TARJOUSPYYNTÖ 4.1.2013 1(8) TARJOUSPYYNTÖ KUNNAN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUKSESTA VUOSINA 2013-2016 Tarjouspyyntö koskee tilintarkastuksen suorittamista Janakkalan kunnalle kuntalain 9. luvun ( :t 72, 73, 75) mukaista hallinnon ja talouden tarkastusta valtuuston toimikautta 2013 2016 vastaavilta vuosilta hyvää tilintarkastustapaa noudattaen. Hankinta toteutetaan avointa menettelyä noudattaen. Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) mukaisesti. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-palvelussa 4.1.2013. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. 1. Tarkastuspalvelun ostaja Janakkalan kunta Tarkastuslautakunta Osoite: Juttilantie 1 14200 Turenki 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus Janakkalan kunta on16 964 asukkaan kunta Hämeenlinnan seudulla. Janakkalan ja Hattulan kunnat muodostavat yhteisen terveyskeskuksen, joka toteutetaan isäntäkuntamallilla. Janakkala toimii isäntäkuntana. Janakkala toimii myös maaseututoimialalla isäntäkuntana Hämeenlinnalle, Riihimäelle, Hausjärvelle ja Lopelle. Janakkalan kuntakonserniin kuuluvat Janakkalan Vesi liikelaitoksena sekä Janakkalan Asunnot Oy ja Janakkalan Teollisuusalueet Oy. 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö 3.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on neljäkymmentä (40) tarkastuspäivää vuodessa. Se muodostuu kunnan kahdestakymmenestäviidestä (25) tarkastuspäivästä, kymmenestä (10) päivästä tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävistä ja viidestä (5) konserniyhtiön tilintarkastuspäivästä. Lautakunnan sihteerinä toimii JHTT -tilintarkastaja. Kunnan tarkastuspäivät jakaantuvat Janakkalan kunta Kunnanvirasto Puh. (03) 68 011 tai (019) 75 801 Juttilantie 1 Fax (03) 680 1209 tai (019) 758 0209 14200 Turenki
2 kolmekymmentä (30) vastuullisen JHTT -tilintarkastajan ja kymmenen (10) avustavan tarkastajan tekemään päivään. 3.2. JHTT -tarkastajan käytettävissä olevat palvelut tarkastettavassa kohteessa JHTT -tarkastajan käytettävissä on käytettävissä: - työhuone - liityntämahdollisuus kunnan IT-verkkoon - kopiointipalvelut Edellytetään, että tilintarkastuksesta suoritetaan vähintään 80 % kunnan tiloissa. 3.3. Raportointi Tilintarkastajan tulee raportoida kirjallisesti tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelma ja sen toteutuminen vähintään kaksi kertaa tarkastusvuoden aikana. Lisäksi tilintarkastajan tulee tiedottaa lautakunnalle tarkastustyöstä ja tehdyistä havainnoista neljä kertaa vuodessa tai lautakunnan erikseen sovittavan suunnitelman mukaisesti. 4. Asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjat ovat asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan pääsääntöisesti julkisia. Hankintapäätös ja sen liitteet ovat asianosaisjulkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto asiansa käsittelyyn liittyvistä hankinta-asiakirjoista päätöksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi tai asianosaisjulkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjouksen tai tarjousten valintaperusteet, hinnat ja muu sisältö siltä osin kuin ne eivät sisällä salassa pidettävää tietoa tulevat julkisiksi. Tältä osin tarjoajia pyydetään kuitenkin huomioimaan, että muiden tarjoajien tarjousasiakirjat tulevat asianosaisjulkisiksi vain siltä osin kuin ne vaikuttavat tarjoajan asian käsittelyyn. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin. Tämän jälkeen hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjouskilpailuasiakirjojen kopioinnista ja lähettämisestä tietoa pyytäneelle veloitetaan keskimääräisinä käsittelykuluina 50 per tarjous. Hankintapäätöksen jälkeen tarjoajalla on oikeus saada valitun tarjouksen kopio veloituksetta.
3 5. Tarjoajan soveltuvuusvaatimukset Tarjousten käsittely tapahtuu vaiheittain. Tarjousten käsittely: 1. Tarjoajan soveltuvuuden tarkastaminen 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen 3. Tarjousvertailu 4. Hankintapäätös Palveluntuottaja on itsenäinen yrittäjä (toiminimi, yksityinen elinkeinonharjoittaja, kommandiittiyhtiö, yhdistys, osakeyhtiö, osuuskunta), joka vastaa itse veroistaan ja muista julkioikeudellisista maksuistaan sekä vakuutuksistaan. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja kaupparekisteriin tai muuhun vastaavaan ammatti- ja elinkeinorekisteriin. Palveluntarjoajan taloudelliset edellytykset ovat hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävät. Tarjoajayhteisön Rating-luokituksen Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa -raportissa on oltava vähintään tyydyttävä A (tai tarjoajayhteisön luottokelpoisuuden on oltava vähintään vastaavalla tasolla muussa vastaavassa yleisesti hyväksytyssä luottokelpoisuus- ja talousraportissa). Jos tarjoajayhteisön Rating-luokitus (Rating Alfa -raportin tai muun vastaavan yleisesti hyväksytyn luottokelpoisuus- ja talousraportin mukaan) on välttävä B tai heikko C (toisin sanoen huonompi kuin tyydyttävä A), suljetaan tarjoaja pois tarjouskilpailusta. Maksuhäiriöt tai konkurssihakemukset oikeuttavat sulkemaan tarjoajan pois kilpailusta. - Tarjouksen liitteenä on toimitettava Suomen Asiakastieto Oy:n Rating Alfa -raportti tai muu vastaava yleisesti hyväksytty luottokelpoisuus- ja talousraportti. Palveluntuottajalla on kokemusta kaupunkien tai kuntayhtymien tilintarkastuksen suorittamisesta valtuustokaudella 2009-2012. Pyydämme merkitsemään tarjoukseen ja kaikkiin kaupan asiakirjoihin seuraavat tiedot: yhtiön virallinen nimi, kotipaikka, osoite ja Y-tunnus. 6. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset JHTT -pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - kuntalain asettamat vaatimukset - tilintarkastajalla on kokemusta kuntien/kuntayhtymien tarkastuksesta vähintään kaksi (2) vuotta kuluneen valtuustokauden (2009-2012) aikana - tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa asiakirjassa.
4 - tilintarkastajalla ja tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta ja/tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä EU-hankkeiden tai muihin erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa. Tilintarkastusyhteisö voi vain perustellusta syystä vaihtaa vastuunalaisen tilintarkastajan sopimuskauden aikana. Mikäli vastuunalainen tarkastaja vaihtuu, siitä on sovittava etukäteen tarkastuslautakunnan kanssa. Mikäli uuden tarkastajan pätevyys ja kokemus eivät vastaa tarjouksessa vastuunalaiseksi esitetyn henkilön osaamista, voi tarkastuslautakunta purkaa tilintarkastussopimuksen. Tarjoajalla ei ole oikeutta laskuttaa muutoksesta aiheutuvia kustannuksia, eikä muutoksesta saa aiheutua kunnalle tarkastustoiminnan viivästymistä tai muita ylimääräisiä kuluja. Tarjouskilpailusta suljetaan sellaiset tarjoajat, jotka ovat tarjouksessaan antaneet tilaajalle vääriä tietoja. Mikäli päätöksen teon jälkeen havaitaan, että tarjoajan tarjouksessa antamat tiedot ovat vääriä, on ostajalla oikeus purkaa sopimus. 7. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjotuista tilintarkastuspalveluista hyväksytään se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan laatu- ja hintapistein seuraavin perustein (arviointikriteerein) ja prosentuaalisin painoarvoin: - Kokonaishinta sopimuskaudelle 50 % siinä laajuudessa kuin kohdassa 3.1. on määritelty - Vastuullisen JHTT -tilintarkastajan 35 % kokemus kuntien/kuntayhtymien tarkastuksesta Vertailupisteet muodostuvat seuraavasti: Kokemus: 2,1 5 vuotta 10 pistettä 5,1 10,0 vuotta 20 pistettä yli 10 vuotta 35 pistettä - Vastuullisen tilintarkastajan HTM/KHT-pätevyys 10 % Vertailupisteet muodostuvat seuraavasti: alle 1 vuotta 1 piste 1,0 5,0 vuotta 5 pistettä yli 5 vuotta 10 pistettä - Vastuullisen tilintarkastajan osallistuminen JHTT -lautakunnan
5 valvomaan laadunvarmistukseen 5 % Vertailupisteet muodostuvat seuraavasti: kyllä osallistuu 5 pistettä ei osallistu 0 pistettä 8. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Hankintapäätöksen tekee Janakkalan kunnanvaltuusto tarkastuslautakunnan esityksestä. Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan edellyttää erillistä kirjallista sopimusta. Hyväksytyn tarjoajan on toimitettava Tilaajavastuulain 5 :n mukaiset selvityksen ennen sopimuksen tekoa. 9. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo 10. Alihankinta Sopimus ilman eri irtisanomista koskee valtuuston toimikautta vastaavien vuosien 2013 2016 tarkastusta. Tarjouksesta on käytävä ilmi tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana ja keskeisten alihankkijoiden nimet. Tarjoaja vastaa myös alihankintana tehdystä työstä, jonka tulee vastata tarkastuspalvelulle tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia. Tarkastuslautakuntaa on aina informoitava etukäteen alihankkijoiden käytöstä. 11. Hintojen tarkistaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Hintojen tarkistaminen Tarkastuspäivien ja -tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät kahden ensimmäisen vuoden aikana. Toimittajalla on sen jälkeen oikeus esittää hinnan tarkistusta neuvoteltuaan siitä tilaajan kanssa. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on yli 5 %. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. Laskutus ja maksuehdot Laskutusperusteena on tehty työ. Laskutuksesta tulee käydä ilmi mm. päivämäärät, tuntimäärät, laskutettu työ, veroton hinta, alv ja bruttohinta. Maksuehto 21 pv netto. Viivästyskorko korkolain mukaan.
6 12. Muut sopimusehdot Osapuolten sitoutuminen Sopimuskauden aikana saattaa tulla muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan hankinnan järjestämiseen, laajentamiseen tai supistamiseen. Tällöin laadittavaa hankintasopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvauksia ko. muutoksista johtuen. Sopimuksen tarkistaminen Sopimukseen tehtävät tarkistukset ovat sitovia, kun kumpikin osapuoli on tarkistukset hyväksynyt ja allekirjoittanut niitä koskevan sopimuksen. Sopimuksen erimielisyydet Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Kanta-Hämeen käräjäoikeudessa. Sopimuksen irtisanominen sopimuskauden aikana Sopimus voidaan irtisanoa 6 kuukauden irtisanomisajalla. 13. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjous on annettava tarjouspyynnön kohdan 3. mukaisista tarkastuspalveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjous on annettava suomen kielellä. Myös kaikki palvelut ja dokumentit tulee toimittaa suomen kielellä. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: Lakisääteiseen tarkastukseen liittyvät tiedot - valtuuston toimikautta vastaavien vuosien lakisääteisen tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - laskutuksessa sovellettava tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu - lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - tiedot vastuullisen tilintarkastajan auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - tiedot avustavien tarkastajien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - selvitys tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksesta ja/tai muulla tavoin hankitusta pätevöitymisestä EU-hankkeiden ja/tai erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksesta - vastuullisen JHTT -tarkastajan osallistuminen JHTT -lautakunnan valvomaan laadunvarmistukseen Tarkastuslautakunnan sihteeritehtäviin liittyvät tiedot - tarkastuslautakunnan toimikautta vastaavien vuosien sihteeritehtävien kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset
7 - sihteeritehtävien tuntihinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, johon tarjottu kokonaishinta perustuu. Tarjouksen liitteet Tiedot tarjoajasta: JHTT-yhteisö - Verovelkatodistus - Vakuutusyhtiön todistus työntekijöiden eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta - Tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä sekä Y-tunnus - Selvitys merkinnästä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisen rekisteriin - Vakuutusyhtiön todistus voimassa olevasta vastuuvakuutuksesta - JHTT -pätevyyden omaavien tarkastajien osuus JHTT -yhteisön koko tarkastushenkilöstön määrästä - Kuvaus tilintarkastusyhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä ja siihen liittyvän ohjeistuksen dokumentoinnista - Kuvaus siitä, minkälaista erityisosaamista yhteisöllä tilintarkastuksessa on käytettävissään - Mahdolliset omat esitykset tarvittavista tilintarkastuspäivien määristä eriteltyinä kohteittain - Rating Alfa -raportti - Mahdollinen ulkoisen tarkastuksen prosessikuvaus kuvaus tilintarkastusjärjestelmästä - Referenssit 14. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa 30.6.2013 asti. 15. Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen sirpa.autio@janakkala.fi, 11.1.2013 klo 14.00 mennessä. Viestin aiheeksi on merkittävä Kysymykset tilintarkastuspalveluista. Vastaukset kysymyksiin lähetetään sähköpostitse kaikille sähköpostiosoitteensa yllä mainittuun sähköpostiin ilmoittaneille (viimeistään kuusi (6) päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista).
8 16. Tarjousten jättäminen Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina tarkastuslautakunnalle 1.2.2013 kello 15:00 mennessä suljettuna kirjeenä osoitteeseen: Janakkalan kunta Tarkastuslautakunta Juttilantie 1 14200 Turenki Kuoren päälle merkintä Tilintarkastustarjous 2013-2016. 17. Lisätiedot Lisätietoja JHTT -tarkastuspalvelujen hankinnasta antavat vanhan ja uuden tarkastuslautakunnan puheenjohtajat - vanhan lautakunnan puheenjohtaja Sirpa Autio, puhelin 050 397 9337, sirpa.autio@janakkala.fi. - uuden lautakunnan puheenjohtaja voi kysyä Janakkalan kunnanvirastosta (03) 680 1225 (palvelutoimisto Lyyli) 18. Palvelun ostajan tiedot Kunnan tiedot löytyvät www.janakkala.fi sivuilta.