Mikä meni pieleen? 10/28/2014

Transkriptio

1 Mikä meni pieleen? Tarpeen määrittely? Toimittajavalinta? Sopimusmalli? Asiakkaan ja toimittajan yhteistyö? Riskien hallinta? Ennalta odottamattomien tilanteiden käsittely? HS : NH90-helikoptereita tilattiin 20 kappaletta jo vuonna 2001, mutta niistä puuttuu edelleen kolme. Lisäksi koneiden varaosat ovat kallistuneet jatkuvasti. 1

2 Tuote vai palvelu? VR:llä on keskitetty yhteinen ja automatisoitu järjestelmä jonka avulla 3,500 yrityksen työvaatteiden käyttäjää tilaa tarvitsemansa univormut. Huoltomiehiä vai lentotunteja? Tuotantolaitteen tekniikan tunteva toimittaja voi osaamisellaan tuoda 50% korkeamman kunnossapidon tuottavuuden ja merkittävästi paremman suorituskyvyn asiakkaan omalle toimintaprosessille. 2

3 Mitä palvelut ovat? Palvelu on jotakin mitä voidaan ostaa ja myydä mutta mitä ei voi koskettaa. Gummeson 1987 Palvelu on prosessi joka koostuu asiakkaan ja palvelutoimittajan välisessä kanssakäymisessä tapahtuvista toiminnoista ja/tai toimittajan fyysisistä resursseista, tuotteista ja järjestelmistä, joita tarjotaan ratkaisuna asiakkaan tarpeeseen. Grönroos 2000 Palveluhankinnan osuus on suurempi kuin yleensä uskotaan Ulkoisten palvelutoimittajien osuus yritysten arvonluonnista Lähde: ETLA / Seppälä

4 Perinteinen vs. moderni hankinta Hankintaa on yleensä pidetty taktisena ja operatiivisen tason tehtävänä (hintaneuvottelut, ostotilausten teko) Hankinnat vastaavat yrityksen liikevaihdosta 60-80%:ia hankinnan merkitys yrityksen menestystekijänä on kasvanut Moderni ajattelu näkee hankinnan strategisena funktiona jolla on suuri vaikutus yrityksen kilpailukykyyn ja kannattavuuteen ja uusien liiketoimintamahdollisuuksien synnyttämiseen Old view: good customers fire bad suppliers. New view: good suppliers fire bad customers*. * source: Haasteet palveluhankinnassa Palveluhankinta on monimutkaista, ja valitun palvelun sekä toimittajan vaikutukset yrityksen tuottavuuteen pitkäikäisiä Palveluhankinta on yleisesti yrityksissä jonkun muun kuin hankintafunktion vastuulla (kaikki osaa ostaa?) Palveluja hankittaessa pitää pystyä vertaamaan hyvinkin erilaisia toimittajien tarjoamia ratkaisuehdotuksia Palveluhankinnoissa on paljon rahaa kiinni. Silti kaikki yritykset eivät edes tiedä, paljonko rahaa kuluu vuositasolla ostopalveluihin. 4

5 Hankitaanko toiminnan tehostamista? 60% Wärtsilän 18,900 työntekijästä matkustaa säännöllisesti. Matkustusprosessin systematisoiminen toi 20% säästöt matkojen määrän lisääntyessä 30%. Hankitaanko vaikuttavuutta? Onnistuneen hankinnan vaikuttavuus? 4 miljoonaa turistikäyntiä, 500 miljoonaa myyntituloja, yli 100 miljoonan verotulot. 5

6 Ostetaanko resursseja vai suorituskykyä? Hankinnassa pitäisi aina pyrkiä tulokseen ja vaikuttavuuteen mutta monessa tapauksessa se yksinkertaistaa liikaa hyvin monimutkaisen asioiden kokonaisuutta Tuloksen ja vaikuttavuuden ostossa on pystyttävä luottamaan toimittajan kykyyn palvelun kehittämisessä ja toimittamisessa. Tuloksen yhteys toimittajan kyvykkyyteen on oltava selvä jotta voidaan tehdä oikeudenmukaisia suorituskykyyn perustuvia sopimuksia. Muussa tapauksessa on syytä valita muu palkkioperuste. Vaihtoehtoiset hankinnan kohteet Resurssi Prosessi Tulos Vaikutus 6

7 Vaihtoehtoiset hankinnan kohteet kouluruokailussa Resurssi Prosessi Tulos Vaikutus Pakastettu perunasuikale Laitoskeittiö Kirjolohilaatikko Vaihtoehtoiset hankinnan kohteet kouluruokailussa Resurssi Prosessi Tulos Vaikutus? Oppimistulos 7

8 IT outsourcing learning curve Cost Focus Quality Focus Innovation Focus Client concerns IT as commodity IT underpins critical business activity Supplier concerns Contract profitability Platform development IT is potential enabler of new business value Partnership development Relationship focus Contract negotiation Best practice IT Exploration/Ideas Target outcomes Cheaper IT Better IT Better business Source: Weeks & Feeny (2008). Outsourcing: from cost management to innovation and business value. California Management Review,50:4, pp Hankittavien palveluiden luokittelua Suorat vs. epäsuorat hankinnat Kustannussäästöjä tuottavat palvelut vs. lisäarvoa / innovatiivisuutta tuottavat palvelut Hankintapäätöksen taustalla do-or-buy ajattelu, keskittyminen ydinosaamiseen, tai sen ymmärtäminen, ettei kaikki mahdollinen osaaminen voi olla oman yrityksen seinien sisällä 8

9 Liiketoimintapalvelujen laaja kirjo Teolliset palvelut, tavoitteena asiakkaan toiminnan tehostaminen Tietointensiiviset palvelut, tavoitteena innovaatiot ja asiakkaan luoman arvon kasvattaminen Office supplies Healthcare Catering Temporary labour ICT services Industrial maintenance Technical consulting Marketing & media Technology & innovation related services Cleaning Security Travel Logistics services Training Product design services Vaikutusmahdollisuus ja riski Arvoon tähtäävä hankinta Kustannustehokkuuteen tähtäävä hankinta Hankintakategoriat 9

10 Palvelujen luokittelun seurauksena voidaan määrittää Asiakkaan ja toimittajan välillä tarvittavan yhteistyön määrä ja luonne Minkälaista erikoisosaamista tarvitaan palvelun kehittämiseen ja toimittamiseen Asiakkaalta ja toimittajalta edellytettävä asiantuntemus palveluprosessin kestäessä Yhteistyösuhteeseen tehtävät pitkän tähtäimen investoinnit Säännöllisessä tiedonvaihdossa ja päätöksenteossa käsiteltävät asiat Systemaattinen hankintaprosessi 10

11 RFI - RFP - RFQ Tietopyyntö Ratkaisupyyntö Tarjouspyyntö Onnistumisen avaimet Systemaattisen hankintaprosessin toteuttaminen myös palveluhankinnoissa pois kaikkihan nyt ostaa osaa ajattelusta Hankintafunktion varhainen osallistuminen palvelun määrittelyyn ja tarpeen kartoittamiseen hankintaihmisen ammattitaitoa on osata kyseenalaistaa tarve, ja erotella olis kiva tarpeet pakollisista Uudet ja innovatiiviset tavat arvioida toimittajia tärkeää tietointensiivisten palveluiden hankinnassa Panostaminen yhteistyön kehittämiseen toimittajan kanssa sopimus on vasta suhteen alku 11

12 Kolme keskeistä pointtia Liiketoimintapalvelujen hankinta tuo uusia haasteita perinteiselle ostolle. Toimintamalleilla ja työkaluilla voidaan tehostaa liiketoimintapalvelujen hankintaa. Hankinnat vaikuttavat suoraan yrityksen tulokseen, liiketoimintapalvelujen hankinta usein myös pitkälle tulevaisuuteen. Kiitos! 12