Nikkilän sydän, vaihe 2

Nikkilän sydän, vaihe 2 Projektisuunnitelma 2.3.2016. 1

Sisällysluettelo sivu 1. Projektin tehtävä ja tausta 3 2. Projektin tavoitteet 4 3. Projektin sisältö & osakokonaisuudet 6 4. Projektin aikataulu ja vastuut 10 5. Projektiorganisaatio 11 6. Projektin johtaminen 13 7. Riskianalyysi 14 8. Viestintä projektissa 16 2

1. Projektin tehtävä ja tausta Projektin tehtävä: Nikkilän sydämen vaiheen 2 toteuttaminen. Vaihe 2 käsittää seuraavat talousarvion investointikohteet: - a) Laajennusinvestointi: Nikkilän Sydän, vaihe 2, laajennus, teorialuokat - b) Laajennusinvestointi: Nikkilän Sydän, vaihe 2, liikuntasalin lisäluokat - c) Uudelleeninvestointi: Nikkilän Sydän, vaihe 2, liikuntasali Projektin tarve ja tausta: Nikkilän sydämen vaihe 1 on toteutettu vuosina 2011-2016 ja sen yhteydessä on otettu jo huomioon laajennusmahdollisuus nykyisissä järjestelmissä Talousarviossa 2016 hankkeet on määritelty seuraavasti: Nikkilän sydämen yhteyteen suunniteltu koulun teorialuokkien laajennus tehdään tukeutuen nykyisiin 1. vaiheen yhteisiin tiloihin. Laajennus mitoitetaan 260 oppilaalle ja tehokkuustavoite on 7 oppilasta/bruttom². Laajennus tarvitaan Nikkilän alueen asukasmäärään ennustetun kasvun takia. Siirtämällä 5. ja 6. luokat Nikkilän sydämen yläkoulujen yhteyteen Sipoonjoen koulun yhtenäiskouluksi, vapautetaan alakouluista tilaa suuremmille oppilasmäärille. Nykyisen C-rakennuksessa olevan huonokuntoisen liikuntasalin koululaiskäytöstä luovutaan ja Nikkilän sydämen yhteyteen rakennetaan uusi 900 m²:n liikuntasali puku- ja pesutiloineen. Liikuntasalin pukutilojen yläpuolelle on suunniteltu luokkien ja henkilökuntatilojen laajentaminen, joka tukeutuu nykyisiin yhteisiin tiloihin. 3

2. Projektin tavoitteet (1/2) 1. Tilojen ratkaisuissa tulee käyttää joustavia, helposti muunneltavia(väliseiniä siirtämällä) ja mukautuvia ratkaisuja. 2. Toteutuksessa tulee ottaa huomioon rakentamisaikainen koulujen toiminta ja varmistaa koulujen jatkuva toiminta mahdollisimman pienin häiriöin. 1. Nikkilän Sydämen vaihe 2 rakennetaan laajentamalla nykyistä rakennusta luoteeseen. 3. Laajennus tulee suunnitella kustannustehokkaasti 1. Kustannusten laskemiseen tulee käyttää kaikkia käytettävissä olevia keinoja kuten esimerkiksi tilatarpeen tarkastelu, kustannustehokas rakentaminen, olemassa olevien tilojen hyödyntäminen jne. 2. Talousarviossa 2016 Nikkilän sydämen vaiheeseen 2 on varattu määrärahoja yhteensä 9,51 M. Pyritään pysymään talousarvion esittämässä hinta-arviossa, kuitenkin siten että otetaan huomioon seuraavat asiat, jotka lisäävät rakentamiskustannuksia: 1. uudet tiukentuvat rakentamismääräykset 2017 2. mahdollisesti talousarviosta poikkeava oppilasmäärä(palveluverkkoselvityksen mukaan 300) 3. puku- ja pesuhuoneiden päälle rakennettavien tilojen lisääntyminen 4. väestönsuojan rakentaminen 5. kansalaisopiston ym. varastointitilatarpeiden huomioiminen 4. Laajennus tulee suunnitella siten, että se tyyliltään sopii nykyiseen rakennukseen 5. Kustannusten ja toiminnallisten tavoitteiden tasapainon (=kokonaisoptimin) saavuttaminen 4

2. Projektin tavoitteet (2/2) 6. Viihtyvyys ja turvallisuus 1. Oikea mittakaava 2. Valaistus 3. Materiaalit ja akustiikka 7. Tekniset tavoitteet 1. Toimintavarmat ratkaisut 2. Huollettavuus/huoltovälit 3. Energiatehokkuus ja rakennusautomaation hyödyntäminen 4. Tilojen monipuolisen käytön mahdollistaminen 5. Varautuminen uusiin mahdollisuuksiin 8. Pedagogiset tavoitteet 1. Määritellään tarveselvityksen yhteydessä kuitenkin ajatuksella kaksi kieltä saman katon alla (kaksi erillistä koulua, oma äidinkieli turvataan ja sitä vahvistetaan, osa tiloista on yhteiskäytössä sekä toimiva yhteistyö koulujen välillä) 5

3. Projektin sisältö & osakokonaisuudet (1/4) Projekti jakautuu seuraaviin vaiheisiin Vaihe 1, Tarveselvitys, jossa määritetään myös Sipoon kunnan näkemys projektin toteuttamisesta a) Investointiohjelman yhteydessä tehty tarvemääritys täydennetään tarveselvitykseksi. b) Vaihe 1 toteutetaan Sipoon kunnan omana työnä ja se toimii lähtökohtana vaiheelle 2. c) Koska tarveselvityksessä on tärkeitä linjauksia sivistyksen kouluverkosta ja opetustavoista, on selvitettävä, missä se on hyväksytettävä. d) Alustava aikataulu: valmistuu maaliskuussa 2016, jonka jälkeen konsulttien valinta Vaihe 2, Hankesuunnitelma, joka laaditaan palkattujen asiantuntijoiden (konsultit) avustuksella, jotka jatkavat suunnittelua hankkeen loppuun asti a) Sisältää myös ehdotuspiirustukset L1 sekä luonnokset L2 b) Hankesuunnitelma hyväksytetään seuraavasti: jaostot -> sivistys- ja tekninen valiokunta -> kunnanhallitus -> kunnanvaltuusto c) Alustava aikataulu: valmistuu marras-joulukuussa 2016, hyväksyntä maaliskuu 2017 mennessä Vaihe 3, Toteutussuunnitelmat, jotka laaditaan hankesuunnitelman pohjalta a) Alustava aikataulu: valmistuu keväällä 2018 Vaihe 4, Rakentaminen, jossa toteutussuunnitelmien pohjalta kilpailutetaan urakat ja rakennetaan hanke valmiiksi a) Alustava aikataulu: valmistuu kesällä 2020 6

3. Projektin sisältö & osakokonaisuudet (2/4) Vaihe 1 Tarveselvitys 1. Tilatarpeen alustava määrittäminen ja toteutettavien tilatarpeiden valinta 1. Määritellään, mitkä oppilaat tulevat laajennukseen sekä oppilasmäärät(koulutoimi) 2. Määritellään kaikki toiminnot, joille ko. hankkeella tulisi saada tarkoituksenmukaiset tilat a) Koulutoimen tilatarve b) Liikunnan tilatarve c) Kansalaisopiston tilatarve d) Kulttuurin tilatarve e) Nuorison tilatarve 3. Määritellään tilatarpeet(vähintään hyötytilojen lukumäärän osalta) ja niiden perustelut 4. Tilan mitoitus 2. Pedagogiikka 1. Määritellään opetuksen toimintatapa ja pedagogiikka 3. Tarkennetaan projektisuunnitelman tavoitteita sekä määritellään erityisesti tehokkuus- ja kustannustavoitteiden tunnusluvut 1. Tunnusluvut br-m 2 /oppilas ja /br-m 2 4. Laaditaan yhteenveto Nikkilän sydämen suunnittelun lähtökohdista konsulttien valitsemiseksi 1. Lähtötiedot ja tavoitteet suunnittelusta kootaan yhteen 5. Nikkilän Sydän hankkeen arkkitehdin valinta. 1. Pyydetään nykyiseltä arkkitehdiltä tarjous suunnittelusta 6. Muiden konsulttien kilpailutus ja valinta (rakennuttajakonsultti, RAK-,LVIA-, sähkö- ja geosuunnittelu) 1. Rakennuttajakonsultin valinta 2. Muiden konsulttien valinta 7

3. Projektin sisältö & osakokonaisuudet (3/4) Vaihe 2 Hankesuunnitelma 1. Hankesuunnitelman käynnistäminen ja laatiminen 1. Tilaohjelma 2. Hankesuunnitelman tekstit 3. Kustannusarvio ja sisäinen vuokra 2. Kaavamuutosprosessin jatkaminen 1. Hanke tarvitsee kaavamuutoksen 2. Muutostarpeiden selvitys 3. Palaverit kaavoituksen kanssa 4. Arkkitehti avustaa kaavoitusta 5. Kaavamuutos oltava lainvoimainen ennen rakennusluvan hakemista 3. Valtionosuushakemus 1. Sivistyspuoli selvittää mahdollisesti saatavat valtionavut 2. Liikuntasalille on haettu valtionapua jo 2013 ja se on mukana opetus- ja kulttuuriministeriön liikuntapaikkojen perustamishankkeiden rahoitussuunnitelmassa vuosille 2015-2018. 3. Päivitetty hakemus on lähetetty joulukuussa 2015 4. Hankesuunnitelman teon jälkeen päivitetään valtionapuhakemus todellisen tilanteen mukaan. 5. Liikuntatoimi on hoitanut liikuntasalin avustuksen hakemisen sekä tekee myös päivityksen hakemukseen. 8

3. Projektin sisältö & osakokonaisuudet (4/4) Vaihe 3 Toteutussuunnittelu 1. Toteutussuunnittelu 1. Varmistetaan, että tarveselvityksen ja hankesuunnitelman mukaiset tavoitteet täyttyvät 2. Rakennusluvan hakeminen Vaihe 4 Rakentaminen 1. Urakkakilpailutus ja rakennuttaminen/rakentaminen 1. Urakoitsijoiden valintakriteerit 2. Hilma-ilmoitus (EU-ilmoitus) 3. Tarjouspyynnöt 4. Urakoitsijoiden valinta 5. Rakennustyöt 9

4. Projektin aikataulu ja vastuut Laatija: JHa 22.2.2016 HANKEAIKATAULU Hanke Vuosi 2016 2017 2018 2019 2020 Kuukausi Nikkilän Sydän, vaihe 2 - tarveselvitys 03/2016-05/2016 - suunnittelijoiden kilpailutus 05/2016-08/2016 - hankesuunnitelma 08/2016-03/2017 - toteutussuunnittelu 04/2016-05/2017 (14 kk) - urakoitsijoiden kilpailutus 06/2018-10/2018 (5 kk) - rakentaminen 11/2018-05/2020 (17 kk) 10

5. Projektiorganisaatio (1/2) Projektin asettaja: Tekninen johtaja Ilari Myllyvirta Tehtävä: Valvoo hankkeen etenemistä. Projektiryhmä: Ryhmän osapuolet: Sivistysosasto: Sipoonjoen koulu, Kungsvägens skola, liikuntatoimi, kansalaisopisto Tekniikka- ja ympäristöosasto: Toimitilat Tehtävä: Johtaa ja ohjaa suunnittelua ja tiedottaa hankkeen etenemisestä Projektin vastuuhenkilö/projektipäällikkö: Rakennuttajainsinööri, teky Tehtävä: Kokoaa ja koostaa ryhmän toimintaa sekä pitää huolen asetettujen tavoitteiden täyttymisestä Jäsenet ja roolit: Tehtävä: Edustaa omaa organisaatiotaan. Osallistuu päätökseen oman asiantuntemuksensa kautta ja kokoaa tiedon omasta organisaatiosta. 1. Kurt Torsell sivistysjohtaja, sivi (projektin alussa) 2. Hannu Ollikainen opetuspäällikkö, sivi 3. Liisa Juga rehtori, Sipoonjoen koulu, sivi 4. Petra Paakkanen rehtori, Kungsvägens skola, sivi (projektin alussa) 5. Anne Laitinen kulttuuri- ja vapaa-aikapäällikkö, sivi(tarvittaessa) 6. Piritta Forsell liikuntatoimenjohtaja, sivi Tekninen avustaja: Rakennuttajakonsultti Toteutussuunnitteluvaiheessa otettava myös teknisen ylläpito mukaan 11

5. Projektiorganisaatio (2/2) Ohjausryhmä: Kommentoi ja ohjaa tehtyjä valintoja (jäsenet luottamusmiesorganisaatiosta ja sisäisistä organisaatiosta). Ehdotetaan, että nykyinen Nikkilän Sydämen vaiheen 1 ohjausryhmän kunnanhallituksen valitsemat jäsenet jatkavat myös vaiheessa 2, virkamiehet valitaan tarkoituksenmukaisesti. Puheenjohtaja: TEKY, Toimitilat Jäsenet: Kunnanhallitus valitsee 5-7 jäsentä ohjausryhmään Kunnanhallituksen aiemmin valitsemat vaiheen I jäsenet: Ari Oksanen Antti Skogster Kjell Grönqvist Maarit Rope Rauno Haapaniemi Rolf Björkell Ari Tamminen Kurt Torsell Hannu Ollikainen Petra Paakkanen Liisa Juga Piritta Forsell Anne Laitinen Tiina Salonen Pekka Laitasalo Johanna Horelli Matti Kanerva Jarkko Lyytinen Ermo Mattila, Sivistys Sivistys Sivistys Sivistys Sivistys Sivistys työturvallisuuspäällikkö TAHA KEKE KEKE KEKE TEKY Ehdotetaan että projektiorganisaatio viedään tiedoksi ja päätettäväksi hallitukseen maaliskuussa 2016, joka samalla vahvistaa ohjausryhmään omat edustajansa. Hanke esitellään helmikuussa 2016 kunnan johtoryhmässä. 12

6. Projektin johtaminen Toimintatapa Työ tehdään teknisen johdolla hyvässä yhteistyössä sivistyksen ja vapaa-ajan sekä kulttuuriyksiköiden kanssa. Käyttäjien rooli on erityisen tärkeä tarveselvityksen ja hankesuunnittelun yhteydessä. Projektiryhmä kokoontuu säännöllisesti noin 1-2 viikon välein ja käsittelee edellisen istunnossa sovitun valmistelun pohjalta asian sekä tekee työn etenemiseksi tarvittavat päätökset Ohjausryhmä kokoontuu säännöllisesti noin 1 3 kuukauden välein suunnittelun vaiheesta riippuen. Projektiryhmä ja projektipäällikkö kutsuvat ohjausryhmän kokoon. Hankkeen asettajalle informoidaan hankkeen tilanne vähintään kerran kuukaudessa tai päätöksiä / kannanottoja tarvittaessa useammin. Mikäli mahdollista, projektin ratkaisunetsinnässä käytetään seuraavaa etenemistapaa: Kartoitetaan tällä hetkellä tiedettävät asiat (lähtötiedot ja päätetyt tavoitteet) Kartoitetaan tavoitteista päätöksenteon reunaehdot Ideoidaan vaihtoehtoiset ratkaisutavat ja niiden vaikutukset Valitaan ehdotettava ratkaisu ja perustellaan se 13

7. Riskianalyysi (1/2) Riski ja siihen varautuminen Olemassa olevan liikuntasalin(c-rakennus) elinkaaren päättyminen ennen uusien korvaavien tilojen valmistumista Tilojen rakennus- ja talotekninen kunto on kokonaisuutena korkeintaan välttävä, myös sisäilman laatuun liittyviä ongelmia on havaittu. Riskin hallitsemiseksi rakennuksessa on tehty kesällä 2015 tarvittavat toimenpiteet toiminnan tilapäiseksi turvaamiseksi siihen asti, kunnes uudet tilat valmistuvat. Riskiä hallitaan myös kiinnittämällä erityistä huomiota tilojen hoitoon ja turvallisten tilojen varmistamiseen koko Nikkilän Sydämen vaiheen 2 rakentamisen ajan. Oppilasmäärien muuttuminen / kasvuennuste Kasvuennuste on epämääräinen. Riskiä hallitaan suunnittelemalla koulu joustavasti laajennettavaksi ja tiloiltaan muuntautumiskykyiseksi. Koulutyön sujuminen hankkeen kuluessa Riskiä hallitaan ottamalla asia huomioon suunnittelussa alusta alkaen 14

7. Riskianalyysi (2/2) Riski ja siihen varautuminen Aikataulu Nikkilän Sydämen vaiheen 2 rakentamisen aloittamisen ajankohta on talvi 2016-2017. Tämä edellyttää sujuvaa vaativan kohteen suunnittelua, uusia toimintatapoja ja päätöksenteon joustavuutta siten, että luottamuselimet, Sipoon kunnan johto, projektiryhmä ja muut osapuolet ovat tietoisia hankkeen tavoitteista, toimintatavoista ja etenemisestä. Riskiä hallitaan pitämällä kaikki edellä mainitut osapuolet koko ajan tietoisia asioista ja tekemällä valmistelutyö mahdollisimman huolellisesti, jotta tarvittava luottamus eri osapuolten välillä syntyy. Asetettujen tavoitteiden saavuttaminen Nikkilän Sydämen vaihe 2 hankkeeseen on asetettu erityisiä tavoitteita koskien tiloja, joiden tulee olla joustavia, helposti muunneltavia ja mukautuvia sekä kustannustehokkaita ratkaisuja Kustannusriskiä hallitaan käyttämällä kaikkia käytettävissä olevia keinoja kuten esimerkiksi tilatarpeen tarkastelu. Tavoitteiden saavuttamiseen liittyvää riskiä hallitaan valitsemalla tavoitteisiin sitoutuneet ja osaavat suunnittelijat painottamalla valinnassa enemmän osaamista ja sitoutuneisuutta kun hintaa. 15

8. Viestintä projektissa Projektiryhmä vastaa viestinnästä Sisäinen viestintä: Koulujen opettajien kokoukset mieluummin kuukausittain (tietojen vaihto molempiin suuntiin) koulujen rehtorit vastaavat tiedottamisesta Sinetti sisäisen tiedon informaatioväylänä Ulkoinen viestintä: Käytetään Wilmaa oppilaille ja oppilaiden vanhemmille tiedotettaessa Sosiaalisen median käyttö Sipoon www-sivujen käyttö 16