1 / 21 KÄYTTÖOPAS Huoltajat
2 / 21 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ... 3 2 ALOITTAMINEN JA PERUSTIEDOT... 4 2.1 Sisäänkirjautuminen... 4 2.2 Salasanan vaihtaminen... 5 2.3 Omien tietojen päivittäminen... 5 3 VIESTIT... 6 3.1 Viestien lukeminen... 7 3.2 Uuden viestin luominen... 7 3.3 Viestin vastaanottajien valinta... 8 3.4 Viestin kirjoittaminen, lähettäminen tai peruuttaminen... 10 3.5 Viestien hakeminen... 11 3.6 Viestintä-osion sulkeminen... 11 4 POISSAOLOJEN KATSOMINEN JA KUITTAAMINEN... 12 4.1 Poissaolojen haku... 12 4.2 Poissaolon kuittaaminen... 13 4.3 Useamman poissaolon kuittaaminen yhdellä kertaa... 14 4.4 Lisäohjeita poissaolojen hakemisesta ja osion käyttämisestä... 15 5 OPINTOJEN SEURAAMINEN... 17 5.1 Opinto-ohjelma... 17 5.2 Kokeet... 18 5.3 Kotitehtävät... 18 5.4 Lukujärjestykset... 19 5.5 Huomautukset... 20 6 OPPILAITOKSEN YHTEYSTIETOJA... 21
3 / 21 1 YLEISTÄ Helmen käyttö sujuu parhaiten tuettujen Internet-selaimien kanssa, jotka ovat Mozilla Firefox (kaksi uusinta pääversiota) sekä Internet Explorer versiot 8 ja 9. Helmeä ei saa käyttää saman Internet-selaimen sisällä useammassa välilehdessä samaan aikaan, koska tällöin istunnot voivat sekoittua. Eri Internet-selaimissa (Internet Explorer ja Firefox) useampaa Helmeä voi pitää auki yhtäaikaisesti ilman, että istunnot sekoittuvat. Helmessä liikkumiseen käytetään järjestelmän omia linkkejä ja painikkeita. Internet-selaimen eteen- ja taaksepäin -painikkeita ei suositella käytettävän. Painikkeet ovat nappien näköisiä ja linkit näkyvät alleviivattuina. Hiiren osoitin muuttuu kädeksi niiden päällä joka tarkoittaa, että niitä voi tai on tarkoitus klikata. Järjestelmässä kaikki kellonajat kirjoitetaan muodossa tt:mm (esim. 10:30) ja päivämäärät muodossa pp.kk.vvvv tai p.k.vvvv (esim. 20.01.2012) Jos huoltajan tunnukselle on yhdistetty useampi huollettava, useassa Helmen osiossa voidaan valita Oppilas -valikosta joko kaikkien tai vain yhden huollettavan tiedot tarkasteltaviksi. Tietojen syötössä (*) merkintä kertoo tiedon olevan pakollinen tieto. Virheellisistä tiedoista kentässä ilmoitetaan punaisella (!) -merkillä. Tarkista syötetyt tiedot ja yritä uudelleen. Helmen oikeasta yläkulmasta löytyvät kielen valinta ja Kirjaudu ulos -painikkeet. Kirjaudu AINA ulos kyseisen linkin kautta käytettyäsi Helmeä. Toivotamme mukavia hetkiä Helmen parissa!
4 / 21 2 ALOITTAMINEN JA PERUSTIEDOT 2.1 Sisäänkirjautuminen Sisäänkirjautuminen tapahtuu omalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tiedot kirjoitetaan niille varattuihin kenttiin ja valitaan valikosta kunta, jos ohjelma sitä kysyy. Sisään kirjaudutaan klikkaamalla Kirjaudu -painiketta. Viiden virheellisen sisäänkirjautumisyrityksen jälkeen käyttäjätunnus lukitaan puoleksi tunniksi. Kolmannen yrityssession jälkeen tunnus lukitaan kokonaan. Tunnuksen voi vapauttaa koulun järjestelmän ylläpitäjä. Helmi aukeaa Ajankohtaista -pääsivulle. Ajankohtaista -laatikossa näkyy viestejä Helmen ylläpitäjiltä. Jos laatikossa on viestejä, ne saa nähtäville napsauttamalla niiden otsikkoja (violetti rivi).
5 / 21 2.2 Salasanan vaihtaminen Salasana tulee vaihtaa ensimmäisellä kirjautumiskerralla. Salasanan vaihtaminen onnistuu ylävalikon Pääsivu -painikkeen Salasanan vaihto -linkistä myös myöhemmin. Salasanan tulee olla minimissään seitsemän merkin pituinen. 2.3 Omien tietojen päivittäminen Huoltajan omia tietoja hallitaan Pääsivu -osion Omat tiedot -alasivulla. Käyttäjä voi tarkistaa ja tarvittaessa päivittää halutut tiedot kirjoittamalla ne tekstikenttiin. Tiedot tallennetaan Tallenna -painikkeesta sivun alalaidasta. Onnistuneen tietojen tallennuksen jälkeen tulee sivun yläreunaan teksti Toiminto onnistui!. Osan yhteystiedoista voi merkitä salaisiksi klikkaamalla hiirellä raksin ruutuun kyseisen yhteystiedon viereen. Käyttäjä voi myös valita, haluaako vastaanottaa oppilaitokselta viestejä tekstiviestinä (täytä Matkapuhelinnumero -kenttä ilman välimerkkejä), sähköpostina (täytä toimiva sähköpostiosoite kenttään Sähköposti ) tai paperisina tiedotteina (koulu päättää itse, miten tämä tapahtuu). Huom! Yhteystietojen päivittäminen muuttaa vain omat huoltajan yhteystietonne. Huollettavan yhteystietojen muutos tulee ilmoittaa oppilaitokselle erikseen.
6 / 21 3 VIESTIT Helmen Viestintä -ominaisuuden löydät oikeasta yläkulmasta Kirjekuori-ikonista. Helmi-viesteillä huoltaja voi kommunikoida opettajien sekä muun oppilaitoksen henkilökunnan kanssa. Huoltaja voi mm. ilmoittaa huollettavan poissaolosta opettajille viestillä. Lukemattomien viestien lukumäärä näkyy Kirjekuori-ikonin päällä. Jos sinulle on saapunut uusia viestejä, kuvake myös vilkkuu. Klikkaa kirjekuoren kuvaa niin sivun päälle avautuu Viestintä -osio. Viestintä -osiota käytetään klikkaamalla yläpalkin välilehtiä. Välilehtien viereisistä nuolista tulee näkyviin lisää vaihtoehtoja (vie hiiren osoitin nuolen päälle niin pääset klikkaamaan alavalikoiden linkkejä).
7 / 21 3.1 Viestien lukeminen Saapuneet Helmi-viestit löydät Saapuneet -välilehdeltä. Viestiä klikkaamalla viesti avautuu oikealle puolelle. Viestiin voi vastata, vastata kaikille (menee lähettäjän lisäksi kaikille muille viestin saajille, paitsi ei piilokopion saaneille), välittää eteenpäin, tulostaa tai poistaa klikkaamalla kyseisiä painikkeita. Avatusta viestistä näet kaikki vastaanottajat napsauttamalla Vastaanottajat -listausta (osa piilotetaan, jos listaus on pitkä). 3.2 Uuden viestin luominen Uusi Helmi-viesti luodaan klikkaamalla Uusi viesti -välilehteä. Uusi viesti avautuu omaksi välilehdekseen viestintään. Uusia viestejä voi lisätä useampia kerrallaan (aukeavat vierekkäin omiksi välilehdiksi).
8 / 21 3.3 Viestin vastaanottajien valinta Vastaanottajien hakeminen nimellä Helmi-viestiin voi valita vastaanottajia alkamalla kirjoittaa Lisää vastaanottaja -kenttään esimerkiksi vastaanottajan nimen osaa. Helmi etsii vastaanottajia heti, kun alat kirjoittamaan Lisää vastaanottaja -kenttään. Klikkaa vastaanottajan nimilaatikkoa. Nimilaatikossa on myös näkyvissä kuka vastaanottaja on (esim. oppilas, huoltaja tai työntekijä). Viestiin jo lisätyt vastaanottajat näkyvät vastaanottajan hakulistoissa keltaisella. Tekstikenttien oikealla puolella harmaalla alueella on listattuna viestiin valitut vastaanottajat erivärisillä pohjilla. Vastaanottajan voit poistaa klikkaamalla hänen värillistä nimilaatikkoaan oikeassa laidassa. Lisää kopio ja Lisää piilokopio -kentät toimivat samalla tavalla vastaanottajien lisäyksessä. Piilokopioiden vastaanottajat eivät näy muille vastaanottajille.
9 / 21 Vastaanottajien valitseminen listasta Voit myös valita Helmi-viestin vastaanottajia listasta Vastaanottajat -välilehdeltä. Vasemmasta laidasta voit valita mistä joukosta vastaanottajia valitset klikkaamalla joukkoa (esim. huollettavan joukkoa Pinja ). Valinta tapahtuu Valitse -sarakkeessa. Jos vastaanottajajoukkoon kuuluu erilaisia ryhmiä (esim. Opettajat ja Huoltajat ), niiden sisältä pääsee valitsemaan henkilöitä napsauttamalla ryhmän palkkia. Palkki avautuu ja sen alle listautuvat kyseiseen ryhmään kuuluvat henkilöt. Tee valinta napsauttamalla nimilaatikkoa. Valittu laatikko muuttuu keltaiseksi. Viestin vastaanottajiksi valitut näet keltaisella oikean laidan Valitut -sarakkeessa. Tämän lisäksi vasemman puoleisessa joukkojen listauksessa ja Valinta -sarakkeessa ryhmät, joista on valittu vastaanottajia muuttuvat sinisiksi. Valitun vastaanottajan voit poistaa vastaanottajista napsauttamalla hänen keltaista nimilaatikkoaan.
10 / 21 Voit valita kokonaisen ryhmän vastaanottajaksi ryhmän nimipalkin vasemmassa laidassa olevasta nuolesta oikealle päin (kohti valittuja). Vastaavasti voit poistaa vastaanottajista kokonaisen vastaanottajaryhmän Valitut -sarakkeesta napsauttamalla ryhmän nimipalkin nuolta vasemmalle päin eli takaisin. Myös kopioiden ja piilokopioiden saajat valitaan samalla tavalla omilta välilehdiltään. 3.4 Viestin kirjoittaminen, lähettäminen tai peruuttaminen Helmi-viesti kirjoitetaan Viesti -välilehdellä. Kirjoita viestin otsikko Aihe -kenttään ja itse viesti Viesti -kenttään. Viesti lähetetään Lähetä -painikkeesta. Voit peruuttaa viestin kirjoittamisen Peruuta -painikkeesta. Vastaanottajien ja kopioiden saajien määrät näkyvät suluissa kyseisten välilehtien otsikoiden perässä.
11 / 21 3.5 Viestien hakeminen Viestintä-osion Haku-toiminnolla pystytään hakemaan viestejä auki olevasta kansiosta kirjoittamalla hakusana tai sen osa tekstikenttään ja klikkaamalla Hae -painiketta. Esim. Kuvassa on Saapuneet -kansio (välilehti) auki ja haetaan saapuneista viesteistä Kristiinan viestejä. Huom! Jos hakukentässä on tekstiä, vain hakutuloksia vastaavat viestit näkyvät kansiossa. Tyhjennä kenttä, jos haluat nähdä kaikki kansion viestit. 3.6 Viestintä-osion sulkeminen Viestintä -osio suljetaan oikean yläkulman punaisesta ruksista. Jos olit kirjoittamassa uutta viestiä, jää viesti talteen vaikka viestintä-osio laitetaan kiinni. Huom! Jos kirjaudut ulos Helmestä, tuhoutuvat lähettämättömän uudet viestit.
12 / 21 4 POISSAOLOJEN KATSOMINEN JA KUITTAAMINEN Huoltajan tulee kuitata opettajan ilmoittamat huollettavan poissaolot oppilaitoksesta Poissaolohallinnan kautta. Yli 18-vuotias opiskelija voi kuitata itse omat poissaolonsa. Huoltaja voi ilmoittaa huollettavan poissaolosta opettajille Helmi-viestillä (katso Viestintä - toiminnon käyttöohjeet luvusta Viestit ). Poissaolojen hallintasivulle päästään klikkaamalla sinisen yläpalkin Merkinnät -painiketta. 4.1 Poissaolojen haku Poissaolohallinta avautuu oletustilassa hakien kaikkien huollettavien tämän vuoden kuittaamattomat ja hyväksymättömät poissaolot. Jos haluat hakea poissaoloja muilla ehdoilla, valitse halutut hakuehdot ja klikkaa Hae (lisäohjeita luvussa 4.4).
13 / 21 4.2 Poissaolon kuittaaminen Valitse kuitattava poissaolo klikkaamalla hakutuloksissa raksi valintaruutuun sen eteen. Voit myös kommentoida poissaoloa Huoltajan kommentti -tekstikenttään, mutta se ei ole pakollista. Poistaaksesi valinnan, klikkaa valintaruudun raksia uudestaan. Kuittaa valitut poissaolot klikkaamalla Kuittaa valitut -painiketta sivun alalaidassa.
14 / 21 4.3 Useamman poissaolon kuittaaminen yhdellä kertaa Voit myös valita useita poissaoloja raksittamalla yksitellen ruudut niiden edessä. Jos haluat lisätä saman kommentin kaikkiin valittuihin poissaolojen kuittauksiin, kirjoita kommentti alaosan isoon Huoltajan kommentti -tekstikenttään. Kommentti liitetään kaikkien valittujen poissaolojen yhteyteen kun poissaolot kuitataan Kuittaa valitut -painikkeesta. Jos haluat kuitata kaikki poissaolot kerralla, raksita ruutu Opiskelija -otsikkosarakkeen edessä niin kaikki poissaolot tulevat valituiksi. Klikkaamalla ruutua uudelleen kaikki valinnat poistuvat. Samoin yksittäisiä valintoja voi poistaa klikkaamalla raksitettuja ruutuja uudelleen. Kuittaa valitut poissaolot klikkaamalla Kuittaa valitut -painiketta sivun alalaidassa.
15 / 21 4.4 Lisäohjeita poissaolojen hakemisesta ja osion käyttämisestä Hakuehdot Jos huoltajan tunnukselle on yhdistetty useampi huollettava, voidaan Hakuehtojen Opiskelija - valikosta valita tarkastellaanko tai kuitataanko kaikkien huollettavien vai vaan yhden huollettavan poissaoloja valitsemalla kaikki tai tietyn huollettavan nimi. Seuraavaksi valitaan valikosta lukuvuosi, jonka poissaoloja halutaan katsoa tai kuitata. Poissaoloja voi myös hakea sen perusteella, onko oppilaitos hyväksynyt poissaolon tai onko huoltaja kuitannut poissaolon. Huom! Jotta kaikki huoltajan kuittaamista vaativat poissaolot näkyvät varmasti, suositellaan Poissaolo kuitattu -valintapallon klikkaamista Ei -ruutuun. Hakutulokset Hakutuloksissa näkyvät opiskelijan nimi, poissaolon ajankohta (oppitunti), opetusryhmän nimi, poissaolon tyyppi, opettajan kuvaus, huoltajan kuittauksen tila ja mahdolliset kommentit sekä poissaolon hyväksyneen opettajan nimi.
16 / 21 Hakutuloksia voi järjestää klikkaamalla pieniä nuolia kategorioiden nimien vieressä, esim. ajankohdan mukaan. Hakutuloksia voi olla monta sivullista. Sivuja selataan pienistä nuolista Hakutulokset -otsikon alla. Nuolista, joiden vieressä on viiva, hypätään suoraan ensimmäiselle tai viimeiselle sivulle. Pelkillä nuolilla selataan sivuja sivu kerrallaan.
17 / 21 5 OPINTOJEN SEURAAMINEN Voitte seurata huollettavanne opintoja usealla tavalla Helmi-palvelun kautta. Opinnot -painikkeen alta löytyvät linkit opinto-ohjelmaan, kokeisiin ja kotitehtäviin. 5.1 Opinto-ohjelma Opinto-ohjelmasta nähdään huollettavan valitsemat ja suorittamat kurssit, sekä niiden arvosanat. Raksittamalla valintaruudut saadaan näkyviin myös oppiaineiden kertymät ja kurssien laajuudet. Jos tunnukselle on yhdistetty useampi huollettava, valitaan valikosta sen huollettavan nimi, kenen opinto-ohjelmaa halutaan tarkastella. Kursseista saa lisätietoa viemällä hiiren osoittimen kurssi-laatikoiden päälle.
18 / 21 5.2 Kokeet Kokeet -osiossa voidaan tarkastella huollettavan tulevia ja entisiä kokeita. Jos tunnukselle on yhdistetty useampi huollettava, valitaan valikosta sen huollettavan nimi, jonka kokeita halutaan tarkastella. Kokeen tarkempia tietoja pääsee katselemaan klikkaamalla kokeen nimeä. 5.3 Kotitehtävät Kotitehtävät -sivulla näkyvät opettajien antamat kotitehtävät. Tarkastamattomissa kotitehtävissä näkyvät kotitehtävät, niiden sisällöt, päivämäärät, joihin mennessä tehtävät pitää olla tehtynä ja muut tarvittavat tiedot. Kun kotitehtävät ovat tarkistettu koulussa, ne siirtyvät alas Tarkastettuihin kotitehtäviin.
19 / 21 5.4 Lukujärjestykset Lukujärjestykset -painikkeesta päästään katselemaan huollettavien lukujärjestyksiä. Lukujärjestys muodostuu automaattisesti opettajan luomien opetusryhmien ja tuntien sijoittelun mukaan. Lukujärjestyksestä voidaan etsiä tarkasteltava päivä kirjoittamalla päivämäärä ylälaidan Tarkastelupäivämäärä -kenttään tai valitsemalla päivä kalenterista, joka aukeaa tekstikentän viereistä kuvaketta klikkaamalla. Lukujärjestyksiä voi myös selata sinisillä aikapainikkeilla. Menossa oleva päivä on korostettu oranssilla värillä itse lukujärjestyksessä. Valitse myös tarvittaessa valikosta huollettavasi, jonka lukujärjestystä haluat katsoa. Lukujärjestyksessä näkyvät viikon oppiaineet ja tuntien ajat. Kun hiiren osoittimen vie tunnin päälle, tulee näkyviin lisätietoa tunnista.
20 / 21 5.5 Huomautukset Huomautukset -osiosta huoltajat voivat tarkastella opettajien antamia huomauksia. Tänne opettajat voivat lähettää sekä positiivista että negatiivista palautetta opintojen sujumisesta. Huomautukset -osioon päästään klikkaamalla Merkinnät -painiketta ylävalikossa ja Huomautukset -linkkiä sen alle ilmestyvässä valikossa. Huomautuksia voidaan hakea tietyltä päivältä valitsemalla valikosta huollettavan nimi ja tarkka tarkastelupäivämäärä. Päivämäärä voidaan valita myös kalenterista. Lopuksi klikataan Hae - painiketta. Sinisillä aikapainikkeilla voidaan selailla lapsen huomautuksia eri aikaväleillä.
21 / 21 6 OPPILAITOKSEN YHTEYSTIETOJA Klikkaamalla Henkilökunta -painiketta avautuu sivu, jolta löytyy oppilaitoksen ja henkilökunnan yhteystietoja. Jos tunnukselle on yhdistetty useampi huollettava, valitaan valikosta sen huollettavan nimi ja koulu, jonka yhteystietoja halutaan tarkastella. Opettajiin ja muuhun henkilökuntaan voi ottaa yhteyttä myös Helmi-viestillä (katso luku Viestit ).