Yhtenäiseen kokonaiskustannusmalliin Työryhmän työ ja loppuraportin suositukset Seminaari 14.4.2011 Suomen Akatemia Kokonaiskustannusmallityöryhmä STREAM Esa Ahonen, työryhmän pj
Tausta Kokonaiskustannusmallin erilaiset tulkinnat Erilaiset soveltamiskäytännöt Erot ennakko- ja maksatusmenettelyissä Yliopistolain muutos -> yliopistojen asema muuttui, itsenäinen vastuu rahoituksesta, likviditeetistä Käytännön ongelmat maksatuksissa ym. menettelyissä
Kehittämistarpeita UNIFIn muistiossa 23.6.2010 kartoitettiin kehittämiskohteita Verkkolaskutuksen ongelmat, maksatuksen tietojärjestelmä Henkilötyövuosien raportointi SA:n maksatuksen yhteydessä Ennakkomaksukäytännöt Kokonaiskustannusmallin soveltaminen: Vastuullisen johtajan palkka Tehollisen työajan kerroin Neuvottelumahdollisuus rahoituspäätöksistä Huippuyksikkörahoitus: koordinaatioyliopisto ja kumppanit Omarahoitusosuuden määrittely Kertoimien käyttö: vuosittain vai rahoituspäätöksen ajan Raportointi, suorituspaikan muutokset
Työryhmän toimeksianto tehdä ehdotus kokokokonaiskustannusmallin käyttöön liittyvän hallinnon yksinkertaistamisesta ja virtaviivaistamisesta ottaen huomioon tähän liittyvät säädökset, selvittää kokonaiskustannusmallin soveltamisen käytännöt maksatus mukaan lukien tutkimusrahoittajien ja rahoitusta saavien tutkimusorganisaatioiden keskuudessa sekä identifioi parhaat käytännöt ja mahdolliset ongelmat, tehdä ehdotukset käytäntöjen yhtenäistämiseksi ja yksinkertaistamiseksi sekä näihin liittyvistä toimista aikatauluineen ja vastuutahoineen, tehdä ehdotukset kokonaiskustannusmallin soveltamisesta eri rahoitusmuotojen osalta ottaen huomioon mm. ennakoihin liittyvät käytännöt, rahoitusta saavien organisaatioiden omarahoitusosuudet rahoitusinstrumenteittain sekä raportointikäytännöt, tehdä ehdotukset soveltamisalaksi tutkimusrahoituksessa.
Työryhmän kokoonpano Ryhmän jäsenet taloussuunnittelujohtaja Esa Ahonen, Aalto-yliopisto, ryhmän puheenjohtaja opetusneuvos Jorma Karhu, Opetus- ja kulttuuriministeriö opetusneuvos Mirja Vihma-Kaurinkoski, Opetus- ja kulttuuriministeriö opetusneuvos Ulla Mäkeläinen, Opetus- ja kulttuuriministeriö kvestori Ilkka Hyvärinen, Helsingin yliopisto tutkimuspalvelupäällikkö Jaana Backman, Itä-Suomen yliopisto controller Soili Vasikainen, Helsingin yliopisto johtava asiantuntija Marita Virtanen, Teknologian kehittämiskeskus Tekes ylijohtaja, hallinto Ossi Malmberg Suomen Akatemia, työryhmän varapj yksikön johtaja Susan Linko, Suomen Akatemia Sihteerit tutkimuksen kehittämispäällikkö Jarmo Wahlfors, Tampereen yliopisto tiedeasiantuntija Aki Salo, Suomen Akatemiasta laskentapäällikkö Tiina Raivio, Aalto-yliopisto Pysyvä asiantuntija: rahoituspäällikkö Sirpa Nummila, Suomen Akatemia
Perusolettamuksia Suomen Akatemian rahoitus on luonteeltaan yhteisrahoitteista toimintaa Suositukset kustannusneutraaleja
Ryhmän työstä Akuutit asiat käsittelyssä 2010 puolella, käyty läpi ongelmakohtia, haettu ratkaisuja ja suosituksia Kuultu asiantuntijoita yksittäin ja kokouksissa eri rahoitusmuotojen näkökulmasta Hankittu tietoa ulkomaisista käytännöistä Sertifiointikäytäntöjen selvittäminen Säädöspohjan asettamat rajoitukset Työajan kohdennusperiaatteet Yhteisrahoitteisen tutkimuksen ALV-kysymykset Tavoitteena selkeät suositukset
Työryhmän suositukset Ryhmä määritellyt käsitteet ja kertoimien sisällöt (HSK, YK) Suositus, että niitä noudatetaan laajasti sekä rahoittajien että rahoitusten saajien puolella Koulutus, mallin sisäistäminen periaatteita ymmärretään vielä kovin huonosti Yhteensä 20 suositusta mallin soveltamiseksi
Kokonaiskustannusmallin rakenne ja periaatteet Suomen Akatemia STREAM-työryhmä 31.3.2011
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta Opetus Tutkimus Taiteellinen toiminta Yhteiskunnallinen vuorovaikutus Tehollisen työajan palkat Kokonaiskustannusmallin tavoitteena on kohdentaa kaikki toiminnasta aiheutuvat kustannukset oikein laskentakohteille, jotka tässä esimerkissä ovat yllämainitut yliopisto-organisaation tehtävät. Lähtökohtana ovat tehollisen työajan palkkakustannukset, jotka kohdennetaan tarkoituksenmukaisella tarkkuustasolla laskentakohteille työajan kohdentamisjärjestelmän avulla
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta Opetus Tutkimus Taiteell. toiminta Yht.kunnall. vuorovaik. Tehollisen työajan palkat Palkalliset poissaolot, koulutus Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. Henkilökustannukset muodostuvat tehollisen työajan ohella monista muista eristä: lomista ja muista palkallisista poissaoloista, lomarahasta, sosiaalikuluista, työterveyspalveluista yms. kustannuksista
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta Opetus Tutkimus Taiteell. toiminta Yht.kunnall. vuorovaik. Tehollisen työajan palkat Palkalliset poissaolot, koulutus Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. HSK Henkilösivukustannusten laskeminen tarkasti henkilöittäin ei ole tarkoituksenmukaista, koska niissä henkilöittäin esiintyvä vaihtelu ei noudata aiheuttamisperiaatetta (esim. sairas- ja äitiyslomat). Tämän vuoksi ne kohdennetaan keskimääräisenä lukuna henkilösivukustannuskerrointa (HSK) käyttäen kaikille laskentakohteille. HSK lasketaan jakamalla henkilösivukustannukset tehollisen työajan palkkakustannuksilla ja ilmoitetaan prosenttilukuna tehollisen työajan palkoista.
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta Opetus Tutkimus Taiteell. toiminta Yht.kunnall. vuorovaik. Tehollisen työajan palkat Palkalliset poissaolot, koulutus Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. HSK Aineet/tarvikk, palvelut, tilakustannukset, IT, puh., posti, poistot Kirjasto, palvelukeskus, IT-palvelukeskus Yleishallinto ja palvelut (HR, talous, vahtimestarit ), proj. valmistelu Osa organisaation kustannuksista kohdistuu kaikille laskentakohteille eikä niiden eritteleminen ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista. Nämä kohdennetaan samansuuruisena prosenttiosuutena kaikille laskentakohteille osana ns. yleiskustannuskerrointa (YK-kerroin).
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta Opetus Tutkimus Taiteell. toiminta Yht.kunnall. vuorovaik. Tehollisen työajan palkat Palkalliset poissaolot, koulutus Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. Aineet/tarvikk, palvelut, tilakustannukset, IT, puh., posti, poistot Kirjasto, palvelukeskus, IT-palvelukeskus Yleishallinto ja palvelut (HR, talous, vahtimestarit ), proj. valmistelu HSK
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta Opetus Tutkimus Taiteell. toiminta Yht.kunnall. vuorovaik. Tehollisen työajan palkat Palkalliset poissaolot, koulutus Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. Aineet/tarvikk, palvelut, tilakustannukset, IT, puh., posti, poistot Kirjasto, palvelukeskus, IT-palvelukeskus Yleishallinto ja palvelut (HR, talous, vahtimestarit ), proj. valmistelu HSK Luento-, opetustilat Kielikeskus, opintopalvelut Kv opiskelija-vaihto Osa organisaation kustannuksista kohdistuu vain tietyille laskentakohteille (esim. opetus) ja ne kohdennetaan yleiskustannuskertoimen avulla vain ao. kohteelle, jotta niiden kustannukset eivät rasita muita kohteita
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta Opetus Tutkimus Taiteell. toiminta Yht.kunnall. vuorovaik. Tehollisen työajan palkat Palkalliset poissaolot, koulutus Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. Aineet/tarvikk, palvelut, tilakustannukset, IT, puh., posti, poistot Kirjasto, palvelukeskus, IT-palvelukeskus Yleishallinto ja palvelut (HR, talous, vahtimestarit ), proj. valmistelu Luento-, opetustilat Kielikeskus, opintopalvelut Kv opiskelija-vaihto Osa organisaation kustannuksista kohdistuu vain tietyille laskentakohteille (esim. opetus) ja ne kohdennetaan yleiskustannuskertoimen avulla vain ao. kohteelle, jotta niiden kustannukset eivät rasita muita kohteita HSK
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta Opetus Tutkimus Taiteell. toiminta Yht.kunnall. vuorovaik. Tehollisen työajan palkat Palkalliset poissaolot, koulutus Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. Aineet/tarvikk, palvelut, tilakustannukset, IT, puh., posti, poistot Kirjasto, palvelukeskus, IT-palvelukeskus Yleishallinto ja palvelut (HR, talous, vahtimestarit ), proj. valmistelu Luento-, opetustilat Kielikeskus, opintopalvelut Kv opiskelija-vaihto Tutkimuksen tilat IPR, sopimukset tutk.arviointi Tutk.avaukset, Grad. Schools HSK Samoin pelkästään tutkimukseen kohdistuvat kustannukset kohdistetaan vain tutkimustoiminnan kustannuksiksi.
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta Opetus Tutkimus Taiteell. toiminta Yht.kunnall. vuorovaik. Tehollisen työajan palkat Palkalliset poissaolot, koulutus Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. Aineet/tarvikk, palvelut, tilakustannukset, IT, puh., posti, poistot Kirjasto, palvelukeskus, IT-palvelukeskus Yleishallinto ja palvelut (HR, talous, vahtimestarit ), proj. valmistelu Luento-, opetustilat Kielikeskus, opintopalvelut Kv opiskelija-vaihto Tutkimuksen tilat IPR, sopimukset tutk.arviointi Tutk.avaukset, Grad. Schools Tait. tilat Muut Muut tilat Muut HSK
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta Opetus Tutkimus Taiteell. toiminta Yht.kunnall. vuorovaik. Tehollisen työajan palkat Palkalliset poissaolot, koulutus Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. Aineet/tarvikk, palvelut, tilakustannukset, IT, puh., posti, poistot Kirjasto, palvelukeskus, IT-palvelukeskus Yleishallinto ja palvelut (HR, talous, vahtimestarit ), proj. valmistelu Luento-, opetustilat Kielikeskus, opintopalvelut Kv opiskelija-vaihto Tutkimuksen tilat IPR, sopimukset tutk.arviointi Tutk.avaukset, Grad. Schools Tait. tilat Muut Muut tilat Muut HSK
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta Opetus Tutkimus Taiteell. toiminta Yht.kunnall. vuorovaik. Tehollisen työajan palkat Palkalliset poissaolot, koulutus Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. Aineet/tarvikk, palvelut, tilakustannukset, IT, puh., posti, poistot Kirjasto, palvelukeskus, IT-palvelukeskus Yleishallinto ja palvelut (HR, talous, vahtimestarit ), proj. valmistelu Luento-, opetustilat Kielikeskus, opintopalvelut Kv opiskelija-vaihto Tutkimuksen tilat IPR, sopimukset tutk.arviointi Tutk.avaukset, Grad. Schools Tait. tilat Muut Muut tilat Muut HSK Samoin käsitellään kaikki laskentakohteet.
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta Opetus Tutkimus Taiteell. toiminta Yht.kunnall. vuorovaik. Tehollisen työajan palkat Palkalliset poissaolot, koulutus Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. Aineet/tarvikk, palvelut, tilakustannukset, IT, puh., posti, poistot Kirjasto, palvelukeskus, IT-palvelukeskus Yleishallinto ja palvelut (HR, talous, vahtimestarit ), proj. valmistelu Luento-, opetustilat Tutkimuksen tilat Tait. tilat Muut tilat Kielikeskus, IPR, sopimukset Muut Muut opintopalvelut tutk.arviointi Tutk.avaukset, Grad. Kv opiskelija-vaihto Yleiskustannusten kohdentaminen tapahtuu käyttämällä Schools keskimääräistä yleiskustannuskerrointa, joka lasketaan yleensä kullekin laskentakohteelle (tulosalueelle/toiminnolle) erikseen, jos yleiskustannukset poikkeavat merkittävästi toisistaan HSK YKkerroin
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta Kun halutaan selvittää ja raportoida tutkimustoiminnan kustannukset, otetaan tarkasteluun näin laskettu tutkimustoiminnan osuus Opetus Kv opiskelija-vaihto Tutkimus Palkalliset poissaolot, koulutus IPR, sopimukset tutk.arviointi Tutk.avaukset, Grad. Schools Taiteell. toiminta Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. Yht.kunnall. vuorovaik. organisaation kokonaiskustannuksista. Aineet/tarvikk, palvelut, tilakustannukset, IT, puh., posti, poistot Kustannukset Kirjasto, palvelukeskus, IT-palvelukeskus saadaan kirjanpitojärjestelmistä Yleishallinto ja palvelut (HR, talous, vahtimestarit ), proj. valmistelu projekteittain Luento-, opetustilat Tutkimuksen tilat Tait. tilat Muut tilat eriteltynä. Kielikeskus, opintopalvelut Muut Muut Tehollisen työajan palkat HSK YKkerroin
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta YKkerroin Kokonaiskustannusmallissa kukin tietyn projektin rahoittajista Opetus päättää rahoitusosuudestaan ja osallistuu omalla prosenttiosuudellaan Kv opiskelija-vaihto Tutkimus IPR, sopimukset tutk.arviointi Tutk.avaukset, Grad. Schools Taiteell. toiminta Yht.kunnall. vuorovaik. Palkalliset poissaolot, koulutus hankkeen kaikkiin tukikelpoisiin kuluihin. Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. Rahoittajan %-osuus Aineet/tarvikk, palvelut, tilakustannukset, IT, puh., posti, poistot maksetaan hankkeen Kirjasto, palvelukeskus, IT-palvelukeskus tukikelpoisista kokonaiskustannuksista, Yleishallinto ja palvelut (HR, talous, vahtimestarit ), proj. valmistelu ei hankkeen yksittäisistä Luento-, opetustilat Tutkimuksen tilat Tait. tilat Muut tilat menolajeista. Kielikeskus, opintopalvelut Muut Muut Tehollisen työajan palkat HSK Yksittäisen tutkimusrahoittajan osuus (esim. SA, Tekes, EU)
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta YKkerroin Kokonaiskustannusmallissa kukin tietyn Kokonaiskustannusmallissa kukin tietyn Taiteell. Yht.kunnall. projektin rahoittajista projektin rahoittajista Opetus Tutkimus päättää rahoitusosuudestaan ja toiminta vuorovaik. päättää rahoitusosuudestaan ja osallistuu omalla osallistuu omalla prosenttiosuudellaan prosenttiosuudellaan Palkalliset poissaolot, koulutus hankkeen kaikkiin hankkeen kaikkiin tukikelpoisiin kuluihin. Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. tukikelpoisiin Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. kuluihin. Rahoittajan %-osuus Aineet/tarvikk, palvelut, tilakustannukset, IT, puh., posti, poistot maksetaan hankkeen Yksittäisen rahoittajan Kirjasto, palvelukeskus, IT-palvelukeskus tukikelpoisista osuutta eri tyyppisistä kokonaiskustannuksista, Yleishallinto ja palvelut (HR, talous, vahtimestarit ), proj. valmistelu kustannuseristä ei ei hankkeen yksittäisistä voida eritellä. Luento-, opetustilat Tutkimuksen tilat Tait. tilat Muut tilat menolajeista. Kielikeskus, IPR, sopimukset Muut Muut opintopalvelut tutk.arviointi Tutk.avaukset, Grad. Kv opiskelija-vaihto Schools Tehollisen työajan palkat HSK Ulkoiset rahoittajat yhteensä
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta Omarahoitusosuudella katetaan se osuus Opetus kokonaiskustannuksista, joihin ei saada rahoitusta muilta rahoittajilta. Kv opiskelija-vaihto Tutkimus IPR, sopimukset tutk.arviointi Tutk.avaukset, Grad. Schools Taiteell. toiminta Yht.kunnall. vuorovaik. Palkalliset poissaolot, koulutus Tämän osuuden rahoittamiseen Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. organisaatio käyttää Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. erilaisia tulolähteitään. Aineet/tarvikk, palvelut, tilakustannukset, IT, puh., posti, poistot Kirjasto, palvelukeskus, IT-palvelukeskus Yleishallinto ja palvelut (HR, talous, vahtimestarit ), proj. valmistelu Luento-, opetustilat Kielikeskus, opintopalvelut Tutkimuksen tilat Tait. tilat Muut Muut tilat Muut Tehollisen työajan palkat HSK YKkerroin Ulkoiset rahoittajat yhteensä
Kokonaiskustannusmalli ja kertoimien laskenta Opetus Tutkimus Taiteell. toiminta Yht.kunnall. vuorovaik. Tehollisen työajan palkat Palkalliset poissaolot, koulutus Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. HSK Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. Aineet/tarvikk, palvelut, tilakustannukset, IT, puh., posti, poistot Kirjasto, palvelukeskus, IT-palvelukeskus Yleishallinto ja palvelut (HR, talous, vahtimestarit ), proj. valmistelu Luento-, opetustilat Kielikeskus, opintopalvelut Kv opiskelija-vaihto Tutkimuksen tilat IPR, sopimukset tutk.arviointi Tutk.avaukset, Grad. Schools Tait. tilat Muut Muut tilat Muut YKkerroin Tehollisen työajan kustannusten ja välillisten kustannusten lisäksi kokonaiskustannusmallissa voidaan veloittaa myös projektista aiheutuvat välittömät kustannukset, jotka kohdistetaan suoraan laskentakohteelle. Nämä kustannukset eivät silloin ole mukana välillisiä kustannuksia kohdennettaessa, koska mitään kustannuksia ei voida veloittaa kahteen kertaan. Jokainen rahoittaja osallistuu lähtökohtaisesti välittömiin kustannuksiin omalla rahoitusosuudellaan.
Kokonaiskustannusmalli - yhteenveto Kattaa kaikki yliopiston kustannukset Kaikki kustannukset on jonkun maksettava ei ole ilmaisia toimintoja Lähtökohtana tehollisen työajan palkat Välittömät kulut kohdistetaan suoraan laskentakohteelle Välillisinä kohdistetaan ne kulut, joiden suora kohdistaminen ei ole mahdollista tai kustannustehokasta Kulut laskettu mallissa tarkasti toiminnoittain Ajallinen ulottuvuus: investointien kustannuksia on voitu maksaa jo aikaisempina vuosina, kokonaiskustannusmalli ottaa huomioon ao. vuodelle kuuluvan osan poistojen kautta, myös tulevat investoinnit on katettava yleensä osana kokonaisrahoitusta.
Työryhmän suositukset 1. KKM on johtamisen työkalu Kokonaiskustannusmallin ensisijaisena tarkoituksena on tehdä tutkimuksen kaikki kustannukset näkyviksi kohdentamalla rahoituksen saajaorganisaation kustannukset oikein eri laskentakohteille Kokonaiskustannusmalli toimii siten strategisen johtamisen työkaluna Rahoittajan tarpeet eivät siis ensisijaisia
Työryhmän suositukset 2. Tutkimusrahoituksessa sovelletaan pääsääntöisesti kokonaiskustannusmallia Pääsääntöisesti: Kaikki julkiset rahoittajat Kaikki rahoitusmuodot Perustelluista syistä voi olla muita malleja Lisäkustannusmalli säilynee monilla rahoittajilla Rahoituksen saajan on syytä aina laskea kokonaiskustannukset
Työryhmän suositukset 3. Omarahoitusosuuden käsittely rahoituksen saajat kiinnittävät erityistä huomiota omarahoitusosuuden käsittelyyn omassa organisaatiossaan, koska valitulla menettelytavalla on huomattavan suuri vaikutus siihen, miten eri mallien koetaan toimivan tutkijan näkökulmasta. Rahoituksen saajan ottaessa vastaan kokonaiskustannusmallin mukaista rahoitusta, se ottaa vastuun myös omarahoitusosuutta vastaavan rahoituksen tarjoamisesta projektille. Menettelytapojen tulee olla avoimia ja selkeitä, jotta tutkijat voivat keskittyä hallinnollisten asioiden sijasta täysipainoisesti omaan työhönsä
Työryhmän suositukset 4. Sertifiointien tukeminen Cost allocation system Certified by Academy of Finland menettelytapojen yksinkertaistamista tuetaan sertifioimalla laskentakäytännöt organisaatiokohtaisesti, mutta tiiviissä yhteistyössä tarpeetonta päällekkäistä työtä välttäen. Sekä rahoittajat että rahoituksen saajat sitoutuvat toimimaan sertifioitujen menettelyjen mukaisesti. Kaikkien julkisten rahoittajien tulee hyväksyä sama sertifiointi.
Työryhmän suositukset 5. Muita julkisia rahoittajia koskeva suositus yhdenmukaiset käytännöt tulee mahdollisuuksien mukaan ottaa käyttöön myös rakennerahastohankkeissa ja muussa julkisessa rahoituksessa
Mallin käsitteet ja soveltaminen
Työryhmän suositukset 6. Koulutus ja mallin ymmärtäminen samoin eri toimijoiden keskuudessa Opetus Tutkimus Palkalliset poissaolot, koulutus Taiteell. toimint a Lakisääteiset sosiaalikulut: sotu, eläkemaksu, pakoll. vak. Työterveyspalvelut, vakuutusmaksut yms. Aineet/tarvikk, palvelut, tilakustannukset, IT, puh., posti, poistot Kirjasto, palvelukeskus, IT-palvelukeskus Yleishallinto ja palvelut (HR, talous, vahtimestarit ), proj. valmistelu Luento-, opetustilat Kielikeskus, opintopalvelut Kv opiskelija-vaihto Tutkimuksen tilat IPR, sopimukset tutk.arviointi Tutk.avaukset, Grad. Schools Tait. tilat Muut Yht.kunnall. vuorovaik. Muut tilat Muut Tehollisen työajan palkat HSK YKkerroin koulutusta ja tietoa kokonaiskustannuksiin perustuvan toimintamallin logiikasta ja sisällöstä lisätään sekä rahoittajien että rahoituksen saajien organisaatioissa, jotta kaikki toimijat ymmärtävät mallin periaatteet ja siihen pohjautuvat käytännöt samalla tavoin
Työryhmän suositukset 7. Samat käsitteet ja määritelmät sekä kertoimiin sisältyvät kustannuserät työryhmän määrittelemiä kokonaiskustannusten laskentaan liittyviä käsitteitä ja kertoimien laskentaperusteita käytetään kaikissa kokonaiskustannusmallihankkeissa suosituksista voi poiketa perustellusta syystä
Työryhmän suositukset 8. Eri julkisten rahoittajien toimintamallit yhdenmukaisiksi eri julkiset rahoittajat ja rahoituksen saajat asettavat tavoitteekseen rahoituksen hakumenettelyissä, rahoituspäätöksissä ja raportoinnissa mahdollisimman yhtenäisen toimintamallin, joka perustuu kokonaiskustannusten oikeaan kohdentamiseen työryhmän havainnollistaman kokonaiskustannusmallin periaatteiden mukaisesti
Työryhmän suositukset 9. Rahoittaja määrittelee euromäärän ja prosenttiosuuden, ei ota kantaa siihen, mitä kustannuseriä ao. rahoittajan rahoituksella katetaan Esim. vastuullisen johtajan palkka rahoittaja määrittelee kokonaiskustannusmallin mukaisissa hankkeissa euromääräisen myönnön lisäksi oman rahoitusosuutensa prosentteina, mutta ei lähtökohtaisesti rajaa pois mitään hankkeesta johtuvia kustannuseriä. Mahdolliset rajoitukset hankkeen kustannuksiin tulee toteuttaa sellaisella tavalla, joka ei aiheuta poikkeamaa kokonaiskustannusmallin soveltamiseen eikä maksatushakemuksiin
Työryhmän suositukset 10. Tukikelvottomat kustannukset ja niiden käsittely Lähde: mikäli rahoittajan on välttämätöntä rajata pois joitakin selkeästi tukikelvottomia kustannuseriä, rahoituksen saaja ei kirjaa tällaisia kustannuseriä hankkeen kustannuksiksi omassa kirjanpidossaan. Työryhmän käsityksen mukaan kustannusten tukikelpoisuutta tulisi raportoinnin yksinkertaistamiseksi rajata vain lainsäädännöstä tai muusta pakottavasta syystä johtuen rakennerahastot.ita-suomi.fi/.../fi/.../tarkastusviranomainen_30092010.ppt
Työryhmän suositukset 11. Työkustannusten kohdentaminen työkustannusten kohdentamiseen liittyviä menettelytapoja määriteltäessä pyritään ratkaisuihin, joilla tiedot voidaan tuottaa kustannustehokkaasti työn luonne huomioon ottaen. Luotettava aiheuttamisperiaatteen mukainen kustannuslaskenta edellyttää välittömän työajan kohdistamista suoraan lopulliselle laskentakohteelle
Hakumenettelyt
Työryhmän suositukset 12. Tutkimusrahoituksen ennakoitavuuden parantaminen tutkimusrahoittajien tulee parantaa ennakoitavuutta tiedottamalla hakuilmoituksessa esimerkiksi tavoitteellisista myöntöprosenteista, käytettävissä olevista määrärahoista yms. seikoista. Akatemian osalta mahdollisista toimikuntakohtaisista eroista tulee tiedottaa hakuilmoituksessa.
Työryhmän suositukset 13. Tehollisen työajan määrittely julkisten rahoittajien menettelytapojen yhdenmukaistamiseksi siirrytään yhtenäiseen käytäntöön tehollisen työajan määrittelyssä. Projektin välittöminä kustannuksina hyväksytään henkilön projektille tekemää tehollista työaikaa vastaava osuus henkilön palkasta. Akatemian budjetointimallissa voidaan käyttää tehollisen työajan kerrointa 1.0, jolloin työaika budjetoidaan vain tehollista työaikaa vastaavana määränä kuukausia. Mikäli suorituspaikka katsoo siirtymisen em. toimintatapaan tarkoituksenmukaiseksi, tulee sen ohjeistaa henkilöstöään
Työryhmän suositukset 14. Kertoimien tarkistaminen Kokonaiskustannusmallin laskennassa käytettävät kertoimet tarkistetaan vuosittain edellisen vuoden tilinpäätöslukujen perusteella
Työryhmän suositukset 15. Yhteistyöhankkeet useita osapuolia käsittävät yhteistyöhankkeet käsitellään konsortiohankkeina tai hankeyhteistyönä. Muiden hankeosapuolten kustannuksia ei voida sisällyttää toisen hankeosapuolen kustannuksiin. Rahoituksen saajan ulkopuolelta ostaman osaamisen tai muun palvelun hankinta käsitellään ostopalveluna, joka on vastaavasti palvelun luovuttajalle myyntiä.
Rahoituspäätökset
Työryhmän suositukset 16. Budjettien ja hankesuunnitelmien tarkistukset, jos rahoitus pienenee olennaisesti mikäli Akatemian rahoitusosuus on selvästi alhaisempi kuin hakuilmoituksessa ilmoitettu osuus hakijan esittämistä kokonaiskustannuksista, hanke tulee voida tarvittaessa sopeuttaa vastaamaan tehtyä rahoituspäätöstä joko lisäämällä muiden rahoittajien osuutta tai tarkistamalla hankesuunnitelmaa sekä budjetin että hankkeen sisällön osalta. Mikäli rahoitettava osuus poikkeaisi Akatemian arvioinnin perusteella olennaisen paljon haetusta, työryhmän käsityksen mukaan erittäin suurta budjetin karsimista suositeltavampi vaihtoehto on useimmiten se, että rahoitus jätetään kyseisellä hakukierroksella kokonaan myöntämättä.
Raportointikäytännöt
Työryhmän suositukset 17. Julkisten rahoittajien ja rahoituksen saajien yhteistyö yhdenmukaisten periaatteiden kehittämiseksi tutkimusrahoittajien järjestelmien ja ohjeistuksen kehittämistyö tapahtuu jatkossa yhteistyössä rahoituksen saajien kanssa siten, että tavoitteena ovat yhdenmukaiset periaatteet ja parhaat käytännöt aina, kun se on tarkoituksenmukaista
Työryhmän suositukset 18. Ennakkojen käsittely julkiset rahoittajat siirtyvät ennakkojen käsittelyssä sopivaksi katsottavan siirtymäajan puitteissa käyttämään yhtenäistä mallia. Järjestelmiä suositellaan kehitettäväksi siten, että prosessiin liittyvä työmäärä minimoidaan eikä erillisiä laskuja ja hyvityslaskuja käytetä ennakkomenettelyissä. Projektikohtaisen ennakon alarajaksi suositellaan 10.000 euroa. Akatemia selvittää omalta osaltaan tarkemmin erilaiset vaihtoehdot käsitellä ennakkoja ja kunkin vaihtoehdon reunaehdot
Työryhmän suositukset 19. Kertoimien käyttö 2010 2011 rahoittaja hyväksyy kustannusten raportoinnissa lähtökohtaisesti kustannuskertoimet, jotka noudattavat rahoituksen saajan normaaleja laskenta- ja raportointikäytäntöjä. Työryhmä pitää tavoiteltavana yhtenäistä käytäntöä kaikille rahoittajille ja rahoituksen saajille. Ottaen huomioon EU:n nykykäytännön realistinen yhtenäinen malli on siirtyminen asteittain viimeisen vahvistetun kertoimen käyttöön.
Työryhmän suositukset 20. Arvonlisäveromenettelyt ALV ALV VAT ALV Yliopistojen arvonlisäveromenettely uudistetaan raportissa esitetyn menettelytavan pohjalta. Uudistus vaikuttaisi myös julkisten tutkimusrahoittajien käytäntöihin
Työryhmän suositukset Vastuutahot Suositusten toteuttaminen edellyttää hyvää yhteistyötä rahoittajien ja saajien välillä Yhteiset tapaamiset Vastuita on listattu suositusten yhteydessä
Työryhmän suositukset Aikataulu Osa suosituksista tulisi toteuttaa mahdollisimman pian, seuraavista hakukierroksista alkaen Osa vie eri syistä kauemmin Toteutusaikataulu riippuu voimavarojen suuntaamisesta, yhteistyön etenemisestä, järjestelmämuutoksista Kokonaisuudessaan toteutettavissa noin 2 vuoden kuluessa
Työryhmän suositukset Säädöspohja Työryhmä ei näe säädösten muuttamista tarpeelliseksi, jos kaikki nykyinen liikkumavara käytetään hyväksi
Jatko Raportin luovutettu Akatemialle 7.4. www.aka.fi/kkm-seminaari SA:n hallitus käsitellyt suosituksia 12.4. SA:n seminaari 14.4. Päätökset ja toimeenpano? Koulutus ja yhteinen ymmärrys Yhteinen kehitystyö Lisätietoja: esa.ahonen@aalto.fi, ossi.malmberg@aka.fi
Kiitokset kuulijoille, Suomen Akatemialle ja työryhmän jäsenille! Työn on vasta alussa