Henkilöstö- ja taloushallinnon prosessien uudistaminen 7.3.2008 Soile Väänänen soile.vaananen@adm.jyu.fi
Henkilöstö- ja taloushallinnon prosessien uudistaminen Yliopiston palvelukeskushanke Aiheuttaa hallintotehtävien uudelleen järjestelyitä Palvelukeskusprojektin työryhmä HeHa ja TaHa valtakunnallisesti organisoituja osaprojekteja Valtiokonttorin KIEKUn prosessikuvaukset työskentelyn pohjana KIEKUn Prosessikartta Henkilöstöhallinnon prosessikuvaukset Taloushallinnon prosessikuvaukset Vaasan yliopisto yhtenä pilottiyliopistona Yliopistoja konsultoimassa CERION, nyt myös Jyväskylässä
Henkilöstöhallinnon prosessit Henkilöstöhallinnon prosessien uudistaminen käynnistymässä hallintoviraston henkilöstöpalvelluissa: nykytilan kuvaus, työryhmien perustaminen Lähtökohdat ja tavoitteet: poimintoja Niclas Lindgrenin (Cerion Solutions Oy) 21.2. pitämästä esityksestä
PROSESSIEN KUVAAMINEN Jyväskylän yliopisto 21.2.2008 Cerion Solutions Oy Niclas Lindgren niclas.lindgren@cerion.fi 040-9000 480 CERION OY CERION SOLUTIONS OY
Yliopistoilla eri lähtl htökohdat Tavoitetila: mahdollisimman yhdenmukaiset prosessit (Kieku) Yliopisto 2 Yliopisto 1 Yliopisto 3 Selitykset: = matka, jonka yliopiston on kuljettava päästäkseen Kiekun vaatimaan toimintatapaan Yliopisto 4 CERION OY CERION SOLUTIONS OY
Miksi prosessit mallinnetaan? CERION OY CERION SOLUTIONS OY Taustalla oleva Kieku-ohjelma on prosessipohjainen Kieku ei sovellu kokonaisuudessaan suoraan yliopistojen maailmaan, vaatii tulkintaa ja täydennystä Yhteisillä prosesseilla luodaan yhteinen kieli Palvelukeskus vaikuttaa yliopiston toimintaan Vaikutukset sisäisiin käytäntöihin ja organisointiin ymmärrettävä Hyvä tehdä paperilla ennen kuin pannaan toimeen todellisuudessa Käyttöönoton perusta Palvelusopimusten perusta Työjako ja rajapinnat palvelukeskuksen ja yliopiston välillä selväksi Osallistuva työskentelytapa ja yhteinen läpikäynti sekä meidän näköinen materiaali helpottaa muutoksen läpiviemistä Pitää joka tapauksessa tehdä Arvioidaan oma toimintatapa ja kehitetään sitä samalla kun luodaan perusmateriaali laatukäsikirjalle Fokus omassa itsessämme, palvelukeskus on vain yksi monesta muutostekijästä
CERION OY CERION SOLUTIONS OY Työskentelytapa pilottiyliopistoissa
Kieku-ohjelman prosessit Kieku-ohjelman prosessit ja niiden rakenne Etenemismalli Yliopiston nykytila Nykytilan prosessin mallintaminen Pilottiyliopistojen materiaali Yliopiston tavoitetila Tavoitetilan prosessin mallintaminen Pilottiyliopistojen materiaali Workshopit Yliopistojen yhteisen tavoitetilan luominen Palvelu- sopimukset Käyttöön- oton suunnittelu Pilottiyliopistot Muut yliopistot Yliopiston nykytila Nykytilan arviointi/ mallintaminen Yliopiston tavoitetila Tavoitetilan arviointi/ mallintaminen Kieku-ohjelman prosessit Kieku-ohjelman prosessit ja niiden rakenne Oma käytössä oleva materiaali Omat kehittämistarpeet ja erityispiirteet CERION OY CERION SOLUTIONS OY
Jako prosesseiksi CERION OY CERION SOLUTIONS OY Henkilöstöhallinto Palkanmaksu ja verkkopalkka Palkkiomaksu Palvelussuhdeasiat Rekrytointi Perehdyttäminen Strateginen henkilöstön osaamisen kehittäminen Taloushallinto Menojen maksaminen Tulojen kerääminen Maksuliikenne Kirjanpito ja tilinpäätös Käyttöomaisuus ja irtaimisto Valtuuskirjanpito Sisäinen laskenta Pääkäyttäjätoiminto Dokumenttien kierrätys ja arkistointi Täydentävä rahoitus
Työskentelytapa Pilottien luomat tavoitetilan mallit taustalla Työskentelymuoto: prosessiworkshopit Prosessikohtainen eteneminen Alustus (Cerion) => keskustelun kautta yliopistokohtainen prosessi Osallistuva työskentelytapa ja yhteinen läpikäynti sekä meidän näköinen materiaali helpottaa muutoksen läpiviemistä Miehitys prosessin mukaan Lopputulokset Yliopistokohtaiset kaaviot Karkea lista prosessikohtaisista käyttöönottotoimenpiteistä ja edellytyksistä Yliopistokohtainen vastuujakotaulukko Erikseen niin sovittaessa Nykytilan kuvaukset Tarkennettu yliopistokohtainen käyttöönottosuunnittelu Muutosohjelmat Käyttöönoton muut tukipalvelut CERION OY CERION SOLUTIONS OY
Taloushallinnon prosessit Perustettu kolme työryhmää, laitosten ja hallintoviraston taloushallinnon työtä tekeviä henkilöitä mukana Ostolaskuprosessi Matka-asioiden prosessi Projektinhallinta Keskittyvät ennen kaikkea yliopiston sisäisten menettelytapojen kehittämiseen Työryhmien tehtävänä on: nykyisten menettelytapojen ja työnjakojen kartoittaminen luoda ehdotuksia mahdollisimman yhtenäisistä taloushallinnon menettelytavoista yliopiston sisällä () valmistella ehdotuksia taloushallinnon tehtävä- ja vastuunjaosta yliopiston sisällä tehdä muita taloushallintoa koskevia kehittämisehdotuksia
Toimintojen kehittämistä kiekun vanavedessä edelleen KIEKUn muita palveluita: Heli henkilöstön hankinnan ja työnhaun järjestelmäpalvelu Myös meille perustettu työryhmä uudistamaan rekrytointiprosessia Kustannus-hyötytyöväline Ottavatko yliopistot käyttöön jossain vaiheessa?
Päätelmiä ja kysymyksiä Prosessiajattelun ja prosessimaisen työskentelyn jalkautuminen Konkreettisena tavoitteena toimintojen kehittäminen, yhteisiä työskentelytapoja, työvälineitä Miten aiemmat prosessikuvaukset hyödynnetään? Miten työryhmien työskentely etenee, miten tiedotetaan, miten uudistetut hyvät käytänteet ja toimintatavat jalkautetaan?
Koontia ja keskustelua
Onko kaikki selvää? Miksi prosesseja mallinnetaan? Mitkä prosessit kuvataan? Kuka prosessimallinnoksia käyttää? Miten? Kuka prosessit kuvaa, miten työskentely vastuutettu? Miten prosessimallinnokset kytketään laatukäsikirjadokumentaatioon? Onko olemassa prosessikartta? Käytetäänkö prosessikorttia? Miten se liitetään prosessimallinnokseen? Miten prosessien omistajuudet esitetään prosessimallinnoksessa? Miten mallinnokseen merkitään tiedot tekijästä, tekoajasta, hyväksymisestä, versiosta? Millainen on prosessien hyväksymisprosessi? Prosessien mallintamistyön hyvin käytänteiden jakaminen, yhteistyömuodot?
Suunnittelu STRATEGINEN JOHTAMINEN Arviointi TTS johdonkatselmus YDINPROSESSIEN TOTEUTTAMINEN asiakkaan tarve KOULUTUS TUTKIMUS YHTEISKUNNALLINEN VUOROVAIKUTUS asiakastyytyväisyys TUKIPALVELUT HALLINNOLLISET PROSESSIT Henkilöstöprosessit Talousprosessit Tietoprosessit