PALVELUHANKINTOJEN KEHITTÄMINEN LOGY:n roundtabletilaisuus 10.2.2014 Mikä on palveluhankinnan merkitys yrityksille? Mikä on hallittava, jotta palveluja voidaan hankkia osuvasti? Mitä työkaluja tarvitaan liiketoimintapalvelujen hankinnan työkalupakkiin? Esitykseni perustuu Purchasing Business Services kirjaan, joka julkistettiin juuri ennen joulua, aloittaa Jussi Heikkilä ja jatkaa: Kirja perustuu useamman vuoden opetus ja tutkimustyöhön Aaltoyliopistossa. Purchasing Business Services kirjan sisällys- luettelo: 1. Introduction 2. Essentials of purchasing business services 3. Purchasing R&D services 4. Purchasing marketing services 5. Purchasing ICT services 6. Purchasing industrial services 7. Purchasing small orders painopiste voi myös olla ostettavan palvelu- prosessin tuotoksessa tai tuloksessa. Kun painotetaan vaikuttavuutta, niin haetaan palveluprosessin tuottamaa arvoa ostajalle. Ostettaessa esimerkiksi palvelukokonaisuutta, missä palvelutapahtumien määrä on suuri, keskitytään yleensä vakioidun, mahdollisimman tehokkaan prosessin ostamiseen ja sitä kautta halutaan parantaa myös ostavan organisaation tehokkuutta. Pienten tilausten ongelma Palveluliiketoiminnassa pienten tilausten ongelma tarkoittaa sitä, että ostettavalla palvelulla on paljon tarvitsijoita ja palveluta- pahtumia on valtavasti; lisäksi erilaiset tarpeet täytetään räätälöimällä. Esimerkkejä tällaisista alueista ovat matkustamiseen tai työvaatteisiin liittyvät ostot. Näiden palvelujen tilaaminen pitää hoitaa tehokkaasti. Nämä hommat keskitetään, toteaa Jussi ja jatkaa: Lisäksi toimitaan yhden, selkeän prosessin mukaisesti. Näin toimien eräässä yrityksessä matkustusprosessin systematisoiminen toi 20% säästöt matkojen määrän lisääntyessä samana aikana 30%. Palveluiden ostamisen painopiste Palveluiden kirjo on suuri ja niitä voidaan ostaa hyvin eri tavoilla. Ostamisen fokus on voi olla resursseissa, inputeissa mitä palveluprosessiin tarvitaan. Yhdessä toimittajan kanssa voidaan myös määritellä palveluun liittyvä toimintamalli, jolloin fokus on palveluprosessissa. Ostamisen Teollisten palveluiden ostaminen Tuotantolaitteen tekniikan tunteva toimittaja voi osaamisellaan tuoda merkittävästi korkeamman kunnossapidon tuottavuuden ja paremman suorituskyvyn asiakkaan omille toimintaproses- seille, sanoo Jussi. Esimeriksi Rolls&Royce on tarjonnut jo pitkään konseptia, missä he myyvät lentokoneen käyttö ja ilmassaolotunteja, hän jatkaa. Ostaessaan tuotosta asiakas joutuu läheisempään suhteeseen toimittajan kanssa. Asiakkaan pitää arvioida, onko toimittaja varmasti niin hyvä, että pystyy palvelullaan parantamaan asiakkaan tehokkuutta ja tulosta. Tuotoksia ostavan organisaation pitää myös olla hyvin osaava, koska tuotoksen saamisen varmistaminen on haastavaa. Siirtyminen resurssien ostamisesta Suomen Osto ja Logistiikkayhdistys LOGY ry
tuotoksen ostamiseen on asiakkaalle kuitenkin erittäin mielenkiintoista, toteaa Jussi. Vaikuttavuuden ostaminen Kun halutaan ostaa palvelun vaikuttavuutta, toimittajan palkkio sidotaan asiakkaan onnistumiseen. Ostettaessa esimerkiksi luovia tai tuotekehityspalveluita ja halutaan sitoa toimittajan palkkio vaikuttavuuteen, hankinnalla on usein iso hintalappu, toteaa Jussi ja jatkaa: Pitää myös päättää mihin hintaa verrataan ja arvioida mitä muuta voitaisiin saada samalla rahalla. Lisäksi mittaaminen, että on saatu, mitä halutaan, on haasteellista. Kilpailutus on myös tässä tapauksessa hyvä keino arvioida toimittajia. Haettaessa vaikuttavuutta hyvä kysymys on myös, mitä kilpailutetaan: mihin kilpailutus kohdistuu, toteaa Jussi. Arvoon tähtäävissä hankinnoissa, missä hankinnan vaikuttavuus ja myös hankintaan liittyvät riskit ovat selvästi suuremmat, hankinnalla on taas palvelurooli, Jussi sanoo. Arvoa luovissa palveluissa ideoiden saaminen toimittajilta on tärkeää ja tämä pitää pystyä ottamaan huomioon myös tarjouspyyntö- prosessissa. Jotkin palveluista kuuluvat kummallekin puolelle, kertoo Jussi ja jatkaa: Hankinnan on ymmärrettävä oma palveluroolinsa oikein. Kustannustehokkuuteen vai arvoon keskittyminen Kustannustehokkuuteen tähtäävällä hankinnalla on tärkeä rooli myös palveluiden hankinnassa. Tyypillisiä esimerkkejä, missä keskitytään kustannustehokkuuteen ovat esimerkiksi matkustamiseen liittyvät palvelut ja työvaatteet. Mielestäni tämä alue voi olla hankintaorgani- saation vastuulla, sanoo Jussi. Arvonluontiin tähtäävä hankinta liittyy esimerkiksi tutkimukseen ja tuotekehitykseen, markkinointiin ja ICT:hen. Teolliset palvelut, missä tavoitellaan asiakkaan toiminnan tehostamista tai tietointensiiviset palvelut, missä haetaan innovaatioita ja asiakkaan luoman arvon kasvattamista ovat myös hyviä esimerkkejä arvokeskeisistä palveluista. Hankinnan on ymmärrettävä markkinoinnin tehtävät ja haasteet Markkinointihankinta on mielenkiintoista, mutta jotta sitä pystyy tekemään, pitää ymmärtää markkinoinnin tehtävät ja haasteet, aloittaa Anne SassiLeivonen. Hankinta menee markkinoinnin luokse liian usein perinteisillä hankintatyökaluilla, säästöt mielessä, hoitamaan näennäisesti isoa spendiä, hän jatkaa. Markkinoinnin suuri murros Markkinointi elää suurinta murrosta pitkään aikaan ja murros koskee kaikkia toimialoja, sanoo Anne ja jatkaa: Ditigalisoituneessa toimittajaverkostossa on valtava määrä toimittajia, joita markkinoijan pitäisi pystyä johtamaan tavoitteeseen päästäkseen. Markkinointiinvestoinnin tuoton parantaminen. Markkinointi on nimenomaan investointi, ei siis pelkkä kulu. Kuluja voi leikata ja lopettaa, mutta tuottavaa investointia kannattaa jatkaa. Lisäksi investoinnin tuotto pitää pystyä mittaamaan. Tämän vuoksi markkinointihankinnan pitää Suomen Osto ja Logistiikkayhdistys LOGY ry
kustannuksien optimoinnin lisäksi kasvattaa markkinoinnin lisäarvoa ja myyntiä. Hankinnan ja markkinoinnin risteyskohtia Jos markkinoinnin tehtävä on pyrkiä erilais- tamaan tuotetta markkinoilla, niin hankinnan tehtävä on puolestaan yhtenäistää ostettavia palveluita ja konsolidoida ostoja, samankaltais- taa. Markkinoinnin ja hankinnan ajattelu voi mennä ristiin esimerkiksi valittaessa mainostoimistoja, sanoo Anne. Pitää löytää säästöjen ja lisäarvojen välinen tasapaino. Mikäli mainostoimiston luomassa mainoksessa viesti on riittävän hyvä, niin tarvitaan vähemmän toistoja mediassa: näin säästetään mediatilan käytössä sanoo Anne. Idean luomisessa ei siksi välttämättä kannata säästää, hän jatkaa. kanavien kautta, yksi esimerkki tästä voisi olla esimerkiksi Ideoiden crowdsourcing. Uusia kategorioita Hankinta on uusien haasteiden edessä, koska markkinointiin syntyy uusia kategorioita, kuten markkinoinnin IT ja onlinemarkkinointi, joiden spendi on vielä pientä. Mediamurros on muuttanut myös perinteisen mainostoimiston roolia; erilaisia markkinointitoimistoja on nykyään joka lähtöön, Anne jatkaa. Markkinointiinvestoinnin vaikuttavuuden maksimointi Markkinointihankinnan tehtävä on varmistaa, että markkinointiinvestointi käytetään mahdollisimman tehokkaasti, toteaa Anne. Markkinointihankinnan tuloksellisuutta voi mitata säästöjen lisäksi esimerkiksi kuluttajalle näkyvän median osuudella markkinoinnin koko rahankäytöstä. Toimittajien johtaminen Markkinoijalla on valtava verkosto johdettavanaan. Hankinnan pitää ymmärtää miten markkinoinnin prosessi toimii, mietittävä yhdessä markkinoinnin kanssa mitä kannattaa tehdä itse ja mitä ostaa ulkoa ja sen jälkeen miettiä mahdollisia toimittajia. Vasta tämän jälkeen päästään toimittajien johtamiseen. Hankinnan täytyy ymmärtää, että perushankintaprojekteihin ja säästöihin keskittyminen onnistuu markkinointihankinnan ensimmäisissä kehitysvaiheissa, mutta todelliset hyödyt tulevat, kun päästään miettimään koko arvoketjun uudelleen määrittelyä, päättää Anne esityksensä. Jotta markkinointiinvestoinnin tuotto paranee, pitää saada parempaa suunnittelua ja tehokkaampaa mediatilaa, mutta halvemmalla, Anne sanoo. Markkinoijat ovat usein kovempia tinkimään kuin hankinta, koska heillä on tiukat budjetit, hän toteaa. Hankintaorganisaatiolla voisi olla myös rooli siinä, miten markkinointiideoita saadaan uusien Suomen Osto ja Logistiikkayhdistys LOGY ry
IThankinnan voimakas muutos IT ja markkinointipalveluiden hankinnan haasteet ovat hyvin samankaltaisia, lisäksi digitalisoituminen hämärtää eri kategorioiden välisiä rajoja, aloittaa Antti Suorsa. Digitalisoitumisen ja teknologiamullistuksen myötä pilvipalvelut ovat korvanneet monia perinteisiä ITtuotteita ja palveluita. Tämä on aiheuttanut suuren muutoksen siihen, miten IT:tä ostetaan, sanoo Antti. Toimittajasuhteen ydin on luottamus Jotta IT:tä voi ostaa tehokkaasti, pitää ymmärtää iso kuva ja ostoksen vaikuttavuus liiketoiminnalle, tämän vuoksi myös vaatimusten pitää olla riittävän joustavia. Lisäksi hankinnalla on rooli toimittajien hallinnassa, kun palvelu on jo tuotannossa. SLA:han alla olevien hinnoitteluesimerkkien mukaisesti, kertoo Antti. Tämän lisäksi voidaan ottaa käyttöön keppi ja porkkana tyyppisiä ratkaisuja, jotka ohjaavat toimittajaa haluttuun suuntaan. Antti sanoo: Näiden asioiden miettiminen on oleellista palvelun tai projektin onnistumisen kannalta. Antin vinkit onnistuneeseen IThankintaan 1. Toimittajan kanssa on kommunikoitava kaikilla tasoilla, jotta palvelu saadaan sellaisena, kun halutaan ja se kehittyy haluttuun suuntaan. 2. Pitää ymmärtää oikeasti mitä ollaan ostamassa, mitä on tarjolla ja haetaan innovaatioita myös toimittajakentästä. Omat tarpeet täytyy ymmärtää hyvin, jotta palvelukuvaus on riittävän tarkka. Toimittajilta voi myös kysyä, miten he palvelun tuottaisivat, jotta saadaan haluttu lopputulos. 3. Koko IThankinta, mutta erityisesti sopimukset ja toimittajahallinta, on tehtävä systemaattisesti. Toimittajien seuranta ja palvelutoimituksen hallinta on kriittistä hankinnan onnistumisen kannalta, koska palveluja ostettaessa kaikki tapahtuu sopimuksen tekemisen jälkeen Toimittajasuhteen hallinnan ydin on luottamus; jos sitä on, voidaan tehdä luoviakin diilejä, mutta jos se puuttuu, metsään mennään pienissäkin hankkeissa, sanoo Antti. Hinnoittelun sitominen SLA:han Kun ostettava palvelu on kuvattu, siihen liittyvä palvelutaso kuvataan palvelutasosopimuksessa, SLA:ssa. Jos halutaan ostaa vaikuttavuutta, niin neuvotteluissa voidaan yrittää sitoa hinnoittelua Suomen Osto ja Logistiikkayhdistys LOGY ry
RYHMÄKESKUSTELUT MITKÄ OVAT SUURIMMAT KÄYTÄNNÖN HAASTEET PALVELUIDEN HANKINNOISSA? MITEN SAADAAN SOVITUN MUKAINEN PALVELU TOTEUTETTUA? Palvelun määritteleminen Mitä ostetaan? Kuka ostaa? Vaikuttavuus? Mikä on kompetenssi? Sisäiset käyttäjät joskus vaikea saada kyseenalaistamaan palvelun hankinta ja nykyiset palveluntuottajat Nykyinen toimittajamme tuntee toimintamme niin hyvin! buyin sisäisesti, sitoutuminen, sisäiset rajapinnat hankinnan resursointi palveluihin usein niukka Hankintatarpeiden kanavointi on haasteellista määritellä Miten tilaus tehdään? Miten työkalut pystyvät tukemaan hankintaa? Mikä loppulaskutus tulee olemaan? Seuranta ja jälkihoito haasteellista Selkeät tavoitteet ja roolitus à Mitattavuus Jatkuva seuranta ja arviointi à Läpinäkyvyys Yhteistyöprosessi à Yhteistyön johtaminen MITEN VARMISTETAAN SISÄISTEN ASIAKKAIDEN SITOUTUMINEN? Mikä on sidosryhmille olennaista? Kenen kannalta paras palvelu? Kuka on oikeasti asiakas? Sitoutuminen vs luontainen kysyntä; lobbauksen merkitys Alusta asti tarvittavat/oikeat ihmiset mukaan (sidosryhmäanalyysi) Toimintamallista sopiminen: sovittu prosessi määritelty ja hankinnan läpivienti sen mukaan, roolitukset! Yhteiset tavoitteet ja päätökset sidosryhmien kanssa Nöyrästi, mutta ylpeästi Suomen Osto ja Logistiikkayhdistys LOGY ry
Kiitos Roundtabletilaisuuden puhujille! TkT Jussi Heikkilä työskentelee tutkijana Tampereen teknillisen korkeakoulun Teollisuustalouden laitoksella ja konsultoi yrityksiä tuotantojärjestelmien ja hankintatoimen kehittämisessä. Hänellä on yli 25 vuoden kokemus tuotannon, toimitusketjujen ja hankinnan tutkimuksesta, opetuksesta ja kehittämisestä Suomessa, muissa läntisen Euroopan maissa ja Aasiassa. Anne SassiLeivonen vastaa SOK:ssa Sryhmän markkinointiviestinnän hankinnoista. Aikaisemmin Anne on ollut kehittämässä hankintatoimintaa sekä konsulttina että Fazer- konsernissa hankintapäällikkönä. Antti Suorsa is a procurement professional with passion for sourcing of services. During past decade Antti has worked in several procurement roles on two continents at Nokia. In his current role Antti is responsible for IT category management at Konecranes. LOGY:n Roundtable tilaisuudet ovat yritysjäsenille tarkoitettuja, maksuttomia keskustelu ja oppimistapahtumia. Kaikki tässä dokumentissa esitetyt asiat näkemykset ja mielipiteet ovat esittäjien omia, eivätkä ne edusta heidän työnantajayritystensä tai LOGY:n virallista kantaa. Suomen Osto ja Logistiikkayhdistys LOGY ry, sisällön ja kuvien osittainenkin kopiointi ja jakelu on kielletty ilman LOGY:n kirjallista lupaa. Teksti ja kuvat: Lauri Vihonen, Leader s Beacon Group Oy (lauri.vihonen@leadersbeacon.fi). Suomen Osto ja Logistiikkayhdistys LOGY ry
MERKITSE KALENTERIISI KEVÄÄN HANKINTAAN LIITTYVÄT ROUNDTABLETILAISUUDET HANKINTATOIMEN ORGANISOINTI JA JOHTAMINEN Miten integroida hankintatoimi liiketoimintaan? Mikä on toimiva johtamismalli mihinkin tilanteeseen? Mitä kannattaa hankkia keskitetysti, entä mitä hajautetusti yksiköissä? Mikä käytännössä toimii ja mikä ei? Aika: 12.3.2014 klo 16.4519.30 Paikka: Metropolia AMK, Leiritie 1, Vantaa Tilaisuudessa jakavat kokemuksiaan Antti Puustinen toimii kehityspäällikkönä Skanska Oy:n Nordic Procurement yksikössä. Voitto Qvick vastaa ABB:n Drives & Controls liiketoimintayksikön toimitusketjusta. Yhteistilaisuus Metropolia AMK:n kanssa ja siihen osallistuvat myös Metropoliassa Master- tasoiseen tutkintoon tähtäävän, hankintatoimeen keskittyvän aikuisopiskelijaryhmän jäsenet. Tilaisuus on avoin LOGY:n hankintafoorumin yhteisöjäsenille. EPÄSUORIEN HANKINTOJEN HALTUUNOTTO Miten epäsuorat hankinnat on tehokkainta järjestää eri tilanteissa? Miten toimintaa kannattaa kehittää? Konkreettisia syitä onnistumisiin ja epäonnistumisiin? Aika: 7.4.2014 klo 1417 Paikka: Hotelli Haaga, Nuijamiestentie 10, Helsinki Tilaisuudessa jakavat kokemuksiaan Juha Taipalinen on Head of Sourcing, Tieto Oyj Sari Hakkarainen toimii Vaasan- konsernin hankintajohtajana ja johtoryhmän jäsenenä. HUHTIKUUN TILAISUUS ON AVOIN KAIKILLE! Välitä kutsu aiheesta kiinnostuneille ja kollegoillesi. Yhteisöjäsenten Ilmoittautuminen sähköpostilla saadun linkin kautta, muut sähköpostilla hankintafoorumi@logy.fi. Lisätietoa: Lauri Vihonen, 050 438 1912, hankintafoorumi@logy.fi. SUUNNITTEILLA TILAISUUS, MISSÄ MERKITTÄVÄ, UUSI, MIELENKIINTOINEN TEEMA Aika 6.5.2014 klo 1317 (alkamisaika tarkentuu) Paikka: Helsingin alueella Merkitse heti kalenteriisi! Suomen Osto ja Logistiikkayhdistys LOGY ry