Sosiaali- ja terveyslautakunta 68 15.08.2013 Sosiaali- ja terveyslautakunta 51 12.06.2014 Kotihoidon toiminnanohjaushanke 933/00.01.05/2013 SOTELTK 68 Hoito- ja vanhuspalvelujen johtaja Taina Lahtiola 28.6.2013: Sosiaali- ja terveyslautakunta 31.5.2012 106: Toiminnanohjausjärjestelmät, jotka kokoavat tietoa asiakkaille myönnetyistä kotihoidon palveluista aikaperusteisesti, kotihoidon henkilöstön käytettävissä olevasta työajasta ( välitön ja välillinen ), paikalla olevista kotihoidon asiakkaista ja henkilöstöstä, ovat hyödyllisiä, kun henkilöstöä kohdennetaan aikaperusteisesti vastaamaan kotihoidon asiakkaille myönnettyyn palveluun. Kotihoidon toimintaprosesseja pyritään kehittämään niin, että henkilöstön kotihoidon asiakkaiden kotona toteuttaman työn määrä kasvaa eli välittömän työajan määrä lisääntyy. Hoito- ja vanhuspalvelujen johtaja Taina Lahtiola ja kotihoidon osastonhoitaja Hannele Saarinen 21.5.2012: Varsinais-Suomen kuntien vanhustyön johtajien ja kotihoidon esimiesten aloitteesta on muodostettu työryhmä, joka selvittää mahdollisuutta käynnistää kotihoidon toiminnanohjauksen tehostamiseen liittyvää seutukuntahanketta. Tavoitteena on kehittää systemaattisesti seudullista vanhustyön palvelurakennetta kustannusten kasvun hillitsemiseksi. Liedossa 16.3.2012 järjestetyssä tapaamisessa kuntien vanhustyön, kotihoidon sekä tietohallinnon edustajat tutustuivat useisiin kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmiin sekä Mikkelin seudulla toteutettuun selvityshankkeeseen. Mikkelin seudun hanke on toteutettu yhteistyössä Kuntien Tiera Oy:n kanssa. Kuntien Tiera Oy on kuntien omistama yritys, joka on perustettu kehittämään kuntasektorin ICT -palveluja verkostomaisesti kuntien sekä muiden julkisten ja kaupallisten toimijoiden kanssa. Kuntaomistus mahdollistaa kuntien suorahankinnat yhtiöltä. Seutukuntahankkeen tavoitteena on mahdollisuuksien mukaan luoda seudulle yhtenäinen, järjestelmäriippumaton kotihoidon toiminnanohjauksen käyttöönottoympäristö, jota kaikki Varsinais-Suomen kunnat voisivat hyödyntää. Seudullisella yhteishankkeella tavoitellaan kustannussäästöjä yhteisen prosessimallin rakentamisessa, kilpailutuksessa ja toiminnanohjauksen käyttöönotossa. Päätöksen hankkeeseen osallistumisesta tekee jokainen kunta itsenäisesti. Edellytyksenä kotihoidon toiminnanohjaushankkeeseen osallistumiselle on, että kunta on Tiera Oy:n osakas. Tuotantokäytössä toiminnanohjausympäristöön sisältyisivät seuraavat
osuudet: Toimistosovellus keskitetyn työnjaon ja toiminnan koordinointiin Integraatiot esim. kunnan kotihoidon tietojärjestelmiin, matkalaskutukseen, työvuorosuunnitteluun ja sähköiseen ovenavaukseen Kirjaamisväline hoitajien päivittäiseen käyttöön Hanke toteutetaan kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa mallinnetaan Varsinais-Suomen yhteinen, kuntien parhaisiin käytäntöihin perustuva kotihoidon prosessimalli. Samalla selvitetään Mikkelissä jo suunnitteluvaiheessa olevan toiminnanohjaushankkeen prosessikäytäntöjen käyttökelpoisuus Varsinais-Suomessa. Tarkasteltavia kotihoidon nykyprosesseja ovat mm. Asiakkaaksi tulo sekä hoito- ja palvelusuunnitelman laatiminen Työnjaon organisointi Asiakasprosessin toteuttaminen, tiedonkulun varmistaminen ja tilastointi Johtaminen Henkilöstöresurssien hallinta Hankkeen ensimmäinen vaihe on tarkoitus käynnistää ja toteuttaa syksyllä 2012. Hankkeen toisessa vaiheessa tutkitaan, voidaanko Varsinais-Suomen kuntien kotihoidossa hyödyntää suoraan Kuntien Tiera Oy:n / Mikkelin mallin kilpailutuksen tuloksena valittuja toimittajia ja ohjelmistoratkaisuja. Jos em. valmista kilpailutusta ei voida hyödyntää, niin Varsinais-Suomen seutukunta voi kilpailuttaa itse hankittavan kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmän. Mahdollisen järjestelmän valitsemistavasta riippumatta tavoitteena on, että kotihoidon toiminnanohjaus saataisiin kunnissa tuotantokäyttöön vuoden 2014 aikana. Kuntien edustajista koottu valmistelutyöryhmä esittää, että Varsinais-Suomen kunnilta tiedustellaan ensin halukkuutta osallistua hankkeen ensimmäiseen vaiheeseen. Osallistuminen ensimmäiseen vaiheeseen ei sido kuntaa toiminnanohjausjärjestelmän hankintaan. Valmistelutyöryhmä ja Tiera Oy ovat laatineet hankkeen ensimmäiseen vaiheeseen liittyvän kustannusarvion 10 kunnan osalta. Alla olevassa taulukossa on esitetty hankkeen kokonaiskustannusarvio. Kuntien Tiera Oy:n ilmoittama konsulttipäivän hinta on 1 065 / pv (alv. 0 %). Hankkeen arvioidut verottomat kokonaiskustannukset eriteltyinä: Kustannuserä Kesto Kustannuserä yhteensä Yhteinen alkuorientaatio valmisteluineen Kuntakohtaiset prosessiselvitykset, 2 pv 2 130 20 pv 21 300
Perusturvajohtaja Iiro Pöyhönen 23.5.2012: kuvaukset ja kuntakohtainen raportointi Keskim. 2 pv /kunta, yhteensä 20 pv Yhteiset väli- ja 5 pv 5 425 loppupalaverit valmisteluineen Kaikki yhteensä 27 pv 28 755 Kuntakohtaisten kotihoidon prosessien selvityksiin, kuvauksiin ja raportointiin käytettävät työmäärät vaihtelevat kunnittain, koska osalla kunnista kotihoidon nykyprosessit on jo kuvattu ja analysoitu. Raportointi sisältää karkean kuvauksen kuntien kotihoidon nykyprosesseista, prosessien seutukunnallisen vertailun sekä vertailun Mikkelin seudun vastaaviin prosessikäytäntöihin. Ensimmäiseen vaiheeseen liittyvän raportin antamien tietojen avulla kunnan kotihoidon vastuuhenkilöt pystynevät arvioimaan kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmän avulla saavutettavan hyödyn suuruutta omassa kunnassaan. Osallistuvilta kunnilta halutaan saada päätökset seutukuntahankkeen selvitysvaiheeseen osallistumisesta 1.8.2012 mennessä. Päätökset osallistumisesta hankkeeseen pyydetään lähettämään Ritva Seppälälle, Raision sosiaali- ja terveyskeskus, Nallinkatu 3, 21200 Raisio. Seudullinen valmistelutyöryhmä: Kari Hölsö, tietohallintojohtaja, Kaarina Ulrika Lundberg, vanhustyön johtaja, Lieto Hannele Saarinen, kotihoidon osastonhoitaja, Naantali Ritva Seppälä, tulosaluejohtaja, Raisio Tuula Suominen, hyvinvointiteknologiasuunnittelija ma (kotihoidon aluejohtaja), Salo Erja Tepponen, systeeminsuunnittelija, työryhmän sihteeri, Kaarina Kotihoidon seudullista toiminnanohjaus- ja mobiilihankkeen tilannetta käydään läpi Varsinais-Suomen vanhustyön johtajien verkostotapaamisessa 25.5. Nousiaisissa. Tapaamisessa mahdollisesti esitetyt kannanotot annetaan lautakunnalle tiedoksi kokouksessa. Naantalin osalta hankkeen ensimmäisen vaiheen kustannusten arvioidaan olevan 4 000 euroa. Kustannukset katetaan hoito- ja vanhuspalvelujen käyttötalousmenoista. Kotihoidon osastonhoitaja Hannele Saarinen tulee kokoukseen alustamaan asiaa. PERUSTURVAJOHTAJA: Sosiaali- ja terveyslautakunta päättää osallistua kotihoidon
toiminnanohjaushankkeen ensimmäiseen vaiheeseen. SOSIAALI- JA TERVEYSLAUTAKUNTA: Perusturvajohtajan ehdotus hyväksyttiin. Sosiaali- ja terveyslautakunta 15.8.2013 Hoito- ja vanhuspalvelujen johtaja Taina Lahtiola Kotihoidon osastonhoitaja Hannele Saarinen IT-suunnittelija Maarit Toropainen Hankkeen ensimmäisen vaiheen tulokset: Hankkeen ensimmäinen vaihe, jossa mallinnettiin Varsinais-Suomen kuntien (14 kuntaa ja yksi kuntayhtymä) yhteinen, kuntien parhaisiin käytäntöihin perustuva kotihoidon prosessimalli, on nyt päättynyt. Tiedot kuntien kotihoidon nykytilanteesta kerättiin kyselyin ja haastattelemalla kotihoidon esimiehiä, tiiminvetäjiä ja henkilökuntaa. Hankkeen loppuraportti valmistui 30.4.2013. Loppuraportti on liitteenä. LIITE B1, SOTE-LTK 15.8.2013 Loppuraportissa on kuvattu kunkin hankekunnan toimintatiedot ja kotihoidon ydinprosessit sekä laadittu yhteenveto eri prosessien tavoitetilasta ja toimenpide-ehdotukset. Loppuraportti esiteltiin kuntien työntekijöille ja luottamushenkilöille Liedossa 9.4.2013. Naantalin kotihoidossa on paljon hyviä toimintakäytäntöjä, kuten tukipalvelujen järjestämistavoissa (ateria- ja kauppapalvelu, turvapuhelinpalvelu) sekä työnjaossa osastonhoitajan, avohuollonohjaajan ja tiiminvetäjien kesken. Naantalissa keskeisimpinä kehittämiskohteina nähdään: henkilöstöresurssin hyödyntäminen tehokkaasti asiakasmäärien ja palvelutarpeiden muuttuessa kirjaaminen asiakkaan luona (mobiilit) aikakriittisten ja erityistä osaamista vaativien asiakaskäyntien suunnittelu asiakastyön jakamisen keskittäminen työnjakajalle (kuormittavuuden tasaaminen, työntekijöille jää enemmän aikaa varsinaiseen hoito- ja hoivatyöhön) Kotihoidon toiminnanohjauksen tehostamiseen liittyvää seutukuntahanketta johti Kuntien Tiera Oy. Ensimmäisen hankevaiheen kustannus Naantalille oli 3 755 euroa.
Hankkeen toinen vaihe: Perusturvajohtaja Iiro Pöyhönen 08.08.2013: Varsinais-Suomen kuntien kotihoidossa voidaan hyödyntää Kuntien Tiera Oy:n Mikkelissä jo pilotoimaa kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmää. Tiera Oy:n edustajat sovelluspalvelupäällikkö Ritva Turunen ja asiakaspalvelupäällikkö Mira Ekbom ovat kokouksessa asiantuntijoina paikalla kertomassa toiminnanohjauspalvelusta. Lisäksi paikalla on Naantalin kaupungista tietohallintopäällikkö Juha Riekkinen. Liitteinä Tieran mobiilikotihoito toiminnanohjauspalvelun kuvaus ja käyttöönoton projektisuunnitelma. LIITTEET B2-B3, SOTE-LTK 15.8.2013 Tiera Oy on pyytänyt Naantalin kotihoidolle toimittajalta kuntakohtaisen tarjouksen. Kokouksessa esitetään alustava kokonaiskustannusarvio, joka ei tässä vaiheessa ole julkinen, koska eräät kustannuserät ovat kilpailutusvaiheessa (JulkisuusL 24 17. kohta) Oheismateriaali - Kotihoidon toiminnanohjaushankkeen kustannusarvio Tavoitteena on ottaa järjestelmä käyttöön keväällä 2014. Hoito- ja vanhuspalveluissa ikäihmisten kotona selviytymisen tukeminen ja avopainotteisen palvelujärjestelmän turvaaminen ovat keskeisinä tavoitteina. Tuottavuuden kasvattaminen on välttämätöntä, jotta Naantali selviää jatkossa ikäihmisten kotihoidon vaatimuksista. Toiminnanohjaushankkeen kustannukset esitetään talousarvioon 2014 ylläpitokustannusten osalta kotihoidon käyttötalousmenoihin ja hankintojen osalta investointimenoihin. PERUSTURVAJOHTAJA: Sosiaali- ja terveyslautakunta päättää 1. merkitä tiedoksi kotihoidon toiminnanohjaushankkeen ensimmäisen vaiheen selvityksen 2. että Naantalin kotihoito osallistuu hankkeen toiseen vaiheeseen ja hankkii Kuntien Tiera Oy:ltä Mobiilikotihoidon toiminnanohjauksen kokonaispalvelun, mikäli investointikustannukset, noin 71 000 euroa, ja vuosittainen käyttötalouskustannus, joka vuonna 2014 on noin 25 000 euroa, hyväksytään hoito- ja vanhuspalveluiden kotihoidon 2014 talousarvioon.
SOSIAALI- JA TERVEYSLAUTAKUNTA: Perusturvajohtajan ehdotus hyväksyttiin. SOTELTK 51 IT -suunnittelija Maarit Toropainen: Hoito- ja vanhuspalvelujen johtaja Taina Lahtiola: Kotihoidon osastonhoitaja Hannele Saarinen: Toiminnanohjausjärjestelmän hankintakustannus (n. 75 000 euroa) on vuoden 2014 talousarviokäsittelyn yhteydessä hyväksytty sosiaali- ja terveysviraston talousarvion investointeihin ja järjestelmän ylläpitokustannus (25 000 euroa) kotihoidon käyttötalousmenoihin. Hankinta tulee hyväksyä kaupunginhallituksessa. Tuotantokäytössä toiminnanohjausympäristöön sisältyvät seuraavat ominaisuudet: Henkilöstöresurssin käytön optimointi Kotihoidon tarve kasvaa ja kotihoidon työnjakoa on tehostettava siirtymäl lä yhteen laajaan kotihoidon alueeseen, jonka hallinnointi ilman asianmu kaista toiminnanohjausjärjestelmää ei ole mahdollista. Laaja kotihoidon alue mahdollistaa henkilöstöresurssin optimoinnin ja tehokkaan työnjaon asiakaslähtöisesti siten, että järjestelmä huomioi myös asiakkaiden oma hoitajuuden, hoitajan tuttuuden asiakkaalle sekä hoitajalta edellytettävät ammattivaatimukset. Toimistosovellus keskitetyn työnjaon ja toiminnan koordi nointiin Nykyisin käytössä olevilla järjestelmillä (Pegasos ja Titania) ei pystytä hallinnoimaan kotihoidon kokonaisuutta riittävän yksityiskohtaisesti. Tieto muuttuvista asiakkaiden palvelutarpeista välittyy tällä hetkellä ainoastaan työntekijöiden suullisten ilmoitusten kautta. Nykyisillä kotihoidon alueilla työnkuormitus jakautuu epätasaisesti. Toiminnanohjausjärjestelmällä ha lutaan varmistaa tasapuolisempi työn jakautumi nen työnte kijöi den kes ken. Integraatiot kunnan kotihoidon tietojärjestelmiin, esimerkiksi Pegasok seen, Titania -työvuoro-suunnitteluun ja matkalaskutukseen Kirjaamis- ja tilastointiväline, joka mahdollistaa kirjaamisen asiakkaan kotona työaikaa säästäen Aikakriittisten asiakkaiden luokse tehtävien käyntien suunnittelu ja muutosten hallinta Toiminnanohjausjärjestelmä oli tarkoitus ottaa käyttöön maalis-huhtikuussa Tiera Oy:n tuella. Naantali on osakkaana Tiera Oy:ssä joka on kilpailutta-
nut, pilotoinut ja ottanut käyttöön toiminnanohjausjärjestelmän. Kilpailutuksen tuloksena Tiera Oy valitsi Fastroy Hilkka toiminnanohjausjärjestelmän, joka on mahdollisimman riippumaton kuntien käyttämistä erilaisista potilastietojärjestelmistä. Fastroy Hilkka on liitettävissä yhteen myös CGI:n Pegasos -potilastietojärjestelmän kanssa, joka Naantalissa on käytös sä. Fastroi Hilkasta on jo käyttökokemuksia useamman vuoden ajalta. Toiminnanohjausjärjestelmä on käytössä mm. Mikkelin seutukunnassa, Lahden ja Kuopion kaupungeissa sekä noin kymmenessä muussa kunnassa. Naan ta lin seu tu kun nis ta Lie dossa ja Kaa ri nas sa Fa stroi Hilkan käyttöönot topro ses si on par hail laan me neil lään. Naantalissa on lisäksi vertailtu ohjelmistotuottajien esittelyjen perusteella Tiera Oy:n kilpailuttamaa Fastroy Hilkkaa ja kaupungin oman ohjelmatoimittajan CGI:n Pegasoksen Mobiili mukana -kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmää. Fastroi Hilkan ja CGI:n Pegasos toiminnanohjausjärjestelmän hankintakustannukset eivät eroa merkittävästi toisistaan. Fastroy Hilkan ja CGI:n toiminnanohjausjärjestelmän hintatiedot ovat liitteenä. LIITE B1, SOTE-LTK 12.6.2014 Huomattavin ero järjestelmien välillä on ominaisuuksissa. Esimerkiksi optimointi ominaisuudet asiakkaiden aikakriittisyyden sekä hoitajan ja reitin suhteen puuttuvat CGI:n toiminnanohjausjärjestelmästä. Toiminnanohjausjärjestelmän tavoitteena on ennen kaikkea optimoida käytettävissä olevaa työaikaa tehokkaasti ja suunnitelmallisesti. Tämän ominaisuuden puuttuminen on tärkein hankintapäätökseen vaikuttavista asioista. Naantalin kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoa valmistellut työryhmä esittää käyttöönotettavaksi kuntien Tiera Oy:n kilpailuttaman Fastroy Hilkka toiminnanohjausjärjestelmän. Perusteluna toiminnanohjusjärjestelmän tarve ja hyödyt kotihoidossa, järjestelmän sopivuus, monipuolisuus, käyttökokemukset sekä kuntien verkostoyhteistyön tuomat edut (esimerkiksi järjestelmän jatkuva kehitystyö). PERUSTURVAJOHTAJA: Sosiaali- ja terveyslautakunta esittää kaupunginhallitukselle, että toiminnanohjausjärjestelmäksi va litaan Fastroi Hilkka ja jär jestelmän toimittajaksi Tiera Oy se valtuuttaa hanketta valmistelleen työryhmän käynnis tämään tarkentavat sopimusneuvottelut Tiera Oy:n kans sa hankinnan toteuttamisek si SOSIAALI- JA TERVEYSLAUTAKUNTA: Perusturvajohtajan ehdotus hyväksyttiin.