Riskeistä mahdollisuuksiksi

Transkriptio

1 Riskeistä mahdollisuuksiksi Riskienhallintamenetelmä valtion organisaatioille

2 Kaiku-Luotain kartoittaa valtion virastojen riskejä Riskien tunnistaminen on välttämätöntä, jotta tuloksia tuottava riskienhallintaprosessi saadaan käyntiin. Mutta kuinka uhkakuvien listaamisesta kannattaisi edetä yksityiskohtaisiin toimiin, joilla riskien todennäköisyyttä ja vakavuutta voitaisiin arvioida? Ja miten vahvistetaan onnistumista? Valtion työpaikoille on kehitetty uusi sähköinen riskienhallinnan työkalu, Kaiku-Luotain. Kaiku-Luotain on riskienhallinnan menetelmä, joka kartoittaa organisaation riskejä henkilöstön, johtamisen, toimintaympäristön, toiminnan edellytysten sekä asiakas- ja sidosryhmien sekä omien erityispiirteiden alueilla. Työnantaja-asiakas voi lähestyä riskienhallintaa haluamastaan näkökulmasta, sillä Kaiku-Luotain ei rajaa lähestymiskulman vaihtoehtoja pois. Tarkastelu voi tapahtua esimerkiksi miettimällä tavoitteiden saavuttamiseen liittyviä mahdollisuuksia ja uhkia tai laatutyössä havaittuja vahvuuksia ja kehityskohteita. Oikeat henkilöt mukaan riskityöhön! Kaiku-Luotaimen avulla virastot ja laitokset voivat tunnistaa, arvioida ja hallita riskejään kokonaisvaltaisesti. Sen avulla työyhteisössä syntyy yhteinen ajatusmalli riskien tunnistamisesta, kirjaamisesta, oikeista toimenpiteistä, työn aikatauluttamisesta ja vastuunjaosta. Menetelmä soveltuu hyvin osallistavaan suunnitteluun, joka valjastaa tehokkaasti koko henkilökunnan ammattitaidon ja osaamisen mukaan työhön. Tällöin riskienhallinta yhdistyy normaaliin toiminnan suunnitteluun ja suunnitelmien toimeenpanoon. Itsearviointityöhön kannattaa ottaa mukaan edustajia kaikista työyksiköistä ja eri organisaatiotasoilta. Näin saadaan kattavin kokonaiskuva organisaation riskitilanteesta. Riskien arvioinnissa on hyvä olla mukana edustajia kaikista työyksiköistä ja eri organisaatiotasoilta.

3 Riskienhallinta on osa toiminnan kehittämistä Kaiku-Luotain auttaa valtion organisaatioita toiminnan vuosisuunnittelussa. Se tekee riskienhallinnasta systemaattista ja auttaa integroimaan riskien tunnistamisen osaksi normaalia toimintaa. Menetelmän avulla riskienhallinnan tilasta on helpompi luoda raportteja ja yhteenvetoja organisaation omiin tarpeisiin tai tilivelvollisuuden täyttämiseksi. Menetelmän käyttö myös selkeyttää riskien ja kehittämishankkeiden arviointia. Sähköisen palvelun avulla riskienhallinnan sulauttaminen osaksi organisaation normaalia toimintaa helpottuu ja seurannasta tulee helpompaa ja havainnollisempaa. Kun organisaatio tunnistaa riskinsä, se osaa myös käyttää niitä hyväksi. Tietoista riskienhallintaa kuvaa sanonta riskeistä mahdollisuuksiksi. Havaituista uhkista ja heikkouksista valitaan tärkeimmät kehitettäväksi. Vahvuuksia ja mahdollisuuksia vahvistamalla voidaan parantaa toiminnan tehokkuutta ja vaikuttavuutta. Riskien tunnistamisen ja arvioinnin myötä työyhteisössä syntyy käsitys merkittävistä riskeistä ja niiden hallitsemisesta joko pienentämällä tai hyödyntämällä niitä toiminnassa. Kun riskit ovat tiedossa, organisaation toiminnan kehittäminen ja suunnittelu ovat oikealla väylällä! Metsäntutkimuslaitos

4 Kaiku-Luotaimen kattavuus Kaiku-luotaimen kattavuus JOHTAMINEN TOIMINNAN EDELLYTYKSET OMAT ERITYISPIIRTE HENKILÖSTÖ ASIAKAS- JA SIDOSRYHMÄT TOIMINTAYMPÄRISTÖ terveys ja työhyvinvointi työsidonnaiset riskit (Riski-Arvi) osaamisen hallinta väkivallan uhka väärinkäytökset yhteistyökumppanit lainvalmistelijat tuotteet ja palvelut julkiset hankinnat sisäinen asiakkuus toimitilat koneet ja laitteet ulkoiset uhat ja kriisitilanteet tietotekniikka (VAHTI) ympäristön kuormittaminen ulkomaat Helppo tapa riskikartoitukseen Kaiku-Luotain on helppokäyttöinen ja havainnollinen työkalu riskien kartoittamiseen. Ajattelun tuskaa se ei poista, mutta lisää riskien kartoittamisen systemaattisuutta ja dokumentoi lopputulokset. Kaiku-Luotaimen aiheet on jaettu kuuteen osa-alueeseen, jotka arvioidaan SWOT-analyysillä. Tämä tarkasteluvaihe tuo esiin riskien ja mahdollisuuksien vuorovaikutuksen: riskien tunnistaminen avaa aina uusia näköaloja ja auttaa hahmottamaan uudenlaisia toimintamahdollisuuksia. Riskikartoitus auttaa hahmottamaan, mitkä asiat organisaatiossa ovat hyvin ja mitkä vaativat kehittämistä. Samalla se auttaa pohtimaan, minkälaisia riskejä organisaatio on valmis toiminnassaan ottamaan. Riskien tunnistamisen jälkeen käsitellään yhdessä tarkemmin ne alueet, joilla on analyysin perusteella merkittäviä myönteisiä tai kielteisiä vaikutuksia toimintaan. Lopuksi priorisoidaan esiin nousseet riskit ja ryhdytään toimiin niiden kohtien osalta, joissa asia ei ole riittävän hyvässä kunnossa.

5 HENKILÖSTÖ ASIAKAS- JA SIDOSRYHMÄT TOIMINTAYMPÄRISTÖ ET TOIMINNAN EDELLYTYKSET JOHTAMINEN OMAT ERITYISPIIRTEET tietoturvallisuus (VAHTI) kilpailukyky rahoitus omaisuuden hallinta projektit sisäinen toimintaympäristö tavoitteiden asettaminen ja seuranta suunnittelutoiminta päätöksenteko toiminnan kehittäminen henkilöstövoimavarojen johtaminen toiminnan tuloksellisuus informaatio ja tiedonkulku Kaiku-Luotain on sähköinen apuväline riskikartoituksen tekemiseen.

6 Kaiku-Luotaimen työnkulku perustehtävän turvaaminen! Valitaan käsiteltävä osa-alue Tehdään alueen SWOT-analyysi Seuranta Arviointi priorisointi heikkoudet uhkat Kunnossa: ei toimenpiteitä Onko asia kunnossa? Asia ei kunnossa: Toimenpiteitä Toiminnan läpivienti ja vastuualueet riippuvat organisaation omista käytännöistä, jolloin esimerkiksi riskien merkityksen arviointi ja toimenpiteiden priorisointi voi tapahtua hajautetusti tai keskitetysti. Kummassakin tapauksessa sähköisen apuvälineen käyttäminen lisää asioiden hallintaa. Kuinka alkuun Kaiku-Luotaimen kanssa? Kaiku-Luotain -konsepti on kehitetty yhteistyössä VTT:n ja eräiden merkittävien virastojen ja laitosten kanssa. Menetelmän veloituksettoman MsExcel-version voitte tilata käyttöönne Valtiokonttorista sähköpostitse osoitteella Täyden hyödyn Kaiku-Luotaimen yhteisöllisyydestä, joustavuudesta ja raportointiominaisuuksista saa, jos sitä käyttää verkkoympäristössä. Menetelmän kaupallisen verkkopohjaisen version on toteuttanut Valtiokonttorin kanssa yhteistyössä VTT:n osakkuusyhtiö Vergo Oy. OTA YHTEYTTÄ, kun olet kiinnostunut > riskienhallinnasta > Kaiku-Luotainmenetelmästä! Kaiku-Luotaimen sähköiseen versioon voi tutustua ottamalla yhteyttä Vergo Oy:n asiantuntijoihin: Vergo Oy, Martin Kääriäinen, p ,

7 Uudenmaan verovirastossa toteutettiin Kaiku-Luotaimen pilottihanke, josta kertyi hyviä kokemuksia. Työkalu ohjaa ajatuksia oikeaan suuntaan asettamalla kysymyksiä, joihin vastaamalla riskienhallinnan suunnittelutyötä on helppo viedä eteenpäin. Osaaminen ja sen kehittäminen on nostettu virastossamme keskeiselle sijalle, sillä työ verovirastoissa painottuu jatkossa yhä enemmän asiantuntijuuteen. Kokemusten perusteella Verohallitus on päättänyt laajentaa Kaiku-Luotaimen käyttöä. Tavoitteena on parantaa strategisten ja toiminnallisten tavoitteiden saavuttamisen epävarmuustekijöiden hallintaa ja etsiä niihin liittyviä mahdollisuuksia. Kaakkois-Suomen aluevankila sai Kaiku-Luotaimesta apua johtamiseen ja riskienhallintaan. Kaiku-Luotain on erinomainen työväline tulosohjausprosessin kehittämisessä ja riskien kartoittamisessa. Sen avulla voidaan luoda eri tasoja, ja aluevankilasta voidaan tutkia kokonaisuutta reaaliajassa. Tukea riskienhallintaan Valtiokonttori auttaa valtion organisaatioita kehittämään riskienhallintaansa ja opastaa Kaiku-Luotaimen käyttöönotossa. Riskienhallinnan kehittämisessä apuna on myös joukko Valtiokonttorin palveluntuottajaverkostoon kuuluvia riskienhallinnan palveluntarjoajia. Valtiokonttorin verkkosivuilta löydätte itsellenne parhaiten sopivan kumppanin riskienhallintaasioiden kehittämiseen. Palveluntuottajat on listattu osoitteessa

8 Lisätietoja riskienhallinnasta Jyrki Suoninen, p. (09) / Erkki Takkinen, p. (09) / etunimi.sukunimi@valtiokonttori.fi Postiosoite: Valtiokonttori Vakuutus Riski- ja vakuutuspalvelut Riskienhallinta PL Valtiokonttori p. (09) PL 10, Sörnäisten rantatie 13, Valtiokonttori, Puh. (09) > PB 10, Sörnäs strandväg 13, Statskontoret, Tel. (09) , f i Helsinki Graafinen suunnittelu: Jaana Viitakangas.