JIK ky:n hankintaohje voimaan 1.6.2013

JIK ky:n hankintaohje voimaan 1.6.2013 Johtokunta 17.5.2013 Johtoryhmä 10.4.2013

Sisältö 1. JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän hankintaohje 1.6.2013 alkaen 2 2. Hankintavaltuudet JIK ky:ssä 2 3. Hankintojen ryhmäjako ja hankinnan toteutus 3 3.1. Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat eli pienhankinnat 3 3.1.2. Hankinnat 3.000 9.999,99 euroa 3 3.1.3. Tavara- ja palveluhankinnat 10.000 29.999,99 euroa, terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut 10.000 99.999,99 euroa 3 3.2. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat 4 3.3. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat 5 4. Muutoksenhaku 5 4.1. Kynnysarvon alittavat hankinnat 5 4.2. Kynnysarvon ylittävät hankinnat 6 4.2.1. Hankintaoikaisu 6 4.2.2. Valitus markkinaoikeuteen 6 5. Tarjouspyynnöt 6 5.1. Tarjouspyyntöjen sisältö 6 5.2. Tarjouspyyntöjen julkaiseminen 7 5.3. Tarjousten käsittely 7 6. Hankintapäätös ja sen täytäntöönpano 7 7. Asiakirjojen julkisuus ja nähtävänä pitäminen 8 8. Hankintasopimus 8 8.1. Hankinnan dokumentointi ja seuranta 8 9. Hankintaorganisaatio 9 9.1. Taloushallinto 9 9.2. Hankkiva yksikkö 9 9.3. Yhteishankintaorganisaatiot 9

JIK ky:n hankintaohje, voimassa 1.6.2013 2 1. JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän hankintaohje 1.6.2013 alkaen JIK-peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän tavoitteena on toteuttaa hankintansa organisaation taloudellista etua tavoitellen. Hankintaohje koskee kaikkia JIK ky:n tavara- ja palveluhankintoja. JIK ky:n hankintoja ohjaavat voimassa oleva lainsäädäntö, Kuntaliiton yleiset hankintaohjeet sekä tämä hankintaohje: - Laki julkisista hankinnoista (348/2007), www.finlex.fi - Kuntalaki (365/95), www.finlex.fi - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/99), www.finlex.fi - Kuntien yleiset hankintaohjeet (Kuntaliitto 2010) - JIK ky:n hallintosääntö, voimaan 1.1.2013, https://www.jikky.fi/files/64/hallintosaanto_01012013.pdf - mahdolliset seutukunnalliset yhteishankintasopimukset Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hankintarengas Seinäjoen kaupungin materiaalihankinta Käytännön hankintatoiminnassa noudatetaan ja painotetaan julkisen sektorin hyvän hankintatavan periaatteita, jotka on määritelty kuntien yleisissä hankintaohjeissa: Hankinnan lähtökohtina ovat kustannustehokkuus ja toiminnallisuuden tavoittelu Kilpailutus valmistellaan hankintalain mukaisesti 2. Hankintavaltuudet JIK ky:ssä Hankinnan arvo lasketaan tavaran tai palvelun arvonlisäverottomasta hinnasta. Valtuudet 1.6.2013 Lähipalveluiden ylilääkärit Osastonhoitajat Avopalveluohjaajat Hallintojohtaja Hoitotyön johtaja Hoivapalveluiden johtaja Johtava ylilääkäri Sosiaalijohtaja Talousjohtaja Terveysvalvonnan johtaja Tietohallintopäällikkö Työterveyshuollon ylilääkäri Ylihammaslääkäri Johtaja Johtokunta Tavarat ja palvelut Tavarat ja palvelut Tavarat Tavarat ja palvelut 0 7.000 0 30.000 0 60.000 yli 60.000 Palvelut Terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut, (Hankintalaki, liite B) 0 100.000 yli 100.000

JIK ky:n hankintaohje, voimassa 1.6.2013 3 3. Hankintojen ryhmäjako ja hankinnan toteutus 3.1. Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat eli pienhankinnat alle 30.000 euron hankinnat alle 100.000 euron terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut (B-palvelut) 3.1.1. Hankinnat alle 3.000 euroa (0 2.999,99 euroa) Alle 3 000 euron arvoisissa hankinnoissa toimitaan tämän hankintaohjeen ja talousarvion puitteissa käyttäen omaa harkintavaltaa ja noudattaen hyvää hankintatapaa. Viranhaltijapäätöstä ei tehdä alle 3 000 euron hankinnasta eikä siitä näin ollen ole muutoksenhakumahdollisuutta. 3.1.2. Hankinnat 3.000 9.999,99 euroa Tehdään hintatiedustelu sähköpostilla vähintään kolmelle (3) mahdolliselle tarjoajalle. Tarjouksen antamiseen varataan kohtuullinen aika. Mikäli hankittavan tavaran / palvelun tarjoajia ei löydy vähintään kolmea eli kyseessä on erikoistuote / -palvelu, on tämä todettava viranhaltijapäätöksessä. Hankinnan valintaperusteena on edullisin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus. Valintaperuste ilmoitetaan hintatiedustelussa ja päätöksessä. Hankinnasta tehdään hankintapäätös KuntaToimisto-ohjelmiston viranhaltijapäätössovelluksella Päätös annetaan tiedoksi tarjoajille sekä muille tarpeen mukaan. Päätökseen tulee järjestelmästä muutoksenhakuohjeet, jotka lähetetään myös tarjoajille samalla. Hankintapäätökseen kirjataan toimittajat, joilta pyydetty tarjous, saadut tarjoukset, arvonlisäveroton hinta, valittu toimittaja ja päätöksen perustelut 3.1.3. Tavara- ja palveluhankinnat 10.000 29.999,99 euroa, terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut 10.000 99.999,99 euroa 10.000 euroa ylittävistä hankinnoista laaditaan tarjouspyyntö yhteistyössä taloushallinnon ja hankkivan yksikön (=yksikkö, jonne tavara/palvelu hankitaan) kanssa. Tarjouspyyntö lähetetään vähintään kolmelle (3) mahdolliselle tarjoajalle, tarjouksen antamiseen varataan kohtuullinen aika, vähintään kaksi viikkoa. Valintaperusteena käytetään joko halvinta hintaa tai kokonaistaloudellista edullisuutta. Valintaperuste ilmoitetaan tarjouspyynnössä ja päätöksessä. Hankkiva yksikkö tekee saatujen tarjousten perusteella vertailun ja hankintaesityksen hankintavaltuudet omaavalle päätöksentekijälle. Hankintapäätös muutoksenhakuohjeineen annetaan tiedoksi tarjoajille sekä muille tarpeen mukaan.

JIK ky:n hankintaohje, voimassa 1.6.2013 4 3.2. Kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat 30.000 200.000 euron tavara- ja palveluhankinnat. Yli 100.000 euron terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut. Hankintalain liitteen B mukaisissa palveluhankinnoissa noudatetaan kansallisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevia menettelyjä, riippumatta siitä, ylittääkö hankinnan arvo EU-kynnysarvon (jälki-ilmoitus tehtävä). B-palveluja ovat esimerkiksi sosiaali- ja terveyspalvelut) Kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on julkaistava ilmoitus HILMAilmoituskanavalla. Tarjouspyyntö voidaan julkaista JIK ky:n kotisivuilla. Valintaperusteena käytetään joko halvinta hintaa tai kokonaistaloudellista edullisuutta. Päätöksen tekee joko johtaja tai johtokunta hankintavaltuutensa puitteissa (kts. kohta 2). Hankintamenettely ja vastuujako Kilpailutus tehdään tiiviissä yhteistyössä taloushallinnon ja hankkivan yksikön kanssa Hankkiva yksikkö tekee kilpailutuspyynnön kynnysarvon ylittävästä hankinnasta taloushallintoon hankinta- ja taloussuunnittelijalle. Pyyntö annetaan hyvissä ajoin, koska prosessiin voi kulua aikaa noin 2 4 kuukautta riippuen valmisteluun kuluvasta ajasta sekä johtokunnan kokousaikataulusta Taloushallinto vastaan kilpailutusprosessista ja hankkivan yksikön asiantuntijat vastaavat hankinnan kohteen sisällöllisestä määrittelystä, kuten hankinnan kuvauksesta ja arviointikriteerien määrittelystä Kilpailutusprosessin vaiheet: Tarjouspyynnön valmistellaan yhteistyössä Tarjouspyynnön julkaiseminen Hilma-ilmoituskanavalla Tarjousten vastaanotto ja avaaminen määräajan päättymisen jälkeen, avaustilaisuudesta laaditaan avauspöytäkirja Tarjoajien soveltuvuuden edellytysten tarkistaminen Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten vertailu: jos valinta perustuu kokonaistaloudelliseen edullisuuteen, laatupisteet annetaan tarjouspyynnössä ilmoitettujen kriteerien perusteella. Hankinta- ja taloussuunnittelija laatii vertailutaulukon, josta ilmenee hinta- ja laatupisteet. Jos valinta perustuu halvimpaan hintaan, hankinta- ja taloussihteeri laatii hintataulukon Hankinta- ja taloussuunnittelija valmistelee hankintapäätöksen päätöksentekijälle Hankintapäätös muutoksenhakuohjeineen annetaan tiedoksi tarjoajille Hankintasopimus. Taloushallinto vastaa keskitetysti hankintasopimuksista. Hankintasopimus voidaan tehdä, kun päätös lainvoimainen. Sopimukset voi allekirjoittaa nimenkirjoitusoikeuden omaava viranhaltija. Tilausmenettely tavarahankinnoissa sovitaan tapauskohtaisesti.

JIK ky:n hankintaohje, voimassa 1.6.2013 5 3.3. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat EU-kynnysarvo ajalla 1.1.2012 31.12.2013 saakka tavara- ja palveluhankinnoissa 200.000 euroa. EU-kynnysarvot vahvistetaan kahden vuoden välein. B liitteen mukaiset sosiaali- ja terveyspalvelut (arvoltaan yli 100.000 ) hankitaan arvosta riippumatta kansallisten menettelyjen mukaan jälkiilmoittamisella täydennettynä. Voimassa olevassa hankintalaissa (348/2007) säädetään tarkasti menettelyt ja määräajat, joiden mukaan EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat tulee kilpailuttaa. Hankintailmoitus julkaistaan Hilma-ilmoituskanavalla, josta se välittyy TED-tietokantaan ja sitä kautta EU:n laajuisesti tiedoksi. Johtokunta päättää EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista Sopimus voidaan solmia aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun asianosaisen on katsottu saaneen päätöksen tiedoksi valitusosoituksineen eli sovelletaan ns. odotusaikaa Kilpailutusprosessin vaiheet ovat samanlaiset kuin kansallisen kynnysarvon ylittävissä muuten, mutta sopimuksen allekirjoituksen jälkeen tehdään Hilma-ilmoituskanavalla jälki-ilmoitus, jossa ilmoitetaan kenen kanssa sopimus / sopimukset on tehty. Kilpailutusprosessiin kesto voi olla 5 8 kuukautta lainsäädännöstä tulevista määräajoista, valmistelusta ja johtokunnan kokousaikatauluista johtuen. 4. Muutoksenhaku Muutoksenhakuohjeet on aina annettava samalla, kun hankintapäätös annetaan tiedoksi. 4.1. Kynnysarvon alittavat hankinnat Alle kansallisen kynnysarvon jäävien hankintojen (pienhankinnat) hankintapäätöksistä ei ole valitusoikeutta markkinaoikeuteen, mutta asianosainen voi tehdä niistä hankintaoikaisun johtokunnalle. Hankintapäätöksentekijä voi käyttää hankintaoikaisua myös oma-aloitteisesti korjaamiskeinona, mikäli päätöksenteossa huomataan virhe. Pienhankinnoissa ovat hankintaoikaisun ohella käytettävissä kuntalain mukaiset muutoksenhakumahdollisuudet (oikaisuvaatimus + kunnallisvalitus), jos hankintayksikkönä toimii jokin viranomainen. Muutoksenhakumenettelyssä voidaan arvioida ainoastaan hankintamenettelyn mahdollista lainvastaisuutta tai menettelyvirhettä (esim. esteellisyys, toimivallan ylitys), ei sovelleta hankintalakia.

JIK ky:n hankintaohje, voimassa 1.6.2013 6 4.2. Kynnysarvon ylittävät hankinnat 4.2.1. Hankintaoikaisu Hankintayksikkö (JIK ky) voi käyttää hankintaoikaisua oma-aloitteisesti korjaamiskeinona, mikäli huomaa päätöksenteossa virheen. Korjaaminen on suoritettava 60 päivän kuluessa päätöksenteosta. Asianosainen voi tehdä hankintaoikaisun 14 päivän kuluessa siitä, kun hän on saanut hankintapäätöksen tiedokseen muutoksenhakuohjeineen. 4.2.2. Valitus markkinaoikeuteen Valitus on tehtävä kirjallisesti 14 päivän kuluessa siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut hankintapäätöksen tiedoksi valitusosoituksineen. Hankinta-asiaan muutosta hakevan on kirjallisesti ilmoitettava hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Muutoksenhakuohjeissa on ilmoitettava hankintayksikön yhteystiedot. 5. Tarjouspyynnöt Tarjouspyyntö tehdään kansallisen kynnysarvon ja EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Näihin tarjouspyynnöt tekee taloushallinto. Myös näissä hankinnoissa, jotka ovat arvoltaan 10.000 29.999 euroa, tehdään tarjouspyyntö. Tarjouspyyntöpohja löytyy JIK ky:n sisäisestä verkosta, Y-asemalta kansiosta Info/Hankinnat. Tarjouspyynnöt tehdään yhteistyössä taloushallinnon kanssa. 5.1. Tarjouspyyntöjen sisältö Tarjouspyynnöt laaditaan sisällöltään selkeiksi hankintalain mukaisesti. Tarjouspyyntö laaditaan valmiin mallin pohjalta hankkivan yksikön ja taloushallinnon yhteistyöllä. Hankinnan vaatimukset määritellään aina tapauskohtaisesti hankkivassa yksikössä (=yksikkö, jonne tavara/palvelu hankitaan) hankinnan suunnittelun yhteydessä. Valintaperusteena mainitaan joko kokonaistaloudellinen edullisuus tai halvin hinta. Jos valintaperusteena on kokonaistaloudellisen edullisuus, tehdään vertailukriteerien määritys ja painottaminen (prosentit/pisteytys) ja ilmoitetaan ne tarjouspyynnössä. Vertailukriteerien pitää olla kyseiseen hankintaan sopivia ja objektiivisia. Kriteerit eivät saa suosia paikallisia tarjoajia tai antaa tilaajalle rajoittamatonta valtaa tarjoajien valintaan. Vertailukriteerit tulee yksilöidä kuitenkin riittävästi, että tarjouksista saadaan yhteismitallisia. Tarjouspyyntö on allekirjoituksen jälkeen sitova ja julkinen.

JIK ky:n hankintaohje, voimassa 1.6.2013 7 5.2. Tarjouspyyntöjen julkaiseminen Kaikki kynnysarvon ylittävät hankinnat ilmoitetaan avoimesti julkisten hankintojen sähköisellä HILMA-kanavalla (www.hankintailmoitukset.fi) ja tämän jälkeen ne voidaan julkaista myös JIK ky:n kotisivuilla (www.jikky.fi/avoimet_tarjouspyynnot). Kynnysarvon alittavia hankintoja voidaan myös julkaista Hilmassa Palveluostojen kilpailutukset ilmoitetaan tarpeen mukaan paikallislehdissä sekä muissa lehdissä. Kynnysarvon ylittävissä hankinnoissakin tarjouspyyntö voidaan lähettää suoraan myös mahdollisille tarjoajille (Hilmassa julkaisun jälkeen). Ilmoitusmenettelystä vastaa hankinta- ja taloussuunnittelija. 5.3. Tarjousten käsittely Saapuneet tarjoukset avataan taloushallinnossa määräajan jälkeen ja avaustilaisuudesta laaditaan avauspöytäkirja. Myöhästyneet tarjoukset merkitään avauspöytäkirjaan. Mikäli myöhästynyt tarjous tulee avauspöytäkirjanteon jälkeen, laaditaan avauspöytäkirjalle liite, jossa todetaan myöhästynyt tarjous. Myöhästyneet tarjoukset suljetaan pois kilpailusta Tarjoajat, jotka eivät täytä kelpoisuusehtoja, suljetaan pois kilpailusta. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään ja asia kirjataan päätökseen. Saadut tarjoukset käsitellään tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. Tarjousten vertailu suoritetaan tarjouspyynnössä ilmoitettujen kriteerien perusteella. Vertailun pisteytyksen tekee hankkiva yksikkö. Kaikille tarjoajille lähetetään päätöksestä pöytäkirjanote. Tarjoukset käsittelee taloushallinto. Vertailun pisteytyksen tekee hankkiva yksikkö. 6. Hankintapäätös ja sen täytäntöönpano Koskee yli 3.000 euron arvoisia hankintoja. Hankintapäätös tehdään KuntaToimisto-ohjelman viranhaltijapäätössovelluksella hallintosäännön puitteissa. Hankintapäätöksen täytäntöönpano toteutetaan lainsäädännön mukaisesti. Muutoksenhakuajat hankintapäätöksissä: Pienhankinnoissa (alle kansallisen kynnysarvon) voidaan tehdä hankintaoikaisu/oikaisuvaatimus 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista Kynnysarvon ylittävistä hankinnoista voidaan tehdä hankintaoikaisu hankintayksikölle tai valitus markkinaoikeuteen 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista Sen, joka tekee valituksen markkinaoikeudelle, on ilmoitettava siitä kirjallisesti hankintayksikölle. Kaikille tarjoajille (tarjousvertailussa mukana olleille) lähetetään

JIK ky:n hankintaohje, voimassa 1.6.2013 8 tiedoksi hankintapäätös, vertailutaulukot sekä muutoksenhakuohjeet. 7. Asiakirjojen julkisuus ja nähtävänä pitäminen - Hankintaa koskevien asiakirjojen laatimisessa on noudatettava yleisten asiakirjojen julkisuudesta annettuja säädöksiä. - Tarjouspyyntö on julkinen, kun se on allekirjoitettu. - Tarjoukset ovat julkisia asianosaisille, kun päätöspöytäkirja on tarkastettu ja allekirjoitettu. - Hankintaa koskevat tarjousasiakirjat ja käsittelyä varten laaditut selvitykset ovat ns. yleisöjulkisia, kun sopimus on allekirjoitettu. Tarjouksiin liitetyt liike- ja ammattisalaisuudet eivät ole julkisia. - Tarjouksen kokonaishinta (yksikköhinta) on julkinen johtokunnan pöytäkirjan tarkistaminen jälkeen. - Kirjallisena tehdyt hankintapäätökset perusteluineen on pidettävä julkisesti nähtävänä ja niistä on tiedotettava kuntalain ja hankintalain edellyttämällä tavalla. Hankintapäätökseen kuuluvat valintaperusteet ja vertailupisteytys ovat myös julkisia. - Liikesalaisuuksiin kuuluvat hintojen laskennalliset taustatiedot, ja tämä tulee ottaa huomioon vertailua kirjoitettaessa. - Paras tapa pyrkiä säilyttämään liikesalaisuudet on pyytää tarjouspyynnössä yritystä merkitsemään tarjoukseen liikesalaisuudet erikseen, mutta tämä ei silti vie vastuuta julkiselta tilaajalta. 8. Hankintasopimus Sovelletaan yli 30.000 :n hankintoihin. - Hankintasopimus tehdään kirjallisena ja allekirjoitetaan hankintapäätöksen saatua lainvoiman (hankintaoikaisu/oikaisuvaatimus: 7 pv+14 pv tai valitus markkinaoikeuteen: 7 pv + 14 pv + 7 pv). - Hankintasopimuksen laatii taloushallinto. 8.1. Hankinnan dokumentointi ja seuranta - Hankinta-asiakirjat dokumentoidaan ja säilytetään tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti. - Hankintasopimuksen toteutumista tulee seurata ja tarvittaessa reklamoida puutteista kirjallisesti (reklamaatioista lähetetään kopio itselle ja hankinta- ja taloussuunnittelijalle).

JIK ky:n hankintaohje, voimassa 1.6.2013 9 9. Hankintaorganisaatio 9.1. Taloushallinto Taloushallinto sijaitsee Ilmajoen Rouvalassa, osoitteessa Könnintie 27 B, 60800 Ilmajoki. Kilpailutuksesta vastaavat: - Talousjohtaja - Hankinta- ja taloussuunnittelija. 9.2. Hankkiva yksikkö Hankkivalla yksiköllä tarkoitetaan sitä yksikköä, johon tavara tai palvelu hankitaan, esimerkiksi terveyskeskuksen vuodeosasto tai laboratorio. Yksikön on nimettävä kutakin hankintaa varten vastaava henkilö, joka toimii yhteyshenkilönä taloushallintoon. 9.3. Yhteishankintaorganisaatiot Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri anestesiatarvikkeet ja tehohoidon tarvikkeet haavanhoito-, sidonta- ja lastoitustarvikkeet perussairaanhoidon tarvikkeet dialyysitarvikkeet ja urologiset tarvikkeet erikoissairaanhoidon tarvikkeet laboratoriovälineet suojaus- ja peittelytarvikkeet pesu- ja desinfektioaineet ja -välineet toimistotarvikkeet röntgenfilmien ja kemikaalien hävittäminen (jäte) kuitu- ja vanutuotteet, vaipat muovi-, jäte- ja paperisäkit diabetestarvikkeet pehmopaperituotteet toimistotarvikkeet Seinäjoen kaupungin materiaalihuolto Teleoperaattoripalvelut (sopimus on voimassa 31.12.2013 saakka).