Excel 2010 Peruskurssi Taito-Se Ky Maritta Moisio www.taito-se.fi maritta.moisio@taito-se.fi
S I S Ä L L Y S L U E T T E L O 1. Työskentely-ympäristö... 1 1.1. Excel-ohjelmaikkuna... 1 1.2. Tiedosto-välilehti ja Backstage -näkymä... 4 1.3. Excel-tiedosto... 5 2. Uusi työkirja, tiedoston avaaminen, tallentaminen ja sulkeminen... 6 2.1. Uusi työkirja... 6 2.2. Työkirjan avaaminen... 6 2.3. Tallentaminen... 7 2.4. Työkirjan ja ohjelman sulkeminen... 7 3. Taulukon laatiminen... 8 3.1. Tiedon syöttäminen... 8 3.2. Asettelun periaate... 9 3.3. Solun sisällön muuttaminen ja poistaminen... 9 3.4. Tiedon syöttämisessä ongelma... 9 4. Kumoa. Tee uudelleen ja Toista... 10 5. Peruslaskutoimitukset... 11 5.1. Kaavan laatiminen... 11 5.1.1. Virhetilanteita laskennassa... 12 5.1.2. Kaavojen viittaukset... 13 5.1.3. Summan laskeminen... 14 5.1.4. Kaavan muokkaaminen... 14 5.1.5. Perustilastofunktioiden käyttö... 14 5.1.6. Sarjojen muodostaminen... 15 5.1.7. Solujen täyttäminen automaattisesti... 15 6. Vihreät ja punaiset kolmiot soluissa... 16 7. Solut, rivit ja sarakkeet... 17 7.1. Solujen lisääminen ja poistaminen... 17 7.2. Rivien ja sarakkeiden lisääminen ja poistaminen... 17 7.3. Rivien ja sarakkeiden piilottaminen... 17 7.4. Piilotettujen rivien ja sarakkeiden esiin tuominen... 18 7.5. Rivikorkeus ja sarakeleveys... 18 8. Laskentataulukoiden käsittely... 19 8.1. Nimeäminen, lisääminen ja poistaminen... 19 8.2. Siirtäminen ja kopioiminen... 19 9. Muotoileminen... 20 9.1. Alueen valitseminen... 20 9.2. Valitun alueen muotoileminen... 21
9.2.1. Lukumuotoilu... 22 9.2.2. Päivämäärät ja kellonajat... 23 9.2.3. Tekstimuotoilu... 24 9.2.4. Solujen tasaus... 24 9.2.5. Reunaviivat ja täyttö... 25 9.3. Muotoilusivellin... 26 9.4. Solutyylit... 26 10. Alueen siirtäminen ja kopioiminen... 27 10.1. Alueen siirtäminen ja kopioiminen hiirellä... 27 10.2. Alueen siirtäminen ja kopioiminen komennoilla... 27 10.3. Tiedon liittämisen vaihtoehdot... 27 11. Luettelot... 28 11.1. Pikalajittelu... 28 11.2. Mukautettu lajittelu... 28 11.3. Pikasuodatus... 29 11.3.1. Ehtojen määrittäminen... 29 11.3.2. Tyhjien ja ei-tyhjien arvojen suodattaminen... 30 11.3.3. Suodatuksen poistaminen... 30 12. Esikatselu ja tulostaminen... 31 12.1. Tulostamiseen liittyviä asetuksia... 32 12.2. Tulostusotsikot... 32 12.3. Sivun asettelu -näkymä... 33 12.4. Sivunvaihtojen esikatselu... 33 12.5. Ylä- ja alatunnisteet... 34
Työskentely-ympäristö 1 (34) 1. Työskentely-ympäristö 1.1. Excel-ohjelmaikkuna Excel 2010 -versiossa käyttöliittymä on suunniteltu tukemaan tehtäväkeskeistä työskentelyä. Ohjelmaikkunan ylälaitaan on sijoitettu valintanauha, jossa käytettävät komennot on sijoitettu toimintokohtaisesti. Osa välilehdistä on tilannekohtaisia, jolloin ne näkyvät vain tietyn toiminnon aikana, esim. kaavion muokkaukseen liittyvät kaaviotyökalujen välilehdet näkyvät vain kun kaavio on aktiivisena. Excel avautuu Aloitus-välilehdelle, muille välilehdille pääsee siirtymään napsauttamalla välilehden nimeä. Välilehdillä toiminnot on koottu ryhmiin. Useiden ryhmien oikeassa alanurkassa on avainpainike, josta saa avattua perinteisen Windows-valintaikkunan. Vasemman yläkulman Tiedosto-valikossa (Backstage-näkymä) on kaikki tiedostojen käsittelyyn tarkoitetut toiminnot. Valikosta löytyy myös komento Excel-asetuksiin. Tämän lisäksi Microsoft Office 2010 -ohjelmien käyttöliittymä on mukautettavissa käyttäjän omien tarpeiden mukaan. Pikatyökalurivi Valintanauha Aktiivinen solu Kaavarivi Taulukonvalitsimet Tilapalkki Valmis / Kirjota Näkymän vaihtaminen Zoomausliukusäädin
8 (34) Taulukon laatiminen 3. Taulukon laatiminen 3.1. Tiedon syöttäminen Valitse solu, mihin haluat tietoa syöttää. Aktiivinen solu näkyy kehystettynä. Tiedon syöttämisen aikana tieto näkyy solun lisäksi myös kaavarivillä. Huomaa, että osa valintanauhan painikkeista on himmennettyjä. Toimintojen valitseminen on mahdollista vasta, kun olet hyväksynyt solun sisällön. Tilarivillä lukee Kirjoita. Ja hyväksy syötetty tieto. Vaihtoehtoja on useita: Enter sarkain nuolinäppäin napsautus toisessa solussa Huom. Kaavaa kirjoitettaessa nämä kaksi muokkaavat kaavaa Niin kauan, kun tiedon syöttö soluun on kesken, sen voi perua Esc-näppäimellä. Virhesyötön voit perua Kumoa-painikkeella. Jos syötetty tieto ei mahdu soluun: - teksti näkyy oikealla olevan solun päällä, mikäli oikealla oleva solu on tyhjä. Muutoin solun sisältö näkyy vain osin - luku näytetään risuaitana tai eksponenttimuodossa --> levennä saraketta Sarakkeen leventäminen Vie hiiri levitettävän sarakkeen oikeaan reunaan, odota oikea kohdistimen muoto, paina hiiren ykköspainike pohjaan ja vedä sarakkeen reunasta.
18 (34) Solut, rivit ja sarakkeet 7.4. Piilotettujen rivien ja sarakkeiden esiin tuominen 1. Valitse rivit tai sarakkeet molemmilta puolilta piilotettua. 2. Napsauta valinnan kohdalla pikavalikko esiin ja valitse Näytä TAI Valitse Aloitus > Solut > Muotoile ja valitse Piilota ja näytä, Näytä rivit tai Näytä sarakkeet. Jos kyseessä on ensimmäinen rivi tai sarake: - Vie hiiri rivi- ja saraketunnisteiden leikkauskohtaan puuttuvan sarake tai rivitunnisteen kohdalle ja etsi kohtaa, jossa kohdistimen muoto muuttuu. - Paina hiiren ykköspainike pohjaan ja vedä puuttuva rivi tai sarake esiin. 7.5. Rivikorkeus ja sarakeleveys Sarakeleveyttä voit muuttaa saraketunnisteen oikeasta reunasta vetämällä. Usean sarakkeen leveyden saat samanlaiseksi maalaamalla saraketunnisteiden yli ja vetämällä minkä tahansa valittuna olevan saraketunnuksen oikeanpuoleista reunaviivaa Rivikorkeuden muuttaminen tapahtuu samalla periaatteella, vetämällä rivitunnuksen alareunasta.
Muotoileminen 25 (34) Solun tasauksen muotoiluja löytyy perinteisestä ikkunasta pikavalikon komennolla Muotoile solut ja valitsemalla Tasausvälilehden. 9.2.5. Reunaviivat ja täyttö Fontti-ryhmän Reunaviivat ja Täyttöväri-painikkeiden avulla voit viimeistellä taulukon ulkoasua. Täyttöväri-painikkeen nuolen napsautus avaa valikon, josta voit vaihtaa valitun solualueen taustavärin. Liikuta kohdistinta väripaletin värien päällä, niin näet esikatseluna ko. värin aktiivisena olevassa solussa. Reunaviivan muotoiluja löytyy lisäksi perinteisestä ikkunasta pikavalikon komennolla Muotoile solut ja valitsemalla Reunaviiva-välilehden. 1. Valitse reunaviivalle Tyyli ja Väri. 2. Määrittele reunaviivan paikat, joko esikatseluikkunassa napsauttamalla tai esikatseluruudun ympärillä olevista pikkukuvista valitsemalla. 1 3 2 3. Vaihtoehto Ei mitään poistaa kaikki reunaviivat. 1
28 (34) Luettelot 11. Luettelot Taulukon tiedot voidaan järjestää uudelleen aakkos- tai numerojärjestykseen. Lajittelutasoja voi olla useita. 11.1. Pikalajittelu - Valitse taulukkoalueelta yksi solu tai vaihtoehtoisesti koko lajiteltava taulukko. - Jos valitset yhden solun, valitse se sarakkeesta, jonka perusteella haluat lajittelun tehdä. - Napsauta Aloitus > Muokkaaminen, ja valitse Lajittele ja suodata. Valitse haluatko lajitella pienimmästä suurimpaan, vai suurimmasta pienimpään. 11.2. Mukautettu lajittelu 1. Valitse taulukkoalueelta yksi solu tai vaihtoehtoisesti koko lajiteltava taulukko. 2. Napsauta Aloitus > Muokkaaminen, ja valitse Lajittele ja suodata. Valitse Mukautettu lajittelu 3. Valitse Sarake-kohtaan lajitteluperuste, minkä mukaan ensisijainen lajittelu tapahtuu. Valitse mitä lajitellaan ja tarvittaessa muuta Järjestä-kohdassa lajittelujärjestystä. 4. Jos taulukkoalueella on sarakeotsikot, varmista että Tiedot sisältävät otsikoita -kohdassa on valinta. 5. Lisää taso -kohdasta saat lisättyä toisen lajitteluperusteen. 6. Hyväksy OK:lla.
Luettelot 29 (34) 11.3. Pikasuodatus Tietoja voi suodattaa yhden tai usean sarakkeen avulla. Toiminnon avulla voit näytettävien tietojen lisäksi valita myös pois jätettävät tiedot. Tietojen suodattaminen piilottaa koko rivin, jos ainakin yhden sarakkeen arvo ei vastaa suodatusehtoja. Suodatuksessa voi käyttää luku- tai tekstiarvoja, lisäksi tietoja voi suodattaa solun taustan tai tekstin värin perustella. 1. Valitse taulukkoalueelta yksi solu tai vaihtoehtoisesti koko suodatettava taulukko. 2. Napsauta Aloitus > Muokkaaminen, ja valitse Suodata. Taulukon otsikkoriville tulee joka sarakkeeseen nuolipainikkeet. 3. Napsauta haluamasi sarakkeen nuolipainiketta. Sarakkeen tietojen tyypin mukaan luettelossa on joko Numerosuodattimet tai Tekstisuodattimet -vaihtoehto.. Hakuruudun avulla löydät etsittävän tiedon nopeasti suurestakin tietomäärästä. Ehdoissa voi käyttää yleismerkkejä (? ja *). Tulosta voi tarkentaa poistamalla tulosjoukosta rivejä, joita ei tarvita. Voit valita tai poistaa valintoja tietosarakkeen ruuduista. 11.3.1. Ehtojen määrittäminen Voit rajata suodatusta luomalla ehtoja. 1. Valitse luettelosta joko Numerosuodattimet tai Tekstisuodattimet. 2. Valitse käytettävä ehto ja valitse tai kirjoita sitten ehdot. Napsauta Ja-painiketta, jos haluat yhdistää ehtoja. Napsauta Tai-painiketta, jos haluat, että jokin monista ehdoista toteutuu.