Valtiokonttori Ohje 1 (12) 30.9.2015 Dnro VK/849/00.01/2015 Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot Yhteiset Kieku-tietojärjestelmässä käytettävät toimintohierarkiat ja toiminnot Valtiokonttori on tänään päättänyt antaa ohjeen yhteisistä Kiekutietojärjestelmässä käytettävistä toimintohierarkioista ja toiminnoista (Toimintotilikartta). Toimintotilikarttaan on yhdistetty aikaisemmin erillisenä julkaistu ohje yhteisten ohjaus- ja tukitoimintojen sekä palkallisen poissaolon toimintojen käytöstä työajan ja menojen kirjaamisessa. Toimintotilikarttaan tehdyt muut muutokset on esitetty liitteessä. Toimintotilikartta julkaistaan Valtiokonttorin kotisivuilla. Voimaantulo Lisätiedot Tämä ohje tulee voimaan 1.1.2016. Tällä ohjeella kumotaan 16.3.2015 julkaistu Toimintotilikartta 2015 ja 24.11.2014 julkaistu Valtion seurantakohdemallin yhteisten ohjaus- ja tukitoimintojen sekä palkallisen poissaolon toimintojen käyttökuvaus. Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin Talous- ja henkilöstö toimialalta puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi. Toimialajohtajan sijaisena, apulaisjohtaja Maileena Tervaportti Taloushallintoasiantuntija Tytti Huopainen Liite: Toimintotilikarttaan tehdyt muutokset (toimintotilikartta julkaistaan kokonaisuudessaan Valtiokonttorin kotisivuilla) Tiedoksi: Valtiontalouden tarkastusvirasto Palkeet / kirjanpidon tilitietojen ylläpito Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. 0295 50 2000, Faksi 0295 50 3333, www.valtiokonttori.fi
Valtiokonttori LIITE 2 (12) Toimintotilikartta ja siihen tehdyt muutokset Ohjaustoiminnot Toimintotilikartta 2016 julkaistaan kokonaisuudessaan Valtiokonttorin kotisivuilla. Toimintotilikarttaan on yhdistetty 16.3.2015 julkaistun vuoden 2015 toimintotilikartan ja 24.11.2014 julkaistun Valtion seurantakohdemallin yhteisten ohjaus- ja tukitoimintojen sekä palkallisen poissaolon toimintojen käyttökuvauksen tiedot. Lisäksi toimintotilikarttaan on tehty seuraavat muutokset. Muutokset on esitetty lähtökohtana tällä hetkellä voimassa oleva toimintotilikartta. Yhteisten toimintojen käyttäjät Toimintotilikarttaan on lisätty uusi luku Yhteisten toimintojen käyttäjät, jossa kerrotaan yhteisten toimintojen käyttäjien rajaamisesta vain tukitoimintojen ammattilaisiin. Yhteisiä tukitoimintoja käyttävät jatkossa vain ns. tukitoimintojen ammattilaiset. Tämä tarkoittaa sitä, että esimies ja ns. perusvirkamies kirjaavat työaikansa ensisijaisesti substanssitoiminnoille eivätkä erittele hallinnollisiin tehtäviin kulunutta työaikaa enää eri tukitoiminnoille. Mikäli työpanos on merkittävä, voidaan käyttää Yleishallinto- ja johtaminen tukitoimintoa. Tukitoimintojen käyttäjien rajaamisen avulla varmistutaan siitä, että Kiekujärjestelmästä saadaan tietoon luotettavasti tukitoimintojen tuottamiseen kulunut ammattilaisten työpanos. Samalla kevennetään ja yksinkertaistetaan ns. perusvirkamiesten ja esimiesten tuntikirjausten tekemistä. Yhteisiä tietotarpeita varten esimiesten ja virkamiesten osuus talous- ja henkilöstöhallinnon tukitoimintojen työpanoksesta voidaan arvioida Valtiokonttorissa erilaisten mittareiden avulla. Lisäksi on laadittu erillinen ohje ns. perusvirkamiesten ja esimiesten tukitoiminnoista. Ohjaustoimintojen käyttökuvauksia on osittain supistettu, sillä tarkempi käyttökuvaus löytyy tarkennettujen ohjaustoimintojen käyttökuvauksesta, joka on julkaistu Valtiokonttorin kotisivuilla. Lisäksi toiminnon 9999510000 Hallinnonalan ohjaus ja toiminta- ja taloussuunnittelu sekä seuranta nimeä on muutettu. Uusi nimi on: Ministeriön toimialan ohjaus ja toiminta- ja taloussuunnittelu sekä seuranta.
Valtiokonttori LIITE 3 (12) Tukitoiminnot 6000 Johtaminen 9999600000 Yleishallinto ja johtaminen Yhteisten toimintojen käyttäjien rajaamisen myötä toiminnon käyttökuvaukseen on lisätty tukitehtäviä, joiden ollessa merkittäviä, ns. perusvirkamies ja esimies voivat käyttää tätä toimintoa substanssitoimintojen sijaan. Lisäksi toiminnon käyttökuvaukseen on täydennetty tulos- ja resurssiohjaus sekä sellaiset sihteerin tehtävät, jotka eivät ole ns. tukitoimintojen ammattilaistyötä. Myös hierarkiatason nimeen on lisätty yleishallinto. 9999600200 Sidosryhmäyhteistyö ja Edustaminen Toiminnon nimestä on poistettu sidosryhmäyhteistyö ja sisältöä tarkennettu. 6050 Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tuki 6100 Henkilöstöhallinto Uusi hierarkiataso, johon on kiinnitetty toiminto 9999624000 Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta. Toiminto on yhdistelmä nykyisistä 9999624000 Sisäinen laskenta ja raportointi sekä 9999626000 Toiminnan ja talouden suunnittelu toiminnoista. Hierarkia on nimetty Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tueksi ja yhteisen toiminnon sisältöä on laajennettu valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurityön yhteisten prosessien uudistamisehdotusten mukaisesti. Ts. Toiminto 9999626000 Toiminnan ja talouden suunnittelu ja siihen liittyvä hierarkiataso 62600 Toiminnan ja talouden suunnittelu lakkautetaan. Myös hierarkiataso 62400 Sisäinen laskenta ja raportointi lakkautetaan. Hierarkiatasot sekä toimintojen ryhmittely on muutettu yhteisten prosessien mukaiseksi. Lisäksi 61500 Koulutus hierarkiataso on nostettu omaksi ylemmäksi hierarkiatasokseen pois henkilöstöhallinnon hierarkiasta. Lisäksi käyttökuvauksia on tarkennettu ja käyttökuvauksissa on otettu huomioon tukitoimintojen käyttäjien rajauksen vaikutus. Muutokset hierarkioissa ja toimintojen ryhmittelyssä: 61100 Henkilöstön kehittäminen ja henkilöstösuunnittelu Henkilöstön kehittäminen ja osaamisen ja koulutusten hallinta 61200 Palkan- ja palkkionlaskenta Palkkaus ja palkitseminen 9999616100 Palkkausjärjestelmän ylläpito ja kehittäminen (Siirretty tähän hierarkiaan)
Valtiokonttori LIITE 4 (12) 61310 Rekrytointi (UUSI HIERARKIATASO) 9999613100 Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen (Siirretty tähän hierarkiaan) 61500 Koulutus 6105 Koulutus (UUSI HIERARKIATASO) 9999615200 Koulutus oppilaana (Siirretty tähän hierarkiaan) 9999611000 Henkilöstön kehittäminen ja henkilöstösuunnittelu Toiminnon 9999611000 nimeä ja sisältöä on muutettu koskemaan vain henkilöstön kehittämistä. Toiminnon uusi nimi on Henkilöstön kehittäminen. Henkilöstösuunnittelu, henkilöstökertomus ja henkilöstötilinpäätös kirjataan jatkossa toiminnolle 9999624000 Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta. 9999613050 Työaikojen hallinta (UUSI TOIMINTO) Palvelussuhteen hallinnasta on eriytetty työaikojen hallinta omaksi uudeksi toiminnokseen 9999613050 Työaikojen hallinta. 9999614000 Työterveyshuolto Muutettu toiminnon käyttökuvausta siten, että työterveyshuollossa käynnit ml. työyhteisötarkastus kirjataan jatkossa toiminnolle 9999800200 Sairauspoissaolot ja terveydenhuolto muun lääkärissä käynnin tavoin. 9999616200 Yhteistoiminta Tarkennettu, että yt-koulutukseen kohdistuva työaika ilmoitetaan Kiekun Poissaolot-osiossa henkilöstökoulutuksena. 9999615100 Koulutus opettajana ja koulutuksen suunnittelu Toiminto lakkautetaan. Kouluttaja toimimisen seurannassa on mahdollista hyödyntää Kouluttajana toimiminen poissaololajia. Huom. vastaava poissaololaji kuin Etätyö, eli poissaoloilmoituksen lisäksi työaika kohdistetaan substanssitoiminnoille tuntikirjauksissa. 9999615300 Muu osaamisen kehittäminen Toiminto lakkautetaan. Työpanos kohdistetaan mahdollisuuksien mukaan substanssitoimintoon. Mikäli kirjanpitoyksikkö haluaa jatkaa seurantaa tällä tasolla, se voi tarvittaessa perustaa oman lisäjaottelun 6105 Koulutus - hierarkiaan.
Valtiokonttori LIITE 5 (12) 6200 Taloushallinto Hierarkiatasot sekä toimintojen ryhmittely on muutettu yhteisten prosessien mukaiseksi. Lisäksi käyttökuvauksia on tarkennettu ja käyttökuvauksissa otettu huomioon tukitoimintojen käyttäjien rajauksen vaikutus. Muutokset hierarkioissa ja toimintojen ryhmittelyssä: 62100 Tulojen käsittely Tilauksesta perintään 62200 Menojen käsittely Hankinnasta maksuun 9999694000 Hankintatoimi (Siirretty tähän hierarkiaan) 62300 Kirjanpito Kirjauksesta tilinpäätökseen 62400 Sisäinen laskenta ja raportointi 62600 Toiminnan ja talouden suunnittelu 9999621000 Tulojen käsittely Toiminnon käyttökuvausta on tarkennettu mm. siten, että maksatushakemusten käsittely on rajattu tästä toiminnosta pois (kirjataan toiminnolle 9999625000 Muut taloushallinnon tehtävät tai ydintoiminnoille). Lisäksi verojen (esim. verohallinnon kantamat verot, ajoneuvovero), tullien ja sakkojen käsittely on rajattu toiminnosta pois. Ne käsitellään ydintoimintana. 9999622000 Menojen käsittely Toiminnon käyttökuvausta on tarkennettu mm. siten, että menojen käsittely toiminnolle kirjataan vain osto- ja hyvityslaskujen käsittely. Ts. muiden menotositteiden käsittely kirjataan toiminnolle 9999625000 Muut taloushallinnon tehtävät tai ydintoiminnoille. 9999624000 Sisäinen laskenta ja raportointi sekä 9999626000 Toiminnan ja talouden suunnittelu 9999624000 Sisäinen laskenta ja raportointi sekä 9999626000 Toiminnan ja talouden suunnittelu on yhdistetty yhdeksi toiminnoksi: 9999624000 Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta. Toiminto on siirretty uuden hierarkiatason 6050 Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tuki alle. Ts. Toiminto 9999626000 Toiminnan ja talouden suunnittelu ja siihen liittyvä hierarkiataso 62600 Toiminnan ja talouden suunnittelu lakkautetaan. Myös hierarkiataso 62400 Sisäinen laskenta ja raportointi lakkautetaan.
Valtiokonttori LIITE 6 (12) 6400 Tietohallinto Muut tukitoiminnot 9999644000 Ydintoimintojen tietojärjestelmät toiminto on siirretty ydintoimintojen puolelle uuteen hierarkiaan 400 / 4001 Ydintoimintojen tietojärjestelmät. Ts. hierarkiataso 64400 Ydintoimintojen tietojärjestelmät lakkautetaan. Hierarkiatasoja ja niiden nimiä on muutettu toimintojen yhdistämisten ja lakkauttamisten johdosta. Lisäksi toimintoja on siirretty uusien hierarkiatasojen alle. Muutokset hierarkioissa ja toimintojen ryhmittelyssä: 6300 Tarkastustoiminta Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus 6500 Tietopalvelu Tiedon hallinta 6700 Asiakkuuden hallinta Kiinteistöhallinto 9999691000 Kiinteistöhallinto (Siirretty tähän hierarkiaan) 6800 Oikeudelliset palvelut Toimistopalvelut 9999692000 Toimistopalvelut (Siirretty tähän hierarkiaan) 6900 Muut tukitoiminnot Logistiikka 69100 Kiinteistöhallinto 69200 Toimistopalvelut 69300 Logistiikka 69400 Hankintatoimi 69500 Matkahallinto 9999693000 Logistiikka (Siirretty tähän hierarkiaan) 69600 Turvallisuus ja riskienhallinta 69700 Ympäristönsuojelu 69800 Muut tukitoiminnot 6950 Muut tukitoiminnot (UUSI HIERARKIATASO) 9999698000 Muut tukitoiminnot (Siirretty tähän hierarkiaan)
Valtiokonttori LIITE 7 (12) 9999630000 Tarkastustoiminta ja 9999696000 Turvallisuus ja riskienhallinta Toiminnot 9999630000 Tarkastustoiminta ja 9999696000 Turvallisuus ja riskienhallinta on yhdistetty yhdeksi toiminnoksi 9999630000 Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus. Ts. toiminto 9999696000 Turvallisuus ja riskienhallinta ja siihen liittyvä hierarkiataso 69600 Turvallisuus ja riskienhallinta lakkautetaan. Toiminnon käyttökuvauksesta on poistettu auditoinnit, sillä ne kirjataan lähtökohtaisesti sille toiminnalle, jota ne koskevat. Käyttökuvaukseen on puolestaan lisätty aulapalvelut/vahtimestaripalvelut ja valmiusasiat. 9999650000 Tietopalvelu 9999650000 toiminnon nimeä on muutettu ja sisältöä laajennettu. Uusi nimi on Tiedon hallinta. Toiminnon käyttökuvaukseen on lisätty tiedon ohjaamisen ja hallinnan kehittäminen. Toiminnon käyttökuvauksesta on lisäksi poistettu käännöspalvelut. Mikäli käännös- ja tulkkauspalveluita on tarve seurata omina toimintoinaan, kirjanpitoyksikkö voi perustaa lisäjaottelun hierarkiatason 6950 Muut tukitoiminnot alle. 9999695050 Matka- ja kululaskujen käsittely Matkahallinnosta on eriytetty matka- ja kululaskujen käsittely omaksi uudeksi toiminnokseen 9999695050 Matka- ja kululaskujen käsittely. Lisäksi Matkustus on siirretty henkilöstö- ja taloushallinnon jälkeiseksi omaksi uudeksi hierarkiatasokseen valtion taloushallinnon kokonaisarkkitehtuurityön yhteisten prosessien uudistamisehdotusten mukaisesti. 6250 Matkustus (UUSI HIERARKIATASO) 9999695000 Matkahallinto (Siirretty tähän hierarkiaan) 9999660000 Ulkoinen viestintä ja 9999660100 Sisäinen viestintä Toiminnot 9999660000 Ulkoinen viestintä ja 9999660100 Sisäinen viestintä on yhdistetty yhdeksi toiminnoksi 9999660000 Viestintä. Ts. toiminto 9999660100 Sisäinen viestintä lakkautetaan. 9999670000 Asiakkuudenhallinta Toiminto lakkautetaan. Asiakkuudenhallintaa seurataan osana substanssitoimintaa tai toiminnossa 9999698000 Muut tukitoiminnot. 9999680000 Oikeudelliset palvelut Toiminto lakkautetaan. Oikeudelliset palvelut seurataan toiminnossa 9999698000 Muut tukitoiminnot.
Valtiokonttori LIITE 8 (12) Palkalliset poissaolot 9999691000 Kiinteistöhallinto Toiminnon käyttökuvauksesta aulapalvelut on siirretty toimintoon 9999630000 Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus. 9999697000 Ympäristönsuojelu Toiminto lakkautetaan. Ympäristönsuojelu seurataan toiminnossa 9999698000 Muut tukitoiminnot. Lisäksi ympäristönsuojelun hierarkiataso 69700 Ympäristönsuojelu lakkautetaan. 9999800200 Sairauspoissaolot Toiminnon nimeä ja käyttökuvausta on muutettu kuvaamaan paremmin toiminnon päivitettyä sisältöä. Uusi nimi on 9999800200 Sairauspoissaolot ja terveydenhuolto. Jatkossa toiminnolle kirjataan myös työajalla tapahtuva käynti työterveysasemalla ja muualla työterveyshuollossa sekä järjestettyihin työyhteisötarkastuksiin osallistuminen.
Valtiokonttori LIITE 9 (12) Muutosten yhteenveto Toimintojen yhteinen vakiohierarkia; nimenmuutokset 5100 Hallinnonalan ja Ministeriön toimialan ohjaus ja toiminta- ja taloussuunnittelu sekä seuranta 5400 Muut ministeriökohtaiset eritystehtävät (ministeriön hoitamat lupa-asiat ja valtionapuviran-omaistehtävät) 6000 Yleishallinto ja johtaminen 61100 Henkilöstön kehittäminen ja henkilöstösuunnittelu Henkilöstön kehittäminen ja osaamisen ja koulutusten hallinta 61200 Palkan- ja palkkionlaskenta Palkkaus ja palkitseminen 62100 Tulojen käsittely Tilauksesta perintään 62200 Menojen käsittely Hankinnasta maksuun 62300 Kirjanpito Kirjauksesta tilinpäätökseen 6300 Tarkastustoiminta Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus 6500 Tietopalvelu Tiedon hallinta 6700 Asiakkuuden hallinta Kiinteistöhallinto 6800 Oikeudelliset palvelut Toimistopalvelut 6900 Muut tukitoiminnot Logistiikka
Valtiokonttori LIITE 10 (12) Toimintojen yhteinen vakiohierarkia; uudet hierarkiatasot 6050 Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tuki 61310 Rekrytointi 6105 Koulutus 6250 Matkustus 6950 Muut tukitoiminnot 400 / 4001 Ydintoimintojen tietojärjestelmät Toimintojen yhteinen vakiohierarkia; lakkautettavat hierarkiat 61500 Koulutus 62400 Sisäinen laskenta ja raportointi 62600 Toiminnan ja talouden suunnittelu 64400 Ydintoimintojen tietojärjestelmät 69100 Kiinteistöhallinto 69200 Toimistopalvelut 69300 Logistiikka 69400 Hankintatoimi 69500 Matkahallinto 69600 Turvallisuus ja riskienhallinta 69700 Ympäristönsuojelu 69800 Muut tukitoiminnot
Valtiokonttori LIITE 11 (12) Toimintojen yhteinen vakiohierarkia; toimintojen siirrot eri hierarkiaan 9999616100 Palkkausjärjestelmän ylläpito ja kehittäminen siirto hierarkian 61200 Palkan- ja palkkionlaskenta Palkkaus ja palkitseminen alle. 9999613100 Rekrytointi ja yleisperehdyttäminen siirto hierarkian 61310 Rekrytointi alle. 9999615200 Koulutus oppilaana siirto hierarkian 6105 Koulutus alle. 9999624000 Sisäinen laskenta ja raportointi Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta siirto hierarkian 6050 Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tuki alle. 9999694000 Hankintatoimi siirto hierarkian 62200 Menojen käsittely Hankinnasta maksuun alle. 9999695000 Matkahallinto siirto hierarkian 6250 Matkustus alle. 9999644000 Ydintoimintojen tietojärjestelmät siirto hierarkian 400 / 4001 Ydintoimintojen tietojärjestelmät alle. 9999691000 Kiinteistöhallinto siirto hierarkian 6700 Asiakkuuden hallinta Kiinteistöhallinto alle. 9999692000 Toimistopalvelut siirto hierarkian 6800 Oikeudelliset palvelut Toimistopalvelut alle. 9999693000 Logistiikka siirto hierarkian 6900 Muut tukitoiminnot Logistiikka alle. 9999698000 Muut tukitoiminnot siirto hierarkian 6950 Muut tukitoiminnot alle.
Valtiokonttori LIITE 12 (12) Muutokset yhteisiin toimintoihin; nimenmuutokset 9999510000 Hallinnonalan ja Ministeriön toimialan ohjaus ja toiminta- ja taloussuunnittelu sekä seuranta 9999540000 Muut ministeriön erityistehtävät (ministeriön hoitamat lupa-asiat ja valtionapuviran-omaistehtävät) 9999600200 Sidosryhmäyhteistyö ja Edustaminen 9999611000 Henkilöstön kehittäminen ja henkilöstösuunnittelu 9999624000 Sisäinen laskenta ja raportointi Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta 9999630000 Tarkastustoiminta Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus 9999650000 Tietopalvelu Tiedon hallinta 9999660000 Ulkoinen Viestintä Muutokset yhteisiin toimintoihin; uudet toiminnot 9999613050 Työaikojen hallinta. Perustetaan hierarkiaan 61300 Palvelussuhteen hallinta. 9999695050 Matka- ja kululaskujen käsittely. Perustetaan hierarkiaan 6250 Matkustus. Muutokset yhteisiin toimintoihin; lakkautettavat toiminnot 9999615100 Koulutus opettajana ja koulutuksen suunnittelu 9999615300 Muu osaamisen kehittäminen 9999626000 Toiminnan ja talouden suunnittelu 9999660100 Sisäinen viestintä 9999670000 Asiakkuudenhallinta 9999680000 Oikeudelliset palvelut 9999696000 Turvallisuus ja riskienhallinta 9999697000 Ympäristönsuojelu