasemassa Tekniikan käyttöönoton kanssa samanaikaisesti tapahtuva toimintamallin ja työprosessin muutos huomioitava riittävä tuki myös tähän Prosessit purettava auki ja kuvattava ennen käyttöönottoa Perinteinen kotihoitotyö vs. uusi toimintamalli Hoitajien on luotettava uuteen tekniikkaan Asiakaskäyntien päivittyminen mobiililaitteeseen Avaimet kerättävä tarvittaessa pois tiimeistä ja talletettava turvalliseen paikkaan Aina kuitenkin oltava avain varalla Riittävä koulutus sekä käyttöönotonaikainen tuki Tukea tarvitaan myös iltaisin ja viikonloppuisin Riittävä sisäinen resursointi + toimittajan tarjoama tuki

18 Ensikokemuksia ja huomioon otettavaa 2/2 Mobiililaitteen valinnassa/käytössä huomioitavaa Saatavuus (järjestelmä optimoitu tietylle alustalle/puhelinmallille) Käytettävyys: ominaisuudet, akun kesto, helppokäyttöisyys Puhelimen käytön opastus henkilökunnalle varattava riittävästi aikaa tutustua ja käyttää puhelinta ennen järjestelmän käyttöönottoa Kuka asentaa sovellukset vaatii jonkin verran teknistä osaamista ja paljon aikaa Tekninen tukihenkilö nimettävä jokaiseen tiimiin Järjestelmien integraatiossa/kokonaisratkaisussa huomioitavaa Integraatiot eri toimijoiden ja järjestelmien välillä voivat vaatia pitkän ja kivisen neuvotteluprosessin sekä hintavan käyttöönottoprojektin Käyttöönotettavasta toiminnanohjausjärjestelmästä tarvitaan integraatio sähkölukitusjärjestelmään, matkanseurantajärjestelmään, potilastietojärjestelmään, matkalaskutusjärjestelmään, työvuorosuunnitteluun sekä Eksoten palveluväylään

19 Seuraavat askeleet Mobiilin toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto jatkuu alueittain Kotihoidon toimintaprosesseja muokataan ja kehitetään samanaikaisesti käyttöönoton kanssa SAKARI (Sujuva arki kotihoidossa asiakaslähtöisellä resursoinnilla) hankkeessa tavoite on kehittää ja jalkauttaa Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin kotihoitoon toimintamalli, joka mahdollistaa henkilöstöresurssien joustavan, asiakaslähtöisen, tarkoituksenmukaisen ja täysimääräisen hyödyntämisen toiminnanohjausjärjestelmän avulla puututaan kahteen ilmiöön, jotka aiheuttavat joko suoraan tai välillisesti valtaosan kotihoidon muista merkittävistä haasteista: kotihoidon ruuhkahuippuihin sekä asiakastarpeen ja hoitajaresurssien päivittäiseen vaihteluun Hankkeessa kehitettävän uuden toimintamallin avulla kotihoito pystyy vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin siten, että ikäihmiset voivat asua arvokkaasti ja turvallisesti kotonaan pidempään, jolloin muun ympärivuorokautisen hoivan tarve siirtyy merkittävästi

20 Kysyttävää, kommentteja? Kiitos! Mika Mitikka Projektipäällikkö P